Справочник Бухгалтера

Регистры бюджетного учета и главная книга

Для ведения бюджетного учета в учреждениях применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в приложении N 3 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н (далее — Инструкция).

Формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы РФ, утверждаются органом, организующим исполнение соответствующего бюджета бюджетной системы РФ.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета.

Инструкция предусматривает восемь журналов операций. Для удобства пользования целесообразно журналам присвоить порядковые номера:

N 1 Журнал операций по счету “Касса“;

N 2 Журнал операций по банковскому счету;

N 3 Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

N 4 Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

N 5 Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

N 6 Журнал операций расчетов по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям;

N 7 Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

N 8 Журнал по прочим операциям.

Содержание журналов операций в основном одинаково, в каждом должны быть дата (месяц), наименование учреждения, структурного подразделения, наименование и код по реестру получателей бюджетных средств (РПБС) главного распорядителя (распорядителя), единица измерения (ОКЕИ и ОКВ).

Далее во всех журналах операций приводятся дата, номер, наименование документа, наименование показателя, содержание операции, остаток на начало периода, номер счета по дебету и кредиту, сумма, остаток на конец периода. Так записываются:

в Журнале операций N 1 по счету “Касса“ — отчеты кассира (для сумм в иностранной валюте приводится запись “отражается в рублевом эквиваленте“);

в Журнале операций N 2 по банковскому счету выписка органа казначейства, банка (для сумм в иностранной валюте производится запись “отражается в рублевом эквиваленте“);

в Журнале операций N 3 расчетов с подотчетными лицами — авансовые отчеты, расходный ордер, приходный ордер, фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

в Журнале операций N 4 расчетов с поставщиками и подрядчиками — поручение на перечисление денежных средств, товарно-транспортная накладная на получение материальных ценностей, счет на оплату выполненных работ, оказанных услуг, наименование показателя — наименование поставщика, подрядчика;

в Журнале операций N 5 расчетов с дебиторами по доходам — первичный документ по начислению и поступлению доходов, наименование показателя наименование дебитора: юридическое лицо (наименование показателя (наименование учреждения (организации), физическое лицо (фамилия, имя, отчество);

в Журнале операций N 6 — свод расчетно-платежных ведомостей по начислению заработной платы с приложенными к ним: табелями использования рабочего времени, выписками из приказов о зачислениях, увольнениях, перемещениях, отпусках (для штатных сотрудников); договоры и акты выполненных работ (для внештатных сотрудников), наименование показа теля (начисленная зарплата, начисления на зарплату, удержания из зарплаты);

в Журнале операции N 7 по выбытию и перемещению нефинансовых активов акт о списании (выбытии), накладная на перемещение), наименование показателя (фамилия, имя, отчество материально ответственного лица);

в Журнале операций N 8 по прочим операциям — наименование документа, наименование показателя, содержание операций, которые не проходили по журналам операций с N 1 по N 7.

Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и исполнителем, при этом указываются должности, подписи, расшифровка подписей и дата.

Приводим образец журнала операций.

Журнал операций
—————¬
по __________________ ¦ Коды ¦
+—————+
Формы по КФД ¦ 0511802 ¦
+—————+
за ________________ 200_ г.

Приложение N 3. ПЕРЕЧЕНЬ РЕГИСТРОВ БЮДЖЕТНОГО УЧЕТА — ЖУРНАЛОВ ОПЕРАЦИЙ

Дата ¦ ¦
+—————+
Учреждение ____________________________________________________________ ¦ ¦
+—————+
Структурное подразделение _____________________________________________ ¦ ¦
+—————+
Главный распорядитель (распорядитель) _________________________________ ¦ ¦
+—————+
Единица измерения: руб. по ОКЕИ ¦ 383 ¦
L—————

——————-T————T————T————T——————-T————T————¬
¦ Документы ¦Наименова- ¦Содержание ¦Остаток на¦ Номер счета ¦ Сумма ¦Остаток на¦
+—-T——T——-+ние показа-¦операции ¦начало пе-+———T———+ ¦конец пери-¦
¦Дата¦Номер¦Наиме- ¦теля ¦ ¦риода ¦ дебет ¦ кредит ¦ ¦ода ¦
¦ ¦ ¦нование¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—-+——+——-+————+————+————+———+———+————+————+
Итого¦ ¦ х ¦ х ¦ ¦
L———+———+————+————

Исполнитель _______________ ___________ _____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Главный бухгалтер _________ ______________________ Приложение на _____________ листах
(подпись) (расшифровка подписи)

“___“ _____________ 200__ г.

По истечении месяца данных оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу ф. 0511811.

В заголовочной части Главной книги указываются дата (за месяц), наименование учреждения, структурное подразделение, единица измерения по ОКЕИ.

В содержательной части наименование месяца; число месяца; номер журнала операций; сумма по журналу; обороты по соответствующим счетам (по дебету и кредиту); входящие остатки, сумма оборотов по дебету и кредиту счетов, исходящие остатки, итоговые данные за месяц и с начала года.

В органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, и в органах, организующих исполнение бюджетов, ведется Журнал по прочим операциям, данные из которого записываются в Главную книгу ежедневно.

При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы РФ органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов, учет операций ведется в отдельной Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.

Образец Главной книги прилагается.

Главная книга
————¬
¦ Коды ¦
+———-+
Формы по КФД ¦ 0511811 ¦
+———-+
за ________________ 200_ г. Дата ¦ ¦
+———-+
Учреждение __________________________________________________________ по ОКПО ¦ ¦
+———-+
Структурное подразделение ___________________________________________ ¦ ¦
+———-+
Единица измерения: руб. по ОКЕИ ¦ 383 ¦
L————

Месяц _____________________ Форма 0511811 с. 2

—-T———T——————T——————T——————T——————T————-¬
¦ N ¦ Номер ¦Остаток на начало¦Остаток на начало¦ Оборот ¦Остаток на конец¦Номер журнала¦
¦п/п¦ счета ¦года ¦периода ¦ ¦месяца ¦операций ¦
¦ ¦ +———T———+———T———+———T———+———T———+ ¦
¦ ¦ ¦по дебе-¦по кре-¦по дебе-¦по кре-¦по дебе-¦по кре-¦по дебе-¦по кре-¦ ¦
¦ ¦ ¦ту ¦диту ¦ту ¦диту ¦ту ¦диту ¦ту ¦диту ¦ ¦
+—+———+———+———+———+———+———+———+———+———+————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦
+—+———+———+———+———+———+———+———+———+———+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+———+———+———+———+———+———+———+———+———+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+———+———+———+———+———+———+———+———+———+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+———+———+———+———+———+———+———+———+———+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+———+———+———+———+———+———+———+———+———+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+———+———+———+———+———+———+———+———+———+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—+———+———+———+———+———+———+———+———+———+—————

Ю.М. Пискарева

“Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях“, N 5, март 2005 г.

1.4. Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (2-й ур.)

С 1 января 2006 года все медицинские бюджетные учреждения должны вести учет в регистрах новой формы.

Формы регистров бюджетного учета утверждены Приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. № 123н.

По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы.

При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело).

На обложке следует указать: наименование учреждения; название и порядковый номер папки (дела); отчетный период – год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле).

Регистры подписываются главным бухгалтером (или его заместителем) и исполнителем, составившим журнал операций. По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций вносятся в Главную книгу.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета:

№ 1 Журнал операций по счету «Касса»;

№ 2 Журнал операций с безналичными денежными средствами;

№ 3 Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

№ 4 Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

№ 5 Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

№ 6 Журнал операций расчетов по оплате труда;

№ 7 Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

№ 8 Журнал по прочим операциям;

Если в регистрах бюджетного учета обнаружены ошибки, исправить их можно в следующем порядке:

– если ошибка обнаружена до момента представления бухгалтерского баланса и не требует изменения данных в журналах операций, то неправильные суммы и текст зачеркиваются тонкой чертой и пишутся правильные данные.

Журналы-ордера

На полях документа за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено»;

– если ошибка обнаружена до момента представления отчетности, но требует изменения в журнале операций, то оформляется «красное сторно» и производится дополнительная запись последним днем отчетного периода;

– если ошибка обнаружена в регистрах за период, за который отчетность уже представлена, то исправления вносятся по способу «красное сторно». А также делается дополнительная запись датой обнаружения ошибки. Все исправления оформляются справкой, в которой указываются номер и дата исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.

Оформляем журнал хозяйственных операций

Журнал регистрации мемориальных ордеров

Тема 14. Формы бухгалтерского учета

Под формой бухгалтерского учета понимают совокупность учетных регистров определенной формы в их взаимосвязи, комплектации, отношении к учетным объектам, учетным документам и технологии их последовательного преобразования (технология формирования бухгалтерской информации) для ведения сводных регистров и составления отчетности.

учете для составления отчетности.

Рис. 13.1. Схема соотношения объемов информации учетных регистров

В современном бухгалтерском учете применяют следующие формы бухгалтерского учета:

1) мемориально-ордерная

2) журнально-ордерная

3) упрощенная форма бухгалтерского учета на малых предприятиях и т.д.

Общая схема ведения бухгалтерского учета. Она включает в себя следующие этапы работы:

1. На основании вертикального баланса открывают счета синтетического учета.

2. К синтетическим счетам открывают счета аналитического учета.

3. На основании проверенных и обработанных первичных оправдательных документов при помощи двойной записи совершаемые в течение отчетного периода (месяца) хозяйственные операции отражают на счетах синтетического учета общими суммами и одновременно на счетах аналитического учета — частными суммами, дающие в итоге ту же общую сумму.

4. На синтетических и аналитических счетах подписывают обороты (итого по дебету и кредиту и выводят остатки (сальдо) на конец месяца.

5. Составляют оборотные ведомости по всем аналитическим счетам и оборотно-сальдовый баланс (оборотную ведомость) по синтетическим счетам.

6. Проводят взаимосверку по синтетическим и аналитическим счетам.

7. Составляют сальдовый баланс по установленной форме на отчетную дату.

МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА.

Эта форма учета возникла в 1928 — 1930гг. При этой форме учетной процесс осуществляется следующим образом (см. схему ниже):

Она основана на использовании мемориальных ордеров.

Мемориальные ордера – регистры, в каждом из которых документально отражаются записи данных о хозяйственном факте и соответствующие им бухгалтерские проводки. Каждый мемориальный ордер сопровождается первичными документами, на основе которых он сформирован, и фиксируется в хронологическом порядке в специальном учетном регистре – Журнале регистрации мемориальных ордеров.

На основании первичных, сводных и накопительных документов составляются мемориальные ордера. В мемориальном ордере указываются: номер ордера, (место и год) составления записи, содержание записи, суммы, корреспонденция счетов.

При этом каждому виду операций соответствует свой мемориальный ордер:

— № 1 — операции по кассе;

—№ 2 — операции по расчетному счету;

—№ 3 — расчеты с поставщиками, подотчетными лицами;

— и др.

Мемориальный ордер № 1 «Касса за ноябрь 1997г.»

Содержание операции	Д	К	Сумма тыс. руб.
Приход: а) из банка б) выручка от реализации	15 000 4 000
Расход: а) сдано в банк б) выдана зарплата в)выдано в подотчет на командировки	10 800 5 000
ИТОГО:			39 300
ИТОГО: Тридцать девять тысяч триста рублей 00 копеек
29.11.97г. Гл. бухгалтер	л/п	Кассир	л/п

Журнал регистрации мемориальных ордеров

Порядковый номер мемориального ордера	Дата составления	Сумма
МО № 1	29.11.97г.	39 000
МО № 2	29.11.97г.	51 000
МО № 3	……….	……..
ИТОГО ЗА МЕСЯЦ		500 000
	Гл. бухгалтер л/п	Бухгалтер л/п

Затем на основании мемориальных ордеров производят записи по счетам синтетического учета в Главной книге, которая строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом.

Счет 50 «Касса»

Дата (период)

С кредита счетов

Итого по

В дебет счетов

Итого по

№ 46

№ 51

…

дебету

№ 51

№ 70

№ 71

…

кредиту

20 300

Данные МО переносятся в конце отчетного периода в Оборотную ведомость по счетам синтетического учета. И производится сверка итогов этой ведомости и журнала регистрации МО.

Параллельно с записями на счетах синтетического учета ведутся карточки аналитического учета. Набор карточек аналитического учета, систематизированных по определенному критерию, образует соответствующую картотеку. На основании ее данных, в конце отчетного периода, формируется Оборотная ведомость по счетам аналитического учета, итоги которой сличаются с итогами, учтенными на соответствующем синтетическом счете в Оборотной ведомости синтетического учета.

Последним этапом преобразования информации является формирование бухгалтерского баланса и друг форм отчетности.

Рис.3. Информационная модель мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета.

Положительным является то, что мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

— трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

— отрыв аналитического учета от синтетического (разделенные регистры учета), громоздкость аналитического учета, он часто отстает от синтетического учета;

— формы регистров часто не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности. В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится дополнительно производить выборку и группировку данных текущего учета.

ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

На фоне мемориально-ордерной она является, безусловно, рациональной и компактной. Она основана на использовании интегрированных учетных регистров – журналов-ордеров.

Отличительными признаками журнально-ордерной формы учета являются:

— применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

— совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета, что ведет к ликвидации отставания аналитического учета от синтетического. Самостоятельный аналитический учет ведется лишь по тем счетам синтетического учета, для детализации которых необходимо множество аналитических счетов, используемых, например, для пообъектного учета основных средств, складского учета материалов, товаров, готовой продукции, расчетов с персоналом по оплате труда и др. Благодаря указанным преимуществам исключается многократность бухгалтерских записей, дублирование данных сводится к необходимому минимуму путем совмещения аналитического учета с синтетическим.;

— объединение в журналах-ордерах синтетической записи с хронологической;

— отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

— сокращение количества записей за счет рационального построения журналов-ордеров и Главной книги, следовательно, уменьшение учетной работы.

Журнал-ордер представляет собой учетный регистр шахматной структуры, применяемый для регистрации хозяйственных фактов в хронологическом порядке и ведения синтетического и аналитического учета на бухгалтерских счетах. Особенностью ведения ЖО является аккумулирование и группировка учетной информации по кредиту одного или нескольких близких по определенным классификациям синтетических счетов, обороты которых учитываются в данном регистре, в корреспонденции с дебетом соответствующих бухгалтерских счетов. Дебетовые обороты счетов, корреспондирующих с кредитуемым счетом, учитываются в других ЖО. Тем самым устраняются повторные бух записи, характерные для вариантов Мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета. Иначе говоря, суммы записываются лишь однажды, но при этом формируются обороты как по дебету, так и по кредиту счета. ЖО имеют свои индивидуальные номера и открываются на текущий месяц. Кредитовый признак позволяет установить причины экономических событий.

Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета:

Данные первичных документов либо непосредственно, либо через накопительные и группировочные ведомости по счетам синтетического учета заносятся в журналы-ордера. При значительном объеме первичных документов сведения из них записываются в накопительные ведомости и систематизируются в сводно-группировочных регистрах. А при небольшом объеме – непосредственно в ЖО. Соответственно записи в ЖО производятся по мере поступления первичных документов или по итогам накопительных и сводно-группировочных ведомостей.

Каждому журналу-ордеру присваивают определенный постоянный номер. Этот номер зафиксирован в «Перечне типовых регистров единой журнально-ордерной формы счетоводства» (Приложение № 2 к письму МинФина РФ от 24.07.1992г. №59):

1) журнал-ордер № 1 — по кредиту счета 50

2) журнал-ордер № 2 — по кредиту счета 51

3)журнал-ордер № 3 — по кредиту счета 55, 56, 57

4) журнал-ордер № 6 — по кредиту счета 60

5) журнал-ордер № 7 — по кредиту счета 71

… В журналы-ордера производят только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Операции, по которым счет дебетуется, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета. Кредитовый признак позволяет установить причины экономических событий .

Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. По счетам денежных средств — «Касса», «Расчетный счет», и «Валютный счет» одновременно с журналами-ордерами (по кредиту этих счетов) составляются ведомости по их дебету, т.к. эти средства предприятия требуют особого контроля за их движением.

Журнал — ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса» в дебет счетов за ноябрь

Строка №	Дата (или за какие числа )	№ 51	№ 70	№ 71	№ 44	….	Итого
3 000			…..	3 100
……	……	……	……	……	……
Итого		16 000	5 000	4 000	1 000	—	2 600

Итоги учетных регистров по окончании месяца заносят в Главную книгу. Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один лист (иногда 2, тогда 2-й используется как вкладной к основному).

Главная книга. Счет № 50 « Касса»

месяц	Обороты по дебету	Оброты	Сальдо
	с кредита счета № 46	с кредита счета № 47	с кредита счета № 71	с кредита счета № 51	с кредита счета № ……	Итого по дебету	по кредиту	Дебет	Кредит
сальдо	на 01.	01. 97г						——
………..	………..	………..	………..	……….	………..	……..	……….. Регистры бюджетного учета и главная книга	………	………….
октябрь								——
ноябрь	20 000	2 000	4 350	—-	26 000	——

В главной книге показываются вступительное (начальное) сальдо, текущие обороты и исходящее (конечное) сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету — в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а так же дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляют по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.

Большое значение для пользования документами и регистрами имеет порядок их хранения. На всех первичных документах указываются номера регистров, в которые они записаны, и номера записей (срок). Документы группируются по отношению к журналам-ордерам и накопительным ведомостям.

На каждую группу документов имеется отдельная папка на месяц. При небольшом количестве можно иметь одну папку на год.

Журналы-ордера и ведомости хранятся отдельно от первичных документов. На каждый вид регистра открывается папка на год, по каждому виду деятельности отдельно.

При всех положительных чертах журнально-ордерной формы бухгалтерского учета, недостатком ее являются громоздкость и сложное построение некоторых регистров.

Особенно это не удобно для небольших предприятий, хотя «Рекомендациями по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства» (приложение №1 к письму МинФина РФ от 24.07.1992г. № 59) предусмотрено некоторое упрощенное для небольших предприятий этой системы учета, но в условии это проблемы учета для малых предприятий не решает. Поэтому существует следующая форма бухгалтерского учета.

УПРОЩЕННАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ

Простой вариант упрощенной формы бухгалтерского учета без использования учетных регистров (см. стр. 133) регистров рекомендуется принять в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более ста в месяц) и содержанием хозяйственного процесса не является сфера материального производства, т.е. не имеет место выпуск продукции и выполнение отдельных видов работ, оно может вести учет всех хозяйственных операций только в Книге — журнале) учета этих операций

по следующей форме:

Документация к программе «Расчеты с подотчетными лицами»

Программа предназначена для ведения аналитического учета расчетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Основные пункты меню программы:

1. Справочники

1.1. План счетов бухгалтерского учета – общий справочник программы, содержащий счета и субсчета бухгалтерского учета.
1.2. Организации – общий справочник программы, содержащий контрагентов Вашего предприятия.
1.3. Реквизиты собственной организации – константы Вашего предприятия: ИНН, наименование, адрес, ИНН и так далее.
1.4. Объекты аналитического учета – справочник дополнительных аналитических признаков, необязательный к применению.
1.5. Работники предприятия – общий справочник программы сотрудников Вашего предприятия.

2. Данные

2.1. Остатки по подотчетным лицам – этот пункт меню служит для ввода начальных остатков по подотчетным лицам.
2.2. Авансовые отчеты – пункт меню, предназначенный для ввода авансовых отчетов, заполненных на бумажном носителе. Указание субконто(сотрудника) из справочника «Работники предприятия» является обязательным при вводе данных. Форма ввода данных содержит полезные функции фильтра и сортировки.
2.3. Операции для выбора данных – пункт меню для настройки операций, выбираемых автоматически из других задач. Обычно здесь указываются операции, выбираемые из задачи «Касса». Например, операция Дебет 71 Кредит 50 «Выдано в подотчет» и Дебет 50 Кредит 71 «Возврат подотчетных сумм».
2.4. Журнал регистрации отчетов – пункт меню, представляет собой журнал регистрации авансовых отчетов по Вашему предприятию, и предназначен для ввода первичных документов по авансовому отчету, проверки отчета и формирования унифицированной формы № АО-1 в MS Excel. При передаче денежных средств подотчетным лицом сторонней организации рекомендуется использовать корреспондирующий субсчет 60 «Расчеты с поставщиками». Вы также можете воспользоваться функцией «F11 Копировать» для копирования авансовых отчетов и кнопкой «F10 Провести» для формирования проводок по авансовому отчету, которые отображаются в пункте «Авансовые отчеты».
2.5. Закрытие периода – сервисный пункт программы для переноса данных по авансовым отчетам за указанный период в архив.
2.6. Восстановление периода – сервисный пункт программы для восстановления данных по авансовым отчетам из архива.

3. Отчеты

3.1. Оборотная ведомость – стандартный аналитический отчет в разрезе подотчетных лиц по счету 71.
3.2. Выборка по подотчетному лицу – отчет для сверки с подотчетным лицом. Выбираются все документы по указанному подотчетному лицу за указанный Вами период.
3.3. Итоги по корреспондирующим счетам – итоговый отчет по остаткам и оборотам в разрезе проводок бухгалтерского учета.
3.4. Реестр авансовых отчетов – отчет для формирования реестра авансовых отчетов за указанный период.
4. Разное – сервисные пункты Упаковка и Переиндексация, необязательные для успешного функционирования программы. Необходимость воспользоваться этими пунктами меню возникает в случае сбоев в сети энергоснабжения и аппаратных сбоев работы Вашего компьютера.

Порядок работы с программой «Расчеты с подотчетными лицами»

Если есть начальные остатки, то нужно их ввести. Для этого выбираем в главном меню пункт «Данные», далее «Остатки по подотчетным лицам».
Если Вам принесли заполненный отчет, выбираем следующий пункт меню «Авансовые отчеты», где вводим ФИО работника, проводки и сумму по ним, а также обязательно указываем наименование организации, если подотчетное лицо рассчиталось с поставщиком.
Если Вам принесли только первичные документы и Вы сами заполняете авансовый отчет за подотчетное лицо, то в «Журнале регистрации отчетов» добавляем новый отчет (или копируем похожий), вводим первичные документы по авансовому отчету, нажав кнопку «Документы по отчету», проверяем отчет и формируем авансовый отчет в MS Excel нажав кнопку «F9 Печать». Чтобы проводки по авансовому отчету автоматически сформировались в пункте «Авансовые отчеты» воспользуйтесь кнопкой «F10 Провести».

Рис.1 Журнал регистрации авансовых отчетов

В пункте «Оборотная ведомость» Вы получите Оборотную ведомость по счету 71 за любой указанный промежуток времени в разрезе подотчетных лиц.

Service Temporarily Unavailable

Рис.2 Формирование оборотной ведомости по 71 счету

Рис.3 Пример оборотной ведомости по 71 счету

При выборе из задач аналитического учета в программе «Журнал хозяйственных операций» выбираются только итоговые проводки по авансовым отчетам из пункта «Авансовые отчеты».
Предлагаем воспользоваться следующим алгоритмом, если есть отчеты по ГСМ:
1. авансовый отчет заполнен на бумаге — сначала воспользуйтесь разделом «Учет и списание ГСМ» для проверки расхода топлива, затем внесите итоговые проводки в пункт «Авансовые отчеты».
2. Если Вам принесли только чеки, то сначала заполняем авансовый отчет в пункте «Журнал регистрации отчетов», печатаем отчет, и кнопкой «F10 Провести» формируем проводки по авансовому отчету, которые отображаются в пункте «Авансовые отчеты», а затем в разделе «Учет и списание ГСМ» проверяем расход топлива.

Возврат денег в кассу подотчетным лицом или выдача в подотчет оформляем в разделе «Касса» — бухгалтерские проводки из «Кассы» участвуют в формировании отчетов по счету 71, автоматически выбранные туда благодаря настройкам пункта «Операции для выбора данных».

Документооборот в бюджетном учреждении

Документооборот в бюджетном учреждении

Статьей 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“ (далее — Закон N 129-ФЗ) установлено, что сфера его действия распространяется на все организации, находящиеся на территории России, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. Следовательно, бюджетные учреждения обязаны вести бухгалтерский учет в порядке, установленном Законом N 129-ФЗ.

Как следует из ст. 6 Закона N 129-ФЗ, ответственность за организацию бухгалтерского учета в бюджетном учреждении несет его руководитель. Он же своим приказом утверждает принятую учреждением учетную политику (п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ).

Некоторые специалисты полагают, что организации, финансируемые из бюджета, не должны составлять такого документа, как учетная политика, объясняя это тем, что нормы Положения по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации“ ПБУ 1/98“ (далее — ПБУ 1/98), утвержденного приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н, устанавливающие принципы формирования учетной политики для целей бухгалтерского учета, не распространяются на бюджетные учреждения. Однако, по мнению автора, такая точка зрения является ошибочной.

Да, действительно, бюджетники не обязаны применять нормы ПБУ 1/98. Единый порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях установлен Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н “Об утверждении Инструкции по бюджетному учету“ (далее — Инструкция N 25н). Однако Инструкция N 25н, как и бухгалтерские стандарты, применяемые коммерческими организациями, допускает использование нескольких вариантов учета, например списание материальных запасов в учреждении может производиться либо по фактической стоимости каждой единицы, либо по средней фактической стоимости. Кроме того, Инструкция N 25н предусматривает ведение учета и по операциям кассового обслуживания бюджетов, и по операциям исполнения бюджета бюджетными учреждениями. Поэтому организации, финансируемые из бюджета, как и любые другие организации, должны составлять свою учетную политику, утверждаемую руководителем учреждения, тем более что это прямо предусмотрено Законом N 129-ФЗ.

Напомним, что вместе с учетной политикой утверждаются формы первичных учетных документов, применяемых в бюджетном учреждении, а также график документооборота и технология обработки учетной информации. Правила своего документооборота бюджетное учреждение определяет самостоятельно, при этом оно может воспользоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение о документообороте).

В соответствии с п.

5.1 указанного документа под документооборотом понимается движение первичных бухгалтерских документов от момента их создания (принятия к учету учреждением от других организаций), обработки и передачи в архив.

В соответствии с требованиями п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ любая хозяйственная операция, осуществляемая бюджетным учреждением, отражается в бюджетном учете на основании первичного бухгалтерского документа.

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Напомним, что бухгалтерское законодательство допускает использование следующих первичных документов:

1) первичных бухгалтерских документов, составленных по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Как указано в п. 3 Инструкции N 25н, бюджетники используют формы первичных учетных документов, приведенных в приложении N 2 к Инструкции N 25н. Перечень рекомендуемых к использованию регистров бюджетного учета с указанием обязательных реквизитов и показателей содержится в приложении N 3 к Инструкции N 25н;

2) самостоятельно разработанных учреждением форм первичных документов, в случае отсутствия типовой унифицированной формы. Самостоятельно разработанные формы первичных бухгалтерских документов принимаются учреждением к учету при наличии следующих обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ):

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Формы самостоятельно разработанных первичных бухгалтерских документов, как правило, оформляются в виде приложения к учетной политике учреждения.

Первичные учетные документы составляются учреждением в момент совершения хозяйственной операции, если же это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания.

За своевременность и качественное оформление первичных учетных документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете отвечают лица, составившие и подписавшие указанные документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель бюджетного учреждения по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

График документооборота разрабатывается непосредственно главным бухгалтером учреждения и утверждается приказом руководителя. Этот документ может представлять собой либо схему движения документов, либо таблицу в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов и передаче их в архив с указанием исполнителей и сроков представления.

Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документообороте.

Все сотрудники учреждения, выступающие в соответствии с графиком движения документов исполнителями, должны быть с ним ознакомлены. Как правило, обязанности по представлению документов закрепляются либо в должностной инструкции, либо сотруднику “под роспись“ вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности сотрудника, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением сотрудниками графика документооборота осуществляет главный бухгалтер учреждения.

Принятые к учету первичные документы проверяются и систематизируются по датам совершения операций, затем их данные накопительным способом отражаются в регистрах бюджетного учета.

Инструкцией N 25н предусмотрены следующие регистры бюджетного учета:

1) Журнал операций по счету “Касса“;

2) Журнал операций с безналичными денежными средствами;

3) Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

4) Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

5) Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

6) Журнал операций расчетов по оплате труда;

7) Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

8) Журнал по прочим операциям;

9) Главная книга.

Формы перечисленных регистров бюджетного учета вместе с рекомендациями по их заполнению утверждены приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н “Об утверждении форм регистров бюджетного учета“.

Внесение записей в перечисленные журналы операций осуществляется по мере совершения операций, причем сделать это нужно в срок не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа. Записи в журналах операций осуществляются как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.

Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером учреждения и бухгалтером, составившим журнал.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций переносятся в Главную книгу.

По окончании каждого отчетного месяца все первичные документы, относящиеся к соответствующему журналу операций, подбираются в хронологическом порядке и подшиваются непосредственно к журналу. Если число первичных документов незначительно, то брошюровка первичных документов может производиться за несколько месяцев в одной папке (деле). При этом на папке следует указать наименование учреждения, название и порядковый номер папки (дела), отчетный период — год и месяц, начальный и последний номера журналов операций, а также количество листов в папке.

В соответствии с п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ учреждение обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Пунктом 150 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 06.10.2003, установлено, что сроки хранения первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и являющихся основанием для бухгалтерских записей при условии завершения проверки (ревизии), составляет пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — до вынесения окончательного решения.

Как следует из п. 2.9 Указаний по применению данного перечня: “Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством“.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2007 г., начинается с 1 января 2008 г.

Обращаем внимание, что нарушение правил документооборота в учреждении может привести к неблагоприятным последствиям для учреждения.

Напомним, что ст. 18 Закона N 129-ФЗ установлена ответственность за нарушение законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете: “Руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации“.

Так, в соответствии со ст. 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

Литература

1.

Бухучет:очередность документов относящихся к журналам операций

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (в ред, от 06.12.2007).

2. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“ (в ред. от 03.11.2006).

3. Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н “Об утверждении Инструкции по бюджетному учету“).

4. Приказ Минфина России от 09.12.1998 N 60н “Об утверждении положения по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации“ ПБУ 1/98“ (в ред. от 30.12.1999).

5. Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н “Об утверждении форм регистров бюджетного учета“.

6. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105.

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

8. Книга авторов “Бюджетные учреждения“ ЗАО “BKR-Интерком-Аудит“.

А.С. Базарова,

консультант по налогам
ЗАО “BKR-Интерком-Аудит“

“Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях“, N 5, март 2008 г.