Возмещение по авансовому отчету

Ответ:

В законодательстве нет запретов на использование сотрудником личных средств для оплаты покупок, в которых нуждается организация. Однако в данной ситуации существует налоговый риск, связанный с несвоевременным отражением расходов. Поэтому для организации важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

В подобных ситуациях необходимо иметь в виду два обстоятельства.

1. Авансовый отчет составляется, когда денежные средства были выданы под отчет заранее (п. 6.3 Указаний Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У). Выдача аванса должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем. В заявлении должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. Авансовый отчет подается в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока, затем проверяется и утверждается руководителем.

Следовательно, если сотрудник (в данном случае директор) сначала купил товар, а затем требует возмещения расходов, то оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку его (директора) уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Соответственно,  если из кассы не был выдан аванс, то и отчитываться не за что.

Однако сотрудник может использовать личные средства для оплаты покупок, в которых нуждается организация, и имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве нет ни запретов, ни каких-либо ограничений на подобные операции. При этом  важно верно оформить документы.

2. Налоговый риск, связанный с несвоевременным отражением расходов.

Расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений гл. 25 НК РФ, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся.

Поскольку документ от февраля, то при методе начисления расходы должны быть отражены в том периоде, к которому они относятся,  — в феврале. В бухгалтерию первичный документ попал с опозданием, и сумма, указанная в чеке, не была учтена в составе расходов I квартала, то есть расходы отражаются несвоевременно, что в конечном итоге приводит к искажению финансовых результатов и налоговой отчетности.

Избежать налоговых рисков в данной ситуации можно следующим образом:

  • оформить общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками, например, приказ, в котором указаны лица, должности, которые могут совершать покупки от лица организации;
  • можно включить пункт в учетную/кадровую политику или политику обращения денежных средств (ЛНА), в котором описать правила документооборота для подобной ситуации, которые организация устанавливает самостоятельно.

При оформлении операции возмещения расходов сотруднику без подотчета может помочь следующее.

Поскольку при покупке товара за собственные средства в рабочих целях сотрудник (генеральный директор) выступает от имени организации, то необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

  • заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем;
  • отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т.д.);
  • приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника .

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Нередко спонтанные покупки для рабочих нужд делаются на небольшие суммы (канцтовары, расходные материалы, оплата мелких хозяйственных услуг). Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.

Однако самое действенное, что позволит избежать вопросов и придирок контролеров — это избежание подобных ситуаций и построение системы внутреннего контроля в организации таким образом, чтобы выдача под отчет денежных средств сотрудникам (в том числе и директору) производилась заранее.

Также под пристальное око проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник в данной ситуации, по сути, не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды.

Позиция Минфина РФ подтверждает, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для целей НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

Приказ о возврате денежных средств образец


Возврат денежных средств, осуществляется любым не запрещнным законом способом. Письмо контрагенту на возврат денежных средств. Образец претензии о возврате денежных средств, в связи с расторжением договора на оказание дополнительных. Оформление документов на возврат денежных Образец. Приказ о назначении временно исполняющего обязанности. Срок перечисления денежных средств на счет, указанный в заявлении, составляет 10 рабочих дней после издания приказа о возврате. Платежное поручение на возврат денежных средств покупателю образец. Документ отправляется на рассмотрение руководителю, после чего он издает приказ о возмещении денежных средств. Приказ ФТС России от 22. Возврат денежных средств, ошибочно перечисленных на расчетный счет по вине банка. Отчет о целевом использовании денежных средств форма 6 образец. Документ представляет собой заявление просьбу о возврате перечисленных денег.

Приобретение ТМЦ за счет средств подотчетного лица и последующее их возмещение

Письмо на возврат денежных средств, образец. Приказ о возмещении ущерба работнику. Приказ о возмещении расходов за использование личного автомобиля в служебных целях. Приказ о возмещении командировочных расходов оформляется, если работник потратил денежные средства сверх. Отпуск Образец приказа о замене отпуска денежной компенсацией. Порядок возврата денежных средств. Как оформить приказ о добровольном возврате денежных средств за отпуск авансом? Файл заявление о возврате денежных средств образец добавлен администратором. На странице представлен образец документа Расписка о возврате денежных средств с возможностью скачать его в формате. Соседнее обсуждение Приказ о возврате денежных средств работником образец. Приказ о возврате денежных средств образец нужная штука. Приказ о возврате денежных средств работнику. При получении отправленных по ошибке денежных средств от покупателя получатель. Скачать образец Приказ о возмещении. Унифицированная форма Т11, Приказ распоряжение о поощрении. 31 Закона РФ О защите прав потребителей требования о возврате денежных средств. Письмо о возврате денежных средств, с заполнением соответствующих реквизитов ОБРАЗЕЦ письма прилагается. Приказ о возврате денежных средств работником образец. Приказ о возврате денежных средств работнику образец проверенно KIS. Образец приказа для присвоения разряда баням. Образец приказа о возмещении материального ущерба работником. Возврат аванса, выданного для возмещения. Возврат ошибочно перечисленных денежных средств на основании письма ООО МегаСтрой 9 от 26 июля 2010г. Письмо на возврат денежных средств от поставщика. Образец приказа о возврате денежных средств за медкомиссию Не могу найти файл, подскажите? Образец возврата денежных средств покупателю по безналичному расчету

Мероприятия по охране труда E.

Теги: средств, приказ, образец, денежных, возврате

Письмо поддержки проекта образецИнструкция вводного инструктажа по охране труда образец 2017

Комментарии ()

Нет комментариев. Ваш будет первым!

Главная » Бухгалтеру » Перерасход по авансовому отчету

Перерасход по авансовому отчету

Вернуться назад на Авансовый отчет

Общий порядок возврата израсходованных работником денег определяется законом. При этом процедура возмещения перерасхода состоит из нескольких этапов.

Выплата подотчетных сумм осуществляется по заявлению работника (п.6.3 Указаний №3210-У). Однако чтобы получить возмещение перерасхода заявление подавать необязательно.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет. К нему нужно обязательно приложить список документов, подтверждающих текущие расходы (см. подзаголовок «Общие сведения»).

Возмещение израсходованных работником денег производится после того, как проверенный кассиром отчет будет утвержден руководителем предприятия. Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя.

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ).

Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет.

При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде.

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия.

Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки.

Взыскание подотчетных средств

Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями.

При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков (ст.395 ГК РФ).

Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств. Получить деньги можно через кассу предприятия.

При выдаче средств кассир выписывает расчетно-кассовый ордер на сумму перерасхода.



Приказ о возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях (образец заполнения)

Документ предоставлен КонсультантПлюс

Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 23.10.2015.

Форма разработана для Путеводителя по кадровым вопросам. «Изменение условий трудового договора».

Приказ о возмещении расходов, связанных

с использованием личного автомобиля

в служебных целях

(образец заполнения)
Общество с ограниченной ответственностью «Верона»

(ООО «Верона»)
ПРИКАЗ

Москва
О возмещении расходов, связанных с использованием

личного автомобиля в служебных целях
На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить с 01.03.2013 водителю Д.К.

Срок возмещения по авансовому отчету работнику

Горбункову ежемесячную компенсацию в размере 4000 (четырех тысяч) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства (легковой автомобиль марки (модели) Форд Фокус (Ford Focus) 1.4 МТ, год выпуска 2009, рабочий объем двигателя 1388 см куб., государственный регистрационный знак В172ОП199 RUS, идентификационный номер (VIN) JMLBPCX3U9A003789, цвет черный).

1.1. Возмещать начиная с указанной даты Д.К. Горбункову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства, указанного в п. 1 настоящего приказа:

— расходы на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р) на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;

— расходы на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.

2. Главному бухгалтеру Т.В. Кузиной производить выплаты Д.К. Горбункову за использование личного транспортного средства в следующие сроки:

— ежемесячную компенсацию — в последний день месяца;

— выплату, связанную с возмещением расходов, — не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного Д.К. Горбунковым отчета, в котором отражена общая информация о времени использования и пробеге личного транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, подтвержденных прилагаемыми путевыми листами и чеками ККТ АЗС.
Основание: должностная инструкция водителя от 10.09.2012, дополнительное соглашение от 28.02.2013 N 01-дс к трудовому договору от 04.02.2013 N 7-тд, паспорт транспортного средства серии 79УЕ N 275438.
Генеральный директор Воробьев С.Ф. Воробьев
С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер Кузина Т.В. Кузина

28.02.2013
водитель Горбунков Д.К. Горбунков

28.02.2013

Похожие:

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:

Все бланки и формы на filling-form.ru

filling-form.ru