Требование о предоставлении документов

Содержание

Право налоговых органов истребовать у налогоплательщиков копии тех или иных документов закрепляют статьи 88, 93, 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации. При этом практически каждое хозяйствующее лицо, будь то организация или индивидуальный предприниматель, в определенный момент сталкивается с практическим действием этих норм, которое воплощается в обязанность по представлению документов в налоговый орган.

Наиболее распространенной ситуацией в этом вопросе является подготовка для контролирующего органа именно копий документов. С подлинниками документации налоговики также имеют право ознакомиться, но в строго оговоренных случаях. Представление же копий сопровождается требованием передать их в налоговую службу заверенными «в установленном порядке», «должным образом», «надлежащим образом», «в соответствии с требованиями действующего законодательства» и так далее. Так каковы же требования действующего законодательства, регламентирующие заверение копий должным надлежащим образом в установленном порядке?

Чаще всего, случаи нотариального заверения прямо указаны в законе и не имеют альтернативы. Другое дело — самостоятельное заверение, которое касается собственных документов организации или индивидуального предпринимателя, или документов других лиц, оригиналы которых по любым причинам хранятся у заверителя. Например, лицо вправе заверить верность копии своего экземпляра счета-фактуры поставщика, но не его свидетельство ЕГРЮЛ, копия которого была получена от поставщика вместе со счетом-фактурой.

Копией документа нужно считать документ, в полном объеме воспроизводящий информацию, содержащуюся в оригинале, и все его внешние признаки. Копия не имеет юридической силы. А вот заверенная копия документа, то есть, та на которую нанесены все необходимые реквизиты, уже обладает юридической силой и может приниматься для рассмотрения ее содержания. При этом реквизит — обязательный элемент оформления документа.

Законное обоснование:Постановление Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Реквизит Содержание реквизита
1. Заверительная надпись Слова: «Верно» или «Копия верна»
2. Должность лица, заверившего копию ИП, руководитель организации или любое должностное лицо, наделенное соответствующими полномочиями приказом, положением или доверенностью
3. Подпись заверителя Собственноручно проставляется личная подпись
4.

Как теперь заверять копии документов для инспекции

Расшифровка подписи

Проставляются фамилия и инициалы лица, заверившего копию
5. Печать Проставляется оттиск печати организации, ИП. В случае, если предприниматель осуществляет деятельность без печати, данный реквизит для него необязателен
6. Дата Указывается дата заверения копии. Важный реквизит, так как удостоверяет достоверность копии на момент заверения — спустя время, подлинник документа может быть изменен

ВАЖНО! Налоговики по общему правилу склоняются к позиции заверения каждого листа отдельно, а не прошитой пачки документов!

В случае, если проверяемому налогоплательщику предстоит подготовить большой объем копий, и есть реальные опасения в том, что к установленному сроку документы полностью не будут готовы, нужно помнить о 3 пункте ст.93 НК РФ. Так, налогоплательщик вправе в течение дня, следующего за днем получения Требования о представлении документов, письменно уведомить налоговый орган о невозможности представить истребованные документы с указанием соответствующих причин. На основании такого уведомления руководитель налогового органа (его заместитель) выносит решение о продлении сроков или об отказе в продлении. Благополучное разрешение такой ситуации для налогоплательщика зависит от того, насколько объективны те причины, которые не позволили ему вовремя собрать требуемый пакет документов.

Также для ускорения процессов делопроизводства, вполне целесообразно прибегнуть к услугам изготовления штампа, который содержал бы пункты 1, 2, 4 из вышеприведенной таблицы, или приобрести самонаборную печать, которая позволит менять должность, фамилию заверителя и дату заверения по мере необходимости.

Требования к реквизиту «Дата» содержатся в 3.11-м пункте: она записывается арабскими цифрами в последовательности день-месяц-год, разделяемой точками.

  • Листы нумеруются, скрепляются и изготовленная копия передается работнику.

Копия трудовой книжки заверенная работодателем — образец: Срок действия копии Законом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия.

Камеральная налоговая проверка, документы, сроки, заверять документы по новому

Различные организации могут устанавливать свои сроки. На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др. В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки

Необходимо это для того, чтобы точно подсчитать срок действительности копии. Любая новая запись делает копию недействительной, даже если период действия еще не истек.

Важно

Четкие стандарты относительно внешнего вида копии отсутствуют. Как правило, зависит это от внутренних правил конкретной организации.

Внимание

Порой правильный с юридической точки зрения документ может не приниматься по причине несоответствия утвержденным требованиям. Необходимо уточнять, какая требуется копия, в структуре, требующей предоставления документа.

Как заверить копию трудовой книжки правильно

При заверении копии документа специалист должен учитывать такие особенности оформления:

  1. Сделайте копии всех страниц документа. Возможно, сейчас вы занимаете должность обычного работяги, а ранее трудились в управленческом/административном составе.

    Это может повлиять на предоставление кредита.

  2. Стоит делать копию в таком размере, каков размер настоящей, реальной книжки. Не стоит увеличивать масштаб.
  3. Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.
  4. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
  5. В выписке также указывают, кем работает заявитель.
    Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».

Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц. Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.

Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент. Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой.

При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся. Единственное, что может отличать эту копию от прочих – срок ее годности для банка.

Эти сроки банки устанавливают сами, в то числе и очень короткие (неделя). Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны. Помимо копии трудовой, могут потребовать выписку из трудовой книжки из нее же и копию трудового договора.

Нужно ли заверять каждую страницу копии трудовой книжки

Заверенная выписка из трудовой книжки может понадобиться при разных обстоятельствах. Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.

  1. Где и как оформить копию трудовой книжки с её заверением – инструкция
  2. Заверение копии трудовой или выписки для кредита в банке
  3. Обязательные реквизиты, подпись и печать в заверенной трудовой
  4. Сроки действия заверенной копии трудовой книжки

Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.

ИнфоДабы избежать лишних хлопот, каждый грамотный человек должен знать, где и как сделать заверенную копию трудовой книжки. Заверенный документ может понадобиться вам:

  1. для получения кредита в банке или оформления поручительство по кредиту,
  2. для оформления документов на получение загранпаспорта,
  3. в налоговую инспекцию для получения социальных вычетов или любых социальных льгот,
  4. для оформления наследства и пенсии.

Это далеко не полный список мест, куда могут потребовать копию заверенной трудовой.

По закону, согласно документу «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», который был утвержден правительственным постановлением № 225 от 16 апреля 2003 г, работник имеет право, предоставив руководству письменное заявление, получить заверенную копию своей трудовой книжки.
Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ. Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку. Рассмотрите внимательно полученную копию. На ней, в конце документа должна быть указана такая информация:

  1. Номер записи.
  2. Предложение – «Работает по настоящее время».
  3. Должность специалиста.
  4. Инициалы должностного лица.
  5. Дата заверения.

Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете.
Как правильно заверить трудовую книжку Копия с подобающим заверением трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в трехдневный срок с момента получения работодателем письменной формы соответствующего характера. Сам процесс создания копии не представляет никакой сложности.

Копия снимается со всех заполненных страниц. Заверение копии любого документа можно осуществить двумя способами: Постранично При этом заверительная надпись и печать проставляются на всяком листе копии Прошитого комплекта копий В таком случае все страницы копии нумеруются, прошиваются, ставится пломба в виде наклейки с отображением печати, подписи и количества страниц. Заверяется весь комплект в целом Руководствуясь имеющейся судебной практикой в отношении копий документов, целесообразнее постраничное заверение.

К важным аспектам создания копий относится обязательное указание даты изготовления.
Только при исполнении всех данных требований копия трудовой книжки может по праву считаться оформленным актом и иметь юридическую силу в течение одного месяца. Где происходит заверение документа? Следующий вопрос, который необходимо рассмотреть: «Где заверить копию трудовой книжки?» Чтобы получить уже готовую бумагу, сотруднику нужно обратиться или к конкретному управляющему лицу (начальнику), или в отдел кадров собственной организации. В некоторых вариантах из-за отсутствия отдела кадров в фирме управляющий назначает на данную должность определенного сотрудника, который делает необходимые копии и записи и хранит книжки работников. В том случае если ваш работодатель является частным предпринимателем, то, скорее всего, выдачей копий трудовых книжек занимается он сам. Поэтому с заявлением нужно будет напрямую обращаться к нему.

При этом двусторонняя копия недопустима и информация должна содержаться только на одной стороне листа. Совершается процедура согласно Указу ПВС № 9779-X в ред.

2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65-м Пост. Госстандарта. Верность каждого листа свидетельствуется подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (1-й п. Указа). Из 3.26-го пункта Правил следует, что на каждой странице проставляется надпись должностного лица «Верно» и его личная подпись с расшифровкой и указанием должности и числа, например: «Верно. Старший инспектор отдела кадров Н. Т. Иванова. Дата». 2-й пункт 3.26-й ст. Правил указывает, что копия может удостоверяться любой печатью по усмотрению организации. Несмотря на то, что это необязательное требование, копии обычно заверяют печатью. Этого, в частности, требуют банки при оформлении кредитов.
Размещение на одном листе стразу четырех страниц книжки На одном развороте рекомендуется копировать не больше двух страниц Неправильная формулировка записи Отдельные нормативы устаревают со временем. Сегодня обычно ставится надпись «Копия верна», но еще недавно ставилась только одно из этих слов. Но в коммерческих организациях такое заверение может посчитаться неправильным Подпись не уполномоченного сотрудника Подпись ставится лицом, которое приказом руководителя уполномочено на ведение и хранение трудовых книжек Ненадлежащая печать В организации может использоваться несколько печатей, но для заверения можно использовать только круглую печать организации или штамп кадровой службы Для банка Банку копия трудовой книжки необходима для подтверждения трудоустройства субъекта и наличия у него стабильного дохода, то есть для кредита. В целом копия составляется по общим правилам.

Краткое описание нарушения

Главная — Статьи

Порядок представления документов, по требованию налоговых органов

В ходе проверки (камеральной, выездной) инспекция вправе истребовать необходимые для проверки документы (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. п. 6, 7, 9 ст. 88, абз. 2 п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ). Налогоплательщик обязан эти документы представить (пп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Порядок истребования документов налоговым органом

Чтобы истребовать документы, налоговые инспекторы, проводящие проверку, должны вручить вам требование о представлении документов. В требовании должно быть указано, какие документы и на основании какой статьи НК РФ истребуются, в какой срок и в какой форме их надо представить.

При камеральной проверке налоговой декларации дополнительные документы могут быть истребованы только в следующих ситуациях:

  • если в декларации заявлены налоговые льготы — могут быть запрошены документы, подтверждающие право на льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ);
  • представлена декларация по водному налогу — могут быть запрошены документы, являющиеся основанием для исчисления налога (п. 9 ст. 88 НК РФ);
  • в декларации обнаружены ошибки или выявлено, что сведения, содержащиеся в декларации, противоречат сведениям из представленных вами документов, сведения, содержащиеся в декларации, не соответствуют сведениям из документов, имеющихся в инспекции, — могут быть запрошены пояснения (п. п. 3, 4 ст. 88 НК РФ).

Примечание. По общему правилу налоговые органы не вправе повторно истребовать у вас документы, которые вы ранее уже представляли в инспекцию при проведении в отношении вас налоговой проверки (п. 5 ст. 93 НК РФ).
Исключений из данного правила два. Так, налоговые инспекторы смогут вновь потребовать у вас документы в следующих случаях:

  • если вы представляли эти документы только в виде подлинников, которые затем вам вернули;
  • налоговый орган утратил представленные вами документы вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Вы не обязаны представлять документы в налоговую инспекцию:

  • по истечении трех месяцев со дня представления декларации (п. 2 ст. 88 НК РФ);
  • не относящиеся к проверяемой декларации (Постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07);
  • если закон не обязывает вас их составлять или иметь (аналитические справки, объяснения причин убытков и т.п.);
  • если требование о представлении документов было ненадлежаще вручено, т.е. вручено лицу, которое не уполномочено на то доверенностью (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ);
  • если из требования неясно, какие документы нужно представить.

Порядок представления документов по требованию налогового органа

Документы, которые истребовал налоговый орган, нужно представить на бумажном носителе в виде копий или в электронном виде через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ; п. 24 Порядка, утв. Приказом ФНС России от 30.06.2015 N ММВ-7-17/260@).

Копии документов на бумажном носителе можно передать лично (инспектору или в канцелярию) либо направить по почте заказным письмом.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Примечание. Для подтверждения того, что все документы представлены в налоговый орган в полном объеме и в установленный срок, подготовьте акт приема-передачи либо сопроводительное письмо, в котором перечислите все представляемые документы и их реквизиты.
Если вы направляете документы по почте, то желательно делать это ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись и уведомление будут доказательством того, что инспекция получила затребованные документы.

Документ, подписанный усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным подписанному собственноручной подписью налогоплательщика документу на бумажном носителе (абз. 1, 3 п.

Как должны быть заверены копии документов для Налоговой?

2 ст. 11.2 НК РФ).

Для обмена документами с налоговой инспекцией через личный кабинет вам необходимо направить в инспекцию уведомление об использовании личного кабинета. После получения уведомления и до поступления от вас уведомления об отказе от использования личного кабинета инспекция не вправе направлять вам документы иными способами (абз. 2, 4 п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

Обратите внимание! Налоговый орган (должностные лица) не вправе требовать нотариального удостоверения представляемых копий документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками ваших документов, в том числе с теми, копии которых вы передали (абз. 5 п. 2 ст. 93, абз. 3 п. 12 ст. 89 НК РФ).

В связи с особой спецификой гражданина как субъекта налоговых правоотношений, а также с наличием прав других лиц, проживающих в жилых помещениях с проверяемым физическим лицом, инспекторы не могут производить выемку документов и предметов, находящихся в жилых помещениях проверяемого лица, даже если оно не представило запрошенные налоговым органом документы в установленный срок. В то же время независимо от наличия согласия проверяемого физического лица они могут производить выемку документов и предметов, находящихся в нежилых помещениях (ст. 25 Конституции РФ).

Срок представления документов по требованию налогового органа

Вы должны представить документы, истребуемые при проведении проверки (камеральной, выездной), в течение 10 рабочих дней (ст. 6.1, п. 3 ст. 93 НК РФ).

Пример.Исчисление срока на представление документов
29.05.2015 вы получили требование о представлении документов для камеральной проверки представленной вами декларации по НДФЛ.
Последним днем срока для представления документов будет 15.06.2015 (с 30.05.2015 по 31.05.2015, с 06.06.2015 по 07.06.2015 и с 13.06.2015 по 14.06.2015 — выходные дни, 12 июня — праздничный день).

Если вы не можете уложиться в отведенный срок, то не позднее чем на следующий день со дня получения требования направьте в налоговый орган уведомление, в котором укажите (п. 3 ст. 93 НК РФ):

  1. причины, по которым не можете представить документы в указанный в требовании срок (например, большое количество истребуемых документов, изготовление копий которых требует много времени);
  2. срок, в который вы обязуетесь представить документы.

О том, предоставлена ли вам отсрочка, вы узнаете из решения налогового органа, которое должно быть принято в течение двух рабочих дней со дня получения вашего уведомления (п. 3 ст. 93 НК РФ).

В любом случае начинайте готовить запрошенные документы сразу после получения требования. Ведь, даже если срок вам не продлят, чем больше истребованных документов вы представите вовремя, тем ниже будет штраф, который взыскивается за каждый не представленный в срок документ (п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Ноябрь 2015 г.

Налоговые проверки, Камеральная проверка, Выездная проверка

В данной статье рассмотрим существующие способы предоставления документов  в налоговый орган для государственной  регистрации компаний  при создании (например, регистрация ООО) и внесении изменений в Устав и ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц).

Регистрация ИП, будь то регистрация физ. лица в качестве ИП или изменение сведений об ИП, или прекращение деятельности физ. лица в качестве ИП также возможны нижеперечисленными способами.

Существует два основных способа подачи документов:  лично и удаленно.

Каждый из них в свою очередь включает несколько вариантов. Подача документов лично включает как собственно подачу документов лично заявителем (будь то учредитель или генеральный директор), так и через представителя по  доверенности, оформленной нотариально. Подать документы лично  заявителем (или через представителя) можно обратившись непосредственно в налоговую инспекцию (для Москвы – МИФНС 46), так и через многофункциональный центр (МФЦ).

При подаче документов для регистрации юр. лица при создании лично заявителем (учредителем) имеется существенный плюс —  не требуется удостоверять подпись на заявлении у нотариуса. Если учредителей у создаваемой организации несколько, то соответственно налоговый орган необходимо посетить всем вместе.

Если же Ваша фирма уже зарегистрирована и требуется внести изменения в Устав или ЕГРЮЛ без нотариального удостоверения подписи уже не обойтись даже в случае если заявитель (в данном случае заявителем является генеральный директор) предоставит документы  в МИФНС лично. В данном случае требуется проверка полномочий заявителя (генерального директора), что собственно и делает нотариус в момент удостоверения подписи на заявлении. При удостоверении подписи на заявлении при регистрации изменений нотариус обязательно ознакомится в  актуальной выпиской, действующим уставом, свидетельством о гос.

Как представить документы по требованию налоговой инспекции

регистрации и постановке на учет, а также решением (протоколом) которым был назначен генеральный директор.

При подаче документов через представителя, как при регистрации создания, так и при регистрации изменений уже существующего юридического лица в любом случае потребуется удостоверить подпись на заявлении нотариально и подготовить  нотариальную доверенность. Данный способ особенно удобен, если заявителей несколько, так как не обязательно посещать нотариуса или налоговою одновременно. Да и просто у занятого человека не всегда достаточно времени для подачи, а затем получения документов в ФНС – достаточно одного посещения нотариуса. При регистрации ООО или ИП под ключ компании, осуществляющие соответствующие услуги, как правило, предлагают вариант подачи документов в налоговую по доверенности – это быстрый и удобный вариант для заказчика.

К вариантам удаленной подачи документов относятся: подача документов по почте,  через курьерские службы DHL Express и Pony Express (данный вариант возможен пока только в пределах г. Москвы),  в электронном виде (самостоятельно или через нотариуса).

По почте документы направляются  письмом с объявленной ценностью и описью вложения. Подпись на заявлении при таком варианте подачи документов обязательно удостоверяется в нотариальном порядке. Недостатком данного способа можно назвать не высокую степень надежности и достаточно долгий срок.

Способ подачи документов через курьерские службы появился совсем недавно. Курьерские службы DHL Express и Pony Express заключили соглашение с ФНС о доставке документов в налоговую и обратно заявителю. Подпись на заявлении в данном случае удостоверяется нотариусом, а вот нотариальная доверенность не потребуется. Данный вариант схож с подачей документов почтовым отправлением, но его преимуществом является  более короткий срок выполнения.

Подача документов электронно (самостоятельно или через нотариуса) осуществляется посредством  интернет-сервиса «Подача электронных документов на государственную регистрацию». Для того чтобы воспользоваться данным способом необходимо иметь электронную подпись , т. е. получить ключ электронной подписи, выдаваемый сертифицированными удостоверяющими центрами. Готовые документы будут отправлены Вам  электронно в  сформированном транспортном контейнере, а на бумажном носителе документы можно получить в налоговом органе или по почте, в зависимости от того какой вариант Вы указали в заявлении.

Для подачи документов в электронной форме через нотариуса  иметь свою электронную подпись не требуется  — нотариус формирует транспортный контейнер самостоятельно и подписывает своей электронной подписью. Данная процедура не из дешевых, так как помимо стандартного удостоверения подписи на заявлении оплата берется за каждую страницу, отправляемых документов, а при первичной регистрации это – заявление как минимум 9 стр., решение 1-2  стр., Устав  5 – 20 стр, гарантийное письмо от собственника 1―2 стр., квитанция об оплате гос. пошлины ― 1 стр.

При подаче документов лично ИП нотариально удостоверять подпись на заявлении не требуется при любых регистрационных действиях. При предоставлении  документов ИП  в регистрационный орган через представителя подпись удостоверяется нотариально и подготавливается нотариальная доверенность. При отправке документов через почту или курьерскую службу нотариальная доверенность не потребуется, а вот подпись на заявлении нужно будет удостоверить у нотариуса.

Какой бы способ подачи документов Вы не выбрали необходимо помнить, что подготовлены они должны быть специалистом, так как никто, ни оператор на почте, ни оператор курьерской службы не проверяет документы. К сожалению, и нотариусы в данном случае не берут на себя за ответственность за  правильность оформления отправляемых  документов, т. е. осуществляют услугу только технического характера ― принял ― передал. Компании же, осуществляющие услуги регистрации юр. лиц и ИП, как правило предоставляют гарантию, отвечая за правильность подготовленных документов, компенсируют Ваши затраты в случае совершенных ошибок или повторно осуществляют регистрацию за свой счет.

Возможно, Вам будет интересно…

Инспекция затребовала документы: как правильно представить их налоговикам