Содержание
10.1 Совещания по различным направлениям деятельности проводятся главой Администрации города, заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, руководителями структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города и предусматриваются в планах основных мероприятий, проводимых на территории муниципального образования «Город Волгодонск», на месяц, неделю.
10.2 Должностное лицо, принявшее решение о проведении совещания, утверждает порядок проведения совещания. Ответственность за подготовку совещания и контроль за исполнением принятых на совещании решений возлагается на заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города.
10.3 Подготовка материалов к совещанию (доклад, информация, справки и т.д.), порядок его ведения, приглашение и регистрация участников совещания согласно списку, дежурство, составление протокола и доведение его до исполнителей организуются силами сотрудников структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города по указанию должностного лица, принявшего решение о проведении совещания.
10.4 Совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся по планам, согласованным с сектором по мобилизационной работе Администрации города.
10.5 В целях эффективного исполнения полномочий Администрации города для обеспечения единой стратегии социально-экономического развития города и координации деятельности структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города главой Администрации города проводятся оперативные совещания, планерные совещания, аппаратные совещания и выездные (тематические) совещания.
В случае отсутствия главы Администрации города совещания проводятся исполняющим обязанности главы Администрации города.
Отдел по организации деятельности главы Администрации города осуществляет подготовку проведения оперативных совещаний, планерных совещаний и аппаратных совещаний:
— согласовывает с главой Администрации города проект повестки дня предстоящего совещания;
— корректирует список участников совещания в соответствии с вопросами, рассматриваемыми на совещании;
— информирует участников совещания о тематике вопросов (осуществляет рассылку повестки дня совещания по СЭДД «Дело»);
— формирует материалы совещания (повестка дня совещания, порядок проведения совещания, тексты докладов и т.д.) и представляет главе Администрации города еженедельно по пятницам до 16.00 часов.
Информация по вопросам повестки дня совещания и презентационные материалы (при наличии) докладчиками представляются в отдел по организации деятельности главы Администрации города в пятницу недели, предшествующей проведению совещания, до 11.00 часов.
В случае, если в рамках планерного совещания или аппаратного совещания предполагается процедура награждения (или поздравления), инициаторы данного процесса должны уведомить об этом начальника отдела по организации деятельности главы Администрации города за три рабочих дня и представить в пятницу недели, предшествующей проведению совещания, до 11.00 часов краткую информацию о награждении и список приглашенных.
Материалы по вопросам повестки дня планерных совещаний и аппаратных совещаний, а также информацию о награждаемых отдел по организации деятельности главы Администрации города направляет в электронном виде в пресс-службу Администрации города за 2 часа до проведения совещания.
Материально-техническое обеспечение проведения оперативных совещаний, планерных совещаний и аппаратных совещаний возлагается на службу эксплуатации зданий Администрации города и отдел информационных систем и технологий Администрации города.
10.5.1 Оперативные совещания:
Оперативные совещания проводятся ежедневно, как правило, в 9.00 часов в кабинете № 37 Администрации города.
В работе оперативных совещаний принимают участие заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, начальник Финансового управления города Волгодонска, начальник отдела по организации деятельности главы Администрации города и руководитель пресс-службы Администрации города. В оперативных совещаниях могут принимать участие другие руководители структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города по приглашению.
На оперативных совещаниях рассматриваются вопросы, требующие принятия управленческих решений для эффективной организации работы заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города и иных должностных лиц по переданным им полномочиям.
Отдел по организации деятельности главы Администрации города по итогам оперативного совещания формирует протокол поручений главы Администрации города и доводит с использованием СЭДД «Дело» до сведения исполнителей.
Оперативные совещания носят рабочий характер и проводятся без участия представителей общественности и средств массовой информации.
10.5.2 Планерные совещания:
Планерные совещания проводятся еженедельно, как правило, по понедельникам (кроме первого понедельника месяца) в 11.00 часов в зале заседаний Администрации города.
В работе планерных совещаний принимают участие заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, представитель от Волгодонской городской Думы, руководители структурных подразделений Администрации города, органов Администрации города, а также руководители муниципальных казенных и автономных учреждений, муниципальных унитарных предприятий по приглашению.
На планерных совещаниях рассматриваются вопросы планирования деятельности структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города, исполнения Регламента Администрации города, соблюдения Правил внутреннего трудового распорядка Администрации города муниципальными служащими, кадровой политики, исполнительской дисциплины.
Ответственность за проведение планерного совещания (рассадку участников в зале заседаний Администрации города, презентационное и протокольное сопровождение), подготовку протокола поручений главы Администрации города возлагается на отдел по организации деятельности главы Администрации города.
Отдел по организации деятельности главы Администрации города по итогам планерного совещания формирует протокол поручений главы Администрации города и доводит с использованием СЭДД «Дело» до сведения исполнителей.
Планерные совещания носят рабочий характер и проводятся без участия представителей общественности и средств массовой информации.
10.5.3 Аппаратные совещания:
Аппаратные совещания проводятся один раз в месяц, как правило, в первый понедельник месяца в 14.00 часов в зале заседаний Администрации города.
В работе аппаратных совещаний принимают участие заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, представитель от Волгодонской городской Думы, руководители федеральных и иных структур, руководители структурных подразделений Администрации города, органов Администрации города, руководители муниципальных казенных и автономных учреждений, муниципальных унитарных предприятий, а также представители общественности и средств массовой информации по приглашению.
На аппаратных совещаниях рассматриваются итоги работы по исполнению полномочий Администрации города и органов Администрации города, муниципальных казенных и автономных учреждений, муниципальных унитарных предприятий, федеральных и иных структур за отчетный период (месяц, квартал, полугодие и т.д.).
Ответственность за проведение аппаратного совещания (рассадку участников в зале заседаний Администрации города, презентационное и протокольное сопровождение), подготовку протокола поручений главы Администрации города возлагается на отдел по организации деятельности главы Администрации города.
Отдел по организации деятельности главы Администрации города по итогам аппаратного совещания формирует протокол поручений главы Администрации города и доводит с использованием СЭДД «Дело» до сведения исполнителей.
Приглашение городских средств массовой информации на аппаратные совещания, а также размещение информации на официальном сайте Администрации города в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» осуществляется пресс-службой Администрации города.
10.5.4 Выездные (тематические) совещания:
Выездные (тематические) совещания проводятся по инициативе главы Администрации города для рассмотрения профильных вопросов или оперативного решения проблем, возникших в той или иной сфере.
Организацию и подготовку выездных (тематических) совещаний в зависимости от рассматриваемых вопросов осуществляют заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города, органов Администрации города по курируемым направлениям.
Состав участников выездных (тематических) совещаний определяет глава Администрации города. При необходимости ответственные за проведение выездных (тематических) совещаний представляют главе Администрации города материалы по теме (в отдел по организации деятельности главы Администрации города) и осуществляют протокольное сопровождение совещаний.
Контроль за исполнением порученческих пунктов протоколов выездных (тематических) совещаний возлагается на заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города в рамках курируемых направлений, руководителей структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города, непосредственно подчиненных главе Администрации города, отдел по организации деятельности главы Администрации города.
Совещания
Во время совещаний между подчиненными и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, о чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. Процесс управления при этом отношении сводится к трем основным стадиям:
* Сбор и переработка информации
* Координация деятельности всех служб предприятия и все его сотрудников
* Принятие решения
На совещание сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения.
Для некоторых предприятий деловое совещание — это единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Для руководителей деловое совещание — возможность показать свой талант менеджера.
Основные задачи, которые можно решить с помощью деловых совещаний:
* развитие и укрепление политики предприятия и проведения ее в жизнь
* интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы
* выявление и расчет коллективных результатов
* коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта
Планирование проведения совещаний
Проведение любого совещания имеет определенные цели, которые не будут достигнуты без наличия четырех обязательных этапов.
1. Подготовка совещания
Начинается с определения целесообразности его проведения. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений альтернатив, принятие решения по комплексным вопросам.
На этом этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы работы. Это могут быть: решение вышестоящего руководства, возможность решения вопроса по телефону, возможность объединения с другими совещаниями. В том случае, если менеджер все-таки убедится в полезности совещания, его можно проводить. Итак, решение о целесообразности проведения совещания принято.
2. Проведение совещания
Менеджер-организатор совещания должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.
Учёные установили, что оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40 — 45 минут. Спустя 50 минут у участников совещания ослабляется внимание: возникает шум, лишние движения, отвлечённые разговоры. Если и
дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. В случае если совещание продолжается 2 часа без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы совещание побыстрее закончилось. Оптимальная продолжительность совещание не должна превышать более 1 часа. Если обстоятельства дела требует более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять перерыв 10 — 15 минут.
3. Подведение итогов и принятие решений.
Обычно решение на деловом совещание принимается с всеми вместе и каждым в отдельности. Эффективность решения зависит от того, насколько каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение.
Решения могут вырабатываться двумя способами: специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования; председатель собрания подводит итоге обсуждения и формулирует решение. 4. Контроль за выполнением решения.
Без претворения решения в жизнь и контроля за этим процессом любое деловое совещание становиться бессмысленным. На этом этапе определяются лица, которые будут осуществлять контроль.
ИНФОРМАЦИЯ О СОВЕЩАНИИ НК-АНТКОМ-XXXI
Следующая информация предоставляется Секретариатом для делегаций стран-членов и наблюдателей, участвующих в тридцать первых совещаниях Комиссии и Научного комитета по сохранению морских живых ресурсов Антарктики.
1. Даты
Научный комитет: 22–26 октября 2012 г. Совещание только для представителей Научного комитета начнется в 16:00 в воскресенье, 21 октября.
Комиссия: 23 октября – 1 ноября 2012 г. Совещание только для глав делегаций в Комиссии начнется в 17:00 в понедельник, 22 октября.
2. Место проведения
Штаб-квартира АНТКОМ, 181 Маккуори Стрит, Хобарт, Тасмания, Австралия.
С понедельника по пятницу здание Штаб-квартиры будет открываться в 07:45 и закрываться в 18:30–19:00. Вопрос о доступе в здание в выходные дни, если требуется, будет решен во время совещания.
Стоянка машин
Пожалуйста, учтите, что у здания штаб-квартиры места для парковки нет. Если паркинг требуется, то информацию о расположенных поблизости автостоянках можно запросить в Секретариате.
3. Регистрация и распространение документов совещаний
Регистрация онлайн
Участникам следует регистрироваться на веб-сайте АНТКОМ; при этом от них потребуется представить цифровую фотографию паспортного размера (в формате jpg) с тем, чтобы по прибытии они могли получить свои фотоудостоверения. Те участники, которые ранее присутствовали на совещаниях АНТКОМ и хотят использовать уже имеющиеся фотографии, должны сообщить об этом в Секретариат.
При регистрации онлайн участники должны указать, хотят ли они загружать документы в электронном виде до и во время совещания и/или получить отпечатанные экземпляры по месту проведения совещания. В рамках политики Секретариата по созданию более «зеленого» офиса предлагается при любой возможности использовать электронные документы. Следует иметь в виду, что перед совещанием все документы совещаний будут иметься на веб-сайте, а также на USB-накопителе, который можно будет взять по прибытии в штаб-квартиру АНТКОМ.
Онлайновая регистрация будет проводиться до 12 октября 2012 г. Однако участники, желающие забрать отпечатанные экземпляры документов совещаний по прибытии к месту проведения совещания, должны зарегистрироваться онлайн не позднее 28 сентября 2012 г.
Участники, столкнувшиеся с проблемами при регистрации онлайн, должны обращаться в Секретариат по адресу: registration ccamlr org.
Просьба иметь в виду, что онлайновая регистрация не является официальным уведомлением об участии, и онлайновая регистрация участника не будет осуществляться, если не было получено официального уведомления о его участии от соответствующей страны-члена/наблюдателя. Представляемое в Секретариат официальное уведомление должно включать следующую информацию:
- имена представителей
- заместителей представителей
- советников.
Все такие уведомления должны быть присланы официальным контактным лицом Комиссии. От наблюдателей также требуется сообщить в Секретариат имена своих представителей.
Странам-членам и наблюдателям также следует иметь в виду, что участники, которые зарегистрировались онлайн и которым требуется виза на въезд в Австралию, должны также представить Форму личных данных (см. п. 8 ниже).
Регистрация на месте
Для тех, кто официально уведомил о своем участии, регистрация будет также осуществляться по месту проведения совещания следующим образом:
|
в воскресенье, 21 октября |
15:00–17:00 |
|
в понедельник, 22 октября |
08:00–08:45 и 13:00–15:00 |
Отпечатанные экземпляры документов совещаний, если не были заказаны заранее, не будут готовы немедленно, но будут предоставлены в зависимости от ограниченности времени. Следует иметь в виду, что перед совещанием все документы совещаний будут иметься в электронном виде на веб-сайте, а также на USB-накопителе во время регистрации.
В целях ускорения выдачи фотоудостоверений во время регистрации по месту проведения совещаний участникам предлагается как можно раньше до прибытия прислать по email (registration ccamlr org) свою цифровую фотографию паспортного размера (в формате jpg). Те участники, которые ранее присутствовали на совещаниях АНТКОМ и хотят использовать уже имеющиеся фотографии, должны сообщить об этом в Секретариат.
Идентификация по прибытии
Все участники должны представить удостоверение личности с фотографией (т. е. паспорт или национальные водительские права), когда они первый раз прибывают в штаб-квартиру АНТКОМ. Отсутствие такого удостоверения может привести к отказу в допуске в штаб-квартиру.
4. Проживание
Ссылки на информацию о различных типах имеющихся в Хобарте гостиниц можно найти на странице . Пожалуйста, заметьте, что Секретариат не несет ответственность за бронирование номеров. Поскольку в Хобарте в октябре–ноябре проводится несколько конференций, бронировать номера следует как можно раньше до начала совещаний АНТКОМ.
5. Компьютерная база
В течение совещания будет действовать беспроводная сеть, предоставляющая доступ к Интернету по принципу целесообразного использования. Будет проводиться мониторинг общего ежедневного использования.
Кроме того, для доступа к интернету и сетевой электронной почте, а также выполнения другой работы на компьютерах участники могут пользоваться интернет-кафе с 4 компьютерами. Доступ к компьютерам будет ограничен 15-минутными сеансами.
Возможности для распечатывания будут ограниченными.
6. Культурные мероприятия
Информация о различных мероприятиях, связанных с АНТКОМ-XXXI, будет распространена позднее.
7. Организация поездок
Участники несут ответственность за организацию поездки к месту проведения совещания и обратно. При покупке авиабилетов иностранным участникам следует сообщить турагентам о том, что на них не распространяется пассажирский портовый сбор (Passenger Movement Charge).
8. Порядок получения визы
Участникам необходимо обратить особое внимание на инструкции, касающиеся порядка получения визы на въезд в Австралию, которые предоставлены странам-членам и наблюдателям в защищенном разделе веб-сайта АНТКОМ (Visa requirements for visiting Australia). Эта информация включает Форму личных данных, которая должна быть заполнена для каждого назначенного на совещание лица и представлена в Секретариат по крайней мере за два месяца до предполагаемой даты убытия этого лица (CCAMLR Personal Information Form). Эта форма относится только к заявлениям на получение визы и ее не следует путать с формой онлайновой регистрации (см. пункт 3).