Справочник Бухгалтера

Штатное расписание – это организационно-распоря­дительный документ, который отражает структуру и состав организации, содержит наименования должно­стей (профессий) и размеры оплаты труда по каждой должности. Если в организации нет штатного распи­сания, то могут возникнуть проблемы при проведении мероприятий по сокращению штата. Кроме того, штатное расписание – один из немногих кадровых до­кументов, который упоминается в Трудовом кодексе, что дает основание считать его обязательным органи­зационно-распорядительным документом.

О том, что штатное расписание – это локальный нормативный правовой акт (далее – ЛНПА), указано и в ТК, и в различных нормативных правовых актах. Штатное расписание соответствует требованиям о ЛНПА, приведенным в ст. 1 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» и ст. 1 ТК. Согласно ст. 194 ТК штатное расписание – один из документов, регулирующих трудовой распорядок в части установления наименования должностей и профессий в организации и их количества. Говоря кратко, это документ, который отражает должностной (профессиональный) состав организации.

Чем отличается штатное расписание от штатной книги (расстановки)

Наряду со штатным расписанием в организации можно вести документ, содержащий более подробные сведения, – штатную книгу (штатную расстановку организации). В целом форма, состав сведений и название указанного документа законодательством не унифицированы. Ниже в табл. 1 приведено сравнение штатного расписания со штатной книгой и структурой и штатной численностью.

Таблица 1

Критерии сравнения	Штатное расписание	Структура и штатная численность	Штатная книга
Обязательность ведения в организации	Да (ст. 1, 19, 194 ТК)	Да – для организаций, в отношении которых в законо- дательстве прямо предусмотрено его наличие (как правило, для государственных органов и некоторых бюджетных организаций); нет – для остальных организаций	Нет
Общее	Содержит наименование и количество штатных единиц по структурным подразделениям
Основные отличия	ЛНПА не имеет персонифицированного характера (т.е. в нем отсутствуют персональные данные и сведения о работниках, принятых на соответствующие должности (профессии), Ф.И.О., дата приема на работу, доплаты за совмещение при наличии вакантных единиц, доплаты за стаж работы в организации, компенсирующие выплаты и др.)	Не предполагает включения сведений о размерах оплаты труда работников (размер фонда оплаты труда, тарифные ставки, оклады и др.)	Представляет собой служебный документ, как правило, содержит персональную информацию
Форма документа	Нет (для всех нанимателей)	Дана в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25	Нет. Определяется нанимателем самостоятельно

Форма штатного расписания с применением ЕТС

При подготовке штатного расписания следует руководствоваться СТБ 6.38-2004 и инструкцией по делопроизводству. К штатному расписанию, как ЛНПА, предъявляют определенные требования в части оформления реквизитов документа.

В бюджетных организациях выделяют 2 формы штатного расписания: с применением и без применения Единой тарифной сетки (ЕТС).

Форма штатного расписания с применением ЕТС помимо граф для наименования должностей (профессий), количества штатных единиц может включить графы:

– размер ставки 1-го разряда;

– тарифный разряд, определяемый в соответствии с ЕТС;

– тарифный коэффициент, соответствующий определенному разряду ЕТС или содержащий значение не ниже предусмотренного ЕТС;

– тарифная ставка (оклад), рассчитанная исходя из тарифной ставки 1-го разряда, действующей в организации, и определенного тарифного коэффициента.

Форма штатного расписания без применения ЕТС

Указом № 181 коммерческим организациям и индивидуальным предпринимателям предоставлено право самостоятельно принимать решение о применении ЕТС при определении условий оплаты труда работников.

При отказе от ЕТС наниматель вправе установить порядок определения тарифных ставок и окладов работников без применения всех вышеуказанных элементов заработной платы. По сути, наиболее объемная часть штатного расписания в таком случае не оформляется.

Перечень доплат и надбавок компенсирующего и стимулирующего характера, включаемых в штатное расписание, определяет наниматель. Как правило, это ежемесячные выплаты, размер которых в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину (например, надбавки служащим за сложность и напряженность работы, надбавки рабочим за профессиональное мастерство, надбавки за классность водителям автомобилей).

На практике в таких случаях указывают повышение тарифной ставки в размере до 50 %, если больший размер увеличения не установлен законодательством (например, подп. 2.5 п. 2 Декрета № 29).

Указанное повышение распространяется в т.ч. на оклады работников и должно предусматриваться, даже если наниматель полностью отказывается от применения ЕТС.

Кому можно поручить составить штатное расписание?

В каждой организации процесс составления штатного расписания протекает по-разному. Если организация маленькая, то, как правило, в штатном расписании находят отражение должности, введенные исходя из уже установленной фактической потребности. Если организация крупная, то составление штатного расписания – достаточно длительный и непростой процесс, в котором задействовано множество должностных лиц и несколько структурных подразделений.

Составление штатного расписания входит в квалификационные обязанности экономиста по труду (выпуск 2 Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.06.2005 № 75).

Если такой сотрудник отсутствует в организации, эту работу могут выполнять сотрудники экономической службы с участием кадровой, юридической служб (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1). Так, по решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) работника может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего.

Разработкой штатного расписания могут заниматься главный бухгалтер, юрисконсульт, кадровик либо другое лицо, уполномоченное приказом (распоряжением) нанимателя.

Справочно:
в штатном расписании отражается количество должностей, а не количество работников.

Документ нужно утвердить

Штатное расписание подлежит утверждению. Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Пример оформления грифа утверждения должностным лицом		Пример оформления грифа утверждения приказом
УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Версаль» Федоров И.Г. Федоров		УТВЕРЖДЕНО Приказ директора 31.12.2015 № 135

Допустимо ниже под грифом утверждения дополнительно указать сведения о штатной численности. Выглядеть это будет так:

УТВЕРЖДЕНО
штат в количестве _______единиц

Приказ директора
«____» _______________ 20___ г.
(печать организации)

Все ли организации должны иметь штатное расписание?

Рекомендациями по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 23.12.2011 № 135, штатное расписание отнесено к обязательным документам.

Прием на работу осуществляется по должностям, профессиям, предусмотренным штатным расписанием (п. 3 части второй ст. 19 ТК).

Штатное расписание необходимо:

– для внесения записи о наименовании профессии, должности в приказ о приеме на работу, о переводе на другую постоянную работу (п. 28 Инструкции № 40);

– при составлении номенклатуры дел (п. 160 Инструкции по делопроизводству);

– для составления перечня инструкций по охране труда (п. 12 Инструкции о порядке разработки и принятия локальных нормативных правовых актов, содержащих требования по охране труда для профессий и (или) отдельных видов работ (услуг), утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 176).

Кроме того, законодательством установлены требования о представлении штатного расписания (его копии или сведений из него) в государственные органы в некоторых случаях (см. табл. 2).

Таблица 2

Случаи, когда необходимо представить штатное расписание
сторонним организациям (органам)

Куда представляется документ	Описание ситуации	Правовая норма
В лицензирующий орган	для получения лицензии: по оказанию психологической помощи	П. 187.1 Положения о лицензировании
	для осуществления медицинской деятельности	Пп. 322.1, 323, 326.1.1 Положения о лицензировании
	для оказания юридических услуг	П. 348.1.1 Положения о лицензировании
	для оказания риэлтерских услуг	П. 348.3 Положения о лицензировании
	для осуществления судебно-экспертной деятельности	П. 422-11 Положения о лицензировании
Соответствующим распорядителям бюджетных средств	Получатели бюджетных средств прилагают к проекту бюджетной сметы	Пп. 16, 24 Инструкции № 8

Штатное расписание необходимо также при открытии иностранного представительства (п. 15 Положения о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2013 № 1189).

Содержание штатного расписания

Нет типовой или примерной формы штатного расписания. В штатное расписание включают следующие сведения:

– наименование должностей служащих и профессий рабочих (ст. 1, 19 ТК) и их количество (количество штатных единиц);

– наименование структурных подразделений.

Всегда ли обязательно ознакомление с документом работников?

При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (пп. 2 и 3 части первой ст. 54 ТК).

Штатное расписание не регламентирует поручаемую работнику работу, оплату труда (такие условия указывают в трудовом договоре (п. 7 части второй ст. 19 ТК), в положении об оплате труда, коллективном договоре). Поэтому нет необходимости знакомить со штатным расписанием работников при приеме их на работу. Однако такая обязанность может быть предусмотрена коллективным договором, соглашением, иным ЛНПА.

Сроки хранения штатного расписания

Сроки хранения штатного расписания приведем в табл. 3.

Таблица 3

Вид организации	Срок хранения	Ссылка на норму
Государственные органы, иные организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, негосударственные организации, у индивидуальные предприниматели	Постоянно	П. 32 Перечня
Государственные организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов	10 лет

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 12 примечания к Перечню).

Владимир Самосейко, юрист

От редакции: Продолжение темы см. в следующих номерах журнала.

Документы:

Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004).

Указ Президента Республики Беларусь от 10.05.2011 № 181 «О некоторых мерах по совершенствованию государственного регулирования в области оплаты труда» (далее – Указ № 181).

Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее – Декрет № 29).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Положение о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 01.09.2010 № 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности», в редакции от 26.11.2015 № 475 (далее – Положение о лицензировании).

Инструкция о порядке составления, рассмотрения и утверждения бюджетных смет, смет доходов и расходов внебюджетных средств бюджетных организаций, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2009 № 8 (далее – Инструкция № 8).

Перечень типовых документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140; далее – Перечень).

Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять этот документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. В нем фиксируются вся кадровая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы.

В соответствии с Трудовым кодексом иметь штатное расписание совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Но не все так просто с этим документом: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Следовательно, расписание в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в «штатке» относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на этот материал и рассмотрим, как выглядит штатное расписание, подробнее.

Для чего составляют «штатку»

В первую документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание структурирует всю компанию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости.

На практике бланк штатного расписания необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Он является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета.

Когда разрабатывается и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.

Перечень обязательных сведений, которые обязательно включить в этот локальный акт, является небольшим:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то такой шаблон не должен противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Подробнее о том, как правильно составить штатное расписание для ООО и других организационных форм юрлиц и как ввести его в действие, расскажем на примерах.

Порядок принятия штатного расписания

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

• Устав;
• утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
• учетную политику;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Чтобы утвердить штатное расписание, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.

Другая сложность возникает, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как они исполняют разовые работы. На практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение штатного расписания происходит всегда на основании приказа. Такие поправки бывают связаны:

• с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
• вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
• сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
• изменением окладов;
• переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ. Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.11.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.01.2010). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок разрешено не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ, согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Заполнение формы Т-3

Рассмотрим образец заполнения штатного расписания по форме Т-3 строительной организации, в которой 11 штатных единиц.

Показанный в качестве иллюстрации пример штатного расписания является приблизительным, в документ при наличии включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Скачать бесплатно бланк штатного расписания

Скачать образец штатного расписания на 2020 год для ООО
Скачать образец штатного расписания строительной организации в Excel

Скачать образец заполнения штатного расписания по форме Т-3 в Word

Скачать образец приказа

Штатное расписание — это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.

На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2020 год оформляем по всем правилам.

Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.

Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна. Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого они должны быть указаны в штатке).

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2020: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа.

Однако по факту учет кадрового состава ведут бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Так как штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

• сроки и правила разработки и внесения изменений;
• форму приказа об утверждении штатки;
• ответственных за формирование и подписание лиц;
• состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
• работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Форма документа

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет — форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит форма штатного расписания на 2020 год, утвержденная постановлением Госкомстата.

Как корректно заполнить форму № Т-3

Разберем пошагово пример штатного расписания ООО 2020 года. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Готовим приказ на утверждение

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ на штатное расписание на 2020 года упоминается в верхнем правом углу бланка следующим образом.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункт 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как вносить изменения

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

ВАЖНО! Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ. Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.