Суточные при загранкомандировках

Пример расчета суточных в командировке заграницу и по РФ

Что считается командировочными расходами

Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.

Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2018 году), которые работодатель обязан возместить:

  • затраты на аренду жилого помещения;
  • траты на проезд;
  • средний заработок за дни поездки;
  • иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
  • дополнительные траты, связанные с проживанием.

Норма суточных командировочных расходов в 2018 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.

Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.

Что нужно для оплаты

С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2018, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.

Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.

С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.

Как установить суточные

Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников. В нем следует подробно прописать правила, порядок и размер командировочных расходов в 2018 году, суточные на служебные поездки. Если такого документа нет, то его нужно обязательно разработать и утвердить. Либо издать приказ, в котором указаны нормы командировочных расходов на текущий финансовый год.

Приказ об утверждении норм командировочных расходов

Положение о командировках (приложение к Учетной политике)

Начисление и оплата затрат на командировку производится в размерах, установленных в локально-нормативном акте организации. Если документ отсутствует на предприятии, у контролирующих органов может возникнуть множество вопросов. К тому же налоговики могут признать такие выплаты нецелевым использованием средств.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году

Чтобы бухгалтеру правильно рассчитать сумму выплат, следует количество дней пребывания в служебной поездке умножить на утвержденную норму суточных расходов. При подсчете количества дней учитывайте:

  • все дни пребывания в поездке, включая праздничные и выходные дни;
  • дни, проведенные в пути, в том числе дни выбытия и прибытия;
  • дни вынужденного простоя или задержки.

Обычно в приказе на командировку содержится распоряжение о выплате аванса. Перечислить его можно на карту работника или выдать наличными через кассу учреждения. По возвращению сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.

При направлении работника в однодневную командировку оплата суточных не производится, согласно пункту 11 Постановления Правительства № 749. А вот транспортные затраты возмещаются.

Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера

Расчет суточных при командировках в 2016 году

В случае если служебная командировка занимает всего один день, суточные не выплачиваются. Однако из данного правила есть исключение. Речь идет об однодневных заграничных командировках.

При направлении сотрудника в зарубежную командировку ему гарантируется как возмещение "стандартного" набора расходов (на проезд, проживание, суточные и иные затраты, произведенные с ведома или разрешения работодателя), так и дополнительные (ст. 168 ТК, п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, далее — Положение о командировках).

Суточные в командировке 2018. Расчет, возмещение и налоги с них

К числу дополнительных затрат отнесены расходы на оформление заграничного паспорта (в т.ч. расходы на уплату госпошлины за его выдачу); на получение въездных виз, приглашений и других аналогичных документов (включая расходы на оплату услуг специализированных визовых центров); на уплату обязательных консульских и аэродромных сборов; на оформление обязательной медстраховки; на уплату сборов за право въезда, прохода или транзита автомобильного и иного транспорта.
Существенное отличие загранкомандировок от служебных поездок по территории России имеет место и в вопросе выплачиваемых работникам суточных.

Однодневные суточные

Начнем с того, что согласно абз. 4 п. 11 Положения о командировках в случаях, если исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные за время такой служебной поездки ему не выплачивают. И, кстати говоря, Минтруд России в Письме от 28 ноября 2013 г. N 14-2-242 в связи с этим указал, что выплата суточных при однодневных командировках законодательно не предусмотрена. Следовательно, по мнению чиновников, выплата суточных при однодневных командировках не может быть установлена локальным нормативным актом организации. Дело в том, что иной подход будет противоречить определенной в ч. 1 ст. 168 ТК правовой природе суточных — дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, поскольку при однодневной командировке такое проживание отсутствует.
Между тем для суточных при однодневных загранкомандировках сделано исключение. Согласно п. 20 Положения о командировках работнику, который выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся в Россию, выплаты в иностранной валюте производятся в размере 50 процентов от суммы суточных, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в соответствующую страну.

Налог на доходы физлиц

Согласно п. 1 ст. 210 Налогового кодекса (далее — Кодекс) при определении базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 Кодекса. Перечень доходов, не подлежащих налогообложению, приведен в ст. 217 Кодекса. И п. 3 данной нормы установлено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, также закрепленных законодательно), связанных, в частности, с исполнением сотрудником своих трудовых обязанностей. К таким выплатам отнесено, в том числе, и возмещение командировочных расходов. При этом для суточных установлены не облагаемые налогом лимиты. Так, НДФЛ не облагаются суточные в размере до 700 руб. в день при командировке по России и до 2500 руб. в день — при загранкомандировках. Остальные командировочные расходы (на проезд, связь, аренду жилья, а также произведенные с ведома работодателя) при наличии документального подтверждения исключаются из базы по НДФЛ в полном объеме.
Таким образом, из всех командировочных расходов только суточные не требуют документального подтверждения расходования средств — в данном случае документально нужно подтвердить только продолжительность командировки (определяется по проездным документам). В то же время для целей обложения НДФЛ суточные нормируются. Причем при однодневных загранкомандировках эти нормы "ополовиниваются".
Отметим также, что согласно п. 5 ст. 210 Кодекса для целей обложения НДФЛ суточные в инвалюте пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов). Соответственно, если их размер окажется больше установленных норм, то с "излишка" необходимо удержать НДФЛ. При этом, как разъяснил Минфин России в Письме от 27 марта 2015 г. N 03-04-07/17023, при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату утверждения авансового отчета (см. также Письмо Минфина России от 29 декабря 2014 г. N 03-04-06/68074, Письмо ФНС России от 7 апреля 2015 г. N БС-4-11/5737 и т.д.).
Обратите внимание! Суточные в иностранной валюте в пределах сумм, эквивалентных 2500 руб. за каждый день пребывания в загранкомандировке, не подлежат обложению НДФЛ независимо от налогового статуса их получателя (см. Письмо ФНС России от 25 февраля 2015 г. N ОА-3-17/702@).

Пример. В связи с возникшей производственной необходимостью работник ООО "Лютик" направлен 18 августа 2015 г. в однодневную служебную командировку за пределы РФ (в Швецию). Согласно локальному нормативному акту организации — положению о командировках ООО "Лютик" — суточные при направлении работников в командировки на территорию иностранных государств, входящих в ЕС, выплачиваются в размере 50 евро за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Поскольку в данном случае речь идет об однодневной командировке, то сотруднику были выплачены суточные в размере 25 евро.
Работник вернулся из командировки также 18 августа. Авансовый отчет представил 19 августа, и в этот же день он был утвержден. Курс евро на 19 августа 2015 г., установленный Банком России, составляет 72,92 руб/евро. Соответственно, выплаченные работнику суточные в пересчете на рубли составляют 1823 руб. Это меньше нормы, установленной п. 3 ст. 217 Кодекса (2500 руб.). Поэтому суточные в полном объеме не облагаются НДФЛ.

К сведению! С 1 января 2016 г. датой фактического получения дохода будет признаваться последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Соответствующее дополнение в ст. 223 Кодекса внесено Законом от 2 мая 2015 г. N 113-ФЗ.

Налог на прибыль

Расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в том числе в виде суточных, в целях налогообложения прибыли включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (абз. 4 пп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Причем таковые признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК).
Соответственно, поскольку выплата суточных при однодневных командировках предусмотрена законодательством, то организация вправе их учесть при расчете налога на прибыль.
В то же время необходимо учитывать, что для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК). Поэтому учесть компания может суточные только в размере, предусмотренном коллективным договором или локальным нормативным актом организации (напр., Положением о командировках). Поэтому в случае с однодневными суточными, выплачиваемыми при загранкомандировках, в состав расходов можно включить только 50 процентов от нормы, прописанной в этом нормативном акте.

Как считать дни командировки