Справочник Бухгалтера

Должна ли оформляться ТТН или ТН, если покупатель забирает товары со склада поставщика на собственном транспорте (условиями договора не предусмотрено составление ТТН)?

18 июня 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Учитывая, что покупатель вывозит товар на собственном транспорте, товарно-транспортная и транспортная накладная в данной ситуации не оформляются.

Обоснование вывода:
Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Все формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.
В частности, с 01 января 2013 года товарно-транспортная накладная (ТТН), предназначенная для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями (владельцами автотранспорта) за оказанные им услуги по перевозке грузов автомобильным транспортом, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78, в общем случае не является обязательной к применению. ТТН обязательно составляется при продаже алкогольной продукции, так как в силу п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 N 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» данная накладная является одним из документов, удостоверяющих легальность производства и оборота алкогольной продукции.
В то же время организации вправе продолжать использовать унифицированные формы первичных учетных документов, в том числе ТТН, если они примут такое решение. Формы первичных учетных документов утверждаются в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Кроме того, оформление ТТН может быть предусмотрено условиями договора поставки.
В данной ситуации условиями договора не предусмотрено составление ТТН. Следовательно, в рассматриваемом случае ТТН не составляется.
При этом обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ) (информация Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971).
В частности, при заключении договора перевозки в обязательном порядке составляется транспортная накладная (п. 2 ст. 785 ГК РФ). В соответствии с частью 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной.
В п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272, также указывается на то, что заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению N 4 (транспортная накладная).
Таким образом, составление транспортной накладной (далее — ТН) подтверждает заключение договора перевозки. Отметим, что в настоящее время именно ТН является документом, подтверждающим расходы по перевозке груза автомобильным транспортом (авиатранспортом) (смотрите, например, письма Минфина России от 20.07.2015 N 03-03-06/1/41407, от 06.11.2014 N 03-03-06/1/55918, от 30.04.2013 N 03-03-06/1/15213, от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14014).
Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется грузоотправителем.
Согласно п. 2 ст. 458 ГК РФ в случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное.
Следовательно, в случае получения покупателем товара в месте нахождения поставщика (на условиях самовывоза) за организацию перевозки отвечает сам покупатель, а не поставщик, если иное не предусмотрено условиями заключенного договора.
При этом в этой ситуации уже на складе поставщика покупатель становится собственником товара и может являться стороной договора перевозки, то есть грузоотправителем (смотрите дополнительно письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2011 N 16-15/079006@).
Соответственно, оснований требовать от поставщика оформления транспортной, а также товарно-транспортной накладной не имеется, поскольку в силу нормативных актов в такой ситуации поставщик не является грузоотправителем, если только он согласно договору поставки не выступает в качестве грузоотправителя по поручению собственника груза (покупателя).
В данной ситуации покупатель самостоятельно доставляет принадлежащий ему товар со склада поставщика, поэтому у поставщика, в принципе, отсутствует необходимость составления как ТН, так и ТТН.
Учитывая, что покупатель вывозит товар на собственном транспорте, у него также отсутствует необходимость заключать с кем-либо договор перевозки груза и, соответственно, оформлять ТН.
Представители финансового и налоговых ведомств также разъясняют, что в случае, если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада поставщика, услуги по перевозке не оказываются и транспортная накладная не составляется, а затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство. То есть, если покупатель вывозит товар со склада поставщика на собственном транспорте, ему для подтверждения расходов необходимы путевые листы, а не ТН и ТТН (смотрите письма Минфина России от 02.09.2011 N 03-03-06/1/540 и от 17.08.2011 N 03-03-06/1/500, от 17.08.2011 N 03-03-06/1/501, от 17.08.2011 N 03-03-06/1/499, от 17.08.2011 N 03-03-06/1/498, от 17.08.2011 N 03-03-06/1/497, от 17.08.2011 N 03-03-06/1/492, от 16.08.2011 N 03-03-06/1/487, УФНС России по г. Москве от 26.09.2012 N 16-15/091083@).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Транспортная накладная;
— Энциклопедия решений. Перевозка грузов автомобильным транспортом;
— Энциклопедия решений. Отличия договора перевозки груза от договора транспортной экспедиции.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Ответ прошел контроль качества

По общему правилу покупатель после уведомления о готовности к отгрузке заказанного им товара должен приложить все усилия для того, чтобы эту продукцию оплатить (если он еще этого не сделал) и забрать у поставщика. Однако, как показывает практика, этот этап сопряжен с массой сложностей и нарушений. Например, некоторые покупатели пребывают в твердой уверенности, что уведомление о готовности должно совершаться исключительно в «традиционно-бумажной» форме, поэтому на сообщения, приходящие, например, по электронной почте, не обращают никакого внимания и никаких действий, необходимых для принятия груза, не предпринимают.

«Сегодня в законе установлено правило, согласно которому поставщик должен направить такое уведомление при отсутствии в договоре срока выборки товара (п. 2 ст. 510 ГК РФ), – напоминает московский адвокат Сергей Воронин. – При этом обязанность передать заказанную продукцию не будет считаться исполненной до тех пор, пока покупатель не будет уведомлен о готовности товара к передаче (абз. 3 п. 1 ст. 458 ГК РФ). Что же касается формы извещения, то если она специально не оговорена в договоре, выглядеть информирование может по-разному, тут уж все на усмотрение продавца. Он может, например, написать электронное письмо. Главное – чтобы впоследствии была возможность точно установить, от кого именно исходило сообщение и кому оно было адресовано (п. 65 ПП ВС РФ от 23 июня 2015 г. № 25)».

Претензия вместо принятия

Тем не менее, изложенную выше точку зрения разделяют далеко не все. Поэтому выяснять, каким должно быть «то самое» уведомление о готовности товара к отгрузке, иногда приходится арбитражному суду. Именно так и произошло с липецкой и московской компаниями. Коммерсанты подписали контракт, согласно которому исполнитель должен был поставить заказчику печь и произвести ее монтаж, а заказчик – принять и оплатить товар. При этом отдельным пунктом стороны оговорили, что все сообщения, уведомления и иные документы, оформленные для исполнения условий договора, полученные сторонами посредством факсимильной связи и электронной почты (на специально указанный в контракте адрес), признаются полноценными эквивалентами «бумажных» документов при условии последующего обмена оригиналами.

Опираясь на это условие, партнеры выбрали и способ оплаты заказа. Согласно договоренности, в течение трех банковских дней с момента выставления счета заказчик перечисляет исполнителю шестидесятипроцентную предоплату. После этого последний привозит товар и уведомляет компаньона о готовности к отгрузке, и в течение пяти банковских дней с даты такого уведомления покупатель переводит еще двадцать процентов от суммы заказа. А после того, как доставка и монтаж будет оформлены Актом сдачи-приемки, в течение пяти дней заказчик перечисляет остальные двадцать процентов.

Обратите внимание

Компании подписывающие контракт могут договориться, что уведомления о готовности заказа могут направляться исключительно тем способом, который предусмотрен в соглашении. В этом случае отправка уведомлений иным способом будет считаться ненадлежащей.

Однако жизнь внесла в намеченный порядок свои коррективы. Сначала заказчик аккуратно перечислил первую часть предоплаты. Но когда поставщик уже был готов привезти печь и, согласно условиям договора, предупредил его об этом по электронной почте, вторая часть денег в условленный срок не поступила. После этого исполнитель в течение двух месяцев продолжал уведомлять компаньона о готовности заказа к отгрузке, а для верности продублировал извещения по «обычной» почте. Несмотря на это, вторую часть денег заказчик так и не перевел.

Зато через некоторое время продавец получил от компаньона претензию об отказе от принятия товара, в которой содержалось требование о возврате авансового платежа и выплате неустойки. А после того, как поставщик отказался вернуть деньги и согласиться с тем, что печь с комплектующими так и останется у него, покупатель обратился в суд. В исковом заявлении заказчик изложил требование о возврате предоплаты и неустойки. Исполнитель же не остался в долгу и ответил бывшему партнеру по бизнесу встречным иском об обязательстве принять товар, а также выплате оставшейся части стоимости заказа и пеней за гигантскую просрочку оплаты.

Экспертная проверка

Как только арбитры приступили к изучению представленных сторонами доказательств, покупатель сразу заявил, что уведомления, на которые ссылается поставщик-исполнитель, сфальсифицированы и «подписаны неустановленным лицом», и предложил назначить почерковедческую и технико-криминалистическую экспертизу документов. Однако арбитры такое предложение не поддержали. Они пояснили, что важен сам факт отправки уведомлений и их содержание, а не то, кем выполнена подпись на этих бумагах. Служители Фемиды предложили провести другую экспертизу – на предмет определения того, присутствует ли на компьютере поставщика история почтовой переписки между адресами заказчика и исполнителя на те даты, которые заявлены как дни уведомления о готовности товара.

Изучив переписку и файлы вложений, эксперт резюмировал: содержание почтовых ящиков аналогично содержанию писем, на которые ссылается поставщик. В e-mail озвучивается о готовности оборудования к отправке, приложены фотографии товара, а также счета на оплату и письма с требованием о погашении задолженности. В экспертном заключении также обозначено, что следов изменений содержимого электронных писем не обнаружено. На этом основании арбитры смогли сделать вывод о неоднократном направлении исполнителем в адрес заказчика уведомлений, которые покупатель, вопреки условиям подписанного им же договора, игнорировал.

Обратите внимание

Объектами экспертного исследования могут являться не только вещественные доказательства, но и прочие предметы, вне зависимости от того, приобщены они к материалам дела или нет.

Между тем, исходя из условий контракта, а также на основании статьи 457 и 487 ГК РФ, исполнитель должен поставить оборудование только после поступления от покупателя оговоренной предоплаты. А поскольку денег не было, то и оборудование покупателю, соответственно, так не доставлено.

Учитывая изложенное, суды пришли к выводу, что обязанность продавца по поставке товара не наступила в связи с невыполнением обязательств самим покупателем. Поэтому правовых оснований для возврата аванса, и, тем более, для начисления неустойки, не имеется.

А вот со встречными требованиями ситуация выглядела по-другому. Арбитры указали, что исходя из содержания пункта 3 статьи 484 и статьи 486 ГК РФ, если покупатель в нарушение закона или договора отказывается от товара, продавец вправе потребовать от него принятия и оплаты заказа. Соответственно, учитывая условия заключенного сторонами договора, арбитры указали, что требование поставщика о принятии заказчиком товара является законным, обоснованным и подлежит удовлетворению.

А поскольку покупатель сильно просрочил время оплаты, то и пени ему начислены вполне обоснованно. Другими словами, встречные исковые требования полностью подлежат удовлетворению (решение Арбитражного суда Липецкой области от 25 февраля 2015 г. делу № А36-1892/2014).

Уведомили – правильно

Конечно, сложившаяся ситуация совершенно не устроила заказчика, и, в надежде изменить решение, он обратился в апелляцию. В жалобе компания сразу заявила о незаконности выводов эксперта. При этом основывались они на том, что ни сам компьютер, ни информация, содержащаяся в нем, к материалам дела не приобщались. В этой связи данное заключение эксперта, по мнению заявителя, не может в достаточной степени подтверждать уведомления истца о готовности оборудования к поставке.

Но арбитры сочли вышеуказанный довод несостоятельным. Дело в том, что по смыслу статьи 10 Федерального закона от 31 мая 2001 года № 73-ФЗ «О государственной судебно-экспертной деятельности в РФ», объектами экспертного исследования могут являться не только вещественные доказательства, но и прочие предметы, вне зависимости от того, приобщены они к материалам дела или нет. По этому делу предметом изучения являлся оборот электронных почтовых сообщений, под которыми понимается информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (п. 10 ст. 2 федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ). При этом материальный носитель информации сам по себе доказательственного значения не имеет. И, поскольку других, более неопровержимых доводов против экспертизы у покупателя не было, суд апелляционной инстанции обоснованно пришел к выводу, о достоверности экспертного заключения.

Служители Фемиды поддержали мнение коллег, что встречное исковое заявление подлежит удовлетворению, а «первоначальное» – нет (постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26 мая 2015 г. по делу № А36-1892/2014).

В кассационной жалобе истец-заказчик снова попытался убедить арбитров в собственной правоте. Но и федеральные арбитры не поддержали его точку зрения и согласились с коллегами. Окружные судьи снова подтвердили, что, во-первых, продавец, не получивший обусловленную договором сумму в установленный контрактом срок, имеет полное право не отгружать товар и одновременно требовать от заказчика его принятия и оплаты, а покупатель наоборот – не может требовать возврата аванса, раз просрочка отгрузки произошла по его вине (постановление ФАС Центрального округа от 5 августа 2015 г. № Ф10- 2599/2015 г.).

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Образец Письма Об Отгрузке

IMVU: Group: Письмо о готовности товара

. Нет ничего предосудительного в написании письма-извинения, тем более, если вы вкладываете глубокий смысл в каждое слово, которое написали в послании. А также другие сведения, необходимые при оформлении такой документации. Для написания письма о задержке поставки можно воспользоваться следующими примерами: Пример 1: Уважаемый Петр Петрови ч , Компания. При получении важных документов, описьГосударственные органы России на законодательном уровне обязаны сохранять документы о деятельности предприятий. Новая форма бланка свидетельства о гос. Иллюстрированная книга по ремонту Хендай Санта Фе, а также устройство, руководство по эксплуатации и техобслуживанию автомашины H S F, выход которых производился в годах.

Образец уведомление о готовности товара к отгрузке

Кладовщик подбирает заказ в соответствии с заявкой на отгрузку, форма заявки прилагается , завизированный. Справка в спортзал или секцию. Согласно подпунктам 6 и 7 пункта 2 статьи 346. Леса рамные приставные высотой до 60 метров, предназначены для ведения отделочных и ремонтных работ на фасадах зданий любых конфигураций. Составные части письма Собственно, бланк письма может быть одним из приложений к договору между сторонами.

Образец уведомление об отгрузке товара — Славянская культура

Расходы по регистрации настоящего Договора несет Покупатель-Залогодатель. Если договор подразумевает разовую доставку, то срок должен быть определен конкретной датой или временным отрезком, например неделя со дня заключения договора. Еще раз приносим свои извинения. Таким образом обеспечивается планомерное, комфортное сотрудничество сторон. В случаях долгосрочных отношений, поставка может производиться периодами или отдельными партиями, в соответствии с установленным графиком. За письмо с объяснениями беритесь только тогда, когда утихнет обида.

Образец письма о готовности продукции к отгрузке

При отгрузке отпуске готовой продукции определяются суммы, подлежащие оплате покупателем, оформляется. И все-таки хорошо и искренне написанное письмо-извинение может уменьшить обиду и предоставить новые возможности для примирения. Отдельные термины и как они регулируются положениями Инкотермс 90 смотрите в разделе Законы. Если стороны согласовали, что поставка производится каким-либо видом транспорта с участием перевозчика, то предполагается, что товар должен быть вручен перевозчиком по товарно-транспортной накладной. Вместе с тем стороны могут предусмотреть такой порядок в соглашении, и тогда его исполнение становится обязательным. Теперь характеристики как раньше начали величать рекомендательным письмом. Тем же клиентам, кто, не смотря на задержку, все-таки не изменит своего решения, мы, в качестве компенсации, будем прилагать к заказанному оборудованию подарок.

Образец Письма Об Отгрузке

На основании счета-фактуры начисляется налог на добавленную стоимость, подлежащий уплате в бюджет. Форма и заполнение журнала образец. Как написать письмо о возврате товара поставщику образец. В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. В связи с чем, просим согласно п. При оформлении налогового вычета за обучение детей. Ими может быть утвержден перечень лиц, также имеющих право подписи первичных учетных документов.

Распоряжение на отгрузку товара со склада образец

В случае просрочки новых сроков потребитель вправе предъявить исполнителю иные требования, установленные пунктом 1 настоящей статьи. Изучите коммерческое предложение по аренде, что бы помимо письменного предложения Вы могли в устной форме рассказать все. Вы ищете: Образец распоряжения о выдаче товара со склада — актуальная информация. Он может, например, написать электронное письмо. К числу подобных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения.

Письмо о сроках поставки образец Письма, записки Полезные шаблоны

На двери подъезда появилось объявление. Получив претензию о непоставке товаров, поставщик может выстроить линию защиты на том, что договор не был заключен надлежащим образом, оспаривая при этом полномочия лица, подписавшего договор. Тут подразумеваеться общие условия договора купли-продажи по гк рк или конкретно наш заключенный договор? Условия сотрудничества по реализации керамической плитки Италия и дилерский пакет. Гарантийное письмо пишется исполнителем и должно содержать следующие. Сразу после отправки заявки, в течение 5 минут, Договор и Счёт, образец гарантийного письма автоматически. Должны быть учтены возможные «недовозы» товара со склада Компании. Как составить претензию по срокам поставки товара Претензия должна быть составлена в письменном виде и должна отражать факт просрочки в доставке товара.

Письмо о готовности товара к отгрузке. Образец, бланк 2018

Пояснительная записка по встречной проверке образец. К сожалению, мы не можем влиять на скорость и сроки поставки автомобиля в наш адрес от дистрибьютора, однако прилагаем все возможные усилия для ускорения этого процесса. Соответственно, учитывая условия заключенного сторонами договора, арбитры указали, что требование поставщика о принятии заказчиком товара является законным, обоснованным и подлежит удовлетворению. Нормирование труда определение необходимых затрат труда времени на выполнение работы изготовление единицы продукции. Есть простой способ вернуть дефектный товар? В случае неоплаты будем вынуждены обратиться с иском о взыскании в суд.

Образец письма о готовности продукции к отгрузке

При судебных разбирательствах также выясняется любопытная вещь: получатель обязан принять соответствующие действия при получении письма о готовности товара к отгрузке. Оформление продажи товаров со складов оптовых предприятий осуществляется в зале товарных образцов. Характеристика на студента 22 группы 2 курса Новикова. Претензионное письмо нарушение сроков поставки. Зато через некоторое время продавец получил от компаньона претензию об отказе от принятия товара, в которой содержалось требование о возврате авансового платежа и выплате неустойки.

Договор поставки, в котором производится оплата по факту поставки товара, обычно выгоден покупателям. Подобное условие расчетов позволяет покупателям снизить риск того, что поставщиком не будут исполнены договорные обязательства по передаче товара.

Договор поставки с оплатой по факту поставки

Конечно, заключать договор поставки с оплатой по факту поставки для поставщика не особо выгодно, ведь есть вероятность того, что покупатель будет уклоняться от исполнения договорных обязательств по оплате. Поэтому желательно в договоре установить срок, в течение которого покупатель должен осуществить оплату. Также нелишним будет установить и штрафные санкции за просрочку платежа, это может послужить стимулом осуществлять расчеты надлежащим образом — своевременно и в полном объеме.

С этим шаблоном часто используют:

• Особенности договора контрактации
• Договор поставки материалов
• Договор поставки щебня
• Договор поставки товара с транспортной компанией
• Договор поставки бетона с доставкой

Популярные документы и процедуры:

• Бланк платежной ведомости
• Образец договора бытового подряда
• Образец договора ипотеки
• Договор перевозки грузов автомобильным транспортом
• Р24001

Составить письмо о готовности товара к отгрузке при деловом общении бывает просто необходимо. Для того чтобы не тратить время и силы на то, чтобы самостоятельно его сформулировать, можно скачать образец и бланк этого письма.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о готовности товара к отгрузке .docСкачать образец письма о готовности товара к отгрузке .doc

Согласно существующей судебной практике, а конкретнее, пункту 1 509 статьи Гражданского кодекса, поставка товаров происходит путем их отгрузки покупателю. Уведомлением о готовности товара к отгрузке может являться счет на предварительную оплату. Однако в некоторых договорах встречается пункт, согласно которому поставщик обязан составить письмо о готовности товара к отгрузке, для того чтобы покупатель принял какие-либо причитающиеся с него ответные меры. Например:

• Произвел частичную либо полную оплату (сумма и способ будут зависеть от условий договора).
• Предоставил транспортные средства либо воспользовался услугами логистической компании.
• Гарантировал, обеспечил все условия для соответствующей приемки товара и пр.

Таким образом обеспечивается планомерное, комфортное сотрудничество сторон. Ведя деловую переписку такого рода, можно избежать недопонимания, накладок, недостаточной информированности делового партнера.

Причем письмо может быть как распечатано и отослано почтовой службой, так и отправлено на электронную почту. В любом случае покупатель (либо лицо, принимающее товар), если эти условия прописаны в договоре, обязан отреагировать соответствующим образом на такое заявление.

Составные части письма

Собственно, бланк письма может быть одним из приложений к договору между сторонами. Если же такого приложения не разработано, то допускается изложение принципиально важных нюансов в свободной форме.

Начинается документ с собственного наименования и реквизитов организации, которая является составителем документа. Даже если письмо посылается в бумажном виде и на конверте будет указан адресат, данные об отправителе на самом письме просто необходимы, как и полное наименование организации–адресата (либо ФИО частного лица).

На это есть ряд причин:

• На стол нужного должностного лица (которое имеет полномочия для совершения требующихся от заказчика действий) письмо может попасть без конверта.
• Если документации много, то письма могут перепутаться и оплата либо подготовка площадей будет произведена на другой товар и другую организацию.
• Получатель точно будет знать, по какому адресу обращаться. Поддержание конструктивного диалога без потери каких-либо данных — это часть этикета, принятая в деловых кругах.
• Это условие прописано в законодательстве. Это одно из эффективных средств защиты от мошеннических и противоправных действий.
• Согласно пункту 65 ПП ВС номер 25 от 23.07.2015 в переписке необходимо точно установить, кому и от кого оно направлено.

Словом, указание реквизитов организации в верхней части письма – необходимая его часть.

Ниже излагается сама суть документа. Обязательная часть этой сути заключается в:

• Указании ссылки на подписанный между сторонами договор, его пунктов относительно готовности товара к отгрузке.
• Просьбе относительно совершения отгрузки, предоплаты или иных действий, которые ожидаются от получателя товара.
• Дате, когда именно товар был готов к отгрузке.

Деловая переписка требует точности, конкретности. Даты здесь играют принципиально важное значение. Нельзя писать просто фразу «Готов к отгрузке», надо обязательно при этом уточнять: «По заявке от такого-то числа».

Каждые взаимоотношения между заказчиками и поставщиками индивидуальны. Условия договора могут предусматривать множество нюансов, которые должны быть прописаны в письме. Например, в качестве дополнения к основному тексту в письме может быть:

• Ссылка на заявку.
• Согласование числа предстоящей отгрузки товара.
• Вопросы относительно предыдущих и последующих партий товара.

Завершается письмо традиционно – подписью руководителя организации, а при наличии – печатью. Правда, с 2014 года их наличие больше не является принципиально важным. Однако она придает документу большую значимость.

Где регистрируется

Если письмо посылается в бумажном виде (не по электронной почте), то оно регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Для того чтобы это действие стало возможным, письму следует присвоить номер. Также там указывается дата отправления и расписывается тот, кто отвечал за доставку письма. Если заказчик письмо не получит, но оно будет значиться в журнале исходящей корреспонденции как отправленное, то виновным в заминке будет тот, кто расписался за его доставку.

Юридические тонкости

Получатель груза может не получить уведомление о том, что товар готов к отгрузке. В этом случае он может послать запрос ответствующего содержания.

Если в договоре не оговаривается другое, то согласно 515 статье Гражданского кодекса при выборке товаров покупателем на складе поставщика им же осуществляется и осмотр товаров в месте их передачи.

При судебных разбирательствах также выясняется любопытная вещь: получатель обязан принять соответствующие действия при получении письма о готовности товара к отгрузке. Но поставщик, который его послал, должен также доказать факт получения извещения покупателем, если тот утверждает обратное.

Таким образом, для подстраховки, особенно если дело касается крупной партии, хранение и транспортировка которой сулит большие расходы, необходимо подстраховаться и послать письмо о готовности товара к отгрузке заказным вариантом, с уведомлением о вручении.

Так можно подстраховаться, например, при первом взаимодействии с постоянным покупателем. Но в обычной ситуации, когда поставки товара производятся планомерно, такие предосторожности излишни.

В целом можно сказать, что письмо о готовности товара к отгрузке является важной частью деловой переписки. Оно информирует получателя о том, что поставщик выполнил свои обязательства и ждет конструктивного взаимодействия.