Справочник Бухгалтера

Наталия Кондакова

Надо ли прошивать и нумеровать журнал регистрации исходящих документов?

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен единый перечень регистрационно-учетных форм, которые должны прошиваться. В случае если речь идет о журналах (книгах) регистрации документов и дел (входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан и т.п.), то нормативными правовыми актами Республики Беларусь по делопроизводству не установлены особые требования к их оформлению. По общему правилу регистрационно-учетные формы ведутся до их полного заполнения и ни в процессе ведения, ни после окончания делопроизводством прошивке (прошнуровка, прошивка, скрепление печатью) не подлежат.

Журналы регистрации исходящих документов ведутся в соответствии с требованиями п. 139.9, п. 141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, которые не содержат особых требований, предусматривающих прошивку (прошнуровку) и (или) скрепление печатью такого журнала.

Допускается ли направлять один документ более чем в один адрес? Каким образом оформляется реквизит «Адресат» на документе, направляемом нескольким адресатам?

Допускается. Реквизит «Адресат», при этом, не должен содержать более четырех адресов. Адресаты располагаются один под другим, слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

Чтобы сократить время на подготовку экземпляров рассылаемого документа, адресат можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ адресуется нескольким однородным организациям.

Если документ является ответным, первым адресатом указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.

Какое максимальное количество адресатов можно оформить на исходящем документе?

Как уже говорилось выше, документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более 4 адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе — на каждом экземпляре указывают только одного адресата или обобщенное наименование адресатов.

После отправки экземпляров документа список на рассылку помещают в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней.

При рассылке одного и того же документа в копиях нескольким организациям этому документу следует присваивать один исходящий номер или каждый раз номера должны быть разные?

Основной принцип регистрации — однократность. Это означает, что один и тот же документ должен быть зарегистрирован в организации только один раз: входящие — в день поступления, внутренние и исходящие — в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

При необходимости рассылки документа в копиях нескольким организациям по установленным правилам составляется список на рассылку. При этом на каждом экземпляре рассылаемого документа проставляется один и тот же регистрационный индекс. Дата документа на указанных экземплярах также должна быть единой и соответствовать дате подписания первого экземпляра документа (подлинника).

Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Каждой компании необходимо регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию и хранить её вплоть до 5 лет с момента отправки или поступления. Кейс самого учета писем, факсов, посылок и телеграмм можно легко и просто реализовать в Neaktor.

Плюсы использования Neaktor для учета корреспонденции:

• Повышенная эффективность работы. Заполнить электронную запись в 10 раз быстрее, чем сделать запись в журнале от руки.
• Удобный поиск. Прежде чем перерывать архивы и подшивки с письмами, вы можете быстро убедиться: есть ли вообще нужное письмо и когда оно было получено. Вы найдете запись даже если она была сделана несколько лет назад.
• Доступность не только для секретаря. При классическом ведении журналов с корреспонденцией, если необходимо найти какое-то письмо или узнать дату его поступления, руководителю или другим сотрудникам приходится обращаться к посреднику — секретарю. При использовании Neaktor, все заинтересованные люди смогут без проблем найти нужную переписку. Просто укажите, кто должен получить доступ.

Как это работает на простом примере

Рассмотрим только на примере обработки входящей корреспонденции, потому что для исходящей, за исключением состава заполняемых полей, процесс будет практически идентичен. Итак:

1. Например, вы получили новое письмо.

2. Ответственный сотрудник открывает Neaktor и заходит в проект по учету корреспондеции.

3. Создается новая запись и заполняются данные: тип корреспонденции (Входящая или Исходящая), дата получения, информация об отправителе, тема или краткое содержание полученного документа и т.д.

4. Само физическое письмо отправляется в архив или подшивается в папку. Ссылку на то, где искать физическую копию письма в архиве, также можно указать в созданной записи. Это значительно ускорит поиск письма в будущем.

5. Если вы хотите обрабатывать свои входящие данные расширенно, на форму Neaktor Вы также можете добавить и другие дополнительные поля на форму. Например, вы решили добавить категорию по типу контрагентов и каждое пришедшее письмо дополнительно помечать.

6. Если пришедшее сообщение требует от вашей компании какое-либо действие, то прямо из записи о письме, сотрудник может создать задачу, обозначив дату исполнения и дополнительные детали. Задача автоматически будет связана с записью о письме.

7. Если задач не было или они уже закрыты, запись отправляется в архив.

8. При необходимости, с помощью поиска по отправителю, теме, датах и т.д вы сможете без проблем снова найти нужное письмо.

На этой странице вашему вниманию предлагаются образцы документов: заявлений, журналов регистрации, писем и т.п. Здесь же вы найдете образцы документов, представленные в статьях сайта. Страница будет регулярно пополняться.

Внимание! Пока страница находится в состоянии обновления. Некоторые образцы еще старые, а ссылки могут открывать совсем не те документы, которые указаны в названиях. Обещаю, что скоро все наладится.

Заявление о предоставлении неполного отпуска

Заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска

Заявление о переносе отпуска

Заявление о продлении отпуска

Заявление об изменении фамилии в учетных документах

Заявление об увольнении по собственному желанию

Отзыв заявления об увольнении по собственному желанию

Согласие работника на отзыв из отпуска с переносом оставшейся части на конкретную дату

Согласие работника на отзыв из отпуска с предоставлением оставшейся части в удобное время

Письма

Деловое письмо (схема)

Отказ в приглашении на собеседование

Отказ в трудоустройстве

Письмо-справка

Журналы регистрации документов

Журнал регистрации входящих документов (форма)

Журнал регистрации входящих документов (образец заполнения)

Журнал регистрации исходящих документов (форма)

Журнал регистрации исходящих документов (образец заполнения)

Журнал регистрации отправления документов факсимильной связью

Журнал учета почтовых отправлений

Журнал регистрации актов

Записки

Объяснительная записка (образец)

Служебная записка (образец)

Служебная записка на отзыв работника из отпуска

Служебная записка на совмещение должностей

Служебная командировка

Важная информация по унифицированным формам

ВНИМАНИЕ! С 08.01.2015 Постановлением Правительства РФ отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Подробности .

(.7z, 1472 кб):

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Служебное задание

Образец заполнения служебного задания

Приказ по форме №Т9 (о направлении в командировку)

Образец заполнения приказа по форме №Т9

Приказ по форме №Т9а (о направлении в командировку)

Образец заполнения приказа по форме №Т9а

Форма командировочного удостоверения

Образец заполнения командировочного удостоверения

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 №739н

Журналы регистрации прибывающих и убывающих работников

Приказ о назначении ответственного за оформление командировок

Прием на работу

Унифицированная форма Т-1 (.docx, 16 Кб)

Образец заполнения приказа о приеме на работу / унифицированной формы Т-1 с условием о выполнении определенной работы (.pdf, 112 Кб)

Трудовая книжка

Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69) (.pdf, 124 кб)

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225) (.pdf, 123 кб)

Образец записи о приеме на работу (.jpg, 36 кб)

Увольнение по собственному желанию

Заявление работника на увольнение по собственному желанию (.jpg, 23 кб)

Заявление на отзыв заявления на увольнение по собственному желанию (.jpg, 25 кб)

Приказ об увольнении по собственному желанию (.pdf, 141 кб)

Запись в приказе о невозможности ознакомить с ним работника (.png, 12 кб)

Запись в приказе об отказе работника ознакомиться с ним (.png, 9 кб)

Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию (.pdf, 224 кб)

Запись в личной карточке работника об увольнении по собственному желанию (.pdf, 196 кб)

График отпусков

Унифицированная форма Т-7 (.docx, 16.7 Кб)

Образец заполнения графика отпусков / унифицированной формы Т-7 (.pdf, 290 Кб)

Другие документы

Автобиография (образец)

Справка с места работы

Документопотоки

Все документы организации делятся на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

• прием и первичную обработку документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

• проверка правильности доставки документов;
• проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
• фиксация факта получения документов;
• подготовка их к исполнению;
• передача документов исполнителям.

Обработка исходящих документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

• составление чернового документа;
• подготовку проекта документа;
• его согласование (визирование);
• удостоверение документа;
• отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

• проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
• проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
• проставление исходящего регистрационного индекса;
• обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

• сортировку;
• вложение в конверты;
• адресование;
• сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

• правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
• наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
• правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

• проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
• протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

• фельдъегерской или курьерской связью;
• секретарями;
• с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Значительная часть коммуникаций с контрагентами по‑прежнему происходит на бумаге и передается обычной почтой. Документы же, требующие наличия подписи и печати, без бумаги и вовсе не могут обходиться. Критичность времени доставки таких документов особенно высока, а риск утраты или раскрытия конфиденциальной информации в процессе доставки делает необходимым контроль прохождения корреспонденции внутри организации.

Воспользовавшись услугами Xerox по обработке входящей и исходящей корреспонденции, можно значительно ускорить ее прохождение внутри компании отслеживать ее в любой момент времени, защитить конфиденциальную информацию и легко находить копии пересылавшихся ранее документов. Мы предлагаем такие услуги, как:

• регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, штрихкодирование;
• вскрытие, сканирование (опционально – распознавание) и автоматическая пересылка получателю электронной версии письма;
• отправка электронного уведомления и физическая доставка конфиденциальной корреспонденции, которую нельзя вскрывать;
• печать, раскладка по конвертам, передача почтовым службам исходящих сообщений;
• создание электронного архива корреспонденции с возможностью быстрого поиска;
• отслеживание перемещения корреспонденции как внутри компании, так и за ее пределами;
• автоматизация канцелярии, включая отчетность, постановку и контроль исполнения.