Сроки хранения документов

Сколько лет должны «жить» документы в бухгалтерии

Чем отличается срок годности от срока хранения

Чем отличается срок годности от срока хранения.

Мороженое, виноградные вина, мед, кофе, пряности, макаронные изделия и прочие товары действительно могут похвастаться наличием нескольких сроков одновременно. Оказывается, разница между сроком годности продукта и сроком его хранения значительна. Если не полениться и заглянуть в ГОСТ Р 51074-97 «Продукты пищевые. Информация для потребителя», то отличия станут более понятными и очевидными:
«Срок хранения – это период времени, в течение которого продукт (при соблюдении установленных условий хранения) не утрачивает своих свойств, прописанных в нормативном или техническом документе» . Другими словами, на протяжении этого срока продукт полностью сохраняет вкус, консистенцию, аромат и полезные качества (например, содержание живых культур в йогурте) в таком же виде, как и при выпуске.
«Срок годности – это период времени, по истечении которого продукт признается непригодным для употребления» . Это значит, что по истечении срока хранения мед, например, может потемнеть или засахариться (то есть спустя восемь месяцев он может стать уже не таким, как при изготовлении) , однако он все еще безопасен и даже полезен. А вот если истек срок годности меда (примерно два года со дня выработки), то лучше от такого лакомства вообще воздержаться. Пиво, в зависимости от упаковки и фильтрации, «живет» от двух до трех месяцев.

Сроки хранения документов в организации: это важно знать

И даже питьевая вода, так же как и водка, непригодна к употреблению спустя год со дня производства.
И, наконец, существует еще и срок реализации, который определяет, в течение какого времени товар может быть предложен потребителю.
Иначе говоря, Роспотребнадзор или другая экспертная организация, устанавливающая для каждого конкретного продукта срок его реализации, всегда оставляет некий разумный запас времени (от нескольких часов до нескольких дней) для того, чтобы потребителю не приходилось съедать свою покупку сразу же, как только он принесет ее домой.

Вкусной Вам жизни! 🙂

Для чего нужно архивное хранение документов?

Составление заголовков дел. Установление сроков хранения дел

Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела (ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения»).

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.).

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

— название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

— название организации или структурного подразделения;

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;

— краткое содержание документов дела;

— название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

— дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

Понятие "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

Перечень сроков хранения, Учет и уничтожение документов, дело, договор

Пример: "Личное дело Кузнецова Алексея Васильевича" или "Дело о признании недействительным собрания акционеров ООО "Тритон"".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом:

— в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями";

— в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";

— в заголовке дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Федеральным архивным агентством".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

— если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей";

— если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы, ее название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара)".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, за который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта".

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр), например: "Ведомости № … ".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных типовых или ведомственных перечней документов.

Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения (ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения»).

Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией.

К основным типовым перечням относятся следующие:

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558;

2. Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур), которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы; 3

3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182.

В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

Дата добавления: 2016-12-31; просмотров: 190 | Нарушение авторских прав

Рекомендуемый контект:


Похожая информация:

  1. I. По времени сохранения материала
  2. II. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
  3. Microsoft Office Word 2007. Простановка заголовков, нумерация страниц, переносов и создание оглавления
  4. quot;Составление задач на сложение и вычитание по одному рисунку". 1-й класс
  5. VII. Проблемы мониторинга, сохранения и спасения памятников историко-культурного наследия.
  6. б) Преобразование ВКП (б) в государственную партию и установление режима личной власти Сталина.
  7. Важную роль играет специфичная проблематика, связанная с подготовкой и использованием научных кадров (системы отбора, специальной подготовки, сохранения и повышения квалификации).
  8. Ведение воинского учета в организациях здравоохранения.
  9. Вид, его признаки. Многообразие видов. Редкие и исчезающие виды растений и животных, меры их сохранения. Назовите известные вам редкие и исчезающие виды растений.
  10. ВЛИЯНИЕ МОНОПОЛИИ И КОНКУРЕНЦИИ НА УСТАНОВЛЕНИЕ ЦЕН
  11. Внешнеэкономические связи (их установление и целесообразность, защита национальных интересов).
  12. Вопрос 2. Установление фактов, имеющих юридическое значение.


Поиск на сайте:


Главная Организация хранения архивных документов и обеспыливание документов в архиве

Организация хранения архивных документов и обеспыливание документов в архиве

обеспыливание документов в архиве

оборудование для обеспыливаниядокументов в архиве, библиотеке

LauraPulvisinaSpirabilaDelulveraLaura MAXI

Е.А. КОШЕЛЕВА,
зам. директора Центрального государственного архива Московской области (ЦГАМО)
Требования к обеспечению сохранности архивных документов
Охранный режим хранения документов
Ответственность за нарушение архивного законодательства

Для централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, как отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, так и других архивных документов длитель. ного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. документов по личному составу учреждения, образующихся в процессе его деятельности, создается архив учреждения.

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально.технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00,
см. НАК, № 2 2005
В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Требования к обеспечению сохранности архивных документов

Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:

– хранилища для хранения документов;
– помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
– помещение для работы исследователей (читальный зал);
– рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

К хранилищу документов предъявляются следующие требования:

– оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;
– в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях;
– электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;
– в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;
– не допускается размещение посторонних предметов и объектов.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:

– расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
– расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
– расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;
– расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
– расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.

Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.

Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания взакрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Оптимальный температурно.влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:

– для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;
– для документов на пленочных носителях:
а) черно.белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
б) цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
– для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.

В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха
Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.

Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Для обеспыливания коробок и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.

В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).

При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.

В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.