Главный инструмент любого рекрутера – вопросы. Чем больше информации мы получим от заказчика относительно компании, вакансии и условий работы, тем больше у нас шансов найти подходящего сотрудника с наименьшими временными затратами.
1. Прежде всего, определим блок задач секретаря на ресепшн в конкретной компании. Круг обязанностей варьируется и зависит от сферы деятельности и размеров фирмы.
Возможные функции:
- Прием и распределение внешних и внутренних звонков. Уточните количество звонков за день. Уточните, как часто поступают звонки на иностранном языке, какого содержания (что бы вы могли оценить необходимый уровень владения иностранными языками).
- Регистрация входящей и исходящей корреспонденции (получение и отправка). Уточните объемы поступающей корреспонденции, уточните, кто занимается оформлением экспресс-корреспонденции и отправкой писем в регионы.
- Обеспечение и поддержка жизнедеятельности офиса (канцелярия, вода, средства гигиены, продукты, аптечка, орг.техника, мебель и пр.).
- Работа с орг. техникой.
- Travel-поддержка сотрудников компании. Уточните как часто возникает необходимость заказа билетов, гостиниц, такси и пр. для сотрудников.
- Регистрация счетов в 1 С.
- Чай-кофе посетителям.
- Выполнение поручений руководителя. Уточните, какого рода поручения могут быть.
2. Если есть возможность посетите компанию, оцените атмосферу, сотрудников, которые там работают, это поможет прийти к выводу, какой человек будет полезнее.
3. Уточните у работодателя, сколько сотрудников работает на ресепшене, один или более. Если два и больше, уточните, как распределяются задачи между сотрудниками, какие отношения в коллективе, общие интересы.
4. Очень важный момент: в зависимости от сферы деятельности компании требования к внешнему виду соискателей могут быть разными. Во многих компаниях девушки проходят жесткий «фейс-контроль» и возрастной отсев. Уточняем все нюансы, связанные с десс-кодом, возрастным предпочтением, внешними данными.
5. Уточните все вопросы, связанные с мотивацией для сотрудников, как материальной, так не материальной (бонусы, премии, ДМС, тренинги личностного развития, корпоративные праздники, корпоративное изучение английского языка, наличие конкурсов, спортивных соревнований и пр).
6. Уточните, каковы перспективы развития внутри компании. Попросите рассказать о реальных примерах карьерного роста сотрудников.
7. Попросите заказчика описать идеального кандидата на эту должность. Этот проективный вопрос поможет понять ожидания клиента.
8. Одним из ключевых критериев при подборе секретаря на ресепшн является наличие у такого специалиста определенных личностных качеств. Совместно с заказчиком составьте профиль кандидата.
Среднестатистический портрет ресепшиониста
Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные. Обычно, руководство компании желает видеть на этом месте ухоженную девушку с привлекательной внешностью, грамотной речью и прекрасной дикцией, с высшим или неполным высшим образованием (желательно по профилю деятельности компании). Например, для строительной компании желательно подбирать секретаря с высшим техническим образованием, такому кандидату будет проще ориентироваться в сфере деятельности оганизации. Если общаться на иностранном языке секретарю предстоит довольно часто, лучше рассматривать кандидатов с лингвистическим образованием.
Основные компетенции:
Коммуникабельность.
Предполагает наличие отличных коммуникативных навыков, умения легко устанавливать контакт с незнакомыми людьми, вежливости, умения расположить к себе собеседника. Этого уровня будет достаточно!
Клиентоориентированность, доброжелательность.
Умение внимательно слушать клиента, не перебивать, без раздражения отвечать на вопросы, искренне улыбаться. Хорошими исполнителями для вакансии секретарь на ресепшн являются кандидаты с внешним или тяготеющим к внешнему типу референции. Они более гибки и эмпатийны в общении, ориентированы на помощь, им легче работать с клиентами, посетителями, соответствовать их ожиданиям и стандартам компании.
Инициативность.
Позитивная реакция на любую просьбу/пожелание гостя, готовность выполнить просьбу не задумываясь, чья это работа и почему это пожелание возникло у гостя.
Стрессоустойчивость.
Умение относиться к негативу со стороны как к рабочим моментам, которые с большей или меньшей периодичностью будут случаться. Секретарь должен быть всегда максимально вежливым, приветливым и свято беречь престиж компании, следуя правилу «клиент всегда прав».
Быстрая переключаемость.
Секретарю приходится одновременно выполнять сразу несколько дел: отвечать на телефонные звонки, записывать распоряжения начальника, сортировать корреспонденцию, распечатывать презентации и т.п..
Как представлять вакансию соискателям (нюансы и правила создания презентации вакансии).
Здесь наша основная задача рассказать о вакансии так, чтобы из всех возможных предложений о работе соискатель выбрал именно наше. Само описание вакансии должно максимально подробно описывать задачи должности и предъявляемые требования к соискателю.
Например:
Четкая, грамотная речь и правильный русский язык (как устный, так и письменный);
Желание помогать людям;
Мы ищем кандидата, которому нравится постоянное общение с новыми людьми
Что бы сократить время поиска, можно сделать пометку «Резюме рассматриваются при наличии фотографии!»
Если нам нужен кандидат со свободным английским, делаем пометку «Если Вы считаете, что данная вакансия для Вас и готовы пройти собеседование на английском языке, пожалуйста, свяжитесь с нами!»
Таким образом, повышаются шансы, что именно секретарь со свободным английским откликнется на данное объявление, а не со средним или начальным уровнем. Т.е. мы отсекаем неподходящих кандидатов и экономим массу времени на просмотр резюме или телефонные переговоры, выясняя уровень языка.
Где размещаться (источники поиска, в том числе специальные и нетривиальные).
Размещаем вакансию в стандартных источниках поиска, можно задействовать соц. сети.
Стратегия поиска (отклики, активный обзвон, соцсети, объявления и т.д.).
Стратегия поиска традиционная — отклики и прямой поиск.
При отсутствии фото в резюме соискателей выручают открытые странички в вк, одноклассниках, фейсбуке, появляется дополнительная возможность оценить внешние данные соискателя.
Как проводить первичный отбор по телефону (важные правила переговоров и критерии отбора).
Телефонный звонок соискателю — это первое собеседование с «потенциальным голосом» компании. Оцените тембр, наличиие или отсутствие дефектов речи, слов-паразитов. Если что-то смущает не тратьте время на очное общение.
Уточните мотивацию соискателя, почему он рассматривает позицию секретаря, какие задачи он бы хотел выполнять с большим желанием, какие с меньшим. Можно аккуратно использовать провокации. Например, «Почему вы решили работать на ресепшене, ведь это вечное «Добрый день», «принеси- подай» и телефонные звонки». Если кандидат соглашается — аккуратно прощайтесь! Ведь «Секрет удачного выбора сотрудников прост — надо находить людей, которые сами хотят делать то, что бы Вам хотелось от них». / Ганс Селье /
Не забывайте, что любую вакансию нужно продавать, внимательно ознакомьтесь с резюме кандидата, что бы приглашая в офис компании «надавить на нужные рычаги» и замотивировать соискателя на встречу. Если в резюме кандидат акцентирует внимание на перспективах карьерного роста, расскажите, как росли сотрудники внутри компании, как за ними выстраивалась очередь руководителей департаментов. Дайте понять, что Вы ждете именно его.
Особенности очного общения и оценки кандидатов.
1. Очень важно запомнить каким было Ваше первое впечатление о соискателе. От работы, поведения секретаря, его отношения к людям и даже от внешнего вида, улыбки, тембра голоса зависит впечатление об организации в целом, помните об этом.
2. Помимо классического «расскажите о себе» проводим интервью на оценку компетенций. Наша цель — получить информацию для оценки степени выраженности тех поведенческих характеристик, которые необходимы для эффективной работы на должности. Используйте в процессе интервью реальные ситуации, с которыми соискателю пришлось столкнуться в прошлом.
Например:
Вспомните недавнюю ситуацию, когда Вы общались с трудным клиентом. Что именно происходило?
Вспомните ситуацию, когда Вам было сложно выполнить несколько заданий одновременно
3. Предложите решить ситуации, теоретически возможные в процессе работы
«Что Вы будете делать, если одновременно нужно ответить на два телефонных звонка»
«Представьте себе ситуацию, у вас звонит телефон, Вы поднимаете трубку, вместо приветствия Вы слышите крайне недовольного клиента, он выговаривает Вам за ошибку сотудника другого отдела. Ваши действия. (проверяем конфликтность и умение брать на себя ответственность)
4. Используйте кейсы с элементами стресс-интервью.
«Представьте себе ситуацию, Вас попросили принести кофе в зал совещаний, Ваша коллега на обеде. Что будете делать?» (проверяем находчивость)
5. Проверьте инициативность соискателя небольшой хитростью
В ходе интервью уроните, например, колпачок ручки, проследите, захочет ли кандидат по своей инициативе Вам помочь.
6. При очном общении с подходящим кандидатом «продаем» вакансию, учитывая уникальную мотивацию конкретного соискателя и подчеркивая именно те аспекты работы или ценности вакансии, которые соответствуют ожиданиям кандидата. Большинство соискателей рассматривают эту позицию как стартовую. Поэтому обязательно надо уточнять во время собеседования, на что ориентирован кандидат. Если карьерный рост для данной позиции в компании не предусмотрен, необходимо выбрать кандидата, нацеленного на профессиональное развитие в данной должности.
Подготовка кандидатов к интервью в компании.
Обязательно оповестите соискателя о правилах дресс-кода, уточните, в чем кандидат планирует придти на собеседование, дайте свои рекомендации касаемо соблюдения делового имиджа (в одежде, прическе, маникюре, косметике), попросите придти за 10 минут до начала встречи. Придайте уверенности кандидату!
Как организовать Travel-поддержку для вашего руководителя и без лишних проблем отправить его в отпуск, путешествие или командировку? Что должен предусмотреть персональный ассистент для комфортной поездки? С какими сложностями Вы можете столкнуться? Эти и многие другие вопросы мы обсудили на нашем бизнес-завтраке 12 марта в Chefshow.
Travel-поддержка – одна из основных обязанностей любого личного помощника. И чаще всего именно в этой сфере у ассистентов возникает много вопросов. Чтобы организовать поездку своего руководителя и избежать проблем, нужно предусмотреть множество факторов.
Организацию любой поездки разложила по полочкам наш спикер, бизнес-ассистент Инвестиционной компании АРГО, спикер конференции PA DAY 2016 – Елена Абдулаева. Лена предложила участникам сформировать свой собственный чек-лист по подготовке путешествия. Включите в него все пункты до мелочей, и будьте уверены, что теперь всё под контролем! Для надежности во время поездки руководителя всегда имейте при себе всю информацию и обязательно распечатайте ключевые моменты для вашего босса, пусть он также возьмет ваш список с собой!
Мы перечислим основные пункты travel чек-листа:
1. Транспорт: стоимость билетов, бонусные программы авиакомпаний, возможные пересадки,
быстрое прохождение процедур в аэропорту.
2. Проживание: бронирование, программы лояльности отелей, консьерж-сервис.
3. Виза.
4. Страховка.
5. Трансфер: каких сюрпризов можно ожидать от местных водителей?
6. Расписание встреч.
7. Денежные средства, связь: кредитки и наличные, роуминг.
8. Здоровье в путешествии: лекарства, питание в самолете.
В феврале этого года в журнале «Секретарь-референт» у Лены вышла большая статья, посвященная организации поездок руководителя. Редакция любезно предоставила несколько экземпляров данного издания для самых активных участников встречи!
О всех возможностях путешествий по железной дороге рассказал Александр Львов — заместитель генерального директора по развитию «РЖД Тур».
От Александра мы узнали:
— о преимуществах организации путешествий VIP-персон железнодорожным транспортом,
— как путешествовать и эффективно проводить время. Как организовать работу и отдых уже на борту поезда?
— сюрпризы в дороге. Необычные истории наших VIP клиентов.
Компания «РЖД-тур» приготовила специальный подарок для ассистентов. Но чтобы его получить — участникам завтрака было предложено ответить на вопрос на знание родной страны: какова протяженность Транссибирской магистрали? Ближе всех к правильному ответу оказалась — Анна Диаз и получила ценный приз.
Также на завтрак мы пригласили наших партнеров — Business Avia Club. Lifestyle manager компании Ксения Андреева рассказала участникам завтрака о сложностях в работе с VIP-клиентами и публичными людьми, привела примеры нескольких интересных кейсов из практики, а также варианты их решения. Хотим напомнить, что всем участникам PA Club Russia Клуб бизнес-авиации всегда рад помочь в организации путешествий и деловых поездок ваших руководителей!
Фотоотчёт бизнес-завтрака «Travel-поддержка»:
Клуб персональных ассистентов PA Club Russia проводит бизнес-завтраки регулярно, чтобы помочь ассистентам в развитии их карьеры. Если вы пропустили наше мероприятие, но в будущем хотели бы присутствовать на подобной встрече — можете направить предварительную заявку на job@smart-and-talented.ru, мы включим вас в список участников.
Компания Smart and Talented. Personal Assistants благодарит студию Аркадия Новикова Chefshow за вкусный завтрак, приятное обслуживание и атмосферу уюта.
TravelHouse («ТрэвэлХаус») — это Клуб путешествий и путешественников, travel-сообщество. Корпоративная культура TravelHouse заключается в формировании семейной рабочей атмосферы, где основные элементы — это ответственность, постоянное развитие, творчество, много юмора и позитива.
Наш дом для вас, если:
- вы ищете место, где вам позволят воплощать в жизнь свои идеи, свои мечты, опираясь на ресурсы компании, опыт старших сотрудников и руководителей;
- вы — взрослый человек и осознаёте, что для достижения результата, кроме идеи, следует вложить труд, старания, умения, время и терпение;
- вы можете научить нас, поделиться своим уникальным опытом с нами;
- при этом, вы сами всегда готовы и всегда хотите обучаться: психологии общения, психологии продаж, психологии успеха, специфике стран, курортов, отелей;
- вы понимаете, что отдых — это для туристов и для вашего отпуска, а туризм — это работа;
- ваша цель — карьерный и материальный успех.
Основные направления
TravelHouse — один из лидеров туристического ритейла Беларуси. Компания успешно развивается, как сеть туристических агентств. В настоящий момент в структуру Компании входит 3 офиса в городе Минске, 1 из которых работает под брендом крупнейшего туристического оператора — Coral travel. Сеть турагентств TravelHouse является премьер-партнёром таких ведущих туроператоров, как TEZ TOUR, Coral travel, PAC Group, Mouzenidis travel и других.
Кроме массового туризма, Компания предоставляет такие услуги, как: организация индивидуальных и корпоративных туров, приём в Республике Беларусь, детский групповой отдых, организация туров на музыкальные фестивали, продажа авиабилетов и многие другие.
Команда TravelHouse
Обратившись в TravelHouse, клиент должен не просто получить «лучшее предложение по сервису и цене». При подборе тура сотрудники учитывают индивидуальный опыт путешествий клиента, его представления и цели. А чтобы советовать, не достаточно уметь пользоваться каталогом туров. Каждый сотрудник регулярно (дважды в год) посещает инфотуры для изучения курортов, а по итогам проводит подробный отчет-семинар для остальных сотрудников.
Сервис
Для клиентов компании предусмотрены различные варианты дистанционной оплаты туров: оплата банковской картой онлайн, АИС «Расчёт» (ЕРИП). Это позволят существенно расширить географию продаж туров, не ограничиваясь городом Минском, среди клиентов Компании — множество жителей всей Беларуси, России, зарубежных стран. Для клиентов компании работает автоматизированная программа лояльности «Клуб TravelHouse», позволяющая постоянным туристам получать существенную экономию при бронировании туров. Кроме того, для туристов реально работают такие «плюшки», как:
- бесплатное мгновенное фото на визу прямо в офисе компании
- рассрочка на туры без первого взноса от РРБ-банка под 0.001% годовых до 12 мес.
- рассрочка по «Карте Покупок» Белгазпромбанка
- бесплатный трансфер в Национальный аэропорт «МИНСК» для постоянных туристов, семей и компаний
- постоянные акции, рекламные игры и творческие конкурсы с призами
Компания определяет свою миссию следующим образом: улучшение качества жизни своих клиентов и сотрудников, выстраивание чуткого диалога с аудиторией путём обучения и развития своих специалистов личностному росту, психологии общения и т.п. Развитие каждого члена команды по индивидуальному плану имеет своей целью улучшение качества предоставляемых услуг, улучшение материального положения сотрудников за счёт более эффективного и качественного труда, повышение лояльности аудитории.