Журнал регистрации трудовых договоров

Содержание

Для качественного и правильного ведения делопроизводства необходимо своевременно регистрировать всю имеющуюся в наличии, а также входящую и исходящую документацию.

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

Это касается и кадровой работы.

На предприятиях как государственной, так и частной собственности часто встречается текучесть кадров или временное трудоустройство лиц на период выполнения временных трудовых функций.

Чтобы упорядочить внутреннюю структуру кадровой работы, связанную с приемом и увольнением сотрудников предлагается вести записи в журнале регистрации трудовых договоров.

В этом документе и будут отражены даты начала и окончания трудовой деятельности, которые могут быть востребованы, например, после утраты трудовой книжки и в иных, требующих подтверждения случаях.

Строка, заполненная в журнале регистрации трудовых договоров, является учетной записью. В этом же документе, ведущимся отделом кадров ведутся и записи дополнительных соглашений к трудовым договорам, содержащих уточнения, изменения или дополнения к документу, устанавливающему условия работы.

Предлагаемая форма журнала и ее заполнение

Форма журнала, регламентирующая регистрацию трудовых договоров, несложная и как грамотно ее заполнить может разобраться любой, даже не имеющий опыта кадровый работник.

Согласно единых государственных нормативов и требований, изложенных в ГОСТе Р 51141-98, и данный документ состоит из следующих граф:

  • первая графа — указание номеров, идущих по порядку;
  • вторая графа – дата, которая указывает когда был заключен договор;
  • третья графа – номер, который зафиксирован  непосредственно на бланке трудового договора;
  • четвертая графа – номер, указанный на бланке трудового соглашения;
  • пятая и шестая графа указывают на номер и дату к договору (например, даты  изменений условий труда или увольнение);
  • седьмая графа — ФИО сотрудника (фамилия – прописывается полностью, а инициалы сокращенно);
  • восьмая графа – это примечание, в котором отражаются некоторые важные нюансы, связанные с особенностями договора между работодателем и работником, например, деятельность по совместительству, прекращение действия трудового договора и иные важные моменты.

В качестве образца заполнения журнала регистрации трудовых договоров, можно привести следующее:

№ п/п

Дата заключения договора

Трудовой договор

Дополнительное соглашение

К договору

ФИО

Примечание

номер

дата

88.(порядковый номер)

25.05.2015 (дата подписания документа)

205 (номер, указанный в документе)

Васильева И.М.(фамилия работника)

Запись о трудоустройстве

12 (номер, указанный в соглашении)

225(номер к трудовому договору)

01.07.2015 (дата к трудовому договору)

Игнатьев А.В.

Записи об условиях труда

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть прошит синтетической нитью и пронумерована его каждая страница. Для этого используется контрольная пломба, представляющая собой устройство согласно которого не сложно распознать было ли проникновение посторонних лиц к документации.

Перед регистрацией документации необходимо заполнить титульный лист кадрового документа:

  • полное название предприятия (государственной или частной формы собственности, это не имеет значения);
  • наименование документа, сроки начала и окончания заполнения.

Далее необходимо на всех имеющихся страницах, даже незаполненных, надо проставить порядковые номера, но исключение будет только для первой страницы, так как на ней и предложена форма заполнения журнала. На второй странице указывается информация о работнике, выполняющем функцию кадровика, ведущего журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Рекомендуется эти данные расположить в табличном варианте, так как работники могут и меняться. Срок хранения этого документа должен быть не менее 75 лет, так как на продолжении всей жизни работника могут потребоваться какие — либо уточнения, касающееся его деятельности на предприятии.

Форма и ведение журнала дополнительных соглашений к трудовым договорам

Кадровое делопроизводство по регистрации дополнительных соглашений может вестись и в отдельном журнале. Предлагаемая форма этого документа следующая:

  • первая графа – номер, отражающий порядок перечисления документов;
  • вторая – указывается дата заключения соглашения;
  • третья – указывается порядковый номер соглашения;
  • четвертая – фамилия (полностью), инициалы сокращенно;
  • пятая – указывается должность работника и вид работ;
  • шестая – подразделение, в котором работник числится;
  • седьмая – указывается число и номер трудового договора;
  • восьмая – указывается дата начала действия соглашения и период его действия;
  • девятая – краткое содержание соглашения;
  • десятая – примечание.

Эти графы располагаются на двух развернутых страницах.

Титульная страница заполняется лицом, ведущим кадровое делопроизводство. На ней указывается наименование организации и дата начала и окончания ведения журнала. В качестве образца заполнения журнала трудовых соглашений к трудовым договорам можно использовать вышеуказанный вариант, но при этом учитывать, что отсутствующие графы можно вписывать информацию произвольно.

Необходимость ведения журналов

С целью создания удобства и минимума бумажных документов в архиве хранятся журналы регистрации соглашений и трудовых договоров.

Если требуется выписать справку о прежнем месте работы или решения какого-либо другого важного вопроса, связанного с оформлением документации по устройству на работу, то журнал регистрации будет уместен. Также записи, выполненные в журналах, свидетельствуют о том, что работник определенное время трудился именно на этом предприятии.

В случае совершении ошибки кадровиков при заполнении журнала, например, вместо порядкового номера выполнена запись с номером непосредственного договора, документ можно отменить распорядительным документом по предприятию и завести новый. Это не будет являться большой ошибкой.

      Если Вам необходима квалифицированная консультация применительно к Вашей ситуации — позвоните по телефону, указанному в верху страницы, либо отправьте вопрос через форму справа внизу экрана. Наш профильный юрист оперативно ответит и решит Вашу проблему!

Статьи по теме

Журнал регистрации трудовых договоров: применение, правила ведения, рекомендации

  1. Востребованность журнала трудовых договоров
  2. Нумерация записей
  3. Ведение учёта
  4. Ошибки при ведении журнала

Хотя журнал регистрации трудовых договоров и не является обязательным, его использование достаточно удобно и полезно. Росархив в своём постановлении от 6 сентября 2000 года перечислил, какие документы на предприятии обязательно нужно учитывать.

Востребованность журнала трудовых договоров

Упомянутое постановление не уточняет, в какой форме организации обязаны вести учёт трудовых контрактов и соглашений к ним, так что предприятие вправе само выбрать эту форму. Если использовать книгу, то её не надо будет прошивать и пломбировать до сдачи в архив, зато хранить нужно будет 75 лет. Журнал же позволит при любой спорной ситуации быстро получить доступ к нужным данным.

Если какой-либо уволенный работник обратится в суд и через него затребует информацию о трудовом договоре, то важно сделать это без промедления — в противном случае суд будет заведомо настроен против организации. Кроме того, журнал позволяет оптимизировать документооборот и без проволочек решать внутренние организационные вопросы.

Чтобы не тратить время на покупку или самостоятельную разлиновку страниц для ведения журнала, воспользуйтесь ссылкой: скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.  Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Как видите, страницы уже подготовлены для ведения полноценного учёта. В примечаниях к каждой записи можно указывать дополнительную информацию о том, какую работу выполнял нанятый сотрудник и каков был результат.

Нумерация записей

Довольно часто, ведя журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, люди сталкиваются с трудностями при нумерации. Чтобы регистрировать и нумеровать документы правильно, следует помнить несколько ключевых моментов:

  1. В первой графе «Пункт по порядку» пишется номер документа по порядку в журнале и указывается дата регистрации. Сам номер документа писать здесь не надо — для этого есть отдельная графа.
  2. В третьей графе «Номер договора» столбец только один, однако если регистрируется дополнительное соглашение, то его номер обычно указывается в отдельной графе под номером 10.

Впрочем, чтобы было удобнее находить документы, в том числе и дополнительные соглашения, обычно структура журнала немного видоизменяется, тем более что строгая отчётность ему не обязательна. Графу «Номер договора» можно разбить на две подграфы, чтобы указывать отдельно номер документа и номер дополнительного соглашения.

Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений

Это позволит кадровику при работе журналом свести воедино информацию о каждом документе, какое бы количество дополнительных соглашений к нему ни добавлялось.

Ведение учёта

Бланк журнала становится основой для ведения документа. Сам же журнал оформляется по общим правилам российского делопроизводства — никаких особых трудностей это не вызовет. Учитывайте лишь несколько основных нюансов:

  1. Обложка должна быть долговечной, жёсткой или полужёсткой.
  2. Бумагу нужно использовать проклеенную офисную, плотность не меньше 60 граммов на квадратный метр.
  3. На титульном листе указывается наименование работодателя, а также пишется название документа и указываются даты его начала и окончания.
  4. Заранее нумеруются все страницы.
  5. Первую страницу оставляют пустой или используют его под образец заполнения.
  6. На второй странице указываются сведения о сотрудниках, ответственных за ведение журнала. Здесь указываются порядковый номер, период, личные данные, должность сотрудника, основание назначения (приказ или распоряжение); ставится подпись ответственного лица.
  7. Далее каждый разворот журнала используется для заполняемых данных. Указываются, помимо номера по порядку, даты и номера самого трудового договора и дополнительного соглашения, также личные данные, должность и профессия сотрудника, его структурное подразделение, даты заключения и расторжения соглашения, характеристики проделанной работы.
  8. На последней странице указывается, когда журнал был закрыт, прошит, опечатан и сдан в архив. Дата указывается прописью, указываются также номера контрактов и дополнительных соглашений, которые были внесены в журнал, число заполненных страниц, должность и личные данные сотрудника.

Ошибки при ведении журнала

Если при ведении журнала были допущены ошибки, то нужно будет досрочно его закрывать и начинать новый. Самая распространённая ошибка — это внесение в первую графу номеров самих документов вместо номеров по порядку их следования в журнале. Как правило, это создаёт проблему при внесении первого дополнительного соглашения, в связи с чем кадровик и обнаруживает недочёт.

На последней странице досрочно закрываемого журнала следует в таком случае сделать запись о том, что закрыт он был именно в связи с ошибочным ведением. После этого заводится новый журнал. Информация при необходимости может быть переписана уже без ошибок. Никаких взысканий и штрафов за подобные ошибки законодательством не предусмотрено.

Комментарии

Образец реестр трудовых договоров


Для регистрации трудового договора работодатель физическое лицо представляет в муниципалитет. Реестр трудовых договоров. Образец трудового договора с работником смотрите в статье образец трудового договора. Поставьте свою оценку этому образцу Трудовой договор со специалистом, ПРОГОЛОСУЙТЕ за документ это анонимно и всем видно. Бланк документа можно скачать тут. Образец трудового договора с генеральным директором без подробного описания должностных обязанностей. Примеры окон просмотра реестра договоров и окна заполнения карточки договора. Налоговая учетная политика 22. На нашем сайте вы можете скачать образец трудового договора с вредными условиями, где нужно указать предоставляем пример. Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке. Источник Универсальный справочник кадровика, Налоговый вестник. Образец Книга регистрации трудовых договоров скачать документ бесплатно. Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа Реестр договоров и. В данном реестре отражаются процедуры по созданию, отправлению, получению. Образец трудового договора с продавцом. Образец журнала регистрации трудовых договоров. Реестр трудовых договоров, заключенных с работником рекомендуемый образец заполнения. Чтобы подготовить образец типового трудового договора, в качестве работника мы принимаем. Образец журнала регистрации трудовых договоров Вы. Cкачать образец документа Реестр трудовых договоров, заключенных с работниками. Журнал для регистрации трудовых договоров правила и образец заполнения.Это относится и к бумажной, и к электронной версии книги учета трудовых договоров, образец заполнения вновь. На задней внутренней обложке журнала регистрации трудовых договоров есть памятка по его заполнению и образец заполнения. Реестр трудовых договоров, заключенных с работниками.

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений

Трудовой договор 2016 Образец. Реестр договоров, является неотъемлемой частью документооборота любой организации. РЕЕСТР ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ, ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ РАБОТОДАТЕЛЯМИ ФИЗИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ, НЕ ЯВЛЯЮЩИМИСЯ ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ. Вы найдете на нашем сайте договоры дарения, банковские договоры, гражданскоправовые договоры, образцы бухгалтерской документации. Реестр является своеобразной формой учета и систематизации какихлибо сведений относительно конкретных. Удобный и понятный интерфейс позволяет без особых трудностей создать реестр всех трудовых договоров. Выдача средств под отчет осуществляется на основании образца реестра трудовых договоров управляющего о направлении сотрудника в командировку, что. Образец трудового договора с водителем 2016 год скачать

Реестр трудовых договоров формируется используя данные и дата договора, ФИО, должность, срок договора, основание карточек сотрудников, заключивших. Этот показатель на 20, 8 больше, чем в 2016 году. Реестр трудовых договоров, зарегистрированных работодателями. Журнал регистрации трудовых договоров образец егоможет понадобиться для упорядочения ведения документации в области кадрового дела.

Теги: трудовых, реестр, образец, договоров

Акт списания строительных образец материаловОбразец удостоверение журналиста

Комментарии ()

Нет комментариев. Ваш будет первым!

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров

На предприятии или в учреждении заводят специальный журнал, чтобы вести реестр трудовых договоров. Эта форма документоведения удобна для юридического подтверждения не только заключенных между работодателем и исполнителем договоров (контрактов), а еще и для иных дополнительных соглашений.

В журнале отражается короткая информация о документе – наименование, когда создан, отправлен или получен. 

Законодательство о журнале регистрации трудовых договоров

Законодательно не установлен порядок обязательного ведения названного журнала. Существует требование только о таком учете (регистрации в книге) трудовых книжек. Дополнительные соглашения  фиксируют в произвольной форме. Перед тем как отправить книгу регистрации в архив, ее прошивают и ставят печать. ФАС регламентирует срок сохранности данного реестра – 75 лет.

Тем не менее, согласно действующим требованиям делопроизводства, все документы, поступающие на предприятие и предполагающие получение ответа или же содержащие справочную информацию, необходимо регистрировать. Также есть еще Перечень типовых документов (управленческих), которые издаются в процессе деятельности предприятия или учреждения и имеют лимитированный термин хранения. В этом Перечне упоминается и книга реестра трудовых договоров. Представители ГИТ, контролирующие всех работодателей, обязательно просматривают этот документ учета. 

А как на практике?

Сами кадровики отзываются о журнале регистрации как об удобной форме систематизации документов предприятия. Он позволяет быстро отыскать нужный договор, соглашение или узнать место его нахождения. Например, при обращении с жалобой работника в суд может потребоваться выписка из книги регистрации предприятия. Если же она отсутствует, это может в какой-то мере сыграть не в пользу работодателя в процессе принятии судебного решения.

Данный журнал потребуется еще и для подготовки справок для подачи на следующее место занятости о роде занятий на предыдущем. В разделе «Примечание» оставляют пометки о специфике выполняемых работ (обязанностей) нанятыми сотрудниками. На практике кадровики заводят журнал регистрации в соответствии с определенными рекомендациями – с обязательной подписью первого лица, а также печатью предприятия. Это указывается на первой странице, проставляется дата начала ведения. Книгу обязательно прошивают .

Названный порядок учета дает возможность менеджеру персонала, инспектору или начальнику ОК при разного рода проверках ( в том числе финансовых) дать законно подтвержденный ответ относительно договоров или дополнительных соглашений (их наличия/отсутствия). 

Перегруженность отделов кадров (даже на небольших предприятиях) массой документов общеизвестна. Их сотрудники нередко ведут сразу до десятка различных журналов. Тем не менее, трудовые договора как основополагающий документ взаимоотношений нанимателя и работников, имеет смысл регистрировать, чтобы иметь упорядоченную нумерацию внутренних правоустанавливающих актов.

Заполнение журнала регистрации: каковы правила?

Трудовой кодекс устанавливает нормы, права, а также обязанности работодателя по отношению к наемным работникам. На его базе, учитывая специфику предприятия, составляется договор (трудовой) нанимателя и каждого сотрудника. 

Такой договор издается в двух экземплярах: на каждом должна быть печать учреждения, руководитель ставит личную подпись, указываются данные работника (согласно паспорта). Один экземпляр заносится в личное дело работника, второй – выдается ему на руки под подпись. Такой порядок действует для всех видов работы: не только основной, но и по совместительству. При наличии в данной организации (на предприятии) книги регистрации договоров, работник расписывается в определенной графе.

При современной распространенности электронного документоведения и отчетности возникает вопрос о том, нужны ли бумажные аналоги, а именно, книги регистрации. Эти книги могут оформляться в электронном виде или/и бумажном. Когда в записях наблюдаются разногласия, предпочтение остается за бумажным вариантом.

Оформление бумажного варианта журнала

Есть минимальный набор требований к оформлению журнала регистрации. Он должен быть аккуратно прошит, заверен подписью работодателя и печатью, страницы пронумерованы. Строгих указаний относительно формы не существует, но выработан перечень предпочтительных граф, чтобы вносить новые данные и скорее находить требующиеся документы.

Учитывая специфику предприятия, количество работников, фиксируют некоторые дополнительные данные. Например, название структурного подразделения, занимаемой должности. Выделяют колонку для реестра сотрудников, с которыми заключен не трудовой договор, а контракт. Или вносят эту информацию в «Примечания». 

Для ведения данного журнала назначается ответственный. Его ФИО с указанием должности, а также приказа (номер и дата) указываются на определенной странице. На последней — ставят число и год окончания книги, опять же называют изданный приказ и дату передачи в архив.

При выявлении ошибки в ведении или других неточностей ответственный за журнал указывает на это. Такое упущение оформляется определенной записью в журнале. Руководитель издает приказ о его досрочном закрытии, и кадровики передают этот реестр в архив.

Электронный вариант журнала

Электронная форма ведения позволяет быстро отыскать нужную информацию и ввести новую. Принято вести журнал регистрации в форме таблиц в программе MS Excel.

Преимущества документоведения в электронном виде:

  • систематизация кадровой работы;
  • быстрый поиск затребованного документа;
  • снижение трудоемкости процесса внесения данных;
  • контроль учета документов и их оформления;
  • издание при необходимости копий документов (приказов, выписок);
  • хранение в электронном формате документов, поданных во время поступления на работу (заявления о приеме, автобиографии, анкеты и прочее).

Предусмотрен электронный формат и личной карточки работника (Т-2). В этом виде в документ просто и быстро вносить изменения и дополнения. Если некоторые данные требуют личной подписи, карточка ведется в привычном бумажном виде.

Еще одно требование к используемой программе – защита от изменения номеров. Учитывая то, что происходит увольнение работников, наниматель может прибегнуть к изменениям в документоведении в своих целях. Поэтому по истечении года журнал регистрации с нумерацией распечатывают, прошивают и направляют на хранение.

Правила ведения журнала 

Шаблон оформления журнала может корректироваться, исходя из его информационного наполнения. Форму (с несколькими обязательными колонками) имеет право устанавливать ответственный за ведение. Когда такой сотрудник увольняется, назначают другого. Производится запись об этом в книге регистрации. Обязательным на соответствующих страницах является название учреждения, начало и окончание ведения данного документа.

Книга регистрации дает представление о количестве работников – по зарегистрированным в ней трудовым договорам, позволяет осуществлять контроль каждого. Такая информация делает проще подготовку статотчетности юридического лица.

Если договор меняется

Необходимость внести в договор изменения преимущественно вызывают следующие причины:

  • перевод сотрудника на иную должность;
  • изменение вида деятельности или условий ее осуществления;
  • новый наниматель (руководитель);
  • отстранение от должности (работы).

Когда изменения не ограничиваются одним-двумя пунктами, а носят более существенный характер, готовят дополнительное соглашение. Информация о его издании поступает в книгу регистрации (имеется соответствующая графа). Такому соглашению устанавливают номер. Он включает имеющийся № договора / номер нового соглашения.

Если договора и соглашения заносятся в один журнал, дополнительные соглашения нумеруют с 1-го номера договора каждого работающего. Для наглядности информация о каждом сотруднике заносится на «свою» страницу, на которой регистрируют договор и допсоглашения по возрастающей (от №1 и далее).

Во время изменения условий работы, которые вызывают у работника несогласие, наниматель предлагает (в письменном сообщении) другую работу, соответствующую квалификации сотрудника. Если такой возможности нет, предлагается иное – с более низкой ставкой. Как вариант — должность рангом ниже. Сотрудник должен дать письменное согласие, после чего готовят допсоглашение к уже имеющемуся трудовому договору. В изданном новом документе оговариваются изменения условий трудовой деятельности, должности. Дополнительные соглашения подлежат реестру и оформляются аналогично порядку, установленному для фиксирования трудовых договоров. 

На предприятиях с солидным штатом кадровики практикуют ведение собственно регистрации дополнительных соглашений – так более удобно для нахождения нужного документа.

Как заполняется журнал допсоглашений?

Аналогично книге реестра договоров. В выделенные графы заносятся: номер по порядку соглашения, дата внесения записи, ФИО сотрудника, назначенная должность (вид выполняемых работ), период действия и вид изменений (например, назначение нового оклада).

Обязательного требования для ведения отдельного журнала реестра допсоглашений нет. Такую информацию фиксируют в основном журнале, в выделенной колонке. Когда договор претерпевает неоднократные изменения, то их фиксировать становится не совсем удобно. В этом случае электронный формат – лучший вариант.

Как регистрируются контракты?

На многих предприятиях действует еще и контрактная форма оформления отношений. В этом случае регистрируют эти документы так же, как и трудовые договора. Будут ли договора и контракты фиксироваться в одной книге или разных – выбор за администрацией предприятия. Можно открыть две книги со своей нумерацией по каждому виду документа.

Для удобства кадровики используют нумерацию не сквозную, а с указанием даты и порядкового номера. Например, 10/02-3 – ясно, что контракт зарегистрирован 10.02. Такой подход особенно приемлем для крупных предприятий. У кадровика может вызывать затруднение оформления ранее составленного контракта. В этом случае ему присваивается номер по дате заключения.

Где продаются книги, в которых регистрируют договора?

Такие книги без труда приобретают сейчас через Интернет, а также в торговых точках, реализующих бланковую продукцию. Руководитель (сотрудник) отдела кадров может заказать книгу по выбранной, приемлемой для учреждения, форме.

Нужно ли вести данный вид журнала у себя на предприятии – выбор за вами. На практике книга регистрации – скорее помощник в работе, чем обуза. Ее ведение не отнимает много времени, но значительно облегчает и упорядочивает работу кадровиков с документами.