Замещение во время отпуска

Как его написать

Составить может один из:

  • секретарь;
  • юрисконсульт;
  • отдел кадров;
  • помощник директора.

Документ имеет несколько составных частей и сам же начальник должен оставить на нем свою подпись, без которой распоряжение будет недействительным.

Приказ должен содержать:

  • порядковый номер;
  • город, где расположено предприятие;
  • дата оформления;
  • наименование организации;
  • основание;
  • период, в течение которого доверенное лицо будет выполнять действия директора;
  • полный список возлагаемых функций;
  • сведения о сохранении имеющихся у подменяющего лица непосредственных обязанностей;
  • сведения о наделении заместителя права подписи;
  • порядок компенсации увеличения выполняемой работы;
  • перечень приложений при их наличии.

Основание может содержать данные:

  • продолжение бесперебойного функционирования предприятия в отсутствие директора;
  • необходимость осуществлять руководство во время отпуска;
  • отсылки на соответствующие статьи Трудового кодекса или прочих законодательных актов.

При оформлении следует учитывать такие моменты:

  1. Подпись начальника обязательна, а печать организации – нет, поскольку юридические лица освобождены от необходимости заверять свои документы штемпельными изделиями с 2016-го года.
  2. Издается в единственном экземпляре, однако можно сделать копии для бухгалтерии или отдела кадров.
  3. Подписанный приказ регистрируется в специальном журнале учета, куда записывается вся внутренняя корреспонденция.
  4. Бумага хранится в папке вместе с прочей распорядительной документацией, а по истечении его актуальности передается в архивный отдел, где он остается в течение всего срока хранения.

Образец приведён ниже:

Образец о возложении обязанностей директора школы:

Кто имеет право на исполнение функций руководителя

Сотрудник должен отвечать следующим требованиям:

  • пользуется доверием начальника;
  • обладает подходящими знаниями и умениями для управления предприятием;
  • согласен временно подменить;
  • уровень его образования соответствует необходимому для такой должности.

Обычно обязанности выполняет:

  • непосредственный заместитель;
  • руководитель среднего звена;
  • главный бухгалтер или инженер.

Всего предполагаются три способа:

  1. Если предприятие крупное, в его структуре предусмотрена такая должность, как заместитель руководителя. В трудовом договоре этого сотрудника изначально прописана такая обязанность. Однако рекомендуется оформить и доверенность, и приказ, причем оформляются эти документы однократно и охватывают все случаи, когда начальника нет на рабочем месте:
    • во время отпуска;
    • больничного;
    • командировки;
    • длительного отсутствия по иным причинам.
  2. Если фирма небольшая, обычно в числе ее персонала нет заместителя.
  3. От лица руководителя, пока он отсутствует, выступает работник на основе временного перевода. Такие отношения описывает статья 72.2, допуская перевод как с соглашением, так и без него.
  4. Привлекается человек, не входящий в состав персонала, по срочному контракту. Такой способ применим в случае длительного отпуска, например, по уходу за ребенком.

Как оформляется приказ о возложении обязанностей на время отпуска

Процесс подразумевает такие этапы:

  • директор служебной запиской заранее предупреждает выбранного человека о предстоящем возложении полномочий;
  • сотрудник отвечает согласием;
  • оформляется соответствующий приказ;
  • он подписывается руководителем и ответственным работником;
  • подшивается в папку к остальным подобным документам;
  • с указанной даты коллега начинает временно исполнять новые обязанности до возвращения директора.

Заявление

При составлении нужно учитывать следующие правила:

  1. Поскольку на законодательном уровне не предусмотрена унифицированная форма, допускается свободная, излагающая все необходимые моменты.
  2. Может быть написано от руки, или распечатано на принтере, или заполнено на бланке предприятия.
  3. Составляется в 2 экземплярах, один из которых с отметкой о приемке руководителя, остается на руках у сотрудника, а другой хранится в офисе.
  4. Нужно подписать работником и директором. Без этих подписей считается недействительным.

Заявление содержит такие компоненты:

  • имя руководителя, которому адресован документ;
  • наименование компании;
  • должность и полное имя автора;
  • причина;
  • срок, в течение которого планируется совмещение;
  • дата написания;
  • подпись сотрудника.

За составлением и одобрением идут следующие этапы:

  • работник и руководитель составляют дополнительное соглашение;
  • оформляется назначение на совмещение или перевод.

Доплата

Если сотрудник выполняет функции на основе совмещения должностей, согласно статье 60.2 Трудового кодекса ему полагается дополнительная оплата.

Подтверждается заключением дополнительного соглашения, где указываются следующие данные:

  • длительность;
  • содержание новых обязанностей;
  • их объём;
  • сумма доплаты.

Размер устанавливается соглашением сторон, при котором учитываются содержание и объём временно возложенных функций.

Обычно устанавливается сумма зарплаты руководителя.

Так, штатный заместитель получает компенсацию за подмену с выплатой разницы в окладах, которая прибавляется к его собственной зарплате.

Оформляем приказ о возложении обязанностей на время отпуска

Прежде чем оформить приказ на замещение, работодателю придется потрудиться – необходимо подобрать подходящую кандидатуру для возложения обязанностей отсутствующего отпускника и получить согласие этого работника (кроме случаев острой производственной необходимости, когда согласие не обязательно).

Затем оформляется приказ на замещение – внутрифирменный локальный акт, специальная форма которого законодательно не установлена.

Об объеме и видах внутренних кадровых документов см. материал «Что относится к обязательной кадровой документации?».

В тексте приказа необходимо предусмотреть следующие важные аспекты:

  • причину, вызвавшую необходимость замещения;
  • данные сотрудников: временно отсутствующего и его замещающего;
  • сроки, на которые часть обязанностей отсутствующего сотрудника возлагается на его коллегу;
  • уточнение трудовых функций, которые подлежат исполнению;
  • размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника;

О порядке доплаты при замещении читайте в статье «Ст. 151 ТК РФ: вопросы и ответы».

  • обязательные реквизиты приказа: номер, дата, подпись ответственного лица;
  • подпись сотрудника, чьи трудовые функции обременяются дополнительными обязанностями.

Для облегчения процесса оформления приказа на замещение можно воспользоваться готовым бланком, размещенным на нашем сайте.

Заполненный образец приказа также смотрите на нашем сайте.

Когда чужие обязанности требуется перепоручить

Основная причина, по которой оформляется приказ на замещение – отсутствие на своем рабочем месте во время законного отдыха сотрудника, обязанности которого подлежат замещению.

ВАЖНО! Работающему лицу Трудовой кодекс предоставляет возможность воспользоваться различными видами отпуска: основным (ст. 114–115), дополнительным (ст. 116–119), учебным (ст. 173–176 ТК РФ), декретным (ст. 255), по уходу за ребенком (ст. 256), административным (ст. 128).

Приказ на замещение на время отпуска оформляется одновременно с отправлением в отпуск сотрудника, чьи трудовые функции требуется исполнять в его отсутствие.

Про оформление «отпускного» приказа читайте в материале «Унифицированная форма № Т-60 — бланк и образец».

Не всякое «отпускное» отсутствие работника на рабочем месте требует автоматического издания приказа о замещении его обязанностей. К примеру, отсутствие в течение 3–5 дней в отпуске без сохранения зарплаты инженера–технолога, в обязанности которого входит разработка технологических процессов производства, не вызовет необходимости его замещения в течение указанного срока.

Однако если этот же сотрудник уйдет в декретный отпуск, а следом за ним планирует 3-летний период ухода за ребенком – без возложения его обязанностей на другого сотрудника не обойтись.

Сотрудник может быть специально для этого принят по трудовому договору – в этом случае приказ о возложении обязанностей заменяется приказом о приеме на работу. Замещающий сотрудник может быть переведен с другого места работы или принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если же перечисленные способы не используются, к примеру, в случае кратковременного отсутствия работника в связи с отпуском, оформляется приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника. Об оформлении такого документа расскажем в следующем разделе.

Передача по доверенности

Одним из способов передачи обязанностей на время отпуска руководителя является оформление доверенности. Доверенность дает полное право должностному лицу, замещающему главу организации, осуществлять общее руководство ее текущей деятельностью, подписывать различные документы, касающиеся функционирования, включая трудовые договоры с новыми сотрудниками, партнерами по бизнесу, налоговую и бухгалтерскую отчетность. Доверенность обеспечивает также право представления интересов организации или учреждения во взаимодействиях с другими субъектами гражданских и хозяйственных правоотношений, судебных инстанциях и госорганах.

В зависимости от конкретных условий, доверенность может быть оформлена на полную передачу полномочий или только на часть их, например, внутренних.

Доверенность оформляется от имени юрлица и подписывается руководителем, который передает свои полномочия. В соответствии со ст. 185.1 ГК РФ, в таком документе не предусматривается обязательное проставление печати организации.

Если же планируется, что замещение должности будет сопряжено с представлением интересов компании в судебных органах, то печать на доверенности необходимо ставить (ст. 53 ГПК РФ).

Доверенность должна оформляться на фирменном бланке организации и содержать следующие позиции:

  • Дата выдачи.
  • Время действия документа.
  • Наименование должности лица, выдавшего документ.
  • Наименование должности лица, на которое возлагается исполнение полномочий и которому данная доверенность выдана.
  • Фамилии и инициалы лиц, передающих полномочия.
  • Подпись доверителя.

При передаче полномочий по доверенности рекомендуется точно и конкретно указывать те учреждения и организации, в которых принимающее обязанности лицо будет иметь право представлять интересы компании.

Образец доверенности вы можете посмотреть .

Способы замещения должности

Еще одним способом передачи полномочий в случае ухода директора организации в отпуск является замещение должности. Эта процедура оформляется документально и сопровождается изданием соответствующих документов.

При наличии у руководителя штатного заместителя, у которого в должностной инструкции указано конкретно, что на время отпуска руководителя на него возлагаются обязанности по исполнению обязанностей директора, приказ не издается.

Если руководитель уходит в отпуск и передает свои полномочия иному сотруднику организации на правах совмещения обязанностей, то в этом случае требуется письменное согласие работника (ст. 60.2 ТК РФ). При этом исполнение обязанностей оплачивается дополнительно в соответствии с количеством отработанного времени. Замещение может оформляться путем заключения допсоглашения, в котором и будут прописаны срок, объем и содержание работы, а также величина дополнительной оплаты.

Кроме совмещения, отечественное законодательство предусматривает и такую форму исполнения обязанностей руководителя на период его отпуска, как совместительство – исполнение обязанностей в свободное время от своей непосредственной работы, предусмотренной трудовым договором (ст. 60.1 ТК РФ).

Замещение директора на время отпуска можно осуществить путем временного перевода другого сотрудника на должность руководителя организации. Такая процедура предусматривает ограничение по времени (до 1 года) и обязательное соглашение сторон (ст. 72.2 ТК РФ). После подписания допсоглашения на сотрудника, переведенного на должность директора, оформляется доверенность. При реализации такого способа замещения следует учитывать, что если по окончании срока перевода сотрудник продолжает исполнять обязанности директора, а прежняя работа ему не будет предоставлена, то данный перевод приобретает силу постоянного.

Замещение должности руководителя можно оформить путем найма нового сотрудника, работающего по срочному трудовому договору. Этот метод целесообразен только в тех случаях, когда речь идет о длительных отпусках. При этом составлять и оформлять какие-либо иные документы для такого работника не требуется, потому что он уже по определению принимается на должность руководителя.

Грамотное оформление передачи полномочий руководителей организаций и предприятий – весьма ответственная процедура, к которой следует подходить очень серьезно. Так как директор полностью ответственен перед действующим законодательством за деятельность вверенного ему предприятия, необходимо обеспечить юридически правильное сопровождение этой административной нормы.

Соглашение о совмещении

Дополнительное соглашение к трудовому договору при совмещении должностей на время отпуска сотрудника может быть оформлено так:

Дополнительное соглашение

к трудовому договору от 22.12.2011 № 21-ТД

Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шелкопрядова Г.С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сметанина Людмила Константиновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. В связи с нахождением в ежегодном основном оплачиваемом отпуске старшего кассира Золотаревой Е.М. Работнику в период с 16.05.2016 по 29.05.2016 включительно наряду с работой, определенной трудовым договором, поручается исполнение трудовых обязанностей Золотаревой Е.М. в соответствии с ее должностной инструкцией, с которой Работник ознакомлен до подписания настоящего соглашения.

2. Работнику устанавливается доплата за совмещение должностей на время отпуска Золотаревой Е.М. в размере 10000 рублей.

3. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а Работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не позднее чем за 3 (три) рабочих дня.

4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.

Подписи Сторон

Работодатель_________Г.С. Шелкопрядов

Работник__________Л.К. Сметанина

Заявление на замещение на время отпуска: образец

При замещении заявление не оформляется. Однако нужно составить приказ о замещении. Для его составления вы можете воспользоваться одной из унифицированных форм (Т-5 или Т-5а, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ). К примеру, приказ о замещении по форме Т-5 будет выглядеть так:

Код
Форма по ОКУД 0301004
ООО «Шелковый путь» по ОКПО 45617843
наименование организации
Номер документа Дата составления
Приказ
(распоряжение)
о переводе работника на другую работу
33 10.05.2016
Дата
Перевести на другую работу с 16.05.2016
по 29.05.2016
Табельный номер
Сметанину Людмилу Константиновну
фамилия, имя, отчество
145
временно
вид перевода (постоянно, временно)
Прежнее место работы Бухгалтерия
структурное подразделение
Бухгалтер
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
ежегодный основной оплачиваемый отпуск старшего кассира Золотаревой Е.М.
причина перевода
Новое место работы Бухгалтерия
структурное подразделение
Старший кассир
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
Тарифная ставка (оклад) 45000 руб. 00 коп.
цифрами
Надбавка — руб. — коп.
цифрами
Основание:
изменение к трудовому договору от «10» мая 2016 г. № 21-ТД; или другой документ _____________________________________________________________________
документ (заявление, медицинское заключение и пр.)
Руководитель организации Генеральный директор ______________ Г.С. Шелкопрядов
должность личная подпись расшифровка подписи
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен ___________________ «10» мая 2016 г.
личная подпись

>Оплата при замещении и НДФЛ

Так же, как и при совмещении, деньги, полученные работником за замещение отпускника, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.

Постоянный перевод на время отсутствия основного работника

59 ТК РФ. Теме правового положения и особенностей заключения и расторжения трудового договора с «временщиками» посвящена не одна статья. С точки зрения кадровиков и руководителей предприятий, имеющих в составе трудового коллектива временных, интересен будет и анализ практики судебных споров с временными.

Рассмотрим эти и иные вопросы на примерах из судебной практики и сделаем соответствующие выводы на основе судебных позиций. в отпуске по уходу «руководитель отдела», а перевели временно (по срочному договору) на период отпуска основного работника «главного специалиста» и сохранили за ним должность «главного специалиста». 2 ст. 3 ФЗ от 2 марта 2007 № 25-ФЗ) При перемещении на работу более низкой квалификации требуется согласие сотрудника.

«Особенности увольнения работника при отказе от перевода»

Оформление перевода осуществляется с реализацией всех обязательных этапов документооборота.

Статья 72.2.

ТК РФ. Временный перевод на другую работу Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным. Временный перевод может также применяться, в частности, для замещения вакантной должности до поступления на эту должность постоянного работника.

Таким, образом, доводы Вашего работодателя об отсутствии возможности предоставить Вам прежнее место работы несостоятельны и оспоримы.

Соня, из вашей информации получается, что вы перешли с постоянной работы (неопределенный период, т.е. бессрочный) на временную, т.е. на должность по срочному договору, т.к.

за работником, который находится в отпуске по уходу за ребенком сохраняется

Прием работника на время декретного или иного отпуска основного работника

Организация обязана предоставлять сотрудникам отпуска в соответствии с графиком или для ухода за родившимся ребенком.

таблицу) «по дату выхода из отпуска основного сотрудника» «на срок временного отсутствия сотрудника Ф.

Обычно это не вызывает проблем у руководства.

Если собирающийся в отпуск трудящийся выполняет значимую работу и из работающих сотрудников его некем заменить, работодатель вправе произвести прием работника на время отпуска основного работника. За временно отсутствующим сотрудником его рабочее место закрепляется. Организовать замену сотрудника компании работодатель должен в соответствии с законодательством о труде.

Для этого предусмотрено 4 способа: При трудоустройстве соискатель должен написать заявление. В нем обязательно указываются: Работодатель регистрирует документ и заводит на нового труженика личную карточку. Согласно ст. 59 ТК РФ при приеме нового работника на должность отсутствующего с ним должен оформляться трудовой договор на конкретный срок.

Замещение работника на время отпуска

К преимуществам подобного замещения работника в отпуске можно отнести следующие особенности:

  1. Наименьшие затраты в случае замены работником с аналогичным окладом.
  2. Возможность перевода специалиста, точно знающего все нюансы работы предприятия.
  3. Простота поиска замены при большом штате работников.

Недостатками же можно назвать: Срочный трудовой договор автоматически прекращает свое действие при выходе на работу основного работника по возвращении его из отпуска. К преимуществам срочного трудового договора можно отнести следующие факторы и особенности:

  1. Эффективное оформление взаимоотношений только на период отпуска.
  2. Возможность установки иных трудовых условий, чем были у работника, ушедшего в отпуск, в том числе и меньшего уровня оплаты с соответствующим изменением должностного расписания.

Однако срочный трудовой договор имеет и ряд определенных недостатков.

>Временный перевод работника на другую должность

Переводы на определенный промежуток времени регулируются статьей 72.2 ТК РФ.

Перевод на время отпуска другого работника

Уход ра­бот­ни­ка в от­пуск не дол­жен вли­ять на ра­бо­ту ор­га­ни­за­ции. По­это­му, когда не уда­ет­ся рас­пре­де­лить обя­зан­но­сти от­пуск­ни­ка между остав­ши­ми­ся со­труд­ни­ка­ми без уве­ли­че­ния тру­до­вой на­груз­ки на них, оформ­ля­ет­ся сов­ме­ще­ние или за­ме­ще­ние.

Сов­ме­ще­ние за­клю­ча­ет­ся в том, что вы­бран­ный ра­бо­то­да­те­лем ра­бот­ник вы­пол­ня­ет од­но­вре­мен­но и свою ра­бо­ту, и ра­бо­ту ушед­ше­го в от­пуск кол­ле­ги (ст. 60.2 ТК РФ).

Сов­ме­ще­ние на время от­пус­ка воз­мож­но толь­ко с со­гла­сия ра­бот­ни­ка, ко­то­ро­му пла­ни­ру­ет­ся по­ру­чить ис­пол­не­ние тру­до­вых обя­зан­но­стей от­пуск­ни­ка.

Ра­бот­ни­ку, сов­ме­ща­ю­ще­му свою ра­бо­ту и ра­бо­ту от­пуск­ни­ка, по­ми­мо соб­ствен­ной зар­пла­ты, по­ла­га­ет­ся до­пла­та за сов­ме­ще­ние. Раз­мер дан­ной до­пла­ты опре­де­ля­ет­ся ис­хо­дя из объ­е­ма и спе­ци­фи­ки вы­пол­ня­е­мой до­пол­ни­тель­ной ра­бо­ты. До­пла­та уста­нав­ли­ва­ет­ся по со­гла­ше­нию между ра­бот­ни­ком-за­ме­сти­те­лем и ра­бо­то­да­те­лем (ст. 155 ТК РФ). Она может быть уста­нов­ле­на как в твер­дой сумме, так и, к при­ме­ру, в про­цен­тах от окла­да со­труд­ни­ка, ушед­ше­го в от­пуск.

Сов­ме­ще­ние оформ­ля­ет­ся со­от­вет­ству­ю­щим при­ка­зом, в ко­то­ром же­ла­тель­но от­ра­зить:

при­чи­ну, по ко­то­рой ра­бот­ник будет сов­ме­щать свою и чужую ра­бо­ту. В дан­ном слу­чае при­чи­ной яв­ля­ет­ся от­пуск дру­го­го со­труд­ни­ка;

время, на ко­то­рое ра­бот­ни­ку пред­сто­ит сов­ме­щать свою ра­бо­ту и ра­бо­ту от­пуск­ни­ка;

обя­зан­но­сти, ко­то­рые будет ис­пол­нять ра­бот­ник в связи с сов­ме­ще­ни­ем;

раз­мер до­пла­ты за сов­ме­ще­ние.

За­ме­ще­ние на время от­пус­ка пред­став­ля­ет собой пе­ре­вод ка­ко­го-ли­бо ра­бот­ни­ка на место от­пуск­ни­ка (ст. 72.2 ТК РФ). Т.е. ра­бот­ник на время за­ме­ще­ния от­пуск­ни­ка свои тру­до­вые обя­зан­но­сти не ис­пол­ня­ет, а толь­ко вы­пол­ня­ет ра­бо­ту со­труд­ни­ка, ушед­ше­го в от­пуск.

Вре­мен­ный пе­ре­вод ра­бот­ни­ка оформ­ля­ет­ся пись­мен­ным со­гла­ше­ни­ем между ра­бот­ни­ком и ра­бо­то­да­те­лем. Такое со­гла­ше­ние можно сде­лать по ана­ло­гии с со­гла­ше­ни­ем о сов­ме­ще­нии, за­ме­нив в нем ин­фор­ма­цию на све­де­ния, под­хо­дя­щие для кон­крет­ной си­ту­а­ции (на­при­мер, ука­зав раз­мер окла­да на пе­ри­од за­ме­ще­ния, а также ин­фор­ма­цию о том, что в пе­ри­од за­ме­ще­ния ра­бот­ник вы­пол­ня­ет толь­ко ра­бо­ту от­пуск­ни­ка).

Ра­бот­ник, за­ме­ща­ю­щий кол­ле­гу на время его от­пус­ка, по­лу­ча­ет зар­пла­ту в со­от­вет­ствии с вы­пол­ня­е­мой ра­бо­той