Справочник Бухгалтера

В соответствии с п. 40 Правил каждая организация обязана с целью учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вести:

а) приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69);

б) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Формы названных книг утверждены Минтрудом России и при­ложены к Правилам.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книж­ки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, свя­занных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Эта книга ведется в бухгалтерии и содержит следующие графы:

1. Порядковый номер записи.

2. Число.

3. Месяц.

Голосование:

Год.

5. От кого получено или кому отпущено (указывается фамилия, инициалы, иногда должность лица, получившего трудовые книж­ки от бухгалтера или сдавшего бухгалтеру купленные трудовые книжки и вкладыши к ним).

6. Основание (наименование документа, свидетельствующего о факте покупки, его номер и дата).

7. Приход (количество купленных трудовых книжек с указа­нием их серии и номера).

8. Приход (количество купленных вкладышей с указанием их серии и номера).

9. Сумма (стоимость в рублях).

10. Расход (количество выданных бухгалтерией трудовых книжек с указанием их серии и номера).

11. Расход (количество выданных бухгалтерией вкладышей с указанием их серии и номера).

12. Сумма (стоимость в рублях).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой, оформляющей прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также тру­довые книжки и вкладыши в них, выданные работникам вновь, с указанием серии и номера. Эта книга содержит 13 граф:

1) номер по порядку (проставляется порядковый номер записи);

2-4) дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее (число, месяц, год);

5) фамилия, имя и от­чество владельца трудовой книжки;

6) серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее;

7) должность, профессия, специаль­ность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее;

8) наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;

9) дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника;

10) расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;

11) получено за заполнен­ные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.);

12) дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудо­вого договора);

13) расписка работника в получении трудовой книжки.

Книгу учета движения трудовых книжек, которая ведется до сих пор, надо вести до дня увольнения последнего работника, сведения о трудовой книжке которого внесены в книгу учета преж­него образца. Переписывать все прежние записи в книгу учета нового образца не надо.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работ­ник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книж­ки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них после заполнения должны быть пронумерова­ны, прошнурованы, заверены подписью руководителя организа­ции, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

В конце каждого месяца ответственный за ведение трудовых книжек обязан представить в бухгалтерию организации отчет о на­личии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформление трудовых книжек и вкладышей в них. К отчету обязательно прилагается приходный ордер кассы орга­низации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее надо уничтожить и составить об этом акт. Для составления такого акта приказом руководителя соз­дается комиссия во главе с председателем, которая составляет акт по приведенной ниже форме. Эта форма является рекомендуемой, т. к. она не унифицирована.

Правила особо подчеркивают, что за нарушение установлен­ного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную зако­нодательством РФ.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью орга­низации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Работодатель в случае задержки выдачи работнику трудовой книжки по своей вине, внесении в нее неправильной или не соответ­ствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника обязан возместить последнему не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается фактический день выдачи трудовой книжки. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недей­ствительной, о чем делается запись в трудовую книжку. О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя и соответствующая запись вно­сится в трудовую книжку.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из род­ственников.

Если в день увольнения работника (прекращения трудового до­говора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с его отсут­ствием либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работни­ком адресу допускается только с его согласия. Уведомление следует посылать на бланке письма организации. Ответственный за ведение трудовых книжек готовит проект такого письма, а подписывает его руководитель организации. Уведомление пересылается заказным письмом с обязательной отметкой о получении адресатом.

Со дня направления письма с уведомлением работодатель ос­вобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

При отказе работника получить трудовую книжку обязатель­но составляется акт, фиксирующий отказ работника. Форма его имеет произвольную форму, поскольку нет документа, который установил обязательность его составления и оформления, но если начнется судебное разбирательство, суд такой акт обязательно потребует. Подписать акт должны не менее трех работников ор­ганизации, и лучше, если не все они будут работниками отдела кадров. Комиссия для составления акта не создается, поэтому его подписывают свидетели, находившиеся в отделе кадров в момент отказа получить трудовую книжку уволенным работником. Акт можно оформить следующим образом:

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не получен­ные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, т. е. невостребованные тру­довые книжки, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек.

Невостребованные трудовые книжки хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоя­тельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Хранить их удобно в папках с клапанами или коробках, на которых дела­ется надпись: «Невостребованные трудовые книжки______штук». При изменении их количества запись уточняют. Если не­востребованных трудовых книжек немного, их чаще всего хранят в плотном конверте. Каждый работник, на которого возложена ответственность за хранение трудовых книжек, знает, что хранятся они в сейфе, чтобы доступ к ним был только у него.

По истечении двух лет они передаются в архив организации (если он создан в организации, если архива нет, невостребованные трудовые книжки до истечения срока их хранения остаются в кадровой службе) и хранятся там в течение 50 лет.

В архив невостребованные трудовые книжки передаются в соответствии с требованиями к оформлению дел, принимаемых в архив. Они могут быть помещены в одно дело вместе с другими невостребованными документами: удостоверениями личности, военными билетами, которые вклады­ваются в конверт, подшиваемый в дело. Подшитые в дело конверты с вложенными в них невостребованными трудовыми книжками нумеруют. При этом сначала нумеруется сам конверт, а затем оче­редным номером каждая трудовая книжка. Номера проставляются в верхнем левом углу простым карандашом. В конверте трудовые книжки располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Внутреннюю опись в дело с невостребованными трудовыми книжками помещать не надо, т. к. ее составление обязательно для документов, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание доку­мента.

В конце дела перед внутренней стороной обложки помещают лист-заверитель, который заполняется по установленной форме. На нем цифрами и прописью указывают коли­чество трудовых книжек, вложенных в конверт. Лист-заверитель подписывает его составитель. Если трудовая книжка по каким-либо причинам изымается из дела, это отмечается в листе-заве­рителе со ссылкой на соответствующий акт.

Конверты с трудовыми книжками помещаются в специальную обложку. На обложке обязательно указывают наименование организации, структурного подразделения (если оно есть), индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. Если дело с трудовыми книжками будет передаваться в государственный архив, на обложке должно быть предусмотрено место для его наименования и обозначения кодов государственного архива и организации. Обязательным рекви­зитом обложки дела является количество листов в деле, которое будет соответствовать количеству невостребованных трудовых книжек плюс номер, проставленный на конверте. Например, если в конверт вложено десять трудовых книжек, на обложке надо по­ставить цифру 11.

Невостребованные трудовые книжки включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу, имеющую установ­ленную форму (приложение 6). Заголовки дел в названной описи располагаются в следующей последовательности:

— приказы (распоряжения по личному составу);

— списки личного состава;

— карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи);

— личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

— лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (рас­четные ведомости по зарплате);

— невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдель­ной описи);

— акты о несчастных случаях.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печа­тается в трех экземплярах. Он подписывается сотрудником, ко­торый его составил, заверяется начальником отдела кадров или ответственным за ведение делопроизводства по личному составу (инспектором, секретарем и др.) и представляется на рассмотрение экспертной комиссии организации. После этого опись согласуется с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и ут­верждается руководителем организации.

По истечении срока хранения невостребованных трудовых книжек на них составляется акт о выделении дел к уничтожению. Затем невостребованные трудовые книжки унич­тожаются в соответствии с порядком, установленным для всех документов, срок хранения которых истек.

Если в организации нет архива, кадровая служба должна хранить невостребованные трудовые книжки в течение 50 лет, затем уничтожить в соответствии с правилами уничтожения не­востребованных трудовых книжек, изложенных выше. Из этих правил исключается обязательность согласования акта на вы­деление дел к уничтожению с государственным архивом, если организация не заключила договор с государственным архивным учреждением.

Вопросы к главе

1. Нормативные документы, обеспечивающие ведение трудовых книжек. Правила внесения записей в трудовую книжку.

2. Какие сведения заносятся в трудовую книжку?

3. Оформление титульного листа трудовой книжки. Какие графы включает раздел «Сведения о работе»? Порядок внесения различных записей в трудовую книжку.

4. Порядок внесения изменений в трудовую книжку. Какие документы служат основанием для внесения изменений?

5. В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки. Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку.

6. Какие документы должна вести организация с целью учета трудовых книжек. Порядок их оформления.

7. Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении сотрудника. Порядок хранения невостребованных трудовых книжек.

Дата публикования: 2014-11-04; Прочитано: 974 | Нарушение авторского права страницы

Проверка учета и сохранности бланков строгой отчетности

В настоящее время практически все государственные (муниципальные) учреждения используют в своей деятельности те или иные бланки строгой отчетности (БСО). Особенно это касается учреждений, оказывающих платные услуги без применения контрольно-кассовой техники. Вопросы полноты учета и сохранности БСО являются неотъемлемой частью практически любой программы проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждений, проводимой органами государственного финансового контроля. Кроме того, эти вопросы интересуют и налоговые органы в ходе проведения контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств. В статье мы рассмотрим порядок отражения БСО в бухгалтерском учете и основные требования, предъявляемые к операциям с ними.

Общие положения

Действующее в настоящее время законодательство не содержит расшифровки понятия БСО, однако, анализируя предъявляемые к ним требования, можно сделать вывод, что под БСО понимаются документы, которые, как правило, содержат обязательные реквизиты (наименование, серию и номер и т.д.) и к учету и хранению которых предъявляются определенные требования. В частности, к БСО, используемым учреждениями, относятся:

• бланки ценных бумаг;
• квитанционные книжки;
• аттестаты;
• дипломы;
• бланки удостоверений;
• бланки трудовых книжек (вкладыши к ним);
• бланки, используемые для оформления приема наличных денежных средств учреждением от физических лиц без применения ККТ. В частности, к таким документам можно отнести Квитанцию (ф. 0504510).

По мнению автора, особое внимание следует уделить БСО, применяемым учреждениями при осуществлении расчетов с населением без использования ККТ.

БСО, применяемые без использования ККТ

В соответствии с Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее — Положение N 359), государственные (муниципальные) учреждения, осуществляющие расчеты без применения контрольно-кассовой техники, в случае оказания услуг населению должны выдавать документ, оформленный на БСО, который приравнивается к кассовому чеку. Такие БСО (квитанции, билеты, абонементы и др.) в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты (п. 3 Положения N 359):

• наименование документа, шестизначный номер и серию;
• наименование и организационно-правовую форму;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности);
• ИНН учреждения;
• вид услуги;
• стоимость услуги в денежном выражении;
• размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами;
• дату осуществления расчета и составления документа;
• должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации;
• иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми организация вправе дополнить документ.

БСО могут быть изготовлены типографским способом или с использованием автоматизированных систем. При этом согласно п. 11 Положения N 359 для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:

• автоматизированная система имеет защиту от несанкционированного доступа, идентифицирует/фиксирует и сохраняет все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
• при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Необходимо отметить, что в соответствии с п. 12 Положения N 359 учреждения по требованию налоговых органов обязаны представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах. Заметим, финансовое ведомство неоднократно отмечало, что для изготовления бланков строгой отчетности не может быть использован простой компьютер (Письма от 03.02.2009 N 03-01-15/1-43 и от 07.11.2008 N 03-01-15/11-353).

Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов. Проставление серии и номера на бланке документа, изготовленном типографским способом, осуществляется изготовителем. Дублирование серии и номера на бланке документа не допускается, за исключением наносимых на копию (отрывные части) бланка.

Для справки. Налоговые органы осуществляют контроль и надзор за полнотой оприходования выручки организациями, производящими наличные денежные расчеты без использования ККТ, в соответствии с Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей» (далее — Административный регламент N 133н). Согласно п. 41 Административного регламента N 133н в ходе указанного контроля налоговыми органами проводится проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности. Проверка проводится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров. По результатам составляется акт проверки фактического наличия бланков строгой отчетности в двух экземплярах. Кроме того, в ходе проверки определяется количество использованных за проверяемый период БСО на основании книги учета бланков документов, актов приемки БСО и актов инвентаризации БСО для сопоставления с фактическим количеством копий использованных БСО (корешков документов), хранящихся у проверяемого объекта.

Сумма выручки денежных средств, отраженная в учете проверяемого учреждения, сопоставляется с суммами, отраженными в копиях использованных БСО (корешках документов), хранящихся у проверяемого объекта.

В случае если учреждение является плательщиком ЕНВД, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, проводится проверка наличия товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Хранение и инвентаризация БСО

Основными нормативными документами, регламентирующими требования к учету БСО, являются:

• Положение N 359;
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее — Положение N 105);
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Согласно п. 6.2 Положения N 105 БСО должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Аналогичное требование содержится в п. 16 Положения N 359.

С работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам, заключается договор о материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Указанный работник принимает БСО, поступившие в организацию, в присутствии комиссии, образованной руководителем организации. Приемка производится в день поступления БСО. В ходе приемки проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров БСО данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляется акт приемки бланков документов. На основании данного акта, утвержденного руководителем учреждения, БСО принимаются к учету (п. п. 14, 15 Положения N 359).

В соответствии с п. 13 Положения N 359 и Приложением 5 к Приказу Минфина России N 173н <1> учет БСО, изготовленных типографским способом, ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) БСО, условной цены, количества, а также с подписью получившего их лица. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации, а также скреплены печатью (штампом).

<1> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

В соответствии с п. 19 Положения N 359 упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, хранятся в систематизированном виде не менее пяти лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.

В соответствии с п. 9 Инструкции N 33н <2> данные, отраженные в годовой бухгалтерской отчетности учреждения, должны быть подтверждены результатами проведенной учреждением инвентаризации активов и обязательств. Порядок и сроки проведения промежуточных инвентаризаций бланков устанавливаются либо в учетной политике учреждения, либо приказом руководителя. На основании п. 20 Инструкции N 157н <3> инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств должна проводиться учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином в соответствии с законодательством РФ. В настоящее время данный порядок регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания N 49).

<2> Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н.
<3> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с п. 1.5 Методических указаний N 49 проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, его выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или в других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством или нормативными актами Минфина.

Согласно п. 17 Положения N 359 инвентаризация БСО должна осуществляться в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.

8.4 Учет и хранение трудовых книжек

Напомним, что утративший силу с 01.01.2012 Порядок ведения кассовых операций <4> предусматривал проведение внеплановых инвентаризаций денежных средств в кассе в сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров. Действующее в настоящее время Положение ЦБ РФ N 373-П <5> указанный вопрос никак не регулирует. Учитывая изложенное, по мнению автора, сроки проведения инвентаризации БСО учреждению следует отразить в своей учетной политике.

<4> Порядок ведения кассовых операций в РФ, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

<5> Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П.

Проверка фактического наличия БСО должна проводиться по их видам с учетом начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Сведения о фактическом наличии БСО, полученные в результате инвентаризации, вносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационная комиссия должна обеспечить полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации (для этого используются формы первичной учетной документации, утвержденные Приказом Минфина России N 173н).

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 337 Инструкции N 157н <6> учет находящихся на хранении и выдаваемых в рамках хозяйственной деятельности учреждения БСО осуществляется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». БСО могут учитываться на забалансовом счете в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке один бланк — 1 руб. или по стоимости приобретения бланков. В случае выбора указанного способа учета бланков строгой отчетности его необходимо закрепить в учетной политике учреждения. Причем, по мнению автора, учреждение может закрепить указанный способ в отношении как только определенных групп бланков строгой отчетности (например, трудовых книжек), так и всех бланков строгой отчетности, используемых в учреждении.

<6> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов (Требование-накладная (ф. 0315006)) путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие бланков строгой отчетности при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании) по стоимости, по которой БСО были ранее приняты к учету.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, оплата договоров на приобретение и изготовление бланков строгой отчетности осуществляется бюджетными учреждениями по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Рассмотрим порядок отражения операций по приобретению БСО в бухгалтерском учете.

Пример 1. Бюджетным учреждением за счет средств от приносящей доход деятельности приобретены 100 БСО на общую сумму 35 400 руб. (в том числе НДС — 5400 руб.). Уплата аванса заключенным договором не предусмотрена. В учетной политике бюджетного учреждения прописано, что БСО учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке: один бланк — 1 руб.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражены расходы на приобретение БСО	2 109 60 226	2 302 26 730	30 000
Погашена задолженность перед поставщиком по приобретенным БСО	2 302 26 830	2 201 11610 18	35 400
Отражена сумма НДС по приобретенным БСО	2 210 01 560	2 302 26 730	5 400
БСО поступили в учреждение	03	100
БСО выданы материально ответственному лицу	03	100

Пример 2. Казенным учреждением за счет бюджетных средств приобретено 10 БСО на общую сумму 1180 руб. (в том числе НДС — 180 руб.). Учетной политикой казенного учреждения предусмотрено, что бланки учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» по стоимости приобретения.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражены расходы на БСО	1 401 20 226	1 302 26 730	1180
Погашена задолженность перед поставщиком по приобретенным БСО	1 302 26 830	1 201 11 610 18	1180
БСО поступили в учреждение	03	1180
Пять бланков выдано материально ответственному лицу	03	590

Типовые нарушения, выявляемые в ходе проверки учета БСО

К основным нарушениям, выявляемым контрольными органами в части учета, использования и хранения БСО, относятся:

• наличие фактов заполнения бланков не полностью (указаны не все обязательные реквизиты) или нечеткого (неразборчивого) указания сведений о совершаемой операции;
• несоблюдение требований к хранению бланков;
• неустановленная форма бланков, изготовление нетипографским способом (на компьютере) или без использования автоматизированных систем;
• отсутствие контроля за сохранностью бланков, неведение учета используемых учреждением бланков в книге учета таких бланков по наименованиям, сериям и номерам;
• отсутствие документации на списание бланков;
• хранение бланков менее установленного срока;
• наличие недостачи или излишка бланков;
• непроведение инвентаризации бланков.

А.Репин

Эксперт журнала

«Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной

деятельности государственных

(муниципальных) учреждений»

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек