Удостоверение протокола собрания нотариусом

Приложение N 2

Примерный образец свидетельства
для общества с ограниченной ответственностью

Свидетельство
об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его принятии

Место выдачи свидетельства (село, поселок, район, город, край, область, республика полностью).

Дата выдачи (число, месяц, год) выдачи свидетельств) прописью.

Я, (фамилия, имя, отчество полностью), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), в соответствии со статьей 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации удостоверяю, что на очередном (внеочередном) общем собрании участников (указывается полное наименование общества), которое проводилось (дата проведения собрания прописью) с (время начало собрания: часы, минуты арабскими цифрами) до (время окончания собрания: часы, минуты арабскими цифрами), в помещении по адресу (точный адрес места проведения собрания),

При наличии кворума, необходимого для проведения собрания ____% от общего числа участников, были приняты следующие решения:

(описание принятых решений и состава участников, присутствовавших при их принятии)

ПРИМЕР:

По вопросу повестки дня:

«1. Об освобождении от должности Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка» Иванова Ивана Петровича».

Присутствовали участники:

ФИО (паспортные данные, адрес места жительства), владеющий долей уставного капитала в размере 20%;

ФИО (паспортные данные, адрес места жительства), владеющий долей уставного капитала в размере 30%;

ФИО (паспортные данные, адрес места жительства), владеющий долей уставного капитала в размере 50%;

Для принятия решения по данному вопросу необходимо ________ голосов. Кворум, необходимый для принятия решения ___ голосов, имеется.

Принято решение: (указывается формулировка принятого решения и количество голосов по данным счетной комиссии или лица, производившего подсчет голосов).

По вопросу повестки дня:

«2. Об избрании на должность Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка» Сидорова Андрея Владимировича».

Присутствовали участники:

ФИО (паспортные данные, адрес места жительства), владеющий долей уставного капитала в размере 20%;

ФИО (паспортные данные, адрес места жительства), владеющий долей уставного капитала в размере 30%;

ФИО (паспортные данные, адрес места жительства), владеющий долей уставного капитала в размере 50%;

Для принятия решения по данному вопросу необходимо ________ голосов. Кворум, необходимый для принятия решения ___ голосов, имеется.

Принято решение: (указывается формулировка принятого решения и количество голосов по данным счетной комиссии или счетчика).

По решению всех участников общества по вопросу, не включенному в повестку дня:

«1. О выплате Генеральному директору Общества с ограниченной ответственностью «Ромашка» Иванову Ивану Петровичу денежного вознаграждения в размере 100 тысяч рублей за счет нераспределенной прибыли общества».

Присутствовали участники:

ФИО (паспортные данные, адрес места жительства), владеющий долей уставного капитала в размере 20%;

ФИО (паспортные данные, адрес места жительства), владеющий долей уставного капитала в размере 30%;

ФИО (паспортные данные, адрес места жительства), владеющий долей уставного капитала в размере 50%;

Для принятия решения по данному вопросу необходимо ________ голосов. Кворум, необходимый для принятия решения ___ голосов, имеется.

Принято решение: (указывается формулировка принятого решения и количество голосов по данным счетной комиссии или счетчика).

Все принятые решения и итоги голосования оглашены лицом, производившим подсчет голосов непосредственно на общем собрании участников (акционеров)/изложены в протоколе об итогах голосования на общем собрании (отчете об итогах голосования на общем собрании).

Настоящее свидетельство подтверждает принятие общим собранием участников (указывается полное наименование общества) указанных в нем решений и состав участников, присутствовавших при их принятии.

При ведении бизнеса необходимо помнить, что некоторые нарушения — например, неуплата налогов или таможенных сборов чреваты наказанием в виде административного штрафа. В каких случаях налагается административный штраф и как он исчисляется, рассказывает редактор-юрист журнала «Закон» Ирина Доровских.
Размеры штрафа
Административный штраф — это денежное взыскание. Сумма штрафа зависит от «провинности» и может приравниваться к минимальному размеру оплаты труда; стоимости предмета правонарушения; суммам неуплаченных налогов, сборов или таможенных пошлин либо сумме незаконной валютной операции, другим суммам, указанным в Кодексе РФ об административных правонарушениях (КоАП). Все эти величины учитываются на момент окончания или пресечения правонарушения (ст. 3.5 КоАП).
Суммы штрафов исчисляются исходя из базовой суммы минимального размера оплаты труда (МРОТ), который в настоящее время составляет 100 рублей. (Так что при расчете налога с имущества, переходящего в порядке наследования, за МРОТ принимается эта цифра. Этот нюанс мне не удалось рассмотреть при подготовке заметки о наследстве, и я благодарю бдительных читателей, которые отозвались на эту публикацию.)
Как составляется протокол о правонарушении
С гражданина штраф может быть взят на месте совершения правонарушения (ст. 28.6 КоАП) в том случае, если его размер не превышает одного МРОТ.
В остальных случаях о совершении правонарушения составляется протокол (либо прокурор выносит постановление о возбуждении дела — ст. 28.4 КоАП).
В этом документе должны быть указаны: дата и место его составления; должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол; сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении; фамилии, имена, отчества, адреса свидетелей и потерпевших; место, время и событие правонарушения; статья КоАП или закона субъекта РФ, предусматривающая ответственность за данное правонарушение; объяснение гражданина или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, а также иные необходимые сведения (ст. 28.2 КоАП). Полномочия представителя подтверждаются документами, удостоверяющими его служебное положение (ст. 25.4 КоАП).
При составлении протокола лицам, в отношении которых возбуждено дело, разъясняются их права и обязанности. Об этом делается отметка в документе. Указанные лица вправе ознакомиться с протоколом, представить объяснения и замечания по его содержанию, которые прилагаются к документу.
Протокол должен быть подписан должностным лицом и предполагаемым правонарушителем. Если он отказывается поставить подпись, об этом делается соответствующая запись.
Лицу, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, а также потерпевшему вручается под расписку копия протокола об административном правонарушении.
Сроки составления протокола
По общему правилу протокол должен быть составлен немедленно, как только выявлено правонарушение. Однако если необходимо дополнительно выяснить некоторые обстоятельства, этот срок составит двое суток. А вот если потребуется административное расследование, протокол составляется по его окончании. Сроки определены ст. 28.7 КоАП.
Протокол (постановление прокурора) направляется судье, в орган, должностному лицу, уполномоченным рассматривать дело, в течение суток с момента его составления.
Процесс рассмотрения дела регулируется КоАП (глава 29). Он регламентирует подготовку дела, место и сроки рассмотрения, его порядок, а также другие правила. Если в результате на правонарушителя наложен штраф, об этом выносится постановление, в котором, в частности, должен быть указан порядок его обжалования.
Как исполняется постановление
Штраф должен быть уплачен лицом, привлеченным к административной ответственности, не позднее 30 дней со дня вступления постановления в законную силу.
С учетом обстоятельств, указанных в ст. 31.5 КоАП (например, материальное положение лица), исполнение постановления может быть отсрочено на один месяц либо рассрочено на три месяца.
Копию документа, свидетельствующего об уплате административного штрафа, лицо, привлеченное к административной ответственности, направляет судье, в орган, должностному лицу, вынесшим постановление.
При отсутствии такого документа в установленный срок судья, орган, должностное лицо, вынесшие постановление, направляют соответствующие материалы судебному приставу-исполнителю для взыскания суммы административного штрафа. Кроме того, принимается решение о привлечении лица, не уплатившего административный штраф, к ответственности, так как неуплата штрафа в срок, предусмотренный КоАП, влечет наложение административного штрафа в двукратном размере суммы неуплаченного штрафа либо административный арест на срок до пятнадцати суток (ст. 20.25 КоАП).

Известия

В этой статье я расскажу о том, как правильно удостоверять протоколы, когда требуется нотариальное заверение протоколов и как обойтись без нотариуса, а также что по этому поводу почитать в своем уставе и что делать, если участник в ООО всего один.

Ни для кого, надеюсь, не секрет, что все решения общего собрания участников ООО оформляются Протоколом. Если участник в ООО всего один – этот же документ называется Решение. Все протоколы подшиваются в единую книгу и так хранятся. По требованию участников потом могут выдаваться выписки из книги протоколов. Выписки заверяет исполнительный орган – директор. Все эти правила следуют из пункта 6 статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Про обязательное нотариальное удостоверение там ни слова не написано. Об этом нужно почитать Гражданский кодекс РФ – документ, обладающий бОльшей юридической силой, а именно: часть 1-ю, статью 67.1. Эта статья в кодексе появилась не так давно благодаря Федеральному закону от 05.05.2014 № 99-ФЗ. Итак, согласно пункту 3 части 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ, нотариальному удостоверению подлежит факт принятия решения общим собранием участников ООО, а также состав участников, присутствовавших на собрании. «Если иной способ удостоверения, — говорит Закон, — не предусмотрен Уставом ООО или самим решением общего собрания, принятым всеми участниками единогласно». К таким «иным способам» удостоверения Гражданский кодекс РФ относит: подписание протокола всеми участниками (или частью), использование технических средств фиксации принятия решения, а также другие легальные способы.

Коротко и ясно: нужно ли протокол ООО заверять у нотариуса?

Итак, с 1 сентября 2014 года протоколы общего собрания ООО должны быть заверены нотариально, ЕСЛИ участники ООО не выбрали другие способы удостоверения. Эти «иные способы» должны быть указаны в Уставе ООО или в конкретном решении общего собрания.
Здесь важно понять, что нотариальное удостоверение всех протоколов подряд не обязательно – участники могут выбрать и свой способ удостоверения протоколов (например, подписями участников). Главное – выбрать способ удостоверения и заверить протокол.
Из этого правила есть исключение: Протокол с решением об увеличении уставного капитала ООО, а также состав участников, присутствовавших при принятии такого решения, обязательно должен быть удостоверен нотариально (часть 3 статьи 17 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Если в Уставе ООО нет способа удостоверения протокола или протокол без нотариального удостоверения

Открыли Вы свой родной Устав, наконец-то его почитали и вдруг выяснили, что в Вашем учредительном документе ни строчки о том, как удостоверяются решения общего собрания. Собственно говоря, не страшно. Есть три варианта дальнейшего развития событий.
Вариант 1: внести изменения в Устав.
Помните, что все изменения в Устав вносятся по решению все того же общего собрания участников (часть 4 статьи 12 Федерального закона «Об ООО»? Понадобится, кстати, большинство голосов – не менее 2/3 от общего числа участников Общества и нотариальное удостоверение такого протокола (подробнее про нотариальное удостоверение расскажу чуть ниже). И, конечно, все изменения в Устав обязательно должны быть зарегистрированы в налоговой. Поэтому здесь придется поработать и совершить больше действий. Может, в сумме и хлопотнее, но зато долгосрочно.

В Уставе ООО может быть вот такая формулировка: Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при принятии решения, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем общего собрания, которые являются участниками Общества, и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено настоящим уставом или действующим законодательством – в этом случае я использовала вариант подписания протокола частью участников — председателем и секретарем, потому что, например, не все из учредителей всегда смогут присутствовать на всех общих собраниях. Но если для вас важно и нужно, чтобы каждый из участников ставил свою подпись на протоколе, то можно использовать другую формулировку: Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола всеми участниками общего собрания и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено настоящим уставом или действующим законодательством. Здесь намеренно использовано словосочетание «всеми участниками собрания», а не «всеми участниками Общества» — так мы все-таки допускаем, что кто-то из наших немногочисленных участников может, к примеру, уехать на курорт, и тогда для проведения собрания ждать его возвращения не придется.
Вариант 2: сделать специальный протокол о ненотариальном удостоверении будущих протоколов (и состава участников). Этот способ может оказаться проще — вносить изменения в Устав не придется, достаточно только сделать специальный протокол с единогласным голосованием всех участников ООО, в котором будет определен способ удостоверения всех последующих протоколов. В последующих протоколах, конечно, нужно будет давать ссылку на этот решающий протокол (можно делать выписку или заверенную руководителем ООО копию) Важно! С 25 декабря 2019 года* этот специальный протокол, который закрепит альтернативный способ удостоверения всех будущих протоколов тоже должен быть заверен у нотариуса. Как вы понимаете, здесь речь идет о единократном походе к нотариусу за удостоверением решающего протокола.
* Такую позицию за неделю до Нового года выразил Верховный суд РФ в пункте 2 своего Обзора судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах (от 25.12.2019). Полный текст Обзора есть в бесплатном доступе правовой системы «КонсультантПлюс». Эту же позицию подхватила Федеральная нотариальная палата и зафиксировала ее в Письме от 15 января 2020 № 121/03-16-3. Полный текст Письма есть в открытом доступе правовой системы «Гарант». В таком специальном протоколе может быть использована следующая формулировка: В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации, в отношении решений, которые будут приниматься в будущем на общих собраниях участников Общества, избрать следующий способ подтверждения: принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола всеми участниками собрания и не требуют нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено уставом Общества или действующим законодательством. Раньше (до 25 декабря 2019 года) был еще и вариант 3: когда ненотариальный способ утверждения можно было выбрать на самом собрании при условии 100% явки всех участников ООО — просто в каждый протокол вставляли один и тот же нужный абзац. Теперь так сделать нельзя. Верховный суд РФ своим Обзором эту практику исключил.

А если участник в ООО всего 1?

Обратили внимание, что до этого я писала «участников» и говорила только о протоколах. Следовательно, возникает логичный вопрос, а как заверять решения единственного участника ООО?
До 25 декабря 2019 года ответ был следующий: на ООО, состоящее из одного участника, положения статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ не распространяются. Такой же вывод вытекал из части 2 статьи 7 и статьи 39 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью. Единственное исключение из этой сложившейся практики касалось только решения единственного участника ООО об увеличении уставного капитала: подлинность подписи на нем должна быть засвидетельствована нотариусом (часть 3 статьи 17 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Текст этих законов и сейчас не изменился. Но изменилась практика, которую на 180 градусов изменил Верховный суд РФ все в том же своем Обзоре судебной практики от 25.12.2019 года, о котором я рассказывала выше.
В пункте 3 этого Обзора появилась следующая фраза: требование о нотариальном удостоверении, установленное подпунктом 3 пункта 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ распространяется и на решение единственного участника.

Федеральная нотариальная палата переварила это новшество и поддержала позицию Верховного суда РФ. Так, в тексте Письма ФНП от 15.01.2020, о котором я тоже рассказывала выше, всем нотариусам было рекомендовано свидетельствовать подпись единственного участника Общества на соответсвующем решении. Полагаю, вы заметили, что нотариусам рекомендовали, а не нотариусов обязали свидетельствовать подписи единственного участника. Тем не менее, сами нотариусы восприняли это положение как обязательное и теперь перед совершением нотариальных действий в отношении единственного участника ООО проверяют устав ООО и если не находят там волшебной фразы о ненотариальном удостоверении решений, требуют заверить и подпись на решении.
Действия нотариусов и поворотную позицию Верховного суда РФ комментировать не буду, иначе рискую надолго погрузить вас с лирическое отступление, лушче расскажу о том, что теперь делать единственному участнику.
Для начала нужно все также проверить свой родной устав — вдруг в нем уже есть волшебный пункт о ненотариальном удостовении решений. Но если такого пункта нет, то для единственного участника, который не желает тратиться на нотариуса в каждом решении, существует два варианта действий.

Вариант: внести изменения в Устав.
Да, это дольше, затратнее, но может оказаться надежнее. Почему «может» — потому что никто не мешает нашему законодателю точно также поменять свою позицию. Но учредительные докукументы — устав — все таки более фундаментальный, чем единичное решение.
Для внесения изменений в устав потребуется зарегистрировать эти изменений в налоговой, а также специально заверить у нотариуса решение, которым будет утверждаться изменения в устав или устав в новой редакции.

Формулировка в уставе ООО с единственным участником может выглядеть так: Решение единственного участника Общества подтверждается его подписью. Нотариальное удостоверение принятия решения единственным участником Общества не требуется, если иное не предусмотрено настоящим уставом или действующим законодательством.

Вариант 2: сделать специальное решение о ненотариальном удостоверении будущих решений.

Этот способ может быть проще — вносить изменения в устав не придется, но сократить расходы на нотариуса получится. Единственно, в последующих решениях придется давать ссылку на это специальное решение, которое закрепит альтернативный способ подтверждения.
Формулировка в таком решении может быть следующей: В соответствии с пунктом 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации, в отношении решений единственного участника Общества, которые будут приниматься в будущем, избрать следующий способ подтверждения: решение единственного участника Общества подтверждается его подписью и не требует нотариального удостоверения, если иное не предусмотрено уставом Общества или действующим законодательством.

Подведем итоги

Итак, протокол ООО можно не заверять у нотариуса, если выбрать альтернативный способ удостоверения: например, подписать всеми участниками или подписать частью участников – только председателем и секретарем собрания. Выбранный ненотариальный способ подтверждения можно отразить: в Уставе ООО или в специальном протоколе ООО, который нужно будет заверить у нотариуса, и потом ссылаться на этот документ.

Решение единственного участника ООО теперь тоже подлежит нотариальному удостоверению. И чтобы обойтись без нотариуса, можно включить выбор ненотариального способа подтверждения в свой устав или принять специальное решение, которое нужно будет заверить у нотариуса, и потом ссылаться на этот документ.
При этом: Протокол/Решение об увеличении уставного капитала ООО в любом случае будет обязательно удостоверяться нотариусом.

Татьяна Решетилова Добавили: 19.09.2016 Обновили: 12.08.2020

Раздел III. РЕГЛАМЕНТ СОВЕРШЕНИЯ НОТАРИУСАМИ НОТАРИАЛЬНЫХ
ДЕЙСТВИЙ, УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ОБЪЕМ ИНФОРМАЦИИ, НЕОБХОДИМОЙ
НОТАРИУСУ ДЛЯ СОВЕРШЕНИЯ НОТАРИАЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ, И СПОСОБ ЕЕ
ФИКСИРОВАНИЯ
РЕГЛАМЕНТ
СОВЕРШЕНИЯ НОТАРИУСАМИ НОТАРИАЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ,
УСТАНАВЛИВАЮЩИЙ ОБЪЕМ ИНФОРМАЦИИ, НЕОБХОДИМОЙ НОТАРИУСУ
ДЛЯ СОВЕРШЕНИЯ НОТАРИАЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ, И СПОСОБ
ЕЕ ФИКСИРОВАНИЯ
Комментарий к Регламенту

Настоящий Регламент разработан в соответствии со ст. 39 Основ, относящей к числу источников, регулирующих порядок совершения нотариальных действий, Регламент совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающий объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования. Такой Регламент утвержден решением Правления ФНП от 28 августа 2017 г. и Приказом Минюста России от 30 августа 2017 г. и вступает в силу 1 января 2018 г.
Регламент является подзаконным нормативным правовым актом и поэтому вызывает недоумение необходимость прямой отсылки к нему в ст. 39 Основ. Это является несовершенством законодательной техники, используемой авторами Основ, поскольку, во-первых, любой подзаконный акт менее «защищен» от необоснованного изменения или отмены, чем закон; во-вторых, его статус ничем не отличается от других подзаконных актов, регулирующих нотариальную деятельность. Например, Правила нотариального делопроизводства по статусу ничем не отличаются от Регламента, а по содержанию имеют большее значение для нотариальной практики.
Задача Регламента — упорядочить получение и истребование нотариусом информации, необходимой ему для совершения нотариальных действий. В нем говорится о способах фиксирования информации и источниках информации, необходимой для совершения нотариальных действий, об объеме информации и порядке ее фиксирования.
Данный документ можно рассматривать как своеобразное официальное обобщение существующей нотариальной практики, помогающее нотариусам, а также гражданам и юридическим лицам разобраться в нередко противоречивом законодательстве и дать правильный анализ действующих норм. Комментируемый акт практически не устанавливает новых требований, а только аккумулирует действующие правила в едином документе.
Например, п. 10 Регламента устанавливает источник и объем информации, получаемой нотариусом о личности заявителя, и перечисляет документы, которыми устанавливается личность гражданина. И хотя действующие Основы (ст. 42) не дают такого исчерпывающего перечня документов, подтверждающих личность гражданина, а содержат формулировку «паспорт и другие документы», возможность использовать документы, перечисленные в Регламенте, была у нотариусов и до его вступления в силу. В частности, этот вывод вытекает из анализа Положения о паспорте и Административного регламента по выдаче паспорта . Такой же вывод можно сделать и в отношении многих других положений Регламента, которые имеют скорее обобщающий характер. По крайней мере каких-либо существенных новелл настоящий акт не устанавливает.
———————————
Положение о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 828.
Административный регламент Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по выдаче и замене паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, утв. Приказом ФМС России от 30 ноября 2012 г. N 391.

Таким образом, данный Регламент, по сути дела, является примером систематизации разрозненных правил и процедур, содержащихся в большом количестве нормативных актов. Позитивное значение Регламента заключается в том, что он исключает двойственную трактовку норм разных законов и во многом обеспечивает единство нотариальной практики.

пятница, 22 сентября 2017 г.

Установление объема информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования

Решением Правления Федеральной нотариальной палаты (ФНП) от 28 августа 2017 года и приказом Минюста России от 30 августа 2017 № 156 утвержден «Регламент совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающий объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования».

Нотариус получает и фиксирует информацию о наличии или отсутствии определенных обстоятельств, в том числе фактов, имеющих юридическое значение, необходимых для совершения нотариального действия (п.1).

Источниками информации, необходимой для совершения нотариальных действий, являются (п.2):

  • Документы органов государственной власти РФ и субъектов РФ, в том числе судебные акты, органов местного самоуправления, компетентных органов и должностных лиц иностранных государств, нотариусов, в том числе в электронной форме;
  • Государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, в том числе находящиеся в открытом доступе;
  • Единая информационная система нотариата (ЕИС);
  • Заявления лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, и иных лиц, участвующих в их совершении;
  • Документы и сведения, исходящие от физических и юридических лиц, в том числе информационные ресурсы.

Если представленный нотариусу документ составлен на языке, которым он не владеет, ему должен быть представлен перевод документа на русский язык, выполненный переводчиком, подлинность подписи которого засвидетельствована нотариусом, или его перевод, выполненный нотариусом, знающим иностранный язык, с которого осуществляется перевод (п.3).

Нотариус не вправе требовать от заявителя представления информации, которую он может получить самостоятельно в электронной форме, в том числе из государственных реестров (п.4).

Фиксирование информации, необходимой для совершения нотариального действия, осуществляется следующими способами (п.5):

  • Внесение информации в реестр регистрации нотариальных действий и (или) реестр нотариальных действий ЕИС;
  • Внесение информации в текст нотариально оформленного документа, в том числе в удостоверительную надпись, свидетельство, если указание такой информации предусмотрено;
  • Помещение в дела нотариуса документа или его копии;
  • Помещение в дела нотариуса образа электронного документа на бумажном носителе;
  • Составление протокола фиксирования информации.

Нотариус самостоятельно определяет способ фиксирования информации, если иное не установлено законодательством РФ и Регламентом. При совершении нотариального действия может быть использовано несколько способов фиксирования.

Информация, полученная из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, находящаяся в открытом доступе, фиксируется с указанием источника, даты и времени ее получения (п.6):

  • В тексте нотариального документа;
  • В виде отображения на бумажном носителе полученной информации;
  • В протоколе фиксирования информации.

Информация, полученная со слов заявителя или иных лиц, участвовавших в совершении нотариального действия, фиксируется (п.7):

  • В тексте нотариального документа;
  • В протоколе фиксирования информации;
  • В заявлении.

При помещении в дела нотариуса копии документа на ней делается отметка о соответствии ее оригиналу. При этом нотариальное свидетельствование такой копии не требуется (п.8).

Если в делах нотариуса остается документ, составленный не на языке нотариального делопроизводства, к нему прилагается перевод.

В протоколе фиксирования информации указываются (п.9):

  • Фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса,
  • Дата (число, месяц, год) составления протокола прописью,
  • Место совершения нотариального действия и сведения, позволяющие установить нотариальное действие, для совершения которого фиксируется информация.

Протокол составляется в одном экземпляре, подписывается нотариусом, а в случае фиксирования информации, полученной из объяснений заявителя, открытой информации, необходимой для удостоверения сделок, протокол подписывается также заявителем (рукоприкладчиком, переводчиком) и приобщается к экземпляру нотариального документа, хранящемуся в делах нотариуса.

Минюстом России предлагается объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий.

Изменениями, внесенными Федеральным законом от 03.07.2016 N 360-ФЗ в статью 39 Основ законодательства Российской Федерации ‎о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I, предусмотрено, что порядок совершения нотариальных действий нотариусами регулируется в том числе Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования ‎и утверждаемым федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой.

В этой связи Минюстом России разработан проект соответствующего регламента, которым, в частности, установлено, что фиксирование информации, необходимой для совершения нотариального действия, осуществляется следующими способами: внесением информации в реестр регистрации нотариальных действий или реестр регистрации нотариальных действий ЕИС; внесением информации в текст нотариально оформленного документа, в том числе в удостоверительную надпись, свидетельство, если указание такой информации в удостоверительной надписи, свидетельстве предусмотрено формой удостоверительной надписи, свидетельства соответственно; фиксированием информации документом или его копией, которые остаются в делах нотариуса; составлением протокола фиксирования информации; использованием средств видеофиксации в порядке, установленном Федеральной нотариальной палатой.

Нотариус самостоятельно определяет способ фиксирования информации, если иное не установлено законодательством и регламентом. При совершении нотариального действия может быть использовано несколько способов фиксирования информации.

Также регламентом определяется объем и порядок фиксирования: информации о личности заявителя и иных лиц, участвующих в совершении нотариального действия; информации, необходимой для удостоверения сделок; информации, необходимой при выдаче свидетельства о праве на наследство и свидетельства о праве собственности пережившему супругу; информации, необходимой при совершении исполнительной надписи; информации, необходимой при удостоверении решения органа управления юридического лица; информации, необходимой для протеста векселя, удостоверения неоплаты чека (протеста чека); информации, необходимой для совершения морского протеста; информации для принятия денежных сумм, в том числе валютных, и ценных бумаг в депозит нотариуса; информации при ведении списков участников обществ с ограниченной ответственностью, выдаче выписки из списка участников общества с ограниченной ответственностью; информации для регистрации уведомлений о залоге движимого имущества; информации при передаче документов физическими и юридическими лицами другим физическим и юридическим лицам, представлении документов на государственную регистрацию прав, представлении документов на государственную регистрацию юридического лица и индивидуального предпринимателя; информации при принятии документов на хранение; информации при выдаче дубликатов; информации, необходимой при совершении прочих нотариальных действий.

Проектом предполагается вступление его в силу с 1 января 2018 года. Источник: Подробнее >>>

Процессуальное законодательство придало доказательствам, полученным при помощи нотариуса, особую, повышенную юридическую силу. Соответствующие нормы закрепили безусловное правило об отсутствии необходимости доказывания обстоятельств, установленных нотариусом.

И конечно наиболее востребованным нотариальным действием для судебной защиты на сегодняшний день является обеспечение доказательств, в особенности доказательств, размещенных в Интернет.

В то же время со стороны Федеральной нотариальной палаты до настоящего времени отсутствуют какие-либо методические рекомендации по порядку составления нотариального протокола осмотра доказательств в сети Интернет.

Такое положение вещей, порой приводит к тому, что отдельные нотариусы составляют протокол осмотра сайта на одном листе, на наш взгляд, ошибочно упрощая данную процедуру.

Между тем, количество данных нотариальных действий растет и в 2018 году уже составило 22408, при этом каждый 20-й из них создан с помощью сервиса Вебджастис.

Думаем, что многим коллегам был бы интересен наш опыт в области обеспечения доказательств, ведь за семь лет работы сервиса ни один нотариальный протокол, созданный при помощи программного комплекса «Вебджастис» не был оспорен в суде.

Чтобы протокол устоял в суде при оспаривании он должен быть составлен технически грамотно и не содержать ошибок и противоречий.

Давайте разберемся, что должен содержать «правильный протокол», какие сведения являются избыточными, а какая информация вообще не должна включаться в протокол.

Список технических средств (оборудования) и программного обеспечения

В протоколе или в приложении к нему следует обязательно указать список оборудования и программного обеспечения, используемых нотариусом, при осмотре информации в сети Интернет.

При этом полагаем, что в части информации о технических средствах, не имеет практического смысла приводить детальное описание всех компонентов компьютера нотариуса до последнего болтика, как делают некоторые нотариусы. Очевидно, что такие вещи как модель и объем жесткого диска или тип и объем оперативной памяти не влияют ни на порядок, ни на результат осмотра информации в сети интернет. Между тем, такие избыточные описания, не имея самостоятельной ценности, увеличивают печатный объем протокола, безосновательно повышая его стоимость для Заявителя.
Для этих целей вполне достаточно указать марку и модель персонального компьютера, принтера, сканера и других используемых периферийных устройств.

Не забудьте также указать сведения о технических средствах доступа к сети интернет: роутер, линия доступа в интернет, с указанием провайдера (укажите наименование и ОГРН оператора связи, соединяющего компьютер с сетью интернет)

В список программного обеспечения разумно включить следующее:

  • Наименование и версия операционной системы
  • Установленные браузеры и дополнения (расширения) к ним (обычно это специальные утилиты для выполнения снимков экрана, захвата изображения экрана и сохранения видеозаписей)
  • Иные программные средства, обеспечивающие нормальный ход осмотра и правильную фиксацию информации (в нашем случае все эти многочисленные программки заменяет специальный программный комплекс для фиксации доказательств в сети Интернет «ВЕБДЖАСТИС»)

Процедуры, обеспечивающие достоверность осмотра информации в сети Интернет

Методика обеспечения корректности осмотра:

В запросах используются адреса веб-сайтов в общепринятой нотации, также известной как «URL» (universal resource locator – универсальный указатель ресурса). Адрес состоит из указателя на используемый протокол (http: или https:), разделителя (//) и доменного имени. Веб-страница, имеющая такой адрес (URL), должна быть доступна для любого пользователя, имеющего доступ к сети Интернет, по его запросу через клиент (браузер), поддерживающий протокол HTTP за исключением случаев необходимости ввода пароля для получения доступа к соответствующим страницам.

Для осмотра веб-страницы можно просто запустить программу-браузер на компьютере, имеющем подключение к Интернету и набрать в адресной строке вышеуказанный интернет-адрес (URL). Однако, учитывая особенности функционирования сети Интернет, подобный простой вариант действий даст результат, в корректности которого можно быть уверенным в достаточной степени, но всё же не абсолютно.

Для достижения полной уверенности в корректности результата необходимо удостовериться, что:

  • корректно работает служба DNS (domain name system — англ. «система доменных имен») — компьютерная распределенная система для получения информации о доменах, используемая для получения IP-адреса по имени компьютера или устройства. IP-адрес — сокращение от англ. Internet Protocol Address означает уникальный сетевой адрес узла в компьютерной сети, построенной по протоколу TCP/IP );
  • компьютер, при помощи которого производится осмотр, всё время имеет связь с сетью Интернет, передаваемая и получаемая информация не искажается и не подменяется намеренно кем-либо;
  • информация получается непосредственно из сети Интернет, а не из кэша (временного буферного хранилища), что могло бы привести к неактуальности полученной информации;
  • вся отображаемая браузером информация возвращается именно осматриваемым сайтом, а не каким-либо другим сайтом через механизм переадресации, фреймирования, ссылки на иные ресурсы и так далее (если не вся, необходимо установить, какая именно часть информации передаётся другими сайтами).

Для проверки соблюдения корректности осмотра рекомендуем использовать следующие методы:

  • запрос системы DNS без кэширования результата;
  • контрольный запрос с используемого компьютера нескольких других веб-сайтов, содержащих актуальную, легко проверяемую информацию;
  • использование оборудования, программного обеспечения и линий связи, которые управляются независимыми, незаинтересованными субъектами и о которых не могла заранее знать сторона, заинтересованная в исходе осмотра; при каких-либо сомнениях используются альтернативные системы и линии связи;
  • выявление и отключение кэширующих устройств (программ), которые могут привести к тому, что вместо актуальной версии страницы будет получена более ранняя, сохранённая в кэше (временном буферном хранилище) версия этой страницы;
  • анализ HTML-запросов и HTML-кода осматриваемой страницы на предмет наличия переадресации, фреймов (кадров), фрагментов, расположенных на других веб-сайтах, активных элементов и так далее.

Действия перед началом осмотра

Включите персональный компьютер и загрузите операционную систему, запустите браузер. Перед началом осмотра рекомендуем очистить кэш-память интернет-браузеров.

Запросы Whois

Далее вручную или с использованием специальных программных средств произведите запрос WHOIS-сервиса в отношении доменных имен, на которых расположены заявленные к заверению интернет-страницы. Приложите распечатку результатов запросов Whois к протоколу.

К слову сказать, система «Вебджастис» сама формирует список доменов из электронной заявки Заявителя, автоматически выполняет запросы whois по заданию нотариуса, и выводит данные запросов в специальное приложение.

Термин WHOIS (от англ. who is — «кто такой?») означает сетевой протокол прикладного уровня, базирующийся на протоколе ТСР, и применяемый для получения регистрационных данных о владельцах доменных имен.

Трассировка маршрутов

Завершающий и самый важный шаг перед осмотром.

Используя полученную регистрационную информацию, в частности информации о серверах DNS, содержащих достоверные записи об IP-адресах указанного(ых) домен(ов), выявляем IP-адрес сервера(ов) на котором(ых) расположена подлежащая осмотру информация при помощи утилиты «nslookup» (программное средство OC Windows для получения информации от DNS-серверов) или другой утилиты если на вашем компьютере другая операционная система.

В результате нам удается установить IP адрес сервера(ов), на котором(ых) размещены осматриваемые страницы.

Затем при помощи утилит трассировки маршрутов (наример, nmap или traceroute) устанавливается доступность конечного узла, на котором размещена осматриваемая информация и путь прохождения пакетов от конечного узла до технических средств нотариуса, используемых для осмотра. Распечатку результатов проверки приложите к протоколу.

В случае использование системы «Вебджастис» данные технические проверки выполняются автоматически по заданию нотариуса.

Ход осмотра

После выполнения всех технических мероприятий, обеспечивающих достоверность осмотра, переходим к непосредственному осмотру информации.

Основные элементы и этапы осмотра, подлежащие отражению в протоколе:

Особое внимание обратите внимание на интернет страницы, адрес которых, включает национальные домены на кириллице в зоне .рф. Дело в том, что для работы программного обеспечения и сервисов в сети интернет используется исходное техническое имя домена.
Например http://xn--e1aahubrme.xn--p1ai/ это техническое имя домена интернет.рф Рекомендуем указывать данные сведения в протоколе для облегчения восприятия информации судами и иными лицами.

Описание перехода — текстовое описание получения доступа к объектам осмотра (прямой переход к интернет-странице, переход по ссылкам или из меню на ранее осмотренной странице и т.п.)

Отметим, что нет ни технической не правовой необходимости, без особой нужды описывать +1000 переходов с главной страницы к странице подлежащей заверению, если на нее можно попасть по прямой ссылке, это лишь увеличит объем протокола и его стоимость. Такая необходимость может объясняться лишь обстоятельствами конкретного дела или особенностями предмета доказывания.
Например, для отражения характера нарушения исключительных прав на товарный знак, путем его использования в составе доменного имени или на страницах чужого сайта, имеет смысл осмотреть поисковую выдачу по соответствующему «витальному» запросу и описать переход на сайт нарушителя прямо из поисковой выдачи.

Описание объектов — текстовое описание содержимого осматриваемой интернет-страницы, электронного письма и пр.

Следует обратить внимание, что в рамках осмотра нотариус лишь фиксирует на материальном носителе информацию в том виде, в котором она существует на момент осмотра, обеспечивая тем самым доказательства. Нотариус не вправе анализировать осмотренную информацию, сравнивать ее с данными или документами, представленными заявителем.
Эти вопросы входят в задачу суда или эксперта (если для их разрешения требуются экспертные познания), а это уже совсем другая история.

Фиксация информации — выполнение снимков экрана (скриншоты), распечатка скачанных документов (файлов), сохранение и запись видео- и аудио-файлов и пр.

Для фиксации, в отсутствие системы Вебджастис, можно использовать различные программы и расширения к браузерам, главное указать их в протоколе.

В завершении хотелось бы сказать, что, безусловно, составление нотариального протокола осмотра кропотливое и долгое мероприятие, требующее концентрации внимание и определенных технических знаний, владение специальной терминологией и пр.

И конечно создание протоколов осмотра с использованием printscreen, paint.net и ms word — не самый оптимальный способ.

К счастью программный комплекс «Вебджастис» автоматизируя значительную часть осмотра, позволяет минимизировать ручной труд нотариуса или его помощника, автоматически анализируя осматриваемую информацию и предлагая подходящие формулировки для протокола, оставляя за нотариусом лишь проверку полученных результатов и мелкие правки.