ОФБ – 1 — форма существования, структурное состояние фонда, характеризующее его не как произвольный набор документов, а как упорядоченное целое, готовое к предоставлению в общественное пользование в соответствии с его задачами, предъявляемыми к нему требованиями и местом системе (фондов отдельной библиотеки, территории, ведомства, государства);
2 – совокупность процессов и операций, обеспечивающих функционирование фонда (прием, учет, техническая обработка, размещение и хранение документов.
Значение организации БФ состоит в том, что от нее зависят, используя выражение Н.К. Крупской, сохранность документов, удовлетворение запросов абонентов и даже политическое лицо библиотеки.
Одним из процессов формирования библиотечного фонда наряду с комплектованием, моделированием, использованием библиотечного фонда является организация библиотечного фонда. В фондоведении ведутся многолетние поиски наиболее точного собирательного термина для комплекса названного процесса. По предложению Ю.В.Григорьева, его долгое время именовали организацией библиотечного фонда, в 1953 г была выпущена обстоятельная книга с таким названием. Ю. Н. Столяров использует понятие «оформление библиотечного фонда». Взамен «организации фонда»в 1970-е гг. предлагали ввести выражения «производство фонда», или «фондопроизводство», «эксплуатация фонда».
Так как задача комплектования состоит в постоянном собирании и оставлении в фонде полного набора профильных документом, то организация фонда направлена на превращение скомплектованных документов в упорядоченную целостность, приспособленную для активного пользования и хранения в течение всего времени, пока документ представляет реальную или потенциальную ценность.
1. Организация как структурное состояние фонда.
Различные варианты организации фонда широко использовались еще в глубокой древности. Так, в германских и английских библиотеках 16 в. одобряемые церковью книги имели светлые переплеты и размещались справа от входа, а еретические сочинения были в темных переплетах, размещались слева и мирянам не выдавались.
Организация фонда преследует 2 противоречивые цели: 1 обеспечить сохранность фонда и 2 обеспечить готовность фонда к использованию читателями. Преодоление этого противоречия требует динамичности в организации БФ, постоянных изменений в нем под воздействием внешних и внутренних факторов, приводящих к частичной, а в отдельных случаях и полной реорганизации. Суть состоит в приведении структуры фонда в соответствие с меняющимися требованиями к нему. Чем крупнее библиотека – тем сложнее структура ее фонда.
Рациональная организация фондов крупной библиотеки (и особенно – депозитария) должна учитывать следующие аспекты: 1) структуризацию фонда с т.з. обеспечения единства связей между его подсистемами, 2) минимизацию трудозатрат на поиск литературы, затребованной читателями, так и на работы, связанные с ее размещением и хранением, 3) создания оптимально-благоприятных условий для проведения эффективного вторичного отбора.
2. Организация как совокупность процессов и операций, обеспечивающих функционирование фонда (прием, учет, техническая обработка, размещение и хранение документов).
Организация фонда включает в себя следующие процессы:
прием новых поступлений (поступление заказанного документа из источника снабжения – это заключительный этап комплектования в части первичного отбора и одновременно – начало следующего этапа формирования библиотечного фонда. Прибытие документов должно быть оформлено счетом, квитанцией, накладной или иным сопроводительным документом. В случае их покупки за наличный расчет, предоставлении в дар, взамен утраченных составляют акт приемки).
учет библиотечного фонда;
библиотечная обработка документов (цель процесса фондовой обработки документов состоит в подготовке поступивших документов к хранению и использованию. В ходе обработки документу присваиваются специальные реквизиты, свидетельствующие о его принадлежности к библиотечному фонду. К таким элементам относятся: штемпель библиотеки, учетный инвентарный номер и/или штрих-код, шифр хранения, книжный формуляр и др).
размещение библиотечного фонда;
расстановка библиотечного фонда;
проверка библиотечного фонда, проведение в нем вторичного отбора с исключением ненужных документов и перемещением документов.
Условно сюда причисляют и доставку пользователям обработанных документов, а также повторную расстановку документов, возвращенных пользователями.
Учет документного фонда – это фиксирование по установленным правилам и накопление сведений о наличии, местонахождении, величине, составе и движении фонда, о его стоимости, что позволяет иметь качественную и количественную характеристику его состояния.
Учет выполняет несколько функций. Регистрационная и идентифицирующая функции состоят в том, чтобы фиксировать наличие и местонахождение документов в фонде. Существо учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества, чтобы:
• знать величину, состав и структуру библиотечного фонда;
• осуществлять контроль за его сохранностью;
• отражать данные о фонде в планово-отчетной документации отдела и библиотеки в целом, а также в государственной статистике;
• идентифицировать регистрационную запись с оригиналом и данными о нем при проверках фондов или расчетах с читателями при невозврате взятых в библиотеке документов.
Контрольная функция обеспечивается возможностью использовать сведения о каждом имеющемся в фонде документе с целью проверить его наличие.
К учету предъявляют следующие требования. Прежде всего – обязательность его ведения всеми без исключения библиотеками. Он должен быть полным, т.е. предоставлять достаточно информации и о каждой учетной единице, и об их группе, выделенной по тому или иному признаку, и о библиотечном фонде в целом. Для этого требуется, чтобы учет был непрерывным, т.е. не имел ни одного пропуска с самого начала комплектования фонда.
Непрерывность учета. Учет ведут непрерывно, с момента зарождения фонда, не прекращая даже на короткий период, какие бы чрезвычайные обстоятельства ни препятствовали этому.
Точность и тщательность учета при поступлении и выбытии каждой ученой единицы библиотечного фонда предполагают, что сведения о регистрируемом документе соответствуют реальности, не содержат ошибок и исправлений. Такой же точности и тщательности требует исключение документов из фонда: составление актов на списание, передачу и т.д.
Важна оперативность учета. При поступлении документ регистрируют незамедлительно, иначе он подвержен риску утраты, запутывает технологические операции. Зато оперативностью гарантируется сохранение документа, соблюдение алгоритма его обработки, и в конечном счете пользователь получает документ в максимально сжатый срок.
Еще одно требование – унификация и стабильность учетных единиц в масштабе страны, а также их соответствие единицам пользования фондом. Это позволяет сопоставить между собой фонды различных библиотек, делать выводы о качестве и эффективности их формирования.
Каждый вид документа требует особой учетной единицы. К основным относят – название и экземпляр. Название – каждое новое или повторное издание, отличается выходными данными. Экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него. Учет в экземплярах оценивает фонд количественно и обеспечивает контроль сохранности каждого документа. Для книг и неопубликованных документов основными являются экземпляр и название, для газет и аудиовизуальных документов – только название. Дополнительная единица учета электронных документов – байт (килобайт, мегабайт, терабайт, гигабайт и т.д.). Позволяет оценивать объемы памяти, необходимые или используемые для хранения электронных данных.
В фондоведении выработаны общие правила и формы учета документов, обязательные для всех библиотек. Соответственно это «Порядок учет документов, входящих в состав библиотечного фонда». Предоставляет библиотекам возможность самостоятельно выбирать правила, способы и нормы, регламентирующие ведение учета. Формы учетной документации разнятся в зависимости от типа, вида, величины и назначения библиотеки. На некоторые из них – инвентарную книгу (регистрационная книга), лист активного учета, карточку учета фонда. Из форм синтетического учета наиболее распространена «Книга суммарного учета» («Книга учета библиотечного фонда»).
В зависимости от основной функции. бывает разное размещение фонда
• Мемориальная – размещение должно обеспечивать максимум сохранности, даже на счет ограничения доступности и оперативности доставки документов.
• Утилитарная – размещение должно быть направлено на создание максимальной доступности и удобства предоставления документов.
• Информативная – призвано обеспечить оперативность и комфортность поиска информации.
Как правило в библиотеках применяются три способа размещения с разной степенью доступности, оперативности поиска и защиты библиотечных фондов.
1. Фонд открытого доступа. Поиск ведется пользователем, поэтому ему гарантирован максимум доступности документов. Недостатки: проблема сохранности; проблема оперативности в получении нужного документа; обилие застановок.
1. Закрытый подсобный фонд. Максимально приближен к пунктам выдачи документов, но надежно отгорожен от пользователей. Поиск в нем по устной или письменной заявке потребителя ведет сотрудник. Недостатки: сложно выполняются неопределенные запросы.
2. Закрытый фонд основного хранилища. Поиск в нем ведет сотрудник отдела хранения фонда по письменной заявке пользователя. Недостаток: неоперативность предоставления документа по запросу пользователя требуется заполнение письменной заявки на документ с указанием шифра; время выполнения читательского требования увеличивается за счет доставки выполнения читательского требования в хранилище.
Типы расстановок фонда:
• формальные расстановки, в основе которых лежат признаки формы документа (Главным преимуществом формальных расстановок является их простота, экономичность, нетребовательность к квалификации сотрудников. Однако они не позволяют осуществлять тематический поиск непосредственно в фонде – для этого необходимо обращаться к СПА).;
• семантические расстановки, т.е. упорядочение документов с учетом их содержания (Семантические расстановки позволяют подбирать документы для удовлетворения тематических запросов, в большинстве случаев удовлетворяя из без обращения к справочно-поисковому аппарату).
Цель процесса хранения – обеспечение сохранности библиотечного фонда. Сохранность фонда означает сохранность каждого из входящих в него документов. Сохранность документов понимается как состояние документа, при котором он остается пригодным для использования и постоянного хранения. Сложность обеспечения сохранности связана с тем, что изначально библиотечные фонды предназначены для решения двух противоречивых задач: они призваны сохранить для будущих поколений духовную память отдельных наций и всего человечества в целом; библиотечные фонды должны обеспечить доступ для членов общества к информации, идеям, знаниям, заключенным в документах.
Страховые фонды предназначены для того, чтобы сохранить сумму знаний, необходимых для обеспечения поступательного движения цивилизации при полной или частичной утрате фондов библиотек в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций. Страховые фонды создаются на базе федеральных, республиканских, областных краевых библиотек и объединены в Российский страховой фонд документов библиотек (РСФБ).
Включают микрокопии всех документов, поступающих в библиотеки через систему обязательного экземпляра. Использование микроносителей при формировании страховых фондов обеспечивает большую их компактность. Вместе с тем микрофильмы и микрофиши, в отличие от электронных документов, независимы от особенностей программно-технической основы документа и могут быть воспроизведены устройствами для чтения микроформ любого поколения.
Книжные памятники – это рукописные и печатные книги, а также книжные коллекции, имеющие особую общественную значимость, научную, историко-культурную ценность и охраняемые в данном статусе государством. С целью обеспечения сохранности формируется единый фонд книжных памятников РФ, а также создаются государственные реестры книжных памятников и общероссийский свод книжных памятников.
Единый фонд книжных памятников РФ – система взаимодополняющих фондов книжных памятников библиотек, музеев, архивов, книжных палат различных ведомств, обеспечивающая сохранение и рациональное использование этих документов в масштабах страны.
Государственные реестры книжных памятников РФ – юридически оформленные перечни книжных памятников всех уровней, обладающих особо выдающейся историко-культурной значимостью.
Программа «Память России». Предусматривает подготовку широкого круга научных факсимильных (печатный или электронный аналог рукописных и старопечатных книг) изданий книжных памятников.
Документные фонды библиотек, не входящие в Библиотечно-информационный фонд РФ, призваны обеспечивать информационное обслуживание пользователей по своему профилю, поэтому в их составе должны быть документы, содержащие, прежде всего, актуальную информацию, ориентированную на современный спрос потребителя.
Все материалы, из которых изготовлен документы, со временем изменяют первоначальные свойства вследствие естественного процесса старения (выцветание, пигментация, износ, биоповреждения и др.). Задача процесса хранения – замедлить протекание тих процессов.
Основные направления хранения:
1. консервация документов – действия, направленные на долгосрочное сохранение документов, предохранение их от повреждения или разрушения посредством каких-либо особых мер.
2. Охрана документов от хищений и порчи – процесс защиты документов от недобросовестности и злонамеренных действий людей.
Наиболее значимыми для сохранения материальной основ документа являются следующие режимы хранения БФ:
Температурно-влажностный режим. Поддержание в помещениях для хранения фонда постоянной температуры и влажности воздуха, оптимальных для сохранения физико-химических свойств документа. Нормативные показатели температуры воздуха в помещениях для хранения документов – 18±2. Норма влажности воздуха – не более 50-60%. Во избежание пересыхания материалов расстояние между стеллажом и источником отопления должно быть не менее 60 см. Расстояние между стеллажами или шкафами и стеной не менее 45 см.
Световой режим. Предполагает поддержание нормы освещенности, которая составляет 75 люкс. Ультрафиолетовая составляющая не должна превышать 20-30 микроватт на люмен. С целью снижения вредного влияния освещенности используются следующие меры защиты: хранение документов в шкафах с закрытыми дверцами, либо компактных передвижных стеллажах. Наилучший вариант для хранилища — локальное искусственное освещение стеллажей, позволяющее включать лампы только на время поиска необходимого документа.
Санитарно-гигиенический режим предполагает предохранение документов от биоповреждений и пыли. При длительном пребывании на поверхности документов пыль уплотняется, слеживается, придает серый оттенок материалам, портит внешний вид документов, плохо удаляется. Наиболее простые и самые эффективные средства борьбы с пылью – ежедневная влажная уборка и ежемесячная обработка библиотечного фонда пылесосом. Застойный воздух, низкая освещенность, запыленность, способствуют развитию в хранилищах биофактора: микроорганизмов (грибков, плесени, бактерий), насекомых и грызунов.
Реставрация документов направлена на восстановление утраченных частей текста и носителя, удаление загрязнений, отбеливание, упрочнение материала путем пропитки, ламинирования, переплета и др.
Охрана документов от хищений и порчи. Меры защиты: контролирующие (учетный режим, контроль за целостностью документа, режим контроля за сроками возврата выданных документов, электронные противокражные системы) , наказательные (штраф, лишение права пользования фондом на определенный срок), профилактические (расширение сервисных услуг позволяет ксерокопировать/сканировать необходимые пользователю документы, создаются страховые копии наиболее ценных документов).