Средняя численность и среднесписочная

Добавить в «Нужное»

Обновление: 28 марта 2017 г.

У специалистов, впервые столкнувшихся с этой темой, может возникнуть вопрос, в чем состоит разница между средней численностью и среднесписочной численностью. Во избежание путаницы разберемся в соотношении этих двух понятий.

Численность работников организации

Это важный показатель, отражающий сегмент деятельности организации и показывающий количество трудящихся в ней лиц на определенную дату или период. Он является исходной точкой для определения среднесписочной численности – величины, используемой для статистических целей и налогообложения (когда следует определить ее для конкретного налога, взноса или сбора).

Нормативные акты об определении численности

В рассматриваемой сфере действуют нормы законодательства (преимущественно налогового), а также приказы и инструкции о правилах определения списочной и среднесписочной численности работников для представления этой отчетности в органы статистики.

Остановимся на последних. В их числе:

  • действующая до настоящего времени Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. 17 сентября 1987 г. Госкомстатом СССР (далее – Инструкция);
  • Приказы Росстата от 27.08.2014 N 536, от 03.08.2015 N 357, от 26.10.2015 N 498 и др.

В приказах также определяется, кто и в какие сроки должен представлять указанную отчетность.

Списочная и среднесписочная численность работников

Численность работников списочного состава — количественный показатель списочного состава, приводящийся на заданную дату, а также в среднем за отчетный период (которым может быть месяц, квартал, год с его начала). Именно усредненный показатель чаще всего необходим для статистических и налоговых целей, а также для определения средней заработной платы, эффективности труда, коэффициентов оборота и других показателей.

Правилам подсчета этой величины посвящен раздел третий Инструкции (пункты 11 — 23).

В списочную численность включаются все сотрудники организации, которые на определенную дату или период заняты в ней, за некоторыми исключениями. При этом каждый работник учитывается в ней только однажды и как одна единица; включаются туда как фактически работающие лица, так и отсутствующие на работе.

Численность работников списочного состава обязана соответствовать сведениям, содержащимся в табеле учета использования рабочего времени.

Исключаются из списочной численности совместители, лица, работающие по гражданско-правовым договорам, и некоторые другие категории.

К примеру, рассчитать среднесписочную численность работников за отчетный месяц можно так (п. 12):

  • во-первых, суммируется численность работников списочного состава за каждый его календарный день (с 1 по 30/31 число, для февраля — по 28/29) вместе с праздничными (нерабочими) и выходными днями;
  • во-вторых, полученный результат делится на число календарных дней отчетного месяца.

Некоторые категории работников, включаемые в списочный состав, в среднесписочную численность не входят, например, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком (п. 14 Инструкции), что следует учитывать при расчетах.

Средняя численность работников

Этот показатель предписывает отражать в отчетности, в частности, Приказ Росстата от 27.08.2014 N 536 и др., необходим он и для получения организацией льгот по налогообложению.

Согласно п. 13 указаний по заполнению форм (приложение 17 к Приказу) сведения о средней численности работников организации за год, предшествующий отчетному, включают в себя:

  • среднесписочную численность работников организации;
  • среднюю численность внешних совместителей, работающих в ней;
  • среднюю численность работников, трудящихся в ней по гражданско-правовым договорам.

Поэтому, говоря об отличиях средней и среднесписочной численности, можно сказать только о том, что они взаимно необходимы для исчисления друг друга. Порядок определения каждого показателя для разных целей установлен в нормативных актах и приказах Росстата, Федеральной налоговой службы и Минфина РФ.

Списочная численность (СЧ) — это количество сотрудников на определенную дату с учетом принятых и уволенных.

Среднесписочная численность (ССЧ) — это количество работников за выбранный период в среднем. Период может быть выбран произвольно: месяц, квартал, год. Эту величину используют в системе налогообложения и статистической отчетности.

Формула расчета среднесписочной численности опирается на данные о списочной численности за те дни, которые входят в отчетный период. Единая методология подсчета показателей численности утверждена Приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.

Как рассчитать списочную численность работников

В списочной численности каждый сотрудник учитывается как единица, при этом за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.

Работники, не включаемые в СЧ, перечислены в Приказе Росстата от 22.11.2017 № 772.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Формула для расчета среднесписочной численности за месяц выглядит так: суммарное количество работников за каждый календарный день месяца разделить на число календарных дней месяца.

При подсчете среднесписочной численности следует помнить, что:

  • Некоторые работники включаются в СЧ, но не включаются в ССЧ, например, те, кто находится в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком (кроме работающих на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия) и т.д.
  • Сотрудники, работавшие неполное рабочее время, при определении ССЧ учитываются не целыми единицами за день работы, а пропорционально отработанному времени (исключение — работники, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, например инвалиды).
  • Работники, привлеченные для работы по специальным договорам (например, военнослужащие), учитываются в списочной численности как целые единицы по дням явок на работу.

Учет в средней численности отдельных категорий работников

Внешние совместители. Учитываются в том же порядке, что и лица, работавшие неполное рабочее время.

Работники на гражданско-правовых договорах. Включаются в среднюю численность по методологии определения среднесписочной численности: учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день.

Более подробные указания по подсчету данных показателей численности даны в Приказе Росстата от от 22.11.2017 № 772.

Какая численность работников установлена в качестве критерия

Сразу скажем, что в качестве критерия по численности применяется не просто количество работников в организации, а такой показатель, как численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно. Порядок расчета данного показателя установлен пунктом 1 статьи 286 НК. Для наглядности отразим расчет этого показателя, приведя несколько формул. Так, численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно определяется по следующей формуле:

Численность работников в среднем за период с начала года по отчетный
период включительно

=

Средняя численность работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный период включительно

Число месяцев с начала года по отчетный период включительно

В свою очередь, средняя численность работников за месяц определяется следующим образом:

Средняя численность работников за каждый месяц

=

Списочная численность работников организации в среднем за месяц (среднемесячная численность)*

+

+

Средняя численность работающих по совместительству с местом основной работы у других нанимателей (то есть внешних совместителей)

+

Средняя численность лиц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам (в том числе заключенным с юрлицами, оказывающими услуги по найму работников)

* В списочную численность работников организации в среднем за месяц не включаются работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (пункт 1 статьи 286 НК).

Исходя из этих формул, чтобы правильно рассчитать численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период, надо за каждый месяц правильно определить три составляющие средней численности работников:

1) списочную численность работников в среднем за месяц (среднемесячная численность работников);

2) среднюю численность внешних совместителей;

3) среднюю численность работников, работающих по гражданско-правовым договорам (например, по договорам подряда).

В свою очередь, правила расчета вышеназванных показателей установлены Указаниями по заполнению в формах государственных статистических наблюдений показателей по труду, утвержденными постановлением Минстата от 29.07.2008 № 92 (далее — Указания № 92), и используются как в целях статистики, так и в целях применения УСН.

Округляем численность работников по правилам математики

При расчете средних значений численности работников могут получаться нецелые числа. В таких случаях необходимо руководствоваться частью второй пункта 53 Инструкции о порядке заполнения налоговых деклараций (расчетов) по налогам (сборам), книги покупок, утвержденной постановлением МНС от 24.12.2014 № 42, согласно которой для целей применения УСН численность работников организации в среднем за период с начала года по отчетный период включительно, списочная численность работников в среднем за месяц, средняя численность работающих по совместительству с местом основной работы у других нанимателей, средняя численность лиц, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам, принимаются с округлением до целого числа по правилам арифметики. Так, если десятичная часть числа меньше 0,5, то она отбрасывается, а если более 0,5 — округляется до 1. Например, если расчетный показатель списочной численности составил 14,62 человека, то списочная численность равна 15 человекам, если 14,42 человека — то 14 человекам).

Среднемесячная численность работников

Рассчитывая среднемесячную численность работников, следует руководствоваться пунктом 9 Указаний № 92. Общая формула расчета такова:

Среднемесячная численность (в том числе в случаях работы организации неполный месяц)

=

Сумма численности работников списочного состава (списочная численность)* за каждый календарный день отчетного месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля — по 28-е или 29-е число), включая государственные праздники, праздничные (нерабочие) и выходные дни

Число календарных дней отчетного месяца

* В списочный состав организации включаются работники, работающие по трудовому договору (контракту) и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу 1 день и более (пункт 3 Указаний № 92).

ПРИМЕР

Расчет среднемесячной численности работников

Организация зарегистрирована 14 апреля и с даты регистрации применяет УСН. Отчетным периодом является квартал. Данные о списочной и среднемесячной численности работников представлены в таблице.

Месяц

Период

Количество календарных дней в периоде

Списочная численность работников в периоде

Расчет среднемесячной численности: (гр. 3  гр. 4) /
/ кол-во дней в месяце

Среднемесячная численность работников (чел.)

Апрель

С 14 по 30 апреля

(17 х 5) /
/ 30

2,83

Май

С 1 по 18 мая

(18 х 5 +
+ 13  10) /
/ 31

7,10

С 19 по 31 мая

Июнь

С 1 по 11 июня

(11 х 10 +
+ 14 х 15 +
+ 5 х 22) / 30

14,33

С 12 по 25 июня

С 26 по 30 июня

Надо сказать, что не все категории работников учитываются в списочной численности. Так, согласно пункту 6 Указаний № 92 в списочную численность, в частности, не включаются:

  •  внешние совместители;
  • граждане, выполнявшие работу по гражданско-правовым договорам. Если же гражданско-правовой договор заключен со своим работником, то этот работник учитывается только в списочной численности организации по месту основной работы;
  •  работники, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения нанимателя или не вышедшие на работу до истечения установленного законодательством срока данного предупреждения, а также работники, уволенные за прогул. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу;
  •  собственники (учредители) данной организации, не получающие в ней заработную плату.

Кто учитывается как один человек

При определении списочной численности учитывается как один человек:

а) работник, принятый на неполный рабочий день (неполную рабочую неделю), на неполную ставку (оклад) за каждый календарный день, включая нерабочие дни недели, установленные для него при приеме на работу (подпункт 4.3 Указаний № 92);

б) работник, получающий в одной организации (включая обособленные подразделения) более или менее одной ставки (подпункт 6.1 Указаний № 92);

в) внутренний совместитель (то есть работник, который в одной организации выполняет работу и по основному трудовому договору, и по совместительству) (подпункт 6.1 Указаний № 92).

Средняя численность внешних совместителей

Рассчитывать среднюю численность внешних совместителей необходимо в соответствии с пунктом 11 Указаний № 92. Этим пунктом установлено, что данный показатель исчисляется в соответствии с подпунктом 10.4 Указаний № 92, а именно он учитывается пропорционально отработанному времени. При этом рекомендуется использовать два способа расчета средней численности внешних совместителей (назовем их «расчетный» и «упрощенный»).

«Расчетный» способ. При данном способе расчет средней численности внешних сов­местителей производится по следующим формулам:

Средняя численность внешних совместителей за отчетный период

=

Общее количество отработанных человеко-дней за отчетный период

Число рабочих дней по календарю в отчетном периоде

В свою очередь, общее количество отработанных человеко-дней за отчетный месяц определяется так:

Общее количество отработанных человеко-дней за отчетный месяц

=

Общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце

Продолжительность рабочего дня*

* Зависимость продолжительности рабочего дня от установленной в организации продолжительности рабочей недели отражена в таблице:

Продолжительность рабочей недели (ч)

Продолжительность рабочего дня
при 5-дневной рабочей неделе (ч)

Продолжительность рабочего дня при 6-дневной рабочей неделе (ч)

6,67

5,83

4,6

3,83

ПРИМЕР

Расчет средней численности внешних совместителей

В организации, работающей по 40-часовой рабочей неделе, приняты на работу внешние совместители:

  •  с 1 по 31 мая — два человека на 0,25 ставки. Отработан 21 день по 2 часа;
  •  с 16 по 31 мая — пять человек на 0,5 ставки. Отработано 12 дней по 4 часа.

В мае 21 рабочий день.

Рассчитаем среднюю численность внешних совместителей за май:

1) определим общее количество отработанных человеко-дней:

(21 день х 2 ч х 2 чел. / 8 ч) + (12 дн. х 4 ч х 5 чел. / 8 ч) = 40,5 чел/дн;

2) определим среднюю численность внешних совместителей за май:

40,5 чел/дн / 21 день = 2 чел. (с учетом округления).

«Упрощенный» способ. Этот способ расчета средней численности внешних совместителей может быть применен, если их рабочее время составляет 4 часа в день. Такие работники учитываются как 0,5 человека за каждый рабочий день.

Отметим, что согласно подпункту 10.4 Указаний № 92 за дни отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов при расчете средней численности внешних совместителей условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Средняя численность работников, работающих по гражданско-правовым договорам

Рассчитывать среднюю численность работников, работающих по гражданско-правовым договорам, надо в соответствии с пунктом 12 Указаний № 92. Этим пунктом установлено, что данный показатель исчисляется в соответствии с пунктом 9 Указаний № 92 (см. раздел «Среднемесячная численность работников» на стр. 19). Не будем снова рассказывать об этом порядке расчета, отметим только некоторые нюансы:

1) граждане, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, учитываются за каждый календарный день как один человек в течение всего срока действия этого договора (в отличие от внешних совместителей, которые учитываются пропорционально отработанному времени);

2) в среднюю численность граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам:

  •  не включаются:

а) работники, состоящие в списочном составе организации и заключившие гражданско-правовой договор на выполнение работ в этой же организации;

б) ИП;

в) граждане, заключившие гражданско-правовой договор на создание объектов интеллектуальной собственности;

  •  включаются граждане, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, в том числе работающие в организации по заключенным с юрлицами договорам, если предметом договора является оказание услуги по предоставлению, найму работников (пункт 1 статьи 286 НК).

Что еще надо учесть

Рассчитывая численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно, необходимо учитывать нормы, установленные главой 34 НК, а именно:

1) расчет численности работников производится в целом по организации, включая филиалы, представительства и иные ее обособленные подразделения (пункт 1 статьи 286 НК);

2) организации, у которых отчетным периодом по налогу при УСН является квартал, показатель средней численности рассчитывают ежеквартально, а организации, у которых отчетным периодом является месяц, — ежемесячно;

3) организации, применяющие УСН со дня госрегистрации, определяют численность работников в году регистрации в среднем за период с 1-го числа месяца применения УСН по отчетный период включительно (в отличие от «старых» организаций, которые определяют численность работников в среднем за период с начала года по отчетный период) (часть вторая пункта 3 статьи 287 НК).

Жанна Диброва, экономист