Справочник Бухгалтера

Если сотруднику необходимо выполнить служебное задание, требующее денежных средств, то чаще всего компания выдает их до его выполнения в виде аванса. Если же выданных денежных средств не хватило или сотрудник воспользовался собственными без получения предварительного аванса, то компания обязана полностью возместить их сотруднику. Осуществляется возмещение денежных средств по авансовому отчету при соблюдении всех правил его оформления. Сам сотрудник в этом случае становится подотчетным лицом.

Суть авансового отчета

Служебное задание сотрудника может подразумевать поездку в командировку, деловой обед с партнером или клиентом, покупку какого-либо материала или оборудования для компании и т.п. Таким образом, в ходе его выполнения сотрудник несет командировочные, представительские, общехозяйственные и прочие виды расходов. Отчет об этих расходах, в совокупности с прикрепленными к нему подтверждениями в виде приложений, является сводным документом внутреннего учета, который позволяет контролировать затраты предприятия и упорядочивать информацию о финансовых потоках.

В целом же авансовый отчет — это документ, подтверждающий расходы сотрудника, понесенные в процессе выполнения служебного задания. Обратите внимание, что оформление авансового отчета обязательно, независимо от того, требуется компенсация сотруднику или нет.

Выплаты по авансовым отчетам

Выдача денежных средств сотруднику из кассы предприятия ДО выполнения служебного задания или авансом, осуществляется на основании расходного кассового ордера по форме КО-2. Этот документ заполняется в единственном экземпляре бухгалтером предприятия и содержит сумму и срок, на который выдается аванс подотчетному лицу.

Если же сотрудник выполнил служебное поручение БЕЗ получения аванса или выданных средств ему не хватило, то компания осуществляет возмещение по авансовому отчету. Сроки возмещения по авансовому отчету зависят от учетной политики компании, однако сам отчет необходимо предоставить в бухгалтерию в течение 3-х дней с момента возвращения из командировки или совершения производственной покупки. О сроках сдачи авансового отчета можно найти больше информации в материале Сроки авансового отчета.

Оплачивая товары или услуги собственными денежными средствами, сотрудник также должен предоставить компании документы, свидетельствующие о совершении сделки и написать заявление о компенсации, которое далее визируется подписью руководителя и печатью. Компенсация потраченных средств осуществляется после того, как весь пакет документов проверен бухгалтером и утвержден руководителем.

Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту или в наличной форме осуществляется только при предоставлении сотрудником в бухгалтерию правильно оформленного пакета документов, а именно авансового отчета с приложением всех подтверждающих расходы документов.

Если организация не располагает достаточной суммой, то по договоренности с сотрудником, возможны выплаты по частям. Однако руководитель должен помнить, что сотрудник может требовать компенсацию ущерба при несоблюдении сроков.

Как ускорить возмещение расходов по авансовым отчетам?

Стандартно в оформлении одного авансового отчета задействовано три ответственных лица: сам подотчетный сотрудник, бухгалтер и руководитель. Чем больше авансовых отчетов в компании, тем более неуправляемым и непрозрачным становится этот бизнес-процесс.

Когда цепочка действий не налажена должным образом, задержки компенсаций по авансовому отчету — обычное дело. Это происходит из-за несвоевременного оформления или утери документации, а также её многократного исправления с связи с большим количеством ошибок, возникающих в следствие человеческого фактора.

Именно поэтому сегодня всё больше компаний уходят от привычного бумажного формата, отдавая предпочтение электронному, так как в последнем случае время на оформление авансового отчета (от и до) сокращается на 50%, что всегда приносит компании и ощутимую экономию денежных средств.

В приложении Hamilton Авансовый отчет процесс оформления авансового отчета максимально отлажен и автоматизирован:

Важно отметить, что на изображении выше показана стандартная схема бизнес-процесса, на практике роли, права, уровни авторизации и сама цепочка взаимодейтсвия могут быть настроены под специфику каждой отдельной компании.

В приложении Hamilton Авансовый отчет все участники бизнес-процесса работают и взаимодействуют в единой онлайн. Сотрудник с любого устройства из любой локации вносит свои расходы, прикрепляет к ним фото чеков и отправляет электронный авансовый отчет на проверку бухгалтеру.

Большая часть информации уже заполнена за сотрудника по умолчанию, а то, что требует заполнения, всегда обозначено заголовком и подсвечено красным цветом.Таким образом, бухгалтер получает всегда 100% правильно оформленные авансовые отчеты без задержек и возвратов.

Приложение также автоматически формирует все проводки и легко синхронизируется любой ERP, поэтому бухгалтеру остается просто передать все данные и проставить аналитику.

Руководитель также с любого устройства в один клик утверждает электронный авансовый отчет сотрудника и визирует его электронной цифровой подписью (ЭЦП), не выходя из приложения.

Когда бизнес-процесс отлажен и автоматизирован, задержек по выплатам быть не может — компания всегда соблюдает все сроки возмещения расходов по авансовому отчет, а её сотрудники всегда оперативно получают свои компенсации.

Чтобы перейти от теории к практике, предлагаем ознакомиться с бизнес-кейсом компании Бондюэль, которая с помощью приложения Hamilton Авансовый отчет сократила время на обработку авансового отчета до 10-ти минут и ускорила выплаты сотрудникам в 4 раза.

Несанкционированный Перерасход Средств по Дкбо Альфа Банк Что Это

Как возникает и к чему может привести несанкционированный овердрафт

В свою очередь банки несанкционированный овердрафт «сопровождают» достаточно жесткими штрафными санкциями. Они могут выражаться в постоянных цифрах за сам факт превышения лимита (от 450 рублей) и в процентном соотношении от суммы перерасхода (от 0, 1% за каждый день, который вы «пользовались» овердрафтом).

«Расплата» за несанкционированный овердрафт

Примечательно то, что этот вид овердрафта может быть предусмотренным или непредусмотренным. Первый вариант возможен, если банк заранее в тексте договора указывает на возможность возникновения перерасхода, второй таких вероятностей не подразумевает. Как бы то ни было, оба этих вида овердрафта предусмотрены в ГК, в котором четко указано, что потраченные клиентом средства, которые ему не принадлежат, должны быть возвращены кредитной организации. Для вас это означает, что вне зависимости от того, как сформировался у вас перерасход средств, вы обязаны вернуть эти деньги банку – желательно до того, как на вас подали в суд.
Путей возникновения перерасхода кредитных средств несколько. Например, если вы пользуетесь кредиткой для обналичивания средств, банкомат при таком запросе может выдать вам «на руки» всю сумму, которая доступна на вашем счете. Однако за подобные операции банку «полагается» комиссия, а если деньги вы снимаете не в «своем» банкомате, то комиссию запросят сразу две кредитные организации. В результате такой операции вы снимаете все средства «до копейки», а комиссии «лягут» на ваш счет отрицательным балансом.

Как он возникает?

И ладно, если о возможных дополнительных расходах вы знаете заранее – комиссии и штрафные санкции изначально прописываются в договоре, который заключается при выпуске карты. Однако из уст пользователей кредиток все чаще можно услышать словосочетание «несанкционированный овердрафт», понятие, которое некоторых наших сограждан повергает в панику. Что оно означает и чем «грозит» вашим финансам?

Что такое овердрафт?

Если попытаться обойтись без узкоспецифичных терминов, то овердрафтом называют отрицательный баланс по дебетовому счету или же, если говорить о кредитке, то перерасход кредитного лимита. Однако если по дебетовым картам овердрафт у вас может быть «с разрешения» кредитной организации (для этого заключается отдельный договор), то счета кредитных карт уже являются заемными средствами с установленным доступным лимитом. Перерасход этого лимита и является несанкционированным («неразрешенным») овердрафтом.

Плата за неразрешенный овердрафт: что это такое

Снятие наличных в банкомате чужого банка. Если вы снимаете деньги в банкомате своего банка, выпустившего вашу карту, то, как правило, комиссию с вас не возьмут (мы говорим в данном случае о дебетовых карточках). При той же операции, но в стороннем (чужом) банкомате, обычно снимается комиссия вашим банком и банком – владельцем банкомата.

Технический овердрафт. Что это такое?

Превышение кредитного лимита по кредиткам. Если вы держатель кредитной карточки, и произошла одна из описанных выше ситуаций, то кредитного лимита на вашей кредитке может банально не хватить – вы возьмете у банка больше, чем положено условиями обслуживания карточки. А, значит, придется заплатить штраф за превышение кредитного лимита.

Следует учесть, что разные банки имеют и различные тарифы за возникновение предусмотренного неразрешенного овердрафта. Так, если, согласно договору, держатель карты имеет право совершать операции только на сумму средств на счете, то возникший овердрафт в такой ситуации будет считаться непредусмотренным.

Плата за неразрешенный овердрафт – что это Курсовая разница при проведении конвертации. Вы снимаете (или делаете оплату) сегодня деньги в валюте, отличной от валюты карточного счета и забываете про комиссию, которую банк должен взять за конвертацию. Или случается так, что на момент реального снятия средств со счета (это обычно происходит через несколько дней) курс обмена валюты резко поднимается и списывается в минус сумма, на которую вы не рассчитывали.

Как избежать неприятных ситуаций с неразрешенным овердрафтом

Овердрафт может быть разрешенным и неразрешенным. Если в первом случае клиент, как правило, знает, когда возникает задолженность, то во втором это становится для него неприятным сюрпризом.

Информация по кредитам

• Доступный лимит;
• Задолженность;
• Процентная ставка;
• Установленный лимит;
• Сумма собственных средств;
• Неподтвержденные операции (в виде ссылки, при нажатии на которую открывается список операций на холде, аналогично соответствующему функционалу в первом дизайне интернет-банка Альфа-Клик);
• Дата возникновения задолженности;
• Дата окончания льготного периода (если задолженности нет – не отображается)
• Ближайший платеж (если мин. платеж не рассчитан, отображать «будет выставлен «)

Отображение подробной информации по кредитной карте

• Сумма ежемесячного платежа
• Дата платежа
• График платежей
• Штрафы и неустойки (не отображается, если штрафов нет)
• Просроченная задолженность (Не отображается, если просроченной задолженности нет)
• Сумма несанкционированного перерасхода (Не отображается, если несанкционированного перерасхода нет)
• Кнопка «Оплатить», при нажатии на которую происходит переход на страницу оплаты кредита
• Дата и сумма последнего зачисления на кредитный счет
• Сумма для полного погашения (Общая задолженность)
• Ссылка «Подробная информация», при нажатии на которую происходит переход на страницу детальной информации по кредиту

Вкладка «График платежей» отображает размер основного долга и начисленных процентов, представленных в графическом виде.

Отображение подробной информации по потребительскому кредиту и кредиту наличными

• Кнопка «Оплатить»
• Ссылка «Подробная информация», при нажатии на которую происходит переход на страницу детальной информации по кредиту.

Отображение информации по кредитным продуктам

На главной странице Интернет-Банка отображаются все кредитные продукты в виде вкладок с названием продукта и начальной суммой кредита (кредитный лимит для кредитной карты), суммой к оплате и последняя дата погашения.

Другие статьи об Альфа Банке:

• Альфа Банк на Наставников Дом 19 Часы Работы
• Депозиты Альфа Банка Для Физических Лиц в 2019 Году Украина
• Банкоматы Альфа Банка Челябинск с Функцией Приема Наличных
• Где Находятся Банкоматы Альфа Банка в Харькове
• Как Быстро Оформить Кредитную Карту в Альфа Банке

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

В каком порядке бухгалтер должен принять авансовый отчет у работника, узнайте в Готовом решении от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Требования бухгалтерии к АО таковы:

• отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
• каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
• соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

О том, как правильно заполнить АО, читайте в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2020 году».

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

• обоснованность расходов;
• документальное подтверждение каждого расхода;
• соответствие АО принятой у работодателя форме;
• утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.

Скачать форму № АО-1

На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.

Итоги

Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет. Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.