Справочник Бухгалтера

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ составлена на основе Профстандарта: «07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 г. «Об образовании в Российской Федерации» в редакции от 1 марта 2020 года; согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя ДОУ устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в дошкольном общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.

1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности заведующим ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.

1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным общеобразовательным учреждением.

1.6. Делопроизводитель в ДОУ при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

• Конституцией Российской Федерации;
• порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
• Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
• административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
• Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
• СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций» с изменениями от 27 августа 2015 г;
• постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
• стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правилами орфографии и пунктуации;
• правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
• правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
• данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
• Конвенцией о правах ребенка.

1.7. Делопроизводитель ДОУ обязан знать следующее:

• Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело»;
• нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в ДОУ;
• современные информационные технологии работы с документами;
• порядок работы с документами;
• схемы документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
• типовые сроки исполнения документов;
• принципы работы со сроковой картотекой;
• назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
• методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
• порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
• структуру общеобразовательного учреждения и состав сотрудников;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
• порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
• правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
• правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
• критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
• порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
• правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
• правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
• правила передачи дел в архив общеобразовательного учреждения;
• правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
• правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
• технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
• правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
• делопроизводство и его ведение;
• требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• порядок оказания первой доврачебной помощи;
• порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель ДОУ должен уметь:

• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
• пользоваться справочно-правовыми системами;
• пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами ДОУ;
• применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
• организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
• использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
• организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
• правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
• систематизировать документы внутри дела;
• обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
• пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
• оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
• производить структурную систематизацию дел;
• осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
• составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в ДОУ, с инструкцией по охране, с инструкцией о мерах пожарной безопасности.

1.10. Делопроизводитель ДОУ систематически улучшает свои знания, повышает квалификацию и профессиональное мастерство с помощью теоретической подготовки и практической деятельности, своевременно проходит периодические медицинские осмотры.

1.11. Делопроизводитель ДОУ должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в дошкольном образовательном учреждении.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель в ДОУ осуществляет выполнение следующих обязанностей:

2.1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:

2.1.1. прием и первичная обработка входящих документов в ДОУ;

2.1.2. предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые документы и не регистрируемые;

2.1.3. подготовка входящих документов для рассмотрения заведующим ДОУ;

2.1.4. регистрация входящих документов;

2.1.5. организация доставки документов исполнителям;

2.1.6. ведение базы данных документов ДОУ;

2.1.7. ведение информационно-справочной работы;

2.1.8. обработка и отправка исходящих документов;

2.1.9. организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

2.1.10. контроль исполнения документов в организации.

2.2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

2.2.1. разработка номенклатуры дел ДОУ;

2.2.2. проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

2.2.3. формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

2.2.4. формирование дел;

2.2.5. контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в делаю

2.3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:

2.3.1. проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

2.3.2. составление внутренней описи дел для особо ценных документов;

2.3.3. оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

2.3.4. оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

2.3.5. составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;

2.3.6. передача дел в архив ДОУ.

2.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

2.5. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

2.6. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

2.7. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.8. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.

2.9. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

2.10. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.

2.11. Ведет книгу движения воспитанников.

2.12. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.

2.13. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

2.14. Ведет книги приказов.

2.15. Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.

2.16. Согласно распоряжениям заведующего ДОУ печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.

2.17. Занимается подготовкой общих собраний работников ДОУ, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

2.18. Является секретарем административного совещания при заведующем ДОУ.

2.19. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства.

2.20. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных.

2.21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта или наличия другого законного основания.

2.22. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.

2.23. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, систематически проходит медосмотры.

3. Права

Делопроизводитель детского сада имеет полное право:

3.1. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.

3.2. Принимать участие в управлении ДОУ в порядке, установленном Уставом.

3.3. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.

3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации ДОУ, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ.

3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.

3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

3.14. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.

4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.

4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель ДОУ:

5.1. Выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ.

5.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями детей (лицами их заменяющими).

5.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.

5.4. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.

5.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего ДОУ. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

6. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции

6.1. Внесение изменений в должностную инструкцию осуществляется в следующих случаях:

• при изменении должностных прав и обязанностей;
• при возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);
• при реорганизации юридического лица;
• при изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);
• при изменении наименования организации (или внесения иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения и т.д.

6.2. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

6.3. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.

6.4. Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

должностная инструкция делопроизводителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящая должностная инструкция разработана для делопроизводителя муниципального дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 155» на основании Трудового кодекса РФ, Устава Учреждения.
На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Трудовые отношения возникают между делопроизводителем и заведующим Учреждения на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Делопроизводитель осуществляет свою деятельность, руководствуясь:
— Конституцией РФ;
— законами РФ;
— решениями Правительства РФ;
— Законом РФ «Об образовании»;
— приказами заведующего и другими локальными актами
Учреждения;
— Правилами внутреннего трудового распорядка Учреждения;
— нормативно-правовыми документами и методическими
рекомендациями по вопросам профессиональной деятельности;
— правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и
противопожарной защиты;
— Санитарно-эпидемиологическими требованиями к устройству,
содержанию и организации режима работы дошкольных
образовательных учреждений (СанПиН 2.4.1.1249-10);
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. Делопроизводитель должен знать:
— Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело»;
— Государственные стандарты унифицированной системы организационно
— распорядительной документации;
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие материалы
и документы по ведению делопроизводства в Учреждении;
— методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательном Учреждении;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
— порядок работы со средствами оргтехники, коммуникаций и связи;
— основы делопроизводства, компьютерные программы;
— правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, электронной почтой;

— Трудовой кодекс РФ;
— Правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, противопожарной
защиты;
— Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и
организации режима работы дошкольных образовательных учреждений.
1.6. Делопроизводитель является работником, имеющим ненормированный рабочий день. В случае выполнения срочной работы заведующий Учреждения имеет право привлечь делопроизводителя к выполнению своих служебных функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В соответствии с действующим трудовым законодательством делопроизводителю предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день согласно Коллективного и трудового договора.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Делопроизводитель:
2.1. Формирует документы и дела по Учреждению в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, следит за их правильны оформлением, ведением и хранением.
2.2. Принимает и регистрирует всю корреспонденцию, поступающую в Учреждение, в тот же день доводит её до сведения заведующего.
2.3. Ведёт текущую документацию и оформляет её в архив в соответствии со сроками хранения дел.
2.4. Обеспечивает надлежащее хранение сохранность всей проходящей служебной документации Учреждения.
2.5. Печатает приказы. Знакомит работников Учреждения с приказами под роспись в день издания.
2.6. Оформляет исходящую документацию в рамках своей профессиональной компетентности: служебные письма, отчёты, справки. Отправляет исходящую корреспонденцию адресатам.
2.7.Согласно распоряжениям заведующего печатает и оформляет необходимую документацию для ведения образовательного процесса в Учреждении.
3. ПРАВА
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Участвовать в управлении Учреждением в порядке, определённом Уставом.
3.2.На рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда.
3.3. На своевременную и полном объёме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.
3.4. Отказаться от выполнения работ в случае возникновения опасности для жизни и здоровья вследствие нарушения требований охраны труда.
3.5. Защищать свою профессиональную честь и достоинство:
— знакомиться с жалобами и другими документами, содержащими оценку
его труда, давать по ним объяснения;
— защищать свои интересы самостоятельно или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования.
3.6. На конфиденциальность дисциплинарного расследования, за исключением случаев, предусмотренных законом.
3.7. Повышать профессиональную квалификацию.
3.8. Вносить в комиссию по охране труда предложения по улучшению условий труда.
3.9. Вносить предложения по улучшению условий организации внутреннего трудового распорядка. Доводить до заведующего Учреждения сведения обо всех недостатках и нарушениях в организации и обеспечении внутреннего трудового распорядка.
3.10. Вносить предложения о поощрении, моральном и материальном стимулировании работников Учреждения.
3.11. Работать по сокращённой рабочей неделе, иметь удлинённый оплачиваемый отпуск, дополнительные льготы, предоставляемые работникам Учреждения согласно коллективному договору.
3.12. Запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.13. Требовать от заведующего Учреждения оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.
3.14. Вступать в профессиональные союзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Делопроизводитель несёт ответственность за:
Неисполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка Учреждения, приказов заведующего, и иных локальных актов, своих должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, в порядке, определённом трудовым законодательством. За грубое нарушение должностных обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
Причинение учреждению или участникам образовательного процесса ущерба в связи с неисполнением своих должностных обязанностей.
Несоблюдение правил техники безопасности, пожарной безопасности, требований охраны труда.
Несвоевременное прохождение медицинского осмотра.
Халатное отношение к оргтехнике, повлекшее за собой её поломку.