Справочник Бухгалтера

Помещено в тему: Образцы протоколов

Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.

Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК»
(ОАО «Маленький бублик»)

ПРОТОКОЛ
заседания (его вид)

«_____» __________ 20___ г. № _________

г. Омск

Председательствующий – И.М. Загорулько Секретарь – М.П. Ягодкина Присутствовали: 16 человек (список прилагается) или перечислить их в алфавитном порядке

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об исполнении сметы расходов за 2014 год.
Доклад заместителя главного бухгалтера Вольской М.С.
2. О …
Доклад начальника отдела информатизации Залихватского Р.Ю.

1. СЛУШАЛИ:
Вольскую М.С. – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:
Андреянко И.О. – подчеркнула важность…

Вопрос: экономия средств по статье …?
Ответ: да, 3%.

Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается

РЕШИЛИ:
1.1.
1.2.

2. СЛУШАЛИ:
Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …

РЕШИЛИ:
2.1. Принять к сведению и использованию в работе …

2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014.

2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.

Председательствующий И.М. Загорулько

Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии. Приведенный в данной статье образец оформления протокола доступен к скачиванию в формате doc.

Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).

Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.

Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…».

Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.

Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами.

Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. В этом случае добавляем гриф утверждения.

Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.

Евгения Полоса

К записи 31 комментарий

Иголка | 06 09 2011

Оказывается я оформляла протоколы бог знает как. Хорошо, что наткнулась на этот материал. Почему нет отзывов? неужели никому не понравилось?

Оберон | 18 04 2012

Ошибаетесь, понравилось. Немного переделаю и смогу использовать его как протокол собрания открытия общественного объединения. Спасибо автору!

Ирина | 04 11 2012

Спасибо Евгении, очень актуально. Главное «рыба», а под себя каждый сможет переделать по-своему.

Ольга | 10 11 2012

Огромное спасибо за помощь!Вы очень помогли,Евгения!

Наталья | 30 01 2013

С огромным уважением к Вашей отзывчивости! Спасибо перед итоговым совещанием золотая находка!

Галина | 08 04 2013

Спасибо, очень помогли!!!

Лия | 24 06 2013

большое спасибо!

Виктория | 10 07 2013

Евгения, огромное спасибо!!!

Нашла здесь образцы всех необходимых документов. А то уже подумывала на курсы секретарей идти…

Еще раз СПАСИБО!

ЮЛИЯ | 14 10 2013

СПАСИБО!

Людмила | 05 02 2014

Спасибо, очень кстати. Доходчиво и понятно.

Ольга | 05 03 2014

Здравствуйте, меня волнует такой момент: «Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года.» У нас есть протоколы на выделение дел к уничтожению, утверждение инструкции по делопроизводству (это еще только надо сделать), утверждение номенклатуры и описей на передачу дел пост.хранения в гор.архив. Получается это всё разные виды протоколов и все должны регистрироваться в разных журналах? А если их у нас от силы за год 2-3 шт., можно ли в один журнал их заносить? У нас очень маленький документооборот.

admin | 08 03 2014

Здравствуйте! Вы не правильно поняли приведенную цитату. Протоколы регистрируются отдельно по видам заседаний, комиссий, советов и т.п. Нельзя, например, регистрировать протоколы инвентаризационной комиссии вместе с протоколами экспертной комиссии (ЭК). В приведенных Вами примерах речь идет, очевидно, о протоколах заседаний ЭК. Все протоколы ЭК регистрируются в одном массиве с присвоением порядковых номеров в пределах календарного года, независимо от рассматриваемых вопросов (документов).

Яна | 10 06 2014

Добрый день. Евгения, а существует порядок, в котором надо указывать присутствующих?

admin | 12 06 2014

Здравствуйте! Согласно ГОСТ 6.30-2003 в протоколах коллегиальных органов фамилии и инициалы членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей.

Светлана | 27 02 2020

Так и не нашла в ГОСТе 6.30-2003 (и в новом …2016 то же) про список в алфавитном порядке. Если не сложно, пожалуйста, «ткните меня носом» в этот текст (пункт), чтобы я тоже могла кого-нибудь ткнуть.

admin | 02 03 2020

Здравствуйте! Поскольку комментарий о порядке оформления протоколов давался в 2014 году, то в нем я ссылалась на ГОСТ Р 6.30-2003, а именно «Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (М., 2005). П. 4.9. К ГОСТР 7.0.97-2016 тоже есть «Методические рекомендации по применению…» (М.,2018), однако в этих рекомендациях уже нет указания на то, что список присутствующих лиц составляется в алфавитном порядке.

Наталья | 20 10 2014

А я вообще не могу понять вот что: зачем нужны протоколы? Разве для того, чтобы уничтожить документы по акту ЭК, нужно обязательно совещаться? Скажем, постоянно действующая ЭК комиссия работу всю проделала, архивариус (или делопроизводитель) подготавливает проект приказа, а руководитель подписывает приказ об уничтожении документов. Разве эффект не один и тот же? Комиссии ведь для того и создаются, чтобы у них были полномочия решать.

admin | 21 10 2014

Здравствуйте! Согласно правилам акт о выделении к уничтожению документов утверждается руководителем организации, предварительно согласовывается экспертной комиссией (ЭК). ЭК – совещательный (коллегиальный) орган, а решения коллегиального органа принимаются на заседании, которые положено оформлять протоколом. Такова процедура. На практике само заседание можно не проводить, собрав подписи членов комиссии. Но протокол оформлять надо.

Ксения | 21 03 2017

Здравствуйте.

Подскажите, если заседание не проводится и протокол не оформляется. То можно ли в положении/регламенте о ЭК прописать, что решения ЭК принимаются заочно и протокол как документ ЭК не включать в регламент?

admin | 23 03 2017

Здравствуйте! Вы можете прописать всё, что угодно. Наш сайт дает рекомендации согласно правилам.

Татьяна Ивановна | 25 03 2015

Хотелось бы посмотреть образец оформления решения заседания какого-либо совещательного органа (научно-технического совета и пр.). Спасибо!

admin | 26 03 2015

Здравствуйте! Какого-то конкретного образца нет.

Елена | 21 05 2015

Евгения, не ответили на вопрос: у Вас написано «в алфавитном порядке», это имеется ввиду Ф.И.О.? а если мы указываем сначала должность, а после Ф.И.О., тогда как?

Например:

руководитель административной службы Ф.И.О.

зам. директора по персоналу Ф.И.О.

главный инженер Ф.И.О.

и т.д.

Меня также интересует данная информация. Если указываются должности в протоколе, в каком порядке размещать присутствующих? Относительно должности (по иерархии) или в алфавитном порядке по фИО?

admin | 24 05 2015

Здравствуйте! Список присутствующих на заседании составляется в алфавитном порядке (по фамилиям), также и в том случае, когда указываются должности.

Светлана | 09 09 2015

Здравствуйте! Следующая ситуация: Есть распоряжение «О создании комиссии по документальной проверке дебиторской задолженности ОАО «Морозко». По итогу протокол оформили и «встал» вопрос регистрации… Т.е. получается данная комиссия создавалась для решения конкретного вопроса. Также у нас есть протоколы заседаний аттестационной комиссии, ЭК. Но журналов регистрации данных протоколов у нас нет. Вопросы: в данном протоколе по вышеназванному распоряжению при регистрации ставить №1? и Заводить ли нам журналы регистрации протоколов если за год их 2-3 шт.?

admin | 13 09 2015

Здравствуйте! Протоколы формируются и регистрируются в пределах каждой группы. Как правило, для регистрации протоколов журналы не заводятся, достаточно присвоение порядковых номеров.

Евгения | 17 11 2015

Добрый день! Подскажите, пожалуйста! У нас ведутся протоколы заседаний:

— аттестационной комиссии

— антикоррупционной комиссии

— комиссии по распределению премий.

По каждому виду протоколов ведем журнал их регистрации.

Вопрос: Нужно ли заносить эти журналы в номенклатуру дел и если нужно, то по какой статье, если в утвержденном перечне таких журналов нет.

admin | 18 11 2015

Здравствуйте! Если журналы ведутся, то их обязательно надо включать в номенклатуру дел. Сроки хранения регистрационных журналов соответствуют срокам хранения самих документов, в частности протоколов. Если отдельной статьи для журнала нет, сошлитесь на статью со сроком хранения протоколов.

Людмила | 16 12 2015

Здравствуйте. В учебниках написано, что текст протокола начинается со слова «Председатель». У Вас в примере «Председательствующий».

Поясните, пожалуйста, почему Вы употребляется это слово в своем примере? И какие есть требования в употреблению слов «председатель» и «председательствующий»

admin | 20 12 2015

Здравствуйте! Наш сайт ориентируется не на учебники, а на последние нормативные документы по делопроизводству. «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 21.12.2009 № 76, приводят образец оформления протокола именно со словом «Председательствующий…».

Протокол

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке.

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

• вводную;
• основную.

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 1).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 2).

Рис. 1. Пример оформления краткого протокола

Рис. 2. Пример оформления полного протокола

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3).

Рис. 3. Пример оформления выписки из протокола

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

Протокол подготовлен с учетом требований установленных в Статье 181.2. ГК РФ, пп.3), пункта 3 Статьи 67.1 ГК РФ и Статье 11 ФЗ «Об ООО»

Протокол общего собрания учредителей ООО можно подготовить в сервисе Турбодок.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об избрании председателя и секретаря собрания. 2. Об избрании счетной комиссии собрания, проводящей подсчет голосов. 3. Об учреждении Общества. 4. О порядке, размере, способах и сроках образования имущества Общества. 6. Об утверждении Устава Общества.О заключении договора об учреждении Общества и об определении порядка совместной деятельности учредителей по созданию Общества. 7. Об избрании генерального директора Общества. 8. Об утверждении проекта трудового договора (контракта) с генеральным директором Общества. 9. Об утверждении денежной оценки вносимых в уставный капитал Общества неденежных вкладов. 10. Об избрании ревизионной комиссии (Ревизора) Общества. 11. Об избрании членов Совета директоров Общества. 12. О назначении ответственного лица за осуществление государственной регистрации Общества. 13. О выборе способа подтверждения принятия решения общим собранием учредителей и состава учредителей, присутствующих при его принятии.

ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:

1. Избрать председательствующим на учредительном собрании Общества (председателем собрания) Ф.И.О. Избрать Секретарем собрания Ф.И.О..
Результат голосования:
«ЗА» — единогласно; «ПРОТИВ» — нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» — нет.

2. Избрать счетную комиссию общего собрания учредителей Общества, проводящую подсчет голосов, в составе: Рядинскую Нэлли Николаевну, Пугачука Павла Николаевича.

Результат голосования: «ЗА» — единогласно; «ПРОТИВ» — нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» — нет.

3. Учредить (создать) Общество с ограниченной ответственностью «______________».

Результат голосования:
«ЗА» — единогласно; «ПРОТИВ» — нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» — нет.

4. Утвердить следующий порядок, размер, способ и сроки образования имущества Общества:

— сформировать уставный капитал Общества в размере 10000 (Десять тысяч) рублей, разделенный на доли участников Общества; — уставный капитал Общества оплачивается участниками (учредителями) Общества не позднее четырех месяцев с момента государственной регистрации Общества. Цена оплаты соответствует номинальной стоимости доли. Результат голосования: «ЗА» — единогласно; «ПРОТИВ» — нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» — нет.

5. Утвердить Устав Общества.
Результат голосования:
«ЗА» — единогласно; «ПРОТИВ» — нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» — нет.

6. Заключить договор об учреждении Общества и определить следующий порядок совместной деятельности учредителей по созданию Общества:

— не позднее 1 (одного) месяца, с даты подписания протокола №1 общего собрания учредителей об учреждении Общества, нотариально заверить подлинность подписи на бланке Заявления о государственной регистрации юридического лица при создании Форма № Р11001;

— оплатить вклад в уставный капитал Общества в соответствии с порядком и условиями договора об учреждении Общества..

Результат голосования:
«ЗА» — единогласно; «ПРОТИВ» — нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» — нет.

8. Утвердить проект трудового договора (контракта) с Генеральным директором Общества. Подписание трудового договора (контракта) с Генеральным директором Общества возлагается на Ф.И.О. учредителя.
Результат голосования:
«ЗА» — единогласно; «ПРОТИВ» — нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» — нет.

12. Назначить ФИО учредителя ответственным лицом за осуществление государственной регистрации Общества.
Результат голосования:
«ЗА» — единогласно; «ПРОТИВ» — нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» — нет.

13. Определить в качестве способа подтверждения принятия решения общим собранием учредителей и состава учредителей, присутствующих при его принятии – подписание протокола всеми учредителями Общества. Решения, принятые учредителями Общества, являются добровольными, с требованиями действующего законодательства учредители ознакомлены. Настоящий протокол общего собрания учредителей согласно пп. 3), п 3, Статьи 67.1 ГК РФ не удостоверяется путем нотариального удостоверения. Результат голосования: «ЗА» — единогласно; «ПРОТИВ» — нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» — нет. Иных вопросов в повестке дня общего собрания учредителей нет. Собрание закрыто. Подсчет голосов проведен счетной комиссией общего собрания учредителей в составе: Ф.И.О.

Председатель собрания
Ф.И.О. ______________

Секретарь собрания
Ф.И.О. ______________

С протоколом ознакомлены учредители Общества:

Внимание! Избрание членов Совета директоров и ревизионной комиссии ООО необходимо только в случае, если устав ООО содержит положения о Совете директоров и ревизионной комиссии (ревизоре). Членами ревизионной комиссии (ревизором) Общества не могут быть члены Совета директоров общества, лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа Общества, и члены коллегиального исполнительного органа Общества.

Документационное обеспечение управления

Контрольная

Вариант 4

1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления 4

2. Обработка отправляемой корреспонденции 9

3. Оформить акт списания имущества 11

4. Составить докладную записку 12

Библиографический список 14

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии) и постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов).

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений.

Основные виды протокола:

1. Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

2. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно — содержание докладов и выступлений участников заседания.

3. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола должна показывать: кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; кто вел протокол; кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек). Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций — должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список. Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже. Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи. Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие. Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения. Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за …, против …, воздержались …

В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения. В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату. В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

• все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);

• заголовок к тексту;

• все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»;

• отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»;

• реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т.к. выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.

Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию .