Срок хранения сертификатов соответствия

Истек либо не наступил срок действия сертификата

Данные ошибка может возникнуть в нескольких ситуациях:

  1. Истек срок действия сертификата.
    Для решения проблемы нужно обратиться во АО «ЦентрИнформ» для получения нового сертификата.
  2. Новый сертификат получен, но не установлен.
    В этой ситуации установите новый сертификат и обновите его в данных учетной записи.
  3. Дата на компьютере неактуальна.
    Проверьте дату и время на вашем компьютере, при необходимости установите верные дату и время.
  4. В программе есть невыполненная задача.
    В верхнем меню нажмите Действия и выберите пункт Показать диалог доставки. Откроется список выполняемых задач. Поочередно выделить каждую из задач в списке и нажать кнопку Отменить задачу. После этого проверьте, появляется ли ошибка.

Ошибка авторизации: «Сертификат был отозван»

Данная ошибка возникает, если сертификат, указанный в настройках учетной записи, был отозван. Сертификат мог быть отозван, если носитель с сертификатом был утерян или поврежден, произошла смена реквизитов компании, смена ответственного лица. Отредактируйте учетную запись и укажите в ней новый действующий сертификат.

Если ошибка не пропала, обратитесь в ЦентрИнформ по следующей форме, указав всю необходимую информацию.

В этой статье мы разберем актуальный вопрос, касающийся требований к хранению обязательных документов, подтверждающих безопасность продукции.

Сколько должен храниться выданный сертификат на товары

Сколько должна храниться зарегистрированная декларация о соответствии продукции

Хранение прочих доказательственных материалов

Сколько должен храниться сертификат на товары

Обязательный сертификат соответствия продукции должен храниться у заявителя вплоть до окончания срока его действия. Это требование распространяется в отношении сертификатов, выданных в российской системе технического регулирования (система ГОСТ Р, система национальных технических регламентов), а также в системе законодательства Таможенного союза. При этом копии сертификатов остаются на сохранение в органе по сертификации.

Основными документами, регламентирующие обязательства обеспечения сохранности сертификатов, являются профильные технические регламенты Таможенного союза и Российской Федерации, а также постановления Росстандарта об утверждении правил сертификации конкретных видов продукции.

Например, в статье VIII постановления Росстандарта «Об утверждении правил сертификации продукции текстильной и легкой промышленности» № 13 от 6 февраля 2001 года установлены требования к хранению и учету бланков, копий сертификатов соответствия и других документов по сертификации.

Сколько должна храниться зарегистрированная декларация о соответствии продукции

Вопрос о хранении деклараций о соответствии продукции необходимо рассматривать в каждой системе технического регулирования. Именно от того, под действие каких нормативных документов попадает продукция, зависит срок хранения декларации о соответствии.

Согласно требованиям российского законодательства (система ГОСТ Р), зарегистрированная декларация должна храниться у заявителя не менее 3 лет после окончания срока ее действия. Это установлено в статье 14 Порядка принятия декларации о соответствии и ее регистрации, который утвержден постановлением Правительства РФ № 766 от 7 июля 1999 года.

В тех случаях, когда товары попадают в область регулирования российских регламентов, условия хранения деклараций регламентируются федеральным законом «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 года. В соответствии со статьей 24 пунктом 7 закона заявитель должен хранить декларацию уже в течение 10 лет после окончания срока ее действия.

Что касается законодательства Таможенного союза, то требования к заявителю по хранению деклараций о соответствии закреплены в положениях технических регламентов Таможенного союза для каждой группы товаров. Обычно такой срок составляет 10 лет после окончания срока действия декларации.

В течение таких же сроков в органе по сертификации обязаны находиться копии деклараций о соответствия продукции.

Хранение прочих доказательственных материалов

Доказательственные материалы, послужившие основой для выдачи сертификата или регистрации декларации о соответствии продукции, также подлежат обязательному хранению. Оригиналы документов должны находиться у заявителя, а копии – у органа по сертификации и испытательной лаборатории.

В состав доказательственных материалов, предназначенных для хранения, как правило, включаются:

  • заявка на проведение сертификации/декларирования;
  • решения органа по сертификации по заявке о выдаче/отказе в выдаче документов о соответствии;
  • акт отбора образцов для испытаний;
  • заключение по результатам идентификации;
  • протоколы испытаний;
  • контракт (договор) на поставку продукции;
  • товаросопроводительные документы (счета–фактуры, инвойсы), товаротранспортные накладные);
  • сертификаты происхождения, сертификаты качества изготовителей, пожарные сертификаты, свидетельства о госрегистрации, разрешение Ростехнадзора и т. д. (в зависимости от вида продукции);
  • документы, содержащие информацию об изготовителях;
  • программа проведения анализа состояния производства (при необходимости);
  • акт анализа состояния производства (при необходимости).

В соответствии с пунктом 3.3.2 Порядка проведения сертификации продукции в Российской Федерации образцы, прошедшие испытания, подлежат хранению в течение срока годности продукции или в течение срока действия сертификата. Организация хранения образцов осуществляется испытательной лабораторией, проводившей испытания.

Копии протоколов испытаний подлежат хранению в испытательной лаборатории в течение срока годности сертифицированной продукции (в соответствии с п. 3.3.4 документа «Порядок проведения сертификации в Российской Федерации»).

Доказательственные материалы, послужившие основой для регистрации декларации, хранятся у заявителя после срока окончания действия декларации в течение:

  • 3 лет согласно требованиям системы ГОСТ Р;
  • 10 лет согласно требованиям российских регламентов и регламентов Таможенного союза.

Копии протоколов испытаний обязаны храниться в испытательных лабораториях, за исключением случаев, когда декларация принимается только на основании собственных обоснованиях безопасности.

Каждый потребитель хочет быть уверен в качестве приобретаемых им товаров. Покупая, к примеру, мобильный телефон мы ожидаем, что он будет выполнять те функции, ради которых он был куплен, и не взорвется в руках, а понравившаяся рубашка не вызовет аллергической реакции, впрочем, этот список можно продолжать до бесконечности.
Нас в продукции или оборудовании интересуют, помимо внешних факторов, два основных показателя: качество и безопасность. И если оценить качество, хотя бы поверхностно, ещё возможно, то безопасность продукции для здоровья человека сам потребитель определить не в состоянии.
А раз самостоятельно проверить основные показатели товара отдельно взятые потребители не могут, то эту функцию берет на себя государство, используя для этого специализированные компании — органы по сертификации продукции.
Органы по сертификации испытывают оборудование или продукцию по различным показателям, оценивают процессы производства. Оценка качества и безопасности – это соответствие продукции или оборудования определенным стандартам, установленным государством и закрепленным в законодательных актах: ГОСТ и технических регламентах. Итогом такой оценки является выдача производителю или импортеру сертификата соответствия или оформление декларации.
Действие сертификата может быть ограничено по сроку или по виду сертификации, что зависит от требований заявителя (производителя или импортера) и от самой продукции. Так, например, если производитель — это российская или зарубежная компания, то срок сертификата будет от одного до трёх лет, это будет зависеть от предложенной экспертом схемы сертификации, но здесь есть исключение, в некоторых случаях срок действия сертификата на продукцию из Китая обычно не превышает 1 года.
Если же, сертификат соответствия был выдан на определенную партию продукции (по, так называемой, 9 схеме сертификации), то в этом случае срок действия сертификата соответствия будет отсутствовать, так как данный сертификат будет действителен только в рамках ввоза этой партии товара определённого количества.
Оригинал выданного сертификата соответствия получатель хранит у себя в течение всего его срока действия, что обусловлено необходимостью предъявления разрешительной документации при проведении проверок со стороны контролирующих надзорных органов. На практике срок хранения сертификата соответствия равен сроку его действия.

Каковы сроки хранения коммерческой организацией сертификатов качества и иных документов по товарам, подлежащим обязательной сертификации, в целях налогообложения при приобретении товаров и услуг?

24 ноября 2017

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации в отношении деклараций и сертификатов соответствия нормами налогового законодательства не предусмотрены специальные требования по срокам их хранения. Соответственно, в целях налогообложения при определении сроков хранения таких документов следует руководствоваться общеустановленным сроком.

Обоснование вывода:
В соответствии с нормами ст. 2 Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (далее — Закон N 184-ФЗ) сертификация представляет собой форму подтверждения органом по сертификации соответствия объектов определенным требованиям.
Сертификация — это документальное удостоверение того, что продукция или иные объекты, процессы проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг соответствуют требованиям технических регламентов, документам по стандартизации или условиям договоров.
На основании норм ст. 20 Закона N 184-ФЗ такая сертификация осуществляется как в обязательном, так и в добровольном порядке.
В силу п. 3 ст. 20, п. 1 ст. 23 Закона N 184-ФЗ обязательное подтверждение соответствия проводится в случаях, установленных техническим регламентом, и исключительно на соответствие требованиям технического регламента, в двух формах:
— принятия декларации о соответствии;
— обязательной сертификации.
Единый перечень продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии, утвержден постановлением Правительства РФ от 01.12.2009 N 982. Декларирование осуществляется в одном из следующих порядков:
— принятие декларации о соответствии на основании собственных доказательств;
— принятие декларации о соответствии на основании собственных доказательств, доказательств, полученных с участием третьей стороны (органа по сертификации и (или) аккредитованной испытательной лаборатории (центра)).
Декларация соответствия представляет собой документ, в котором изготовитель (продавец) удостоверяет, что поставляемая, продаваемая им продукция соответствует требованиям, предусмотренным для обязательной сертификации данной продукции или услуги. Форма такой декларации утверждена приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 N 54.
В свою очередь, единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации, утвержден постановлением Правительства РФ от 01.12.2009 N 982.
При соответствии продукции требованиям технических регламентов орган по сертификации выдает заявителю сертификат соответствия, форма которого утверждена приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 N 53.
Кроме того, на основании норм ст. 21 Закона N 184-ФЗ изготовитель или продавец имеет право в добровольном порядке подтвердить соответствие продукции, даже если в отношении нее не предусмотрены обязательная сертификация и декларирование соответствия.
В отношении сроков хранения рассматриваемых сертификатов и деклараций соответствия сообщаем следующее.
В соответствии с приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень N 558) установлено, что:
— документы (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы исследований, испытаний, экспертные заключения, решения) по сертификации хранятся после истечения срока действия сертификата — 10 лет у экспертно-проверочной комиссии, 3 года — у заявителя, протоколы и решения — постоянно (п. 110 Перечня N 558);
— сертификаты соответствия после истечения срока их действия — постоянно у экспертно-проверочной комиссии, 3 года — у заявителя (п. 111 Перечня N 558).
При этом основными документами, регламентирующими обеспечения сохранности сертификатов, являются профильные технические регламенты Таможенного союза и Российской Федерации, а также постановления Росстандарта об утверждении правил сертификации конкретных видов продукции.
Обязательный сертификат соответствия продукции должен храниться у заявителя вплоть до окончания срока его действия.
Данное требование распространяется в отношении сертификатов, выданных в российской системе технического регулирования (система ГОСТ Р, система национальных технических регламентов), а также в системе законодательства Таможенного союза. Копии сертификатов остаются на сохранение в органе по сертификации.
Следует отметить, что вопрос о хранении таких документов необходимо рассматривать применительно к каждой системе технического регулирования.
Иными словами, срок хранения указанных деклараций и сертификатов зависит от того, под действие каких нормативных документов попадает продукция, работы и услуги.
В соответствии с п. 7 Закона N 184-ФЗ декларация о соответствии и доказательственные материалы хранятся у заявителя в течение 10 лет со дня окончания срока действия такой декларации в случае, если иной срок их хранения не установлен техническим регламентом.
Если говорить о законодательстве Таможенного союза, то требования к заявителю по хранению деклараций о соответствии закреплены в положениях технических регламентов Таможенного союза для каждой группы товаров. Такой срок составляет, как правило, 10 лет после окончания срока действия декларации.
При этом нормами Закона N 184-ФЗ специальные требования по срокам хранения сертификатов соответствия не установлены.
Нормами налогового законодательства установлены сроки хранения документов.
Так, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ по общему правилу налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (смотрите также письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273).
Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (смотрите письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
Таким образом, в отношении рассматриваемых документов нормами налогового законодательства не предусмотрены специальные требования по срокам их хранения. Соответственно, в целях налогообложения при определении сроков хранения деклараций и сертификатов соответствия следует руководствоваться общеустановленным сроком в 4 года.
Арбитражная практика свидетельствует, что суды не рассматривают декларации и сертификаты соответствия в качестве документов, подтверждающих факты хозяйственной деятельности для целей бухгалтерского и налогового учета.
В постановлении Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. N 11АП-4447/13 суд пришел к выводу, что юридическая сила сертификатов и паспортов качества такова, что они являются доказательством качества товара только при условии соблюдения условий и сроков его хранения и перевозки. Налоговым кодексом не установлено, что данные документы являются документами, которые оформляют хозяйственные операции, и относятся к первичным учетным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Судом установлено, что в Обществе срок хранения сертификатов и паспортов качества на каждую партию поступивших нефтепродуктов регламентирован Приказом Общества, в котором срок определен — до полного расходования каждой партии, но не более 6 месяцев. Непредставление налоговому органу паспортов качества нефтепродуктов, уничтоженных Обществом ввиду истечения срока их хранения, не опровергает факт приобретения Обществом прямогонного бензина, соответствующего норме ст. 181 НК РФ, и не подтверждает приобретение Обществом ни нефти товарной, ни нефтяного сырья, ни прямогонного бензина с температурой кипения выше 215 градусов С.
В постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 5 июня 2012 г. N 07АП-3492/12 суд указал, что положения статьей 172, 252 Налогового кодекса РФ не содержат требования о необходимости подтверждения правомерности расчета налога на прибыль и налога на добавленную стоимость сертификатами качества угля, то есть указанные документы не являются первичными бухгалтерским документами, которые могут служить обоснованием для получения заявителем соответствующей налоговой выгоды.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена