Справочник Бухгалтера

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:

Речь пойдет только о случаях, когда должностная инструкция утверждена как локальный акт. Если она оформлена как часть трудового договора, то, в случае изменения обязанностей, необходимо получать согласие работника. Когда можно изменить трудовые обязанности без согласия работника

Если должностная инструкция утверждена как отдельный документ, а не приложение к трудовому договору, работодатель вправе изменять её по своему усмотрению (ст. 8 ТК РФ, апелляционное определение Астраханского областного суда от 27.06.2012 по делу № 33-1932/2012).

Можно уменьшить или увеличить объем обязанностей, а также конкретизировать их. Согласие работника на это не требуется.

Но важно, чтобы трудовая функция осталась прежней.

Если полностью поменять содержание должностной инструкции, суд признает, что старая и новая редакции документа содержат разные трудовые функции. Такое изменение без согласия работника незаконно, нужно оформлять перевод (определение Приморского краевого суда от 26.03.2014 по делу № 33-2307).

Единого подхода к вопросу, что считать трудовой функцией, нет. Чаще всего суды признают, что это не только название должности, но и её содержание, то есть характер обязанностей. Изменить трудовую функцию можно только через перевод, который всегда требует согласия работника (ч. первая ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57, ч. первая ст. 72.1 ТК РФ).

Например, нельзя утвердить новую должностную инструкцию, по которой работник, который выполнял функции маркетолога, будет заниматься бухгалтерским учетом.

Суд в каждом конкретном случае решает, влечёт ли корректировка обязанностей в должностной инструкции изменение трудовой функции. Как следствие, он выясняет, нужно ли получать согласие работника на такое изменение (определение Конституционного суда РФ от 25.09.2014 № 1853-О).

Увеличение обязанностей

Работодатель вправе увеличить объем обязанностей по занимаемой работником должности. Это не будет изменением трудовой функции (определение Московского городского суда от 02.07.2013 № 4г/1-5084).

Безопасно менять функционал с учётом принятых профстандартов и квалификационных справочников. Если в должностную инструкцию включить обязанность, которая есть в одном из этих документов, то суд, скорее всего, встанет на сторону работодателя (апелляционное определение Астраханского областного суда от 22.05.2013 по делу № 33-466/2013). Право работодателя расширять круг обязанностей работников закреплено в пункте 4 Квалификационного справочника, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 № 37.

Рискованно вписывать в должностную инструкцию действия, которые относятся к другой трудовой функции, чтобы не оплачивать дополнительную работу. Если работник откажется выполнять такие обязанности, суд может признать это правомерным. Например, уборка помещений не входит в трудовую функцию медсестры, даже если такую обязанность включили в должностную инструкцию (апелляционное определение Самарского областного суда от 09.07.2014 № 33-6615/2014). В таком случае с работником нужно заключить соглашение о выполнении дополнительной работы по иной трудовой функции и согласовать с ним размер доплаты (ст. 57, 60.2, 72, 151 ТК РФ).

Риск спорных ситуаций можно снизить, если использовать двойные названия должностей в штатном расписании, например, «водитель-экспедитор» или «бухгалтер-кассир». Это подтвердит, что в обязанности работника входят разнородные работы. Некоторые суды признают, что в должностную инструкцию можно включить обязанности по двум трудовым функциям. Так, в одном деле суд признал, что в инструкцию охранника правомерно включили обязанность убирать территорию. В трудовой договор заложили оклад с учётом дополнительной трудовой функции, а значит, совмещения должностей не было (определение Владимирского областного суда от 16.06.2011 № 33-2050/2011).

Уменьшение обязанностей

Организации часто уменьшают обязанности работников, чтобы убавить им зарплату. По мнению судов, снижение объёма должностных обязанностей, как правило, не означает изменения трудовой функции работника (апелляционное определение Ярославского областного суда от 19.07.2012 по делу № 33-3711/2012, апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.02.2014 по делу № 33-1893/2014).

Однако если работник теряет возможность работать, и работодатель объявляет ему простой, суд признает такое изменение инструкции незаконным (решение Пресненского районного суда города Москвы от 17.06.2015 № 2-3005/2015). Если отпала необходимость в трудовой функции, работодатель вправе провести сокращение и уволить работника с выплатой положенных компенсаций.

Уточнение обязанностей

Работодатель вправе конкретизировать, какие действия входят в ту или иную обязанность. Кроме того, можно уточнить перечень программ или оборудования, которые использует работник в работе, детализировать ежедневные операции и процедуры. Увеличения или уменьшения объема работы при этом не происходит. Такое уточнение должностных обязанностей не приводит к изменению трудовой функции и иных условий трудового договора (апелляционное определение Омского областного суда от 14.01.2015 по делу № 33-16/2015, апелляционное определение Астраханского областного суда от 02.07.2014 по делу № 33-1947/2014).

Как внести изменения в должностную инструкцию

Если должностную инструкцию оформили как отдельный документ, то достаточно утвердить её в новой редакции и ознакомить работника с поправками под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ, письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6). Если работник согласится с изменениями, то проблем не возникнет.

Часто перемены не устраивают работника, и он отказывается подписать новую редакцию должностной инструкции. В этом случае зачитайте документ вслух и составьте акт в произвольной форме о том, что работник отказался ознакомиться с инструкцией. Акт оформляйте в присутствии двух или трех свидетелей. Дальнейшие действия будут зависеть от того, меняется ли объём работы или обязанности уточняют.

Изменён объём работы работника

Если обязанности увеличили или уменьшили и это повлечёт изменение условий трудового договора, то работодатель должен применить порядок, предусмотренный статьёй 74 Трудового кодекса. Возможна ситуация, когда изменения не затрагивают условия договора, но объём работы меняется. Если работодатель допускает, что придется расстаться с работником по пункту 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса, нужно также применить статью 74 Трудового кодекса. В этом случае суды не выясняют, каким способом оформили должностную инструкцию – как отдельный документ или часть трудового договора (апелляционное определение Челябинского областного суда от 28.04.2014 г. по делу № 11-4607/2014).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:

Рискованно мотивировать уменьшение обязанностей и снижение оплаты труда финансовым кризисом, падением объема продаж и т. п. Суды обычно не признают такие причины организационным изменением (определение Свердловского областного суда от 20.02.2013 по делу № 33-1190/2013).

Необходимо подготовить доказательства на случай судебного спора.

Придется доказать, что:

– изменились организационные или технологические условия труда;

– прежние условия трудового договора нельзя сохранить;

– изменения трудовой функции не произошло.

Закон четко не определяет, что такое организационные или технологические изменения.

Есть примерный перечень (ст. 74 ТК РФ, п. 21 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Само по себе уменьшение или увеличение объёма выполняемой работы не будет таким изменением.

Основные организационные и технологические изменения, при которых можно менять условия труда

Организационные изменения

– изменение организационной структуры;

– введены новые режимы труда и отдыха;

– пересмотрены нормы труда;

– перераспределены нагрузки между подразделениями и работниками;

– отказ от отдельных видов деятельности.

Технологические изменения

– внедрены новые техника и оборудование;

– переход на новую технологию производства;

– улучшение условий на рабочих местах по итогам спецоценки;

– начат выпуск новых видов продукции.

О предстоящих изменениях условий трудового договора и их причинах организация должна уведомить работника письменно не позднее чем за два месяца и предложить перевод на подходящие вакансии.

Если работник согласится с изменениями, то с ним заключают дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).

Если работник откажется трудиться в новых условиях и его нельзя перевести на другую должность, работодатель по истечении двух месяцев вправе расторгнуть с ним трудовой договор (ст. 74, п. 7 ч. первой ст. 77 ТК РФ).

Если работника увольняют за отказ работать в новых условиях, то ему выплачивают выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ч. третья ст. 178 ТК РФ).

Уточнение обязанностей работника

Если функционал в новой редакции должностной инструкции лишь конкретизирован, но объём работы не изменился, для начала необходимо объяснить это работнику. Если не удастся убедить его исполнять обязанности, работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание за отказ выполнять инструкцию (ст. 192 ТК РФ). В дальнейшем можно уволить работника за неоднократное неисполнение обязанностей по пункту 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса (апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 18.04.2014 по делу № 33-2222/2014, определение Свердловского областного суда от 30.08.2012 по делу № 33-10833/2012).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:

Если работник исполняет обязанности временно отсутствующего коллеги без освобождения от своей основной работы, ему положена доплата. Её размер устанавливают по соглашению сторон с учётом содержания дополнительной работы (ч. первая, вторая ст. 151 ТК РФ).

Сложность труда и объём работы заместителя во время отсутствия руководителя увеличиваются. Следовательно, ему нужно доплатить (определение Верховного суда РФ от 11.03.2003 № КАС03-25, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16.11.2016 № Ф07-9908/2016).

Есть и противоположное мнение. Если обязанность замещать другого работника в период его отсутствия предусмотрели в трудовом договоре или должностной инструкции заместителя, то работодатель не обязан доплачивать ему за замещение руководителя (письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897, письмо Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1).

Если выбирается вторая позиция, необходимо подготовить доказательства, что в зарплате заместителя учтён увеличенный объём работы во время замещения руководителя.

Суды признают, что уточнение должностных обязанностей по занимаемой должности не является изменением условий трудового договора. Поэтому уведомлять работника за два месяца не требуется (апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 03.07.2014). Более того, применять процедуру, предусмотренную статьей 74 Трудового кодекса, в этом случае опасно. Так как условия договора остаются неизменными, суд может признать увольнение работника по пункту 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса незаконным и восстановит его на работе (апелляционное определение Омского областного суда от 29.04.2015 по делу № 33-2668/2015).

Нормативная база

1. Часть первая ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57, ч. первая ст. 72.1 ТК РФ помогут понять, что трудовая функция – это название должности и характер обязанностей работника

2. Статьи 8, 22 ТК РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 помогут узнать, в каком порядке изменить должностную инструкцию, которую оформили как локальный акт.

3. Статьи 72, 74, п. 7 ч. первой ст. 77 ТК РФ помогут выяснить, как действовать, если корректировка обязанностей повлечёт изменение условий трудового договора.

ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ:

1. Возможно изменение обязанностей в должностной инструкции без согласия работника, если она оформлена как локальный акт. Однако это не должно привести к изменению трудовой функции.

2. Если в результате изменения обязанностей меняются условия трудового договора, применяется уведомительный порядок, предусмотренный статьей 74 Трудового кодекса.

3. Если обязанности в новой редакции инструкции лишь уточняются, то предупреждать об этом работника за два месяца не нужно. За отказ исполнять инструкцию можно применить взыскание.

Отраслевые требования к содержанию, разработке и внедрению должностных инструкций оперативного персонала

Утверждены Минэнерго СССР

Отраслевые требования регламентируют состав, содержание, порядок разработки, оформления, утверждения и пересмотра должностных инструкций оперативного персонала электрических станций и предприятий сетей.

ВВЕДЕНИЕ

Составление должностных инструкций и обеспечение ими рабочих мест оперативного персонала электрических станций и предприятий сетей предписывается действующими Правилами технической эксплуатации электростанций и сетей.

Целью составления должностных инструкций оперативному персоналу электрических станций и предприятий сетей является точное определение функций, обязанностей и прав каждого работника, рациональное разделение труда между персоналом подразделения, исключение дублирования и параллелизма в работе, повышение ответственности за безаварийную и экономичную работу оборудования.

Конкретное и четкое определение в должностных инструкциях функций, обязанностей, прав, взаимоотношений, ответственности оперативного персонала энергопредприятий и контроль за выполнением персоналом всех требований инструкций является одним из условий научной организации труда.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Данные Отраслевые требования являются нормативным документом, определяющим состав, содержание, порядок разработки, оформления, утверждения и пересмотра должностных инструкций оперативного персонала электрических станций и предприятий сетей Минэнерго СССР.

Должностная инструкция является правовым актом предприятия, закрепляющим функции, обязанности, права, взаимоотношения и ответственность работника.

Должностными инструкциями должны быть обеспечены все рабочие места оперативного персонала электростанций и предприятий сетей.

Ответственность за наличие должностных инструкций оперативного персонала электростанций и предприятий сетей возлагается на главных инженеров этих предприятий.

Руководство разработкой и контроль за своевременным пересмотром должностных инструкций осуществляют ПТО (ПТС) предприятий.

Непосредственную разработку должностных инструкций организуют руководители соответствующих структурных подразделений предприятий.

Должностные инструкции составляются в соответствии с действующими Правилами технической эксплуатации электростанций и сетей на основе квалификационных характеристик должностей служащих, занятых на предприятиях энергетической промышленности, положений о структурных подразделениях, имеющихся типовых должностных инструкций, других нормативно-технических документов с учетом специфики деятельности предприятия.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ И СОДЕРЖАНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Должностные инструкции оперативного персонала электростанций и предприятий сетей должны иметь следующие разделы:

Общие положения;

Функции и должностные обязанности;

Права;

Производственные взаимоотношения и информационные связи;

Ответственность.

В этом разделе указывается:

— для кого предназначена данная инструкция и кто должен ее знать (перечисляются должностные лица, для которых знание данной инструкции является обязательным);

— основная задача (задачи) работника, т.е. целевое назначение должности в системе оперативного управления предприятием (например, начальник смены электрического цеха ТЭС является лицом, осуществляющим оперативное руководство персоналом, обеспечивающим безопасную, надежную и экономичную эксплуатацию электротехнического оборудования, закрепленного за электроцехом);

— уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для назначения на данную должность (образование, стаж работы, теоретическая и практическая подготовка, группа по ТБ и т.п.);

— кем и по чьему представлению назначается, перемещается и освобождается работник от занимаемой должности;

— подчиненность работника в административном и оперативном отношении (например, начальник смены цеха ТАИ ТЭС в административном отношении подчиняется заместителю начальника цеха по эксплуатации, в оперативном — начальнику смены электростанции);

— наличие подчиненных — должности персонала, которым руководит данный работник;

— как организовано и где находится рабочее место данного работника (например, рабочее место начальника смены электрического цеха находится в помещении центрального щита управления электростанции и оборудовано в соответствии с типовыми проектами организации рабочих мест инженерно-технических работников цехов тепловых электростанций);

— зона обслуживания, перечень закрепленного оборудования, устройств и аппаратов;

— перечень руководящих, нормативно-технических, плановых и других документов, которыми должен руководствоваться в своей деятельности данный работник;

— объем знаний, обязательный для работника, занимающего данную должность (принцип работы, технические характеристики, конструктивные особенности, режимы работы обслуживаемого оборудования, его территориальное расположение, требования к безопасной эксплуатации, порядок ведения техдокументации и т.д.).

Функции и должностные обязанности

В этом разделе должны быть определены и четко сформулированы основные функции работника и обязанности по их реализации. Функции и должностные обязанности работника должны быть увязаны с функциями и правами подразделения, исключать дублирование и устанавливать рациональное распределение работ между оперативным персоналом.

Например, начальник смены ЦТАИ ТЭС осуществляет следующие функции:

— организация эксплуатации в течение смены устройств СИ, ДУ, ТЗ и С, АСР, ФГУ и ВТ, находящихся в ведении цеха, со всеми относящимися к ним трубными и кабельными связями;

— обеспечение надежной и безаварийной работы устройств ЦТАИ;

— организация труда и работа с персоналом.

Должностные обязанности начальника смены ЦТАИ ТЭС должны быть соответственно распределены и сгруппированы в пределах перечисленных функций.

Так, например, для реализации функции «Организация труда и работа с персоналом» начальник смены ЦТАИ ТЭС выполняет следующие обязанности:

— техническое и оперативное руководство персоналом смены ЦТАИ ТЭС в соответствии с «Руководящими указаниями по организации работы с персоналом на энергетических предприятиях и в организациях» (М.: СПО Союзтехэнерго, 1982);

— проведение инструктажей, технического обучения подчиненного персонала;

— контроль за выполнением персоналом требований ПТЭ, ПТБ, должностных и производственных инструкций и соблюдением трудовой, производственной и технологической дисциплины;

— участие в работе комиссий по проверке знаний персоналом ПТЭ, ПТБ, должностных и производственных инструкций;

— подготовка места работы и допуск ремонтных бригад к работе по наряду или распоряжению в соответствии с требованиями ПТБ;

— проведение мероприятий с подчиненным оперативным персоналом смены по изучению и распространению передовых методов труда и опыта новаторов в энергетике;

— содействие рационализаторской работе, оказание помощи персоналу смены в оформлении рационализаторских предложений;

— организация социалистического соревнования и движения за коммунистический труд в коллективе смены и другие обязанности.

Права

В этом разделе формулируются права работника, необходимые и достаточные для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

Так, оперативный персонал электростанций и предприятий сетей имеет право:

— отдавать распоряжения оперативного характера подчиненным работникам;

— получать от других подразделений предприятия документы и сведения, необходимые для выполнения производственных обязанностей;

— отстранять от дежурства подчиненный оперативный персонал, не обеспечивающий выполнения своих обязанностей;

— не выполнять распоряжения, которые противоречат требованиям ПТЭ, ПТБ или создают угрозу для безопасности людей или сохранности энергооборудования; обжаловать в случае несогласия другие распоряжения, не приостанавливая их выполнения;

— представлять руководству предложения о поощрении подчиненного оперативного персонала или наложении на него взысканий и другие права.

Производственные взаимоотношения и информационные связи

Настоящий раздел устанавливает производственные взаимоотношения и информационные связи данного работника с вышестоящим, подчиненным и другим связанным по работе персоналом в процессе выполнения им своих обязанностей при:

— получении и организации выполнения распоряжений и указаний вышестоящего оперативного персонала, руководства предприятия;

— выдаче распоряжений и указаний подчиненному оперативному персоналу;

— приеме и сдаче смены;

— обмене письменной и устной информацией (указывается, от кого и в какие сроки данный работник получает необходимую информацию и документацию, кому и в какие сроки данный работник представляет информацию и документацию и какую);

— производстве переключений, пуске и останове оборудования;

— производстве ремонтных работ;

— ликвидации аварий и отказов в работе энергооборудования <1>.

<1> Если перечисленные вопросы (или часть их) нашли отражение в производственных инструкциях, то в должностной инструкции они не повторяются.

В данном разделе определяется также порядок разрешения разногласий, возникающих в процессе взаимоотношений данного работника с другими должностными лицами.

— нарушение требований ПТЭ, ПТБ, ППБ, местных производственных инструкций по обслуживанию оборудования и ликвидации аварий, других действующих инструкций и положений;

— случаи аварий, загораний, производственного травматизма, происшедшие по его вине или вине подчиненного персонала;

— выполнение распоряжений вышестоящего оперативного персонала;

— сохранность обслуживаемого оборудования;

— состояние трудовой, производственной и технологической дисциплины работника и подчиненного ему персонала;

— выполнение обязанностей и использование прав, предусмотренных должностной инструкцией.

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, ОФОРМЛЕНИЯ, УТВЕРЖДЕНИЯ И ВВЕДЕНИЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

Должностная инструкция разрабатывается руководителем данного работника на основе настоящих Отраслевых требований.

При разработке должностных инструкций рекомендуется соблюдать следующие требования к их оформлению:

— титульный лист оформляется в соответствии с требованием ГОСТ 6.39-72 (Приложение).

На нем указывается наименование предприятия (организации) и его вышестоящих организаций (но не более двух уровней), наименование инструкции (для какой должности), гриф утверждения и срок действия;

— текст должностной инструкции составляется в соответствии с требованиями, содержащимися в разд. 2 настоящих Отраслевых требований;

— должностные инструкции оперативному персоналу электростанций и предприятий сетей подписываются (в конце текста) руководителем соответствующего подразделения и утверждаются главным инженером энергопредприятия.

Работник, для которого составлена инструкция, своей подписью удостоверяет, что с инструкцией ознакомлен, принял ее к руководству;

— должностная инструкция составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается работнику, для которого она составлена, другой — в ПТО (ПТС) предприятия, третий остается у руководителя подразделения.

ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА И ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

Должностные инструкции должны пересматриваться не реже одного раза в три года.

При необходимости (в случаях изменения структуры предприятия, методов управления, изменения зоны обслуживания, условий эксплуатации энергооборудования и пр.) в инструкции должны вноситься соответствующие изменения и дополнения с доведением их до сведения работников, которым обязательно знание этих инструкций; они должны переутверждаться в установленном порядке.

Если по истечении трех лет не возникло необходимости во внесении изменений и дополнений в должностные инструкции, то они подписываются вновь руководителем структурного подразделения, начальником ПТО (ПТС), главным инженером (с указанием даты).

Приложение. ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Квалификационный справочник должностей служащих. М.: НИИТруда, 1976.

2. Типовой проект организации труда в электрическом цехе ТЭС. М.: СПО Союзтехэнерго, 1978.

3. Типовой проект организации труда в цехе тепловой автоматики и измерений тепловой электростанции. М.: СПО Союзтехэнерго, 1978.

4. Типовой проект организации труда в котлотурбинном цехе ТЭС мощностью свыше 250 МВт. М.: СПО Союзтехэнерго, 1978.

5. Правила технической эксплуатации электрических станций и сетей. М.: Энергия, 1977.

6. Руководящие указания по организации работы с персоналом на энергетических предприятиях и в организациях. М.: СПО Союзтехэнерго, 1982.

7. Методические рекомендации по научной организации труда и управления для инженерно-технических работников и служащих в области эксплуатации электростанций и эксплуатационно-ремонтного обслуживания электросетей. М.: СЦНТИ ОРГРЭС, 1969.

8. Научная организация труда ИТР и служащих. М.: НИИТруда, 1979.

9. ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и формуляр-образец.

10. Научная организация труда в управлении производственным коллективом. Общеотраслевые научно-методические рекомендации. Вып. 2. Разделение труда в управлении производственным коллективом и формирование кадров служащих. М.: НИИТруда, 1982.

Журнал для должностных инструкций

Требования к оформлению документов.

Кроме текста, в состав обязательных реквизитов должностной инструкции входят:

1) наименование организации

2) наименование документа

3) дата и номер документа

4) заголовок к тексту (наименование должности)

5) гриф утверждения

6) подпись разработчика документа

7) виза согласования

8) отметка об ознакомлении работника с документом.

Наименование организации указывается в строгом соответствии с учредительными документами (уставом, Положением об организации).

Произвольные сокращения в наименовании организации использовать запрещается.

В инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие, т.е. дата утверждения.

Журнал должностных инструкций

Целесообразно издание краткой инструкции по ведению журнала, которая может быть включена в ДИ специалиста, ответственного за его ведение.

В журнале не фиксируются и не передаются в подразделения приказы об утверждении или изменении ДИ, за исключением случаев, когда они содержатся в тексте приказа. Ознакомление работника с ДИ может фиксироваться в отдельном журнале.

Журнал учета ДИ для этого не предназначен, его назначение иное:

• упорядочение документооборота — возможность быстро определить место хранения ДИ, редакцию ДИ, действовавшую на определенную дату;
• удостоверение факта издания ДИ или внесения в нее изменений (в этом качестве он может быть использован как доказательство в суде, см.

Журнал должностных инструкций образец

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦должность)¦

Форма Должностной инструкции

Должностные обязанности

Права

Взаимоотношения (связи по должности)

Оценка работы и ответственность

КОММЕНТАРИИ:

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений — специалистом, занимающим данную должность, подписывается специалистом — разработчиком, утверждается руководителем организации, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.

Журнал регистрации должностных инструкций рб

ИнфоКак отмечено выше, любая новая должностная инструкция издается в нескольких экземплярах. Одна заверенная копия выдается сотруднику под расписку.
Учет должностных инструкций требует наличия отметки об ознакомления сотрудника с инструкцией. Кроме того, можно фиксировать выдачу сотруднику заверенной копии.
Для этого в некоторых компаниях и существует соответствующий журнал.

Чтобы избежать недоразумений и возникновения разногласий между работодателем и сотрудником, в журнале выдачи должностных инструкций ставится отметка о получении на руки инструкции. Для работника важно иметь копию инструкции на случай возникновения претензий работодателя к выполнению им должностных обязанностей.

Журнал регистрации должностных инструкций образец рб

Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника.

Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах. Первый передается на руки сотруднику под расписку. Для фиксации этого факта в организации должен быть заведен журнал ознакомления с должностными инструкциями.

Возможен вариант, когда отметка ставится в листе ознакомления, который подшивается к инструкции или в общем журнале ознакомления с локальными актами.

Казалось бы, на этом процесс работы с документом заканчивается. Регистрация должностных инструкций, их учет и хранение почему-то отодвигается на второй план.

Журнал выдачи должностных инструкций

Имеет смысл создавать его тогда, года за ведение журнала отвечает один специалист.

Примерная форма первого листа может быть такой:

Ответственный за ведение журнала (название журнала)

Период ведения ФИО ответственного Должность ответственного Основание назначения (приказ, распоряжение) Подпись ответственного Начало Окончание 01.03.2014 15.12.1017 Иванова П.И. Начальник отдела кадров Приказ№ 8 от 01.03.2014г. Иванова

Структура листа учета ДИ

В журнале, регистрирующем ДИ, должна быть отражена информация о самом документе, которая вносится в регистрационную таблицу.

Журнал учета должностных инструкций срок хранения

На титульном листе указывается название: «Журнал учета должностных инструкций» или «Книга регистрации…», даты начала и окончания, должность и Ф. И. О. лица, ответственного за ведение.

В структуру журнала могут входить такие графы:

1. Номер по порядку.
2. Дата поступления документа.
3. Наименование и реквизиты документа с указанием названия должности, к которой он относится (ДИ, изменение ДИ).
4. Место хранения: структурное подразделение, в котором по штатной структуре числятся штатные единицы по должности.
5. Получил: подпись должностного лица, обязанного провести процедуру ознакомления с ДИ, выдать ее экземпляр сотруднику и определить на хранение экземпляр организации.
6. Выдал: подпись должностного лица отдела кадров, ответственного за ведение журнала, который передал ДИ в подразделение.

Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним рб

ВниманиеЭто может быть журнал регистрации (книга учета) должностных инструкций или журнал для регистрации всех нормативно-распорядительных документов организации. Регистрационный номер необходим для учета инструкции и облегчения ее поиска в будущем.
Он, как и дата, проставляется на инструкции уже после ее утверждения.

В организации может применяться журнал для регистрации всех локальных документов:

¦ N ¦Наиме- ¦Дата ¦Фамилия, ¦Коли- ¦Коли- ¦Место ¦Отметка о ¦

¦до- ¦нование¦утверж-¦имя, ¦чество ¦чество ¦и срок¦ выданных ¦

¦ку- ¦доку- ¦дения ¦отчество,¦страниц¦экземп-¦хране-¦ копиях ¦

¦мен-¦мента ¦ ¦должность¦ ¦ляров ¦ния ¦документа ¦

¦та ¦ ¦ ¦разработ-¦ ¦ ¦ ¦ (дата, ¦

¦ ¦ ¦ ¦чика ¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О.

Журнал учета должностных инструкций рб

Таким образом, ДИ служит для обеих сторон своеобразным гарантом определенных трудовых отношений в организации.

Рекомендации по регистрации должностных инструкций в журнале

В соответствии с правилами кадрового делопроизводства каждый внутренний документ организации подлежит регистрации в день его подписания и утверждения. При этом ему присваивается регистрационный номер, который состоит обычно из порядкового номера, дополняемого специальным индексом для удобства идентификации.

Журнал регистрации должностных инструкций — есть ли утвержденная форма, где скачать образец?

Скачать форму журнала

Журнал регистрации ДИ не имеет унифицированной формы, и каждый работодатель разрабатывает его самостоятельно с учетом принятого в организации порядка фиксации локальных нормативных актов.

Журнал регистрации должностных инструкций купить

ТК РФ)

Процедура ознакомления сотрудника с должностной инструкцией «под подпись” осуществляется с помощью «Визы ознакомления». Это реквизит состоит из наименования должности, личной подписи работника, расшифровки подписи и даты.
Если факт ознакомления регистрируется непосредственно в должностной инструкции, то виза сотрудника ставится на последнем листе документа, после всех прочих. Если одну и ту же должность занимают несколько сотрудников, то в документе может быть и не одна виза.

Ознакомление с должностной инструкцией может, кроме того, быть отмечено в листе ознакомления с локальными актами или непосредственно на экземпляре трудового договора.

Журнал регистрации должностных инструкций в школе

Например: дата сокращения должности в организации и передачи должностной инструкции в архив; отметка о количестве копий, выданных работнику на основании ст. 62 ТК РФ

Образец журнала учета должностных инструкций

Данный образец журнала должностных инструкций не является унифицированной формой регистрации нормативных документов. Работодатель разрабатывает форму журнала самостоятельно, исходя из специфики организации.

Журнал ознакомления с должностными инструкциями

В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, до подписания трудового договора (ст.

Если в организации происходят структурные изменения, вводится новая или изменяется трудовая функция работника, то это должно быть отражено в соответствующих документах, в т.ч. и в должностных инструкциях работников.

В данной статье мы рассмотрим, как правильно изменить или дополнить должностные инструкции.

Должностная инструкция является локальным нормативным актом, регламентирующим правовое положение работника в организации, определяющим задачи, функции, обязанности, права и ответственность каждого работника в конкретных организационно-технических условиях (ст. 194 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).

Должностные инструкции в организации разрабатывает и утверждает наниматель на основании Перечня должностных обязанностей служащих, а также их прав и ответственности, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, установленных в типовых должностных инструкциях (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1; далее – ЕКСД).

Внесение изменений и дополнений в указанные локальные нормативные акты осуществляют в таком же порядке, как и утверждение данного документа. Главное условие таких актов – они не могут ухудшать положение работников по сравнению с ТК и иными актами законодательства, регулирующими соответствующие отношения в социально-трудовой сфере.

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых содержатся в выпусках ЕКСД, включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125 (далее – ОКПД).

ЭТО ВАЖНО! Так как в должностной или рабочей инструкции закрепляется, как правило, содержание основной трудовой функции, которая соответствует трудовому договору, то наниматель должен обосновать причину внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию работника. Например, указать, что проведение изменения организационной структуры, сокращение численности персонала, смена вида деятельности организации и т.д. требуют внесения изменений в функциональные обязанности некоторых работников.

Порядок изменения должностной инструкции зависит от того, является позиция свободной, т.е. вакантной, или на должности уже трудится работник. В первом случае согласия специалиста не требуется, а во втором – это обязательно.

Изменение инструкции по вакантной должности

Внесение изменений и дополнений в инструкцию по должности, которая является вакантной, оформляют приказом руководителя, если принято решение о необходимости принять на работу специалиста для выполнения определенных функций.

Ситуация 1

В кадровой службе организации существует вакантная должность специалиста по кадрам. В связи с расширением производства и ростом численности работников необходимо разделить обязанности между специалистами более рационально и принять на работу нового работника. Решено поручить новому специалисту по кадрам работу по персонифицированному учету, ведение кадровой электронной базы и воинского учета в организации.

В данном случае можно изменить функциональные обязанности всех сотрудников кадровой службы и разработать новую инструкцию для вакантной должности.

Руководитель отдела, в подчинении которого находится вакантная позиция, составляет новую редакцию должностных обязанностей. Новые должностные инструкции согласовываются с остальными работниками отдела и утверждаются руководителем организации. Необходимо ознакомить с новыми нормативными актами профсоюз, если такой имеется в организации. В новом документе права работников не должны быть нарушены в части условий труда.

ЭТО ВАЖНО! При заключении трудового договора наниматель и работник в обязательном порядке согласовывают трудовую функцию, закрепленную именно в должностной инструкции, которая является частью трудового договора.

В связи с этим до подписания трудового договора новый работник должен быть ознакомлен со своими должностными обязанностями, что подтверждается рядом с грифом «С должностной инструкцией ознакомлен» его подписью и датой ознакомления (п. 3 части первой ст. 54 ТК).

Порядок изменения должностной инструкции работающего специалиста

Изменение трудовой функции работника как части трудового договора допускается только по соглашению сторон. Соответственно при пересмотре должностной инструкции в части, касающейся перечня трудовых обязанностей, наниматель должен заключить с работником письменное дополнительное соглашение (часть четвертая ст. 19 ТК), иначе новая редакция должностной инструкции работника будет недействительна. Вот почему перед внесением дополнений в инструкцию по должности, по которой трудится сотрудник, необходимо получить письменное согласие работника. Для этого специалисту по кадрам надо подготовить и вручить уведомление работнику в 2 экземплярах. В документе прописываются обязанности, которыми дополняется должностная инструкция. На уведомлении сотрудник ставит свою подпись, дату ознакомления, один экземпляр возвращается в кадровую службу, второй – остается у работника. Затем стороны подписывают дополнительное соглашение, и работник знакомится с новой редакцией инструкции под роспись.

ЭТО ВАЖНО! Внесение изменений в должностные инструкции необходимо:

– при приведении имеющейся в организации кадровой документации в соответствие с требованиями действующего законодательства и разработки (доработки) необходимых документов;

– изменении должностных правомочий и обязанностей работника;

– переводе работника на другую должность (работу) у того же нанимателя;

– возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);

– реорганизации юридического лица;

– изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);

– изменении наименования организации (или внесении иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения;

– изменении фамилии (или инициалов) работника, если инструкция была индивидуальной (персональной), и др.

Ситуация 2

В связи с закрытием обособленного подразделения ООО «Спектр» в г. N у главного бухгалтера Соколовой Н.В. теперь нет необходимости 2 раза в год направляться туда в командировку.

В данном случае можно оформить отдельный документ, в котором четко прописать:

«На основании приказа директора ООО «Спектр» от 10.12.2014 г. № 114 с 01.01.2015 г. исключить из должностной инструкции главного бухгалтера от 02.01.2012 г. № 5 пункт 3.4:

– направляется в служебную командировку в обособленное подразделение организации в г. N два раза в год с целью участия в проведении финансового анализа и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности».

Затем нужно ознакомить работника с изменениями, что оформляется его собственноручной надписью с проставлением даты и подписи:

«С изменениями в должност- Подпись Н.В. Соколова
ной инструкции 10.12.2014″
ознакомлена и согласна.

В некоторых случаях используют персональные должностные инструкции, которые составляются для конкретного работника и содержат в заголовке к тексту его фамилию и инициалы. Это целесообразно делать при необходимости конкретизировать функции специалиста. Если инструкция пишется для конкретного человека, а не на должность, то при приеме на работу новый работник не сможет на ней расписаться. В таком случае потребуется внесение в инструкцию соответствующих изменений или утверждение новой редакции должностной инструкции.

Таким образом, для внесения изменений в должностную (рабочую) инструкцию нанимателю следует:

1) составить должностную инструкцию в новой редакции или подготовить отдельные изменения к инструкции;

2) утвердить новую редакцию должностной инструкции либо изменения к ней приказом (распоряжением) руководителя;

3) уведомить работника под роспись о конкретных обязанностях, которыми будет дополняться инструкция, или об изменениях, вносимых в нее;

4) ознакомить работника под роспись с новой редакцией должностной инструкции либо с изменениями к ней (п. 10 ст. 55 ТК);

5) составить в 2 экземплярах дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается, что обязанности работника будут определены должностной инструкцией, действующей в новой редакции или с изменениями;

6) подписать соглашение и получить подпись работника;

7) передать работнику 1 экземпляр соглашения;

8) может быть издан приказ (распоряжение) руководителя о внесении дополнений в должностную инструкцию. Работник знакомится с приказом под роспись.

Работник приступает к выполнению новых обязанностей с даты, определенной дополнительным соглашением, а если такая дата не определена, то на следующий день после подписания соглашения.

Охрана Труда

Каков порядок проверки и пересмотра инструкций?

Каков порядок проверки и пересмотра инструкций?

П 5.1-5.3 Положения о инструкциях

Чтобы обеспечить соответствие инструкций современным требованиям в области охраны труда, их следует подвергать периодической проверке. При этом определяется необходимость пересмотра инструкций и внесения в них изменений.

Проверку и пересмотр типовых инструкций производит организация-разработчик этих инструкций, а инструкций для работающих – подразделение – разработчик.

Ответственность за своевременную проверку и пересмотр инструкций несут соответственно руководители этих организаций и подразделений-разработчиков.

Проверка типовых инструкций и инструкций для работающих должна производится в сроки, предусмотренные межотраслевыми и отраслевыми нормативными и нормативно-техническими документами по охране труда, но не реже одного раза в 5 лет, а инструкций для работающих по профессиям или по видам работ, связанным с повышенной опасностью, — не реже одного раза в 3 года.

Если в течение указанных сроков условия труда работающих на предприятии не изменились, то приказом (распоряжением) по предприятию и решением профсоюза действие инструкции для работающих продлевается на следующий срок, о чем делается запись на первой странице инструкции (ставится штамп «Пересмотрено», дата и подпись лица, ответственного за пересмотр инструкции).

Если в течение указанных сроков условия труда работающих в отрасли не изменились, то приказом (указанием) по министерству, действие типовой инструкции продлевается на следующий срок, о чем делается запись на титульном лите подлинника типовой инструкции.

Пересмотр должностных инструкций должен производиться не реже

ВОПРОС: Как часто подлежат пересмотру и замене должностные инструкции? Можно ли использовать должностную инструкцию, утвержденную в 2005 г.?

ОТВЕТ: Должностная инструкция является одним из документов локальной нормативной базы организации (ст.194 Трудового кодекса РБ). Пунктом 2 ст.54 данного кодекса предусмотрена обязанность нанимателя при приеме на работу ознакомить работника под роспись с порученной работой (должностной инструкцией). Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором устанавливаются основные функции, обязанности, права и ответственность работника организации. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора (контракта).

Пересмотр должностных инструкций осуществляется по мере необходимости, но, как правило, не реже чем один раз в три года.

В определенных случаях в инструкцию вносятся изменения оперативного характера (например, при изменении организационной структуры, перераспределении функций между подразделениями и должностными лицами, изменении нормативных и законодательных актов и т.д.). Внесение изменений в утвержденную должностную инструкцию и утверждение нового варианта осуществляется разработчиком в установленном в организации порядке.

Использовать должностную инструкцию, утвержденную в 2005 г., имеет смысл при отсутствии изменений организационной структуры, перераспределении функций между подразделениями и должностными лицами, изменении нормативных и законодательных актов и т.д. То есть, когда речь идет о должности, основные функции, обязанности, права и ответственность по которой с течением времени практически не претерпевает существенных изменений, в т.ч. и когда изменения в законодательстве с течением времени не коснулись этой должности. К таким должностям условно можно было бы еще некоторое время назад отнести заведующего складом, инспектора по кадрам, секретаря и других. Однако внедрение прогрессивных методик и систем ведения складского учета, расширении функций инспектора по кадрам от простого учета принятых и уволенных работников до ведения полноценной работы по подбору персонала, штатной расстановки и разработки системы обучения, а так же повышающихся изо дня в день требований к претендентам на должность секретаря, говорит о том, что необходимость в пересмотре должностных инструкций возникает перед нанимателем все чаще.

Алексей Пархимович, экономист по труду I категории

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Регламентируется ли каким-нибудь документом срок действия должностной инструкции работника?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77,

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145),

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

В каких случаях инструкции для работающих должны пересматриваться до истечения срока их действия?

В каких случаях инструкции для работающих должны пересматриваться до истечения срока их действия?

П 5.5 Положения о инструкциях

Инструкции для работающих должны пересматриваться до истечения указанного срока в случае:

— при пересмотре законов об охране труда, введении в действие новых или пересмотре ранее действующих межотраслевых и отраслевых нормативных и нормативно-технических документов по охране труда;

— по внедрении новой техники и технологии.

— пересмотре типовых инструкций;

— возникновение аварийной ситуации или травмирования работающих, вызвавших необходимость пересмотра (изменения) инструкции;

— изменения технологического процесса или условий работы, а также при применении новых видов оборудования, материалов, аппаратуры, приспособлений и инструментов.

В последнем случае пересмотр инструкций должен производится до введения изменений.