Перейти к электронному документообороту
Руководство ООО «РН-Ванкор» решило снизить затраты и сократить сроки обработки и отражения данных из первичных документов в учетной системе. Сделать это было возможно за счет перехода к электронному документообороту. Кроме того, поскольку законодательство РФ позволяет предоставлять в налоговые органы первичную документацию в электронном виде, то взаимодействие с ФНС было решено сделать безбумажным.
Система на основе ABBYY FlexiCapture и IBM FileNet
Система управления финансовой документацией создана на базе решений ABBYY FlexiCapture и IBM FileNet. Она работает следующим образом. Сначала документ сканируется и как единый файл распознается с помощью ABBYY FlexiCapture. Это решение автоматически определяет тип каждого документа, проверяет комплектность и правильность его оформления. Полученные данные верифицируются по специально разработанным правилам проверки для каждого вида документов.
После проверки полученные электронные образы документов размещаются на сервере архива, который построен на платформе IBM FileNet, а затем направляются на согласование. Из карточки документа в электронном архиве можно инициировать автоматическое создание документа в учетной системе SAP R/3.
Система также напоминает о необходимости передачи бумажных документов в архив и автоматически формирует реестр их приема-передачи. При этом система позволяет формировать как гибкие отчеты по документам, так и отчеты по предварительно настроенным шаблонам.
Система управления первичной документацией бухгалтерского учета также позволяет наносить штрих-коды для идентификации бумажных документов и сверять их с согласованными в системе электронными копиями. Система автоматизирует все виды операций по процессам документооборота, автоматически отправляет контрагентам скан-образы согласованных и подписанных версий документов. С ее помощью можно формировать массовые выгрузки документов по результатам поиска в системе или на основе отчета SAP.
Автоматизация в едином решении
Обработка первичной документации бухгалтерского учета в ООО «РН-Ванкор» теперь полностью автоматизирована. Сканирование и распознавание документов, проверка их корректности, связь с учетной системой, а также процессы согласования, формирование электронного архива — все выполняется в системе управления корпоративным контентом. За счет этого существенно сократились сроки их обработки и отражения в учетной системе, повысилась точность сопоставления данных с бумажными оригиналами.
ООО «РН-Ванкор» уже более 2 лет успешно эксплуатирует данную систему, разработанную специалистами компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи»). Всего в системе настроено более 40 шаблонов различных первичных документов. В ней обрабатывается более 1 млн страниц в год.