Структура бухгалтерского учета на предприятии
В системе бухгалтерского учета различают три основные составляющие: налоговый, управленческий и финансовый учет. Все вместе они образуют единую систему, пронизанную информационными потоками прямой и обратной связи. Ответственность за организацию данной системы и следование законодательству при ее деятельности и выполнении хозяйственных операций, несут руководители предприятий, это прописано в Законе «О бухгалтерском учете». В обязанности руководителя при этом входит:
- создание достаточных условий для правильного ведения бухучета;
- обеспечение порядка при формировании и представлении документов для отражения в учете необходимых данных, содержащихся в них;
- контроль соблюдения всеми работниками, службами и подразделениями, которые имеют непосредственное отношение к учету порядка составления документов и внесения сведений в учетные формы.
В зависимости от объема работы законодательство предусматривает формирование службы бухгалтерского учета следующими способами:
- Штатная должность бухгалтера на предприятии;
- Обязанности бухгалтера выполняет руководитель;
- Создание бухгалтерской службы в виде подразделения предприятия, под руководством главного бухгалтера;
- Аутсорсинг, то есть заключение договора на ведение бухгалтерского учета сторонней специализированной организацией.
Варианты 1-3 наиболее подходят для применения на предприятиях, которые относятся к малым формам предпринимательства, согласно законодательству Российской Федерации.
Правовой статус бухгалтерской службы
Определение 1
Правовой статус бухгалтерской службы прописан и регулируется действующим законодательством посредством нормативных документов, общей структурой управления и организационно-правовой формой предприятия.
Служба бухгалтерского учета располагает особенными полномочиями, отличными от тех, которыми наделены прочие подразделения организации. Например, подпись главного бухгалтера или уполномоченного им сотрудника является решающей при составлении расчетных или денежных документов, наделяет их юридической силой. И также бухгалтерия контролирует деятельность материально ответственных лиц, принимает участие в инвентаризации и проверяет отчетность. Кроме этого бухгалтерия обязана следить за тем, чтобы первичная документация оформлялась в соответствии с правилами, следит за ее сохранностью на всех этапах до момента сдачи в архив, за предоставление при запросах налоговых, судебных органов и аудиторских проверок.
Организация работы учетного персонала
Правильно построенная работа учетного персонала занимает важное место формировании процесса ведения учета в экономическом субъекте любой формы собственности.
Не так давно появилась тенденция систематизации работы финансовых служб в организациях посредством внутренних положений бухгалтерского учета. Для стандартизации работы подразделения учета разрабатываются должностные инструкции для рабочих бухгалтерии и Положение о бухгалтерии.
Определение 2
Положение о бухгалтерии – это нормативный локальный акт, которые определяет задачи и функции бухгалтерской службы, порядок ее организации, обязанности и права сотрудников счетных отделов. Такой документ представляется в виде унифицированной системы организационно-распорядительной документации, а его форма имеет стандартную структуру:
- общие положения;
- задачи и цели;
- перечень функций;
- обязанности и права главного бухгалтера и его заместителей;
- служебные связи и взаимоотношения;
- организация деятельности.
Определение 3
«Общие положения» содержат определение бухучета, запись о выбранной форме ведения учета на предприятии, штат и численность бухгалтерского подразделения, перечень законодательных и нормативных актов, которые использует для своей деятельности бухгалтерия.
Слишком сложно? Не парься, мы поможем разобраться и подарим скидку 10% на любую работу Опиши задание Определение 4
Раздел «Задачи и цели» включает в себя задачи и цели ведения бухгалтерского учета в организации.
Определение 5
Третий раздел «Перечень функций» состоит из списка тех задач, которые предположительно будут возложены на бухгалтерскую службу организации:
- методологическая;
- организационная;
- учетная;
- аналитическая;
- расчетная;
- отчетная;
- контрольная;
- исполнительная;
- архивная.
Руководствуясь перечисленными задачами и функциями разрабатывают должностные инструкции работников бухгалтерии и планируется примерной штатное расписание. Функции должны быть сформулированы максимально четко с определением уровней самостоятельности в вопросах принятия решений, так как это позволяет оптимально распределять объем работ среди всех сотрудников бухгалтерии.
Определение 6
В четвертом разделе «Права и обязанности главного бухгалтера и его заместителей» представляет собой подробную должностную инструкцию для главного бухгалтера и его заместителей. Данная инструкция составляется на основании Закона «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и Положения о главных бухгалтерах, действующего с 1980 г. и утвержденного постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономичном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов».
Определение 7
В пятом разделе «Служебные связи и взаимоотношения» указывается перечень служб, взаимодействующих с бухгалтерией:
- по вопросам права, касающимся подготовки документов – юридическая служба;
- по вопросам бухгалтерского учета – все подразделения предприятия;
- кадровый отдел – касательно вопросов подбора и принятия на работу персонала для бухгалтерии, вопросов расчета зарплаты сотрудников в соответствии с приказами о принятии на работу, отпуске, увольнении, переводе и т. д.
- отдел делопроизводства – по вопросам справок, сведений и сводок по запросам руководства, отчетов по итогам хозяйственной и финансовой деятельности.
А также в пятом разделе прописаны внешние связи:
- с банками – расчеты с помощью документов, которые оформляются в бухгалтерском отделе;
- с социальными, статистическими и налоговыми органами – предоставление отчетности.
Определение 8
В шестом разделе «Организация деятельности» прописаны правила внутреннего распорядка при осуществлении работы бухгалтерии. Также в данный раздел вносится информация касательно того подлежит ли организация обязательному аудиту.
Положение о бухгалтерии, по сути, является многопрофильным документом, в котором строго регламентируется порядок работы отдела, и который полностью соответствует Коллективному договору предприятия. Детализация и тщательность разработки Положения непосредственно влияют на эффективность работы системы бухучета организации.
Главбух составляет Положение о бухгалтерии, далее его утверждает руководитель предприятия. Следствием из Положения являются должностные инструкции для сотрудников бухгалтерии, которые разрабатываются для каждого работника, и содержат конкретные операции по ведению учета. Благодаря тому, что обязанности и права учетного персонала имеют четкое разграничение, каждый сотрудник планирует свою работу только в сфере своих обязанностей. В том случае, если на предприятии нет должностных инструкций, могут возникнуть определенные проблемы при трудоустройстве, переводе или увольнении. После этого должностная инструкция должна быть обязательно доведена до сведения соответствующего работника.
При составлении должностных инструкций за образец берут квалификационные характеристики, которые содержатся в постановлении Минтруда России от 06.06.1996 № 32.
Должностные инструкции являются внутренним документов предприятия, в них определяется организационное и правовое положение сотрудника, поэтому они должны содержать все его полномочия, служебные обязанности и зоны ответственности.
Стандартно, структура должностной инструкции содержит следующие пункты:
- общие положения;
- обязанности и права;
- функции сотрудника;
- ответственность;
- заключительные положения.
Рассмотрев все вышесказанное, можно подвести итоги того, что предполагает организация бухгалтерского дела на предприятии:
- разработку графика документооборота предприятия;
- составление организационных и распорядительных документов;
- организацию хранения документов и создание номенклатуры;
- создание кадровой политики бухгалтерии;
- разработку технологии обработки поступающей информации.
Всё ещё сложно? Наши эксперты помогут разобраться
Положение о бухгалтерской службе предприятия
1. Общие положения
1.1. За организацию финансовой работы и бухгалтерского учета в организации отвечает руководитель данной организации. Для ведения в организации финансовой работы и учета (статистического, оперативного и бухгалтерского) организуется бухгалтерия в виде самостоятельного специализированного структурного подразделения, которое входит в состав управления. Бухгалтерская служба состоит из бухгалтерии. В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» руководитель организации назначает главного бухгалтера, который непосредственно подчиняется ему.
1.2. Руководитель контролирует выполнение требований бухгалтера по предоставлению всеми службами и подразделениями, имеющими отношение к учету документов и сведений, оформленных надлежащим образом.
1.3. Руководитель организации утверждает разработанные специалистами сметы, бюджеты, утверждает после согласования с привлечением соответствующих специалистов учетную политику, разрабатываемую главным бухгалтером, утверждает план документооборота, внутренние предписания (инструкции) по ведению бухучета, инвентаризации, составлению и анализу внутренней бухгалтерской и внешней финансовой отчетности.
1.4. В своей повседневной деятельности бухгалтерская служба руководствуется законами, указами, положениями, инструкциями и рекомендациями высших органов государственной власти РФ по вопросам учета, а также решениями местных органов власти и внутренними распоряжениями руководителя организации при соблюдении приоритета законодательных актов.
1.5. Подразделения и службы организации несут полную ответственность за законность совершаемых операций и правильность оформления. Они обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухучета и контроля документы (приказы, постановления, распоряжения), а также договоры, соглашения, сметы, нормативы и другие материалы. За несвоевременное недоброкачественное оформление и составление этих документов, задержку передачи их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за недостоверность содержащихся в документах данных, а также за составление документов отражающих незаконные операции ответственность несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы. Списки должностных лиц, на которых возлагается обязанность составления первичных документов, и которым предоставляется право их подписи, согласовываются с главным бухгалтером.
2. Основные задачи, стоящие перед бухгалтерской службой организации:
Организация планирования, учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
Подготовка и обоснование инвестиционных проектов и сметно-технологических расчетов, обеспечение финансовыми ресурсами производственно-хозяйственной деятельности;
Разработка производственных программ, выполнение совместно с заинтересованными службами анализа хозяйственной деятельности;
Обеспечение действующих условий оплаты труда в организации и разработка предложений по их совершенствованию;
Осуществление контроля над сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей;
Осуществление принятой в организации методологии учета, составление сводных бухгалтерских и статистических отчетов;
Осуществление учета всех операций, связанных с движением финансовых средств, имущества предприятия и его обязательств перед контрагентами при обеспечении основной деятельности предприятия.
3. Функции бухгалтерской службы выражаются через должностные инструкции работников бухгалтерии:
Ведение системного (в хронологическом порядке) учета, наличия и движения собственного имущества; производственно-сырьевых запасов; хозяйственных операций для всех видов деятельности предусмотренных Уставом с исчислением затрат в пределах смет, расчетов с поставщиками за ТМЦ и услуги, с заказчиками за выполненные работы, с покупателями за отпущенные ТМЦ, с налоговыми и другими организациями по отчетностям и взносам;
Участие в проведении анализа финансово-хозяйственной деятельности учреждения с целью выявления внутрихозяйственных резервов, ликвидации потерь и непроизводительных расходов;
Составление всех видов периодической отчетности с защитой ее в соответствующих инстанциях;
Исполнение смет расходов, составление отчетных калькуляций и бухгалтерской отчетности;
Организация расчетов по зарплате и другим моментам с сотрудниками предприятия;
Обеспечение документального отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начислением и перечислением налогов и других платежей; Осуществление контроля над своевременным проведением инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей и расчетов;
Принятие мер к предупреждению недостач, растрат и других нарушений и злоупотреблений;
Применение в утвержденных в установленном порядке типовых унифицированных и (и собственных) форм первичной учетной документации, строгое соблюдение порядка оформления этой документации;
Осуществление мероприятий по повышению уровня автоматизации учетно-вычислительных работ;
Обеспечение соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, расходования полученных в учреждениях банков средств по назначению;
Обеспечение хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского актива;
Осуществление контроля за своевременным оформлением приема и расхода наличных денежных средств, ТМЦ, правильным расходованием фондов заработной платы, исчислением и выдачей всех видов поощрений, соблюдением штатной дисциплины, должностных окладов, смет расходов;
Решение других вопросов по указанию руководителя и запросам структурных подразделений, связанных с основными функциями учета:
а) разработка проектов сводных годовых финансовых планов расходов и платежей в бюджет по предприятию, сводных смет расходов по содержанию организации, а также проекты финансовых планов производственной деятельности структурных подразделений;
б) разработка нормативов и лимитов по отдельным моментам хозяйственной деятельности с соответствующими растратами и обоснованиями к ним. Согласование их в соответствующих службах предприятия, участие в разработке предложений по социальной защите работников предприятия.
4. Обязанности бухгалтерской службы:
Представлять руководству предприятия предложения о наложение взысканий на лиц, допускающих систематическое недоброкачественное оформление и составление документов, несвоевременную передачу их и отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности, а также за недостоверность содержащихся в документах данных;
Осуществлять связь со сторонними организациями по вопросам входящим в компетенцию бухгалтерской службы;
Выполнять неукоснительно все функции, возложенные на бухгалтерскую службу данным положением.
5. Права бухгалтерской службы:
Требовать от подразделений предприятия материалов (справок, отчетов и т.п.) необходимых для выполнения работы, входящей в компетенцию бухгалтерии;
Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходования, хранения и расходования денежных средств, оборудования, материальных и других ценностей;
Указания бухгалтерской службы в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению всеми подразделениями предприятия;
6. Ответственность бухгалтерской службы:
Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением на бухгалтерскую службу предприятия задач и функций несет главный бухгалтер;
Степень ответственности других работников бухгалтерии устанавливается их должностными инструкциями персонально.
7. Взаимоотношения бухгалтерской службы предприятия
с другими подразделениями
Взаимоотношения бухгалтерской службы предприятия с другими подразделениями и их служебные связи разрабатываются руководителем организации и составляют:
С канцелярией руководителя предприятия (получает копии приказов, распоряжений и служебную корреспонденцию по вопросам финансово-хозяйственной деятельности);
С отделом по кадрам предприятия (получает копии приказов по личному составу, табели учета рабочего времени, листки нетрудоспособности и по другим вопросам);
С подразделениями (получает первичные документы по расходованию ТМЦ в производстве, табели учета рабочего времени, наряды и другие документы, служащие основаниями для начисления зарплаты и доплат).
8. Структура бухгалтерской службы:
8.1. В зависимости от величины и специализации предприятия, а также объема выполняемых учетных операций могут быть выбраны различные варианты организации бухгалтерской службы на предприятии, причем в зависимости от периодически проходящих организационных изменений на предприятии могут меняться варианты организации бухгалтерской службы, как в целом, так и отдельных ее групп.
8.2. В зависимости от размера предприятия, количества самостоятельных подразделений, видов деятельности и видов услуг, видов функций и операций, количество штатных единиц бухгалтеров может быть различным (от 0,5 единицы до 100 человек). При этом функции бухгалтерского учета могут комбинироваться различными способами при их выполнении конкретными работниками.
8.3. Бухгалтерия организации ЗАО ____________________________ состоит из следующих функциональных групп:
Кассо-банковская группа в составе 1 чел — бухгалтер-кассир
Материальная группа в составе — бухгалтер-экономисты
Расчетная группа в составе — бухгалтер-экономист, гл.бухгалтер
Нормативно-отчетная группа — главный бухгалтер
8.4 Квалификационный состав каждой группы, должностные инструкции и конвейерная технология обработки бух. Документов от их возникновения до сдачи в архив разрабатывается в момент утверждения Положения об учетной политике. С учетом меняющихся организационно-производственных условий и внедрения средств оргтехники и компьютерной технологии общая технология ведения бухучета, функции отдельных работников и их квалификационный состав могут меняться, с целью приспособления к текущим условиям.