Содержание
Работнику могут направляться различные уведомления из кадровой службы. Это могут быть уведомления о расторжении трудового договора, о необходимости получить трудовую книжку, об изменении условий трудового договора, о сокращении должности и другое.
Все выше перечисленные кадровые документы регистрируются в специальном журнале регистрации уведомлений.
В кадровом делопроизводстве регистрация уведомлений применяется, чтобы вести их учет, контролировать их хранение, а также вести справочную работу.
Журнал регистрации уведомлений имеет свои преимущества:
— по последней записи видно общее количество зарегистрированных уведомлений;
— все уведомления компактно сгруппированы в одном журнале;
— из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать уведомление задним числом.
Журнал состоит из двух разделов: заголовочной и табличной части.
В заголовке обычно указываются:
— наименование журнала;
— наименование организации;
— дата начала и окончания ведения журнала.
В табличной части содержатся следующие сведения:
• порядковый или регистрационный номер;
• должность и данные кадрового специалиста, регистрирующего уведомление;
• дата вручения уведомления работнику;
• фамилия, имя, отчество, должность работника, которому вручено уведомление;
• структурное подразделение, в котором трудится работник;
• тип и краткое содержание уведомления.
Журнал регистрации уведомлений относится к кадровым документам по личному составу и хранится 5 лет согласно «Перечню типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.
С этим шаблоном часто используют:
- Журнал регистрации заявлений
- Журнал учета листков сообщений и корешков к ним
- Уведомления для ООО
- Уведомление по форме Р15001
- Уведомление кредиторов о ликвидации общества
Популярные документы и процедуры:
- Устав акционерного общества
- Приказ о выплате единовременного пособия женщинам
- Претензия за невыплату денег за оказанные услуги
- Доверенности на регистрацию права
- Акт классификации ИСПДн
Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.
Необходимость ведения и заполнения журнала
Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.
Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → «Форма Т-6 и Т-6а. Приказ на отпуск». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.
Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале. Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника. Читайте также статью: → «Как составить график отпусков в организации».
Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.
Форма журнала регистрации приказов на отпуск
Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.
Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.
Согласно законодательству, организация вправе использовать для учета рекомендуемую типовую форму регистрационных книг и журналов или разработанную самостоятельно. В отношении журнала для регистрации приказов об отпусках типовая форма не утверждена, поэтому состав данного документа остается на усмотрении организации. Читайте также статью: → «Форма Т-7. Составляем график отпусков».
Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.
Образец регистрационного журнала
Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике.
Примерная форма журнала может содержать такие графы: (нажмите для раскрытия)
| Наименование графы | Пояснения по заполнению графы |
| № строки | Номер записи, традиционно записи нумеруются последовательно, начиная с «1» и далее по порядку |
| Дата приказа | Число, месяц и год, которые указаны на бланке приказа, служащего основанием для отправки сотрудника в отпуск |
| № приказа | Каждому приказу присваивается №, нумерация может быть различной. Законодательство данный вопрос не регламентирует, главное, чтобы не было повторений в течение календарного года. Номер может состоять из буквенных и цифровых обозначений, организация на основании своих предпочтений и нужд разрабатывает удобную и наглядную нумерацию. |
| Сведения о работнике | Достаточно предусмотреть графы для указания ФИО, должности и места работы (подразделения). |
| Вид предоставляемого отпуска | На основании ТК РФ каждый служащий имеет право на основной ежегодный отпуск. Кроме того, отдельные статьи ТК РФ, внутренняя документация фирмы, трудовой договор могут предусматривать предоставление иных дополнительных видов отпуска. В отношении каждого из указанных видов отдыха должен быть составлен приказ, подлежащий дальнейшей регистрации в журнале. |
| Даты отпуска | Начальная и конечная дата отпускного периода. |
| Длительность отпуска | Длительность всегда указывается в календарных днях. Сведения о датах и длительности периода отдыха берутся из приказа. |
| Основание | Список документов, на основании которых составлен распорядительный документ. Это может быть личная заявительная бумага от работника. При представлении отпуска по графику – указываются реквизиты графика отпусков. В отношении учебного отпуска – справка вызов из образовательного учреждения. |
| Примечание | Дополнительно можно предусмотреть графу для указания замечаний и пометок. |
Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.
Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.
Помимо табличной части, любой журнал должен содержать обложку, на которой будут приведены общие сведения о том: (нажмите для раскрытия)
- Как называется журнал, какие документы в нем регистрируются;
- В какой организации ведется журнал;
- За какой период приводятся данные, обычно за такой период берется календарный год;
- Кто ответственен за ведение журнала (прописываются должности, ФИО).
Пример журнала регистрации отпусков
Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.
Способ ведения журнала регистрации отпусков
Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.
Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.
Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.
Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.
В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.
Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.
Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.
Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.
Помещено в тему: Образцы писем
Все рассмотренные письма в данной статье служат одной цели – информировать адресата по конкретному интересующему автора вопросу (вопросам). Для каждого вида приведен образец составления информационного письма. Данные письма подготавливают в соответствии с общими требованиями делопроизводства: на фирменном бланке организации, все элементы письма (их еще называют реквизиты) указывают согласно существующим правилам.
Информационное письмо – передаются сведения официального характера. Часто вышестоящая организация направляет в подчиненные ей отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов с рекомендациями по их применению. Поэтому они имеют типовой характер, рассылка ведется по списку (т.е. адресат в письме указывается обобщенно).
Посмотреть или скачать образец информационного письма.doc
Небольшое отступление от темы. Данный ресурс предназначен в большей части не для студентов, для которых имеет большое значение исключительно теоретические основы делопроизводства (правильно ответить на экзамене), а адресован, прежде всего, людям для оказания им помощи в практической деятельности по делопроизводству.
Я это к тому, что вам нет нужды разбираться в тонкостях отличий одного вида письма от другого. Просто, скорее всего, вы хотели составить информационное письмо по сути, но в делопроизводстве оно классифицируется по-другому. Не забивайте себе голову теоретическими тонкостями, просто сосредоточьте внимание на приведенных здесь образцах деловых писем, представленных дальше по ходу статьи.
Письмо-сообщение – о событиях, имеющих взаимный интерес для автора и адресата. Может быть как инициативным письмом, так и ответом.
Образец письма-сообщения (приводится только текст, оформление письма аналогично примеру выше по ссылке)
Сообщаем, что программный комплекс «Карпуль» находится в эксплуатации в течение трех месяцев. В ваш адрес письмом общества от 28.08.2014 № 08-21/942 уже была направлена информация о возникших трудностях в ходе использования комплекса. Дополнительных замечаний и предложений не имеем.
Еще пример письма-сообщения
ОАО «Пурпур», рассмотрев Ваше предложение по размещению документов структурных подразделений общества в архивном центре по адресу г. Омск, ул. Электролесовская, 155, считает создание единого архивного центра нецелесообразным.
Письмо-извещение – основной целью является сообщить о публичном мероприятии, например, о совещании, конференции, выставке, семинаре, бизнес-туре и т.п. Приводятся конкретные детали о мероприятии (о времени, месте и условиях), имеющие целью привлечь к участию получателя письма.
Образец письма-извещения
Учебный центр «Папка» приглашает Вас принять участие в семинаре по теме «Перспективы налогового администрирования крупнейших налогоплательщиков».
Семинар будет проводиться 08.02.2014 в 11-00 в здании ГОУ «Калининградская академия государственной службы» по адресу: г. Калининград, ул. Гагарина, 127. Программа семинара прилагается. Регистрация участников будет проводиться с 10-00.
Просим предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течение пяти дней. По всем вопросам обращайтесь в наш офис или по телефону 246-54-22.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Письмо-уведомление – несет в себе официальную информацию, представляющую ценность для адресата.
Образец письма-уведомления
ООО «Миленка» уведомляет об изменении с 15.09.2014 банковских реквизитов и почтового адреса. Юридический адрес остался прежним.
Банковские реквизиты: …новые полностью.
Почтовый адрес: …новый.
На этом давайте сейчас завершим. Продолжение с новыми образцами информационных писем обязательно последует.
Евгения Полоса
К записи 229 комментариев
Alena | 25 05 2015
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно уведомить сотрудников своей компании в электронной рассылке о новом электронном адресе?
admin | 27 05 2015
Здравствуйте! Так и напишите: «Направляю всем новый электронный адрес…».
Татьяна | 06 08 2015
Здравствуйте! Подскажите, как правильно написать письмо, где необходим расписать определения терминов, которые прописаны в ФЗ и ГОСТах и сослаться на эти нормативные документы.
Спасибо
admin | 09 08 2015
Здравствуйте! Поясните, о каких ФЗ и ГОСТах идет речь?
Ярослава | 11 08 2015
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какой аналог на русском языке используется вместо англоязычного Confidentiality Notice, которое все любят вставить в низу основного текста. Есть ли русскоязычный аналог?
admin | 11 08 2015
Здравствуйте! Не возьмусь подсказывать в деловом английском.
Виктория | 12 11 2015
Здравствуйте! Подскажите, как написать клиентам о том, что в их регионе появился официальный представитель компании.
Кристи | 17 12 2015
Здравствуйте, открываю ооо, надо попросить компанию-учредителя выслать мне пакет документов. Какие и как это лучше сделать? Спасибо за ответ.
admin | 20 12 2015
Здравствуйте! Перечень документов, необходимых для открытия ООО, надо узнать в налоговой инспекции. Всё зависит от вида деятельности, количества работников, системы налогообложения и др. условий. Запрос учредителю составляется в произвольной форме.
Ирина | 23 03 2016
Здравствуйте. Подкорректируйте. пожалуйста. письмо (являюсь представителем фирмы «А»): «Обращаем Ваше внимание, что в договоре №123 от 01.01.2017, заключённом между «А» и «В» на ремонт аппаратуры не указана сторона, предоставляющая контрольно-измерительные приборы на период проведения работ. Фирма «А» готова предоставить представителям «В» следующие приборы:…»
Спасибо.
admin | 27 03 2016
Здравствуйте! Ваш вариант текста соответствует требованиям и стилю делового письма, можно оставить без корректировки.
Руслан | 05 10 2016
Приветствую вас! Помогите пожалуйста написать письмо о добавлении ООО»Ромашка» в холдинг??!
admin | 09 10 2016
Здравствуйте! Можно написать: «Извещаем Вас о вхождении ООО «Ромашка» в холдинг (название) с 01.10.2016″.
Алёна | 20 10 2016
Здравствуйте. Как правильно написать информационное письмо о переходе с ИП на ООО?
admin | 24 10 2016
Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, в чей адрес вы будете направлять это письмо. Организациям-партнерам? В налоговую инспекцию?
Марина | 16 11 2016
Добрый вечер, помогите составить очень грамотно информационное письмо для клиентов (проводилась контрольная закупка), теперь нужно уведомить клиентов об изменении цен в срок 14 дней.
Спс)
admin | 20 11 2016
Здравствуйте! «Очень грамотно» не получится, т.к. вы представили крайне мало информации. Можно написать, например, так: «Сообщаем Вам, что по результатам контрольной проверки от 14.11.2016 с 28 ноября 2016 года на 10 % будут понижены цены на сахар».
Екатерина | 03 05 2017
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как написать в письме, что запрашиваемой информации нет?
admin | 10 05 2017
Здравствуйте! Так и напишите: «Сообщаем Вам, что запрашиваемая Вами информация отсутствует в базе данных нашей организации».
Марина | 24 05 2017
Здравствуйте. Помогите составить письмо для арендаторов о том, что здание было продано и поэтому нужно будет расторгнуть договора аренды.
admin | 29 05 2017
Здравствуйте! Можно написать: «Сообщаем Вам, договор аренды от… №… подлежит расторжению в связи с продажей здания».
Ольга | 30 08 2017
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно сформулировать электронное письмо Заказчикам о переходе с ООО на ИП?
admin | 04 09 2017
Здравствуйте! Напишите: «Сообщаем Вам, что с 01.08.2017 наша компания изменила форму собственности на ИП. Направляем Вам карту партнера для сведения».
Олеся | 22 05 2018
Добрый день, подскажите, как грамотно уведомить о повышении цен в связи с подорожанием ГМС.
admin | 25 05 2018
Здравствуйте! Вероятно, не ГМС, а ГСМ? Можно написать: «В связи с удорожанием ГСМ уведомляем Вас о повышении цен на нашу продукцию в среднем на 5% с 01.06.2018».
Lena | 29 08 2018
Добрый день. Подскажите, как правильно составить инф.письмо о Наличии сервисных служб и складов запасных частей в России.
admin | 03 09 2018
Здравствуйте! Недостаточно информации. Каких запасных частей? Сервисных служб чего? Для кого направляется информация?
Дарья | 09 10 2018
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, как более грамотно составить информационное письмо об уведомлении заказчика, что на данный продукт нет необходимости обязательного подтверждения системы сертификации?
admin | 12 10 2018
Здравствуйте! Можно написать: «Доводим до вашего сведения, что для производства продукта (указать наименование) нет требования на оформление сертификата».
Последние несколько лет общаюсь по электронной почте больше чем по телефону. Приложение Microsoft Outlook нравилось ещё в студенческие годы, но тогда не мало кто им пользовался. Теперь не представляю как можно эффективно работать без электронной почты.
Точно также с почтой работают и коллеги, часто друг друга ставим в копию, что подразумевает информирование о происходящем и не требует ответа. Посредством электронной почты ставятся задачи, назначаются и подтверждаются совещания, рассылаются протоколы, письма, договора, согласовываются технические требования.
Хорошим тоном считается установка уведомления об отпуске, командировке и т.п. Если меня нет на рабочем месте, то коллега отправив в мой адрес письмо получает автоматический ответ информирующий о том, что получатель в период, например с 05.07.2017 по 15.07.2017 находится в отпуске.
В различных сервисах, приложениях уведомления настраиваются по разному. Несколько примеров — Outlook, Яндекс, Gmail.
Настройка автоматических ответов в Outlook
Автоматическое уведомление в Outlook настраивается в несколько кликов. Настройки — Автоматические ответы. Можно задать период времени в который будут доставляться автоматические ответы, отправлять автоматические ответы только тем кто есть в списке контактов.
Настройка ответов в Gmail
Gmail может больше чем Outlook. Если пользователь отправляет вам несколько сообщений, то автоответ он будет получать не чаще одного раза в 4 дня. Логично.
Настройка ответов в Яндекс
В Яндексе надо использовать для отправки автоматических ответов правила и условия.
Заключение
Удобная и полезная вещь автоматические уведомления. Используйте их в работе, а вернувшись из отпуска, командировки не забудьте отключить (если не указали последний день).
В Microsoft Outlook 2013 уведомления завязаны на шаблонах, если в ваше отсутствие администраторы переустановят Windows, не восстановят шаблоны, то автоматические уведомления отправляться не будут.