Содержание
Перед Вами пошаговое руководство по созданию сводных таблиц в Excel.
Мы начнём с того, что дадим ответ на самый простой вопрос: «Что же это такое – сводные таблицы в Excel?” – и далее покажем, как в Excel создать простейшую сводную таблицу.
Далее будет показано, как создать более продвинутую двухмерную сводную таблицу Excel. И в заключение мы расскажем, как сортировать сводные таблицы по полям данных, чтобы легко извлекать нужную информацию. Каждый раздел самоучителя проиллюстрирован примерами сводных таблиц.
Поскольку интерфейс, используемый для создания сводных таблиц в Excel 2003, немного отличается от более поздних версий, мы создали два варианта 2-й и 4-й частей данного учебника. Выберите ту, которая подходит для Вашей версии Excel.
Рекомендуется начать с 1-й части самоучителя и изучать пособие по сводным таблицам Excel последовательно.
- Часть 1: Что такое сводная таблица в Excel?
- Часть 2. Создаём простейшую сводную таблицу в Excel?
- Часть 3: Группировка в сводной таблице.
- Часть 4: Продвинутые сводные таблицы в Excel.
- Часть 5: Сортировка в сводной таблице.
Дальнейшее углублённое обучение работе со сводными таблицами можно найти на сайте Microsoft Office.
Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Перевел: Антон Андронов
Правила перепечатки
Еще больше уроков по Microsoft Excel
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Программа Эксель нужна для того, чтобы составлять таблицы и производить вычисления. Сейчас мы научимся правильно составлять и оформлять таблицы.
Откройте Excel (Пуск – Программы — Microsoft Office — Microsoft Office Excel).
В верхней части находятся кнопки для редактирования. Вот как они выглядят в Microsoft Excel 2003:
А так – в Microsoft Excel 2007-2019:
После этих кнопок находится рабочая (основная) часть программы. Она выглядит как одна большая таблица.
Каждая ее клеточка называется ячейка.
Обратите внимание на самые верхние ячейки. Они выделены другим цветом и называются A, B, C, D и так далее.
На самом деле, это не ячейки, а названия столбцов. То есть, получается, у нас есть столбик с ячейками A, столбик с ячейками B, столбик с ячейками C и так далее.
Также обратите внимание на небольшие прямоугольники с цифрами 1, 2, 3, 4 и т.д. в левой части программы Excel. Это тоже не ячейки, а названия строк. То есть, получается, таблицу также можно поделить на строки (строка 1, строка 2, строка 3 и т.д.).
Исходя из этого, у каждой ячейки есть название. Например, если я нажму на первую верхнюю ячейку слева, то, можно сказать, что я нажал на ячейку A1, потому что она находится в столбике A и в строке 1.
А на следующей картинке нажата ячейка B4.
Обратите внимание, когда Вы нажимаете на ту или иную ячейку, то столбец и строка, в которой они находятся, меняет цвет.
А сейчас попробуем напечатать несколько цифр в B2. Для этого нужно нажать на данную ячейку и на клавиатуре набрать цифры.
Чтобы закрепить введенное число и перейти к следующей ячейке, нажмите кнопку Enter на клавиатуре.
Кстати, ячеек, строк и столбцов в Excel’е очень и очень много. Вы можете заполнять таблицу хоть до бесконечности.
Кнопки оформления в Excel
Рассмотрим кнопки оформления в верхней части программы. Кстати, они же есть и в Word.
— шрифт. То, каким стилем будет написан текст.
— размер букв
— начертание (полужирный, курсив, подчеркнутый)
— при помощи этих кнопок можно выровнять текст в ячейке. Поставить его слева, по центру или справа.
— нажав на эту кнопку, можно отменить предыдущее действие, то есть вернуться обратно на один шаг.
— изменение цвета текста. Чтобы выбрать цвет, нужно нажать на маленькую кнопку со стрелкой.
— при помощи этой кнопки можно закрасить цветом ячейку. Для выбора цвета нужно нажать на маленькую кнопку со стрелкой.
Как составить таблицу в Excel
Посмотрите на уже составленную в Excel’e небольшую таблицу:
Верхняя ее часть – это шапка.
На мой взгляд, сделать шапку самое трудное в составлении таблицы. Нужно продумать все пункты, многое предусмотреть. Советую отнестись к этому серьезно, ведь очень часто из-за неправильной шапки приходится переделывать всю таблицу.
За шапкой следует содержание:
А сейчас на практике мы попробует составить в программе Excel такую таблицу.
В нашем примере шапка — это верхняя (первая) строка. Обычно она именно там и находится.
Нажмите по ячейке А1 и напечатайте первый пункт «Наименование». Затем щелкните в ячейке В1 и напечатайте следующий пункт – «Количество». Обратите внимание, что слова не помещаются в ячейках.
Заполните оставшиеся ячейки С1 и D1.
А теперь приведем шапку в нормальный вид. Сначала нужно расширить ячейки, а точнее столбцы, в которые не поместились слова.
Для расширения столбца нужно навести курсор (стрелку мышки) на линию, разделяющую два столбика, в нашем случае на линию между А и В. Курсор поменяется и примет вид необычной двусторонней стрелки черного цвета. Нажмите левую кнопку мышки и, не отпуская ее, растягивайте столбец до нужной ширины.
То же самое можно проделать и со строками.
Для расширения строки наведите курсор (стрелку мышки) на линию, разделяющую две строки. Курсор поменяется и примет вид необычной двусторонней стрелки черного цвета. Нажмите левую кнопку мышки и, не отпуская ее, растягивайте строку до нужной ширины.
Расширьте столбцы, в которых не поместился текст. Затем немного увеличьте шапку. Для этого наведите курсор на линию между строкой 1 и 2. Когда он поменяет вид, нажмите левую кнопку и, не отпуская ее, расширьте первую строку.
Принято, чтобы шапка несколько отличалась от содержимого. В таблице, которую мы повторяем, пункты шапки «толще» и «чернее», чем остальное содержимое, а также ячейки закрашены серым цветом. Чтобы это сделать, нужно воспользоваться верхней частью программы Excel.
Нажмите на ячейку A1. Этим простым действием Вы ее выделите, то есть «скажете» программе Excel, что собираетесь что-то изменить в данной ячейке. А теперь нажмите на кнопку в верхней части программы. Текст в ячейке станет толще и чернее (полужирный).
Конечно, таким же образом можно изменить и остальные пункты. Но представьте, что у нас их не четыре, а сорок четыре… Очень уж много времени это займет. Чтобы это было быстрее, нужно выделить ту часть таблицы, которую мы собираемся менять. В нашем случае это шапка, то есть первая строка.
Есть несколько способов выделения.
Выделение всей таблицы Excel. Для этого нужно нажать на маленькую прямоугольную кнопку в левом углу программы, над первой строкой (прямоугольником с цифрой 1).
Выделение части таблицы. Для этого нужно нажать на ячейку левой кнопкой мышки и, не отпуская ее, обвести ячейки, которые нужно выделить.
Выделение столбца или строки. Для этого нужно нажать по названию нужного столбца
или строки
Кстати, таким же образом можно выделить несколько столбцов, строк. Для этого нужно нажать на название столбца или строки левой кнопкой мышки и, не отпуская ее, тянуть по столбцам или строкам, которые нужно выделить.
А теперь попробуем изменить шапку нашей таблицы. Для этого выделите ее. Я предлагаю выделить строку целиком, то есть нажать на цифру 1.
После этого сделаем буквы в ячейках толще и чернее. Для этого нажимаем кнопку
Также в таблице, которую нам нужно сделать, слова в шапке расположены по центру ячейки. Для этого нажмите кнопку
Ну, и, наконец, закрасим ячейки в шапке светло-серым цветом. Для этого воспользуйтесь кнопкой
Чтобы выбрать подходящий цвет, нажмите на маленькую кнопку рядом и из появившегося списка цветов выберите нужный.
Самое сложное мы сделали. Осталось заполнить таблицу. Сделайте это самостоятельно.
А теперь последний штрих. Поменяем во всей таблице шрифт и размер букв. Напомню, что для начала нам нужно выделить ту часть, которую хотим изменить.
Предлагаю выделить таблицу целиком. Для этого нажмите кнопку
Ну, и поменяем шрифт и размер букв. Нажмите на маленькую кнопку со стрелкой в поле, которое отвечает за шрифт.
Из появившегося списка выберите какой-нибудь шрифт. Например, Arial.
Кстати, шрифтов в программах из набора Microsoft Office очень много. Правда, не все они работают с русским алфавитом. Убедиться в том, что их много, можно, нажав на маленькую кнопку со стрелкой в конце поля для выбора шрифта и прокрутив колесико на мышке (или передвинув ползунок с правой стороны появившегося окошка).
Затем поменяйте размер букв. Для этого нажмите на маленькую кнопку в поле с указанием размера и из списка выберите нужный (например, 12). Напоминаю, что таблица должна быть выделена.
Если вдруг буквы перестанут помещаться в ячейки, всегда можно расширить столбец, как мы это делали в начале составления таблицы.
И еще один очень важный момент. На самом деле, составленная нами таблица на печати будет без границ (без перегородок). Выглядеть она будет вот так:
Если Вас не устраивает такой «безграничный» вариант, необходимо сначала выделить всю таблицу, после чего нажать на маленькую стрелочку в конце кнопки, которая отвечает за границы.
Из списка выберите пункт «Все границы».
Если Вы все сделали правильно, то получится вот такая таблица.
Илья Кривошеев
Сводные таблицы – это инструмент отображения данных в интерактивном виде. Они позволяют перевести нескончаемые строки и колонки с данными в удобочитаемый презентабельный вид. Вы можете группировать пункты, например, объединить регионы страны по округам, фильтровать полученные результаты, изменять внешний вид и вставлять специальные формулы, которые будут выполнять новые расчеты.
Сводные таблицы получили такое название от своей возможности интерактивного перетаскивания полей, что позволяет динамически изменять внешний вид, давая вам совершенно новый ракурс, используя тот же источник данных. Обратите внимание, что при этом исходные данные сами по себе не меняются и не зависят от того, какой вид отображения вы выберете. Поэтому сводные таблицы идеально подходят для создания дашбордов.
Структура сводной таблицы
Сводная таблица состоит из четырех областей: Фильтры, Колонны, Строки и Значения. В зависимости от того, куда вы разместите данные, внешний вид сводной таблицы будет меняться. Давайте рассмотрим функцию каждой из областей более подробно.
Область значений
В этой области происходят все расчеты исходных данных. На рисунке область значений выделена красным прямоугольником. На этом примере здесь отображены основные итоговые показатели, разбитые по федеральным округам.
Как правило, в это поле перетаскиваются данные, которые необходимо рассчитать – итоговая площадь территории, средний доход на душу населения и т.д.
Область строк
Исходные данные перенесенные в это поле, размешаются в левой части сводной таблицы и представляют из себя уникальные значения этого поля. Как правило область строк имеет хотя бы одно поле, хотя возможно его наличие без полей вовсе. На рисунке помечена желтым.
Сюда обычно помещают данные, которые необходимо сгруппировать и категорировать, например, название округа или продуктов.
Область столбцов
Область столбцов содержит заголовки, которые находятся в верхней части сводной таблицы (помечено зеленым). В этом примере область столбцов содержит уникальный список основных показателей округа.
Область столбцов идеально подходит для создания матрицы данных или указания временного тренда.
Область фильтров
В верхней части сводной таблицы находится необязательная область фильтров с одним или более полем (на рисунке коричневый). В примере установлен фильтр на диапазоны доходов населения страны.
В зависимости от выбора фильтра меняется внешний вид сводной таблицы. Если вы хотите, изолировать или, наоборот, сконцентрироваться на конкретных данных, вам необходимо поместить данные в это поле.
Создание сводной таблицы
Теперь, когда вы имеете представление о структуре сводной таблицы, можем приступить к ее созданию.
Вы можете скачать файл с примером создания сводной таблицы.
- Щелкните на любой ячейке, находящейся внутри таблицы с исходными данными (те, которые вы будете использовать для создания сводной таблицы)
- Перейдите к вкладке Вставка –> Таблица -> Сводная таблица, как показано на рисунке.
- В появившемся диалоговом окне Создание сводной таблицы определяем источник данных и место, где мы хотим разместить сводную таблицу. Обратите внимание, что по умолчанию excel поместит отчет на новый лист в текущей рабочей книге. Чтобы изменить местоположение, выберите на существующий лист и укажите необходимый диапазон.
- Щелкаем OK.
На данном этапе вы создали пустой отчет сводной таблицы на ново листе.
Макет сводной таблицы
Слева от пустой сводной таблицы вы увидите диалоговое окно Поля сводной таблицы, как показано на рисунке.
Вы можете добавлять необходимы поля в сводную таблицу простым перетаскиванием диапазонов с названиями в одну из четырех областей сводной таблицы – Фильтры, Колонны, Строки или Значения.
Обратите внимание, что если диалоговое окно Поля сводной таблицы не появилось, щелкните правой кнопкой мыши на любом месте сводной таблицы и выберите Показать список полей.
Теперь, прежде чем приступить к перетаскиванию полей, необходимо определиться, что мы хотим увидеть. Ответ на этот вопрос даст представление, какое поле в какую область поместить.
В нашем примере мы хотим увидеть основные показатели регионов, сгруппированных по округам. Для этого необходимо добавить поле Федеральный округ и Регион в область Строками. А поля Площадь территории, Численность населения и Денежные доходы в область Значения.
В списке с полями для добавления в отчет, ставим галочку напротив поля Федеральный округ. Теперь в области Строки и в сводной таблице появились данные поля.
В списке с полями для добавления в отчет, ставим галки напротив основных показателей
Обратите внимание, что если мы ставим галки напротив полей с текстовыми значениями, excel по умолчанию помещает эти значения в область строк, с числовыми значениями – в область значений.
Мы построили простую сводную таблицу, в которой отображены основные показатели федеральных округов и нам не надо предпринимать дополнительных действия для модификации исходных данных.
Изменение сводной таблицы
Одним из удивительных свойств сводных таблиц является возможность добавления неограниченного количества полей для анализа. К примеру, вы хотите посмотреть территорию округа в целом и каждого региона в отдельности. Для этого щелкните в любом месте сводной таблицы, чтобы вызвать диалоговое окно Поля сводной таблицы и переместите поле Регион в область Строки. Посмотрите как изменилась ваша таблица.
Использование фильтров в сводной таблице
Часто нам необходимо создать отчет для разных типов данных, к примеру, проанализировать только конкретные округи. Вместо того, чтобы тратить время на изменения исходных данных, воспользуемся областью фильтры. Перетащите поле Федеральный округ в область Фильтры. Теперь вы можете менять внешний вид сводной таблицы, задав фильтр на нужном округе.
Обновление сводной таблицы
Со временем исходные данные изменяются, к ним добавляются новые строки и колонки. Для обновления сводной таблицы выпользуйте командой Обновить, для этого щёлкните правой кнопкой мыши на любом месте таблицы и выберите Обновить.
Бывают ситуации, когда структура исходных данных меняется, к примеру, вам необходимо добавить новые строки в таблицу с данными. Этот тип изменений повлияет на диапазон источника данных, и об этом необходимо сообщить сводной таблице. Простое обновление не сработает, в данном случае необходимо расширить диапазон источника данных.
Щелкаем левой кнопкой мыши в любом месте сводной таблицы. Идем во вкладку Работа со сводными таблицами -> Анализ –> Источник данных.
В появившемся диалоговом окне Изменить источник данных сводной таблицы задаем изменившийся диапазон данных.
Итог
В данной статье был рассмотрен пример создания простейшей сводной таблицы, с помощью которого мы сможем производить более точную и детальную оценку необходимых параметров.
Данная возможность является одним из мощнейших инструментов excel, не забывайте про него, когда столкнетесь с необходимостью серьезного анализа.
Сводные таблицы – это один из мощнейших инструментов Excel. Они позволяют анализировать и подводить различные итоги для больших объёмов данных с помощью всего лишь нескольких щелчков мышью. В этой статье мы познакомимся со сводными таблицами, разберёмся, что они собой представляют, научимся создавать их и настраивать.
При написании данной статьи был использован Excel 2010. Концепция сводных таблиц почти не изменялась долгие годы, но способ их создания немного различен в каждой новой версии Excel. Если у Вас версия Excel не 2010 года, то будьте готовы, что снимки экранов в данной статье будут отличаться от того, что Вы увидите на своём экране.
- Немного истории
- Что такое сводные таблицы?
- Как создать сводную таблицу?
- Настройка сводной таблицы
- Форматирование сводных таблиц
- Прочие настройки сводных таблиц
- Заключение
Немного истории
На заре развития программ для создания электронных таблиц балом правил Lotus 1-2-3. Его превосходство было настолько полным, что усилия Microsoft, направленные на разработку собственного программного обеспечения (Excel), как альтернативы Lotus, казались пустой тратой времени. А теперь перенесёмся в 2010 год! Excel доминирует среди электронных таблиц более, чем Lotus кода-либо за всю свою историю, а число людей, которые до сих пор используют Lotus, стремится к нулю. Как это могло произойти? Что послужило причиной для такого драматического разворота событий?
Аналитики выделяют два основных фактора:
- Во-первых, компания Lotus решила, что эта новомодная GUI-платформа с названием Windows – это всего лишь мимолётное увлечение, которое долго не протянет. Они отказались создавать версию Lotus 1-2-3 для Windows (впрочем, только несколько лет), предсказывая, что DOS-версия их программного обеспечения – это всё, что когда-либо будет нужно потребителям. Microsoft, естественно, разработала Excel специально под Windows.
- Во-вторых, Microsoft разработала в Excel такой инструмент, как сводные таблицы, которого не было в Lotus 1-2-3. Сводные таблицы, эксклюзивная для Excel вещь, оказалась так ошеломительно полезна, что люди были склонны осваивать новый программный пакет Excel, а не продолжать работать в Lotus 1-2-3, в котором их не было.
Сводные таблицы вместе с недооценкой успеха Windows в целом, сыграли похоронный марш для Lotus 1-2-3 и положили начало успеху Microsoft Excel.
Что такое сводные таблицы?
Итак, как же лучше охарактеризовать, что собой представляют сводные таблицы?
Говоря простым языком, сводные таблицы – это итоги каких-то данных, созданные для облегчения анализа этих данных. В отличие от созданных вручную итогов, сводные таблицы Excel интерактивны. После создания, Вы можете легко изменять их, если они не дали той картины, которую Вы надеялись получить. Всего лишь парой щелчков мышью итоги могут быть перевёрнуты таким образом, что заголовки столбцов становятся заголовками строк и наоборот. Со сводными таблицами можно проделать множество различных действий. Вместо того, чтобы пытаться описать на словах все возможности сводных таблиц, проще продемонстрировать это на практике…
Данные, которые Вы анализируете с помощью сводных таблиц, не могут быть какими попало. Это должны быть необработанные исходные данные, вроде какого-то списка. Например, это может быть список совершённых продаж в компании за последние шесть месяцев.
Посмотрите на данные, показанные на рисунке ниже:
Обратите внимание, что это не сырые исходные данные, поскольку для них уже подведены итоги. В ячейке B3 мы видим $30000, что, вероятно, является суммарным результатом, который сделал James Cook в январе. Где же тогда исходные данные? Откуда взялась цифра $30000? Где исходный список продаж, из которого этот итог за месяц был получен? Ясно, что кто-то совершил огромный труд по упорядочиванию и сортировке всех данных о продажах за последние шесть месяцев и превратил их в таблицу итогов, которую мы видим. Сколько, по-вашему, это заняло времени? Час? Десять часов?
Дело в том, что таблица, приведённая выше, это не сводная таблица. Она была создана вручную из исходных данных, сохранённых где-то ещё, и их обработка заняла минимум пару часов. Именно такую таблицу итогов можно создать, используя сводные таблицы, потратив на это всего лишь несколько секунд. Давайте разберёмся, как…
Если вернуться к исходному списку продаж, то он выглядел бы примерно так:
Возможно, Вас удивит, что из этого списка торговых операций с помощью сводных таблиц и всего за несколько секунд, мы можем создать в Excel помесячный отчёт о продажах, что мы разбирали выше. Да, мы сможем сделать это и еще многое другое!
Как создать сводную таблицу?
Для начала убедитесь, что у Вас есть какие-то исходные данные на листе Excel. Перечень финансовых операций – самое типичное, что встречается. На самом деле, это может быть перечень чего угодно: контактные данные сотрудников, коллекция компакт-дисков или данные о расходе топлива Вашей компании.
Итак, запускаем Excel… и загружаем такой список…
После того, как мы открыли этот список в Excel, можем приступить к созданию сводной таблицы.
Выделите любую ячейку из этого списка:
Затем на вкладке Insert (Вставка) выберите команду PivotTable (Сводная таблица):
Появится диалоговое окно Create PivotTable (Создание сводной таблицы) с двумя вопросами для Вас:
- Какие данные использовать для создания новой сводной таблицы?
- Куда поместить сводную таблицу?
Так как на предыдущем шаге мы уже выбрали одну из ячеек списка, то для создания сводной таблицы будет выделен весь список автоматически. Заметьте, что мы можем выбрать другой диапазон, другую таблицу и даже какой-нибудь внешний источник данных, например, таблицу базы данных Access или MS-SQL. К тому же нам необходимо выбрать, где разместить новую сводную таблицу: на новом листе или на одном из существующих. В данном примере мы выберем вариант – New Worksheet (На новый лист):
Excel создаст новый лист и разместит на нем пустую сводную таблицу:
Как только мы кликнем по любой ячейке в сводной таблице, появится ещё одно диалоговое окно: PivotTable Field List (Поля сводной таблицы).
Список полей в верхней части диалогового окна – это перечень всех заголовков из исходного списка. Четыре пустые области в нижней части экрана позволяют указать сводной таблице, как требуется обобщить данные. Пока эти области пусты, в таблице тоже ничего нет. Всё, что от нас требуется, это перетащить заголовки из верхней области в пустые области внизу. При этом автоматически формируется сводная таблица, в соответствии с нашими инструкциями. Если мы допустили ошибку, то можно удалить заголовки из нижней области либо перетащить другие им на замену.
Область Values (Значения), вероятно, самая важная из четырёх. То, какой заголовок помещён в эту область, определяет, по каким данным будут подводиться итоги (сумма, среднее, максимум, минимум и т.д.) Это, почти всегда, численные значения. Отличный кандидат на место в этой области – данные под заголовком Amount (Стоимость) нашей исходной таблицы. Перетащим этот заголовок в область Values (Значения):
Обратите внимание, что заголовок Amount теперь отмечен галочкой, а в области Values (Значения) появилась запись Sum of Amount (Сумма по полю Amount), указывающая на то, что столбец Amount просуммирован.
Если мы посмотрим на саму сводную таблицу, то увидим сумму всех значений из столбца Amount исходной таблицы.
Итак, наша первая сводная таблица создана! Удобно, но не особо впечатляет. Вероятно, мы хотим получить больше информации о наших данных, чем есть сейчас.
Обратимся к исходным данным и попробуем определить один или несколько столбцов, которые можно использовать, чтобы раздробить эту сумму. Например, мы можем сформировать нашу сводную таблицу таким образом, чтобы итоговая сумма продаж подсчитывалась для каждого продавца по отдельности. Т.е. в нашу сводную таблицу добавятся строки с именем каждого продавца компании и его итоговой суммой продаж. Чтобы достичь такого результата, достаточно перетащить заголовок Salesperson (Торговый представитель) в область Row Labels (Строки):
Становится интересней! Наша сводная таблица начинает обретать форму…
Видите преимущества? За пару кликов мы создали таблицу, которую вручную пришлось бы создавать очень долго.
Что ещё мы можем сделать? Ну, в определённом смысле, наша сводная таблица уже готова. Мы создали полезную сводку по исходным данным. Уже получена важная информация! В оставшейся части статьи мы разберём некоторые способы создания более сложных сводных таблиц, а также узнаем, как их настраивать.
Настройка сводной таблицы
Во-первых, мы можем создать двумерную сводную таблицу. Сделаем это, используя заголовок столбца Payment Method (Способ оплаты). Просто перетащите заголовок Payment Method в область Column Labels (Колонны):
Получим результат:
Выглядит очень круто!
Теперь сделаем трёхмерную таблицу. Как может выглядеть такая таблица? Давайте посмотрим…
Перетащите заголовок Package (Комплекс) в область Report Filter (Фильтры):
Заметьте, где он оказался…
Это даёт нам возможность отфильтровать отчёт по признаку «Какой комплекс отдыха был оплачен”. Например, мы можем видеть разбивку по продавцам и по способам оплаты для всех комплексов или за пару щелчков мышью изменить вид сводной таблицы и показать такую же разбивку только для заказавших комплекс Sunseekers.
Итак, если Вы правильно это понимаете, то нашу сводную таблицу можно назвать трёхмерной. Продолжим настраивать…
Если вдруг выясняется, что в сводной таблице должны выводится только оплата чеком и кредитной картой (то есть безналичный расчёт), то мы можем отключить вывод заголовка Cash (Наличными). Для этого рядом с Column Labels нажмите стрелку вниз и в выпадающем меню снимите галочку с пункта Cash:
Давайте посмотрим, на что теперь похожа наша сводная таблица. Как видите, столбец Cash исчез из нее.
Форматирование сводных таблиц в Excel
Очевидно, что сводные таблицы – это очень мощный инструмент, но до сих пор результаты выглядят как-то незамысловато и скучно. Например, цифры, которые мы суммируем, не похожи на суммы в долларах – это просто какие-то цифры. Давайте это исправим.
Велик соблазн сделать привычные в такой ситуации действия и просто выделить всю таблицу (или весь лист) и использовать стандартные кнопки форматирования чисел на панели инструментов, чтобы задать нужный формат. Проблема такого подхода состоит в том, что если Вы когда-либо в будущем измените структуру сводной таблицы (а это случится с вероятностью 99%), то форматирование будет потеряно. Нам же нужен способ сделать его (почти) постоянным.
Во-первых, найдём запись Sum of Amount в области Values (Значения) и кликнем по ней. В появившемся меню выберем пункт Value Field Settings (Параметры полей значений):
Появится диалоговое окно Value Field Settings (Параметры поля значений).
Нажмите кнопку Number Format (Числовой формат), откроется диалоговое окно Format Cells (Формат ячеек):
Из списка Category (Числовые форматы) выберите Accounting (Финансовый) и число десятичных знаков установите равным нулю. Теперь несколько раз нажмите ОК, чтобы вернуться назад к нашей сводной таблице.
Как видите, числа оказались отформатированы как суммы в долларах.
Раз уж мы занялись форматированием, давайте настроим формат для всей сводной таблицы. Есть несколько способов сделать это. Используем тот, что попроще…
Откройте вкладку PivotTable Tools: Design (Работа со сводными таблицами: Конструктор):
Далее разверните меню нажатием на стрелочку в нижнем правом углу раздела PivotTable Styles (Стили сводной таблицы), чтобы увидеть обширную коллекцию встроенных стилей:
Выберите любой подходящий стиль и посмотрите на результат в своей сводной таблице:
Прочие настройки сводных таблиц в Excel
Иногда приходится фильтровать данные по датам. Например, в нашем списке торговых операций присутствует много-много дат. Excel предоставляет инструмент для группировки данных по дням, месяцам, годам и т.д. Давайте посмотрим, как это делается.
Для начала уберите запись Payment Method из области Column Labels (Колонны). Для этого перетащите его обратно к списку заголовков, а на его место переместите заголовок Date Booked (Дата бронирования):
Как видите, это временно сделало нашу сводную таблицу бесполезной. Excel cоздал отдельный столбец для каждой даты, в которую была совершена торговая операция. В итоге мы получили очень широкую таблицу!
Чтобы исправить это, кликните правой кнопкой мыши по любой дате и выберите из контекстного меню пункт Group (Группировать):
Появится диалоговое окно группировки. Мы выбираем Months (Месяцы) и жмём ОК:
Вуаля! От такой таблицы намного больше пользы:
Кстати, эта таблица практически идентична той, которая была показана в начале статьи, где итоги продаж были составлены вручную.
Есть еще один очень важный момент, который необходимо знать! Вы можете создать не один, а несколько уровней заголовков строк (или столбцов):
… а выглядеть это будет так…
То же самое можно проделать с заголовками столбцов (или даже с фильтрами).
Вернёмся к исходному виду таблицы и посмотрим, как вывести средние значения вместо сумм.
Для начала кликните на Sum of Amount и из появившегося меню выберите Value Field Settings (Параметры полей значений):
В списке Summarize value field by (Операция) в диалоговом окне Value Field Settings (Параметры поля значений) выберите Average (Среднее):
Заодно, пока мы здесь, давайте изменим Custom Name (Пользовательское имя) с Average of Amount (Количество по полю Amount) на что-нибудь покороче. Введите в этом поле что-нибудь вроде Avg:
Нажмите ОК и посмотрите, что получилось. Обратите внимание, все значения изменились с итоговых сумм на средние значения, а заголовок таблицы (в левой верхней ячейке) поменялся на Avg:
Если захотеть, то можно получить сразу сумму, среднее и количество (продаж), размещённые в одной сводной таблице.
Вот пошаговая инструкция, как сделать это, начиная с пустой сводной таблицы:
- Перетащите заголовок Salesperson (Торговый представитель) в область Column Labels (Колонны).
- Трижды перетащите заголовок Amount (Стоимость) в область Values (Значения).
- Для первого поля Amount измените название на Total (Сумма), а формат чисел в этом поле на Accounting (Финансовый). Количество десятичных знаков равно нулю.
- Второе поле Amount назовите Average, операцию для него установите Average (Среднее) и формат чисел в этом поле тоже измените на Accounting (Финансовый) с числом десятичных знаков равным нулю.
- Для третьего поля Amount установите название Count и операцию для него – Count (Количество)
- В области Column Labels (Колонны) автоматически создано поле Σ Values (Σ Значения) – перетащите его в область Row Labels (Строки)
Вот что мы получим в итоге:
Общая сумма, среднее значение и количество продаж – всё в одной сводной таблице!
Сводные таблицы Microsoft Excel содержат очень-очень много функций и настроек. В такой небольшой статье их все не охватить даже близко. Чтобы полностью описать все возможности сводных таблиц, потребовалась бы небольшая книга или большой веб-сайт. Смелые и любознательные читатели могут продолжить исследование сводных таблиц. Для этого достаточно щелкать правой кнопкой мыши практически на любом элементе сводной таблицы и смотреть, какие открываются функции и настройки. На Ленте Вы найдёте две вкладки: PivotTable Tools: Options (Анализ) и Design (Конструктор). Не бойтесь допустить ошибку, всегда можно удалить сводную таблицу и начать все заново. У Вас есть возможность, которой никогда не было у давних пользователей DOS и Lotus 1-2-3.
Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Перевел: Антон Андронов
Правила перепечатки
Еще больше уроков по Microsoft Excel
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
|
СМОТРЕТЬ УКРАИНОЯЗЫЧНЫЙ ВАРИАНТ СТАТЬИ
Сводные таблицы предназначены для удобного просмотра данных больших таблиц, т.к. обычными средствами делать это неудобно, а порой, практически невозможно.
Сводными называются таблицы, содержащие часть данных анализируемой таблицы, показанные так, чтобы связи между ними отображались наглядно. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений. Поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить соответствующим образом данные.
В этой статье мы хотим познакомить Вас, уважаемые читатели, с инструментом анализа данных в пакете MS Excel 2007 под названием «сводные таблицы». Данная статья открывает мини-цикл статей, посвященных вопросам — что такое сводные таблицы, как их создать, как правильно форматировать и изменять сводные таблицы, как с помощью сводных таблиц анализировать данные.
Что же такое сводные таблицы, и зачем они нужны? Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда у нас есть много разнообразных данных (которые можно назвать статистическими), но нас интересуют какие-то общие выводы или промежуточные итоги.
Например, у нас есть информация о продажах мобильных телефонов в сети магазинов мобильной связи. Всего в сети есть три магазина, которые ежедневно сообщают нам, какие модели телефонов они продали, в каком количестве и по какой цене.
Все эти данные мы свели в одну таблицу, которую Вы можете увидеть ниже.
За 17 дней продаж у нас получилась большая таблица на 350 записей. Но эта таблица не решает наших проблем. Нам необходимо узнать объемы продаж в денежном и количественном выражении по датам и по отдельным магазинам, но как это сделать? Сортировать таблицу и суммировать отдельные её части? Это требует времени, а завтра поступят новые данные, и всю работу нужно будет снова повторить.
Вот тут нам может помочь сводная таблица. С помощью простого диалогового окна мы создаём нашу первую сводную таблицу. В этой таблице мы группируем данные по столбцам Дата и Точка продажи, а так же указываем, что нужно суммировать данные из столбцов Объем продаж, шт. и Сумма выручки.
Как Вы видите на иллюстрации, все данные автоматически сгруппировались по датам. Теперь можно сразу увидеть количество проданных телефонов и общую сумму выручки. Кроме того, используя фильтр — список, который находится в левом верхнем углу страницы, мы можем отобразить обобщенные данные по отдельно взятому магазину. Для этого достаточно нажать на значок фильтра в правой части ячейки В2, и выбрать нужный нам магазин из списка:
Таблица сразу же отобразит нужные нам результаты:
Этот пример наглядно демонстрирует преимущества сводных таблиц, к которым относятся:
- очень простой способ создания такой таблицы, который не требует много времени;
- возможность консолидировать данные из разных таблиц и даже из разных источников;
- возможность оперативно дополнять данные сводной таблицы, просто расширив исходную таблицу и немного изменив настройки сводной.
Сводные таблицы используются в первую очередь для обобщения больших массивов подробной информации и подведения различных итогов: суммирования по отдельным группам, вычисления среднего и процентного значения по отдельным группам, подведения промежуточных и общих итогов и так далее. Кроме того, сводную таблицу можно распечатать, в том числе и постранично, что очень ускоряет подготовку различной информации.
Следует помнить, что пользователь не может поменять значения отдельной ячейки в сводной таблице. Для этого нужно изменить данные исходной таблицы.
Способы создания сводной таблицы мы рассмотрим в следующей статье.
В начало страницы
В начало страницы