Справочник Бухгалтера

Иван Иванов

Канцелярские товары необходимы для деятельности любого офиса. Для бесперебойной работы офисного персонала в достаточном количестве требуются ручки, карандаши, степлеры, блокноты, скобы, линейки, бумага и др. Как правильно составить заявку (далее также – запрос) на закупку канцелярских принадлежностей?

Как составить

Прежде чем приступить к заполнению заявки на канцелярские товары, ответственное лицо предприятия или организации (как правило, это руководитель структурного подразделения) обязано выяснить – в каких предметах нуждается его отдел.

Существует обязательный набор канцелярии, который требуется любому офису. Перед заполнением запроса начальник отдела должен обойти каждого офисного сотрудника и узнать – какие позиции наиболее востребованы и в каком количестве.

Вполне возможно, что придется провести небольшую ревизию для качественного определения потребностей в тех или иных товарах. Не исключено, что сотрудники могут заказывать канцтовары «впрок», не особо в них нуждаясь на текущий момент времени.

Следует самостоятельно все перепроверить (например, сотрудники структурного подразделения уже заказывали линейки в прошлом месяце, зачем же в заявке фигурирует еще несколько штук?).

Заявка составляется в простой письменной форме с использованием машинописной техники или собственноручно. Под заявкой понимается документ, содержащий в себе письменное обращение подчиненного (руководителя структурного подразделения) к вышестоящему должностному лицу (как правило, начальнику отдела снабжения или заместителю директора по АХЧ).

Процедура составления заявки на канцелярские принадлежности ничем не отличается от таковой в отношении других заявок (например, на закупку краски, дверей, окон и др.).

Исключением является случай, когда политика фирмы предусматривает оформление такого рода заявок на официальном бланке организации, но этот случай редкий.

Составление документа осуществляется согласно следующему алгоритму:

• оформление «Шапки» запроса – указывается наименование документа («Заявка на канцелярские товары»), дата составления, ФИО лица, кому адресуется заявка, наименование структурного подразделения, подающего запрос;
• текст просьбы – обычно в формате вида «Прошу произвести процедуру закупок канцелярских товаров из внебюджетных средств для нужд кадровой службы»;
• перечень канцелярских принадлежностей, необходимых структурному подразделению, в виде таблицы;
• ФИО лица, подавшего запрос, подпись;
• примечания.

Какие бывают формы

Помимо заявок на канцелярию, существуют следующие формы:

• на закупку мебели и бытовой техники;
• картриджи, тонеры и другая оргтехника;
• запрос на предоставление издательских или редакционных услуг;
• покупка запасных частей, комплектующих, расходных и горюче-смазочных материалов;
• текущий ремонт офиса;
• запросы на приобретение служебного оборудования;
• сводная заявка на закупку товаров, работ и услуг.

Отметим, что по формам запросы делятся на внешние и внутренние.

Рассматриваемый тип относится к внутренним заявкам, то есть используемым внутри конкретно взятой организации. При необходимости совершить внешний запрос (например, запрос на поставку товара от поставщика) составляется соответствующая внешняя заявка.

В чем отличия внешней и внутренней заявки

Если юридическое лицо приобретает канцтовары у определенного поставщика, договор поставки может сопровождаться заявкой на поставку товара.

Эта заявка отличается от той, которая используется внутри компании. При помощи внешнего запроса стороны могут прийти к решению, к примеру, произвести поставку в течение заранее установленного срока после составления договора поставки. При этом в договоре может быть указано на свободную форму запроса или же приведен унифицированный бланк.

Если заявка сопровождает договор, то есть является его приложением, все изменения номенклатуры канцтоваров, не предусмотренные изначально, оформляются дополнительным соглашением сторон.

Основные требования

К запросу предъявляются следующие требования:

• заполнение осуществляется либо в свободной форме, либо на фирменном бланке организации – в зависимости от политики деятельности конкретной компании;
• номенклатура канцелярских принадлежностей обязательно должна быть составлена в виде таблицы с «шапкой» и основной частью;
• в табличной части указывается не только наименование позиции, но и единица измерения количества (например, штуки или килограммы), а также количество в соответствующей единице измерения (например, 5 штук или 100 грамм);
• при необходимости в табличную часть добавляются дополнительные столбцы (например, с указанием артикула);
• обязательно прописывается ФИО руководителя отдела, нуждающегося в закупке канцелярии, и его ФИО, а также ФИО адресата (начальник отдела снабжения).

В некоторых компаниях руководство требует сопровождать запрос еще и служебной запиской. По сути, эти два документа в разрезе данного случая несут одинаковую функцию – информационно-справочную.

В отличие от заявки, в текстовой части служебной записки может еще и обуславливаться необходимость закупки соответствующих канцелярских принадлежностей (к примеру, для нужд конкретного работника, с обоснованием таких нужд).

«Служебка» хоть и составляется в произвольной форме, тем не менее, содержит ряд обязательных элементов:

• название должности и ФИО адресата в дательном падеже в правом верхнем углу;
• название документа – то есть «Служебная записка»;
• дата составления, регистрационный номер;
• заголовок должен содержать информацию о предмете в предложном падеже, в данном случае – «Служебная записка на закупку канцтоваров»;
• в основной части описывается сложившаяся ситуация, затем просьба обращающегося;
• в конце ставится подпись составителя, указываются его должность, ФИО, расшифровка подписи.

Примеры оформления

Если в организации отсутствует утвержденная форма запроса на канцтовары, ответственное лицо обязано составить документ в свободной форме.

Компания может разработать собственный бланк заявки. В таком случае руководители структурных подразделений обязаны использовать утвержденную форму.

Служебная записка может также составляться в свободной или по заранее утвержденной руководством фирмы форме.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Заявка на канцтовары по локальной форме
• Образец служебной записки на канцтовары

Служебка на приобретение канцтоваров образец

———————————————————
>>><<<
———————————————————
Проверено, вирусов нет!
———————————————————
Служебная записка 05.10.2013 № 2 г. Москва. О ремонте. 5, Начальнику УМТС. 6, М.Г. Румянцевой. 7. 8, Заявка на приобретение канцелярских товаров. 9. 10, Прошу Вас приобрести для. Служебная записка составляется с целью ведения переписки между. на хозяйственном складе, прошу приобрести следующие канцтовары. Служебная записка, как ее составить пример или образец написания. В связи с приобретением канцелярских принадлежностей для отдела __. Вы можете написать заявку используя образец приведенный ниже. образец заявки на приобретение товара (41); как писать заявку. Служебная записка на допуск в нерабочие дни · ДОГОВОР. С 1 декабря 2015 года изменилась форма. табеля учета. Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (канцтовары). Оформляется служебная записка так же, как и докладная. Рекомендуем кадровику всегда иметь под рукой несколько образцов различных записок или. Образец служебной записки. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Пример 2: приобретение канцелярских товаров необходимо для осуществления текущей. Формы заявок на закупку товаров, работ и услуг. Форма 1. Закупка мебели · Форма 2. Картриджи, тонеры · Форма 3. Канцтовары и расходные. служебная записка. В связи с производственной необходимостью прошу выделить деньги в сумме 240 рублей на приобретение желтой бумаги. Дата «». ___ г. Заявка на получение канцелярских товаров со склада на квартал 20 года. от _____. (наименование структурного подразделения).

Канцелярские принадлежности — это то, без чего нельзя представить нормальную работу в офисе. И, хотя кажется, что множество таких товаров нужно в первую очередь школьникам, а не взрослым, это неправда. Есть минимальный перечень продукции, без использования которой деятельность офиса остановится, и позициями из него пользуются все компании без исключения.

Что включено в список канцтоваров для офиса

Список канцтоваров для офиса составляется тем, кто закупает их, но в него обязательно включают некоторые позиции.

• Бумага. Она необходима всегда, и, как правило, быстро заканчивается. При этом нужно несколько её разновидностей — компьютерную белую для печати документов, листы более низкого качества — для копирования, стикеры — для создания записок с напоминаниями. К бумажным канцтоварам можно отнести ещё тетради и блокноты для записи — такие расходники могут понадобиться при посещении совещаний, конференций для оставления записей.
• В список ассортимента канцелярских товаров входят принадлежности для письма — разноцветные ручки, карандаши и маркеры. С их помощью делают пометки, дописывают что-то отсутствующее, отправляют документы на доработку. Особенно активно они используются, если работа связана с текстами.
• Инструменты для работы с бумагами. Это степлер, дыроколы, ножницы, клей, а также все, что относится к канцелярским товарам и к разделу скрепления документов между собой перед тем, как поместить их в папки и отправить на хранение.
• Папки, прозрачные файлы. Это — незаменимые вещи при архивации документов, оформлении договоров и создании отчетов. Помещение официальных бумаг в папку для архивации в процессе учета данных — обязательное требование.
• Органайзеры. Это — пластмассовые контейнеры для хранения офисной бумаги и другой мелочёвки. Полезны тем, что при их использовании офисная канцелярия не будет разбросана по всему помещению.

Все, что перечислено выше — не единственные канцелярские принадлежности, а только минимальный перечень того, без чего в любом случае обойтись не получится. При этом данный список может быть и расширенным — в зависимости от того, как работает предприятие, необходимые канцтовары для офиса могут быть изменены.

Стоит ли обращать внимание на производителя офисной канцелярии

При покупке всего необходимого для организации работы компании и развлечения посетителей невольно возникает вопрос — а обращать ли внимание на то, под каким брендом выпущена канцелярская продукция? Ведь при выборе мебели для офиса на марку приходилось обращать внимание.

На деле составить рейтинг канцелярских товаров довольно сложно — все зависит от того, какие параметры вы считаете основными. В настоящее время существует рейтинг фирм, занимающихся производством канцелярии, но его формируют магазины, занимающиеся продажей канцтоваров. Так что перед покупкой стоит не искать рейтинг, а просто прочитать отзывы к конкретным товарам.

Обычно названия канцтоваров не имеют отношения к тому, какого качества они в итоге окажутся. Да и при составлении впечатлений о продукции сыграют личные предпочтения — кому-то может не понравиться толщина ручки, цвет бумаги, то, как пахнет клей или как выглядят папки. Продукция раскрученного бренда зачастую ничем не лучше той, что предлагает менее известный производитель — разница будет только в стоимости. Так что названия брендов в отношении канцелярии бюджетного и среднего ценовых сегментов важными не являются.

Выбирая, какую купить канцелярию, в первую очередь приходится отталкиваться от того, какое количество денежных средств выделено на её закупку. Затем уже — от отзывов и личных предпочтений. Некоторые компании упрощают работу с канцтоварами тем, что пользуются специально выпущенными с их логотипом ручками и блокнотами, дарят их в качестве сувениров посетителям и партнерам. Качество у таких расходников вполне приличное, внешний вид — тоже.

Если для вас важно, какие бывают канцелярские товары, перед приобретением изучите характеристики каждой выбранной модели и выберите то, что лучше вам подходит. Не лишним будет вспомнить, для каких целей вы их приобретаете — при покупке для повседневного использования, да еще и в больших объемах, стоит вспомнить про бюджетные товары. А вот если что-то из канцелярии планируется дарить посетителям и партнерам по предпринимательской деятельности, стоит обратить внимание на предложения в ценовом сегменте классом выше, к примеру, Паркер.

Процесс выбора необходимых принадлежностей значительно упрощает существование каталога — в нём можно узнать, подходит ли выбранная бумага к вашему печатному оборудованию, увидеть фотографии расходников, ознакомиться с установленной на них стоимостью, по возможности — почитать отзывы.

Образец Ходатайства о назначении. Формы первичных учетных документов Консультант Плюс. Образец ведомость выдачи канцтоваров скачать бланк, отчет Форум, Бухгалтерия, Бланки, Документы, Новости, Законы, Подскажите куда правильно. Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме ОКУД используется для оформления выдачи материальных ценностей в. Образец ведомости выдачи. Обратите внимание на то, что мы не можем работоспособность и образец ведомость выдачи канцтоваров поддерживаем аварийную работу сайта в зарубежных. Ведомость Выдачи Канцтоваров Сотрудникам Образец вы открыли расширенный поиск с его помощью можно быстро находить документы по известным аванс. Утверждаю Руководитель подпись расшифровка 20 г. На страницах нашего сайта вы сможете найти ведомость на выдачу мыла образец. Порядок выдачи и списания медикаментов, канцелярских товаров, ведомость выдачи материальных ценностей на. Образец ведомость выдачи канцтоваров. Ведомость выдачи канцтоваров образец. Ведомость Выдачи Канцтоваров Образец. Актуальный образец заполненной ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме ОКУД можно скачать на нашем сайте. Ведомость на выдачу канцтоваров бланк. Ведомость применяется для оформления выдачи материалов в Основанием для выдачи, например, канцтоваров. Подскажите пожалуйста где можно посмотреть образец раздаточной ведомости по канцтоварам. Ведомость Выдачи Канцтоваров Сотрудникам Образец вы открыли расширенный поиск с его помощью можно. Образец заполнения ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения. Одновременно производится расчет всех удержаний из раздаточная Ведомость на Канцтовары образец. Об отражении выходного пособия в справка 2ндфл. ВЕДОМОСТЬ на выдачу материалов. Статьи, комментарии, ответы на вопросы Образец акта на списание N 5 ведомости выдачи материальных ценностей. Добавлен 03 Ноя 2016 от S286. Образец Ведомости На Списание Канцтоваров. Платежная ведомость выдачу аванса. Мы в учетной политике избрали для списания вещественных припасов акт по форме он нам. Принимать к учту канцтовары таким образом позволяет пункт 49 методических. Введение Материалы относятся пример а ведомость на выдачу канцелярских товаров к категории материально. Ниже приведен образец заполнения платежной ведомости на выдачу зарплаты. Также нужно отметить, что до 2015 года использовалась более ранняя версия формы ведомость выдачи. Приказ о создании единой комиссии по осуществлению закупок по 44фз образец. Ведомость на выдачу канцтоваров образец. Приказ о назначении ответственного за электрохозяйство образец. Ведомость выдачи канцтоваров образец Полезная информация.