Журнал регистрации счетов

Журнал счетов-фактур

Счёт-фактура — документ, который выписывается продавцом покупателю при передаче товара. Предприниматели и организации на общей системе налогообложения обязаны помимо накладной (акта) выдавать клиентам счёт-фактуру, являющийся основным документом, на основании которого налогоплательщик может предъявить НДС к вычету.

Счета-фактуры в обязательном порядке нужно отражать в журнале учёта полученных и выставленных счетов-фактур. Форма журнала утверждена постановлением Правительства РФ №1137 от 26 декабря 2011 года. Там же содержатся правила по заполнению документа.

Журнал состоит из двух частей. В первой части в хронологическом порядке ведётся учёт выставленных счетов-фактур, а во второй части – учёт полученных. Предприниматели и организации на УСН и ЕНВД вести такой журнал не должны.

Могут ли ООО или ИП на УСН выставить счёт-фактуру, при том что плательщиками налога на добавленную стоимость они не являются? Могут, только они не должны указывать в документе НДС. То есть в графе 7 «Налоговая ставка» нужно указать «Без НДС». Нулевую ставку указывать нельзя. Если на УСН выставить счёт-фактуру с НДС, то необходимо будет уплатить НДС и сдать декларацию по налогу.

Обратите внимание: журнал следует вести только на общем режиме налогообложения. Предприниматели и организации на УСН журнал счетов-фактур не ведут.

Ещё одна ситуация: предприниматель (организация) на УСН приобретает товар у поставщика, который применяет общий режим. В этом случае вместе с поставкой продавец передаст не только накладную по форме ТОРГ-12, но и счёт-фактуру.

Нужно ли регистрировать такие счета-фактуры в журнале? Нет, в данном случае вести документ также не нужно.

Заполнить счёт, сформировать счёт-фактуру быстро и корректно Вы можете в «Моё дело». Работа с этими и любыми другими формами не вызовет у Вас никаких трудностей: каждый бланк имеет образец с подсветкой полей, благодаря чему на их заполнение уйдет всего несколько минут.

Кроме того, система предлагает Вам все действующие нормативные и законодательные акты, перечень которых обновляется в режиме онлайн.

Вы можете в любой момент проверить благонадёжность любого делового партнёра благодаря уникальному сервису проверки контрагентов.

По любым вопросам, связанным с налогообложением и ведением учёта на ОСНО и других налоговых режимах Вы получаете круглосуточные и бесплатные экспертные консультации.

Зарегистрируйтесьв системе «Моё дело» прямо сейчас и попробуйте бесплатную демоверсию, чтобы оценить все возможности сервиса!

Узнать подробнее про:

  • Счёт на оплату
  • Бланк счёта на оплату
  • Счёт на аванс

Журнал счетов на оплату с информацией об оплате и реализации. Печатные формы счета и акта с возможностью печати подписи и оттиска печати.

Журнал показывает счета на оплату покупателям, общие суммы оплат и реализаций по счетам и последние документы оплаты и реализации.

Есть возможность отобрать счета, где суммы оплаты или реализации не совпадают с суммой счета. (Галочка «Незакрытые счета»).

В остальном работа с реестром счетов не отличается от стандартной. На панели выведен основной список команд, по кнопке «Еще» можно выбрать доступные команды.

В том числе «Настроить список», где можно задать условия отбора, сортировки, группировки и т.д.

В реестре есть возможность групповой печати документов по счетам, в том числе с факсимильной подписью и оттиском печати.

Для задания оттиска печати и факсимильной подписи требуется выполнить настройку. Для этого в журнале надо нажать кнопку «Настройка». В окне настройки указать организацию и выбрать файлы оттиска печати и факсимильной подписью руководителя и бухгалтера (если в качестве организации указано физическое лицо, подпись бухгалтера можно не выбирать).

Кликом по изображению откроется окно выбора файла. Файлы лучше делать в формате PNG с прозрачным цветом в пустых местах, но не обязательно.

Правым кликом по изображению можно очистить картинку.

Из журнала по кнопке «Печать» можно вызвать обработку печати документов. Печатаются следующие документы «Счет на оплату», «Акт об оказании услуг» (выводятся все акты к этому счету) и присоединенные файлы к счету в формате mxl.

Для присоединения файлов используется стандартный механизм. В журнале или счете нажать на кнопку «Присоединенные файлы», в окне присоединенных файлов нажать «Добавить» и выбрать нужный документ.

В журнале можно выбрать несколько счетов. (Если взведена галочка «С печатью» формы счета и акта будут выводиться с печатью и подписью, если нет, выводятся типовые формы)

Если выбраны счета для нескольких покупателей, то откроется несколько форм печати комплекта по числу покупателей.

Как отмечалось выше, в комплект попадают:

— Присоединенные файлы к счету в формате mxl

— Счет на оплату

— Акт об оказании услуг

Комплект форм можно отправить на печать, сохранить на диск в указанных форматах

или отправить по электронной почте

Надеюсь, обработка будет полезной.

Добавлен файл для поддержки изменений начиная с версии БП 3.0.42.33

Форма списка приведена к типовой форме списка счетов. Изменены предопределенные критерии отбора.

Кто обязан вести

В настоящий момент налогоплательщики НДС не обязаны вести журнал учета счетов-фактур, так как все регистрационные данные платежных документов, отражаемые в налоговом регистре, также предоставляются в книгах покупок и продаж (п. 3 ст. 169 НК РФ).

Таким образом, список лиц, предоставляющих журнал учета счетов-фактур 2019, кто сдает документ в территориальные ИФНС, ограничивается посредниками агентов, субагентов, комиссионеров, субкомиссионеров, а также застройщиков, использующих в процессе работы различных подрядчиков. Обязаны вести журнал ЖСФ и экспедиторы, которые оказывают услуги, привлекая при этом третьих лиц (ПП РФ № 1137 в ред. от 01.10.2017).

При этом некоторые лица имеют право не формировать журнал учета счетов-фактур полученных и выставленных счетов при соблюдении следующих условий:

  • продажа товаров, работ или услуг организациям-нерезидентам РФ (п. 5 ст. 161 НК РФ);
  • реализация продукции учреждениям, не являющимся налогоплательщиками НДС, для которых можно эти документы не формировать (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
  • включение в состав расходов стоимости приобретенных от своего имени товаров, работ или услуг в соответствии с условиями заключенного соглашения.

>Бланк журнала учета счетов-фактур

Основные правила заполнения

Регламент заполнения журнала закреплен в ПП РФ № 1137. Регистр заполняется лицами, обязанными его предоставлять, ежеквартально и подается в ИФНС в период до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Документ оформляется в электронном виде и после подписания усиленной квалифицированной электронной подписью передается в налоговую инспекцию через специальное программное обеспечение. Однако по желанию организации регистр можно вести и в бумажном виде.

Все информационные данные, которые вносятся в журнал, должны строго соответствовать сведениям бухгалтерского учета и отчетности, в том числе и по всем формируемым журналам-ордерам. В одной из статей мы рассказывали о том, как оформлять журналы-ордера бухгалтерского учета по счетам, скачать образцы вы сможете бесплатно.

Форма состоит из вводной таблицы (для внесения организационной информации) и двух частей:

  • 1-я часть — регистрация выданных;
  • 2-я часть — регистрация полученных счетов-фактур.

В вводной части указывается полное (краткое) наименование организации, ее ИНН и(или) КПП и отчетный период.

В первом и втором разделах записываются сведения о полученных и выданных платежных документах, в том числе корректировочных и исправленных, в хронологическом порядке.

По каждому счету-фактуре вносятся следующие сведения:

  • реквизиты (номер, дата документов);
  • реквизиты исправлений и корректировок (при наличии);
  • наименование, ИНН, КПП покупателя;
  • данные о посредничестве;
  • денежная единица операции;
  • стоимость товаров, работ и услуг, а также величина НДС;
  • при наличии — разница с корректировкой.

Каждой операции присваивается соответствующий код. После завершения отчетного периода — квартала — регистр распечатывается, его подписывает руководитель, а все страницы нумеруются и прошиваются. Документ хранится не менее четырех лет с момента внесения последней записи.

Изменения в форме журнала учета счетов-фактур

Обращаем внимание, что с 01.10.2017 Постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 внесены изменения как в форму журнала учета счетов-фактур, так и в порядок его заполнения.

В форме журнала учета полученных счетов-фактур изменений нет, а вот бланк журнала учета выданных счетов-фактур претерпел изменения. К слову, если раньше сводное наименование граф 10-12 было «Сведения о посреднической деятельности, указываемые комиссионером (агентом), застройщиком или техническим заказчиком», то теперь – «Сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов». И если раньше эти графы заполнялись только комиссионерами (агентами) при ведении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, то сейчас в графах 10-12 указываются сведения из счетов-фактур (таможенных деклараций, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов), полученных комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, от продавца (продавцов), а также сведения из счетов-фактур, составленных указанными лицами при исполнении ими обязанностей налогового агента при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе.

Порядок регистрации полученных и выставленных СФ

Журнал учета

Журнал учета СФ ведется исключительно организациями-посредниками, например, экспедиторами, агентами, комиссионерами и т.д. Журнал в данном случае позволяет налоговой службе отслеживать оплату НДС организациями, использующими фирмы-посредники.

Организации, обязанные уплачивать НДС, освобождены от ведения журнала учета, так как он дублирует информацию из книг покупок и продаж.

Подробнее о том, кто сдает журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, читайте .

Книга покупок

  • Покупатель должен вести книгу покупок, в которой отражается информация о счетах-фактурах, выставленных ему продавцом. Это документ налоговой отчетности и в соответствии со ст.ст. 171, 172 НК РФ, подается в налоговый орган для расчета суммы вычета.
  • Ведение книги возможно как в бумажном виде, так и в электронном с использованием цифровой подписи.
  • Ведение электронной книги регламентируется Приказом ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93.
  • Отражается также передача нематериальных активов и имущественных прав.
  • При частичной оплате производится регистрация счета-фактуры на каждое перечисление денежных средств (более детально об особенностях регистрации и хранения на предприятии счетов-факту, читайте ).
  • Не фиксируются факты получения СФ при безвозмездной передачи товаров, выполнения каких-либо работ или услуг, полученные от брокера при покупке ценных бумаг и т.д.
  • Регистрируются также таможенные декларации (вместо счета-фактуры), и документы, подтверждающие выплату НДС таможенному органу.
  • СФ, заполненные с нарушением правил оформления, к регистрации в книге не допускаются.
  • Срок хранения 5 лет.

Книга продаж

  1. Продавец ведет книгу продаж, в которую заносятся данные о выписанных СФ (более детально о том, кто выписывает счет-фактуру, в том числе с выделенной в ней суммой НДС, читайте ).
  2. При частичной оплате счет-фактура регистрируется на каждую выплачиваемую покупателем сумму.
  3. Срок хранения 5 лет.
  4. Документ обязательно должен быть прошнурован, страницы пронумерованы.
  5. Данные о выставленных СФ вносятся в хронологическом порядке.
  6. СФ, заполненные с нарушением правил оформления, к регистрации в книге не допускаются.

Как фиксируется документ — правила и инструкция

Факт поступления

Факт получения счета-фактуры покупателем должен быть занесен в книгу покупок с соблюдением следующих правил:

  1. заполняется документ руководящим лицом, либо уполномоченным им сотрудником;
  2. номер документа (СФ);
  3. дата внесения записи в учетный документ;
  4. дата оплаты товара согласно платежным документам;
  5. наименование продавца, ИНН/КПП;
  6. страна производства товара;
  7. номера таможенных деклараций, если товар зарубежный;
  8. средства, уплаченный за товар (с НДС);
  9. ставка по налогу;
  10. сумма продукции без НДС (подробнее о том, в каких случаях счет-фактура без НДС необходима, читайте в этом материале);
  11. подпись ответственного лица.
  • Выставление СФ

    В книгу продаж вносятся:

    1. дата внесения записи о СФ;
    2. номер счета-фактуры;
    3. наименование организации-покупателя, ИНН/КПП;
    4. фактическая дата оплаты товара;
    5. стоимость продукции с НДС;
    6. ставка по НДС;
    7. стоимость товара без учета налога;
    8. сумма налога;
    9. итог;
    10. подпись ответственного лица.
    • Важно! Книги покупок и продаж в обязательном порядке прошнурованы, страница их должны быть пронумерованы.

      Проводки по НДС для бухучета

      Документальное фиксирование факта получения и выставления счетов-фактур имеет значение не только для налоговой отчетности, но и для бухгалтерского учета получаемых вычетов и оборота средств внутри организации. Для расчета по НДС используется два счета:

      • счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», кредит этого счета отражает начисленный НДС, а дебет размер возмещения;
      • счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» отражает входной налог.

      Рассмотрим особенности проводок, когда СФ выставлен, а также получен от поставщика и оплачен.

      Более детально о том, как проводить счет фактуру, если она пришла с опозданием, узнайте в этом материале.

      При получении

      Юридические лица могут получить налоговый вычет по «входящему» НДС, то есть по тому налогу, который они выплатили при покупке товара для реализации. В таком случае начисление идет по двум счетам:

      1. Дебет счета 19 – Кредит счета 60 отражает НДС при покупке основных средств, проводка делается на основании входной СФ.
      2. Дебет счета 68 НДС – Кредит счета 19 отражает НДС к вычету.

      При продаже

      По СФ, который выставлен от вас, делаются следующие проводки:

      • Дебет 90 Кредит 68 – начисление налога от продаж, документ для проводки – исходящий СФ.
      • Дебет 76 Кредит 68 – начисление налога с поступивших авансовых платежей, проводка делается на основании авансового СФ (подробнее о том, как отражать в книге покупок и продаж счет-фактуру на аванс и другую «первичку», читайте ).
      • Дебет 68 Кредит 76 – регистрация НДС с авансового платежа при совершенной отгрузке. Основание для проводки – исходящий счет-фактура (более детально о том, если нет счет-фактуры, а НДС в чеке выделен, то как провести авансовый отчет, читайте в этом материале).
      • Дебет 91 Кредит 68 – начисление НДС при безвозмездной передаче материальных ценностей (предоставлении услуг, работ). Основание для проводки – исходящий счет-фактура.

      Ведение учета входящих и исходящих СФ в организации должно быть основано на принципе максимального раскрытия информации для налоговых органов, которая впоследствии будет внесена в декларацию по НДС. При оформлении документации стоит придерживаться действующего законодательства, стараться узнавать обо всех изменениях в нем. Это поможет избежать проблем с расчетом размера и получением вычета от государства.