Справочник Бухгалтера

Ольга МУГАКО

Срок хранения штатного расписания (п. 32 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140):

· в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей — постоянно;

· в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, — 10 лет.

Штатное расписание должно быть экономически обоснованным, учитывать особенности организации производства и труда, соответствовать целям и задачам организации. Поэтому до составления штатного расписания необходимо провести подготовительную работу и установить оптимальную структуру управления, определить численность работников и размеры оплаты их труда в соответствии с законодательством и финансовыми возможностями организации.

Отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или нанимателем в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (далее — ЕТКС), Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, иными квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке, на основании ч. 2 ст. 61 ТК.

Таким образом, в соответствии с ТК квалификационные справочники являются обязательными для применения в сфере трудовых отношений, и несоблюдение порядка определения наименования должностей (профессий), установления квалификационных разрядов, категорий, классов может привести к нарушению законодательства о труде.

При применении ЕТКС и Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее — ЕКСД) необходимо руководствоваться Общими положениями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34 (далее — Общие положения ЕТКС), и Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее — Общие положения ЕКСД).

Наименования профессий рабочих и наименования должностей служащих, тарифно-квалификационные и квалификационные характеристики которых содержатся в выпусках ЕТКС и ЕКСД, включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125 (далее — ОКПД).

Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Утвердить прилагаемую Примерную номенклатуру дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой.

Министр

А. Коновалов

Зарегистрировано в Минюсте РФ 31 декабря 2013 г.
Регистрационный № 30940

Общие положения

1. Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее — Примерная номенклатура дел), представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой. Примерная номенклатура дел определяет порядок формирования документов в дела, систематизации, идентификации, индексации и сроки хранения дел и является методическим документом для составления индивидуальной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее — индивидуальная номенклатура дел).

2. Разделы Примерной номенклатуры дел объединяют наименования дел по функциональному признаку в соответствии с деятельностью государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.

3. При составлении Примерной номенклатуры дел учтены следующие нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения:

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-1;

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный № 18380) (далее — Перечень);

Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. № 403 (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный № 15675), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. № 81 (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный № 16977), от 23 ноября 2010 г. № 360 (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный № 19090).

4. Примерная номенклатура дел состоит из двух разделов: «Организация нотариальной деятельности» и «Совершение нотариальных действий». Внутри разделов заголовки дел сгруппированы с учетом их функциональной взаимосвязи.

В раздел «Организация нотариальной деятельности» включены дела: организационно-распорядительные, отчетности, финансирования и бухгалтерии, по работе с персоналом, регистрационно-контрольные и учетные.

В раздел «Совершение нотариальных действий» включены дела, связанные с совершением нотариальных действий.

5. Сроки хранения управленческих документов определены по Перечню. Срок хранения документов, отражающих специфику нотариальной деятельности, установлен в Примерной номенклатуре дел по согласованию с Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции Российской Федерации (далее — ЦЭК Минюста России), Федеральной нотариальной палатой и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее — ЦЭПК при Росархиве).

6. Примерная номенклатура дел охватывает виды и разновидности документов, которые могут образоваться в деятельности государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.

8. На основании Примерной номенклатуры дел формируется индивидуальная номенклатура дел, состоящая из следующих граф: индекс дела (графа 1), заголовок дела (графа 2), количество дел (томов, частей) (графа 3), срок хранения дела, номера статьей (графа 4), примечание (графа 5). Индивидуальная номенклатура дел должна соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации, законодательства субъектов Российской Федерации, приказов Министерства юстиции Российской Федерации, решениям Федеральной нотариальной палаты, которые предъявляются к формированию отдельных категорий дел.

9. В индивидуальную номенклатуру дел включаются дела, образующиеся в процессе деятельности конкретной государственной нотариальной конторы или конкретного нотариуса, занимающегося частной практикой.

10. В индивидуальную номенклатуру дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, включаются дела, содержащие:

номенклатуру дел;

документы, являющиеся основанием для осуществления нотариальной деятельности (заверенные копии приказов о наделении полномочиями нотариуса, а также о его замещении, копии лицензий);

копии договоров страхования гражданской ответственности нотариуса, занимающегося частной практикой;

законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, приказы, распоряжения, методические документы Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и нотариальных палат.

11. Индивидуальная номенклатура дел составляется на каждый календарный год не позднее 1 декабря предшествующего года на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы, и вводится в действие с 1 января следующего года.

12. Каждое дело, включенное в индивидуальную номенклатуру дел, имеет строго определенный индекс, который указывается в графе 1.

Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела по Примерной номенклатуре дел в пределах раздела. Дела, неоконченные производством в течение одного года, являются переходящими и вносятся в индивидуальную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Не могут быть переходящими реестры для регистрации нотариальных действий, дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством.

13. Графа 2 включает заголовки дел. При перенесении заголовков дел из Примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру дел возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой дел, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из Примерной номенклатуры дел или разделение одного дела, предусмотренного Примерной номенклатурой дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав (вид) документов.

14. Графа 3 «количество частей (томов)» заполняется в индивидуальной номенклатуре дел по окончании календарного года. Дела, состоящие из нескольких томов, имеют общий индекс. На обложке каждого тома указывается его порядковый номер.

15. В графе 4 указываются сроки хранения дел и статьи по Перечню в соответствии с Примерной номенклатурой дел.

16. В графе 5 делаются пометки о не начатых или переходящих на следующий год делах, передаче дел в архив, выделении дел к уничтожению, другие дополнительные пометки.

17. Если в течение года у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе образуются новые дела, не предусмотренные Примерной номенклатурой дел, они дополнительно вносятся в индивидуальную номенклатуру дел. Для внесения новых дел в конце структурного раздела индивидуальной номенклатуры дел оставляют 2-3 резервных индекса дел (без указания заголовков).

18. В дела помещается один экземпляр правильно оформленных документов, заверенных необходимыми подписями, печатями, датированных. Приложения к документам, как правило, формируются вместе с документами, к которым они относятся, следуя за основным документом.

19. Дела со дня их формирования до передачи в архив или на уничтожение, хранятся у нотариуса, занимающегося частной практикой или в государственной нотариальной конторе.

20. Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальные палаты субъектов Российской Федерации обязаны осуществлять контроль за сохранностью и учетом нотариальных архивов, а государственные нотариальные конторы и нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность и учет нотариальных архивов.

21. По окончании календарного года составляется итоговая запись о категориях и количестве находившихся в производстве дел отдельно постоянного и временного хранения, а также об общем количестве дел, находившихся в производстве в соответствующем году.

Итоговая запись удостоверяется подписью нотариуса либо работника, ответственного за ведение архива и подготовку номенклатуры дел.

Список сокращений

г.		год (годы)
ДМН		до минования надобности
л.		лет
Пост.		Постоянно
ст.		статья
ЭПК		Экспертно-проверочная комиссия уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела
ЦЭК		Центральная экспертная комиссия Министерства юстиции Российской Федерации
ЦЭПК		Центральная экспертно-проверочная комиссия при Федеральном архивном агентстве (Росархиве)

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения (статья по Перечню)	Примечания
1	2	3	4
1. Организация нотариальной деятельности
01-01	Документы о назначении и замещении нотариуса (заверенные копии приказов, лицензия или ее копия)	Пост.* ст. 19а
01-02	Законы и иные нормативные правовые акты(1)	ДМН ст. 1 б	(1) Могут храниться в электронном виде
01-03	Постановления, решения, протоколы. методические материалы Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и нотариальных палат	Пост. * ст. 1 б, ст. 18 в	(1) Присланные для сведения — ДМН
01-04	Договоры страхования гражданской ответственности нотариуса при осуществлении им нотариальной деятельности (копии договоров)	Пост. * ст. 447
01-05	Организационно-распорядительные документы нотариуса(1)	Пост. * ст. 19 а	(1) Постановления, приказы, распоряжения, поручения (кроме приказов по личному составу и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса)
01-06	Журнал регистрации организационно-распорядительных документов нотариуса(1)	Пост. * ст. 258 а	(1) Постановления, приказы, распоряжения, поручения (кроме приказов по личному составу и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса)
01-07	Должностные инструкции работников нотариальной конторы	3 г.(1) ст. 77 б	(1) После замены новыми
01-08	Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, отпуска и пр.)	75 л. ст. 19 б
01-09	Журнал учета приказов по личному составу	75 л. ст. 258 б	Подлежит приему в государственный архив, если может быть использован в качестве научно-справочного аппарата
01-10	Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса	Пост. * ст. 79 а
01-11	Журнал учета соглашений и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса	Пост. * ст. 258 а
01-12	Журнал учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса	Пост. **ст. 258 а
01-13	Трудовые книжки работников	До востребования(1) ст. 664	(1) Невостребованные — 75 л.
01-14	Книга выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним	175 л. ст. 695 в
01-15	Книга регистрации трудовых договоров (трудовых соглашений)	175 л. ст. 695 б
01-16	Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1)	Пост. ст. 656 а 75 л. ЭПК*** ст. 656 б	(1) На постоянное хранение оставляются личные дела работников нотариальной конторы, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и иные звания
01-17	Личные карточки работников	75 л. ЭПК*** ст. 658
01-18	Трудовые договоры, трудовые соглашения(1)	75 л. ст. 657	(1) Не вошедшие в состав личных дел
01-19	Переписка по вопросам основной деятельности нотариуса	15 л. ЭПК*** ст. 32, ст. 35
01-20	Переписка, осуществляемая в электронной форме, по вопросам совершения нотариальных действий, связанных с отчуждением недвижимого имущества и ведением наследственных дел(1)	Пост. ст. 258 г	(1) Хранится в электронном виде
01-21	Переписка, осуществляемая в электронной форме, по иным вопросам основной деятельности нотариуса(1)	5 л. ст. 258 г	(1) Хранится в электронном виде
01-22	Журнал регистрации входящей корреспонденции	5 л. ст. 258 г	(1) Хранится в электронном виде
01-23	Журнал регистрации исходящей корреспонденции	5 л. ст. 258 г
01-24	Электронный журнал регистрации входящих электронных документов(1)	5 л. ст. 258 г
01-25	Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов(1)	5 л. ст. 258 г	(1) Хранится в электронном виде
01-26	Финансовые документы, подтверждающие оплату совершенных нотариальных действий {платежные поручения, корешки почтовых переводов и др.)(1)	5 л.(2) ст. 362	(1) Для государственных нотариальных контор (2) При условии проведения проверки
01-27	Первичные учетные документы и приложения к ним, связанные с хозяйственными операциями, явившиеся основанием для бухгалтерских записей (счета-фактуры, кассовые, банковские документы, квитанции, корешки банковских чековых книжек и квитанций, извещения банков и переводные требования и др.)1	5 л.(2) ст. 362	(1) Для государственных нотариальных контор (2) При условии проведения проверки
01-28	Лицевые счета работников	75 л.(2) ст. 413
01-29	Документы (расчетно-платежные), ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы и др. выплат работникам (премий, пособий, материальной помощи); (1) доверенности на получение товарно-материальных ценностей	5 л.(2) ст. 412	(1) При отсутствии лицевых счетов работников — 75 лет (2) При условии завершения проверок
01-30	Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах	5 л.(1) ст. 40	(1) После снятия с учета
01-31	Отчеты по перечислению денежных сумм по социальному страхованию	Пост. ст. 391
01-32	Соглашения, договоры, связанные с обеспечением нотариальной деятельности	5 л.(1) ЭПК*** ст. 436	(1) После истечения срока действия соглашения, договора
01-33	Документы (инвентаризационные описи, акты, ведомости и др.) об инвентаризации основных средств, имущества, товарно-материальных ценностей	Пост.*(1) ст. 427	(1) При условии проведения проверки (ревизии) государственных нотариальных контор
01-34	Справки и акты проверок исполнения профессиональных обязанностей нотариуса	Пост.* ст. 173 а
01-35	Годовые статистические отчеты о деятельности нотариуса	Пост.* 467 б
01-36	Номенклатура дел	Пост.* ст. 200 а
01-37	Описи дел постоянного срока хранения*	Пост.* ст. 248 а
01-38	Описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения	3 г.(1) ст. 248 в	(1) После уничтожения дел
01-39	Акты о выделении дел (документов) к уничтожению	Пост.* ст. 246
01-40	Акты приема-передачи дел (документов) и личной печати нотариуса	** Пост. ст. 79 а
01-41	Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях (постановления, протоколы выемки, определения (запросы) суда, справки об изъятии и др.)	3 г.(1) ст. 251 5 л.(2) ЭПК***	(1) После возвращения. (2) Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям
01-42	Справки, выданные по запросам граждан и организаций, документы к ним (заявления, запросы, переписка)	5 л. ст. 253
01-43	Документы по учету бланков для совершения нотариальных действий (операционные выписки и др.)	3 г. ст. 259 г
2. Совершение нотариальных действий
02-01	Реестр для регистрации нотариальных действий (общий)	Пост.** ст. 258 а
02-02	Реестр для регистрации удостоверения сделок	Пост.** ст. 258 а
02-03	Реестр для регистрации выдачи свидетельств о праве на наследство	Пост.** ст. 258 а
02-04	Реестр для регистрации удостоверения доверенностей	Пост**. ст. 258 а
02-05	Реестр для регистрации свидетельствования копий документов	Пост.** ст. 258 а
02-06	Алфавитная книга учета наследственных дел	Пост.** ст. 258 а
02-07	Алфавитная книга учета завещаний (в том числе закрытых завещаний)	Пост.** ст. 258 а
02-08	Алфавитная книга учета кредиторов	Пост.** ст. 258 а
02-09	Книга учета наследственных дел	Пост.** ст. 258 а
02-10	Книга учета дел закрытых завещаний	Пост.** ст. 258 а
02-11	Книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества	Пост.** ст. 258 а
02-12	Книга учета депозитных операций	Пост.** ст. 258 а
02-13	Договоры отчуждения недвижимого имущества, документы по договорам отчуждения	Пост.** ст. 439, ст. 797
02-14	Договоры отчуждения акций, долей в уставном (складочном) капитале хозяйственных товариществ и обществ, документы к ним	Пост.** ст. 159
02-15	Договоры ипотеки, документы к ним	Пост.** ст. 451, ст. 452
02-16	Договоры залога доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью, документы к ним	10 л.(1) ЭПК*** ст. 451	(1) После истечения срока действия договора
02-17	Договоры аренды недвижимого имущества, договоры безвозмездного пользования, заключенные на неопределенный срок, документы к ним	Пост.* ст. 791
02-18	Договоры ренты и пожизненного содержания с иждивением, документы к ним	Пост.* ст. 442, ст. 943
02-19	Соглашения о разделе наследства, документы к ним	Пост.* ст. 425
02-20	Соглашения об установлении долевой собственности на имущество, находящееся в совместной собственности	Пост.* ст. 425
02-21	Соглашения о разделе общего имущества супругов, брачные договоры, документы к ним	Пост.* ст. 425
02-22	Иные сделки (договоры, соглашения)(1) документы к ним	5 л.(2) ЭПК***ст. 436	(1) Не указанные в отдельных статьях Перечня (2) После истечения срока действия договора, соглашения
02-23	Завещания, распоряжения об отмене завещаний	Пост.** ст. 438
02-24	Дело «Конверты хранения» (извещения, свидетельства о принятии закрытых завещаний, распоряжения об отмене закрытых завещаний и др.)	Пост.** ст. 438
02-25	Дела закрытых завещаний (заявления, копии свидетельств о смерти завещателей, копии извещений о вскрытии закрытого завещания, почтовые уведомления о вручении извещений, конверты хранения, вложения (завещания), изъятые из конвертов, протоколы вскрытия и оглашения закрытых завещаний и др.)	Пост.** ст. 438
02-26	Наследственные дела	Пост.**
02-27	Депозитные дела (заявления, банковские документы о зачислении на депозитный счет нотариуса денежных средств, копии договоров, описи наследственного имущества, закладных, писем банку о принятии денежных сумм или ценных бумаг, извещений, уведомлений, именных чеков, доверенностей, решений судов, квитанции о взносе, расчеты и др.)	10 л.(1) ЭПК***	(1) После возврата денежных сумм или ценных бумаг из депозита нотариуса
02-28	Дела инвестиционных товариществ (договоры инвестиционных товариществ, инвестиционные декларации, соглашения товарищей, согласия на доступ третьих лиц к документам инвестиционных товариществ, протоколы ознакомлений с документами инвестиционных товариществ и др.)	5 л.(1) ЭПК***	(1) После прекращения договора инвестиционного товарищества
02-29	Дела хозяйственных партнерств (соглашения об управлении партнерством, договоры об отчуждении доли в складочном капитале, протоколы ознакомления с соглашением об управлении партнерством и др.)	5 л.(1) ЭПК***	(1) После ликвидации или реорганизации партнерства
02-30	Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, документы к ним(1)	Пост.** ст. 425, ст. 185	(1) Если оформляется не в связи с открытием наследства
02-31	Свидетельства об удостоверении фактов и документы к ним: а) нахождения гражданина в живых; б) в определенном месте; в) тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии	5 л. ст. 188
02-32	Документы, относящиеся к удостоверению времени предъявления документов	5 л. ст. 189
02-33	Документы о передаче заявлений физических и юридических лиц, свидетельства	5 л. ст. 188
02-34	Свидетельства о принятии на хранение документов, документы к ним	5 л.(1) ст. 188 ЭПК***	(1) После возвращения всех принятых на хранение документов
02-35	Документы, относящиеся к совершению исполнительных надписей	5 л.(1) ЭПК*** ст. 188	(1) По истечении срока последнего платежа, предусмотренного документом, устанавливающим задолженность
02-36	Документы, относящиеся к предъявлению чеков к платежу и удостоверению неоплаты чеков	5 л. ст. 188
02-37	Акты о протесте векселей, документы к ним	5 л. ЭПК***
02-38	Акты о морских протестах, документы к ним	5 л. ЭПК***
02-39	Документы, относящиеся к обеспечению доказательств	5 л. ЭПК*** ст. 188

* Срок хранения «Пост» означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

** При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

*** Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

Согласовано

Протокол ЦЭК Министерства юстиции
Российской Федерации
от 14 декабря 2010 г. № 2

Заместитель Министра юстиции Российской Федерации, председатель ЦЭК Минюста России

А. Алханов

Протокол ЦЭПК

при Федеральном архивном агентстве

Процессы делопроизводства устроены таким образом, что рано или поздно у большинства документов истекает срок хранения. Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов.

Кто определяет сроки хранения? Какой закон это регламентирует?

Основными документами, которые использует в своей деятельности экспертная комиссия для определения сроков хранения архивных документов, являются перечни документов с указанием сроков их хранения в архиве.

Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности.

Это могут быть сроки хранения приказов руководства, отчеты, планы, бухгалтерская документаций, документы по личному составу и др. Они относятся к категории типовых документов и сроки хранения таких архивных документов определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в 2010 году.

Кроме того, сроки хранения архивных документов определяются ведомственными перечнями, которые регламентируют сроки по отдельным отраслям, то есть в зависимости от того, какой вид деятельности она осуществляет. Такие перечни предусматривают большой охват видов документов. К примеру, существуют:

• «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
• «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации».
• «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации».

Какие существуют сроки хранения документов в архиве?

Существуют следующие сроки хранения документов в архиве:

В списке типовых управленческих документов предусмотрены такие сроки хранения архивных документов:

• личные дела сотрудников – 75 лет;
• журналы регистрации несчастных случаев на производстве – 75 лет;
• документы связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты) – постоянное хранение;
• гарантийные письма – 3 года;
• акты проверок кассы – 3 года;
• акты проверок финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.

С какого числа исчисляются сроки хранения документов?

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. К примеру, для документа, который «отслужил» в апреле 2011 года, срок его хранения начинается с 1 января 2012 года.

Что делать с документами, которые не подлежат хранению?

Типовые и ведомственные перечни необходимы не только для определения сроков хранения документов в архиве, но и последующего уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Для выделенных к уничтожению документов составляется акт об уничтожении документов, в котором указываются индексы, названия, заголовки и др.

Данная консультация поможет разобраться в новациях, касающихся архивного хранения документов в учреждениях, госорганах и прочих структурах.

Общие нормы, касающиеся функционирования архивов

Прежде всего заметим, что Законом от 24.12.93 г. № 3814-ХІІ «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (далее – Закон № 3814) определены составляющие системы архивных учреждений. Согласно ст. 22 данного Закона такие учреждения могут быть основаны на любой форме собственности, так как их учредителями могут быть госорганы, органы местного самоуправления (далее – ОМС), юридические и физические лица.

В соответствии с Законом № 3814 учреждения могут функционировать, в частности, как центральные и отраслевые государственные архивы, архивные учреждения ОМС, архивные подразделения государственных научных учреждений, музеев и библиотек, архивные подразделения госорганов, ОМС, государственных и коммунальных учреждений, а также архивные подразделения объединений граждан.

Рассмотрим архивы, финансируемые за счет государственного или местных бюджетов.

Сначала – о местных государственных архивных учреждениях, которые согласно ст. 28 Закона № 3814 служат для хранения документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) местного значения. К ним относятся архивы областей, гг. Киева и Севастополя, архивные отделы районных, районных в гг. Киеве и Севастополе госадминистраций. Местные госархивы являются структурными подразделениями местных госадминистраций, в то же время они подотчетны и подконтрольны Госархиву.

Для осуществления централизованного временного хранения архивных документов, которые не относятся к НАФ, законодательством предусмотрено создание архивных учреждений ОМС. То есть архивными учреждениями сельских, поселковых, городских советов выполняются функции по хранению документов, накопленных в процессе документирования служебных, трудовых, прочих правоотношений. При создании архивных учреждений городских советов городов респуб­ликанского (АР Крым) и областного значения им делегируются полномочия, предусмотренные для местных госархивов по хранению на соответствующей территории документов НАФ.

Кроме того, согласно нормам ст. 31 Закона № 3814 в составе госорганов или ОМС могут быть созданы архивные подразделения. Типовым положением об архивном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденным приказом Минюста от 10.01.12 г. № 232/5, предусмотрено, что они являются самостоятельными структурными подразделениями организации.

Правила делопроизводства и архивации

Нормативно-правовое регулирование

Вопросы работы с документацией в государственных и других органах, а также в учреждениях регламентируются Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Обращаем внимание, что Правилами № 1000/5 определены единые требования к созданию управленческих документов, работы со служебными документами и порядок их архивного хранения. В п. 6 этих Правил предусмотрено, что ответственность за сохранность служебных документов, защиту документационного фонда от несанкционированного доступа, утрату или уничтожение документов и т. п. возлагается на руководителя учреждения. В то же время за содержание и качество подготовки документов, за организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях отвечают руководители этих подразделений.

Важно то, что согласно Правилам № 1000/5 в учреждениях организация делопроизводства должна возлагаться на самостоятельное структурное подразделение, общий отдел, канцелярию и т. п. или лицо, ответственное за делопроизводство, – секретаря, делопроизводителя.

В свою очередь, в структурных подразделениях такая работа возлагается на специально назначенное для этого лицо, в должностной инструкции которого и предусмотрены такие обязанности.

Согласно п. 8 Правил № 1000/5 архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства учреждения. Если учреждение малочисленно, то должно быть назначено лицо, ответственное за ведение архива. В любом случае деятельность таких структурных подразделений фиксируется в положениях о службе делопроизводства и архиве.

Обзор новаций в Правилах № 1000/5

Приказом Минюста от 04.07.18 г. № 2277/5 (далее – Приказ № 2277) утверждены Изменения в Правила № 1000/5, согласно которым упорядочиваются некоторые вопросы в отношении статуса служб делопроизводства и архива, хранения, подписания, экспертизы ценности документов, их уничтожения и т. п. Рассмотрим некоторые из них.

В частности, предусматривается, что служба делопроизводства и архив, которые работают на основании положений о них, согласованных и утвержденных в соответствии с законодательством, теперь являются структурными подразделениями. Ранее эти подразделения были самостоятельными.

Обращаем внимание, что согласно ранее действовавшим нормам временный доступ к документам осуществлялся по определению следственного судьи согласно Уголовно-процессуальному кодексу, а сейчас этой нормы нет. Однако уточнено, что в случае изъятия (выемки) оригиналов документов в учреждении обязательно должны остаться заверенные копии этих документов и протокол изъятия (выемки).

Как и раньше, об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, составляется акт по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000/5. Однако сейчас структурные подразделения должны подавать не перечни (списки) дел, а акты, оформленные в виде таблицы с графами относительно изъятия и уничтожения документов, подписанные руководителем структурного подразделения.

Внимание! Если речь идет о внесении в акт об изъятии для уничтожения документов первичной и бухгалтерской документации, то учреждение представляет справку о проведении проверки органами доходов и сборов или ревизии либо государственного финансового аудита (было – справка органов ГФС). Новацией является то, что в упомянутой справке отражается наличие или отсутствие финансовых операций, подлежащих финмониторингу, споров, возбуждения уголовных дел, открытия судебных производств. Эта справка подписывается руководителем учреждения и скрепляется печатью.

Заметим, что согласно Правилам № 1000/5 сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности. Порядок экспертизы определен в разд. V данных Правил.

Обращаем внимание еще на одну особенность, если речь идет о передаче документов в случае прекращения учреждения. Если на территории региона не существует вышестоящего органа, то теперь архивные дела и документы (кроме документов НАФ) должны передаваться в архивное учреждение сельского, поселкового, городского совета, совета объединенной тергромады, то есть в трудовой архив.

А если речь идет о ликвидации министерства или ведомства, другого центрального органа исполнительной власти, то внесенные в НАФ архивные дела, архивные документы по основной деятельности, сроки временного хранения которых еще не истекли, не завершенные в делопроизводстве документы, а также документы по кадровым вопросам (личному составу) необходимо передать в Центральный госархив высших органов власти и управления. В эту же структуру следует передать упорядоченные документы, если речь идет о прекращении центрального органа исполнительной власти путем разделения. Таких норм раньше не было.

В новом абзаце, которым дополнена гл. 3 разд. ХV Правил № 1000/5, уточняются действия государственных архивных учреждений, архивных отделов городских советов, трудовых архивов, частных архивов, правопреемников, вышестоящих органов. Так, для государственной регистрации прекращения юрлица архивное учреждение, принявшее на хранение архивные документы по кадровым вопросам (личному составу), которые подлежат постоянному длительному (свыше 10 лет) хранению, должно выдать справку о приеме документов. В справке указывается:

• наименование учреждения;
• количество дел по описи дел постоянного хранения, крайние даты;
• количество дел по описи длительного (свыше 10 лет) хранения, крайние даты;
• количество дел по описи по кадровым вопросам (личному составу), крайние даты;
• дата и номер акта приемки-передачи документов.

Изменения в приложениях к Правилам № 1000/5

Кроме вышеупомянутого, Приказом № 2277 несколько изменены приложения к Правилам № 1000/5. В частности, уточнено, что в документах, формы или образцы которых приведены в этих приложениях и в которых предусматривается проставлять печать учреждения, печать ставится при ее наличии.

Согласно приложению 22 в форме «Опись № ___ дел по кадровым вопросам (личного состава)» гриф об одобрении этой описи согласно протоколу заседания экспертной комиссии архивного отдела райгосадминистрации (городского совета) теперь должен оформляться в случае подачи описи на рассмотрение такой комиссии.

Обращаем также внимание на изменения в приложении 43 к Правилам № 1000/5: в нем представлен образец архивной справки. Кроме редакционных уточнений, теперь не предусматривается подпись справки заведующим архивом. То есть она должна быть подписана только директором учреждения, которого она касается. От себя добавим, что данные справки должны соответствовать записям, внесенным в трудовую книжку работника, и, конечно, содержанию соответствующего кадрового приказа.

Правила № 1000/5 дополнены приложением 51, в котором приведена форма Акта о приемке-передаче дел (документов) из одного учреждения в другое. В нем, среди прочих данных, следует указать полное название архивного фонда, который передается или из которого изымаются дела. Такие акты составляются в двух экземплярах.

Требования к управленческой документации

Правилами № 1000/5 предусмотрено, что создаваемые управленческие документы должны соответствовать правовому статусу учреждения. Например, оформление документации по деятельности дошкольного учебного заведения будет существенно отличаться от ее оформления в районном отделе образования.

Как именно создаются, подписываются, согласовываются и утверждаются документы, должно быть зафиксировано в положении учреждения, структурного подразделения или же в должностной инструкции работника (если делопроизводство и архивирование в малочисленном учреждении возложено на определенного исполнителя)

В соответствии с Правилами № 1000/5 управленческая документация, которой определяется, в частности, структура, штатная численность, содержание деятельности учреждения и его подразделений, должностные инструкции работников, штатные расписания, относится к организационной.

Документация, фиксирующая решения норма­тивно-правового или организационно-распоря­дительного характера, либо по кадровым вопросам (личному составу), относится к распорядительной. В частности, распорядительной документацией считаются постановления, решения, приказы, распоряжения.

Обращаем внимание, что все управленческие документы должны утверждаться лично должностным лицом согласно предоставленным ему полномочиям. Также лично соответствующим должностным лицом утверждаются документы, не требующие дополнительных указаний, заданий по их исполнению: положения, протоколы, акты, планы, отчеты, сметы, штатные расписания, должностные инструкции и т. п. Такие позиции с указанием в них перечней документов, которые утверждаются должностным лицом, должны включаться в локальную инструкцию по делопроизводству учреждения.

Подробнее поговорим о документах по кадровым вопросам.

Особенность состоит в том, что некоторые виды кадровой документации оформляются согласно типовым унифицированным формам (например, форма Табеля учета использования рабочего времени утверждена приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489).

Напоминаем: в распорядительных документах по кадровым вопросам практически не фиксируется констатирующая часть («Во исполнение»; «В целях» и т. п.). Формулировки пунктов в них должны быть четкими, конкретными, соответствовать нормам КЗоТ, соответствующих законов, правительственных решений, отраслевых приказов министерств, ведомств.

Если речь идет о назначении или увольнении работника, то в документе указывается полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращения трудовых отношений), а также размеры его должностного оклада согласно штатному расписанию, надбавок, доплат и т. п. Кроме того, распорядительный кадровый документ должен содержать основания его издания – это может быть заявление работника, заключенный с лицом контракт или же докладная записка, решение аттестационной комиссии.

Внимание! В один распорядительный документ нельзя вносить информацию, которая согласно нормам законодательства имеет разные сроки хранения.

Что касается вступления в силу документа, то это происходит с момента его подписания и регистрации (конечно, если в тексте не предусмотрен иной срок).

Каждый кадровый документ подлежит обязательному ознакомлению с ним лиц, которых он касается. Эти лица на первом экземпляре или же на специально подготовленном для ознакомления бланке подписывают его и указывают дату ознакомления.

Требования к формированию архивных дел

Прежде всего заметим: если количество документов в течение года меньше 10 тыс. единиц, то формирование архивных дел должно производиться службой делопроизводства.

Одним из общих правил, которые следует соблюдать при группировании в дела, – это то, что в дело должны входить документы, выполненные в течение одного календарного года. Однако если речь идет о личных делах, то они формируются в течение периода работы или службы лица в учреждении. Недопустимо включение в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, которые подлежат возврату.

Еще обращаем внимание, что приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам, по кадровым вопросам следует включать в разные дела.

Что касается сугубо кадровых приказов, то они должны группироваться в зависимости от их видов и сроков хранения. В частности, запрещено объединять в одно дело документы длительного хранения (75 лет) и временного (5 лет). Целесообразно отдельно сформировать дела:

• по приему на работу;
• увольнению;
• премированию;
• командировкам;
• отпускам.

Только при условии, что кадровых распорядительных документов немного, их можно сгруппировать по срокам хранения, разграничивая длительный и временные сроки.

Сметы нельзя совмещать в одном деле с проектами этих документов.

Заметим о существенных изменениях в Правилах № 1000/5, касающихся формирования личных дел. Здесь должна быть соблюдена хронология поступления документов: сначала заявление о приеме на работу или письменный контракт; потом – выдержки из приказов о приеме на работу, личный листок по учету кадров, автобиография, копии паспорта и учетной карточки налогоплательщика, документов, военного билета, об образовании, ученой степени, ученом звании. Далее прилагаются заявления о переводе на другую работу, совместительстве, изменении биографических данных, копии распорядительных документов по карьерным изменениям, а также копии документов по льготам у лица, повышению квалификации, стажировке, поощрениям (награждениям), аттестации, заявление об увольнении и копия приказа об увольнении с работы.

В личный листок по учету кадров следует вносить данные о взысканиях, поощрениях, исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Не забываем, что личные дела госслужащих формируются согласно Порядку, утвержденному приказом Нацгосслужбы от 22.03.16 г. № 64, о чем сказано и в Правилах № 1000/5.

В течение года систематизируют расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников, и производится это в алфавитном порядке.

Хранение документов в архиве учреждения

Правилами № 1000/5 определено, что в архиве учреждения документы хранятся временно, однако эти сроки четко ограничены.

Например, документы районных госадминистраций, ОМС и непосредственно подчиненных им организаций могут храниться не более 5 лет. Дольше всего (75 лет) хранятся документы: для записей актов гражданского состояния, по кадровым вопросам, хозяйственные книги. В то же время в случае невозможности приема документов на хранение государственным архивным учреждением или архивным отделом горсовета или же в случае возникновения необходимости пользования документами в служебных целях сроки хранения могут быть изменены по согласованию с соответствующим архивным учреждением или архивным отделом горсовета.

По истечении предельных сроков временного хранения те документы, которые отнесены к НАФ, передаются из архива учреждения на постоянное хранение в соответствующий государственный архив или архив ОМС.

Особое внимание обращаем на то, как делать опись дел по кадровым вопросам, к которым относятся документы по деятельности кадровой и бухгалтерской служб, службы охраны труда. В эту опись должны включаться:

• приказы по кадровым вопросам со сроком хранения 75 лет;
• учетные документы (списки работников учреждения);
• книги (журналы) учета приказов по кадровым вопросам;
• карточки по учету личного состава;
• личные дела, аттестационные дела;
• контракты, трудовые договоры, которые заменяют «кадровые» приказы;
• бухгалтерские документы (лицевые счета по зарплате или расчетные ведомости);
• документы об аттестации и тарификации (тарификационные списки);
• документы о проведении аттестации и установлении квалификации;
• документы о несчастных случаях на производстве (акты, протоколы, заключения, журналы);
• невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, дипломы, аттестаты и т. п.).

Упомянутая опись составляется в трех экземплярах.

Кроме того, добавим: если учреждение прекращается (например, реорганизуется), то в смете комиссии по прекращению предусматриваются средства на упорядочение, досрочную приемку и дальнейшее хранение документов.

В случае прекращения учреждения путем ликвидации «кадровые» документы передаются в вышестоящий орган, а если такого органа не существует – в трудовой архив, а документы НАФ – в Центральный госархив.

Отдельно скажем, что гражданин и учреждение могут обратиться с запросом в архив, в частности, о предоставлении архивной справки (приложение 43 к Правилам № 1000/5).

В ответ на запрос в архив можно получить справку о зарплате по форме, установленной органами соцзащиты населения. Составляется она на основании оригиналов и заверенных копий документов, которые хранятся в архиве. В случае разночтения имен, фамилий и т. п. приводится то написание, которое используется в документе, с пометкой «Так в документе».

В архивную справку должны включаться только сведения, которые в действительности содержатся в документах.

Зарипова М., эксперт журнала

Журнал «Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 3/2020

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 утверждена Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень, Инструкция). Инструкция предназначена для использования в практике работы делопроизводственных и архивных служб не только государственных органов, органов местного самоуправления, но и организаций. Рассмотрим основные положения данного документа.

Кратко о Перечне.

В соответствии с п. 2.1, 2.2 Инструкции Перечень является нормативным правовым актом, устанавливающим сроки хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, на основе требований действующего законодательства, иных нормативных правовых актов с учетом практических задач хранения документов и их исторической ценности. Он включает виды документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Таким образом, и сам Перечень, и Инструкция являются обязательными документами, используемыми в работе автономных учреждений.

Структура Перечня.

Перечень содержит 12 разделов (п. 3.1 Инструкции).

Название раздела	Документы, включенные в раздел
Первый раздел «Организация системы управления»	Содержит документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительную деятельность, документы по организационным основам управления, включая создание (ликвидацию) организаций, организацию их деятельности, управление и распоряжение имуществом, осуществление функции контроля, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов, а также документы по внедрению информационных технологий
Второй раздел «Планирование деятельности»	Включает документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования и отчетности о выполнении планов, ценообразования, а также документы, образующиеся в деятельности организации при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд, закупок отдельными видами юридических лиц; документы, необходимые для получения грантов
Третий раздел «Финансирование, кредитование деятельности»	В данном разделе приведены документы по формированию бюджетов, о разработке и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении всех направлений деятельности организации, финансовой отчетности; документы по кредитам и задолженностям организации
Четвертый раздел «Учет и отчетность»	Раздел включает документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, учету оплаты труда, документы по налогообложению, а также по учету имущества
Пятый раздел «Международное сотрудничество»	В разделе приведены документы об организации и осуществлении сотрудничества в различных сферах деятельности, об участии в работе международных организаций (объединений)
Шестой раздел «Информационная деятельность»	Раздел содержит документы об информационной деятельности, об участии в выставках, ярмарках, презентациях
Седьмой раздел «Трудовые отношения»	Сюда входят документы об организации труда и служебной деятельности, нормировании труда, тарификации, оплате труда, а также документы по улучшению условий и охране труда
Восьмой раздел «Кадровое обеспечение»	Данный раздел объединяет документы по приему, переводу на другую работу (перемещению), увольнению работников, кадровому учету, противодействию коррупции, аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, независимой оценке квалификации, награждению
Девятый раздел «Материально-техническое обеспечение деятельности»	В разделе сконцентрированы документы, образующиеся в ходе обеспечения организации необходимыми материалами (сырьем), оборудованием и другой продукцией, а также в работе по организации хранения материальных ценностей
Десятый раздел «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности»	В разделе приведены документы по административному и хозяйственному обслуживанию организации: эксплуатации зданий, строений, сооружений, транспортному обслуживанию, информационно-телекоммуникационному обеспечению
Одиннадцатый раздел «Обеспечение режима безопасности организаций, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций»	Здесь содержатся документы по организации охраны, пропускного режима, организации антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций
Двенадцатый раздел «Социально-бытовые вопросы»	Раздел включает документы по социальному страхованию, социальной защите, обеспечению жильем и коммунальным услугам

Отдельные разделы Перечня имеют подразделы, позволяющие дополнительно систематизировать статьи внутри разделов. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены, как правило, по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. В ряде случаев используется тематический принцип систематизации документов внутри разделов (подразделов) (п. 3.2 Инструкции).

Например, раздел 4 «Учет и отчетность» включает подразделы:

• 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность»;

• 4.2 «Учет оплаты труда»;

• 4.3 «Налогообложение»;

• 4.4 «Учет имущества»;

• 4.5 «Статистический учет и отчетность».

Далее Перечень содержит 4 графы (п. 3.3 Инструкции):

• в первой – указаны номера статей (статьям присвоена единая сквозная нумерация);

• во второй – приведены наименования видов документов;

• в третьей – отражены сроки хранения документов;

• в четвертой – приведены примечания к статьям (при наличии). Они комментируют и уточняют сроки хранения документов и порядок их исчисления.

Например, бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) (статья 268 Перечня) имеет следующие сроки хранения:

а) годовая – постоянно;

б) промежуточная – 5 лет (при отсутствии годовых форм – постоянно).

Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) (статья 276 Перечня) должны храниться 5 лет (при условии проведения проверки).

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) (статья 277 Перечня) – 5 лет (при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу).

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица (статья 279 Перечня) – 5 лет (после увольнения (смены) материально ответственного лица).

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг (статья 301 Перечня) – подлежат хранению 50/75 лет. Аналогичные требования по срокам хранения установлены к лицевым счетам работников, карточкам-справкам по заработной плате (см. статью 296 Перечня).

Что касается налоговых документов, срок их хранения, как правило, 5 лет. Например, налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов (статья 310 Перечня), счета-фактуры (статья 317 Перечня). Однако расчеты по страховым взносам как годовые, так и квартальные должны храниться 50/75 лет (см. статью Перечня).

Сроки хранения.

В соответствии с п. 4.1 Инструкции сроки хранение архивных документов (независимо от места их хранения) исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Исходя из п. 4.3 Инструкции сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению.

Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

В соответствии с п. 4.4 Инструкции срок хранения «Постоянно», установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда РФ и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:

• 15 лет – для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ (в том числе органов Прокуратуры РФ, ЦИК РФ, Счетной палаты РФ, ЦБ РФ, а также для документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций;

• 10 лет – для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ;

• 5 лет – для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее (п. 4.8 Инструкции):

• срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, составляет 75 лет;

• срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003, составляет 50 лет;

• по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;

• документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается (п. 4.10 Инструкции).

* * *

В заключение отметим, что учреждения вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями (п. 4.11 Инструкции).

Перечень должен использоваться организациями при разработке индивидуальных номенклатур дел. Для этого применяются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня. При наличии других перечней, типовых или примерных номенклатур дел дается ссылка на соответствующий перечень (номенклатуру). При передаче документов на хранение в государственные, муниципальные архивы должны передаваться, как правило, документы в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии.

Вступил в силу 18.02.2020.

Вступила в силу 25.02.2020.