База знанийАналитика
С этой статьей наши читатели также выбирают Обеспечение юридически значимого электронного документооборота.
Юридическая значимость документооборота обеспечивается путем встраивания электронной подписи (ЭП) в систему ЭДО. То есть если не встраивать ЭП, документооборот не будет считаться юридически значимым?
С точки зрения законодательства корректнее рассматривать не понятие «юридическая значимость документооборота», а понятие «документооборот юридически значимыми документами», т. к. юридическая значимость прежде всего важна для документа. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение юридической силы документа (юридической значимости документа): «юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».
Юридическую значимость (силу) электронному документу (как и бумажному) придают следующие условия: во-первых, наличие в документе обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов, во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода, в-третьих, гарантия целостности и подлинности.
Электронная подпись документов может быть встроена в систему ЭДО или подписание может осуществляться в специальном программном приложении – на юридическую значимость документа это не влияет, т. е. если ЭП не встроена в систему ЭДО, то это не значит, что документ не будет юридически значимым. Встраивание электронной подписи в систему ЭДО – это всего лишь технология подписания электронного документа, которая не является определяющим фактором юридической значимости документа.
На заметку: Электронная подпись как реквизит электронного документа решает задачу гарантии целостности, подлинности документа и авторства подписи электронного документа.
Автор статьи: Иван Агапов, руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs.
Законом предусмотрены два типа электронных подписей: простая и усиленная. Последняя имеет две формы: квалифицированная и неквалифицированная.
Простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина и пароля и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.
Усиленная неквалифицированная подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Сообщение с простой или неквалифицированной электронной подписью может (по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях) быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно.
Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и во всех случаях приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью.
Для того чтобы электронный документ считался подписанным простой электронной подписью необходимо выполнение в том числе одного из следующих условий:
- простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
- ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
При этом закон не уточняет, кто именно может быть владельцем ключа простой электронной подписи, но устанавливает ограничения по ее использованию. Простая электронная подпись однозначно не может быть использована при подписании электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.
Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
- обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
В свою очередь усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронные подписи получаются в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи,
позволяют определить лицо, подписавшее электронный документ,
позволяют обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания,
создаются с использованием средств электронной подписи.
Квалифицированная электронная подпись наравне с вышеуказанными признаками должна соответствовать следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.
При этом основное отличие квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи заключается в том, что он должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра.
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Другие вопросы по теме
- Можно ли считать адрес отправителя входящего электронного письма простой электронной подписью отправителя?
- Как получить квалифицированную электронную подпись? Будет ли это платной услугой?
- Какова область применения электронной подписи?
- Что такое электронная подпись?
- Можно ли считать простую электронную подпись аналогом собственноручной подписи?
- Почему необходима регистрация в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) при получении государственных и муниципальных услуг в электронном виде?
- О базе данных реестра федеральных государственных информационных систем.
Виртуальный договорной отдел Создавайте и отправляйте договора с индивидуальными условиями для каждого конкретного клиента. Любой сотрудник вашей компании, работающий на дому, сможет создавать договора и другие дркументы для ваших клиентов без принтера, сканера, конвертов и бумаги. За 10-15 минут любой стандартный договор можно превратить в электронный договор с персональными условиями для каждого партнера вашей компании. QR-маркировка
документов Перед загрузкой документа на подпись вам доступна возможность добавления в документ QR-кода или бар-кода PDF417, которые ведут на оригинальный документ и на информацию о подписях этого документа — вы и ваши клиенты всегда могут получить доступ к документу по QR-коду. Подписание на iPhone/iPad с ЭЦП онлайн На Мальдивах, Карибах или просто на нефтяной вышке в море наши клиенты могут подписывать документы со своих мобильных телефонов без ограничений. Любое мобильное устройство, даже SMART-телевизор, может подписывать документы в нашем сервисе.
Корпоративная
безопасность. Ваши документы требуют особого обращения? Тогда пусть они хранятся у вас. Для корпоративного заказчика доступно решение по хранению оригинальных электронных документов на стороне заказчика без необходимости загрузки документв непосредственно на сервера сервиса. Готовые скрипты
для вашего сайта 15 минут — и ваш сайт автоматически оформляет договора с вашими клиентами с помощью набора скриптов, который бесплатно можно загрузить с нашего сайта. Скриншоты процесса заключения договора можно посмотреть онлайн по ссылке: ПОСМОТРЕТЬ СКРИНШОТЫ Живая демонстрация заключения договора доступна по ссылке: https://api.podpishi.kz/primer/primerdog.php Подписание через WhatsApp/Telegram/sms Если ваш бизнес — это мобильное приложение или страница на конструкторе — создайте за 5 минут шаблон вашего договора, счета на оплату или заявления за 5 минут и отправьте ссылку через WhatsApp или на сайт — клиент за 1-2 минуты подпишет ваш документ онлайн через ЭЦП. Создавать шаблоны документов может любой неподготовленный человек с нулевыми знаниями программирования — ПОСМОТРИТЕ НАСКОЛЬКО ЭТО ПРОСТО!
Дополнительное программирование. Если у вас есть реестр с данными ваших документов и нет возможности автоматического создания электронных документов по данным реестра или ваш документ требует дополнительных средств автоматизации — наши специалисты помогут с выбором решений, которые наиболее подойдут для вашей ситуации. Просто опишите вашу задачу в нашем разделе корпоративного консалтинга. Исходные коды модуля 1C. Мы предоставляем БЕСПЛАТНО исходные коды модуля 1С — это открывает вам безграничные возможности по обработке документов после подписания документа клиентом — автоматическое создание проводок в 1С, автоматическое формирование платежных поручений для банка, автоматическое начисление комиссии и вознаграждений для ваших клиентов — с исходными кодами модуля перед вами открывается возможность любой автоматической работы внутри вашей системы без участия человека .
Подпись любых документов. Вы можете размешать на подпись ЛЮБЫЕ документы в нашей системе: Договора
Счета
Согласие на обработку данных
Оферты
Заявления
Предварительные заказы
Аудио/видео файлы
и т.д.
Автоматическое выставление счетов на оплату. Если вы создали шаблон договора и хотите сразу после подписания его клиентом выставить счет на оплату — наша система сделает это за вас!
Почта России расширяет возможности клиентов по подключению простой электронной подписи (ПЭП). Теперь граждане, имеющие подтвержденную учетную запись на Едином портале государственных услуг, эксплуатацией и развитием которого занимается «Ростелеком», могут оформить ПЭП удаленно на сайте Почты России.
Внедрение простой электронной подписи позволяет посетителям Почты России по всей стране получать посылки и заказные письма, не требующие оплаты, без предъявления паспорта и извещений, что значительно сокращает время выдачи отправлений вне зависимости от их вида, веса и размера. Для этого потребителю нужно назвать оператору ФИО или трекинг-номер отправления, чтобы сотрудник отделения нашел его в базе данных. После этого клиент называет номер телефона, на который оператор отправляет код подтверждения в виде смс-сообщения или push-уведомления (пользователям мобильного приложения Почты России). Его необходимо назвать оператору почтового отделения для получения отправления.
В процессе регистрации на Едином портале госуслуг клиент предоставляет в систему персональные данные аналогичные тем, которые используются при оформлении простой электронной подписи на сайте Почты России или в отделениях связи – ФИО и паспортные данные. Подтвержденная учетная запись на портале содержит информацию, необходимую для идентификации пользователя без необходимости подтверждения его личности в отделениях почтовой связи.
Если у клиента есть подтвержденная учетная запись на портале госуслуг, то для получения ПЭП ему необходимо зайти в соответствующий раздел на сайте Почты России (pochta.ru/pep) и нажать кнопку «Получить через ГосУслуги», после чего понадобится проверить или дозаполнить данные и принять пользовательское соглашение. После завершения процесса оформления простой электронной подписи клиент получит смс-уведомление с подтверждением возможности ее использования. Все персональные данные передаются по защищенным каналам исключительно с согласия клиента, который оформляет ПЭП Почты России.
«Интеграция сервиса по получению простой электронной подписи с Единым порталом государственных услуг позволит сделать процесс оформления ПЭП полностью дистанционным. Клиентам больше не нужно посещать почтовое отделение для подтверждения личности и анкетных данных. В настоящее время уже более 3,5 млн клиентов по всей стране оформили простую электронную подпись, с ее помощью выдано более 20 млн почтовых отправлений, их объем значительно вырастет в преддверии новогодних праздников. В перспективе возможность дистанционного подключения ПЭП также появится в мобильном приложении», — отметил генеральный директор Почты России Николай Подгузов.
«С помощью подтверждённой учетной записи ЕСИА ежеминутно около 3 тыс. пользователей заходят на Единый портал госуслуг и региональные порталы госуслуг, сайт «Российской общественной инициативы» (РОИ), Федеральной налоговой службы и Пенсионного фонда, подключаются к публичным сетям Wi-Fi, удаленно получают банковские и страховые продукты. Функционал, реализованный на сайте Почты России, безусловно увеличит этот трафик», — заключил Михаил Бондаренко, Директор по электронному правительству ПАО «Ростелеком».