Справочник Бухгалтера

Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы

Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров , в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования , приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

Реестр договоров зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

• порядковый номер и номер записи регистрации
• вид договора
• сумма (цена) договора
• стороны договора (наша организация и контрагент)
• дата заключения (подписания)
• срок действия (при наличии)
• наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
• статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
• ответственный сотрудник
• любые иные сведения (например, существенные условия)

Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке .

Программа для учета договоров

Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

• трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
• риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
• отсутствие связи с историей согласования и переписки.

Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»

В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов.

Журналы регистрации │5 л. │ │ │ │представителей организаций, │ │ │ │ │подавших заявки, прибывших на │ │ │ │ │процедуру вскрытия конвертов с │ │ │ │ │заявками на участие в конкурсе │ │ │ │ │на поставку товаров, выполнения │ │ │ │ │работ, оказания услуг │ │ │ ├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤ │ 278 │Журналы регистрации заявок на │5 л. │ │ │ │участие в конкурсе, аукционе, │ │ │ │ │запросах котировок цен │ │ │ ├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤ │ 279 │Реестры государственных, │Пост. (1) │(1) Состав │ │ │муниципальных контрактов, │ │документов и │ │ │заключенных по итогам размещения│ │сведений, │ │ │заказов │ │содержащихся в │ │ │ │ │реестрах, │ │ │ │ │определяется │ │ │ │ │законами и │ │ │ │ │нормативными │ │ │ │ │правовыми актами │ │ │ │ │Российской │ │ │ │ │Федерации.

Журнал регистрации договоров по 44 ap сколько хранить

Внимание

Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п.

2 ст. 283 НК РФ). Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого- обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет.
ЭПК │ │ │ │б) в других организациях │5 л. │ │ ├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤ │ 274 │Положения о комиссиях по │Пост. │ │ │ │размещению заказов на поставку │ │ │ │ │товаров, выполнение работ, │ │ │ │ │оказание услуг организации │ │ │ ├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤ │ 275 │Переписка о проведении открытых │5 л. │ │ │ │конкурсов, конкурсов │ │ │ │ │котировочных заявок (котировок),│ │ │ │ │аукционов по размещению заказов │ │ │ │ │на поставку товаров, выполнение │ │ │ │ │работ, оказание услуг для нужд │ │ │ │ │организации │ │ │ ├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤ │ 276 │Журналы регистрации протоколов │5 л.
Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров? Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Подпунктом 8 п. 1 ст.

Договоры, как и любые документы, должны быть зарегистрированы. Учет соглашений ведется в специальной регистрационной форме отдельно от других внутренних документов. В этой статье вы найдете журнал регистрации договоров в формате.xlsx, который сможете скачать бесплатно, а также описание порядка регистрации договоров в организации. Речь пойдет об обычных гражданско-правовых соглашениях, вопрос государственной регистрации договоров в статье не поднимается.

Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.

Журнал регистрации договоров

Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.

Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.

1. Номер записи. Не путать с номером договора! Это порядковый номер внесенной в журнал записи.
2. Номер договора – тот номер, который будет считаться «официальным» для этого документа.
3. Дата внесения записи. Не путать с датой договора! Это дата того дня, когда в журнал вносится информация о договоре.
4. Дата договора. Как определить дату договора, читайте ниже.
5. С кем заключен договор. Наименование контрагента. Рекомендуется писать сначала название организации, а потом форму собственности, обходясь без кавычек: не ООО «Алые паруса», а Алые паруса ООО.
6. Кто подписал договор. Фамилия и инициалы руководителя из числа топ-менеджеров организации, который подписал договор. Указывается подписант только со стороны той компании, которая ведет журнал.
7. О чем договор. Информации о том, что это договор подряда или купли-продажи недостаточно. Желательно расписать подробно, о чем соглашение. Так будет легко найти нужный документ, если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров.
8. Приложения. Список приложений к договору, если они есть.
9. Срок действия договора. Дата или событие окончания договора (например, «полное исполнение обязательств»).
10. Пролонгация договора. Если в соглашении содержится условие о его пролонгации, то его нужно воспроизвести в этой графе. Так будет видно, какие договоры и когда нужно перезаключить, а какие продлятся сами собой или наоборот – когда нужно выполнить необходимые действия, чтобы продления не произошло.
11. Куратор договора (отдел, ФИО). Информация о работнике, который ведет этот договор.
12. Примечание. Дополнительная информация, если она есть.

Что считается датой договора?

По гражданскому законодательству России (ст. 425 ГК РФ) договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. А когда наступает этот момент – давайте разбираться.

Вариант первый, самый простой: представители сторон соглашения собрались вместе, подписали договор в необходимом количестве экземпляров и, довольные, пожали друг другу руки. Тогда дата договора не вызывает никаких вопросов. Номера у документа будут разные, а дата одна.

Вариант второй, сложный и самый распространенный. Стороны соглашения могут находиться в разных городах, а как минимум — в разных частях одного города. Одна из сторон, принципиально согласная на подписание контракта, может проводить процедуру его внутреннего согласования в течение месяца. И мало ли какие еще сложности возникнут, но суть одна: первая сторона уже зарегистрировала документ, присвоив ему номер и дату, а вторая еще нет, и когда это произойдет – неизвестно.

В этом случае вновь открываем Гражданский кодекс и читаем статью 433 (пункт 1): «договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта». Проще говоря, если стороны решили заключить договор, то одна из сторон готовит его в письменной форме, регистрирует и отправляет второй стороне. Это оферта. Очень важно направить оферту с сопроводительным письмом, по почте заказным с уведомлением о вручении! Вторая сторона принимает (акцептирует) оферту, и тогда датой договора будет считаться день, когда акцепт произошел. Подтверждается дата одновременно двумя способами: 1) получает входящий номер и дату регистрации, 2) на уведомлении ставится дата получения письма и карточка возвращается отправителю.

Используется участниками договорного процесса для учета заключенных сделок и является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется ответственными лицами. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, по которому он будет числиться в организации.

Стандартной формы реестра договоров нет, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Для простоты многие ведут реестр договоров в excel, бланк скачать можно будет в нашем материале. В реестр договоров по 44-ФЗ, образец которого можно скачать в статье, включается следующая информация (ч. 2, 3 ст. 103 44-ФЗ):

• наименование заказчика и поставщика;
• цена контракта;
• источник финансирования;
• способ определения поставщика;
• дата подведения результатов закупочной процедуры;
• объект закупки;
• реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта

В реестр контрактов по 44-ФЗ можно включать и другие сведения при необходимости. Ведется реестр договоров в excel, образец будет представлен далее.

Чем отличаются базы в закупках

Разберемся, что такое реестр контрактов и реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.

Реестр договоров по 44-ФЗ — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с нормами Федеральной контрактной системы. Обратите внимание, что правильнее называть его реестром контрактов.

В реестр договоров, по нормам закона № 223, включаются сведения о соглашениях, заключенных отдельными видами юридических лиц в результате закупки по нормам ФЗ 223.

Ведется реестр договоров 223-ФЗ и 44-ФЗ на сайте ЕИС .

Есть исключения, они установлены законом. В Казначейство в общем порядке не подают информацию о закупках, которые составляют . Не включаются также данные о закупках на сумму до 100 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц), а также на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров — образец по 223-ФЗ также вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).

За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.

Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему . Войти в нее можно через Единый портал бюджетной системы РФ , но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

Для того чтобы сформировать сведения о соглашении в личном кабинете Единой информационной системы, необходимо нажать на клавишу «Сформировать информацию о контракте».

После того как откроется форма для заполнения регистрационных данных, исполнителю нужно пошагово заполнить вкладки:

1. Общая информация.

В данной вкладке заполняются все сведения о заключенных соглашениях. Для заполнения формы нужно найти соответствующее извещение, и основные параметры заполнятся автоматически.

Поля «№ закупки», «Уникальный номер позиции плана-графика», «Идентификационный код закупки» и «Способ определения поставщика» недоступны для дальнейшего редактирования.

1. В блок «Общие данные» вносятся сведения о реквизитах документа, подтверждающего основание заключения контракта, основания для заключения контракта с единственным поставщиком или применения закрытого способа (при необходимости).

Здесь же указывается дата заключения и способ указания цены контракта (выбирается из значений: цена, ориентировочное значение цены или максимальное значение цены), а также наличие авансирования. Цена записывается в валюте соглашения.

Затем записываются количество этапов и дата начала исполнения соглашения.

Номер реестровой записи будет сформирован автоматически после публикации информации о контракте. Дата заполнения документа также заполняется автоматически. После введения данных во все ячейки файл необходимо сохранить и проверить на нарушения.

Вся вносимая информация и документы должны быть подписаны лица, которое имеет право действовать от имени госзаказчика.

Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ

Срок направления сведений — 5 рабочих дней с даты заключения, изменения, расторжения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг) (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).

Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не будет включена в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.

Для исправления в системе «Электронный бюджет» нужно откорректировать поля с ошибочной информацией, прикрепить правильные документы, затем подписать и направить исправления в систему.

С 01.07.2018 в сведениях о заключении контракта указывается почтовый адрес поставщика.

После даты направления сведений в реестр в течение 1 часа Федеральное казначейство отправляет заказчику сообщение. После этого в рамках 3 раб. дней Казначейство:

• проверяет (программно-аппаратными средствами);
• направляет заказчику протокол, который содержит список выявленных несоответствий и основания, по которым информация и документы не включаются в реестр контрактов.

В течение 1 рабочего дня заказчик обязан устранить замечания и направить сведения повторно.

После даты включения реестровой записи в течение 1 рабочего дня Федеральное казначейство отправляет заказчику в эл. виде извещение о включении реестровой записи в базу контрактов.

Сведения в реестр договоров (образец для соглашений, содержащих государственную тайну) формируются в соответствии с Приказом Минфина № 130н от 23.12.2013. Таким реестровым записям присваивается уникальный номер.

Заказчикам следует знать, что в разработке находится Постановление Правительства, приостанавливающее до 01.01.2020 действие в части пункты 10 и пп. «в» п. 14, определяющих обязательные проверки сведений, который заказчик вносит в реестр договоров (в excel образец доступен для скачивания). Таким образом, контролирующие органы не будут проверять до 01.01.2020 достоверность следующей информации по контрактам:

• срок исполнения;
• количество товара, объем работ (услуг);
• единица измерения;
• исполнение, расторжение;
• условия о принятом бюджетном обязательстве.

Как внести информацию в базу по 223-ФЗ

Ведение реестра договоров по 223-ФЗ происходит так. Сведения и прилагаемые документы отправляются заказчиком в Федеральное казначейство также через «Электронный бюджет». Нужно заполнить соответствующие формы веб-интерфейса или направить сведения из ЕИС, которая используется для формирования информации.

Шаг 1. На странице с перечнем договоров нужно нажать на кнопку «Создать информацию о договоре».

При этом у исполнителя есть возможность воспользоваться шаблоном договора, выбрав соответствующий шаблон из списка представленных.

Запись также можно сформировать вручную. Для этого выбирается извещение, на основании которого и формируется информация о заключенном договоре.

Шаг 3. Затем заполняются данные о поставщике. Сведения об исполнителе также можно загрузить из перечней ЕГРЮЛ, ЕГРНИП.

Шаг 4. Вносятся все необходимые данные о предмете закупки.

Шаг 5. Затем прикрепляются отсканированные копии документов (при традиционной закупке) или электронные документы (при закупке в электронной форме).

Сформированный файл должен подписать уполномоченный представитель заказчика с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Образец базы договоров по 223-ФЗ

Представляем реестр договоров, в excel бланк скачать можно далее.

Учет договоров и изменений к ним, заключаемых с сотрудниками предприятия, производится в журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

По факту, ведение подобного журнала в организации необязательно, в отличие от специальной книги учета, в которой происходит фиксирование трудовых книжек работников компании. Тем не менее, многие компании, численность сотрудников которых довольно велика, для собственного удобства используют журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Это дает возможность в любой момент получить сведения о нужном документе.

Оформление журнала может быть любым. Кому-то удобно проводить регистрацию вручную, а кто-то пользуется специальным электронным реестром для ведения подобных записей. Форма журнала может иметь свободный вид, а может быть создана с учетом всех правил документооборота. Если используется последний вариант, то необходимо сделать плотную обложку к журналу, сделав на ней надписи, содержащие наименование компании, период внесения сведений и ФИО ответственных лиц, осуществляющих учет документов. Обязанность ведения журнала должно быть прописано в должностной инструкции сотрудника или ином документе, подтверждающем данную обязанность.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

>Журнал регистрации трудовых договоров. Образец заполнения

Бланк журнала не предусматривает строгое соответствие образцам и может содержать любые данные на усмотрение компании.

Подобный журнал составляет для внутреннего ведения и учета дел в организации. В нем регистрируются подписанные договоры, и ведется их учетная форма с помощью него.

Кем он составляется

Журнал составляет делопроизводитель, в основном он ведется в электронной форме с помощью специальных программ. Если журнал разрабатывается на большом предприятии, тогда там используются специальные программы, которые подходят к определенной организации.

Разработка журнала напрямую зависит того, чем занимается предприятие, и какой у него род деятельности, поэтому будет исходить из определенных критериев. Если это торговое предприятие, тогда он будет вестись на основании договоров между поставщиком и покупателем.

Как правильно составляется журнал

Для правильного ведения журнала не существует определенной регистрационной формы заполнения, но есть определенные факторы, которых нужно придерживаться, такие, как:

• номер определенного договора или соглашения;
• номер агента, дополнительный номер договора;
• срок действия договора и дата его регистрации;
• полная информация;
• указать все данные участников, которые занимаются этим договором;
• его стоимость;
• все существующие приложения;
• личная информация человека, который расписался под договором.

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

ФАЙЛЫ

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Журнал регистрации договоров в организации

Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает самостоятельно, исходя из своей ситуации и потребности. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке. В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения.

Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст. 433 Г РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации (если она используется юридическом лицом).

Справка

Однако регистрация договоров, заключаемых организацией, выполняет другие важные функции:

1. учет заключаемых соглашений
2. обеспечение сохранности подлинных документов (как самих договоров, так и приложений к ним, дополнительных соглашений и, возможно, переписки, имеющей отношение к исполнению обязательств по нему)
3. обеспечение легкого доступа к документам и иные функции.

Регистрация договоров в организации может происходить в нескольких вариантах. Так называемый централизованный учет предполагает, что существует единый на всю организацию ресурс учета договоров, которым занимается либо один специалист, либо группа сотрудников. Однако компании может быть удобнее использовать и децентрализованный подход – когда учетом и хранением договорных документов занимается тот отдел, который соглашение заключил и сопровождает.

Выбор той или иной системы учета зависит исключительно от порядка документооборота каждой конкретной организации. Компания выбирает тот способ, который ей наиболее удобен.

Кто именно занимается регистрацией – вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник – делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии. Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии. Также учет может быть организован в специальном договорном отделе. Все эти нюансы определяются в зависимости от специфики юридического лица – от сферы его деятельности, от количества клиентов, от потока заключаемых соглашений, от штатного количества персонала фирмы и даже от разнообразия видов заключаемых сделок. Причем регистрация договоров в организации может быть закреплена во внутренних документах предприятия, а может складываться из ее обычаев.

В зависимости от вида договора учитываться он может по-разному. Кадровые – трудовые и гражданско-правовые соглашения с работниками на определенный вид выполняемой работы – регистрируются в кадровой службе. Иные гражданско-правовые договоры, из которых возникают права и обязанности организации в целом, — регистрируются отдельно. Такие виды соглашений еще называют хозяйственными.

Самостоятельному учету могут подвергаться контракты, заключенные по результатам конкурса, или иные виды соглашений.

Регистрация договоров в организации образец

Регистрация договоров, заключаемых организацией, производится в специальном журнале. Утвержденной формы такого журнала нет, здесь компания решает самостоятельно, какие идентифицирующие признаки документа следует заносить в журнал регистрации договоров в организации для собственного удобства. Но, как правило, все журналы содержат ряд одинаковых граф:

номер договора

его дата

вид

наименование контрагента, с которым заключено соглашение

срок его действия.

Если организации важны сведения о сотруднике, сопровождающем сделку, о лице, подписавшем документ, о месте хранения подлинного экземпляра, о перечне имеющихся приложений к нему, то соответствующие графы включаются в журнал регистрации договоров в организации.

По порядку заполнения журнала следует учитывать ряд моментов. Т.к. регистрации подлежит документ в каждой из организаций-контрагентов, то и каждая из сторон присваивает документу свой номер. В результате договор может содержать сложный номер с цифрами через дробь, при этом числиться в организации каждой из сторон под собственным номером, являющимся частью составного.

Дата, стоящая после слова «договор» или «соглашение», не всегда является датой его заключения. Как уже упоминалось, в соответствии с ГК РФ договор считается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Поэтому, как правило, указанная дата – это дата составления документа. Она не всегда (а зачастую редко) совпадает с датой заключения договора, особенно если контрагенты находятся в разных городах и обмен документами происходит обычной почтовой или курьерской связью. Но для удобства идентификации в журнал регистрации договоров в организации вполне допустимо указывать именно дату составления документа.

Вид договора, как правило, указывается в соответствии с классификацией по ГК РФ. Однако следует иметь в виду, что законодательство допускает заключение не предусмотренных ГК РФ сделок, а также смешанных соглашений. Поэтому в журнал целесообразнее вносить вид договора в соответствии с его сутью.

Самый простой и распространенный журнал регистрации договоров в организации может выглядеть так:

№ п/п

Регистрационный номер

Вид договора

Дата договора

Наименование контрагента

Предмет договора

Срок действия договора

Ответственное подразделение

Наличие приложений

Таким образом, компания сама определяет, как будет организована регистрация договоров в организации, образец же журнала можно разработать силами своих сотрудников, а можно взять за основу составленный в других организациях.

С распространением электронного документооборота журнал регистрации договоров в организации вполне допустимо вести и в электронном виде. Кроме того, в журнал можно включить также информацию о том, заключался ли договор путем подписания единого документа или путем обмена электронными сообщениями, что законодательство допускает при соблюдении определенных условий.

Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров

Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

• содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
• отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

Как составить книгу

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

• наименование организации;
• название документа;
• дата начала ведения книги и ее окончания;
• период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

• дата заключения трудового договора, его номер;
• фамилия-имя-отчество сотрудника;
• структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
• должность;
• характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Как оформить книгу

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

• конфиденциальность;
• простата оформления и заполнения документа;
• более легкий контроль за ее сохранностью;
• минимум расходов.

Назначение журнала

В законе нет строгих требований к процедуре учета и систематизации договоров. Документооборот в этой части коммерческая организация определяет самостоятельно.

Журнал регистрации необходим для систематизации заключенных договоров по ряду идентифицирующих параметров — дата, контрагенты, тип и предмет договора, — и оперативного поиска документов. В реестр можно заносить все договоры, но для кадрового учета необходимо применять отдельный журнал.

Организация учета и хранение

Учет можно организовать централизованно, но если компания большая, удобнее поручить структурным подразделением ведение собственных журналов регистрации договоров. Рационально организовать ведение по типу договорных отношений: хозяйственные, поставки, услуг и т.п. Отдельно регистрируются контракты, заключенные в рамках тендеров, конкурсов.

Журнал регистрации договоров, как правило, открывается с начала календарного года на следующий год или может вестись в течение неопределенного периода – как решит сама организация. Там же регистрируются и последующие приложения, допсоглашения к договорам.

Если в компании нет отдела делопроизводства, ведение реестра можно поручить секретарю или юристу. Чаще всего, договоры учитываются и хранятся в бухгалтерии. Если в вашей компании нет специалистов, готовых помочь с ведением локальных документов, обратитесь за помощью к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они помогут навести порядок в бухгалтерской отчетности и кадровой документации.

В большинстве сегодня реестры ведут электронно. Для записей вручную можно завести отдельный сшив или тетрадь. Правила ведения закрепите в учетной политике.

Договоры нумеруются способом, который определяет сама компания. Сквозная нумерация, начатая с определенного периода (например, с начала года), может дополняться буквенным обозначением и символами, например, нумерация №34-2019-05/ДП означает: договор поставки заключен в мае 2019 года и зарегистрирован под номером 34.

Статьи в помощь предпринимателю:

• Существенные условия договора поставки.
• Виды гражданско-правовых договоров.
• Какие бывают типы договоров.

Форма журнала

Компания самостоятельно устанавливает параметры для идентификации договора в реестре, компания устанавливает самостоятельно. В основном, это такие сведения:

• порядковый номер записи в журнале,
• номер регистрации по утвержденному правилу,
• тип договора,
• предмет (суть) договора,
• дата заключения,
• срок действия,
• наименование стороны-контрагента,
• ответственное структурное подразделение (сотрудник, заключивший договор),
• место хранение журнала.

Форма зависит от особенностей и профиля бизнеса, например, в торговой компании логично вести отдельные журналы для договоров с заказчиками и поставщиками.

Пример, как выглядит журнал регистрации договоров с поставщиками, образец:

Журнал регистрации договоров ООО»Компания»
Дата начала: 11.01.2019
Место хранения: Отдел поставок
Ответственное лицо: зам. начальника отдела поставок Сидоров К.К.
Дата окончания: «____» __________ 2019 г.
№ п/п	Регистрационный номер	Вид договора	Дата договора	Наименование поставщика	Предмет договора	Срок действия договора	Приложения
	1-2019-01/ДП	Договор поставки мебели		ИП Кольцов О.О.	Поставка мебели
	2-2019-02/ДП	Договор поставки офисной мебели		ООО «Стандарт»	Поставка офисной мебели по приложениям		№1 – перечень товара; №2 – перечень комплектов
	3-2019-02/ДП	Договор поставки мебельной фурнитуры		ООО «Звезда»	Поставка фурнитуры		№1 – перечень товара

Дата, которая отражается в реестре — дата заключения договора и факт регистрации в журнале не влияет на вступление договора в силу.

Регистрируя трудовые договоры, кадровик просит сотрудника расписаться в получении своего экземпляра, поэтому кадровый журнал дополняется графой для подписи трудоустроенного лица.

Узнать подробно, как составить внутренние кадровые документы, можно из отдельной тематической статьи.

Распространенным вариантом ведения реестра считается работа в таблицах Microsoft Excel, где удобно сортировать данные для поиска и анализа сведений. Именно так в таком формате можно скачать бесплатно образец журнала регистрации договоров по .