Информация по труду для целей отчетности формируется на предприятии в разрезе основного и неосновного вида деятельности (обслуживающее и прочие хозяйства).
Для оперативного учета и контроля над движением персонала, начислением ему заработной платы важное значение имеет его классификация.
В соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), введенным в действие с 1 января 1996 г., состав персонала предприятия включает в себя следующие категории:
- • рабочие;
- • руководители;
- • специалисты;
- • другие служащие.
К категории рабочих принято относить тех лиц, которые принимают непосредственное участие в процессе создания материальных благ или заняты перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг и пр. Различают основных и вспомогательных рабочих. Основные рабочие принимают непосредственное участие в производстве продукции. Вспомогательные рабочие обслуживают производственных рабочих или являются рабочими вспомогательных цехов. К этой категории отнесены также лица, занятые управлением, регулированием и наблюдением за работой автоматических линий, автоматов, автоматических приспособлений, операторы ЭВМ, дворники, уборщицы, сторожа и др.
К руководителям принято относить лиц, занимающих должности руководителей организаций и их структурных подразделений. В частности, на уровне предприятия к ним отнесены директора (генеральные директора), главные специалисты (главный бухгалтер, главный экономист и др.) и их заместители,
Категория специалистов включает в себя инженерно-технических работников, экономистов, бухгалтеров, товароведов, юрисконсультов и др. Инженерно-технические работники — лица, осуществляющие по указанию руководства непосредственную организацию и управление производственными процессами на отдельных участках деятельности предприятия (инженеры, техники, диспетчеры и др.). Остальные специалисты выполняют экономические и другие функции, непосредственно не относящиеся к служебным обязанностям инженерно-технических работников.
Не вошедший в указанные категории персонал формирует группу другие служащие. К ним относятся работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет и контроль, а также хозяйственное обслуживание предприятия и его структурных подразделений. Это агенты, архивариусы, делопроизводители, кассиры, коменданты, табельщики, учетчики и т.п.
Общее количество работников, занятых на предприятии, определяет его списочную численность. В нее включаются работающие собственники предприятия, получающие на нем заработную плату, а также наемные работники, привлекаемые ими по трудовому договору (контракту) и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу в течение одного или более дней.
В подсчет списочной численности работников за каждый рабочий день подлежат включению для целей учета как фактически работающие, так и отсутствующие но каким- либо причинам (простой, по болезни и пр.).
Не подлежат включению в списочную численность работники:
- • принятые в качестве совместителей из других организаций. Их учет ведется отдельно. Внутренний совместитель, являющийся штатным работником данной организации и получающий в ней несколько ставок, учитывается в списочной численности персонала как один человек;
- • выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
- • привлеченные для работы на предприятии по специальным договорам с государственными органами (военнослужащие и отбывающие наказание в виде лишения свободы);
- • направленные на работу в другие организации, если за ними не сохраняется заработная плата, или на учебу в образовательные учреждения с отрывом от производства и получающие за счет предприятия стипендию;
- • подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие ее, не уведомив администрацию;
- • неработающие собственники данной организации.
Наряду со списочной численностью работников различают также среднесписочную и среднюю численность.
Среднесписочная численность работников за месяц представляет собой итог списочной численности за каждый календарный день, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, деленный на число календарных дней месяца.
Не подлежат включению в среднесписочную численность:
- • работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, поступающие в эти учреждения и также находящиеся в отпуске на тех же условиях;
- • женщины в период нахождения в отпусках по беременности и родам или в дополнительном отпуске по уходу за ребенком.
Средняя численность работников за определенный период включает среднесписочную численность, среднюю численность внешних совместителей, среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера.
Место работы с указанием должности, специальности, профессии, квалификации, характера выполняемой работы и другие стороны соглашения при найме работника приводятся в трудовом договоре (контракте), который он заключает с работодателем. Содержание трудового договора регулируется ст. 57 ТК РФ.
Данный документ составляется в двух экземплярах: один остается в организации, а второй передается работнику.
Форма трудового договора носит рекомендательный характер. Тем самым не исключается, что в процессе его исполнения могут быть определенные отклонения, обусловленные изменившимися характером и условиями труда, и т.п. Эти изменения должны найти отражение в письменной форме.
Основным документом для учета вновь принятых на работу сотрудников но трудовому договору (контракту) является приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, приведена ниже). В нем указываются, в качестве кого может быть принят работник, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока. После оформления необходимых процедур (установление тарифной ставки, оклада и пр.) приказ (распоряжеУнифицированная форма № Т-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
Код
» Форма но ОКУД 0301001
_ЗЛО «Прогресс»_ поокпо
(наименование организации)
ПРИКАЗ Номер Ш
(распоряжение) б 20.01.2014
о приеме работника на работу —-
Дата
Принять на работу с__21.01.2014
по 31.12.2014
^ __ Табельный номер
_Родионова Константина Яковлевича_ 72
(фамилия, имя, отчество)
в_бухгалтерию_
(структурное подразделение)
_зам, главного бухгалтера_
- (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
- (условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом) _18 000_ руб. 00 коп.
(цифрами)
надбавкой _ руб._кои.
(цифрами)
с испытанием _1 (один)_месяц (-ев)
(цифрами или словом «НЕТ»)
Основание:
Трудовой договор от » 20 » января 20 14 г. № 4 Ру ковод ител ь орган изаци и
_Директор___Кочетов А. Н._
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен:
__Родионов К. Я. » 20 » января 20 14 г.
(личная подпись) (расшифровка подписи) ние) подписывается руководителем и под расписку объявляется лицу, принимаемому на работу.
Аналогичная информация содержится и в приказе (распоряжении) о приеме на работу (форма № Т-1а).
На основании указанных документов работником кадровой службы вносится соответствующая запись в трудовую книжку о приеме работника на работу.
Затем работник отдела кадров заполняет личную карточку работника (форма № Т-2). В ней необходимая информация заполняется на основании трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных действующим законодательством (паспорт и т.п.).
Личная карточка работника включает 11 разделов, в том числе:
- • разделы I—II раскрывают информацию о приеме работника на работу, включая сведения о воинском учете;
- • разделы III—X заполняются на протяжении всей трудовой деятельности работника в данной организации;
- • раздел XI раскрывает сведения о расторжении трудового договора работника с работодателем.
В зонах кодирования проставляются соответствующие коды согласно общероссийским классификаторам:
- • информации о населении (ОКИН);
- • профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
- • специальностей по образованию (ОКСО) и т.д.
Лицо, ответственное за прием, делает отметку в трудовой
книжке о приеме на работу, а бухгалтер расчетного отдела открывает лицевой счет (формы № Т-54 или Т-54а). В нем накапливается информация по каждому месяцу об отработанном рабочем времени работника, начисленной заработной плате по всем видам начислений, удержаниях (аванс, налог на доходы физических лиц и пр.), о различных льготах, сумме к выдаче на руки.
Лицевой счет (форма № Т-54) заполняется на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.
Лицевой счет по форме № Т-54а ведется в условиях автоматизированного учета. Информация но расчету заработной платы вкладывается ежемесячно в лицевой счет в виде машинограммы и используется в дальнейшем для расчета среднего заработка, отпускных и т.п.
Первичная учетная документация по учету отработанного рабочего времени включает:
- • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
- • табель учета рабочего времени (форма № Т-13).
В обоих учетных регистрах информация об использовании рабочего времени за каждый день приведена по двум строкам: одна — для условных обозначений, а вторая — для отражения количества часов по каждому из них. Условные обозначения приведены в виде буквенного и цифрового кодов. Например, продолжительность работы в дневное время — Я и 01; продолжительность работы в ночное время — Н и 02. Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) — ЗБ и 29 и т.д. В таком разрезе информация в табеле дается по каждому работнику в пределах бригады, цеха (отдела) и пр. Учет использования рабочего времени ведется в табеле сплошным методом регистрации явок и неявок на работу. В то же время не исключается вариант регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.).
Помимо информации об отработанном времени, в табелях (формы № Т-12 и Т-13) содержатся данные о расчете заработной платы и для составления статистической отчетности по труду. Табель формы № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.
Перечисленные учетные регистры передаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.
Информация об отработанном времени дается но каждому работнику в разрезе структурных подразделений с отметкой о явках и неявках на работу по числам месяца с промежуточными итогами за первую и вторую половину месяца. Кроме того, приводятся общие данные за месяц в днях и часах, а также сведения о количестве дней неявок с указанием их причин (ежегодные отпуска, отпуска по учебе и пр.). Отдельной графой выделены массовые неявки — забастовки, разрешенные законом. По каждому работнику приведен также размер тарифной ставки, оклада (в руб. и коп.).
Общее количество рабочих часов в неделю в соответствии с действующим законодательством не должно превышать 40 часов в расчете на одного работника, т.е. не более 8 часов в день при пятидневной рабочей неделе.
Рабочий день, предшествующий праздничному, подлежит сокращению на 1 час.
При совпадении выходного дня с праздничным выходной день переносится на следующий рабочий день (кроме предприятий с непрерывно действующим производством, предприятий, занятых ежедневным обслуживанием населения, и др.).
Таким образом, норма рабочего времени конкретного месяца (за год) рассчитывается путем деления продолжительности рабочей недели на 5, полученный результат умножается на количество рабочих дней по календарю 5-днев- ной рабочей недели конкретного месяца (в году). Этот итог затем уменьшается на количество часов, на которое сокращается рабочее время накануне нерабочих праздничных дней.
Для отдельных категорий работников устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени. Она устанавливается в следующих размерах:
- • нс более 24 ч в неделю — для работников в возрасте до 16 лет;
- • не более 35 ч в неделю — для работников в возрасте от 16 до 18 лет. В таком же объеме часов сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается для работников, являющихся инвалидами I или II группы;
- • нс более 36 ч в неделю в порядке, установленном Правительством РФ с учетом мнения российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений — для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Для работников в возрасте от 15 до 16 лет продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать 5 ч, а в возрасте от 16 до 18 лет — 7 ч.
На работах с вредными и (или) опасными условиями труда допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) работника не может превышать 8 ч при 36-часовой рабочей неделе и 6 ч при 30-часовой рабочей неделе и менее.
Независимо от того, какое количество сотрудников работает в Вашей организации, ее формы собственности и вида деятельности, необходимо вести кадровый учет.
Прием сотрудника и кадровое сопровождение — работа «более бумажная», чем бухгалтерия. Порядок в трудовых отношениях выгоден самой компании: существует административная и уголовная ответственность за нарушение трудового законодательстава. Поэтому мы разработали алгоритмы для различных случаев трудовых взаимоотношений: прием сотрудника, прием Генерального директора, перевод сотрудника на другую должность, повышение оклада, оформление служебной командировки, отпуска, увольнение и другие. Алгоритмы стандартизируют работу и позволяют вести кадровый учет в организации, избегая ошибок.
Стоимость услуги за месяц рассчитывается индивидуально, исходя из расчета 500 руб. за одного сотрудника.
Если вам понадобится совет, вы всегда сможете обратиться к прикрепленному за вами специалисту или получить бесплатную консультацию по любому из указанных номеров.