Электронный документооборот в органах государственной власти

Электронный документооборот — это настоящее, с которым приходится сталкиваться почти ежедневно. И для этого существуют различные средства вычислительной техники и множество систем. Электронная почта, компьютерная сеть, информационная система — это и множество ещё других средств, которые позволяют передавать данные в электронном виде.

Совершенствуется техника, создается всё больше новых инструментальных средств для повышения эффективности процессов, разнообразное программное обеспечение конкурирует между собой, позволяя обеспечить высокую автоматизацию и обработку документов.

Использование систем электронного документооборота дает возможность организовать создание, передачу и исполнение данных в момент их прихода в электронном виде.

В настоящее время множество документов создается в электронном виде на компьютере. Но после создания документов на компьютере в электронной форме чаще всего их распечатывают на бумаге, и они начинают своё движение между организациями, так и внутри этих организаций.

Начиная с 2011 года, Министерство финансов Российской Федерации приняло решение о разрешении использование счетов-фактур в электронном виде с необходимостью применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) . Это разрешение стало началом к активному созданию всевозможных систем электронных документов и формированию электронного документооборота .

В постановлении Правительства Российской Федерации № 1494 от 16 января 2015 года было утверждены правила взаимодействия электронного документооборота в органах государственной власти, определяющие создание и передачу документов в электронной форме, что позволяет значительно увеличить эффективность и мгновенность взаимодействия различных органов власти как внутри отдельного ведомства, так и между ведомствами. Данный документ был разработан коллективно с Минкомсвязи России и со многими ведомствами государственных органов власти. Данное постановление определяет основной устав действий и модель работы с документами: обменом документов в электронном виде, подписанными электронной подписью. В постановлении также описывается формат и вид электронного документа, а также процедуры обмена документами в электронном виде.

Для начала необходимо разобраться с основными понятиями.

Электронный документооборот — это движение документов, созданных в электронном виде, в организации (органах власти, компании, предприятии) с первого момента этапа их создания или момента их получения до завершения исполнения или отправления; схема работ с документами: приём, рассылка, регистрация, формирование дел, контроль исполнения, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Также хотелось бы отметить, что ни один существующий нормативный акт законодательной базы Российской Федерации не содержит толкование «электронный документооборот». Данное определение опирается на термин, который описывается в ГОСТ Р 7.0.8-2013 .

Документооборот в госорганах можно разделить на внешний и внутренний. Без существования внутренней базы данных документов нельзя перейти на внешнюю: сначала следует автоматизировать создание, передачу, исполнение электронных документов внутри самого госоргана, а затем уже начинать взаимодействовать с внешним документооборотом.

Для того чтобы получить большую отдачу от успешной работы, необходимо, чтобы сам служащий был заинтересован в своей эффективной деятельности. Для качественной работы старые методы обработки информации и документов не являются эффективными.

Зачастую работнику государственных органов власти приходится оформлять большое количество документов, вместо того, чтобы выполнять заложенную в этих же документах программу действий.

Имеется ряд преимуществ электронного документооборота в государственной структуре.

  1. Это экономия времени. Рабочие в органах власти зачастую проводят много времени на поиск важных бумажных документов, среди их огромного числа. Электронные документы позволяют произвести намного быстрее данный поиск. Так же существуют общие базы данных, с помощью которых возможно хранить большой объем документов в одном месте, создавать копии документов. Это исключит возможность безвозвратно потерять документ, например, если его забудут где-нибудь по пути на работу, в самолете, или случайно уничтожат, а возможно даже преднамеренно, ну или как часто это бывает, он просто потеряется в офисном беспорядке. Теперь не нужно ехать в другой город, район, страну, чтобы получить подпись у вышестоящего руководства, когда его нет на своем рабочем месте. Можно отправлять один и тот же документ сразу несколько людям на проверку или подпись. Не нужно тратить время для того чтобы, отвезти документ самостоятельно, боясь, что он, возможно затеряется.

2. Прозрачность бизнес-процессов. Возможность выполнять обеспечение, отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что позволяет сделать организационную деятельность совершено прозрачной для руководства и контролирующих органов.

3. История каждого документа. Электронный документ позволяет узнать всё о документе. Кто его создал, кто его просматривал, кто его подписывал. Возможно найти полный отчет по документу.

4. Обеспечение безопасности и конфиденциальности документов . Общая база данных позволяет делать резервные копии электронных документов, благодаря чему понижает риск умышленной или случайной потери файлов. При этом потратится намного меньше времени на поиск необходимого документа в случае, если его местоположение стало неизвестно. Утечка важной конфиденциальной информации может повлечь за собой раскрытие тайны. В отличие от привычного бумажного документооборота необходимо обеспечивать доступ к документам в определённом соответствии с полученным правом доступа рабочего, все действия, осуществляющиеся над документом (чтение, изменение, подписание) должны быть записаны в протокол .

5. Понижение затрат. Уменьшаются затраты на распечатку документов (порой это целый том информации, имеющий несколько копий), почтовые марки, конверты и отправку бумажных документов, которые пересылаются между отделами или ведомствами, а порой даже в другие страны. Теперь они могут пересылаться в электронном виде, благодаря электронному документообороту.

6. Повышается благоприятный уровень служащих и руководителей. Автоматизация и оптимизация ежедневных (а порой нудных и скучных) задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса, позволяется тратить больше времени на более важные задачи. В то же время, руководители отделов или ведомств получают больше возможностей управлять работой своих служащих .

Так же существует ряд сложностей создания работоспособной системы документооборота в государственных органах.

  1. Бывает такое, что деятельность документов связана с государственной или служебной тайной. Из этого следует, что нужно разделить документы на документы открытого доступа и закрытого доступа. И следует помнить, что в случае утечки сведений, содержащие государственную тайну, руководитель, ответственный за данную утечку, подвергнется дисциплинарному взысканию, смотря на обстоятельства, может быть привлечен как соучастник по статьям 275-276 УК РФ.
  2. Документооборот всех органов должен быть совместим друг с другом. Очень часто государственные органы запрашивают друг у друга сведения. И если у каждого органа свои принципы построения документов, при этом документы, имеющие одинаковое содержание называются по-разному, может случиться путаница. Так же и в случае проверки проверяющему будет проще разбираться в одной структуре документов.
  3. Госорганы имеют динамичный внешний обмен документами. Это обмен с одинаковыми, вышестоящими и нижестоящими органами, с различными иностранными странами и организациями, как зарубежными, так и местными. То есть существует огромный масштаб документооборота госорганов, для которых необходимо производить определенное программное обеспечение и информационные системы.
  4. Также существует проблема по внедрению электронного документооборота — неквалифицированные кадры. Это служащие госорганов, которые получили своё образование давно, когда ещё в школах, колледжах, институтах и университетах не обучали компьютерной грамотности и владением компьютерной техники. Притом они являются великолепными профессионалами в своей сфере деятельности, зачастую их просто невозможно заменить. При этом введение новой технологии может затормозить их работу. Для решения данного вопроса существует повышение квалификации .
  5. Возможны сбои в программно-аппаратных комплексах. Это влечёт за собой потерю необходимой и порой очень важной информации . Для решения данной проблемы необходимо производить копирование данных.
  6. Ещё один важный момент — это возможность перевода уже существующих документов в электронную форму. Так как существует большое количество документов, у которых ещё не истек свой срок годности, и к которым необходимо обращаться и по сей день. А созданы они 10, 20 лет, а порой и 30 лет назад. Таким образом, из-за наличия данных документов понижается эффективность электронного документооборота. Из этого следует, что необходимо увеличивать штат сотрудников или ставить задачу перед уже существующими сотрудниками, которые будут переводить старые документы в новую электронную форму.

Так же хотелось бы отметить, что это касается не только хранения документов, а также их циркуляции. То есть должна обеспечиваться настройка схемы движения документов, похождения их по различным этапам согласования, контроля и исполнения. И почти у каждого государственного органа свой собственный документооборот. Система электронного документооборота должна это учитывать и подстраиваться под каждого, при этом с возможностью вносить коррективы.

Из всего вышесказанного следует, что внедрение электронного документооборота должно происходить постепенно, в виде этапов. Необходимо выбрать государственные органы, с которых необходимо начинать работу, выбрать наиболее часто используемые документы, которые можно перевести в электронную версию. Настроить документооборот, далее по этапам переходить на все документы и последовательно на другие государственные органы, создав при этом единую информационную базу.

Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в рамках реализации пилотных проектов ведет работы по вопросу перехода на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) между собой и с правительством. Такой переход осуществляется по мере готовности информационно-технологической инфраструктуры ФОИВ и должен быть завершен до конца 2016 года.

Минкомсвязь России совместно с Минфином России, Минэкономразвития России и Аппаратом Правительства Российской Федерации осуществляет реализацию пилотных проектов по обмену электронными документами, подписанными электронной подписью между названными ведомствами. В 2014 году к участию в указанных пилотных проектах привлечены Минпромторг России, Минкультуры России, Минсельхоз России, Минспорт России, Правительство Ростовской области, Правительство Хабаровского края, Кабинет министров Республики Татарстан, Администрация Приморского края, Правительство Московской области.

На основе успешно отработанных в рамках пилотных проектов механизмов обмена электронными документами, Минкомсвязь России разработала проект порядка обмена электронными документами при организации информационного взаимодействия государственных органов и организаций.

Документ проработан и одобрен Экспертным советом по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти, образованном при Минкомсвязи России, а также согласован с ФСО России.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 16 марта 2019 г. № 273

МОСКВА

О внесении изменений в Положение о системе межведомственного электронного документооборота

Председатель Правител Российской Федера]

Правительство Российской Федерации постановляет: Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Положение о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2011, № 32, ст. 4840; 2012, №38, ст. 5102; 2013, № 15, ст. 1791; 2017, № 1, ст.210; № 43, ст. 6338).

Д.Медведев

УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2019 г. № 273

ИЗМЕНЕНИЯ,

которые вносятся в Положение о системе межведомственного электронного документооборота

1. Пункт 1 изложить в следующей редакции:

«1. Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации (далее соответственно — участники межведомственного электронного документооборота, информационные системы электронного документооборота).».

2. Пункт 4 дополнить подпунктом «ж» следующего содержания:

«ж) направление и получение иных документов, передаваемых при взаимодействии участников межведомственного электронного документооборота в электронной форме.».

3. В пункте 8 слова «почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра» заменить словами «программнотехнические комплексы обработки, маршрутизации и хранения сообщений, средства мониторинга работоспособности техникотехнологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота».

4. В пункте 10:

а) слова «серверное и» исключить;

б) дополнить предложением следующего содержания: «Автоматизированными рабочими местами узел комплектуется по запросу участника межведомственного электронного документооборота.».

5. В подпункте «б» пункта 13 слова «глобальных адресных справочников почтовых серверов» заменить словами «глобальных адресных справочников (классификаторов)».

6. Пункт 141 после слов «федеральных органов государственной власти» дополнить словами «, высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации».

7. Пункты 142 и 143 изложить в следующей редакции:

«142. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, имеют право создавать узлы межведомственного электронного документооборота, организовывать каналы связи межведомственного электронного

документооборота и поддерживать технико-технологическую инфраструктуру межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии за счет бюджетных ассигнований

соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, предусмотренных этим органам в рамках реализации государственных программ.

143. Создание узлов межведомственного электронного документооборота, организация каналов связи межведомственного электронного документооборота и поддержание в работоспособном состоянии технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, осуществляются за счет средств этих организаций.».

8. Пункт 144 признать утратившим силу.

9. Пункт 15 после слов «федеральных органов государственной власти» дополнить словами «, высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации».

10. В пункте 151:

а) после слов «Органы государственной власти субъектов Российской Федерации» дополнить словами «, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации,»;

б) предложение второе исключить.

11. Пункты 152 и 153 изложить в следующей редакции:

«152. Технические и программно-технические средства узлов межведомственного электронного документооборота организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, приобретаются за счет средств этих организаций.

153. Технические требования к создаваемым узлам межведомственного электронного документооборота и организуемым каналам связи межведомственного электронного документооборота, а также к приобретаемым техническим и программно-техническим средствам узлов межведомственного электронного документооборота согласуются органами государственной власти субъектов Российской Федерации, за исключением высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, и организациями, созданными для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, за исключением государственных внебюджетных фондов, с организатором межведомственного электронного документооборота.

Порядок согласования утверждается организатором межведомственного электронного документооборота.».

12. В пункте 16 слова «Федеральной службой охраны Российской Федерации» заменить словами «организатором межведомственного электронного документооборота».

13. Абзац первый пункта 21 после слов «организатором межведомственного электронного документооборота» дополнить словами «и (или) участниками межведомственного электронного документооборота».

Напомним, что страховая пенсионная выплата по старости назначается при одновременном соблюдении нескольких условий:

• достижение определенного возраста (по общему правилу — 60 лет для мужчин и 55 лет для женщин);

• наличие определенного стажа (не менее 8 лет на 2017 г.);

• необходимое количество индивидуальных коэффициентов (не менее 11,4 балла в 2017 г.).

Перечень документов, необходимых для установления страховой пенсии, установлен в п. 6 и 7 перечня документов, необходимых для установления страховой пенсии, установления и перерасчета размера фиксированной выплаты к страховой пенсии с учетом повышения фиксированной выплаты к страховой пенсии, назначения накопительной пенсии, установления пенсии по государственному пенсионному обеспечению (далее — Перечень; утвержден Приказом Минтруда России от 28.11.2014 № 958н, в ред. от 04.10.2016).

В пункте 12 Перечня приведены документы, которые необходимы для досрочного назначения страховой пенсии.

ПРЕДСТАВЛЯЕМ ИНТЕРЕСЫ РАБОТНИКА В ПЕНСИОННОМ ФОНДЕ

Рассмотрим, какие документы о работнике, который достиг пенсионного возраста, работодатель может оформить и передать с его согласия в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ.

Перечень таких документов индивидуален: он определяется на основании п. 6, 7, 12 Перечня, исходя из личных данных работника.

Система электронного документооборота с Пенсионным фондом РФ

Оформлять работникам пенсию значительно проще и быстрее, если у работодателя налажена система электронного документооборота (СЭД) с территориальным отделением Пенсионного фонда РФ. В этом случае работодатель и отделение Пенсионного фонда РФ взаимодействуют в части представления электронных документов для назначения пенсии на работников заблаговременно до наступления пенсионного возраста.

Обмен электронными документами в этом случае происходит:

1) на основании Соглашения «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи», которое работодатель должен заключить с территориальным органом Пенсионного фонда РФ;

2) в соответствии с Примерным порядком организации электронного информационного взаимодействия территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации с работодателем (страхователем) по представлению документов, необходимых для назначения пенсий работникам (далее — Порядок).

Такая система работы позволит работникам не ходить в территориальные отделения Пенсионного фонда РФ по месту проживания, а также сократит сроки по установлению и выплате пенсии.

Специалисты органов Пенсионного фонда РФ проведут правовую оценку предоставленных документов, проконсультируют и помогут истребовать дополнительные документы о стаже и заработной плате, что позволит учесть пенсионные права граждан в полном объеме.

Чтобы Пенсионный фонд РФ мог заблаговременно подготовиться к назначению пенсии, работодатель должен отправить в его территориальный орган определенные документы — но не ранее чем за месяц до достижения работником соответствующего возраста.

Такой порядок установлен Правилами обращения за страховой пенсией, фиксированной выплатой к страховой пенсии с учетом повышения фиксированной выплаты к страховой пенсии, накопительной пенсией, в том числе работодателей, и пенсией по государственному пенсионному обеспечению, их назначения, установления, перерасчета, корректировки их размера, в том числе лицам, не имеющим постоянного места жительства на территории Российской Федерации, проведения проверок документов, необходимых для их установления, перевода с одного вида пенсии на другой в соответствии с федеральными законами «О страховых пенсиях», «О накопительной пенсии» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (утверждены Приказом Минтруда России от 17.11.2014 № 884н, в ред. от 14.06.2016).

Макет пенсионного дела

СЭД позволяет сформировать макет пенсионного дела и определить перечень документов, которые необходимо направить в Пенсионный фонд РФ.

Макет пенсионного дела — это комплект электронных образов документов, необходимых для назначения пенсии (паспорт, страховое свидетельство, трудовая книжка и т. д.), который работодатель может представить в Пенсионный фонд РФ.

Предварительное представление документов в Пенсионный фонд РФ

При представлении документов в Пенсионный фонд РФ необходимо письменное согласие работника на обработку его персональных данных (пример 1). При этом не важно, кто подает документы — лично работник или кадровый специалист работодателя.

Если документы подаются лично кадровым специалистом, то кроме согласия на обработку персональных данных необходимо приложить доверенность (пример 2) и документ, удостоверяющий личность представителя (п. 4 Перечня).

Каждый работодатель самостоятельно принимает решение о том, будет ли он подавать сведения о назначении пенсии (макеты пенсионных дел) на своих работников в Пенсионный фонд РФ. То есть это является правом, а не обязанностью работодателя (п. 3 ст. 21 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», в ред. от 19.12.2016).

Пользователи, подключенные к «1С-Отчетности», могут отправлять в Пенсионный фонд РФ макеты пенсионных дел прямо из «1С:Бухгалтерии». Документы представляются в виде электронных образов, которые при отправке в Пенсионный фонд РФ заверяются электронной подписью организации.

Реестр документов

После того как перечень необходимых для назначения пенсии документов, передаваемых по системе СЭД, уже внесен в рабочую систему, ответственному лицу остается прикрепить отсканированные документы (копии) и отправить их. Далее эти документы будут фигурировать в реестре направляемых документов (пример 3).

Отметим, что для каждого работника отправляется отдельный макет.

Итак, перечень документов выглядит следующим образом:

1. Образы основных документов:

• паспорт гражданина Российской Федерации (страницы с фотографией и штампом о регистрации (прописке) по месту жительства);

• страховое свидетельство;

• трудовая книжка (все страницы);

• военный билет (страницы с фотографией и отметками о службе) при его наличии;

• свидетельство о заключении и расторжении брака (если необходимо подтвердить изменение фамилии);

• справка, уточняющая работу в условиях, дающих право на досрочную пенсию.

2. Образы дополнительных документов:

• свидетельства о рождении детей, если в период ухода за ребенком, не достигшим возраста 1,5 лет, родитель не работал (не состоял в трудовых отношениях);

• справка органов занятости о периоде получения пособия по безработице или участия в общественных работах, если будущий пенсионер состоял на учете в органах занятости;

• справка воинской части или военного комиссариата о периоде проживания с мужем-военнослужащим в местностях, где отсутствовала возможность трудоустройства по специальности;

• документ об учебе на дневном отделении (диплом, аттестат и др.);

• справки о периодах работы, не отраженные в трудовой книжке, выданные согласно архивным документам.

Если на иждивении находятся несовершеннолетние дети (до 18 лет):

• свидетельство о рождении ребенка;

• страховое свидетельство ребенка;

• паспорт ребенка (если есть).

Если на иждивении есть дети старше 18 лет, но не достигшие 23 лет, при этом обучающиеся по очной (дневной) форме обучения в образовательных учреждениях Российской Федерации:

• паспорт студента;

• свидетельство о рождении студента;

• страховое свидетельство;

• справка учебного заведения с указанием полного имени, отчества, фамилии обучающегося, даты поступления на очную форму обучения, предполагаемого срока окончания учебы, номера и даты приказа о зачислении (представляется при обращении за назначением пенсии, так как справка действительна в течение месяца со дня выдачи);

• документы о доходах студента (стипендия) и доходах будущего пенсионера непосредственно при обращении за назначением пенсии.

Заявление о назначении пенсии

После предварительной проверки документов пенсионного дела работник может написать заявление о назначении пенсии. Указанное заявление работник может передать в территориальный орган Пенсионного фонда РФ или поручить это работодателю.

Информационное письмо Пенсионного фонда РФ № АД-25-26/19130, ФНПР № 101-114/237 от 28.12.2016 «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией Независимых Профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам».