Журнал больничных листов

Зачем нужен документ

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Как ведется учет в организации?

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

  • На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
  • Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
  • На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
  • В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.

Обязательно ли вести книгу регистрации?

Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

  1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
  2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
  3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
  4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.

Какую форму нужно использовать?

Важно! Единой унифицированной формы для ведения этого журнала нет, поэтому организация может самостоятельно разработать форму этого журнала.

Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

  • Номер страницы;
  • Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
  • Номер и серия листка нетрудоспособности;
  • Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
  • Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
  • Продолжительность нетрудоспособности в днях;
  • Сумма начисленного пособия;
  • Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

Инструкция по заполнению

Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:

  1. Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
  2. Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
  3. Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.

Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.

Скачать бланк и образец формы

Ниже предлагаем скачать бланк журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.

Скачать бланк журнала учета листков нетрудоспособности – word.

Скачать образец заполнения книги регистрации больничных – word.

Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?

Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

  1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
  2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
  3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
  4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

Важно! Случаи утери, порчи или иной утраты больничных листов на предприятии крайне редки, и поэтому вести отдельный реестр регистрации таких случаев не нужно.

Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

Журнал учета листков временной нетрудоспособности (больничных листов)

Журнал учета листков временной нетрудоспособности (больничных листов) предназначен для регистрации больничных листов, которые приносят сотрудники. Работа с данным журналом поможет впоследствии быстро найти необходимую информацию, уточнять данные для учета рабочего времени, а также провести анализ по заболеваемости сотрудников.

Документами, удостоверяющими временную нетрудоспособность и подтверждающими временное освобождение от работы (учебы), является листок временной нетрудоспособности (больничный лист).

Функции листка нетрудоспособности:

  • юридическая — удостоверяет право на освобождение от работы на определенный срок
  • статистическая — является учетным документом для составления отчета и анализа заболеваемости с временной утратой трудоспособности
  • финансовая — это документ, который дает право на получение пособия по социальному страхованию в соответствии с действующим законодательством

Пример заполнения основного раздела журнала

Выдача и продление листка нетрудоспособности осуществляется медицинским работником после осмотра гражданина и записи данных о состоянии его здоровья в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного, обосновывающей необходимость временного освобождения от работы.

Бланки листков нетрудоспособности регистрируются в первичной медицинской документации с указанием их номера, дат выдачи и продления, выписки гражданина на работу, сведений о направлении гражданина в другую медицинскую организацию.

Листок нетрудоспособности выдается гражданину медицинской организацией по его желанию в день обращения либо в день закрытия листка нетрудоспособности. Листок нетрудоспособности, оформленный медицинской организацией для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, выдается, как правило, гражданину медицинской организацией в день его закрытия. Листок нетрудоспособности выдается медицинской организацией в день обращения, если гражданин направляется (обращается) на лечение в другую медицинскую организацию.

Продление и (или) закрытие листка нетрудоспособности осуществляется медицинской организацией, в которую гражданин был направлен (обратился) на лечение. В случае длительного лечения медицинская организация выдает новый листок нетрудоспособности (продолжение) и одновременно оформляет предыдущий листок нетрудоспособности для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Анализ данных, получаемых на основании информации журнала учета

В проведении мероприятий по улучшению охраны труда и снижению уровня заболеваемости на предприятии используется информация журнала учета. Работодатель имеет возможность анализировать данные:

  • Динамику количества дней заболевания по периодам или в сравнении с предшествующим годом.
  • Количество дней заболеваний по структурным отделениям.
  • Потребность в продлении или переносе отпуска при наступлении заболевания в периоде отдыха.
  • Своевременность предоставления листков нетрудоспособности.
  • Наличие случаев нарушения больничного режима.
  • Статистику заболеваемости совместителей.

По результатам анализа определяются профилактические мероприятия по улучшению охраны труда. Дополнительно работодатель может принять меры по усилению дисциплинарной ответственности по фактам нарушения больничного режима или задержки предоставления листка нетрудоспособности. Читайте также статью: → «Оформление больничного листа 2019».

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Порядок заполнения журнала регистрации

Несмотря на отсутствие требований к ведению журнала и указаний по его заполнению при оформлении и внесении учетных записей необходимо придерживаться общих правил ведения регистрационных книг. Предприятие может разработать форму самостоятельно, использовать журналы, предлагаемые кадровыми ресурсами. Журнал должен иметь титульный лист, нумерацию страниц, содержать данные об ответственном лице, периоде ведения.

★ Книга-бестселлер «Расчет больничного и страховые взносы в 2018» для чайников (пойми как рассчитывать страховые взносы за 72 часа) куплено 3000+ книг

Титульный лист содержит общую информацию о журнале:

Состав данных Пояснения
Наименование учетного журнала Название позволяет идентифицировать назначение журнала
Название предприятия Вносят полное название организации или ИП, осуществляющих ведение журнала
Страховой номер Указывают номер страхователя в ФСС
Даты ведения журнала Указывают дату начала ведения журнала (число, месяц, год), при окончании – день последней записи
Ответственное за ведение информации лицо При заполнении документа несколькими лицами в журнале целесообразно ввести колонку для отражения данных о работниках, ведущих учет
Срок хранения журнала Заполняется после внесения последней записи
Номер по номенклатурному учету Вносится при условии ведения номенклатурных дел

Ведение журнала может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Учет данных позволяет сократить время на подготовку сведений для ФСС при проведении камеральной проверки.

При использовании электронной формы документ может быть распечатан в любое время и использован для формирования реестра проведенных в заданном периоде листков нетрудоспособности с предъявлением в ФСС. Систематизация данных позволяет исключить возникновение ошибок в учете.

Состав информации журнала учета

Перечень информации журнала должен быть достаточной для пользователей. При заполнении необходимо соблюдать последовательность указания данных.

Данные Пояснения
Порядковый номер Ведение сквозной нумерации производится на весь период ведения журнала либо с ежегодным обновлением
Номер документа Указываются номер, указанный на листе нетрудоспособности
Учреждение Вносятся данные о медицинском учреждении, выдавшем документ
Период действия документа Даты начала и окончания периода нетрудоспособности
Дата поступления листа Работник представляет документ в течение полугода после окончания нетрудоспособности
Данные работника Фамилия, имя, отчество, отделение, должность, табельный номер
Категория места работы Основной договор или совместительство
Основание выдачи листа Указываются причины – заболевание, уход за родственником, травма, отпуск по беременности и родам, иная. Для упрощения записи вносится стандартная кодировка, имеющаяся на ЛН
Количество дней Число дней нетрудоспособности по документу
Ответственное лицо Данные вносятся при наличии нескольких регистраторов
Примечание Заполняется по необходимости

Работодатель самостоятельно определяет оптимальный для учета перечень информации. К необязательной для заполнения информации относят:

  • Подразделение, табельный номер работника.
  • Основания выдачи листа нетрудоспособности.
  • Сведения о медицинском учреждении.

При необходимости в журнал вводят дополнительную строку для внесения данных о получателе документа при передаче его в бухгалтерию. Потребность учета лиц отсутствует в организациях, где кадровая работа производится работниками бухгалтерии. Читайте также статью: → «Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности».

Образец заполнения журнала регистрации листов

Работник ООО «Урожай» Смирнов Андрей Валентинович предоставил в отдел кадров предприятия больничный лист по уходу за ребенком. Документ за номером 012 338 546 700 выдан МУП ГП № 23. Период заболевания составил с 1 по 10 февраля 2017 года. На предприятии производятся операции:

  1. Прием листка нетрудоспособности у работника.
  2. Внесение данных о документе в журнал учета.
  3. Передача документа в бухгалтерию для расчета и осуществления выплаты.

Фрагмент книги учета:

№ п/п № документа Учреждение Дата начала Дата

окончания

Дата предъявления Работник
17 012 338 546 700 МУП ГП № 23 01.02.17 10.02.17 11.02.17

Смирнов

Андрей Валентинович

Продолжение фрагмента:

Должность Табельный

номер

Категория

работы

Код

причины

Ответственное лицо Примечание
слесарь 054 Основная 09/39 Афанасьева

При расчете листка нетрудоспособности работник бухгалтерии должен обращать внимание на кодировку. В отношении ряда категорий нетрудоспособности предусмотрен лимит оплачиваемых дней. Так, по уходу за ребенком до 7 лет максимальное число оплачиваемых дней составляет не более 60 в год. В случае превышения лимита период не оплачивается, больничный лист является подтверждением уважительной причины отсутствия на работе.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. Нужно ли сшивать журнал регистрации листов нетрудоспособности?

Необходимость прошивки журнала учета устанавливается по условиям внутреннего делового оборота. Данные используются для внутреннего учета, что определяет свободный характер порядка оформления в соответствии с решением руководителя. Порядок делового документооборота прописывается в учетной политике.

Вопрос №2. Как производится корректировка данных при внесении ошибочных записей?

При допущении ошибок неверная запись подлежит зачеркиванию. Корректоры и ретушь не допускаются. Верные данные вносятся сверху или ниже на отдельной строке. Исправление заверяется ответственным лицом с расшифровкой данных и указанием даты корректировки.

Вопрос №3. Используются ли записи журнала регистрации больничных листов при утере документов?

Предприятия могут утратить учетный документ. При получении дубликата требуется иметь данные листка, внесенные в журнал – номер и серию бланка, период нетрудоспособности, основание выдачи.

Вопрос №4. Вносится ли информация в журнал учета ЛН при утере и получении дубликата?

Данные о полученном дубликате вносят в примечание к строке.

Вопрос №5. Может ли руководитель вменить в обязанности ведение журнала учета листков нетрудоспособности после трудоустройства?

В практике ведения деятельности возникают случаи необходимости открытия журнала после достижения определенной численности, роста заболеваемости на предприятии, фактов нарушения дисциплины. Если потребность в журнале возникла после утверждения требований по должностям кадровика или бухгалтера, вменение обязанности по ведению формы производится на основании приказа. Расширение функций не является изменением условий труда, требующих заключения дополнительного соглашения.