Справочник Бухгалтера

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

• Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
• Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
• Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
• Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

• Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
• Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
• Адресат.
• Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
• Кем подписана исходящая бумага.
• Исполнитель.
• Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
• Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

• справки;
• акты;
• запросы;
• телеграммы;
• переводы;
• заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Входящие и исходящие счета-фактуры представляют собой документы, которые оформляются поставщиками и продавцами соответственно. В целях соблюдения норм по налогообложению после продажи товара или услуги компания обязана выставить счет-фактуру на товар или услугу.

Счета-фактуры могут включать один или несколько документов продаж или закупок, оформленных или полученных компанией. Доступны дополнительные виды счетов-фактур, связанные с различными документами.

После проводки счета-фактуры регистрируются в книгах дебиторов и кредиторов. Создание счетов-фактур не влечет за собой бухгалтерских проводок. Для получения дополнительной информации о книгах дебиторов и кредиторов см. Отчеты по книгам кредиторов и дебиторов — процедура создания: Россия.

Изменить счета-фактуры после их проводки невозможно, однако существует возможность сторнирования неправильных счетов-фактур. В этом случае они не попадут в соответствующую бухгалтерскую книгу. С новым счетом-фактурой могут быть связаны те же базовые документы.

В случае сторнирования базового документа (например, корректировки закупки), который был связан со счетом-фактурой, необходимо также удалить соответствующий счет-фактуру, после чего создать новый счет. После этого необходимо повторно сгенерировать соответствующую бухгалтерскую книгу.

В системе доступны следующие виды счетов-фактур, вводимые на основе нижеперечисленных базовых документов:

1. Продажа

   Один или несколько документов продаж или закупок (базовые документы), отражающие поступление или выбытие товаров. В один счет-фактуру могут включаться только базовые документы в одинаковой валюте.

2. Платеж (только для исходящих счетов-фактур)

   Ссылка на предоплату (платеж, не связанный с продажей), которая обязательно регистрируется в книге дебиторов для отчетов по НДС.

3. Бухгалтерская операция

   Ссылка на бухгалтерскую проводку, в результате которой осуществляется проводка НДС по счету входящего или исходящего НДС. Формат этой бухгалтерской проводки должен соответствовать следующим требованиям:

   • В случае исходящего счета-фактуры осуществляется кредитование счета исходящего НДС и указывается соответствующая базовая сумма.

   • В случае входящего счета-фактуры осуществляется кредитование счета входящего НДС и указывается соответствующая базовая сумма.

   Рекомендация

   Для бухгалтерских проводок, которые необходимо включить в счет-фактуру, рекомендуется использовать специальный индикатор, который может использоваться в качестве критерия выбора при фильтрации бухгалтерских проводок в SAP Business One.

   Конец рекомендации

Входящие и исходящие счета-фактуры имеют сходную структуру. Ниже приведена информация относительно общих элементов. Для получения информации по конкретным параметрам см. документацию по исходящим или входящим счетам-фактурам.

Область заголовка

Заказчик/Поставщик

В этом поле указывается код заказчика или поставщика.

Номер

Текущий номер документа.

Укажите диапазон номеров. Выбор опции Вручную позволяет указать отличный от системного номер счета-фактуры (номер, присвоенный вне системы). Создаваемый системой документ продаж будет представлять собой копию этого внешнего документа, а не первичного документа.

Дата регистрации

Укажите дату регистрации.

Значением по умолчанию является дата создания документа.

Эту дату можно изменить, однако в этом случае исчезнет соответствие между номерами и датами в документе.

Дата исполнения

Дата выдачи документа.

Дата налога

Эта дата позволяет задать период времени для документов продаж или закупок, включаемых в отчет.

№ документа БП (только для входящих счетов-фактур)

Ссылочный номер поставщика (при его наличии).

Валюта

Укажите валюту для отображения денежных сумм документа.

№ счета-фактуры

Номер базовой продажи/закупки, являющейся базовым документом налогового счета-фактуры.

Итого

Общая сумма нетто по продаже/закупке.

Налог

Общая сумма (НДС) в счете для всех типов налогов.

Всего (вкл. налог)

Общая сумма счета с учетом НДС.

Индикатор

Критерий фильтрации для бухгалтерских проводок, используемый при выборе бухгалтерской проводки для включения в счет-фактуру.

Пример

Создаваемые бухгалтерские проводки должны иметь значение TI в поле Индикатор.

• Это значение можно выбрать здесь.

• При нажатии кнопки Выбрать в поле Бух. проводка по НДС предлагаются только те бухгалтерские проводки, для которых в поле Индикатор установлено это значение.

Конец примера
Бух. проводка по НДС

Фактическая ссылка на бухгалтерскую проводку.

Для просмотра списка и выбора бухгалтерских проводок нажмите Выбрать.

Если для поля Индикатор выбрано какое-либо значение, отображаются только те бухгалтерские проводки, значение в которых совпадает с установленным.

Дата регистрации

Дата ввода бухгалтерской проводки в систему.

Описание

Текстовое поле для указания причины создания счета-фактуры данного типа.

Подробно

В этом поле отображается связанная бухгалтерская проводка.

Нижняя область

№ плат. документа

Укажите номер ссылочного платежного документа.

Если счет-фактура имеет вид Платеж, значение этого поля копируется из выбранного платежа.

Дата плат. документа

Укажите дату ссылочного платежного документа. Если счет-фактура имеет вид Платеж, значение этого поля копируется из выбранного платежа.

Итого

Общая сумма нетто для всех включенных базовых документов (только для типов Продажа/закупка и Бухгалтерская проводка).

Налог

Общая сумма (НДС) для всех включенных базовых документов и всех типов налогов.

Всего (вкл. налог)

Общая сумма для всех базовых документов с учетом НДС.

04.02.2016 Регистрация корреспонденции на компьютере имеет ряд несомненных преимуществ по сравнению с обычными неэлектронными журналами. Вот только несколько из них, существенно упрощающих регистрацию документов и повышающие эффективность ведения внутреннего делопроизводства компании.
1. Единая справочная система. Сформированные первоначально справочники (сотрудников, видов корреспонденции, адресатов, и др.) позволяют эффективно использовать их в дальнейшем: исключают неоднозначную трактовку одинаковых значений, используются при поиске и отборе документов по определенным признакам (документы на конкретного исполнителя, по видам корреспонденции, по номенклатуре дел и др.), используются в итоговой отчетности по делопроизводству.
2. Входящие и исходящие документы (корреспонденция) находится в единой картотеке, в отличие от разных бумажных журналов при обычной регистрации. Эта картотека может иметь неограниченный (по сравнению с обычными журналами) размер и хранить в себе документы за всю историю компании. Это позволяет оперативно находить нужные документы в электронном архиве.
3. Возможность хранения в электронной картотеке корреспонденции копий бумажных документов (сканированных, электронных файлов, подписанных ЭЦП (электронной подписью). При коллективном использовании такого электронного журнала корреспонденции (в компьютерной сети компании) каждый сотрудник в соответствии со своим уровнем доступа (ролью) может иметь мгновенный доступ к нужному зарегистрированному входящему/исходящему документу, а также его электронной копии. При использовании ЭЦП внутри компании существует возможность отказа от обычных бумажных носителей, что существенно снижает финансовые расходы.
4. Контроль за исполнением входящих документов. Эффективность по сравнению с обычным журналом также очевидна. Это скорость отбора документов, находящихся на контроле, возможность осуществления не только текущего контроля, но и предварительного (будущих периодов). Подробно о контроле за исполнением входящей корреспонденции см. статью
5. Печать выходных документов: реестров зарегистрированной входящей/исходящей корреспонденции, реестров документов, находящихся на контроле (имеющих сроки исполнения), резолюции документа, регистрационной карточки, сведений о движении документа. Во всех случаях при печати документов используются готовые шаблоны. Это позволяет в автоматическом режиме за секунды получать готовые документы.
Приведенные преимущества электронных журналов по сравнению с бумажными далеко не полные.
Целью данной статьи является познакомить читателя с возможностями программы АС «Электронный журнал корреспонденции» при регистрации входящих/исходящих документов. Описанные выше преимущества также реализованы в ней.
В программе Электронный журнал корреспонденции регистрация входящих и исходящих документов осуществляется в картотеке документов. Активация режима электронной картотеки документов осуществляется выбором пункта главного меню программы «Регистрация — Картотека документов»:

Внешний вид картотеки документов АС Электронный журнал корреспонденции имеет вид:

Подробно интерфейс картотеки документов (назначение отдельных элементов панели инструментов картотеки, контекстное меню картотеки, таблица данных) описан в руководстве пользователя в п. 3.2.1 — 3.2.3. (открыть страницу Руководство пользователя) .
Для регистрации входящего или исходящего документа в электронной картотеке документов АС «Электронный журнал корреспонденции» необходимо нажать на панели инструментов кнопку «Функции — Новый». Программа откроет окно для регистрации документа:

В зависимости от выбора поля «Классификация корреспонденции» будет продолжена регистрация входящего или исходящего документа.
Для входящего документа регистрационная карточка имеет внешний вид:

Для входящего документа регистрационная карточка имеет внешний вид:

После ввода сведений о входящем/исходящем документе в регистрационную карточку для завершения регистрации документа необходимо в панели инструментов нажать на кнопку «Сохранить F2» (существует альтернативный способ сохранения документов — клавиша клавиатуры F2).
После сохранения документа сведения о нем будут отражены в таблице данных электронной картотеки.
Более подробную информацию о регистрации корреспонденции в программе АС Электронный журнал корреспонденции см. Руководство пользователя п.3.2.4-3.2.10 (открыть страницу Руководство пользователя).
Количество показов: 11683

В этом разделе выложены некоторые дипломные, курсовые и контрольные работы для студентов, выполненные специалистами нашего портала. Данные работы предназначены для ознакомления, а не заимствования.

Корреспонденция входящая, исходящая, внутренняя. Организация документооборота на предприятии. Регистрация документов

Министерство образования Российской Федерации
Новгородский государственный университет
имени Ярослава Мудрого
Контрольная работа
по предмету «Делопроизводство»
4 вариант
Выполнила:
Великий Новгород
2004
Содержание
1. Корреспонденция: входящая, исходящая, внутренняя
2. Организация документооборота на предприятии.
Регистрация документов
Практическое задание
Список использованной литературы
3
7
12
14
1. Корреспонденция: входящая, исходящая, внутренняя
Информационно-документационное обеспечение деятельности любой организации является очень важной обслуживающей функцией. В крупных и средних организациях эти функции обычно выполняет специальное структурное подразделение, которое может иметь различные названия: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат. В небольших компаниях эти функции, как правило, возложены на секретаря.
Основным нормативным документом, определяющим работу по документационному обслуживанию организации, является инструкция по делопроизводству. Разрабатывается она на основе общегосударственных нормативных документов: Основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления, Основных правил работы вневедомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, методических материалов архивных органов, ведомственных правил.
От четкости и оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решений. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:
Прием и первичная обработка документов;
Предварительное рассмотрение и распределение документов;
Регистрация;
Контроль за исполнением;
Информационно — справочная работа;
Исполнение документов и отправка.
Как осуществляется прием и первичная обработка документов?
Эта операция проводится обычно секретарем, а в крупных организациях — специально выделенным работником. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.
При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.
Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично».
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, на ней может быть указано сокращенное наименование организации — получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов. Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа.
Первичная обработка документов заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или структурным подразделениям компании. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.
Затем происходит предварительное распределение документов. К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности организации в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций, если таковые имеются. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям — специалистам.
Обработка и передача документов исполнителям проводится в день их поступления. Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
Контроль исполнения полученного задания является одной из функций управления. Контроль по существу исполнения поручения осуществляет руководитель или специально уполномоченные лица, а контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь. Страницы

Помещено в тему: Документооборот

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов, о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

• исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и т.д.);
• приказы по основной деятельности;
• распоряжения по основной деятельности;
• приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска (5 лет) и т.д.);
• докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с внешними деловыми письмами);
• иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т.д.).

На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.

Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Форма журнала регистрации исходящих документов

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).

Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Номер	Дата	Кому направлен (адресат)		Исполнитель	Куда помещен документ (№ дела)	Отметка об исполнении
982	25.05.2014	Арбитражный суд	О направлении ходатайства	Ковалева А.И.	04-12	Отправлено почтой

Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству.

Евгения Полоса

К записи 135 комментариев

Мария | 22 03 2016

У нас группа компаний, могу ли я вести журнал регистрации входящей корресп. в одном журнале, двух организаций?

admin | 24 03 2016

Здравствуйте! Если эти компании самостоятельные, имеют разные названия, со своими руководителями, то регистрация документов должна вестись самостоятельно в каждой компании.

Крякалка | 02 05 2017

по-любому

Наталья | 14 07 2016

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, можно ли в организации, помимо журнала регистрации исходящих документов и журнала регистрации входящих документов (где регистрируется вся исходящая / входящая документация), завести также журнал регистрации исходящих запросов ценовой информации (вести отдельную нумерацию, вести журнал будет определенный сотрудник) и соответственно отдельный журнал регистрации входящей ценовой информации (также вести отдельную нумерацию, вести журнал будет определенный сотрудник)? Это надо для того, чтобы учет данной информации велся в определенном подразделении организации. Спасибо.

admin | 17 07 2016

Здравствуйте! Допускается вести отдельную регистрацию входящих документов для определенных массивов (групп) документов.

Елена | 22 09 2016

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, нужна ли регистрация для производственной характеристики?

admin | 25 09 2016

Здравствуйте! Обычно на самой характеристике регистрационный номер не проставляется. Если характеристика направляется в другую организацию, то регистрируется сопроводительное письмо. Как внутренний документ характеристика формируется вместе с другими документами (представление, справки и др.) в составе личного дела, документов по аттестации. Образец оформления характеристики размещен на нашем сайте.

Татьяна | 27 09 2016

Добрый день! У нас в компании при старом руководстве не велась книга выдачи удостоверений, но их было 24.

Новую книгу начинать с 25 или с 1 номера?! Спасибо!

admin | 30 09 2016

Здравствуйте! Если удостоверения выдавались под номерами, и есть возможность восстановить их, то лучше начать с первого номера, записав выданные удостоверения, с 1 по 24, затем продолжить новые с 25. В противном случае новые удостоверения надо регистрировать с первого номера.

Ирина Лексина | 27 09 2016

Здравствуйте! Подскажите, если договор компании с контрагентом направляется в банк, следует ли его регистрировать как исходящий?

admin | 30 09 2016

Здравствуйте! Лучше направить договор с сопроводительным письмом, в этом случае под исходящим номером регистрируется сопроводительное письмо, а у договора должен быть свой номер.

Людмила | 10 11 2016

1 том «забит» под завязку, соответственно заводим 2 том. НО мы знаем, что в 1 томе должно быть не более 250 л. В таком случае мы отсчитываем в 1 томе 250 листов а лишку «переносим» в том 2?

admin | 14 11 2016

Здравствуйте! В делопроизводстве, когда формирование дела ещё не завершено, при объеме в 250 л. следует дальше заводить второй том. Но если делопроизводственный год завершен и известно, что в деле, например, 280 листов, то лучше разделить его на два тома примерно пополам.

Комитет образования | 16 11 2016

Здравствуйте, по ошибке нарушен хронологический порядок в книге входящей документации (примерно на 300 номеров). Что нужно делать?

admin | 20 11 2016

Здравствуйте! Тут уже ничего не исправишь. По окончании года сделайте запись в журнале, указав на техническую ошибку.

Юлия | 24 11 2016

Здравствуйте! У нас по номенклатуре 2016 есть журнал регистрации ком. удост. Т.к. их отменили, мы не ведем регистрацию в нем, а только получается фиксируем тех, кто к нам приезжает и ставим им отметки о прибытии и выбытии. Т.е. в 2017 мы его можем исключить?

admin | 27 11 2016

Здравствуйте! Разумеется, если командировочные удостоверения не выдаются, то нет необходимости вести журнал регистрации командировочных удостоверений. Можно вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию командированных лиц (ст. 695 з Перечня 2010 г.).

Ирина | 19 01 2017

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, на каком основании можно требовать, чтобы исполнитель делал 2 экз. письма, неся на подпись рук-лю. Ну, чтобы в дальнейшем 1 экз. подписанный передавать — адресату, 2 экз. подписанный подшиваем в дело. А то получается требуя сейчас 2 экз. подписанных получается делопроиз-ль упрощает только себе работу, т.е. не заверяет.

admin | 22 01 2017

Здравствуйте! Этот порядок устанавливается локальными нормативными актами организации (инструкция по делопроизводству и др.).

Дарья | 05 10 2017

Здравствуйте! Вопрос по поводу подготовки приказов по основной деятельности к архивному хранению. Подскажите, перед переплетом дела, нужно ли делать опись приказов по основной деятельности (срок хранения постоянно), если есть регистрационные журналы? Журналы ведутся в электронном виде. Можно ли вместо описи распечатать и подшить регистрационный журнал и оформить только титульный лист и лист заверитель дела?

admin | 09 10 2017

Здравствуйте! К приказам по личному составу внутреннюю опись документов составлять не обязательно. Такая опись в обязательном порядке составляется к личным делам. Согласно ст. 258 а Перечня 2010 года журналы регистрации приказов по основной деятельности хранятся постоянно. Если регистрация ведется в электронном виде, журнал надо распечатать, подшить и включить в опись дел постоянного хранения отдельным делом.

сабира | 16 05 2018

Можно ли завести 2 журнала исходящих писем, если бухгалтерия сидит в другом офисе, а администрация в другом

admin | 18 05 2018

Здравствуйте! Допускается децентрализованная регистрация отправляемых (исходящих) документов (регистрация в структурных подразделениях).

Айгерим | 26 07 2018

Здравствуйте. хотела спросить: до меня документооборотом занимались другие люди (несколько), все по разному вели документы. Так вот на счет журналов регистрации вх. и исх. документов записали в одном журнале несколько лет. Так можно или каждый год отдельно записать и подшивать и на следующий год новый журнал начать? Или же можно совмещать несколько лет в одном журнале регистрации?

admin | 27 07 2018

Здравствуйте! Допускается продолжать регистрацию документов в одном журнале в течение нескольких лет, пока журнал не закончится. Главное, ежегодно регистрация должна начинаться с первого номера и, разумеется, регистрация поступающих и отправляемых документов ведется в разных журналах.

Жандарбек | 21 01 2020

Здравствуйте! Как регистрации исходящих документов печать поставить, скажите пожалуйста

admin | 24 01 2020

Здравствуйте! При регистрации исходящих документов печать организации не проставляется. После регистрации на документе проставляется регистрационный номер и дата, для писем – в реквизитах бланка документа.