Восстановить бухгалтерский учет

Содержание

С ростом компании знаний и квалификации для правильного ведения бухгалтерского и налогового учетов не хватает. В этот момент возникает множество ошибок, которые караются налоговой инспекцией. Штрафы ощутимо бьют по карману предпринимателя. К примеру, из-за нарушения кассовой дисциплины предпринимателю грозит штраф от 40 000 до 50 000 рублей за 1 операцию. И это лишь один из примеров, где предприниматель может потерять свои деньги.

В этой статье расскажем, как быть предпринимателю, чтобы налоговая вами не интересовалась.

После прочтения статьи Вы узнаете

1.       Что значит «восстановления бухгалтерского учёта»?
2.       Какие бывают виды восстановления бухгалтерского и налогового учёта?

Когда выполняются работы по восстановлению бухучета?

3.       Когда моей компании жизненно необходимо восстановление?
4.       Когда будет полезно провести процедуру восстановления?
5.       С чего начать восстановление учета?
6.       Процесс восстановления бухгалтерского учёта

Что значит «восстановление бухгалтерского учёта»?

Восстановление бухгалтерского учёта – приведение в соответствие учетных данных в базе и данных, представленных в налоговые органы, а так же внесение необходимых исправлений в поданные ранее декларации. Главная цель восстановления бухучёта — пересчитать уплаченные ранее налоги и выявить недоплату, чтобы исключить возможное начисление пени.

Процедура восстановления считается трудоемкой и зависит от степени «запущенности» учётов.  По этому критерию она и разделяется на виды.

Какие бывают виды восстановления бухгалтерского и налогового учёта?

1. Частичное восстановление необходимо в случае, если учет велся, но на каком-то этапе был запущен, и после аудита выявлены слабые места, которые и необходимо будет восстановить.
2. Полное восстановление предполагает комплексный набор мероприятий и ведется при утрате данных учётной базы.   

Когда моей компании жизненно необходимо восстановление за предыдущие периоды?

  • Ведение налогового и бухгалтерского учетов не велось вообще, и есть пробелы в учете более 1 месяца.
  • Произошла частичная или полная потеря документации в случае форс-мажоров.
  • Вашему бухгалтеру не хватает опыта и профессионализма.
  • Налоговые органы нашли ошибки в отчетности, и вам начислен штраф.
  • Произошло умышленное искажение учетных данных, например, при увольнении сотрудник часто становится причиной утраты или изменения данных в документации.

Когда моей компании будет полезно провести процедуру восстановления?

  • Идет подготовка к налоговой проверке.
  • При проверке хотите быть уверенными за верное начисление и уплату налогов.
  • В предыдущие периоды не вносились первичные документы и хотите минимизировать налоговые риски;
  • Вы планируете автоматизировать учёт. Проверка и настройка программы 1С позволяет уменьшить время на обработку проводок и исключить возможные ошибки в декларации. 

Сравнительная таблица способов восстановления бухучета:


Из таблицы понимаем, что оптимальный вариант для восстановления – бухгалтерский аутсорсинг.

С чего начать восстановление учета?

Нужно собрать и отсортировать все документы, которые удалось найти в компании. Получить учетную базу от предыдущего бухгалтера и обратиться к нам за помощью. Мы проведем бесплатный экспресс-аудит вашего ранее проводимого учёта, и подберем оптимальный вариант восстановления бухгалтерского и налогового учётов.

Процесс восстановления бухгалтерского учёта.

1.       Для начала запрашиваем акты сверки у контролирующих органов. 

2.       Сравниваем данные, полученные из налоговой, с данными из учетной базы. 

3.       Выявляем причины расхождений и составляем анализ поданных ранее деклараций. 

4.       Заключаем договор с техническим заданием, описывающим состав работ по восстановлению учета и его сроки. 

5.       Приводим учетную базу данных к фактической действительности. 

6.       Формируем корректировочные декларации с доплатами налоговой, возвратом денег или взаиморасчетом на налоги по текущему периоду.

7.       Составляем отчет по техническому заданию, который принимается заказчиком.

8.       Радуемся вместе с заказчиком, что наш клиент избежит проблем с налогами 

Проблемы восстановления бухгалтерского финансового учета

Ковалев А.Г.,
ст. преподаватель Московского экономико-правового института

Как правило, при вступлении на новую должность главный  бухгалтер обнаруживает у своего предшественника проблемы бухгалтерского учета. В результате вместо ведения  бухгалтерского учета ему, первое время, нужно заниматься проверкой первичных и сводных документов, а также, восстановлением бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет полностью запущен

Какие трудности ожидают руководителя отдела бухгалтерского учета? Очень часто, предшественники в конце своей деятельности халатно исполняли перед увольнением свои должностные обязанности. Как правило, трудоустроившись, новый главный бухгалтер  находит на своем рабочем месте полнейший хаос в делах организации и ведения бухгалтерского учета: многие документы и регистры составлены ошибочно и несвоевременно, нуждаются в дополнительной проверке или вовсе утеряны. Как правило, кресло предыдущего главного специалиста уже освобождено и никто не отвечает за бухгалтерский учет на предприятии. Беспорядок с документами может быть вызван форс-мажорными обстоятельствами, безответственным или намеренно халатным отношением прежнего руководителя бухгалтерии к своим обязанностям. В результате возникают такие проблемы, как потери первичных бухгалтерских документов (кассовых ордеров, счетов-фактур, расчетных ведомостей и многих других документов). В такой ситуации приходится восстанавливать учет фирмы с нулевых позиций.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, а также за несоблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций лежит на плечах руководителя фирмы (п.1. ст.6  закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Он также несет материальную ответственность за ущерб, причиненный компании (ст. 277 ТК). Однако главбуху расслабляться не стоит. Ведь в сфере его полномочий — формирование учетной политики, ведение финансовой документации, своевременное представление полной и достоверной отчетности. (п.2 и п.3 ст.7 )
Оценить при вступлении в должность, насколько запущен бухгалтерский учет организации, новому бухгалтеру может помочь заключение  аудиторов. Необходимо также проанализировать общее состояние документов фирмы: какие участки работы в порядке, а какие — нет. Например, зарплатный учет восстановить проще, чем хозяйственные операции.

Реставрирование  документов

     Восстанавливать учет должно ответственное лицо, то есть  главный бухгалтер организации. По закону о бухучете, именно он должен обеспечить сохранность первичной документации, учетных регистров, отчетов и балансов. На основании проделанного анализа существующего документооборота можно определить период, который надо реставрировать – первичные и бухгалтерские документы организация обязана хранить не менее 5 лет (ст. 17 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ), а кадровые и по расчету заработной платы— 75 лет. Поэтому последние придется восстанавливать с момента создания фирмы, а остальные — за последние пять лет.
Чтобы восстановить утраченную «первичку», можно запросить дубликаты счетов-фактур у контрагентов, а собственные накладные или кассовую книгу напечатать и заверить подписями и печатями заново. Параллельно стоит обратиться в обслуживающий фирму банк с запросом о предоставлении копий банковских документов за те периоды, делопроизводство по которым подлежит реставрации. Если восстановить все первичные документы невозможно, стоит обратиться к данным баланса и налоговых расчетов, представленных в инспекцию. Поскольку все параметры учета фирмы совпадают с ними, это позволит увидеть реальную картину бухгалтерского учета.

Корпоративная  поддержка

          Если  предыдущий главный бухгалтер только увольняется и он придерживается корпоративности, он сможет ввести «приемника» в курс дела. Процедура смены главного бухгалтера российскими законами не установлена (хотя, необходимость в этом давно назрела). Юридически правильней,  если в большинстве организаций прием и сдача дел происходят на основании приказа руководителя организации. В этом документе указывают лицо, принимающее дела, и срок сдачи. В процедуре должен участвовать директор или его представитель. Акт приема и сдачи дел, подписанный принимающим отдел главного бухгалтера, сдающим дела и руководителем организации, составляется в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии организации, другой — у передающего дела человека.

Восстановление учета

Акт состоит из двух частей: общей и основной. В первой отражена организационная и методологическая характеристика бухгалтерского учета. Во второй — полный перечень передаваемых документов, а также архив — с указанием, за какой период составлены документы..
Оформление акта необходимо в первую очередь для разграничения ответственности принимающего и передающего дела бухгалтеров. Цель акта — проиллюстрировать состояние дел на момент приема-сдачи. Документ должен отражать основные финансово-хозяйственные показатели работы фирмы, состояние первичной документации учета, а также мероприятия, необходимые для улучшения организации учета и финансового контроля. В акте могут быть изложены причины, по которым продолжать дальнейшее восстановление документов нецелесообразно. Например, это невозможно.

Обращение в налоговые органы

В этом случае запросы, переписка, справки из банка, копии первичной отчетности подшиваются и хранятся на предприятии для предъявления при налоговой проверке. Руководитель должен принять решение, следует ли организации письменно обратиться в налоговый орган с извещением об утрате части документов и о невозможности их полного восстановления. К заявлению в ИФНС следует приложить акт о составе приемо-сдаточной комиссии, а также о прекращении работ по восстановлению отчетности.
Материалы налоговой проверки рассматривает глава инспекции. Он может вынести решение об отказе в привлечении организации к ответственности за нарушение. В ходе работы руководитель налогового органа или его заместитель изучает письменные разъяснения налогоплательщика, материалы и документы по акту проверки (п. 1 ст. 101 НК).
Заявлением подстраховаться все же стоит. Следует помнить, что непредставление в установленный срок сведений в инспекцию влечет штраф — 50 рублей за каждый недостающий первичный документ (п. 1 ст. 126 НК). Не сданная вовремя отчетность грозит взысканием в размере 5 процентов от суммы налога, подлежащей уплате на основе декларации, напоминает Виталий Бобров. Налоговый кодекс признает нарушением непредставление сведений, необходимых для осуществления контроля. Если это вызвано отказом организации предоставить в налоговикам нужные документы, то ей грозит штраф в размере 5 тысяч рублей (п. 2 ст. 126 НК). Кроме того, инспекторы могут определять суммы налогов расчетным путем на основании имеющейся у них информации о фирме, а также данных аналогичных компаний. Такое возможно, если предприятие более двух месяцев не сдает документы, необходимые для расчета налогов, платежей и взносов, или у нее отсутствует учет доходов, расходов и объекта налогообложения (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК).

Консультационная  помощь «со стороны»

      Восстановление  документации предприятия продолжается довольно долго. Кроме того, главный бухгалтер ведет текущие дела, и объем работы для него в этот период увеличивается многократно. В такой ситуации нелишне прибегнуть к помощи консалтинговых компаний и частнопрактикующих специалистов, которые восстановят учет и дадут рекомендации, как уменьшить возможные неприятные налоговые проблемы и претензии котрагентов.
После проведения анализа финансового положения организации аудиторская фирма поможет подготовить отчет о состоянии учета и отчетности предприятия, на основе которого будет составлен приемо-сдаточный акт. В среднем стоимость часа работы одного аудитора составляет 59— 99  долларов. Помощь бухгалтера- консультанта специализированной организации обойдется в 190—390 долларов за постройку учета с нуля. Однако консалтинговые компании перед восстановлением учета часто предлагают провести аудит. Это помогает выявить все проблемные моменты в документообороте и только потом собрать необходимые бумаги. Кроме того, позволяет минимизировать риск возникновения ошибок и неприятных последствий для организации: например штрафов за не выполнение налоговых и договорных обязательств. Отражаем «реанимацию» в бухучете данной организации
Если для восстановления документов был привлечен специалист по договору гражданско-правового характера или аудиторская фирма, такие расходы нужно отражать на счетах затрат.
Стоимость подобных услуг зависит от периода, объема документооборота, количества работающих сотрудников, способа ведения учета и системы налогообложения. В целях бухгалтерского учета такие расходы не связаны с изготовлением и реализацией продукции, работ или услуг. Поэтому затраты на восстановление первичных учетных и бухгалтерских документов необходимо отнести к прочим расходам.
В учете предприятия нужно сделать следующие бухгалтерские записи:
Дебет 91 субсчет 1 «Прочие расходы» Кредит 51 «Расчетные счета»
– оплачены услуги банка по восстановлению банковских документов;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 60
– приняты услуги сторонней организации по восстановлению учета;
Дебет 19 /3 Кредит 60
– выделен НДС с этих услуг;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 70
– начислена заработная плата специалисту по договору гражданско-правового характера;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 70
– начислен ЕСН;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 69  субсчет 2 «Расчеты по обязательному пенсионному страхованию»
– начислены страховые взносы на обязательное пенсионное страхование;
Дебет 70 Кредит 68
– удержан налог на доходы физических лиц.
В налоговом учете эти затраты будут отнесены к прочим расходам как не связанные с производством и продажей продукции. Из них нужно выделить НДС, выплаченный сторонним организациям. Начисленные налоги относят к прочим расходам (п. 1 ст. 264 НК часть 2). Все средства по восстановлению бухучета, кроме НДС, выплаченного сторонним организациям, можно вычесть из прибыли до налогообложения.
Особенные проблемы возникают при не полном функционировании автоматизированных систем бухгалтерского учета, что привело к сбою в базе данных, к нарушению технологии автоматизированного введения бухгалтерского учета,  к не полному обобщению учетных данных и формированию результатной информации. Здесь необходима платная помощь специалистов в области компьютерной технологии по восстановлению и настройке программных продуктов на специфику и условия работы данной организации, помочь и обучить новый персонал автоматизированному ведению бухгалтерского учета на практически любом участке бухгалтерского учета.
Данные мероприятия, проведенные новым главным бухгалтером за кратчайшие сроки, как самостоятельно, так и с помощью специалистов, позволят отделу бухгалтерского учета не только восстановить запущенный бухгалтерский учет и отчетность, но и поднять на более высокий уровень ведение бухгалтерского учета в данной организации.

вернуться к списку публикаций конференции

Как происходит восстановление бухгалтерского учета компании