Вкладыш в трудовую книжку

В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок вкладыш, который подшивается в трудовую книжку. Правила заполнения вкладыша (далее Правила), регламентированы постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

При внесении записей во вкладыши трудовых книжек, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется аналогично заполнению трудовой книжки. Однако рассмотрим вопросы оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков:

  1. Вкладыш заполняется тем работодателем во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов (чаще всего это раздел сведений о работе).
  2. На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а не дата заведения трудовой книжки.
  3. Во вкладыш вносятся те данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени (например, с момента заведения трудовой книжки у трудящегося могли измениться уровень образования, фамилия, возможно имя и т.д.).
  4. Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
  5. Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено. 

После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия). 

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

  • штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем
  • вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп
  • подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша. 

Что недопустимо при ведении вкладышей в  трудовых книжках? 

Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик допускает ошибку.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша). 

Поэтому, рекомендуется, сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку; иначе данные в трудовой придется исправлять.

Категорически запрещается:

  • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой
  • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы
  • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на  слово «работе» 

Возврат к списку

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Работник может подтвердить свой трудовой стаж основным документом – трудовой книжка. На сегодняшний день в РФ действительными и не обязательными к замене считаются трудовые книжки различных годов выпуска – 1938, 1973, а также 2003 года.

В 2004 году появилась трудовая книжка меньшего размера, с гербом РФ серого цвета и специальной защитной системой (особая бумага с нанесенными водяными знаками) и с уникальной прошивкой сорока четырех страниц документа.

Иногда все страницы трудовой книжки гражданина, который приходит устраиваться на работу, полностью заполнены, и тогда возникает вполне закономерный вопрос о том, куда вносить запись о трудоустройстве. Из статьи вы узнаете, как оформить вкладыш в трудовую книжку в 2018 году без ошибок.

Что представляет собой вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку является официальным документом, в котором кадровые специалисты предприятия продолжают вести записи, посвященные трудовой деятельности сотрудника.

Среди причин, по которым возникает необходимость вшивать вкладыш в трудовую книжку работника, можно выделить следующие:

  • частая смена мест работы;
  • быстрое продвижение по карьерной лестнице.

Если страницы трудовой книжки закончились, то можно обойтись без покупки нового бланка документа и вшить вкладыш утвержденной формы.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

При этом следует учитывать, что вкладыш, который не может считаться действительным без наличия трудовой книжки, должен оформляться в соответствии с правилами, с которыми оформляется трудовая книжка сотрудника.

Напомним, что вкладыш является продолжением страниц трудовой книжки, а значит, его нумерация начинается не с первой страницы.

Вкладыш в трудовую книжку состоит из 36 листов. Формат листов вкладыша в картонной обложке – 88 мм x 125 мм. Графы вкладыша выглядят также, как и графы в трудовой книжке.  

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку в 2018 году?

Организация, которая принимает нового работника на работу в 2018 году, в соответствии с нормами действующего российского законодательства, должна предоставить ему трудовую книжку, а также вкладыш. Требовать от сотрудника чистый бланк этого документа, относящегося к строгой отчетности, предприятие не вправе.

По законодательству, трудовая книжка, как и вкладыш нужно покупать исключительно у компаний, имеющих соответствующую лицензию. Что касается стоимости бланков этих документов, то в зависимости от продавца, она может отличаться.

После того, как документы куплены, они должны храниться:

  • у бухгалтера;
  • у лица, которое было назначено ответственным за кадры.

Важная информация!

Под расписку сотруднику, который несет ответственность за кадровые вопросы организации, вкладыш в трудовую книжку передается только после того, как он был зарегистрирован в приходно-кассовой книге организации.

Несмотря на то, что обеспечение работника трудовой книжкой входит в обязанность работодателя этот вопрос вызывает дискуссии. В пункте 47 Правил, которые были утверждены постановлением российского правительства № 225 от 16.04.2003 года, содержится норма, в соответствии с которой, организация работодателя должна осуществить взыскание полной стоимости вкладыша в трудовую книжку с работника.

Есть ситуации, в которых предприятие, обязано оплатить стоимость вкладыша в трудовую книжку сотрудника. Речь идет о таких случаях:

1. Работодатель испортил бланк документа путем физического воздействия. Организация оплачивает бланк в полном объеме.

2. Вкладыш был потерян в связи с чрезвычайной ситуацией, например:

  • землетрясение;
  • пожар;
  • наводнение;
  • кража.

В этой ситуации организация также должна возместить работнику полностью стоимость трудовой книжки и вкладыша.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку в 2018 году

Основные правила оформления вкладыша в трудовую книжку в 2018 году сводятся к следующему:

1. На трудовой книжке и на вкладыше должен быть штамп организации (при наличии). Печать проставляют на титульном листе документа (чаще всего – вверху правого угла).

2. Рядом со штампом ставят серийный номер документа.

3. Записи вносят в хронологическом порядке.

4. Дату заведения вкладыша ставят на титульном листе документа. Там же ставят подпись и печать работодателя.

Обратите внимание, что количество вкладышей в трудовую книжку не ограничивается.

Вкладыш вшивают с помощью ниток за последней страницей трудовой книжки. Следует отметить, что вкладыш в трудовую книжку не будет считаться действительным без внесения записей в него.

Отметим, что обложку вкладыша отрывать нельзя, так как это может послужить отказом при оформлении пенсии работником.

Нередко при вшивании вкладыша допускаются ошибки и чтобы их избежать, необходимо соблюдать определенный порядок действий. К примеру, вшивание вкладыша необходимо сделать после того, как заполнен титульный лист и указан номер и серия документа в трудовой книжке.

Если данные были внесены неправильно, то документы необходимо расшить. Затем следует снова вшить корректно заполненный вкладыш. Документ, который был заполнен неправильно, нужно уничтожить и составить соответствующий акт.

Образец вкладыша в трудовую книжку в 2018 году

тоже интересно:

Полезная информация? Поделитесь ей со своими друзьями!

Комментарии к статье

Оформление и нумерация записей во вкладыше в трудовой книжке

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Главная » Кадровику » Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку

Вернуться назад на Трудовая книжка

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее следует вшить вкладыш. Между тем, несмотря на то, что вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, при его заполнении возникает множество вопросов, которые автор и рассмотрела в статье. По наиболее интересным моментам мы представляем вам комментарии специалиста Роструда.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее, при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника.

Оформляем правильно

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства № 225, далее – Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства № 225. Объем вкладыша «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.

В соответствии с п.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки.

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в трудовой книжке.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись.

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.


Вкладыш в трудовую книжку