Учет в салоне красоты

Какие программы предпочтительны для ведения учета в салоне красоты

Анализ популярных приложений для ведения бухгалтерии предприятия:

1С: Бухгалтерия Парус Галактика ERP БОСС
Плюсы Подходит для ведения всех сфер учета;

Гибкость настроек – регулировка под любую фирму;

Приспособлена под законодательство РФ

Легкость в использовании;

Широкий функционал;

Различные варианты визуализации данных;

Встроенные шаблоны;

Встроенные функции различных видов анализа

Полное ведение всей «денежной» документации;

Широкий функционал механизмов хоз. учета;

Широкие возможности аналитического компонента

Имеет гибкую ориентацию по отрасли организации;

Взаимодействие с различными базами данных

Минусы При переходе на нее с иного приложения сложно перенести данные;

Трудна в использовании – необходимо обучение;

Трудоемкий поиск ошибок в документе

Высокая стоимость Осилить всю широту функционала под силу только опытному пользователю;

Большинство функций надстроено под крупные корпорации

Программа, по большему счету, создавалась для крупного бизнеса
Особенности Система адаптирована под самые разнообразные подтипы учета:

Зарплат;

Материалов, кассы, производства.

Также формирует отчетные документы для ФНС

Продукт создан для представителей сферы услуг – объединяет такие категории как:

Кадры, склад, зарплата, касса, договоры;

Допустимо использование как на одном ПК, так и в локальной сети

Поддержка как российского, так и международного законодательства;

Гибкая настройка «аналитики»

Сфера применения:

Касса, продукция, материалы, заказчики, налоги, прибыль, расходы.

Читайте также: → Бесплатные бухгалтерские программы на УСН для ИП

Налоговые режимы

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Особенности существующих налоговых режимов:

ОСНО ЕНВД УСН
Важные моменты Ставка на имущество компании не менее 2,2%;

Разность между прибылью и расходами компании облагается 20% ставкой;

НДС на оказанные услуги 18%

На величину налогообложения влияет вид деятельности фирмы, количество сотрудников ИП и иные индивидуальные показатели
⊕ как вести бухгалтерский учет на ЕНВД для ИП в 2019
ИП выбирает более приемлемый для себя вариант:

5–15% – налогообложение на разность доходов и затрат;

6% – налогообложение лишь на прибыль

Плюсы Удобство работы с поставщиками, уплачивающими НДС Строго ежегодная отчетность;

Отчисление налоговых выплат в бюджет – только ежеквартально;

Уплата налогов «три в одном» – одна декларация вместо трех;

Переход на ЕНВД возможен с любого рабочего дня года;

Наличие контрольно-кассового аппарата не обязательно

Предоставление одной налоговой декларации вместо трех;

Строго ежеквартальный перевод сумм налогов на счет;

Бухгалтерская отчетность сдается единожды за год

Минусы Самое ощутимое налоговое бремя;

Трудоемкая система расчета величины налога;

Повышенное внимание ФНС к отчетам по НДС

Ограничение на выбор режима крупными фирмами с персоналом более ста человек и основном капитале более 100 млн. рублей после вычета всех налогов.

Запрещается для фирм с посторонним долевым участием более 25 %

Перейти на режим возможно лишь с начала нового года;

Необходимо использование ККТ;

Те же минусы, что у ЕНВД

Формула для расчета ежемесячных выплат по системе ЕНВД:

  • (Базовый доход) х (число сотрудников) х (единый коэффициент для РФ (в 2017 году – 1, 891) х (коэффициент региона на конкретный бизнес) х 15%.

Пример расчета:

  • 20 000 тыс. руб. х 5 чел. х 1,891 х 0, 33 (рандомная величина) х 15% = 9 360,45 руб. – сумма налогообложения за текущий месяц.

Как видно из таблицы, для малого бизнеса больше подходит упрощенное налогообложение и ЕНВД, нежели основное, которое проектировалось по большему счету для крупных корпораций. Выбор между УСН и ЕНВД можно сделать, произведя примерные расчеты по ожидаемым доходам. Если в салоне трудится небольшой коллектив, то, конечно, ЕНВД будет предпочтительнее. Читайте также статью: → “Порядок учета нормируемых расходов на предприятии”

Важно! При регистрации ИП всегда по умолчанию устанавливается ОСН.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Учет расходных материалов

Все расходные средства салона можно разделить на три группы. Основные – расход идет пропорционально оказанным услугам. Сюда относятся окрашивающие вещества, косметические средства для тела и для обвертываний. После оказания каждой услуги мастер обязан вписать в бланк отчетности количество израсходованных материалов. Нормы расходования по умолчанию можно задать двумя способами:

  • указанные производителем. Например, изготовитель рекомендует 2 тюбика (2х300 гр.) краски на среднюю длину волос – работник записывает в строку расходов, что он использовал 600 гр. окрашивающего средства. Естественно, нормы в инструкциях берутся далеко не минимальные, а немного завышенные;
  • установленные в стенах салона. Фиксируются самостоятельно в наблюдении за процессом работы мастера. Конечно, это занимает немало времени, но и отдачу дает соответствующую.

Вспомогательные: накидки, шапочки, бахилы, салфетки. Их расход никак не связан с количеством и стоимостью услуг. Даже для оказания одной и той же услуги разным клиентам может потребоваться различное количество материалов.

Хоз. принадлежности и инвентарь: поддающиеся быстрому износу предметы невысокой стоимости – пилки, пинцеты, кисти. Эту категорию можно списать как при выдаче в работу, так и при истечении срока использования.

Важно! На ИП в отличие от ООО не налагается обязанность совершать бухгалтерские проводки.

Учет заработной платы

Начислять заработную плату работнику можно с использованием повременной или сдельной оплаты труда. Первая – это фиксированная оплата, которая уплачивается за нахождение на рабочем месте оговоренное время. Сдельная оплата труда подразумевает под собой плату за количество проделанной работы. Чем больше, быстрее и качественнее специалист обслужит клиентов, тем выше оплата его труда. Большинство владельцев салонов предлагают своим мастерам именно такой вариант.

Не лишним будет ввести и некую норму – среднее количество услуг, которые мастер оказывает за день. При превышении этой нормы работника можно стимулировать премией. В большинстве случаев мастер салона красоты с каждой оказанной услуги получает следующий процент:

  • 30–45% (от стоимости без НДС) – при покупке «расходников» салоном;
  • 40–50% (от стоимости без НДС) – при использовании собственного материала.

Но для оплаты труда персонала, чья работа опосредованно связана с обслуживанием клиента – бухгалтера, администратора, уборщика, целесообразным будет установить повременную оплату труда, т. е. по количеству проработанных дней. Проводка расходов на заработную плату:

  1. Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 70.
  2. Удержание НДФЛ: Дт 70 Кт 68.
  3. Выплата: Дт 70 Кт 50 – через кассу;
  4. Дт 70 Кт 51 – через р/с банка.
  5. Перечисление НДФЛ: Дт 68 Кт 51.

Налоговая отчетность

Список документов для ИП на УСН:

  1. Налоговая декларация.
  2. 2-НДФЛ (см. → сроки сдачи и образец справки 2-НДФЛ).
  3. СЗВ-М.
  4. Расчет по страховым взносам (см. →страховые взносы ИП на УСН в 2019).
  5. 4-ФСС.
  6. 6-НДФЛ.
  7. Среднесписочная численность сотрудников.

Список для ИП на ЕНВД:

  1. Декларация ЕНВД (см. → образец заполнения декларации ЕНВД для ИП в 2019 / нулевая декларация ЕНВД для ИП в 2019).
  2. 2-НДФЛ.
  3. 6-НДФЛ.
  4. Отчеты в ФСС и ПФР.
  5. РСВ-1.
  6. СЗВ-М.

Список для ООО на ОСНО:

  1. Декларация на прибыль, имущество, транспорт, землю, НДС.
  2. Среднесписочная численность.
  3. Подтверждение основного вида деятельности.
  4. Расчет страховых взносов.
  5. 4-ФСС.
  6. СЗВ-М.
  7. 2-НДФЛ, 6-НДФЛ.
  8. Отчетность бухгалтера.

Список для ООО на УСН:

  1. Декларация по НДС, на прибыль, имущество, землю, транспорт.
  2. Подтверждение основного вида деятельности.
  3. Среднесписочная численность.
  4. Расчет страх. взносов.
  5. 4-ФСС.
  6. СЗВ-М.
  7. 2-НДФЛ, 6-НДФЛ.
  8. Декларация по УСН (см. → заполнение декларации по УСН для ООО в 2019 | сроки сдачи декларации по УСН в 2019 | нулевая декларация по УСН в 2019).
  9. Отчетность бухгалтера.

Список для ООО на ЕНВД:

  1. Декларация по ЕНВД.
  2. НДФЛ-2, НДФЛ-6.
  3. СЗВ-М.
  4. Декларация по транспортному и земельному налогу (см. → заполнение декларации по транспортному налогу в 2019 | заполнение декларации по земельному налогу в 2019)
  5. Подтверждение базового вида деятельности.
  6. 4-ФСС.
  7. Расчет страховых взносов.
  8. Среднесписочная численность.
  9. Бухгалтерский отчет.

Учет расходных материалов в салоне красоты или экономика должна быть экономной

Процесс оказания услуг в салонах красоты и косметологических центрах предполагает использование различных расходных материалов. Часто их стоимость напрямую зависит от курса евро или доллара. В условиях роста курса валют затраты на приобретение расходных материалов растут. Соответственно, перед директорами и управляющими центров красоты появляется новая задача: как снизить затраты на покупку расходных материалов?

Можно поднять цены на услуги, пропорционально росту цен на расходные материалы, и, таким образом, компенсировать издержки. Рост цен на услуги всегда вызывает недовольство клиентов: кто-то станет приходить реже, кто-то перейдет в другой салон или центр. Кому хочется терять клиентов? Существует ли менее болезненный способ снизить затраты на расходные материалы? Попробуем разобраться в этом вопросе.

Часть предприятий решает перейти на более дешевый расходный материал. Эта мера возможна для салонов эконом и комфорт класса. Клиенты этих салонов менее чувствительны к качеству расходных средств.

Переход на более дешевые расходные материалы в предприятиях бизнес и премиум класса недопустим. Клиенты сразу заметят низкое качество услуги и слабый эффект от процедуры. Это ударит по лояльности клиента и, в конечном итоге, приведет к мысли получать услуги в другом месте.

Итак, необходимо найти решение, позволяющее в условиях роста цен снизить издержки на закупки материалов и удержать качество услуг на прежнем уровне. Таким решением является построение четкой системы учета товаров и материалов, включающей учет поступления и списания материалов и позволяющей контролировать остатки в любой момент. Также необходимо понимать, какие материалы всегда должны быть в наличии, а какие можно приобретать под заказ. Кроме этого необходимо определить позиции товаров и материалов, которые заказываются крайне редко или не заказываются вообще.

В данной статье мы рассмотрим оптимальную систему логистики расходных материалов и розничных товаров в салоне красоты и косметологическом центре, позволяющую наиболее точно и четко производить закупки и, как следствие, снизить затратную часть бизнеса.

1. Классификация расходных материалов

Подобрать способ учета расходных материалов и составить схему первичного документооборота поможет классификация материалов по группам:

1.1 Основные расходные материалы.

Основные расходные материалы (далее основные материалы) – это материалы, которые расходуются пропорционально количеству оказываемых услуг. К основным материалам относятся краски и оксиды, используемые при оказании парикмахерских услуг; кремы, тоники, маски – косметологических; масла, средства для обертываний – массажных и СПА-процедур.

Учет расхода основных материалов ведется по нормам. На все процедуры и услуги прайс-листа составляются протоколы проведения процедур, в которых указываются наименования расходного материала и нормы его расхода. Материалы в протоколе расположены в соответствии с последовательностью нанесения.

Нормы расхода устанавливаются руководителем или управляющим. Часто рекомендации по нормам расхода материалов запрашиваются у поставщиков. В случае индивидуального подбора материалов на услугу (например, услуга — окрашивание волос, материалы — краски, оксиды), специалист указывает наименование и количество израсходованного средства и передает эти данные администратору. Администратор заполняет книгу расхода материалов или, в идеале, вносит информацию в компьютерную систему учета.

1.2 Вспомогательные расходные материалы.

Вспомогательными расходными материалами являются простыни, пеньюары, бахилы, шапочки-шарлотки и пр. Их расход не связан напрямую с количеством и стоимостью оказанных услуг. Например, клиенту косметологического кабинета были предоставлены услуги массажа лица и увлажняющий уход. На две услуги израсходована одна одноразовая простынь. Или, например, процедура коррекции мимических морщин с помощью препаратов ботулотоксина, которая предполагает использование целого ряда вспомогательных материалов: шприцы и иглы, ватные диски, перчатки и т.д. Стоимость данной услуги пропорциональна количеству единиц препарата. Расходные материалы, подлежащие списанию, не зависят от стоимости процедуры и от объема вводимого препарата.

1.3 Инвентарь и хозяйственные принадлежности.

Быстроизнашиваемые предметы, использующиеся при оказании услуг, относятся к группе инвентарь и хозяйственные принадлежности. Это маникюрные пилки, педикюрные фрезы, шпатели, кисти, емкости и пр. Инвентарь выдается в работу специалистам и, по истечении срока использования, списывается. В некоторых случаях, инвентарь списывают при выдаче в работу.

2. Документооборот в системе учета расходных материалов

2.1 Приход ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Поступление расходных материалов от поставщика фиксируется в складских книгах, реестре документов или в компьютерной программе (в зависимости от особенностей учетной системы предприятия). При этом указывается дата поступления, наименование материала, его количество и стоимость (рис. 1). Сотрудник, принимающий товар, проверяет его качество, в т.ч. сроки годности и количество по факту. Материалы, поступившие по товарной накладной, приходуются на склад предприятия.

Рис 1. Документ «Поступление ТМЦ»

2.2 Перемещение ТМЦ.

Помимо учета на складе, необходимо учитывать выдачу материалов в работу и выкладку товаров на витрине. Для этого оформляется документ «Перемещение материалов», являющийся основанием списания материалов со склада и приходом в кабинеты специалистов или на витрину (рис. 2).

Рис. 2. «Перемещение материалов в работу»

2.3 Ведомость по остаткам товаров и материалов.

Кроме информации о приходе и перемещении обязательно нужны данные об остатках материалов. Возможности компьютерных программ позволяют автоматически формировать отчеты об остатках материалов и товаров на складах и витринах предприятия. Это значительно облегчает ведение складского учета и снижает вероятность арифметических ошибок в расчетах.

2.4 Талон-наряд на оказанные услуги.

Для учета расхода материалов на процедуры вводится документ «Талон-наряд» на оказанные услуги. Специалист обязан вносить в талон-наряд названия или коды оказанной услуги и израсходованный материал. Заполняется он по окончании каждой процедуры. Талон-наряд является внутренним документом и служит неотъемлемым звеном системы учета расходных материалов.

2.5 Списание ТМЦ.

Метод списания расходных материалов устанавливается руководителем и является пунктом учетной политики предприятия. Списание производит материально-ответственное лицо после контроля расходования материала. Как правило, списание материалов происходит по установленной себестоимости материалов.

Продажа товаров с витрины является розничной продажей. При списании товара указывается ФИО покупателя. Хранение истории покупок по покупателям позволит использовать технологии продаж товаров и услуг в салоне красоты или косметологическом центре.

2.6 Акт инвентаризации ТМЦ.

Инвентаризации служат для проверки наличия расходных материалов на складах предприятия. Это основной способ фактического контроля сохранности товарно-материальных ценностей организации. Инвентаризация позволяет сличить фактическое наличие материалов с учетным. Для этого производится подсчет материалов путем пересчета, измерения и взвешивания остатков материалов на складах, в производстве и на витринах предприятия в установленные сроки.

Для проведения инвентаризаций удобно использовать возможности компьютерных программ. Это позволяет в автоматическом режиме получить учетные данные об остатках и внести данные о фактическом наличии (Рис. 3).

Рис. 3. Инвентаризация товаров и материалов.

3. Контроль списания материалов и отчетность

Прозрачность и порядок в учете материалов дает контроль расхода материалов по нормам. Часто в салонах красоты и косметологических центрах ведется учет прихода и списания материалов, при этом расход контролируется плохо, либо не контролируется вообще. Внедрение в систему учета блока контроля окупится снижением затрат на себестоимость материалов и обеспечит бесперебойную работу предприятия по предоставлению клиентам услуг, а также позволит снизить затраты на их приобретение. Иными словами, материалы расходуются более точно и четко, без перерасхода.

Отчетность по складу, как правило, несет отпечаток специфики предприятия. В большинстве случаев составляются «Ведомость по складу» и «Остатки материалов». Так, например, отчет «Остатки материалов» помогает составить заказ поставщику, учитывая имеющиеся запасы. Или, наоборот, нулевое количество материала в отчете побуждает проверить фактический остаток средства и, если есть необходимость, оперативно оформить дозаказ.

Отчет «Ведомость по складу» составляется на основании первичной документации и содержит данные обо всех движениях товарно-материальных ценностей. Т.е. отчет информирует, когда было оприходовано средство, кто принимал товар, кому выдавалось средство в работу, списание по факту расхода.

Формирование ведомостей – трудоемкий процесс, требующий немалых затрат времени. Автоматизировать этот процесс призваны компьютерные программы, которые специально разработаны для салонов красоты и косметологических центров, оснащены необходимыми возможностями для полноценного складского учета товаров и материалов.

Например, многие компьютерные программы позволяют пользователю автоматически формировать отчеты «Ведомость по складу», «Остатки материалов», «Контроль списания материалов» (рис 4).

Рис. 4. Ведомость по складу, остатки по складу, остатки материалов.

Резюмируя все вышесказаное мы говорим о том, что грамотный и системный учет расходных материалов способствует эффективной работе предприятия и значительно упрощает деятельность руководителя и ответственных лиц.

С чего начать бухгалтерский учет в салоне красоты

С чего начать бухгалтерский учет в салоне красоты? Для начала, давайте остановимся на неких общих, универсальных рекомендациях. Не секрет, что вопросам бухгалтерского учета и налогообложения молодые предприниматели зачастую уделяют незаслуженно мало внимания, что весьма негативно сказывается впоследствии на жизни нового предприятия. На какие моменты обращаем внимание?

Выбираем организационно-правовую форму

Итак, прежде чем открывать что-то, необходимо сначала выбрать организационно-правовую форму – либо зарегистрировать ООО, либо – стать ИП (если владельцев несколько, то, конечно, здесь выбирать нечего – остается только ООО). ИП не только стать, но и быть проще. Однако есть и нюанс – по своим обязательствам ИП отвечает всем своим имуществом, тогда как владельцы ООО – лишь суммами в пределах своих вкладов. Еще один момент – если когда-либо будет принято решение продать предприятие или ввести в состав участников новых партнеров, то в ООО это сделать гораздо легче.

Выбираем систему налогообложения

Также бухгалтерский учет в салоне красоты и понимание, с чего его начать, предполагает решение следующего вопроса – какую систему налогообложения выбрать? Для розницы, на мой взгляд, выгоднее всего упрощенная система налогообложения, учета и отчетности (УСН). Но если в вашем регионе услуги салонов красоты (бытовые услуги) могут быть переведены на ЕНВД (единый налог на вмененный доход), то следует посчитать, что выгоднее. Еще стоит обратить внимание на так называемый патент. Если для данного вида деятельности его применение возможно (ответ на этот вопрос, как и на вопрос про ЕНВД, можно найти в законах того субъекта Федерации, где ваше предприятие будет работать), то нелишним будет поинтересоваться его стоимостью.

!Если вы устали терять ваших клиентов, то скорее попробуйте программу для управления салоном красоты от «Арники» со встроенными функциями онлайн-записи клиентов и расписания занятости сотрудников. Нам доверяют более 2500 салонов красоты по всей России!

Регистрируем ККТ и ищем бухгалтера

Далее потребуется приобрести, зарегистрировать и поставить на обслуживание кассовую машину.

И, если вы нанимаете бухгалтера в штат, стоит купить для него бухгалтерскую программу. Несмотря на то, что в настоящее время различных программ и даже онлайн-сервисов, позволяющих, по словам их разработчиков, делать все необходимое, достаточно много, имеет смысл остановить свой выбор на программных продуктах 1С. Это самая распространенная программа в нашей стране. Соответственно – ее знают бухгалтеры, она регулярно обновляется, программистов, готовых работать с ней в случае необходимости, много, и так далее. Единственное, чего делать не надо, так это приобретать «пиратскую» копию. Работать будет сложно, обновляться она не будет, в общем – решение возникающих проблем в конечном итоге обойдется дороже экономии при покупке.

Учет в салоне красоты

Кроме того, бухгалтерский учет в салоне красоты и решение, с чего его начать, требует определить, как будет вестись учет на новом предприятии. Можно, конечно, ограничиться необходимым лишь для составления отчетности уровнем аналитики, но лично я рекомендовал бы с самого начала вести учет правильно и в полном объеме. Иначе с ростом бизнеса владельцу и руководителю будет все тяжелее понимать, как идут дела, сколько салон приносит денег. Отсутствие надлежащего учета может спровоцировать нечистых на руку людей на хищения, труднее будет защищать свои интересы в случае претензий налоговых органов или контрагентов.

С чего еще начать бухгалтерский учет в салоне красоты? Построение системы учета напрямую связано с определением участков. Так, для салона красоты характерны следующие крупные участки учета – расчеты с персоналом, розничная торговля и оказание услуг. И если с первыми двумя все более или менее понятно, то в части учета основной деятельности салона встречаются сложности. Так, наибольшие затруднения вызывают определение себестоимости оказываемых услуг и порядок списания расходных материалов, потребляемых в ходе оказания услуги. Конечно, на словах опытный мастер представляет себе, что именно и в каком количестве ему необходимо для работы, но этого мало. Представляется целесообразным для каждой из оказываемых услуг составить калькуляцию, учитывающую необходимые материалы, инструменты, используемое оборудование, воду, электроэнергию и так далее. Конечно, сделать это трудно. Но осуществление такого подхода позволит и правильно планировать закупки, и верно оценивать рентабельность, и видеть сверхнормативные расходы. В момент, когда в бухгалтерской программе проводится реализация услуги, сразу формируется себестоимость этой услуги, списываются по нормативам расходные материалы, начисляется сдельная часть оплаты мастеру. Если реализация услуг отражается в учете своевременно, программа позволит видеть актуальные данные об остатках материалов.

Можно связать бухгалтерскую программу с кассовым аппаратом, что позволит автоматически проводить в учете реализацию услуги в момент выдачи чека. Либо, в случае применения БСО, в момент выдачи клиенту бланка. Отдельно стоит уделить внимание учету основных средств и оборудования, а также налаживанию учета внутренних перемещений товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по местам их хранения (склад, витрина, кабинет косметолога и т.д.). Это позволит предотвратить внезапное и таинственное исчезновение тех или иных материалов и верно оценивать количество запасов. Большое значение имеет также построение системы учета заказов различной продукции у поставщиков.

В двух словах, такая система нужна для того, чтобы салон всегда имел в своем распоряжении то, что ему нужно и не покупал то, что не нужно. Очень важно сразу наладить учет клиентов – это позволит, в числе прочего, точнее планировать необходимые закупки, нагрузку на мастеров, поможет выявить тех сотрудников, чья работа наиболее востребована. Как очевидно, такая работа требует подобающей квалификации, поэтому к вопросу выбора бухгалтера стоит подходить со всей серьезностью. Вряд ли пусть даже очень старательный, но неопытный человек сможет учесть все нюансы и сразу «поставить» учет.

Ошибки обязательно будут. И даже если налоговики их и не заметят, владельцу все равно придется за них платить – снижением прибыли и ростом расходов. Да и с точки зрения принятия решений отсутствие учета приведет к тому, что в салоне постепенно управлять начнет не хозяин и не директор, а персонал, что недопустимо.

Ошибки стратегии

  1. Слабый контроль финансовых потоков

Творческий беспорядок — частый спутник креативных личностей. Когда он царит в мастерской или даже на рабочем столе, его можно даже признать частью особого стиля. Но в вопросах учета и контроля финансов, организации бизнес-процессов нужна систематизация и методичность.

Вот, например, нередкая ситуация. Куда бы ни поехал владелец салона красоты, он с особым творческим азартом изучает все, что имеет отношение к бизнесу: кремы, краски, лосьоны и многое другое. Нередко после таких поездок ассортимент салона пополняется действительно качественными товарами, которые пользуются популярностью у клиентов. Казалось бы, все отлично: у салона пополнение и все довольны…

Только вот куплены эти товары часто бывают за личные деньги владельца. Так незаметно происходит смешивание личных и деловых финансов, что в итоге очень затрудняет понимание, а где, собственно, прибыль и чему конкретно она равна. А ведь это только один из многочисленных примеров слияния денежных потоков.

Решение: систематизировать финансовые потоки. Как? Далее в этой статье мы расскажем об этом подробно.

  1. Есть работники, но нет команды

Мастера — это чаще всего индивидуалисты. Каждый заботится о своем профессионализме и редко задумывается об интересах общего дела. Если есть какие-то курсы, это добавляет плюсик в опыт мастера, но мало работает на перспективу салона. Завтра его позовут в другой салон, и он уйдет, уведя с собой часть ваших клиентов.

Решение:

  • не только персональные курсы, но и командные тренинги;
  • продуманная система мотивации, ориентированная не только на индивидуальный успех.
  1. Отсутствие планирования на следующий год

В начале года кажется, что до следующего года еще далеко, а к концу накапливается столько хлопот, что планированием будущего некогда заниматься. Слишком многие владельцы новых салонов красоты подходят к началу второго года работы без плана, поэтому так велико число заведений, которые закрылись, проработав чуть больше 12 месяцев.

Если у вас еще нет бизнес-плана, ваше управление салоном больше похоже на бег белки в колесе: мелькают поставщики, клиенты, рекламщики, а движения вперед нет.

Решение: остановитесь и выдохните. Сядьте и напишите бизнес-план на ближайшие 12 месяцев. Продумайте бюджет, решите, как будете вести учет краски и материалов в салоне красоты, оцените возможные риски, предусмотрите сезонные спады. Без всего этого вы словно в тумане, а так будете ясно видеть дорогу, по которой движетесь.

«Когда ко мне приходят с вопросом, что сделать, чтобы вывести бизнес на хорошие прибыли, я сразу спрашиваю, есть ли у управленца бюджет на год? Знает ли он все статьи доходов и расходов на ближайшие 12 месяцев? Если ответ «нет», значит, нет нацеленности на прибыль».

Павел Гринишин

  1. Пренебрежение CRM-системами

Не секрет, что большинство руководителей салонов красоты — творческие люди, которых, мягко говоря, не привлекают документы с большим количеством цифр. Но реальность такова, что без разнообразных отчетов и множества цифр невозможно эффективное управление салоном. Как же быть?

Решение, а заодно и хорошая новость: есть способ сделать работу с цифрами и отчетами намного более приятной, чем вы до сих пор себе представляли. Современные CRM-системы предоставляют все необходимые управленческие отчеты в несколько кликов. Причем вносить данные в нее проще и быстрее, чем в электронную таблицу, и как правило это обязанность администратора.

«Заказывая аудит, многие руководители салонов даже не имеют на руках основных показателей о своих доходах и расходах хотя бы за 1 год. Все данные у них в разрозненных таблицах или, что еще хуже — в бумажных журналах записей. Неудивительно, что когда встает вопрос подведения итогов, они приходят в ужас. Я бы тоже пришел», — говорит Павел Гринишин.

  1. Отсутствие маркетинговой стратегии

Очень часто салоны красоты открываются и работают, так сказать, по наитию. Повезло с местом, сделали удачный интерьер и пригласили хороших мастеров — дело пошло, клиенты приходят, в основном по зову сарафанного радио. Дальше продвижение бизнеса происходит спонтанно, по принципу «решать проблемы по мере их обнаружения». Например, руководство салона заметило, что уменьшилось число клиентов и запустило разовую акцию.

Практика показывает, что это довольно распространенная схема, и у некоторых она даже срабатывает. Но знаете, что сказали бы на это врачи? Что устранение симптомов облегчает состояние, но не устраняет болезнь.

Решение: намного больше шансов сохранить и продвинуть бизнес у тех, кто заранее продумывает маркетинговую стратегию и действует по ней осознанно и планомерно.

Ошибки тактики: 5 «нет», которые все портят

  1. Нет работы по удержанию первичных клиентов

О том, что клиента надо правильно встретить, помнят, пожалуй, все. Но присмотритесь, как в вашем салоне провожают клиентов, особенно тех, кто пришел впервые. Что вы знаете о таком клиенте?

  • Понравилось ли обслуживание и работа мастера?
  • Запланирован ли следующий визит?
  • Есть контактные данные, чтобы написать или позвонить в будущем?

Если ответов на эти вопросы нет или они отрицательные, значит удержание первичных клиентов не налажено. Очень часто салон «выпускает» клиента, совсем не заботясь о том, вернется он или нет. А ведь именно постоянные клиенты приносят основной доход в индустрии красоты. Самое время задуматься, как лучше вести учет клиентов в салоне красоты. Одних только записей в журнале недостаточно.

  1. Нет онлайн-записи

Иногда,особенно накануне праздников, телефон в салоне красоты просто не умолкает. Одни клиенты хотят записаться, другие изменить время визита, третьи — просто узнать о какой-то услуге. А ведь еще есть звонки поставщиков, арендодателей, мастеров и многих других. В такие моменты не мудрено пропустить несколько звонков, а о кое-каких позабыть.

В конце такой предпраздничной гонки многие администраторы чувствуют себя обессиленными, да еще и расписание пестрит «окнами».

Онлайн-запись работает сразу по нескольким направлениям:

  • Помогает не терять клиентов, ведь те, кто не дозвонились, все равно могут записаться.
  • Разгружает телефонную линию: зная о возможности записаться онлайн, многие даже не станут тратить время на звонок.
  • Привлекает к вам клиентов, которые не любят говорить по телефону или не имеют возможности озвучить свое намерение прийти к вам.

Телефон по-прежнему является важным средством связи, но нельзя забывать, что общество постепенно переходит к невербальному общению: через мессенджеры, сайты и социальные сети. Дайте своим клиентам возможность записаться онлайн и почти сразу заметите рост числа посетителей.

  1. Нет постоянной связи с клиентами

Очень многие салоны работают, что называется, по принципу дня открытых дверей: кто зашел, того и обслуживают. Такой подход еще может быть оправдан, если салон расположен как-то уж очень удачно, но в большинстве случаев эта тактика не гарантирует стабильного дохода.

Как уже говорилось, выгоднее делать ставку на постоянных клиентов, а для этого с лояльными посетителями надо поддерживать связь. Деликатно, но при этом не исчезать надолго из вида. Например, включите в стандарты обслуживания обязательное напоминание о записях, периодически информируйте своих клиентов, пусть даже и разовых, об интересных акциях или новинках.

  1. Нет планирования склада

Планирование склада — один из китов, на которых держится устойчивый бизнес. Если его нет, салон постоянно попадает «то в шторм, то в штиль».

Например, когда внезапно выясняется, что запасы того или иного материала критично малы, и всем записанным на завтра клиентам может не хватить, штормит всех: мастера, администратора, владельца, а иногда и клиента. А если заранее не связаться с поставщиками в сезон отпусков или перед длинными праздниками, в салоне может наступить «мертвый штиль», просто потому, что мастерам нечем работать.

И это только самые очевидные проблемы, связанные с отсутствием планирования склада.

Нередко владелец салона не понимает, почему уменьшается прибыль, хотя на первый взгляд все в норме: посетителей много, зарплаты мастеров не менялись, закупочные цены на прежнем уровне. Очень часто причины убытков тоже, образно говоря, «лежат на складе». А именно — в отсутствии контроля расхода материалов.

  1. Нет хорошего плана на «низкий сезон»

Специфика бьюти-индустрии такова, что здесь почти нет сезонности, зато есть частая смена периодов высокой нагрузки затишьями. Практически — после каждого праздника. И, несмотря на то, что календарь основных праздничных событий известен всем заранее, многие салоны красоты все же совершают типовые ошибки:

  • Не делают предварительной записи, когда клиент покидает салон перед праздниками.
  • Не запускают скидки на услуги в «низкий сезон».
    Забывают заранее подготовить и продать подарочные сертификаты.
  • Забывают о допродажах и рекомендациях.

Можно сказать, что в декабре большинство салонов красоты проходит проверку на прочность. Именно под конец года выявляется большинство ошибок управления, причем некоторые могут даже привести к закрытию бизнеса. О наиболее распространенных декабрьских факапах и способах их избежать мы рассказываем в отдельной статье, советы из которой пригодятся в преддверии любого «низкого сезона».

Что делать?

  1. Проведите работу над ошибками

Когда четкой стратегии нет, отсутствует контроль финансовых потоков,а все записи ведутся «на манжетах», жизнь владельца салона красоты превращается бесконечное в латание дыр. Только заполнили пробелы в расписании, как выяснилось, что на все услуги не хватает материалов. Едва разобрались с поставщиками, как пора сдавать отчеты в налоговую. Когда уж тут анализировать ошибки?

Но, все-таки, это надо сделать. Только работа на ошибками поможет вам исправить ситуацию, а также составить план действий на ближайшую и дальнюю перспективу.

  1. Полюбите свои цифры

Цифры — важная составляющая управления любым бизнесом. Даже таким креативным, как салон красоты. Нежелание владельцы салонов углубляться в отчеты и цифры легко понять — ведь так хочется посвятить свое время и силы чему-то творческому. Но, все же, если пустить учет на самотек, велик риск потерять весь бизнес. Цифры — ваши верные помощники в управлении салоном и уже за это стоит их полюбить.

Вот несколько показателей, которые Павел Гринишин называет главными в управлении салоном:

  • Число первичных клиентов за определенный период.
  • Коэффициент удержанных/утраченных клиентов.
  • Оборот, прибыльность, рентабельность.
  • Движение денежных средств.

Контроль и анализ всех этих данных отнимет у вас намного меньше времени и сил, если установить в салоне программу автоматизации.

К примеру, CRM-система для салона красоты Beauty Pro позволяет учитывать все доходы и расходы, и формирует отчеты в один клик.

  1. Анализируйте эффективность расходов

Есть множество салонов, открытых, что называется, для души: ради имиджа или просто, чтобы было чем заниматься. Такой подход к бизнесу тоже имеет право на существование, но акцент в нем часто смещен с прибыли. Если же вам нужна прибыль, без анализа эффективности расходов не обойтись.

Вот что советует Павел Гринишин по этому поводу:

Всегда контролируйте эффективность своих расходов. Например, вы вложили 2% своего дохода в обучение 1-2 мастеров. Проверьте, увеличился ли их средний чек через 2-3 месяца? Если есть рост, значит вложения были эффективными и обучение сотрудников можно продолжить.

  1. Следите за использованием материалов

Наверное, все владельцы салонов знают, сколько нюансов скрыто в учете использования материалов. Здесь важно не только фиксировать актуальный расход, а еще и контролировать соотношение дохода салона с расходами на материалы.

Вот несколько рекомендаций:

  • Не просто списывайте материал, потому что мастер так отчитался, а действительно следите.
  • Запросите у своих поставщиков нормы расходования материалов.
  • Сравнивайте показатели доходности и расхода материалов за разные периоды.

Ответить на вопрос, как вести учет краски в салоне красоты поможет CRM-система. Например, в программе Beauty Pro в описании каждой услуги можно указать нормативный расход необходимых материалов. При инвентаризации станет понятно, уложились мастера в нормы или надо проконтролировать расходование.

Конечно, надо учитывать, что мастера — это творческие личности. Поэтому в расходовании материалов всегда есть погрешность на креатив. Вы можете определить ее при помощи отчетов и компенсировать ценообразованием.

  1. Проанализируйте рекламные каналы

Реклама необходима для продвижения и развития бизнеса, но все ли рекламные каналы одинаково полезны? Как понять, вкладывать дальше в рекламу или нет? И если да, то в какую именно: печатную продукцию, социальные сети, билборды или, может, бабушек на скамеечке?

Тут важны сразу три момента:

  • Поэтапное выполнение маркетинговой стратегии.
  • Планирование рекламного бюджета.
  • Контроль расходов и эффективности на каждом этапе.

Проще говоря, не стоит вкладывать много во все рекламные каналы одновременно. Эффективнее действовать по принципу: вложи в одно и отследи результат, вложи в другое и сравни.

  1. Оцените эффективность мастеров

Часто эффективность мастеров оценивается субъективно. Например, мастер, у которого много посетителей в день, кажется более успешным, чем тот, который за смену обслуживает двух-трех постоянных клиентов. При этом анализ среднего чека может показать, что второй мастер приносит салону больше прибыли.

Не менее важный момент — премии. Зачастую их тоже назначают, не слишком задумываясь, какую отдачу принесет эта мотивация. В результате сотрудник может быть мотивирован, но прибыль салона все равно уменьшится. Чтобы не оказаться в такой ситуации, стоит всегда сопоставлять объем премий с доходом.

В программа учета клиентов салона красоты Beauty Pro помогает оценивать эффективность мастеров сразу с нескольких сторон:

  • Продажи и средний чек по каждому мастеру.
  • Количество сделанных сотрудником рекомендаций.
  • Отзывы клиентов в мобильном приложении.
  1. Ответьте на вопрос: насколько эффективен ваш администратор?

Эффективность администратора важна не меньше эффективности мастеров. Это сотрудник с обширными обязанностями и большой сферой ответственности, который служит связующим звеном между вами, вашими клиентами, остальными сотрудниками и поставщиками.

Есть несколько способов проанализировать эффективность администратора, и все они доступны в Beauty Pro. Вот лишь основные:

  • Анализ результатов продаж.
  • Отчет о звонках и возможность их прослушивания.
  • Контроль расписания.
  • Анализ прибыльность и рентабельность салона.
  • Количество постоянных и утраченных клиентов.
  1. Узнайте, что думают о вас клиенты

Даже при очень грамотной маркетинговой стратегии и объемном бюджете следует помнить, что главный рекламный инструмент салона красоты — это репутация. Не получая отзывов от клиентов, вы никогда не узнаете правды о своей репутации.

Как узнать, что о вас думают? Вот основные каналы сбора мнений:

  • Комментарии в социальных сетях.
  • Отзывы на сайте.
  • Ответы в анкетах или опросах.

Обратите внимание: эти каналы будут информативными только тогда, когда вы наладите со своей аудиторией обратную связь.

  1. Составьте маркетинговый план

Маркетинговый план — важный элемент бизнес-плана, своего рода двигатель развития салона красоты. Он определяет сразу несколько аспектов управления бизнесом:

  • Целевую аудиторию и спектр услуг, которые ей нужны.
  • Методы привлечения и удержания клиентов.
  • Подробный план рекламных мероприятий и акций.
  • Маркетинговый бюджет.
  • Способы и инструменты контроля эффективности маркетинговых акций.
  1. Установите CRM-систему

Сделать все перечисленные шаги и получить от каждого максимальную отдачу поможет программа автоматизации учета в салоне красоты. По мнению Павла Гринишина, только CRM-система обеспечивает бизнесу ту структурность и упорядоченность, которые необходимы для эффективного управления.

При этом Павел подчеркивает, что недостаточно просто установить программу, чтобы вести бухгалтерский учет в салоне красоты и составлять простейшее расписание. Надо еще и в полной использовать все инструменты, которые она предоставляет для анализа.

Чтобы помочь руководителям и администраторам салонов красоты эффективно работать с CRM-системой, мы написали статью о десяти самых полезных отчетах Beauty Pro.

Без системы мотивации, плана загрузки, расчетов оборота нельзя говорить о прибыли. Чтобы сделать управление салоном красоты более эффективным и поднять рентабельность, нужен системный подход к управлению и обязательный анализ промежуточных результатов: за месяц, квартал, полугодие, год.

Мнение экспертов: улучшить салон, который год работал в убыток — сложнее, чем сделать новый. Во-первых, потому что имидж уже сформирован. Во-вторых, потому что сильно запутаны бизнес-процессы.

И, все-таки, есть возможность удачно перезагрузиться. Вот, вкратце, что для этого надо: