Справочник Бухгалтера

Использование печатей является необходимостью для большинства предприятий и учреждений при осуществлении различных видов деятельности. Это распространяется и на бюджетные предприятия, которые в своей деятельности опираются на статью 9.2 Закона, касающегося деятельности различных организаций, носящих некоммерческий характер. По условиям статей вышеуказанного Закона бюджетные организации предоставляют определенные услуги или выполняют работы для населения в различных сферах деятельности (научная, образовательная, медицинская, культурная или социальная). Подтверждение подлинности выданных при оказании услуг документов и осуществляется при помощи печатей, которые обязаны иметь все необходимые атрибуты для четкой самоидентификации учреждения.

Использование печатей является необходимостью для большинства предприятий и учреждений при осуществлении различных видов деятельности. Это распространяется и на бюджетные предприятия, которые в своей деятельности опираются на статью 9.2 Закона, касающегося деятельности различных организаций, носящих некоммерческий характер. По условиям статей вышеуказанного Закона бюджетные организации предоставляют определенные услуги или выполняют работы для населения в различных сферах деятельности (научная, образовательная, медицинская, культурная или социальная). Подтверждение подлинности выданных при оказании услуг документов и осуществляется при помощи печатей, которые обязаны иметь все необходимые атрибуты для четкой самоидентификации учреждения.

Постоянно на таких предприятиях возникает вопрос о сохранности  и способах учета печатей для предотвращения их похищения и использования  в не совсем законных целях.

Акт об уничтожении печати и штампа

В виду того, что функции современных печатей заключаются в подтверждении подлинности подписей на предоставляемых документах, от сохранности печати и соблюдения правил ее эксплуатации будет зависеть эффективность и правомочность исходящей документации.

В целях приведения в порядок условий сохранения печатей или штампов, в бюджетных организациях разрабатывается специальная инструкция, которая и регламентирует все вопросы, связанные с хранением и учетом печатно-штамповых изделий на предприятии.          В инструкции должны содержаться следующие основные пункты, которые регламентируют различные действия сотрудников при использовании печатей от их производства до завершения эксплуатации печати и ее уничтожения:

•        Список всех используемых в учреждении печатей и штампов.
•        Список людей, допущенных к использованию печатей и отвечающих за их хранение.
•        Разграничение документации, которая заверяется печатью в зависимости от вида используемой печати (основная, гербовая, отдела кадров, филиалов). Например, гербовая печать должна быть использована при оформлении счета в банке, формировании штатного расписания. Перечень таких документов закрепляется приказом.
•        Заводится специальный журнал для управления процессом использования печатей.
•        Определяется порядок контроля и ответственность лиц, нарушивших инструкцию.
•        Определяется порядок и состав комиссии для уничтожения пришедших в негодность или утративших актуальность печатей. 

Вернуться к списку

Списание печатей и штампов

Для руководителей предприятий и организаций, применяющих в своей работе печати, важно знать не только о том, как изготовить печать и что для этого нужно, но  и как уничтожить печать.

Причины, когда печать необходимо уничтожить

1. Если изменены данные, которые фигурируют в печати.
2. Когда предприятие находится в стадии ликвидации.
3. Если печать пришла в негодность и ее нужно поменять на новую с более четким оттиском.

Сначала производится списание печатей и штампов, а затем уже изготавливаются новые. При замене печати необходимо:

• Уничтожить старую печать;
• Зафиксировать документально факт уничтожения старой печати;
• Оформить введение новой печати.

Каким способом будет уничтожаться печать, выбирает руководитель организации, если у него на этот счет имеются полномочия.

Основные варианты уничтожения печатей

1. Своими силами, т.е. силами самой организации.
2. Посторонними силами, т.е. силами специальной мастерской (той же, которая занимается изготовлением печатей) или соответствующим органом, занимающимся учетом печатей.

Уничтожение печати собственными силами

В этом случае уничтожением печати занимается комиссия, которую специально для этих целей назначает руководитель организации.

Учет печатей и штампов в автономном учреждении

Созданная комиссия занимается уничтожением печати и составляет акт на списание печатей и штампов, который утверждает руководитель организации.

Что должно быть зафиксировано в акте на списание:

• место и время уничтожения;
• состав комиссии;
• причины, по которым производится списание печатей и штампов;
• наименование печати и оттиски;
• способ уничтожения. Обычно каучуковые изделия  и фотополимерные изделия разрезаются на кусочки или сжигаются. Металлические печати и штампы опиливаются двумя линиями, расположенными крест — накрест.
• заключение комиссии о том, что печать или штамп приведены в состояние, когда восстановление для использования в будущем уже невозможно.
• подписи членов комиссии.

Уничтожение печати сторонней организацией.

В этом случае старые печати и штампы следует сдать в специальный орган, который занимается учетом печатей или в организацию, которая является изготовителем печати. Собственник получает акт на списание печатей и штампов, на обороте которого проставлен оттиск тех печатей и штампов, которые были уничтожены. Акты об уничтожении печатей и штампов хранятся вместе с журналом учета выдачи печатей и штампов.

Учет штампов и печатей в организации

Учет штампов и печатей в организации обеспечивает персонально конкретный сотрудник, определенный приказом руководителя компании. На крупных предприятиях, как правило, используются несколько печатей и штампов – основных и вспомогательных. Все сведения о них – изготовление, передача структурному подразделению или конкретному лицу, замена и уничтожение – фиксируются документально. Для этого на предприятие должна быть «Книга учета печатей и штампов». Она ведется в порядке строгой отчетности.

Как в бухучете бюджетной организации учесть печати и штампы

Страницы пронумеровываются, прошиваются и скрепляются подписью руководителя организации и главной основной печатью. Книга должна храниться в сейфе у ответственного лица и в нее должны быть немедленно внесены все изменения.

Юридическая безопасность предприятия

Если учет штампов и печатей в бюджетном учреждении регламентирован специальными нормативными документами, то коммерческие предприятия им следуют не всегда. Но порядок в этом деле необходим, поскольку это – одно из основных положений для обеспечения юридической безопасности документооборота любой организации. Учет штампов и печатей в организации в первую очередь предполагает ответственных лиц за использование того или иного удостоверяющего оттиска. Для этого издаются приказы непосредственно руководителем. Порядок учета печатей и штампов может регулироваться нормативными документами ЕГСД от 1973 года или внутренними документами предприятия.

Изготовление, изменение и уничтожение печатей и штампов

Учет и хранение печатей, штампов и бланков обеспечивает любой компании возможность проследить за документооборотом. Замена и изготовление оттисков производится на основании приказа руководителя по письменным представлениям начальников структурных подразделений в компании, специализирующейся на данном виде услуг. Уничтожение производится назначенной комиссией, которая и определяет способ в соответствии с материалом, из которого выполнено изделие. Данный факт должен быть подтвержден актом, который заверяет председатель комиссии. В документе должны быть зафиксированы способ, время и место уничтожения, список присутствующих лиц, наименование оттиска и основание. Также учет печатей и штампов на предприятии требует регулярных контрольных проверок специально созданными на то комиссиями.

Учет печатей и штампов в бухгалтерском учете

Смена оттиска печати

Любая организация может столкнуться с проблемой, когда нужна смена оттиска печати. Причины могут быть различны: деформация старой, изменение юридического адреса, названия, организационно-правовой формы, логотипа, появление подделки, желание защитить от подделки и просто утрата.

Об учете печатей и штампов в бюджетных учреждениях (Репин А.)

После того, как решение о замене печати принято, необходимо составить протокол, где указываются причины замены и указываются присутствующие на собрании лица (для ОАО и ЗАО), а руководитель организации издает отдельный приказ. Дальнейшие действия не отличаются от процедуры изготовления печати при открытии компании.

Документы, необходимые для оформления заказа

В компанию по изготовлению печатей обязательно должны быть представлены:

• заявление в свободной форме с указанием причин замены оттиска;
• копия свидетельства о регистрации или устава организации, заверенные нотариусом;
• решение предприятия о смене печати.

Уничтожение старой печати

Правильная замена оттиска печати предусматривает процедуру уничтожения старой, которую проводит специально созданная комиссия и сопровождается оформлением акта, в котором указываются причины, способ, время, место и состав присутствующих лиц. Прежнюю печать можно уничтожить силами организации, но лучше воспользоваться услугами специализированных мастерских, специализирующихся на оттисковых изделиях. Приказ и акт об этом факте лучше сохранять во избежание конфликтных и спорных ситуаций. Если старая печать утрачена, очень важно иметь соответствующий документ из ОВД. А если старая печать была зарегистрирована, необходимо составить и отправить письмо о смене оттиска печати в регистрационный орган для уведомления.

Необходимые действия после изготовления новой печати

После изготовления печати руководитель организации издает приказ о том, что вводится в действие новый оттиск. Этот приказ должен быть зафиксирован в банке, который обслуживает предприятие. После этого создаются новые учетные карточки с оттиском новой печати и образцами подписей. Законодательством не предусмотрено сообщения о замене печати в налоговую инспекцию и фонды, но лучше это сделать во избежание путаницы и недоразумений. Это можно сделать официальным письмом. Иные организации считают необходимым сообщить о смене оттиска печати на своем сайте в Интернете.

Какие штампы должны быть в бюджетном учреждении

/Главная/Вопросы и ответы/Приказ об уничтожении гербовой печати как формить?

Приказ об уничтожении гербовой печати как оформить? Какова официальная процедура уничтожения печати фирмы?

Одним документом при уничтожении гербовой печати не обойтись. Для того чтобы в будущем не возникло юридических осложнений потребуется соблюдение процедуры уничтожения печати.

Потребность в уничтожении гербовой печати предприятия, также как и любых иных печатей может возникнуть в трех случаях:

• при перерегистрации, реорганизации или ликвидации организации;
• при изменении реквизитов организации (формы собственности, наименования) указанных на клише печати;
• невозможность использования печати из-за наличия дефектов, печать пришла в негодность и ее использование невозможно.

Хотя на федеральном уровне вопрос уничтожения не отрегулирован, в каждом отдельном субъекте федерации и муниципальном образовании могут существовать свои местные акты об уничтожении печатей. Когда в Москве существовала Московская регистрационная палата она занималась уничтожением печатей, но МРП ликвидирована на основании Постановления Правительства Москвы от 08.02.2005 № 65-ПП. Некоторые изготовители печатей предоставляют услуги по уничтожению печатей сторонних организаций.

Порядок для самостоятельного уничтожения печатей и штампов следующий:

Шаг 1. «Приказ руководителя о назначениии комиссии»

См.текст приказа в конце параграфа.

Шаг 2. «Печати и штампы сдаются для уничтожения в Управление делами»

Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампыподлежат сдаче в Управление деламидля централизованного уничтожения и списания с учета.

Шаг 3. «Составляется Акт с оттисками уничтожаемых печатей и штампов»

Отбор и уничтожение печатей и штампов производитсякомиссией, назначаемой приказом Генерального директора. В состав комиссии назначаются не менее трех человек, один из которых должен быть работник, ответственный за учет печатей и штампов.

На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт (см.Приложение). Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.

Шаг 4. «Сверка уничтожаемых печатей и штампов с Актом»

Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями (штампами) и записями в книге учета печатей и штампов. По окончании сверки все

члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается Генеральным директором.

Шаг 5. «Отобранные печати и штампы сдаются под охрану»

Печати (штампы), отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссиейскладываются в папку(чемодан) и опечатываются председателем комиссии. Папка (чемодан) хранится до уничтожения в сейфе помещения, которое сдается под охрану.

Шаг 6. «Уничтожение печатей и штампов в присутствии членов комиссии»

Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения актав присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

К месту уничтожения печати (штампы) доставляются в опечатанном виде. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения, а металлических — путем спиливания(клише опиливаются двумя перекрестными линиями). Об уничтожении печатей (штампов) все члены комиссии расписываются в акте.

Шаг 7. «Регистрация Акта об уничтожении печатей и штампов»

Акт регистрируется в журнале учета входящих документов.

Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующей Книге учета печатей и штампов(Журнале) и представляет копию акта в отдел бухгалтерского учета Главного финансово-экономического управления.

Шаг 8. «Хранения Акта об уничтожении печатей и штампов»

Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах Управления делами, а затем уничтожаются в установленном порядке.

ПРИКАЗ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ

«___» ___________ 20__ г. N_____

В связи с перерегистрацией ______________ приказываю:

1. Произвести отбор к уничтожению утративших практическое значение (пришедших в негодность) следующих печатей и штампов:

2.1 Для обеспечения исполнение требований, установленных в п.1 назначить коммиссию в составе:

2.2 Председателем комиссии назначить _____________________

3. Осуществить передачу указанных печатей и штампов, в Управление делами для централизованного их уничтожения и списания с учета в срок до «___» ________ 20___ г.

4. Управлению делами произвести переучет печатей и штампов по фактическому их наличию по состоянию на «____» ______ 20___ г.

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
___________________
___________________
«_____» _________________20____ г.

Приложение («АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ»)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
___________________
___________________
«_____» _________________20____ г.

АКТ о выделении к уничтожению печатей и штампов

Комиссия, назначенная приказом Генерального директора от «_____» _________________20____ г. N _____, в составе: ______________________________ произвела отбор

к уничтожению утративших практическое значение и пришедших в негодность следующих печатей и штампов: —————————————————————— | N |Регистрационный|Наименование| Оттиск |Количество| Основание | |п/п| номер печати | печати | печати | печатей | для | | | (штампа) | (штампа) |(штампа)|(штампов) |уничтожения| |—|—————|————|———|———-|————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |—|—————|————|———|———-|————| |—|—————|————|———|———-|————| ——————————————————————

Всего подлежит уничтожению _______________________ (количество прописью) наименований. Записи с учетными данными сверены:

Председатель комиссии
__________________ ______________________

Члены комиссии
__________________ ______________________

__________________ ______________________

После утверждения акта перечисленные документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем ____________________________ (способ уничтожения)
«____» ___________ 20___ г. в ___ часов ___мин.
Место уничтожения ______________________________

Председатель комиссии
__________________ ______________________

Члены комиссии
__________________ ______________________

__________________ ______________________

Отметки в книге учета об уничтожении печатей и штампов произвел

__________________________________

«____» ___________ 20___ г.