Справочник Бухгалтера

Табель учета рабочего времени – это поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Табель учета рабочего времени является не только формой первичной учетной документации, но и документом, который необходим для практической работы.

Унифицированная форма табеля учета рабочего времени

Надо отметить, что сам бланк табельного учета времени не является строго обязательным к применению. Табель учета рабочего времени может быть произвольным, то есть каждая организация имеет право использовать свой собственный табельный бланк для учета рабочего времени.

Однако, на практике предприятия применяют форму табеля рабочего времени Т-12 или Т-13, которая разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

В каком виде ведется табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, как правило, ведется в электронном и бумажном виде.

Вести табель учета рабочего времени только в электронном виде нельзя, так как после внесения всей необходимой информации учета табель рабочего времени все равно следует распечатать для проставления подписей ответственных лиц.

Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Табель учёта рабочего времени нужен также:

• для контроля за соблюдением установленного режима работы;

• расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и

• получения информации обо всем отработанном периоде времени.

Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:

Бухгалтер	На основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др.
Представитель ФНС	Налоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов.
Сотрудник фонда социального страхования	Отработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком)
Работник трудовой инспекции	Трудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих
Представитель Росстата	Сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П-4.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк табельного учета времени заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для выполнения этой работы табельщиком.

Форма бланка табель учета рабочего времени

Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 и адаптировать ее под потребности предприятия.

Рассмотрим форму Т-12.

Документ состоит из 3 основных частей:

1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.

2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).

3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть. То есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».

Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

• трудящимся неофициально;

• внешним совместителям;

• работающим на основании гражданско-правового договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

2. Коды по ОКУД и ОКПО.

3. Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

4. Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.

3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.

Так, в графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день;

В — выходной;

ОТ — отпуск;

РП — явка в выходной день (отработка);

К — командировка;

ПК — повышение квалификации;

У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;

Б — больничный с больничным листом;

Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов.

1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах.

2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.

3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ;

• представитель отдела кадров;

• начальник подразделения.

Для чего нужна форма Т-13 (табель учета рабочего времени)?

Форма Т-13, введенная в деловой оборот постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, необходима кадровой службе организации для составления табеля, который используется:

• для учета времени, отработанного (или же, наоборот, неотработанного) наемным сотрудником;
• в целях контроля соблюдения наемными работниками утвержденного графика явки на работу;
• для получения сведений об отработанном времени сотрудников, что необходимо для расчета зарплаты или, например, формирования статистических сводов.

Табель является оправдательным бухгалтерским документом — он подтверждает правомерность начисления работнику тех или иных сумм компенсаций (подобные расчеты являются разновидностью хозяйственных операций) в соответствии с условиями трудового контракта.

Кроме того, копию табеля, составленного по форме Т-13, вправе затребовать у бухгалтерии или кадрового отдела увольняемый сотрудник. Дело в том, что она будет соответствовать определению связанных с работой документов, которые должны отдаваться увольняемому сотруднику вместе с трудовой книжкой (ст. 84.1 НК РФ).

Отметим, что при желании фирма может задействовать любую альтернативную форму мониторинга времени нахождения сотрудников на работе, поскольку с 01.01.2013 частным компаниям, если иное прямо не предписано законом, необязательно задействовать формы бланков от Госкомстата. Но на практике необходимость использования иных бланков редко возникает — настолько удобен соответствующий форме Т-13 табель учета рабочего времени.

Какова специфика заполнения документа?

Форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» подлежит заполнению в автоматическом режиме с помощью компьютерных программ, входящих в инфраструктуру систем контроля доступа сотрудников на предприятие. В свою очередь, вручную (с помощью Word или иной аналогичной программы на ПК либо шариковой ручкой) табель заполняется при задействовании другой утвержденной законодательно формы — Т-12.

Отметим, что одним из принципиальных отличий документов Т-13 и Т-12 является то, что в первом не фиксируются цифры, отражающие расчеты по оплате труда — только рабочее время. Подсчет зарплаты ведется посредством иных инструментов, но на основании статистики явок работников по графику, которая собирается, в свою очередь, автоматической системой и отражается в рассматриваемом документе.

Форма Т-13 должна заверяться руководителем HR-службы (или иного компетентного подразделения фирмы), после чего передаваться в бухгалтерию.

Сведения о рабочем времени наемных работников могут фиксироваться в табеле 2 способами:

• посредством идущих подряд записей о посещениях (или неявках);
• посредством регистрации событий вне типичного графика (например, неявок, прогулов, опозданий, переработок сверхурочно).

Сведения о причинах тех или иных неявок, о переработках или, наоборот, неполных отработках смены, могут также быть вписаны в форму Т-13 на основании сторонних источников, составленных в надлежащем порядке. Это могут быть больничный лист, письменное согласие на переработку, справка о необходимости выполнения тех или иных общественных работ и т. д.

Правильно заполнить табель вам поможет материал «Используемые в табеле учета рабочего времени обозначения».

Где бланк табеля учета рабочего времени Т-13 доступен для скачивания?

Эксперты нашего портала предлагают вам скачать соответствующий форме Т-13 бланк табеля учета рабочего времени.

Скачать форму Т-13

Итоги

В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ, каждая компания-работодатель должна осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников. Кроме того, выписку из базы данных, в которой содержатся сведения о явках на работу, вправе затребовать сотрудник при увольнении.

Несмотря на то, что закон разрешает задействовать произвольный бланк соответствующего табеля, форма Т-13 для решения указанных задач — один из оптимальных инструментов. Разумеется, при условии инсталляции в производственной инфраструктуре систем контроля доступа работников на территорию фирмы. Если таковой системы нет, то можно задействовать другую форму Госкомстата — Т-12.

Ознакомиться с иными полезными фактами о форме Т-13, а также аналогичной по назначению форме Т-12 вы можете в статьях:

• «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н предусмотрены две формы табеля учета рабочего времени: ф. 0504421 и 0301008. Какую форму необходимо применять казенным учреждениям силовых министерств и ведомств?

Действительно, в приложении 1 к Приказу Минфина РФ N 173н*(1) приведена ф. 0301008 «Табель учета рабочего времени», а в приложении 5 — ф. 0504421 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы».

Указания по заполнению ф. 0301008 даны в Постановлении Госкомстата РФ N 1*(2). Согласно п. 2 документа эта форма бюджетными учреждениями не применяется. По мнению автора, положения этого пункта распространяются и на учреждения казенного типа, так как они являются получателями бюджетных средств и участниками бюджетного процесса (ст. 6, 161 БК РФ).

Таким образом, казенным учреждениям необходимо использовать в работе ф. 0504421.

Приведем общие для всех учреждений рекомендации по заполнению ф. 0504421 согласно Приказу Минфина РФ N 173н.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (далее — Табель (ф. 0504421)) применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы.

Табель (ф. 0504421) ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).

Табель (ф. 0504421) открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании Табеля (ф. 0504421) за прошлый месяц.

Записи в Табель (ф. 0504421) работников учреждения, их исключение из него производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использованию рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда).

В Табеле (ф. 0504421) регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений.

В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.

При наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в Табеле (ф. 0504421) повторяется.

В конце месяца работником, ответственным за ведение Табеля (ф. 0504421), определяется общее количество дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный Табель (ф. 0504421) подписывается лицом, на которого возложено его ведение.

Заполненный Табель (ф. 0504421) и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (41, 44, 46, 48, 50, 52). После утверждения руководителем учреждения Табель (ф. 0504421) используется для составления Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) (Расчетной ведомости (ф. 0301010)).

Кроме того, некоторыми ведомственными документами прямо установлено применять ф. 0504421, например Приказом Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации».

Также в некоторых случаях ведомственным документом может устанавливаться форма табеля учета служебного времени. Например, Приказом МВД РФ N 961*(3) утверждена рекомендуемая форма табеля учета служебного времени сотрудников ОВД в целях учета продолжительности выполнения сотрудниками служебных обязанностей сверх установленной нормальной продолжительности служебного времени, а также в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни в органах, организациях, подразделениях МВД*(4).

О. Фурагина,

эксперт журнала «Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение»

1 марта 2013 г.

«Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение», N 3, март 2013 г.

————————————————————————-

*(1) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

*(2) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

*(3) Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

*(4) Федеральный закон от 08.12.2010 N 343-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», действует в редакции Федерального закона от 25.02.2011 N 21-ФЗ.

Учитывать отработанное время – обязательная часть рабочего процесса, влияющая на многие факторы, в том числе на начисление сотрудникам заработной платы. Грамотный учет рабочего времени способствует поддержанию трудовой дисциплины, рациональному перераспределению рабочих заданий, повышению производительности труда, что приводит к увеличению доходов всего предприятия и отдельных сотрудников.

Цели учета

Распределение должностных обязанностей осуществляется работодателем или руководителем, исходя из объемов заданий, которые возможно выполнить в установленный период времени с учетом специфики функционирования предприятия.

Продолжительность рабочего времени регламентируется Трудовым кодексом (статьей 91) и составляет 40 часов в неделю. А ориентировочный перечень рабочих обязанностей прописан в квалификационном справочнике.

Кроме норм законодательства и специфики работы предприятия при составлении рабочей инструкции рекомендуется учитывать:

• форс-мажор;
• человеческий фактор.

Конечно, склонность сотрудника к регулярным перекурам или систематическим опозданиям в инструкции не предусмотрена. Однако затор или авария на дороге, внезапная болезнь работника могут существенно изменить распланированный объем задач.

Кроме персональных проблем сотрудников возможны объективные обстоятельства, срывающие рабочий график. К ним относят:

• аварии на предприятии;
• недопоставку деталей или комплектующих;
• стихийные бедствия.

Перечисленные объективные факторы также сказываются на количестве реализованных задач, что приводит к дисбалансу между материальными затратами (оплата труда) и объемом выполненных работ.

С этой целью проводится учет отработанных часов, позволяющий достичь нескольких целей:

1. Усиление рабочей дисциплины: минимизация опозданий, досрочного ухода с работы, игр на рабочем месте, переписки в соцсетях, перекуров и кофе-брейков в течение дня.
2. Увеличение качества и результативности труда.
3. Уменьшение ресурсов на заработную плату сотрудникам. Из оплачиваемого периода исключается время, на протяжении которого сотрудники не исполняют свои обязанности, даже если простой вызван технологическим сбоем или связан с нарушением соглашения третьими лицами.

Работодатель, который ведет учет рабочего времени, оплачивает исключительно время, когда работники предприятия производят продукцию, а не отсиживают смену в ожидании поставки деталей или починки оборудования.

Вычислять ситуации, когда компьютер включен для вида, помогает «КИБ СёрчИнформ». Модуль ProgramController отслеживает, сколько времени сотрудники проводят в программах и приложениях и какие операции в них выполняют.

Документальное оформление

Трудовое законодательство России обязывает организацию, вне зависимости от формы собственности, вести тщательный документальный учет отработанных сотрудниками часов. Порядок оформления учета закрепляется внутренними документами компании:

• Правила трудового распорядка.
• Коллективное соглашение.
• Контракт о выполнении работ (оказании услуг).

Указанные документы регламентируют распорядок рабочего времени: продолжительность смены, количество перерывов, их длительность, время начала и окончания смены, количество выходных, длительность отпуска.

Это предполагаемый рабочий график. А ежедневный учет рабочего времени оформляется в виде табеля выхода сотрудников. Его задача – зафиксировать отработанное время с учетом:

• сверхурочного труда;
• нахождения в командировке;
• болезни, подтвержденной листком нетрудоспособности;
• выхода в ночь;
• выходных, праздничных, нерабочих дней.

На отдельных предприятиях учетная документация ведется по упрощенной схеме или разрабатывается внутренняя кодировка рабочего времени сотрудников. Это связано с особенностью функционирования организации или спецификой труда отдельных сотрудников.

Классификация учета

Трудовое законодательство предусматривает три разновидности учета отработанных часов:

• ежедневный;
• недельный;
• обобщенный.

Выбор разновидности учета осуществляется исходя из специфики работы организации.

Ежедневный

Ведение ежедневного учета характерно для организаций с одинаковой продолжительностью рабочих смен. Ежедневный учет позволяет зафиксировать отработанное время, избежать переработок.

Контроль переработанного времени осуществляется во избежание превышения фонда заработной платы организации. Ежедневный учет помогает фиксировать рабочее время персонала, относящегося к льготникам. Длительность рабочего времени таких сотрудников регламентируется 94 статьей ТК РФ и составляет:

• Для сотрудника младше шестнадцати лет – не более пяти часов в день, от шестнадцати до восемнадцати – семь часов в день. Если несовершеннолетний сотрудник совмещает работу с учебой в вузе, норма рабочего времени сокращается в два раза.
• Длительность рабочего времени для инвалидов зависит от восстановительной программы и возможной нагрузки.
• Сотрудникам, занимающимся творческой работой, или спортсменам предлагают гибкий график.

Трудовой кодекс (статья 92) предусматривает возможность уменьшения рабочего времени по личному заявлению сотрудника, обусловленному семейными или личными обстоятельствами.

Недельный

Кадровики ведут недельные табели учета, если на протяжении недели продолжительность рабочего времени варьируется вследствие специфики функционирования организации.

Если сотрудники работают по гибкому графику с нерегламентированным рабочим временем, без ведения недельного учета не обойтись. Он помогает скорректировать длительность рабочего времени для соблюдения норм, предусмотренных ТК РФ, и избежать переработок.

В отдельных организациях практикуются раздробленные смены. Это связано со спецификой функционирования компании. В недельном учете рабочего времени отражают отработанные по факту часы, что позволяет вложиться в предусмотренную законодателем норму рабочего времени, избежать недоработок или сверхурочного труда.

Обобщенный

Применение обобщенного учета регламентировано статьей 104 Трудового кодекса федерации. Такая форма контроля рабочего времени предусмотрена для компаний, где другие формы учета вестись не могут вследствие особенностей производственного процесса предприятия. Таким компаниям законодатель предоставляет возможность суммировать отработанное время за длительный период с целью соблюдения предусмотренной ТК РФ нормы рабочих часов.

Примером использования обобщенного расчета рабочего времени является предприятие с круглосуточным производственным процессом. Работа на таком предприятии предусматривает дневные и ночные смены. Соответственно, подсчитать рабочее время отдельных сотрудников за день или неделю невозможно. Поэтому учитываются рабочие часы за квартал или полугодие. При этом важно отработать установленную норму часов.

Применяется обобщенный учет для скользящего графика работы. Такой график предполагает разную рабочую нагрузку в разные дни недели. Отработанное время при скользящем графике распределяется на учетный период, установленный внутренними актами компании, и соотносится с сорокачасовой нормой, предусмотренной законодателем.

Способы ведения учета

Способы контроля рабочего времени зависят от таких факторов:

• специфика функционирования предприятия;
• уровень трудовой дисциплины работников;
• финансовое положение компании;
• соотношение затраченных ресурсов и полученного дохода;
• корпоративная политика компании.

В зависимости от дисциплинированности работников, уровня доходов, администрация контролирует отработанное время при помощи:

• организации пропускного пункта на предприятии с персональной картой доступа, охранником либо вахтером, ответственным за фиксацию в журнале времени прихода/ ухода сотрудника;
• контроля руководителя над соблюдением рабочего графика его подчиненными;
• самоконтроля персонала компании – оставление ежедневной отчетности о выполненных задачах;
• автоматизированного контроля времени прибытия (ухода) сотрудника с применением сканера;
• установки камер видеонаблюдения за использованием сотрудниками рабочего времени: выполнение рабочих задач или решение личных вопросов.

Порядок ведения учета

Трудовое законодательство предусматривает контроль рабочего времени посредством ведения табеля. Унифицированная форма табеля учета для компаний всех форм собственности закреплена Постановлением Госкомстата №1.

Правила заполнения

Трудовое законодательство предусматривает ежедневное заполнение табеля вне зависимости от выбранной разновидности учета рабочего времени. Такое положение обосновано форс-мажорными ситуациями, предусмотреть которые заранее невозможно.

Необходимость устранения последствий аварии может стать причиной сверхурочной работы отдельных сотрудников. Болезнь работника, внеочередная командировка, стихийное бедствие – все эти факторы могут изменить период рабочего времени.

Существует две методики фиксации отработанных часов:

1. Методика полной фиксации выхода и невыхода работника.
2. Методика фиксации отсутствия сотрудника на рабочем месте: вследствие невыхода, опоздания, отгула, отпуска, больничного, командировки.

Ежедневный табель учета предусматривает проставление кодов условных обозначений в верхних частях граф при отсутствии сотрудника по причине болезни, прохождения обучения, задействования в общественно полезных работах, отпуска или отгула. Нижняя часть граф не заполняется.

Если штат компании невелик, табель заполняется вручную ответственным за его ведение сотрудником. В крупных корпорациях используется электронная программа контроля рабочего времени персонала. Подсчет результатов осуществляется администратором программы в автоматическом режиме и сдается в сроки, установленные внутренними документами.

Заполненный табель направляется в бухгалтерию. Заработная плата начисляется, исходя из данных про отработанное время. Для усиления контроля табель заполняется и автоматически, и вручную. Это позволяет исключить «человеческий фактор», а также технический сбой и является наиболее объективной методикой учета отработанных часов.

Ответственность за учет

Должностные обязанности предусматриваются в трудовом контракте, а также вменяются на основании распоряжения руководителя. Это правило распространяется и на ведение учета отработанных часов.

В крупных корпорациях изначально предусмотрена должность «табельщик», главной обязанностью которого является заполнение табеля об отработанных часах сотрудников и правильность указанных сведений.

В небольших компаниях контроль количества отработанных часов возлагается на начальников отделов (секторов) по приказу директора.

Вне зависимости от того, кто из сотрудников отвечает за заполнение табеля, контролирует учет кадровик или менеджер по персоналу. Именно на этих работников возлагается обязанность составления приказов об отпусках, заполнения командировочных листов, распоряжений о сверхурочной работе. Поэтому кадровик контролирует отражение указанных периодов в табеле.

Начальник подразделения (отдела, сектора) подписывает учетные табели, поэтому ответственность за достоверность информации лежит и на нем.

Взыскания за нарушения

Контролировать время работы персонала – не право работодателя, а его обязанность. Отсутствие учета или существенные нарушения в заполнении табеля – причина привлечения ответственных за его ведение сотрудников к административной ответственности.

Компания, допустившая нарушения в заполнении учетной документации, привлекается к административной ответственности по статье 5.27 КоАП России, предусматривающей штраф от пятидесяти тысяч рублей.

Автоматизированные программы учета

IT-решение «Табель учета отработанных часов» разработано для автоматизированного контроля работы сотрудников. С его помощью можно:

1. Облегчить ведение учета.
2. Заполнить табели с использованием законодательно утвержденных кодов и условных знаков формы Т-13.
3. Сохранить информацию в форматах: XLS, DOC, OpenOffice.
4. Автоматически архивировать сохраненные данные.

Подобные программы предлагают российские и иностранные вендеры. Воспользовавшись услугой бесплатного тестирования продукта, можно оценить удобство интерфейса, качество, функциональность и простоту использования программы.

Учет отработанных часов – неотъемлемая часть функционирования предприятия. С его помощью облегчается начисление заработной платы и повышается трудовая дисциплина в коллективе. Поэтому ведение учета требует ответственного подхода.

Лучший способ испытать программу – заказать ее бесплатный 30-дневный тест.

Порядок ведення табелю обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу — це не тільки форма первинної облікової документації, а й документ, необхідний для практичної роботи. Табель потрібен для обліку використання робочого часу працівників, а також для контролю над дотриманням установленого режиму роботи, розрахунків із працівниками по заробітній платі та отримання інформації про відпрацьований час

Табель обліку робочого часу (далі — Табель) — це поіменний список усіх працівників відділу, служби чи іншого структурного підрозділу або установи в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом облікового періоду.

Порядок ведення Табелю

Ведення Табелю є обов’язковим, зокрема й для малих підприємств (див. лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10). Табель, як правило, ведеться в електронному та паперовому вигляді. Ведення табелю лише в електронному вигляді не допускається.

Форма Табеля (типова форма № П-5) затверджена Наказом № 489. Вона носить рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. Рекомендаційний характер полягає в тому, що за необхідності вона може бути доповнена іншими показниками, потрібними для обліку робочого часу на підприємстві. Водночас слід пам’ятати, що в Табелі повинні відображатися всі позиції, які застосовуються на підприємстві для працівників.

У разі потреби можна застосовувати й іншу форму Табеля, але при цьому обов’язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці (див. лист Державної служби статистики від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9).

Табель відкривається першого числа кожного місяця і передається в бухгалтерію двічі на місяць для: коригування розрахунків за першу половину місяця (аванс) та розрахунку заробітної плати за місяць.

За умови, що кількість працівників є невеликою, Табель, як правило, ведуть фахівці бухгалтерії і складають його в одному екземплярі за два-три дні до розрахункового періоду на підставі Табеля за минулий місяць.

На великих підприємствах Табель ведуть кадровики або навіть уводиться така посада як табельник (коли багато цехів, структурних підрозділів, різні умови робочого часу тощо). Також ці функції можуть покладатися на керівників підрозділів чи їхніх підлеглих. Заповнений Табель підписує відповідальна особа (бухгалтер, кадровик або табельник) чи керівник структурного підрозділу. На деяких підприємствах встановлюється правило візування складеного Табеля у начальника виробництва чи головного інженера. Але порядок його складання та затвердження підприємство визначає самостійно відповідно до своїх локальних нормативних документів. Тому доцільно на підприємстві розробити окреме Положення про ведення табельного обліку, оскільки на законодавчому рівні не затверджено відповідних положень чи роз’яснень.

Кожному працівникові надається табельний номер, який потім зазначається в усіх документах з обліку праці та її оплати. Вносити до Табеля заново прийнятих працівників і викреслювати з нього звільнених потрібно лише на підставі розпорядчих документів, зокрема наказів, розпоряджень керівника.

Табель ведеться на всіх працівників, у тому числі прийнятих тимчасово чи на сезонну роботу, а також учнів, прийнятих на період виробничої практики з оплатою праці. Не варто забувати, що фізичні особи, які працюють на підставі цивільно-правових договорів, ні в якому разі не табелюються.

Зверніть увагу!

Сумісникам присвоюють окремий табельний номер, на відміну від працівників, які працюють в порядку суміщення, — таким працівникам окремий табельний номер не надається.

На підприємства, де працівникам заробітна плата нараховується за допомогою програми «1С», табельні номери не присвоюють, адже програма автоматизовано нараховує заробітну плату не за табельними номерами, а за ідентифікаційними кодами працівників.

Заповнення Табеля

Типова форма № П-5 складається з двох частин. У першій — наведені умовні позначення елементів робочого часу з визначеними літерними та цифровими кодами (див. таблицю). У другій — кожному працівникові відводиться окремий рядок, поділений на дві частини:

• у верхню частину щодня вносять відомості про відпрацьовані години або неявки на роботу;
• у нижній частині умовними позначеннями (кодами) відзначають характеристики відпрацьованих годин (надурочні, нічні, години роботи у вихідні та святкові дні тощо) та причини нез’явлень на роботу — види відпусток, тимчасова непрацездатність, прогули, простої, страйки, переведення на неповний робочий день тощо.

Таблиця

Умовні позначення елементів робочого часу, які використовуються в Табелі

Умовні позначення	Код
	буквений	цифровий
Години роботи, передбачені колдоговором	Р
Години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) згідно з законодавством	РС
Вечірні години роботи	ВЧ
Нічні години роботи	РН
Надурочні години роботи	НУ
Години роботи у вихідні та святкові дні	РВ
Відрядження	ВД
Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки)	В
Щорічна додаткова відпустка (ст.ст. 7, 8 Закону про відпустки)	Д
Додаткова відпустка, передбачена ст.ст. 20, 21, 30 Закону № 796	Ч
Творча відпустка (ст.16 Закону про відпустки)	ТВ
Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст.ст. 13, 14, 15, 151 Закону про відпустки)	Н
Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закону про відпустки)	НБ
Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25 окрім п.п. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки)	ДБ
Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки)	ДО
Відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами (ст. 17 Закону про відпустки) та відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку (ст. 18 Закону про відпустки)	ВП
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (ст. 25 п. Закону про відпустки)	ДД
Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки)	НА
Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт)	БЗ
Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень)	НД
Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання	НП
Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т.ін.)	ІН
Простої	П
Прогули	ПР
Масові невиходи на роботу (страйки)	С
Оплачувана тимчасова непрацездатність	ТН
Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін., підтверджена довідками лікувальних закладів)	НН
Неявки з нез’ясованих причин	НЗ
Інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами	ІВ
Інші причини неявок	І

Формулювання деяких позицій є некоректним, зокрема:

• відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закону про відпустки) — «НБ», «13»;
• додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25 окрім п.п. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки) — «ДБ», «14».

Адже за ст. 25 Закону про відпустки, всі ці види відносяться до відпустки, яка надається в обов’язковому порядку.

Водночас не враховані інші норми ст. 25 Закону про відпустки, зокрема незрозуміло, якими позначками відмічати відпустку матері для догляду за дитиною до 14 років на період оголошення карантину на відповідній території, чи відпустку без збереження зарплати, що надається інвалідам або пенсіонерам. На думку автора, поки немає офіційних роз’яснень, такі відпустки без збереження заробітної плати слід позначати «БЗ».

Для того щоб уникнути помилок та неузгодженостей на підприємстві, потрібно розробити Положення про табельний облік, у якому урегулювати питання, пов’язані з процедурою подачі відомостей для складання Табеля, присвоєнням табельних номерів, умовними позначеннями і т.д.

Підставою для внесення до Табеля того чи іншого коду причин неявок на роботу є: накази роботодавця щодо направлення у відрядження, про відпустку, листки непрацездатності, медичні довідки тощо.

Після закінчення місяця за Табелем підраховують загальну кількість надурочних і нічних годин, вихідних і святкових днів. Визначають загальну кількість днів та годин неявок на роботу, які розшифровують за причинами.

Належно оформлений Табель і засвідчений підписами осіб, відповідальних за його заповнення, у встановлений строк передають до відділу кадрів. Після перевірки правильності заповнення (відповідність наказам, розпорядженням тощо) працівник із відділу кадрів також підписує Табель і передає його до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.

Порада кадровикам, які ведуть Табель: залишайте у своєму відділі копії з усіма підписами, а оригінали надавайте в бухгалтерію під розписку на копії.

Окремі випадки табелювання

За періоди щорічних відпусток та додаткових соціальних відпусток для працівників, які мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки), відмічають всі дні як відпустку. Це стосується і вихідних днів, які припадають на цей період, оскільки відпустка рахується в календарних, а не робочих днях.

Якщо невідомі причини, через які відсутній працівник, графа табеля «Відмітки про явки та неявки за числами місяця» залишається незаповненою, поки працівник вийде на роботу й надасть підтвердні документи.

Якщо до здавання Табеля в бухгалтерію працівник не з’явився, у рядку проставляють код «НЗ» — неявка за нез’ясованих причин. Після подання потрібного документа (листка непрацездатності тощо) проставляється відповідний код, наприклад, ТН (оплачувана тимчасова непрацездатність) або НН (неоплачувана тимчасова непрацездатність). У такому разі наприкінці місяця Табель потрібно переоформити.

У разі звільнення працівника посеред місяця — у табелі відмічають дні роботи до дня звільнення, після чого до кінця місяця проставляється умовна позначка «Х». У разі звільнення працівника або переведення в інший відділ його колишній табельний номер не можна присвоювати іншому працівникові протягом трьох років.

Особливості заповнення Табеля для деяких категорій працівників

Жінка в період перебування у відпустці для догляду за дитиною може працювати на умовах неповного робочого дня. У такому випадку в Табелі проставляють код «ВП» — відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку та прочерки щодо відпрацьованих годин. Окрім того, уводять два додаткових рядки: в одному проставляють літерний код «РС» – години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день, у другому — тривалість роботи. Таким чином, збережуться дані щодо статистичної звітності й обліковані години для нарахування заробітної плати (див. додаток 1).

Якщо працівника, який працював за режимом повного робочого тижня, переведено з ініціативи роботодавця на неповний робочий тиждень (скажімо, по три робочих дні на тиждень), у Табелі йому проставляють вихідні з позначкою «ВХ» (чотири дні на тиждень).

Щодо обліку часу відрядження Держстат у своєму листі від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9 роз’яснив, що робочі дні перебування працівника у службових відрядженнях можуть визначатися так: у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин згідно з режимом за основним місцем роботи, наприклад, «8», а у другому рядку — умовні позначення перебування у відрядженні «ВД». Позначення в Табелі вихідних (святкових) днів, які припадають на період службового відрядження, здійснюється відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59, Положення про відрядження, затвердженого на підприємстві відповідно до чинного законодавства. Водночас у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження.

У разі виклику працівника до суду на підставі довідки-виклику до суду в Табелі слід зробити відмітку «І» — інші причини неявок, оскільки після прийняття нового Кримінально-процесуального кодексу України, навіть у разі виклику працівника до суду в кримінальній справі, за працівником не зберігається середній заробіток за цей період.

У разі направлення на курси підвищення кваліфікації або короткотермінові семінари, тренінги, на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства в Табелі слід зробити відмітку «ІН» — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (див. лист Мінпраці від 22.06.2010 р. № 6551/0/14-10/13).

Під час запровадження підсумованого обліку робочого часу розробляються графіки роботи, за якими тривалість роботи протягом тижня не може перевищувати встановлену законодавством норму (40 годин на тиждень). Тривалість роботи протягом встановленого облікового періоду має відповідати тривалості роботи за цей же період у працівників з 5-денним робочим тижнем.

У Табелі відображають роботу протягом календарного дня, а не протягом зміни. Тому якщо у працівника 12-годинна зміна починається о 20:00, а закінчується о 8:00 наступного дня, у Табелі проставляється в день початку зміни 4 години (з 20:00 до 24:00), у день закінчення — 8 годин (з 0:00 до 8:00).

Приклад обліку робочого часу працівників підрозділу, у якому запроваджено підсумований облік робочого часу з тривалістю зміни 12 годин, початком роботи першої зміни о 8:00, другої — о 20:00, наведено у додатку 2.

Табель у водіїв транспортних засобів заповнюється відповідно до режиму їх роботи, який визначається Положенням про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затвердженим наказом Мінтранспорту та зв’язку України від 07.06.2010 р. № 340. Цим наказом установлено, що у разі підсумованого обліку робочого часу водія нормальна тривалість робочого дня (зміни) не може перевищувати 10 годин. Якщо нормальна тривалість робочого дня охоплює тривалі простої, очікування у транспортних засобах чи на робочому місці або якщо водію необхідно дати змогу доїхати до відповідного місця, відпочинку, тривалість робочого дня (зміни) може бути збільшена до 12 годин за умови, що час керування протягом дня (зміни) не перевищує 9 годин.

Робочий час водіїв, які працюють щоденно в певні години, встановлені правилами внутрішнього трудового розпорядку або графіками змінності, обліковується щоденно. Робочий час водіїв із ненормованим робочим днем обліковується в одиницях — робочих днях (у святкові дні — в годинах).

У Табелі облік робочого часу працівників, що працюють із ненормованим робочим днем зазначається «8» або «Р». Тобто вказується не фактично відпрацьована кількість годин, а нормативна. Оскільки, ненормований робочий день — це особливий режим робочого часу, який встановлюється для певної категорії працівників у разі неможливості нормування часу трудового процесу, перелік посад встановлюються колективним договором. Як компенсація за виконаний обсяг робіт, ступінь напруженості таким працівникам надається додаткова відпустка до 7 календарних днів відповідно до умов колективного договору. Ця категорія працівників виконує роботу понад нормальну тривалість робочого часу, але робота не вважається надурочною (див. наказ Мінпраці «Про затвердження Рекомендацій щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці» від 10.10.1997 р. № 7).

У разі коли працівник згідно з наказом залучається до надурочних робіт, в такі дні біля даних працівника проставляються години роботи, які працівник працював понаднормово «НУ». Надурочні роботи оплачуються відповідно до ст. 106 КЗпП.

У разі перенесення робочих днів на підставі наказу про перенесення, у Табелі перенесений робочий день має відмічатися як вихідний «ВХ», а день, на який перенесено роботу, — як робочий (проставляються години (дні) роботи) (див. лист Мінпраці від 07.04.2011 р. № 77/13/133-11).

Оскільки тривалість роботи працівників напередодні святкових і неробочих днів скорочується на одну годину, зокрема при 5-денному робочому тижні, у Табелі відображається кількість фактично відпрацьованих годин.

Нагадаємо!

Відпустки табелюються позначками:

• основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки) — «В»;
• щорічна додаткова відпустка (ст.ст. 7, 8 Закону про відпустки) — «Д»;
• додаткова відпустка, передбачена ст.ст. 20, 21, 30 Закону № 796 — «Ч»;
• творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки) — «ТВ»;
• додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст.ст. 13, 14, 15, 151 Закону про відпустки) — «Н»;
• додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки) — «ДО».

Якщо на період відпустки припадають святкові дні, у Табелі відмічаються всі дні відпустки позначкою «В», а святковий день — позначкою «СВ».

Нагадаємо!

Відповідно до ст. 72 КЗпП, на підставі наказу роботу в вихідний день працівнику можна компенсувати або оплатою у подвійному розмірі, або іншим днем відпочинку. Той день коли працівник вийшов на роботу у свій вихідний день в Табелі проставляють позначку «Р» або кількість годин. У разі коли компенсація надається у формі відгула, проставляється позначка іншого невідпрацьованого часу, передбаченого законодавством «ІН», «22».

У випадку коли працівник не працював, але за ним зберігається середній заробіток, наприклад, період проходження обов’язкових медичних оглядів, дні здавання крові донором, виконання громадських чи державних обов’язків (ст. 119 КЗпП) тощо, у Табелі проставляється відмітка «ІН» — інший невідпрацьований час.

Виправлення помилок

Загалом виправлення, підчистки в Табелі не допускаються. Натомість така необхідність може виникнути після заповнення Табелю і передачі його до бухгалтерії. Наприклад, коли працівник із запізненням повідомив про відкриття лікарняного або працівник, перебуваючи у відпустці, захворів та лікарняний приніс вже після закінчення відпустки. Правила внесення виправлень до Табеля нормативно не визначені, тому доцільно у затвердженому на підприємстві Положенні про табельний облік прописати і порядок внесення змін. На практиці зміни до Табеля вносять лише після того, як працівник надав підтверджуючі документи табельнику, а не просто устно про це повідомив. На підставі наданих документів кадровик проводить коригування Табеля. З метою уникнення помилок рекомендують також вести журнал обліку приходів працівників на роботу в довільній формі, щоб на його підставі заповнювати Табель.

Таміла РАДЧЕНКО,

експерт з трудового права

Список використаних нормативно-правових актів:

КЗпП — Кодекс законів про працю України.

Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР

Закон № 796 — Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 р. № 796-XII.

Наказ № 489 — наказ Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.