Электронные накладные в РБ

29.09.2020
Комментариев нет

Оформление ТН и ТТН возможно в виде электронного документа. Это определено п. 7 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

В настоящее время практическое применение электронных накладных в республике еще не набрало больших оборотов. Главная причина – технические сложности в применении, поскольку использование электронных накладных требует наличия у участников сделки (продавца и покупателя) программных и технических средств, используемых для их создания, передачи, получения и хранения в установленном формате.

Однако прогресс не стоит на месте.

Какие организации могут применять электронные накладные?

Передачу и получение электронных накладных организации могут осуществлять только через оператора (операторов) электронного документооборота (далее – EDI-провайдер).

В настоящее время аттестат оператора электронного документооборота имеют 5 резидентов: ООО «Современные технологии торговли», ООО «Электронные документы и накладные», ООО «Информационные производственные архитектуры», республиканское унитарное предприятие «Издательство «Белбланкавыд», республиканское унитарное предприятие «Производственное объединение «Белоруснефть».

Что следует сделать для участия в электронном документообороте?

Для участия в электронном документообороте в части электронных накладных организациям необходимо:

1) получить сертификат открытого ключа электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП);

2) получить легитимный GLN-номер.

Справочно: GLN (Global Location Number) переводится как глобальный номер места нахождения или глобальный идентификационный номер.

Это специальный международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции. С его помощью можно точно и кратко определить расположение юридических лиц, их функциональных подразделений и физических объектов – складов, магазинов, производственных помещений, транспортных единиц;

3) подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника. Подключение к системе электронного документооборота и представление необходимых для подключения регистрационных данных осуществляются на основании соглашения, заключаемого с EDI-провайдером (гл. 2 Инструкции № 22/4).

Справочно: EDI (англ. Electronic data interchange – электронный обмен данными) – это серия стандартов и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями, основанная на определенных регламентах и форматах передаваемых сообщений. Основная задача EDI – стандартизовать обмен транзакционной цифровой информацией, обеспечить возможности программного взаимодействия компьютерных систем различных сегментов, организаций, предприятий. EDI в течение многих лет была и остается одной из наиболее распространенных форм осуществления электронной коммерции.

Какие сведения должны содержать электронные накладные?

Электронные накладные должны содержать:

– сведения и реквизиты, указанные в установленных законодательством формах товарно-транспортной накладной и товарной накладной, за исключением подписей уполномоченных лиц.

Справочно: формы накладных установлены в приложениях 1 и 2 к постановлению Минфина Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58;

– международные идентификационные коды участников хозяйственной операции (GLN);

– международный идентификационный номер товара (глобальный номер торговой единицы – Global Trade Item Number (GTIN)). Присваивается системой автоматической идентификации ГС1 Беларуси. Код указывается в отношении товаров, подлежащих товарной нумерации и штриховому кодированию в соответствии с Положением о товарной нумерации и штриховом кодировании товаров (продукции) в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.05.2000 № 748. При этом в отношении указанных товаров заполнение граф электронных накладных осуществляется в т.ч. с учетом информации, содержащейся в межведомственной распределенной информационной системе «Банк данных электронных паспортов товаров», функционирующей в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.08.2011 № 1116 «О применении межведомственной распределенной информационной системы «Банк данных электронных паспортов товаров».

Что такое EDI

Общие требования к EDI-провайдерам

Реестр EDI-провайдеров

Нормативные правовые акты и технические нормативные правовые акты Республики Беларусь

Что такое EDI

Конкурентоспособность субъектов хозяйствования Республики Беларусь на внутреннем и внешнем рынках во многом зависит от соответствия национальных механизмов регулирования внутренней и внешней торговли международным стандартам и рекомендациям, опирающимся на долгосрочные тенденции развития технологий товарообмена.

Одной из таких тенденций является электронная торговля, в основе которой лежат технологии автоматической идентификации субъектов и объектов торговли, электронного обмена данными и автоматизации соответствующих бизнес-процессов. При этом, электронная коммерция обеспечивает охват всей логики взаимодействия участников хозяйственных операций в виде стандартизованных электронных сообщений и документов, сопровождающих бизнес-процессы: от заказа товара (услуги) до его отгрузки, доставки, учета и оплаты.

EDI (англ. Electronic data interchange — электронный обмен данными) – это серия стандартов и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями, основанная на определенных регламентах и форматах передаваемых сообщений. Основная задача EDI – стандартизовать обмен транзакционной цифровой информацией, обеспечить возможности программного взаимодействия компьютерных систем различных сегментов, организаций, предприятий. EDI в течение многих лет была и остается одной из наиболее распространенных форм осуществления электронной коммерции. (википедия)

Термин «Электронный обмен данными» с аббревиатурами ЭОД или EDI впервые нормативно закрепился в белорусском законодательстве в связи с введением механизма товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов (далее – ЭТТН и ЭТН).

Примечание. Термин «ЭОД» или «EDI» как процесс обмена коммерческими данными и/или коммерческими документами не следует смешивать с понятием делового (ведомственного или т. н. офисного) электронного документооборота.

В секторе В2В неверно воспринимать понятие «документооборот» как просто обмен документами и их регистрацию в качестве объектов учета в системе делопроизводства предприятия(например, ведомственный документооборот).
В случае коммерческого документооборота объектом становится не сам документ, а его данные, которые автоматически изымаются из разных сопровождающих поставку товара (услуг) документов или систем и которые автоматически обрабатываются без ошибок, неизбежных при ручном вводе и обработке.

Стандартизованное определение ЭОД или EDI, как «электронного обмена данными, при котором осуществляются передача и получение структурированной информации согласно международным и национальным стандартам с использованием компьютерных технологий» приведено в государственных стандартах СТБ 2341-2013 «Электронный обмен данными. Товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов. Формат и требования к созданию» и СТБ 2353-2014 «Электронный обмен данными. Требования к операторам электронного документооборота», разработанных и введенных в действие в соответствии с поручениями правительства Республики Беларусь в части реализации порядка создания, передачи и получения ЭТТН и ЭТН.

Общие требования к EDI-провайдерам

В соответствии с п. 1.5. постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019 г. № 940 «О функционировании механизма электронных накладных» ЭТТН, ЭТН считаются созданными, если они подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП) в установленном порядке, переданы и получены через оператора (операторов) электронного документооборота (EDI-провайдера).

Передача и получение ЭТТН и ЭТН осуществляются EDI-провайдерами, резидентами Республики Беларусь, получившими в установленном законодательством порядке аттестат оператора электронного документооборота в части товарно-транспортных и товарных накладных (аттестат EDI-провайдера). Этот порядок определен как административная процедура – пункт 23.13 Единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17 февраля 2012 г. №156 «Об утверждении единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, внесении дополнения в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 февраля 2009 г. №193 и признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров Республики Беларусь».

Научно-инженерное республиканское унитарное предприятие «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций» Национальной академии наук Беларуси (Государственное предприятие «Центр систем идентификации») назначено уполномоченным органом (согласно Закону Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З «Об основах административных процедур») в части выдачи аттестата EDI-провайдера.

Информация об EDI-провайдерах, получивших в установленном законодательством порядке аттестат оператора электронного документооборота в части ЭТТН и ЭТН, размещается в сети Интернет в Реестре EDI-провайдеров текущего раздела официального сайта Государственного предприятия «Центр систем идентификации».

EDI-провайдеры обязаны обеспечивать:

  • соблюдение законодательства в сфере обращения электронных документов и ЭЦП;
  • возможность круглосуточного и бесперебойного получения, передачи ЭТТН и ЭТН, а также транспортных и иных документов по телекоммуникационным каналам связи;
  • наличие программно-аппаратных средств, расположенных на территории Республики Беларусь, с использованием которых осуществляется электронный документооборот в утвержденных форматах и порядке, установленных законодательством;
  • функционирование электронного документооборота с использованием информационной системы, формирующей базу данных об участниках электронного документооборота (грузоотправитель, грузополучатель, автомобильный перевозчик), об ЭТТН и ЭТН, а также транспортных и иных документах;
  • защита и хранение информации об ЭТТН и ЭТН, а также транспортных и иных документах, формируемой информационной системой электронного документооборота, в том числе наличие системы резервного копирования, обеспечивающей сохранность данной информации;
  • круглосуточное предоставление налоговым и таможенным органам на безвозмездной основе информации об ЭТТН и ЭТН, а также транспортных и иных документах посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота;
  • наличие аттестата оператора электронного документооборота (далее – аттестат), полученного в порядке, установленном законодательством об административных процедурах;
  • подключение в качестве участника электронного документооборота к системе электронного документооборота на основании гражданско-правового договора с другим (другими) EDI-провайдером(ами) для создания, передачи и получения ЭТТН и ЭТН и (или) транспортных и иных документов, если EDI-провайдер выступает в качестве грузоотправителя, или грузополучателя, или автомобильного перевозчика. Указанное требование не распространяется на республиканские юридические лица, подчиненные государственным органам (входящие в их систему) либо входящие в состав государственных организаций, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь.

Реестр EDI-провайдеров

Нормативные правовые акты и технические нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы применения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов

  • Пункт 2 Указа Президента Республики Беларусь от 31 октября 2019 г. № 411 «О налогообложении»
  • Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019 г. № 940 «О функционировании механизма электронных накладных»
  • Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019 г. № 941 «Об изменении постановлений Совета Министров Республики Беларусь»
  • Постановление Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи и информатизации Республики Беларусь 19 декабря 2019 г. № 12/76/42/20 «Об утверждении структуры и формата электронных накладных»

Дополнительные нормативные правовые акты и технические нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы идентификации и электронного обмена данными