Справочник Бухгалтера

Согласно статье 168 ТК РФ, подлежат возмещению в обязательном порядке следующие затраты сотрудника на командировку:

• суточные;
• проезд общественным и личным транспортом;
• оплата проживания;
• иные платежи, связанные с поездкой и согласованные с работодателем.

Порядок направления сотрудников в служебные поездки разрабатывается и утверждается компанией в локальном нормативном акте с учетом требований ТК РФ и Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749.

Учет командировочных расходов в 2020 году ведется на бухсчете 71 «Расчеты с подотчетными лицами (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

Выплата аванса на командировку

До начала служебной поездки работодатель обязан выдать сотруднику аванс на оплату проезда, найм жилья, а также суточные. Работник направляется в командировку по распоряжению руководителя. В приказе можно указать выдаваемую подотчет сумму.

Приказ о командировке

Скачать

Иным основанием для выплаты может служить заявление сотрудника (п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Скачать

В зависимости от того, выдаются денежные средства наличными или перечисляются на банковскую карточку работника, зависит порядок отражения проводок в бухучете:

• выдано из кассы на командировочные расходы проводка: Дт 71 Кт 50;
• с расчетного счета компании на банковскую карточку работника выдан аванс на командировочные расходы проводка: Дт 71 Кт 51.

Отчет о служебной поездке

В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету следует приложить подтверждающие траты документы: билеты, чеки, квитки.

Бланк авансового отчета

Скачать

Коммерческие организации размер возмещаемых издержек устанавливают самостоятельно, они не ограничены на законодательном уровне.

Однако имеется лимит по налогообложению. Необлагаемый размер установлен п. 3 ст. 217 НК РФ и составляет:

• для командировок внутри России — 700 руб.;
• для зарубежных поездок — 2500 руб.

На день утверждения авансового отчета руководителем организации их сумма списывается со сч. 71 и отражается соответствующей проводкой на бухсчетах учета трат в зависимости от характера командировки:

• списаны командировочные расходы, проводка: Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71.

Особенности учета командировочных издержек в бюджетных организациях

Бюджетные организации строят учет на основе отдельного плана счетов, утвержденного Приказом Минфина № 162н. Учет расчетов по командировочным расходам отражается на бухсчете 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

В бюджете установлены лимиты по возмещению затрат на командировку (Постановлением Правительства РФ № 729). Суточные выплачиваются в размере 100 руб., а затраты на найм жилья работника возмещаются в размере, не превышающем 500 руб. Однако эти нормы предусмотрены только для федеральных бюджетников. Муниципалитеты устанавливают пределы в индивидуальном порядке.

Типовые проводки для учреждений бюджетной сферы:

• аванс перечислен на банковскую карту работника — Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 11 610;
• аванс выдан работнику наличными из кассы — Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610;
• утвержден авансовый отчет работника: по основному виду деятельности — Дт 0 109 ХХ 212 Кт 0 208 12 000 или по иным видам — Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000;
• работник вернул неизрасходованный аванс в кассу бюджетного учреждения, проводка — Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 12 660.

Налоговый учет издержек на служебные поездки

В целях расчета налога на прибыль командировочные издержки учитываются в полном размере, если их размер соответствует законодательным и локальным нормативным актам. Они документально подтверждены и экономически целесообразны. Относятся они к прочим затратам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Командировочные расходы, проводки

с изменениями от 28.04.2020

При выборе кодов видов расходов (КВР) и кодов КОСГУ при отнесении командировочных расходов с 2020 года организации бюджетной сферы руководствуются Порядком № 85н*(1) и Порядком № 209н*(2).

Давайте рассмотрим в очередной статье основные принципы отнесения расходов, осуществляемых сотрудниками в командировках.

Что гарантирует закон при направлении сотрудника в командировку?

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом если постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то их служебные поездки не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ).

Согласно статьям 167, 168 ТК РФ работникам, направляемым в служебную командировку, предоставляются следующие гарантии:

• сохранение места работы (должности);
• среднего заработка;
• возмещение расходов по проезду;
• возмещение расходов по найму жилого помещения;
• возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Именно перечисленными нормами, характеризующими содержание хозяйственной операции по возмещению расходов, производимых в командировке, и будем руководствоваться при выборе КВР и подстатей КОСГУ. Мы помним, что расходы относятся на подстатьи КОСГУ в зависимости от их экономического содержания (п. 3 Порядка № 209н).

Принципы выбора КВР и КОСГУ

Прежде всего отметим, что при направлении работника в командировку обеспечение гарантий, закрепленных в статьях 167, 168 ТК РФ, может осуществляться двумя способами:

1. Сотруднику выдается аванс для приобретения проездных документов и оплаты гостиницы, выплачиваются суточные. Также компенсируются по возвращении фактически произведенные в целях командировки расходы.
2. Учреждение самостоятельно приобретает командируемому сотруднику билеты для проезда (перелета), оплачивает гостиницу, приобретает ГСМ и т. п.

Порядок отнесения расходов на КВР и КОСГУ в обоих случаях будет различаться.

КОСГУ

Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2019 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Ранее они учитывались по подстатье 212 «Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).

Если речь идет не о возмещении расходов, а об обеспечении сотрудника всем необходимым перед проведением командировки (когда учреждение самостоятельно закупает билеты, оплачивает гостиницу и т. п.), то расходы учреждения будут относиться, в частности:

• на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ в части закупки билетов (пп. 10.2.2 п. 10 Порядка № 209н);
• на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ в части проживания.

Приобретение учреждением других услуг и материальных ценностей, необходимых для проведения командировки, отражается по соответствующим подстатьям статьи 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ, статьям и подстатьям группы 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ, исходя из экономического смысла.

Обратите внимание! Расходы в части суточных по-прежнему относятся на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (пп. 10.1.2 п. 10 Порядка № 209н).

КВР

Одним из существенных требований утвержденной структуры видов расходов, закрепленным в п. 46.5 Порядка № 85н, является отражение командировочных расходов*(4), следующим образом:

• выдача командируемым работникам (сотрудникам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет в части перечисленных выше гарантированных расходов — по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда», 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания» и 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда» (смотрите также пп. 48.1.1.2, пп. 48.1.2.2, пп. 48.1.4.2 п. 48 Порядка № 85н);
• оплата приобретения билетов для проезда к месту командирования и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) — по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Таким образом, в Порядке № 85н четко закреплено применение различных КВР при возмещении расходов сотрудника и при приобретении учреждением для него услуг по договору.

Обратите внимание! Согласно п. 46.5 Порядка № 85н перечень иных расходов, произведенных командированным работником с разрешения или ведома работодателя, относимых на КВР 112, 122, 134 или 142 определяется работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в силу специфики деятельности отдельных главных распорядителей бюджетных средств — в нормативном правовом акте). То есть, если в соответствующем акте не поименованы те или иные расходы, производимые сотрудником в командировке с ведома работодателя, они не могут быть отнесены на КВР 112, 122, 134 или 142. В таком случае расходы будут относиться на КВР 244*(5).

Как видим, отнесение командировочных расходов может осуществляться по различным КВР и КОСГУ в зависимости от того, выдаются ли (компенсируются) денежные средства сотруднику или учреждение приобретает для него услуги. А порядок отнесения иных расходов, производимых сотрудником в командировке, зависит от наличия перечня таких расходов, закрепленного в соответствующем акте, и присутствия в таком акте конкретных расходов.

Наряду с изложенным интересно, что если целью командирования является закупка материальных запасов, например, горюче-смазочных материалов, то расходы на закупку следует отразить по КВР 244 и подстатье 343 КОСГУ (письмо Минфина России от 15.03.2019 № 02-05-10/17872).

Напомним, КВР и расходные подстатьи КОСГУ применяются во взаимной увязке. В связи с этим советуем всегда проверять КВР на увязку со статьями (подстаттьями) КОСГУ согласно размещаемой Минфином России на его официальном сайте (www.minfin.ru). Обратите внимание: таблица соответствия КВР и статей (подстатей) КОСГУ, относящихся к расходам, часто претерпевает изменения. На момент подготовки материала действующей является таблица соответствия, размещенная на сайте Минфина России 09.04.2020 (Бюджет — Бюджетная классификация Российской Федерации — Методический кабинет).

Примеры выбора КВР и КОСГУ при отнесении командировочных расходов

1. Орган местного самоуправления выдает под отчет сотруднику, направляемому в командировку, денежные средства на приобретение билета на самолет, суточные. Учреждение самостоятельно заключает договор на приобретение гостиничных услуг.

Расходы в таком случае будут относиться следующим образом:

• билет на самолет: КВР 122, подстатья 226 КОСГУ;
• суточные: КВР 122, подстатья 212 КОСГУ;
• гостиница: КВР 244, подстатья 226 КОСГУ.

2. Бюджетное учреждение направляет сотрудника в командировку. Ему возмещаются суточные, расходы по проезду, проживанию, телефонным переговорам по служебной необходимости во время проведения командировки. Компенсация телефонной связи поименована в установленном перечне возмещаемых командировочных расходов.

Расходы будут относиться следующим образом:

• суточные: КВР 112, подстатья 212 КОСГУ;
• расходы на проезд, проживание, телефонные переговоры по служебной необходимости во время проведения командировки: КВР 112, подстатья 226 КОСГУ.

3. У сотрудника автономного учреждения при нахождении в командировке появилась необходимость в приобретении ГСМ для выполнения цели командировки. Данный расход был согласован с работодателем. В перечне возмещаемых командировочных расходов данный расход не поименован.

Расход на приобретение ГСМ в такой ситуации будет относиться на КВР 244 и подстатью 343 КОСГУ.

*(1) Приказ Минфина России от 06.06.2019 N 85н «О Порядке формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структуре и принципах назначения».
*(2) Приказ Минфина России от 29.11.2017 № 209н «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления».
*(3) До 01.01.2019 согласно Указаниям, утвержденным Приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, подстатья 212 КОСГУ называлась «Прочие выплаты». С 01.01.2019 подстатья 212 КОСГУ именуется, как «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме».
*(4) Работников (служащих) государственных (муниципальных) органов, органов управления государственных внебюджетных фондов, государственных (муниципальных) учреждений.
*(5) Аналогичное мнение в отношении прошлых периодов высказывали специалисты Финансового ведомства России в письмах от 02.12.2016 № 02-05-11/71822, от 30.11.2016 № 02-05-10/70981.

Опубликовано 13.03.2019

Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.

Типовые проводки по суточным и командировочным

Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет:

• Дебет 71 Кредит 50 (51).

Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

• Дебет 50 Кредит 71.

В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

• Дебет 71 Кредит 50.

По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.

Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.

Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

• Дебет 68 НДС Кредит 19.

Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

• по дебету 76 счета и кредиту 51.

Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

• Дебет 50.3 Кредит 76.

Выдачу сотруднику:

• по дебету 71 и кредиту 50.3.

Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.

Пример проводок

Пример:

Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., представительские расходы – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.

Проводки:

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
50.3	76	Поступили билеты в кассу	31 270	Билеты
71	50.3	Выданы билеты сотруднику	31 270	Билеты
71	50	Проводка по выдаче суточных	4200	Расходный кассовый ордер
71	50	Проводка по командировочным расходам	12 000	Расходный кассовый ордер
20	71	Списаны расходы на гостиницу	13 000	Авансовый отчет Счет-фактура
19	71	Учтен входной НДС	1983	Счет-фактура
68 НДС	19	НДС принят к вычету	1983	Бухгалтерская справка
20	71	Расходы на транспорт	250	Авансовый отчет
26	71	Представительские расходы	3000	Авансовый отчет
71	50	Компенсированы расходы работника	4250	Авансовый отчет

Расходы по командировке мало возместить работнику, их нужно правильно учесть. Как нужно учитывать в бухгалтерском и налоговом учете командировочные расходы, проводки и особенности разнесения, а также различные, связанные с этим ситуации, мы собрали в этой статье.

Авансовый отчет командированного сотрудника принят, компенсация выплачена, приказы написаны. Казалось бы, порядок в документах. Но не совсем, ведь все эти операции с командировочными расходами обязательно должны быть отображены в бухгалтерских и налоговых учетных документах. То есть бухгалтер должен сделать все необходимые проводки по счетам и отнести каждую сумму на ее законное место. Рассмотрим учет командировочных расходов в 2019 году на одном простом примере из жизни ООО «Весна».

Итак, приказом руководителя в командировку из города Санкт-Петербурга в город Москву был отправлен специалист отдела продаж Марат Сергеевич Кошкин для налаживания договорных отношений с ООО «Осень». Срок командировки — 5 дней с учетом времени на дорогу. Пока командированный сотрудник приступил к выполнению своей миссии, у бухгалтера тоже началась работа.

Выдан аванс на командировочные расходы: проводка в бухучете

Конечно, без денег работник никуда ехать не может. Поэтому первым делом он должен получить в кассе аванс для оплаты всех затрат, в числе которых:

• стоимость билетов на проезд;
• стоимость проживания из расчета четверо суток в гостинице;
• суточные.

Поскольку никаких оправдательных документов пока, естественно, нет, то это именно выдача денег подотчет в сумме 30 000 рублей. После того как кассир выдал их на руки, бухгалтер должен сделать такую проводку:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» 30 000.

Но если деньги выданы не наличными, а перечислены на банковскую карту прямо со счета организации? Так сейчас поступают чаще всего, и проводка в этом случае будет выглядеть так:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 51 «Расчетный счет» 30 000.

Кстати, если сотрудник уже уехал и ему не хватило денег по причине продления срока служебной поездки или возникновения непредвиденных расходов, работодатель должен перечислить ему дополнительный аванс.Ведь тратить собственные средства командированный сотрудник не должен. Проводка в этом случае не изменится. Итак, работник находится в поездке, тратит подотчетные средства, и в этот период бухгалтер эти операции никак не учитывает. Но вот в течение трех дней по возвращению на работу Марат Кошкин должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Как только этот документ будет сдан, нужно будет сделать много проводок.

Списаны командировочные расходы: проводка

Счет из плана счетов бухучета, на который будут отнесены затраты по служебной поездке, зависит от ее цели и направления деятельности организации. В нашем примере ООО «Весна» занимается торговлей и Марат Кошкин направлен для продвижения товаров. Поэтому, когда он отчитается о тратах, бухгалтер сделает следующую проводку:

Дт 44 Кт 71.

Если бы речь шла о выполнении работ по заданию заказчика, счет 71 корреспондировался бы со счетом 20, а если командированный сотрудник получил задание приобрести для фирмы имущество, то по дебету бы стоял счет 08. Но на эти счета нужно отнести не всю сумму расходов, ведь в составе цены билетов, а также стоимости проживания содержится НДС, который необходимо учитывать отдельно. Для отнесения налога применяется такая проводка:

Дт 19 Кт 71.

Если при этом полученный НДС нужно учесть в составе вычета, то будет совершена следующая запись:

Дт 68 «Расчеты по НДС» Кт 19.

Следует помнить, что на дебет соответствующего счета относятся все расходы, включая суточные. Если работник отчитался за сумму денег большую, чем ему была выдана подотчет, то ему необходимо возместить разницу. Если было выдано из кассы на командировочные расходы, проводка выглядит так:

Дт 71 Кт 50.

Разницы между учетом возврата командировочных расходов и записью о выданном авансе нет никакой, потому что нужно перекрыть именно расчеты с подотчетными лицами. Если использовался для перечисления безналичный вариант, то корреспондироваться счет 71 будет с кредитом 51.

Командировочные расходы: проводки для возврата средств

Может возникнуть и противоположная ситуация. Например, Кошкин получил на руки 30 000 рублей, а потратил всего 26 800. Значит, остаток в сумме 3200 он должен вернуть работодателю. Как учесть эту сумму, зависит от способа возврата, их может быть три:

• Дт 70 «Заработная плата» Кт 71 — если задолженность будет удержана из зарплаты;
• Дт 50 Кт 71 — если возврат будет проведен через кассу;
• Дт 51 Кт 71 — при возврате средств в банк безналичным способом.

Обратите внимание, что удержать подотчетные командировочные средства из зарплаты можно только с согласия человека и только, если с момента возникновения задолженности прошло не более одного месяца.

Проводки по командировочным расходам в бюджете

В нашем примере мы рассматривали коммерческую организацию, но если работодатель является бюджетным учреждением, учет необходимо осуществлять немного иначе. Там действуют другие требования, поэтому и учет осуществляется на другие счета:

При выдаче денег подотчет происходит увеличение забалансового счета 18 (КВР 112), а при возврате — его уменьшение.