Содержание
- Способы взыскания стоимости трудовой книжки с зарплаты работника
- Как определить стоимость трудовой книжки к возмещению
- Учет трудовых книжек
- Бухгалтерский учет
- Заявление сотрудника на удержание с заработной платы стоимости трудовой книжки или вкладыша к ней
- Когда трудовая книжка выдается бесплатно
- Ответы на распространенные вопросы
- Обязателен ли учёт трудовых книжек в бухгалтерском учёте?
- Варианты учёта трудовых книжек
- Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек
- Документы, используемые для учёта трудовых книжек
- Требования, предъявляемые к ведению документов, используемых для учёта трудовых книжек
- Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек
- Рубрика «Вопросы и ответы”
(1) sakustov, вот, что я нашла по вашему вопросу:
В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражаются следующими проводками:
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
— возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);
Дебет 73 Кредит 91-1
— признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);
Дебет 91-2 Кредит 10
— списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.
Если организация не взимает плату за бланк трудовой книжки, то при расчете налога на прибыль (или при УСНО с разницы между доходами и расходами) стоимость бланка нельзя будет принять в уменьшение налоговой базы (п. 16 ст. 270, п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ). Также при выдаче сотруднику бланка трудовой книжки на безвозмездной основе необходимо удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухгалтерском учете делаются проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
— списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— отражено постоянное налоговое обязательство.
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по подоходному налогу»
— удержан НДФЛ с рыночной стоимости трудовой книжки при передаче сотруднику
Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи считается день, когда трудовая книжка заводится на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.
Кредит 006
— списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).
Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, он обязан внести запись о приеме в его трудовую книжку. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него еще нет, то работодатель обязан выдать ему бланк трудовой книжки. При этом стоимость бланка работник обязан возместить. В статье рассмотрим как удержать стоимость трудовой книжки из заработной платы работника.
Способы взыскания стоимости трудовой книжки с зарплаты работника
В соответствии с правилами выдачи трудовых книжек, работодатель вправе взимать за них плату (Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003). Плату за трудовую с работника взымают при принятии его на работу впервые. Если у сотрудника все страницы трудовой закончились и для записей в раздел «Сведения о работе» не осталось места, то сотруднику выдают вкладыш. Стоимость вкладыша также удерживается с работника.
Существует несколько способов, по которым работник может возместить стоимость трудовой книжки или вкладыша. К ним относят:
- оплату наличными;
- перечисление средств на расчетной счет работодателя;
- удержание из заработной платы.
Если оплата за трудовую производится сотрудником наличными, то оформляется этого приходно-кассовым ордером. Удержание стоимости трудовой с зарплаты работника производится только по соответствующему заявлению. Без заявления от работника, вычесть с его зарплаты стоимость книжки работодатель не вправе.Бесспорное удержание проводится только в определенных случаях, предусмотренных статьями 137 и 248 ТК РФ, но в данный перечень выдача трудовой книжки не входит.
Как определить стоимость трудовой книжки к возмещению
Важно! Стоимость бланка трудовой, которая подлежит возмещению работником, определяется исходя из фактических затрат работодателя на приобретение этого бланка.
То есть по той сумме, по которой бланки трудовых, а также вкладыши были оприходованы в учете компании. Обычно это стоимость бланков в соответствии с договором на покупку книжек за вычетом НДС (если продавец бланком работает с НДС, а у покупателя есть право на вычет). Стоимость трудовых отражается в Книге по учету бланков трудовых книжек. Именно по такой сумме работник и обязан возместить стоимость книжки (Читайте также статью ⇒ Как завести трудовую книжку впервые.
Учет трудовых книжек
Трудовые книжки представляют собой документы строгой отчетности и законодательство определяет порядок их хранения и учета (Постановление №225). Каждый работодатель должен вести специальные книги учета трудовых:
- Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Первая книга обычно ведется в бухгалтерии. Необходимые записи заносятся в нее сразу же после получения от поставщика необходимых бланков.
Важно! В книге указываются все операции, связанные с приобретением и расходованием трудовых и вкладышей, при этом заносятся серии и номера бланков. Помимо этого указывается стоимость закупленных бланков. Именно ее работник и должен будет возместить.
Вторую книгу ведут уже кадровые службы. Но, если ее в организации нет, то такая обязанность также ложится на плечи бухгалтерии. В данную книгу вносят сведения о дате приема нового сотрудника, его должность и реквизиты документа, на основании которого происходит оформление приема на работу.
Бухгалтерский учет
Денежные средства, полученные от работника за трудовую книжку учитываются в качестве прочих доходов на 91 счете, субсчете 1 «Прочие доходы». Если работник вносит деньги непосредственно в кассу, то корреспондировать счет 91.1 будет с 73 счетом «Расчеты с персоналом по прочим операциям». А если работник написал заявление на удержание стоимости трудовой из его зарплаты, то корреспонденция будет со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Проводки при этом будут следующими:
Д50 К 73 – от работника получена плата за бланк трудовой книжки;
Д73 (70) К91.1 – начислен прочий доход за реализацию трудовой книжки сотруднику;
Д91.2 К68 – за реализацию трудовой сотруднику начислен НДС.
Заявление сотрудника на удержание с заработной платы стоимости трудовой книжки или вкладыша к ней
Специального бланка заявления на удержания из зарплаты работника стоимости трудовой книжки нет. Заявление пишется в свободном виде, при этом работодатель бланк заявления вправе разработать самостоятельно. Это позволит привести все документы к общему порядку и сократить время, затрачиваемое сотрудниками на поиск нужного бланка документа. В заявлении должна быть указана стоимость трудовой книжки (вкладыша к ней), по которой работодатель приобрел эти бланки. Приведем образец такого заявления.
Когда трудовая книжка выдается бесплатно
В определенных случаях бланки трудовых оформляются бесплатно. К ним относят:
- чрезвычайные происшествия, в результате которых трудовые книжки работников пришли в негодность;
- порча бланка трудовой сотрудником, ответственным за кадровый учет (в случае первичного заполнения).
В последнем случае виновное лицо обязано будет возместить стоимость трудовой (Читайте также статью ⇒ Как внести пропущенную запись в трудовую книжку).
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Обязан ли работодатель иметь в наличии бланки трудовых книжек?
Ответ: Да, обязан. У работодателя в наличии всегда должны быть бланки трудовых и вкладышей в необходимом количестве. В противном случае возникает риск несвоевременного оформления трудовых вновь принятым сотрудникам, а также внесения сведений во вкладыш работающим сотрудникам. Для того, чтобы подобных нарушений избежать, работодателю следует установить определенный лимит бланков и в случае его достижения закупать новые. При этом конкретное число, которому должен равняться такой лимит, законодательство не предусматривает. Каждый работодатель определяет его самостоятельно исходя из численности штата, текучести, а также числа принимаемых молодых сотрудников. Размер запаса бланков трудовых лучше будет закрепить в локальном акте компании, например, в приказе.
Вопрос: Может ли работодатель не взымать денег за трудовые со своих работников?
Ответ: Конкретного ответа на данный вопрос законодательство не предоставляет. Согласно общим правилам, работодатель вправе потребовать с работника возместить стоимость бланка трудовой книжки. Однако прямая обязанность по взиманию денег с работника за выдачу трудовых нет. Если обратиться к бюджетным организациям, то в соответствии со статьями 28 и 34 БК РФ, бесплатная выдача трудовых, приобретенных из бюджетных средств, приведет к нарушению процесса их использования.
Другими словами, бесплатная выдача бланков книжек приведет к увеличению расходов организации (так как возмещения бюджетных средств не будет), а это является нарушением принципов использования бюджетных денег (принцип результативности и принцип эффективности использования).
Цитата ( Журнал «Бюджетный учёт»):Удержание из заработной платы сотрудника стоимости выданной ему трудовой книжки в бюджетном учете отражается следующими записями:
Дебет 1 401 01 211
«Расходы по заработной плате»
Кредит 1 302 01 730
«Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»
— начислена заработная плата;
Дебет 1 302 01 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 1 304 03 730
«Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
— произведено удержание из заработной платы сотрудника стоимости трудовой книжки.
При этом следует направить уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа (ф. 0531809) в орган казначейства об уточнении КОСГУ с 211 «Заработная плата» на 226 «Прочие работы, услуги».
Далее отражение в учете зависит от того, является учреждение администратором поступлений от возмещения стоимости трудовых книжек или нет.
Если учреждение является администратором, то записи в учете будут следующими:
Дебет 1 205 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг»
Кредит 1 401 01 130
«Доходы от оказания платных услуг»
— начисление дохода от возмещения работником стоимости трудовой книжки;
Дебет 1 304 03 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит 1 304 05 226
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг»
— перечислены в доход денежные средства, удержанные за трудовую книжку;
Дебет 1 210 02 130
«Расчеты с финансовыми органами по поступившим в бюджет доходам от оказания платных услуг»
Кредит 1 205 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг»
— зачислены в доход денежные средства, удержанные за трудовую книжку.
Если учреждение не является администратором поступлений, то записи в учете будут следующими:
Дебет 1 205 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг»
Кредит 1 303 05 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет»
— начислена задолженность перед бюджетом за реализацию трудовой книжки;
Дебет 1 304 03 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит 1 304 05 226
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг»
— перечислены денежные средства в доход бюджета;
Дебет 1 303 05 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет»
Кредит 1 205 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг»
— зачислены средства в доход бюджета.
По законодательству Российской Федерации ни одна организация не имеет права вести трудовой учёт сотрудников без учёта трудовых книжек. В статье расскажем про учет трудовых книжек в бухгалтерском учете + проводки, рассмотрим документы, необходимые для учёта и правила их ведения, изучим ответственности за нарушения.
Обязателен ли учёт трудовых книжек в бухгалтерском учёте?
Согласно ст. 65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка. По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель доложен действовать в соответствии с трудовым законодательством:
Причина отсутствия трудовой книжки | Действия работодателя |
Работник заключает трудовой договор впервые | Работодатель оформляет трудовую книжку |
Трудовая книжка утрачена:
|
По заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. |
Работодатель обязан оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней. Читайте также статью: → «Как заполнить трудовую книжку?».
Варианты учёта трудовых книжек
Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.
После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.
В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:
- операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
- взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.
|
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
|
Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек
Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:
Дебет | Кредит | Пояснение |
006 | Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности | |
91 | 60 | Стоимость трудовых книжек принята в качестве расходов |
19 | 60 | Отражён НДС |
006 | Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам | |
73 | 91 | Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудниками при увольнении и получении трудовой книжки на руки |
91 | 68 | Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек |
50 | 73 | Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек |
Трудовые книжки приняты в качестве активов:
Дебет | Кредит | Пояснение |
10(41) | 60 | Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов |
19 | 60 | Отражён НДС |
006 | Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности | |
91(90) | 10(41) | Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов |
91(90) | 68 | Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек |
006 | Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам | |
73 | 91(90) | Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах |
50 | 73 | Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек |
Документы, используемые для учёта трудовых книжек
В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) с целью учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей в обязательном порядке ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Читайте также статью: → «Книга учета трудовых книжек».
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Требования, предъявляемые к ведению документов, используемых для учёта трудовых книжек
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (п. 41) регламентируют порядок ведения документации:
Наименование книги | Особенности ведения |
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Книга ведётся бухгалтерией организации.
Вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.
Регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. |
Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек
Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ)):
Лицо, нарушившее законодательство | Размер административного штрафа (руб.) |
Правонарушение выявлено впервые | |
Должностное лицо | 1 000 – 5 000 |
Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) | 5 000 – 10 000 |
Индивидуальный предприниматель | 1 000 – 5 000 |
Юридическое лицо | 30 000 – 50 000 |
Правонарушение выявлено повторно | |
Должностное лицо | 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-3 года |
Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) | 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-2 года |
Индивидуальный предприниматель | 10 000 – 20 000 |
Юридическое лицо | 50 000 – 70 000 |
В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности в действие вступает ст. 235 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:
- штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
- обязательные работы на срок до 360 часов;
- исправительные работы на срок до одного года;
- арест на срок до трех месяцев. Читайте также статью: → «Пошаговая инструкция по опломбированию журнала учета трудовых книжек».
Рубрика «Вопросы и ответы”
Вопрос №1. При трудоустройстве на работу работодатель попросил меня принести чистую трудовую книжку, купленную в книжном магазине или киоске. Законно ли это?
Законодательство вменяет в обязанность работодателям обеспечение трудовыми книжками вновь принятых сотрудников (если по каким-то причинам трудовая книжка отсутствует). Единственный момент – при увольнении Вам придётся возместить стоимость трудовой книжки, о чём работодателем будет совершена соответствующая бухгалтерская проводка.
Вопрос №2. Наша, вновь созданная компания, планирует вести набор сотрудников с соответствующим оформлением в соответствии с трудовым законодательством. Подскажите, пожалуйста, как обеспечить сохранность трудовых книжек?
Трудовые книжки относятся к официальным документам строгой отчётности, хранение которых должно производиться в шкафах или сейфах, исключающих утрату или порчу.