Справочник Бухгалтера

Как списать подотчет у директора

Любая организация при ведении хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью выдавать наличные средства под отчет своим сотрудникам (например, на ГСМ, на командировочные расходы, на представительские расходы и на различные другие цели). Сотрудники, которым выдаются наличные деньги под отчет – это «подотчетные лица».

Зачастую в средних и небольших фирмах Директор берет из кассы деньги, оформляя их на хозяйственные нужды. Со временем, как правило, эта сумма нарастает, а документов, которые бы закрывали всю сумму долга, не имеется. Это может стать одной из причин проверки фирмы Налоговой службой. Ревизоры могут отнести возникший долг директора (как подотчетного лица) к его доходам, в результате чего на эту сумму будут дополнительно начислены страховые взносы и налоги НДФЛ.

Способы списания подотчета

Существуют различные способы, как списать подотчет:

• На погашение долга дивидендами (не следует забывать, что дивиденды надо будет обложить ИПН – индивидуальным подоходным налогом).
• Оформить договор на предоставление беспроцентного кредита-займа между Генеральным директором и Учредителем фирмы (в этом случае при появлении наличных средств долг необходимо закрыть).
• На аренду личного имущества директора (а далее директор поэтапно будет погашать долг по подотчету из суммы компенсации за пользование его имуществом).

При этом для выплаты компенсации будет необходимо составить письменное соглашение с работником (в данном случае с директором) в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Достаточно будет также оформить приказ о назначении компенсации. А во избежание придирок ревизоров рекомендуется прописать дополнительно в трудовом договоре отдельный пункт о компенсации. Форму приказа можно разработать самостоятельно, т.к.

Истребование подотчетных сумм

типовой формы нет. Заметим, что данный документ надо оформить вне зависимости от того, какое имущество используется (автомобиль, мобильный телефон, фотоаппарат, мебель и т.д.).

В приказе обязательно должны быть указаны:

• сроки, в течение которых будет проводиться оплата компенсации;
• кому выплачивается компенсация;
• с какого времени производится выплата;
• подробные характеристики имущества (например, цвет, параметры, объем двигателя и т.д.).
• сумма компенсации;
• что основание для выплаты компенсации – доп. соглашение к трудовому договору.

Категория: Отчетность коммерческих организаций

 

Под такими расходами обычно понимают затраты на покупку в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплату мелкого ремонта и т.п.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени фирмы.

Следовательно, работник, получивший деньги, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами (не более 60 000 рублей по одной сделке).

Выдачу работнику денег под отчет из кассы отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

— выданы сотруднику денежные средства под отчет.

Если расходы подотчетника носят производственный характер, то все затраты отразите по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов учета расходов или ценностей, которые он купил.

При покупке подотчетными лицами того или иного имущества сделайте в учете запись:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71

— оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

Если расходы подотчетного лица связаны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

— списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если деньги выдаются для оплаты расходов, связанных с управленческой деятельностью фирмы, сделайте запись:

Дебет 25 (26) Кредит 71

— оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.

Если подотчетное лицо оплатило расходы непроизводственного характера (например, затраты на спортивные мероприятия, отдых, развлечения и т.п.), в учете сделайте запись:

Дебет 91-2 Кредит 71

— учтены в составе внереализационных расходов затраты подотчетного лица непроизводственного характера.

Такой же проводкой отразите расходы подотчетного лица, которые связаны с получением фирмой прочих доходов (например, сотрудник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).

Сумму НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, отразите проводками:

Дебет 19 Кредит 71

— учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС»

Кредит 19

— НДС принят к вычету.

Эти проводки можно сделать, если подотчетник помимо документов, подтверждающих его расходы, принес и счет-фактуру продавца. В противном случае НДС принимать к вычету нельзя.

Также не принимают к вычету сумму НДС по расходам непроизводственного характера. Ее спишите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

— списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если сотрудник вернул неизрасходованные суммы в кассу фирмы, сделайте запись:

Дебет 50 Кредит 71

— оприходованы денежные средства, не израсходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

Если сотрудник израсходовал сумму большую, чем ему было выдано из кассы, то ему необходимо возместить перерасход. Такую операцию отразите записью:

Дебет 71 Кредит 50

— возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

В строке 625 «Прочие кредиторы» баланса укажите сумму денежных средств, израсходованную подотчетным лицом сверх выданного ему аванса и не компенсированную работнику фирмой до 31 декабря 2005 года.

 

Пример

Работнику ООО «Пассив» Петрову 29 декабря 2005 года было выдано из кассы под отчет 7000 руб.

Ситуация 1

На подотчетную сумму 30 декабря 2005 года Петров приобрел материалы.

Стоимость материалов — 9440 руб. (в том числе НДС — 1440 руб.).

Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 7000 руб. — выданы денежные средства Петрову под отчет;

Дебет 10 Кредит 71

— 8000 руб. (9440 — 1440) — оприходованы материалы;

Дебет 19 Кредит 71

— 1440 руб. — учтен НДС по оприходованным материалам на основании счета-фактуры поставщика;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС»

Кредит 19

— 1440 руб. — принят к вычету НДС по материалам.

Подотчетные средства в сумме 2440 руб. (7000 — 9440), перерасходованные Петровым, бухгалтер «Пассива» должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.

Ситуация 2

Петров оплатил расходы на заправку картриджей к принтерам. Расходы Петрова составили 10 620 руб. (в том числе НДС — 1620 руб.).

Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 7000 руб. — выданы денежные средства Петрову под отчет;

Дебет 26 Кредит 71

— 9000 руб. (10 620 — 1620) — отражены расходы на заправку картриджей;

Дебет 19 Кредит 71

— 1620 руб. — учтен НДС по услугам (на основании счета-фактуры организации, которая их оказала);

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС»

Кредит 19

— 1620 руб. — принят к вычету НДС по услугам, связанным с заправкой картриджей.

Подотчетные средства в сумме 3620 руб. (7000 — 10 620), перерасходованные Петровым, бухгалтер «Пассива» должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.

Ситуация 3

Петров оплатил услуги спортивно-оздоровительного комплекса, связанные с организацией отдыха сотрудников «Пассива». Расходы Петрова составили 11 800 руб. (в том числе НДС — 1800 руб.).

Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 7000 руб. — выданы денежные средства Петрову под отчет;

Дебет 91-2 Кредит 71

— 10 000 руб. (11 800 — 1800) — отражены расходы на организацию отдыха сотрудников «Пассива»;

Дебет 19 Кредит 71

— 1800 руб. — учтен НДС по услугам, связанным с организацией отдыха сотрудников «Пассива» (на основании счета-фактуры организации, которая их оказала);

Дебет 91-2 Кредит 19

— 1800 руб. — списан НДС по услугам, связанным с организацией отдыха.

Подотчетные средства в сумме 4800 руб. (7000 — 11 800), перерасходованные Петровым, бухгалтер «Пассива» должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.

Если сотрудник не представил авансовый отчет и не вернул в установленные сроки деньги в кассу фирмы, сделайте в учете запись:

Дебет 94 Кредит 71

— отражена сумма невозвращенных денежных средств.

В такой ситуации сумму долга нужно отразить по строке 240 баланса (при условии, что она не была взыскана с работника по состоянию на 31 декабря 2005 года).

В дальнейшем сумма невозвращенных средств может быть удержана из зарплаты подотчетника.

Как списать долг по подотчётным средствам

Эту операцию отразите проводкой:

Дебет 70 Кредит 94

— удержана сумма невозвращенных денежных средств из зарплаты сотрудника.

В балансе удержанную сумму не отражают.

Если по решению руководителя долг подотчетного лица будет списан за счет средств фирмы, включите эту сумму в доход работника (ст. 209 НК РФ). Удержите с работника налог на доходы физических лиц.

Если сумма списанного долга учитывается при налогообложении прибыли, начислите с нее единый социальный налог, взнос на обязательное пенсионное страхование и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Если нет, начислите лишь взнос «по травме».

Операцию по списанию долга отразите такой проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 94

— списана сумма невозвращенных подотчетных средств.

 

Интересное

Как списать подотчетные суммы

Советы Эксперта — Консультанта по финансовым вопросам

Фото по теме
Каждое предприятие сталкивается с необходимость использования подотчетных сумм. Данные средства могут быть направлены на хозяйственно-производственные и административные нужды компании, на оплату труда или служебных командировок, для приобретения товарно-материальных ценностей и прочее. Списание подотчета сложный процесс, требующий следования нормативных положений по ведению бухгалтерского учета и кассовых операций. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших финансовых вопросов .

Как списать подотчетные деньги — подотчетные деньги, подотчетное лицо, бухг … 03.01.2012

Краткое пошаговое руководство

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять .

Шаг — 1
Сформируйте расходный кассовый ордер, по которому выдаются подотчетные денежные средства. В бухгалтерском учете данная операция фиксируется открытием дебета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредита по счету 50 «Касса». Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг — 2
Примите отчет от подотчетного лица, в котором указываются цели и суммы потраченных средств. В отчеты прикладываются все оправдательные документы, подтверждающие факт растраты подотчетных сумм. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг — 3
Отразите списание подотчетных сумм в зависимости от их назначения. Если средства были потрачены на приобретение товаров, то необходимо составить запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если же была произведена покупка материальных ценностей, то дебетируется счет 10 «Материалы».

Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы

Таким образом, с кредитом счета 71 могут находиться в корреспонденции счета, которые характеризуют характер произведенных расходов подотчетного лица. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Как закрыть подотчет — подотчетные суммы, подотчетное лицо, закрыть подотче … 05.01.2012

Шаг — 4
Произведите возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу открытием дебета по счету 50 и кредита по счету 71. Если же подотчетное лицо не произвело возвращение остатков по подотчетным средствам в установленные сроки, то откройте кредит по счету 71 и дебет по счету 94 «Потери и недостачи от порчи ценностей». Также можно списать средства по дебету по счета 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», когда недостаток удерживается частями в нескольких отчетных периодах. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг — 5
В будущем данные суммы удерживайте из оплаты труда сотрудника открытием дебета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с корреспонденцией по счету 94. Если же списать средства из заработной платы нет возможности, то открывается дебет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если возместить недостачу невозможно, то подотчетные суммы списываются по дебету счета 91.2 «Прочие расходы» .

Как отразить выдачу денег под отчет — подотчетные средства, выдать деньги с … 05.01.2012

Надеемся ответ на вопрос — Как списать подотчетные суммы — содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой —Поиск по сайту.

Ключевые теги: Финансы

Банк принудительно списывает деньги со счёта? Что делать?

Юр. консультации по тел.
+7 (499) 677-15-69 (бесплатно для МСК)

Юр. консультации по тел.
+7 (812) 244-93-17 (бесплатно для СПБ)

В настоящий период нестабильности в банковской системе происходят действия, несовместимые с законом. Ещё в середине прошлого года денежная масса просроченных кредитов начала медленно сокращаться. В последнем квартале уходящего года задолженность по кредитам начала увеличиваться. Причиной послужила нестабильная экономическая обстановка.

На этом фоне действия банков по возврату просроченной выплаты долгов ужесточились. Многочисленными стали случаи несанкционированного снятия средств со счетов должников. Всегда ли эти действия юридически обоснованы, попробуем выяснить, опираясь на законы. Ведомственные инструкции, идущие вразрез закону, с юридической точки зрения ничтожны.

Принудительное списание денег с банковских счетов должника может произойти только в соответствие с Гражданским кодексом Российской федерации статьи 854.

Основание для списания средств со счетов в принудительном порядке является:

· решение суда;

· случаи, установленные законом;

· кредитный договор между банком и клиентом.

Причём, включаемый в договор по выдаче кредита, пункт о безакцептном списании средств со счетов заёмщика противоречит закону и может быть обжалован. Основанием может служить Положение ЦБР от 31 августа 1998 года пункт 3. 1. № 54- П «О порядке предоставления денежных средств и их возврата». При включении этого положения в договор банки рискуют получить порицание от Роспотребнадзора. Безакцептное списание средств допускается только с юридических лиц.

Если банк превысил свои полномочия и произвёл незаконное списание средств со счёта, можно не только вернуть деньги, но и получить компенсацию за моральный вред и другие бонусы. Для этого необходимо подать претензию в банк на неправомерность действия.

Подавая документы в судебные инстанции копию претензии приложить к заявлению.

Как оформить авансовый отчет без подтверждающих документов. Расчеты с подотчетными лицами в 1С:ERP

Это даст возможность вернуть деньги с процентами за использование их, получить компенсацию за причинение морального вреда и ещё 50% штрафа от незаконно снятой суммы в пользу подателя иска.

Удержать сумму долга принудительно путём списания со счёта банк может, имея на это судебное решение. То есть банк должен подать иск на заёмщика и получить постановление о выплате. При обращении банк просит наложить арест на имущество должника для обеспечения долга.

После решения суда во исполнение его, пристав выносит решение о взыскании средств со счёта принудительно. Но и в этом случае должник имеет возможность обжаловать действие. Такое действие предусмотрено Гражданским правовым кодексом РФ статьи 131 и 132. О любом снятии денег банк обязан уведомить лицо, со счёта которого снимаются средства. Способов для извещения клиента несколько. Самым распространённым является СМС сообщение. Узнать о причине изъятия средств можно в банке. Он обязан ознакомить с документами, являющимися основанием для этой операции. Это прописано в Законе о защите прав потребителя ст.10. Самостоятельно проверить, не числится ли каких-либо долгов за физическим лицом, можно на сайте службы судебных приставов.

Даже по решению суда, снять со счетов можно не любые поступившие суммы. По ФЗ №229 «Об исполнительном производстве» ст. 101 устанавливает категории поступлений на счета, которые не подлежат взысканию. Перечень состоит из 17 пунктов. Для того чтобы не перечислять их, можно отметить категории защиты от изъятия.

Такими средствами являются различные детские пособия. Это и одноразовые выплаты и пособия для поддержания семьи и материнский капитал. То есть, нельзя изымать деньги, выделенные на детей любым способом, благотворительная помощь, социальная поддержка должны остаться детям.Алименты также относятся к этой категории.

Социальная поддержка и компенсация за утраченное здоровье всем категориям пострадавших, кому оказывается такая помощь, неприкосновенны. Нельзя изымать средства, если они выплачиваются по случаю утери кормильца. К этой же категории относятся работники, получившие радиационное облучение при устранении аварии, или в зоне боевых действий.

Военные, пострадавшие при выполнении государственных обязанностей, сотрудники службы по охране общественного порядка, потерявшие здоровья в результате трудовой деятельности тоже сохраняют свои компенсационные выплаты.

Средства, выделенные на смену места жительства и как компенсация на покупку жизненно важных лекарств, не могут быть изъяты. Нельзя забрать пособие на погребение и другие социальные выплаты, которые жизненно важны для получающих.

Вопрос возврата незаконно изъятых денег решается или старшим судебным приставом или через судебные инстанции. Конечно, лучше, если такие выплаты будут иметь отдельный счёт.

В связи с изменением условий кредитования, повышением ключевой ставки, коммерческие банки в настоящее время предпринимают попытки повысить ставки по ранее выданным вкладам. При этом нарушается целый ряд законов.

Если кредитор не подписал дополнительного соглашения с банком, ничего дополнительно он платить не должен. Повышение ЦБ ключевой ставки не является основанием повышать процент обслуживания уже выданных продуктов.

На это направлены следующие законы:

· Гражданский кодекс Российской федерации, статья 310;

· ГКРФ статья 451;

· ГКРФ статья 168;

· Кодекс административных правонарушений статья 14.8.

Но всё это касается односторонних действий банка. Подписав дополнительное соглашение, кредитор вступает в двусторонние отношения.

При нарушении прав следует обратиться в судебные инстанции, в прокуратуру и Общество по защите прав потребителей. В первую очередь следует обратиться с претензией в банк. Возможно, вопрос решится миром и дальнейших действий не потребуется.

Знание законов позволяет отстоять свои права. Они же помогут правильно читать документы, и подписывать их только после полной ясности каждого слова, под которым ставится подпись, то есть возникает ответственность.

Отзовитесь бухгалтера с закалкой и смекалкой:eek: Может я не поняла суть вопроса, но суммы сверхлимита обычно принято в банк сдавать. И не надо ничего выдумывать. Юлюс 07-10-2010, 08:44:40 Если с ИП товар на ООО закупают, пусть ИП станет поставщиком.. Займы при Налоговой проверке признают доходом и обложат НДФЛ 13%. Лучше уж дивиденды выплатить 9%, а уж если ваш хозяин совсем жадный, обналичка вам в помощь за 4%… но фирма «помойкой» в итоге становится. Tatka1976 07-10-2010, 08:57:58 Можно выдавать в подотчет директору. А чтобы каждые три дня не гонять сумму туда и обратно (ведь по правилам нельзя выдавать сумму при неотчитанной предыдущей) прописать в учетной политике, что отчетный период по подотчетным суммам для ген дира составляет.. например год…

Как списать деньги из кассы

Кроме того, безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договора, а также положения об оплате труда. Ведь такие подарки, по мнению проверяющих и судей, облагаются взносами, как обычная зарплата.
Обратите внимание! Передача денег в рамках договора дарения не облагается страховыми взносами. Ни матпомощь, ни подарки при расчете налога на прибыль учесть нельзя.

ВажноПроводки в обоих случаях будут такими: Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73

• начислены материальная помощь или подарок;

Дебет 73 Кредит 50

• выданы материальная помощь или подарок.

Пользоваться имуществом директора за плату Для кого подходит: Для компаний, которым есть что взять в пользование у директора. Еще один способ закрыть долг — взять у директора в аренду что-нибудь, что нужно компании, например автомобиль.

Как правильно списать деньги с подотчета без документов?

Скажите а какие есть варианты, за которые штраф по ведению кассы не предусмотрен?*шепотомкак раз за это и не предусмотрен Санек-бухгалтер 06.11.2015, 06:54 скажите пожалуйста.В законе не скажу сейчас точно каком.Написано, что ИП могут расходовать наличную выручку на собственные нужды.Если предприятие ООО. Это микропредприятие, ну что такое 5 чел. средняя численность, о выручке и говорить нечего.Может в данном случаи расходовать наличную выручку на собственные цели? Если «Да» (хотя надежда тает…) то как оформлять бухгалтеру.

Внимание

Санек-бухгалтер 06.11.2015, 06:57 Добрый день, Скажите еще пожалуйста. Если предприятие платить за электроэнергию большие суммы через Почту России.

ТО мы не нарушаем этим лимит расчетов с юр. лицами в размере 100 тыс.р.

Как правильно обнулить долг по подотчетным суммам сотрудника

ООО не попало ни на какие налоги» — увы, не всегда наши желания совпадают с реальностью. ZZZhanna 06.11.2015, 19:33 про дивиденды… Это относится каким-то образом к ООО или только Акционерным Обществам типа ОАО и ЗАО? в ООО это называется «Доходы от долевого участия».

Но суть та же. Самый безопасный и абсолютно законный способ вывода денег. Каким образом можно направить часть наличных денег на развитие компании?хм…

если

Инфо

Вы бухгалтер, то должны понимать разницу между собственно деньгами и цифрами в балансе. Направлены будут цифры. Если компания получила прибыль в этом году, то одна часть этой прибыли направится в дальнейшее развитие компании, а другая часть будет розданаЭто если Уставом предусмотрен такой порядок или участники решили.

Если в Уставе ничего подобного нет, то можно всю прибыль распределить и выплатить.

Auditoris.ру

Например, мебель, электронику, автомобили. Конечно, если директор передаст вам все документы на покупку, а машину оформит на компанию. Но будьте готовы, что налоговики на выездной проверке потребуют предъявить им все купленное.

А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. У организации возникает еще и обязанность платить транспортный налог.

Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет. Июнь 2014 г.

Как вести кассу при усн

А для материальной помощи и подарков есть льготы. Материальная помощь. Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от

НДФЛ (п. 28 ст.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

217 НКРФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г.

№1212–19).

Осторожно! Чиновники требуют платить взносы с материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год на одного человека. С таким подходом можно спорить, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФот14мая 2013г.

№17744/12 . Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда.

Директор путает счет компании с собственным карманом

О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций. Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность.

Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:

• провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
• списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;
• учесть эти расходы в составе налоговой базы при расчете налога на прибыль (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Накопление задолженности по выданному подотчету — опасная тенденция. Рано или поздно она привлечет внимание налоговиков, и лучше начать действовать, пока этого не случилось.

Приложение № 9

к типовой учетной политике

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет

1. Общие положения

1. Настоящий порядок выдачи наличных денежных средств под отчет и оформления отчетов по их использованию (далее — порядок) разработан на основе действующего законодательства в целях упорядочения выдачи наличных денег сотрудникам из кассы организации и является локальным внутренним актом, обязательным для исполнения.

2. Выдача наличных денежных средств

2.1.Выдача наличных денежных средств может производиться под отчет или в порядке возмещения перерасхода по авансовому отчету из кассы.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам под отчет производиться в пределах выделенных лимитов бюджетных обязательств по решению руководителя при условии представления подотчетным лицом полного отчета по ранее полученным авансам.

2.2. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Не допускается выдача подотчетных сумм лицам, не состоящим в штате учреждения.
2.3. Выдача наличных денежных средств сотрудникам (под отчет) может производиться для следующих целей:

— аванс на хозяйственно-операционные расходы;

— аванс на оплату командировочных расходов;

— в порядке возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов.

Выдача наличных денежных средств на хозяйственно-операционные расходы производится только в случаях крайней необходимости, когда невозможна оплата безналичным путем или в случаях, когда задержка оплаты может повлиять на непрерывность хозяйственной деятельности, а также в случаях необходимости произведения расчетов при нахождении вне места нахождения организации (командировки, стажировки, учебные практики, поездки на мероприятия и т.д.).
В порядке возмещения произведенных из личных средств сотрудника расходов выдача наличных средств производится только в случае, если не было возможности выдать денежные средства на указанные расходы — при ликвидации и предотвращении аварийных ситуаций, при срочных незапланированных заранее командировках, в других экстренных ситуациях в случае признания данных расходов целесообразными.

Денежные   средства  на  хозяйственные нужды выдаются под отчет на срок не более 3 календарных дней со дня выдачи.
2.4. Выдача  денежных  средств   под   отчет   на   хозяйственно-операционные  расходы,  а также на командировочные  расходы   производится   с   письменного  разрешения руководителя или лица, на это уполномоченного.

2.5. Выдача аванса подотчет уполномоченному лицу на выплату денежного довольствия, заработной платы и прочих выплат производится в случае отсутствия возможности их обеспечения безналичным порядком.

2.6. Основанием для выплаты сотрудникам перерасхода по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный руководителем. Перерасход по авансовому отчету производится по расходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310002) на основании надлежащим образом оформленных документов и отчетов.
2.7. Выдача денежных средств под отчет осуществляется по расходному кассовому ордеру или заявкой на кассовый расход на лицевой счет в банке, открытый сотруднику для перечисления заработной платы, на основании письменного заявления сотрудника.

3. Требования к первичным документам при покупках за наличный расчет

3.1. Предельный расчет наличными деньги по одному платежу не может превышать 100 000,00 рублей.

3.2. При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли первичными документами, принимаемыми в качестве оправдательных, являются кассовый чек и товарный чек (или накладная).
Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

— наименование организации;

— ИНН организации – налогоплательщика;

— заводской номер контрольно–кассовой машины (ККМ);

— порядковый номер чека;

— дата и время покупки (оказание услуги);

— стоимость покупки (услуги);

— признак фискального режима.

На обороте кассового чека печать или штамп обязателен!

На выдаваемом чеке могут содержаться другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККМ с учетом особенностей сфер их применения.
Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам, с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.
Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении, Названия «канцтовары», «хозтовары» без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида не допускаются;

— должность и личную подпись ответственного лица (продавца);

— штамп (печать) продавца;

— наименование товара, количество, характеристика (цвет, размер, длина, масса нетто и т.д.).

3.3. При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, первичными документами, принимаемыми в качестве оправдательных являются кассовый чек, квитанция к приходному ордеру, накладная (или акт выполненных работ, оказанных услуг), счет – фактура.

Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме № КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации – продавца (исполнителя);
Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должны содержать следующие реквизиты:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия «канцтовары», «хозтовары» без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида не допускаются);

— должность и личную подпись ответственного лица (продавца);

— штамп (печать) продавца (исполнителя).

Счет-фактура должен отвечать требованиям статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (п. 5 и 6) и выписываться по форме, установленной постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г. № 914 « Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг закупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы подчеркиваются).

3.4. При возмещении расходов по приобретению авиа билетов обязательно приложить посадочный талон. При утере посадочного талона расходы не возмещаются.

3.5. Иные документы при покупках за наличный расчет в организациях (договоры купли-продажи и другие) оформляются дополнительно к вышеперечисленным документам, но не взамен их.

3.6. Первичные документы, оформленные с нарушением требований данного раздела, не могут быть признанными оправдательными. Суммы, израсходованные подотчетным лицом без учета требований настоящего Порядка, должны быть возмещены и внесены им в кассу учреждения.

3.7. авансовый отчет без бланков строгой отчетности и кассового чека не принимаются.

4. Оформление авансовых отчетов.

4.1. Подотчетные лица отчитываются за расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, по авансовому отчету (форма по ОКУД 0504049) с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы, в следующие сроки:

— о   расходах   по   служебным   командировкам – не   позднее  трех рабочих дней со дня возвращения из командировки;
— о расходах на  выплату  денежного  довольствия, заработной платы и прочих выплат личному составу – не позднее трех рабочих дней со дня выдачи аванса;
— о  других расходах – не позднее  трех  рабочих   дней  по   истечении  срока,  на  который  были выданы подотчетные суммы.
Приложенные   к   авансовому   отчету  документы  нумеруются  подотчетным  лицом  в  порядке их записи в отчете.

Нумерация авансовых отчетов производится сотрудником бухгалтерии.

4.2. Запрещается включение в авансовый отчет расходов по первичным документам, оформленным с нарушением требований раздела 3 настоящего Порядка.

4.3. Сотрудник бухгалтерии проверяет авансовый отчет (форма по ОКУД 0504049) со всеми приложенными к нему документами, устанавливая: законность произведенных расходов; соответствие целевому назначению выданных под отчет средств; правильность оформления документов, обосновывающих произведенные расходы; наличие отметок об оприходовании материальных ценностей; правильность подсчета итогов.

После проверки представленных авансовых отчетов они визируются уполномоченным должностным лицом и передаются на утверждение руководителю.

4.4. В случае непредставления авансового отчета (форма по ОКУД 0504049) в установленные сроки невозвращенная подотчетная сумма подлежит удержанию в установленном порядке.

5. Требования предъявляемые к документам подтверждающим расходы по оплате гостиниц

5.1. Расходы по оплате услуг гостиницы могут подтверждаться либо кассовым чеком с приложением счета с расшифровкой оказанных услуг, либо бланком строгой отчетности (БСО).
5.2.

Как списать подотчетные суммы без документов проводки

Счет  с  приложением  кассового  чека  должен  содержать следующие обязательные требования:
— фирменное наименование (наименование) организации;
— место нахождения (юридический адрес и почтовый)
— сведения о государственной регистрации ИНН и ОГРН.
— номер контактного телефона;
— должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции  и  правильность  ее оформления, его личная подпись,
— печать организации (индивидуального предпринимателя);
5.3 Бланк   строгой   отчетности,   предъявляемый   за   произведенные   расходы   за   проживание   в гостинице, должен содержать следующие реквизиты:
— наименование документа, шестизначный номер и серия;
— наименование   и   организационно-правовая форма   —   для  организации (фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя);
— место нахождения   постоянно   действующего   исполнительного  органа  юридического лица (в случае отсутствия   постоянно   действующего   исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
— идентификационный    номер     налогоплательщика,    присвоенный    организации   (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
— вид услуги;
— стоимость услуги в денежном выражении;
— размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и(или) с использованием платежной карты;

— дата осуществления расчета и составления документа;
— должность, фамилия, имя и  отчество  лица, ответственного  за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
— иные   реквизиты,   которые   характеризуют   специфику   оказываемой   услуги   и   которыми   вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
Если выдаваемый гостиницей  документ  не  содержит  всех вышеперечисленных реквизитов, он  не   может рассматриваться в качестве бланка строгой отчетности. В    этом   случае   для документального подтверждения произведенных расходов необходим чек контрольно-кассовой техники.
5.4. Бланк   строгой   отчетности   выдаваемый   гостиницей  за проживание должен быть изготовлен типографским способом.