Справочник Бухгалтера

Менеджмент 138081 Евгений Севастьянов

Евгений Севастьянов

эксперт по системному бизнесу E-Mail:info@openstud.ru Соц.сети Личная информация:

Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.

Один из соавторов книги «Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни»: http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

эксперт по системному бизнесу Планы на год составляй весной, планы на день — утром Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Преимущества ежедневного плана для компании

• Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу «хочется”, «проще” и «интереснее”.
• Вероятность «простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если «простой” и возникнет, то он виден заранее.
• Посмотрев в планы, можно сразу убрать «высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность «пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

• Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

• Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А «быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
• Отмена «рабства”, когда человек сидит на работе до «ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
• Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью «Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — «отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей «обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья «Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск «массовый отток персонала”.
• Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии «всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• Если задача относится к категории дел «несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

• Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

• Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

vkontakte: http://vk.com/eugene.sevastyanov facebook: https://www.facebook.com/eugene.sevastyanov

Требования к формату занесению задач в план

• Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
• Планируемые в рамках проектов;
• Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
• Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
• У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование («разработать” — повелительное наклонение; «регламент: планирование” — именительный падеж).
• Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
• Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
• Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
• Если сотрудник видит «недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

• План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
• План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Основные преимущества еженедельного планирования:

• больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

• Как составлять план?
• Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
• План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
• Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
• Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
• Для специалистов, имеющих небольшой уровень «непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• ведь на то задачи и «непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
• если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие «вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: «В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она «выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит «тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный «тотальный контроль”, задайте себе вопрос: «А нужен ли вам такой сотрудник?”

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный «тотальный контроль”, задайте себе вопрос: «А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься «прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья «Ключевые компетенции руководителя для эффективного управления подчинёнными — «страшный» чек-лист для самопроверки и оценки”.

Важно оценить, есть ли в вашей компании «перекос” для руководителей в работе на «производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»

• Система ежедневных планов и отчётов для сотрудников
• Внедрение системного управления (регулярный менеджмент)
• Внедрение CRM Битрикс24

Нет, мы не собираемся ликовать раньше времени.

На нашем обучение форекс представлена наша версия комбинации, которую мы предпочитаем называть «Миксом временных интервалов».

Именно здесь анализ нескольких временных интервалов вступает в игру.

Здесь мы научим вас не только тому, как работать с предпочитаемым вами временным интервалом, но и тому, как уменьшать или увеличивать временные графики, чтобы вы смогли выйти победителем.

Вы готовы? Вы уверены, что справитесь с этим? Вы же не хотите уйти сейчас, не так ли?

И даже не думайте об этом!

Во-первых, внимательно взгляните на то, что происходит.

Не старайтесь быть ближе к рынку, а наоборот, следите за ним издалека.

Вы должны помнить о том, что для определения тенденций, характерных для более продолжительного временного интервала, требуется больше времени, что означает, что на рынке должны произойти существенные колебания цены пары, чтобы валютный курс изменился. Также, уровни поддержки и сопротивления имеют большее значение для более продолжительных временных интервалов.

Начните с выбора предпочитаемого вами временного интервала, после чего перейдите к следующему более продолжительному временному интервалу.

Основываясь на том, в каком тренде форекс находится рыночная цена, вы сможете принять стратегическое решение: следует ли продавать или покупать. Затем вы сможете вернуться к предпочитаемому вами (или даже к ещё менее продолжительному!) временному интервалу для принятия тактических решений о том, когда стоит войти в рынок и выйти из него (укажите стоп-лосс и тейк-профит).

К вашему сведению, это, возможно, один из наилучших способов применения анализа нескольких временных интервалов – вы можете масштабировать временной график, чтобы понять, когда стоит входить в рынок и выходить из него. Указав продолжительность временного интервала в своём временном графике, вы сможете воспользоваться преимуществами перед трейдерами, которые по-другому видят ситуацию, и которые осуществляют торговые операции, основываясь только на одном временном интервале.

Итак, вы всё поняли? Не стоит беспокоиться, даже если вы поняли не всё – сейчас мы рассмотрим пример, чтобы картинка стала ещё более ясной.

Предположим, что Золушка, которая весь день только то и делает, что убирает за своими злыми сводными сёстрами, решит, что она хочет торговать на бирже.

После некоторой торговли на демо счете она поймёт, что больше всего ей нравится торговать парой евро/доллар США, и что она чувствует себя наиболее комфортно, используя 1-часовой временной график. Она решит, что 15-минутные временные графики не дают достаточно времени для принятия верного решения, в то время как 4-часовые временные интервалы являются слишком продолжительными, и, наконец, ей надо выспаться перед балом.

Первое, что сделает Золушка – это проверит 4-часовой временной график для пары британский фунт/доллар США. Это поможет ей понять общую тенденцию.

Она увидит, что цена пары растёт на временном графике

Это означает, что Золушка должна присматриваться ТОЛЬКО к сигналам о ПОКУПКЕ. Помимо всего прочего, тренд является её другом, не так ли? Она не хочет принять неверное решение и потерять свою туфельку.

Теперь она снова вернётся к своему излюбленному временному интервалу продолжительностью в 1 час, чтобы найти точку для входа в рынок. Она также решит использовать индикатор Stochastic.

После того, как она снова вернётся к 1-часовому графику, Золушка увидит, что на временном графике сформировалась доджи, а Stochastic вышел из зоны перепроданности!

Однако Золушка ещё до конца не уверена – она хочет убедиться в том, что это действительно хорошая точка для входа в рынок, поэтому она воспользуется 15-минутным временным графиком, чтобы найти лучшую точку для входа, а также для подтверждения своей точки зрения.

Таким образом, Золушка остановится на 15-минутном графике и увидит четкую линию тренда. Кроме того, на этом же временном графике Stochastic также вышел из зоны перепроданности!

Она поймёт, что пришло время для покупки этой пары. Давайте посмотрим, что произойдёт дальше.

Как окажется, аптренд продолжится, и пара британский фунт/доллар США будет расти.

Золушка вошла бы в рынок в районе 1.7840, и если бы она держала позицию открытой в течение нескольких недель, то получила бы 400 пипсов! Тогда она смогла бы купить ещё одну пару хрустальных туфелек!

Конечно, существует определённый предел временных интервалов, которые вы можете изучать. Вы же не хотите, чтобы на экране было полно временных графиков, которые противоречат друг другу.

Используйте не менее двух и не более трёх временных интервалов, поскольку использование большего количества временных графиков лишь введёт вас в заблуждение, вы почувствуете себя беспомощным и, в конце концов, сойдёте с ума.

Читайте далее — Определяем тенденцию

Простой график – простое в использовании приложение-реестр, облегчающее вашу повседневную жизнь. Имея Простой график, нет необходимости носить с собой бумажный блокнот, можно просто сверяться с этим реестром в любое время, лишь бы с собой был телефон. Простой график настолько прост, что научиться пользоваться им можно за минуту. Вы сможете легко и интуитивно составить Простой график в данном приложении. Все записи реестра и смены хранятся в телефоне, поэтому приложение будет работать, даже когда вы находитесь вне зоны действия мобильного оператора. Простой график устроен максимально просто, информацию из него можно получить очень быстро, с помощью минимального числа действий.
Ведение электронного реестра обычно очень хлопотно, но с Графиком смен все просто. Когда график ваших смен намечен, настроить реестр не составляет труда. Для этого выберите начальную дату и начните ввод информации. Через несколько секунд вы увидите, что ваш Простой график отобразится в календаре реестра.
Простой график также имеет функцию добавления реестра вашего друга. Это позволит вам легко планировать совместное времяпрепровождение, когда у вас общий выходной.
Своим реестром также можно поделиться с друзьями или членами семьи, чтобы они наверняка знали, когда у вас выходной день, а когда вы задержитесь допоздна.
Полная версия позволяет повторять Простой график за определенный период времени. Так, если ваш реестр повторяется каждые 4 недели, вам нужно лишь задать повторение периода, чтобы не вводить каждый раз информацию вручную. В полной версии также имеется функция «Заметки», с помощью которой можно добавлять заметки к выбранной дате в календаре. И последнее, но немаловажное, — вы можете синхронизировать свой Простой график с календарем iOS, что позволит сверяться с реестром, даже не открывая приложения Простой график.