Совершенствование расчетов с подотчетными лицами

Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами поможет организовать в компании необходимый контроль движения средств, выданных под отчет, их целевого использования, а также позволит избежать ошибок и недочетов, которые могут привести к претензиям со стороны контролирующих органов. Рассмотрим, как лучше организовать учет расчетов с подотчетниками в своей компании.

Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

В любой организации, осуществляющей финансово-хозяйственную деятельность, происходит движение денежных средств — оплачивается все необходимое для ее жизнедеятельности. Расчеты часто производятся через сотрудников предприятия, которым выдаются деньги под отчет. Если компания ведет активную деятельность, то хорошо организованный контроль и учет подотчетных сумм поможет избежать неоправданных расходов и убытков.

Некоторые стороны учета выдачи денег под отчет регламентированы законодательными актами, которые обязан знать каждый бухгалтер, работающий с подотчетниками.

Подробно о таких нормативных документах читайте в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Но есть и такие моменты в осуществлении операций с финансовыми средствами, выданными на хознужды, которые напрямую не оговорены нормативными актами, а налоговики склонны интерпретировать их в свою пользу, считая бухгалтерский учет слабо организованным.

Учитывая ошибки, на которые указывают аудиторские и налоговые службы, пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно предложить по нескольким направлениям:

  • организация предельно четкого порядка выдачи и возврата подотчетных сумм;
  • особый контроль над оформлением авансовых отчетов и оправдательных документов;
  • правильное ведение бухгалтерского учета подотчетных сумм.

Как лучше организовать выдачу и возврат подотчета

Выдача денег на нужды предприятия чаще осуществляется наличными, поэтому основным правовым документом, которым нужно руководствоваться при этом, является указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. П. 6.3 данного документа определяет три момента для выдачи денег в подотчет:

  • наличные выдаются по расходному ордеру, основанием для которого служит заверенное руководителем заявление работника;
  • отчет об использовании полученного аванса работник должен предоставить в 3-дневный срок после окончания времени, на которое были получены деньги;
  • получить следующий подотчет можно лишь при условии полного погашения предыдущего.

О правилах выдачи подотчетных сумм прочитайте в статье «Порядок выдачи авансов подотчетным лицам (нюансы)».

Остальные моменты в организации учета — размер средств на хознужды, время, на которое выдаются деньги, порядок составления отчета, сроки его проверки и утверждения руководство предприятия устанавливает по своему усмотрению.

Исходя из вышесказанного и того, что любой факт хозяйственной деятельности может быть принят к учету только на основании документального подтверждения (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), рекомендуется разработать внутренний документ (положение, распоряжение), в котором будут зафиксированы основные моменты выдачи и возврата подотчетных сумм с учетом специфики компании.

Чтобы упростить работу бухгалтера и иметь обоснование на учет хозяйственных операций, в положении нужно оговорить сроки, на которые могут выдаваться подотчетные средства, а при необходимости — лимит денежных средств на определенные цели. Необходимо также разработать правила составления авансовых отчетов, порядок, сроки их проверки и утверждения.

ВАЖНО! Бухгалтер может предложить на утверждение руководителю самостоятельно разработанную упрощенную форму отчета, содержащую все необходимые реквизиты (ст. 4. закона «О бухгалтерском учете»).

В случае необходимости выдачи подотчетных денег сотруднику безналичным путем в положение также нужно включить эту возможность подотчета и описать ее порядок. Также рекомендуется написать, что для получения подотчета на карту сотрудник должен оформить заявление на имя руководителя с указанием данных карты. Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Чтобы знать, как правильно перевести подотчет на карту работника, прочитайте статью «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Чтобы быть уверенным в своих действиях, бухгалтеру нужно иметь список лиц, которые могут получать деньги в подотчет. Для этого руководителю нужно издать приказ, утверждающий такой перечень. Каждый сотрудник из этого списка должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

ВАЖНО! Приказ желательно иметь отдельный — только для перечня подотчетных лиц, без включения в него других вопросов, так как при возникновении необходимости в изменении списка подотчетников проще будет издать новый приказ, касающийся только этого вопроса.

Если предприятие большое и имеет много подотчетников, то вместо поименного перечня в приказе можно указать только занимаемую должность. В таком случае при замене одного человека другим нет необходимости издавать новый список.

Что касается заявления на выдачу подотчетных сумм, оно пишется в свободной форме, но рекомендуется разработать свой бланк, на котором стоит предусмотреть отметку бухгалтера об отсутствии задолженности по подотчетным суммам. Руководителю же следует подписывать заявление только после наличия такой отметки и подписи бухгалтера. В таком случае уменьшается вероятность выдачи подотчета работнику с незакрытой задолженностью. Зафиксировать форму заявления и правила его оформления также нужно в положении по расчету с подотчетными лицами.

Посмотреть образец заявления и скачать его можно здесь: «Составляем заявление на подотчет – образец на 2015-2016 гг.».

Что необходимо контролировать при оформлении первичных документов

Много вопросов у работников налоговой инспекции возникает при проверке авансовых отчетов. И это обоснованно — расходы, сделанные подотчетным лицом, напрямую влияют на налогооблагаемую базу. Неправильно оформленные первичные документы, которые подотчетник прикладывает к отчету, не могут подтверждать произведенные затраты и уменьшать налогооблагаемую базу.

Бухгалтеру рекомендуется во время выдачи подотчетных сумм на расходы компании инструктировать сотрудника о том, какие документы он должен сдать в бухгалтерию вместе с отчетом, чтобы он был принят.

Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно разработать инструкцию для подотчетных лиц. В этом документе нужно подробно рассказать, что обязательно должно быть написано на товарных чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и других бумагах, чтобы потраченные на хознужды деньги налоговая учла в расходах компании, а не поставила в налогооблагаемый доход сотрудника.

Обратите внимание — для обоснованности принятия факта хозяйственной операции к учету может быть недостаточно только кассового чека, подтверждающего оплату. Может потребоваться второй документ (фиксирующий получение товара или услуги), на основании которого будет сделана правильная проводка. Однако в случае его отсутствия второго документа бухгалтер может попробовать заменить его тем, который законно оформит сам.

Например, если произошло такое, что сотрудник купил необходимую для компании вещь, но предоставил только кассовый чек, в котором кроме суммы ничего нет или стоит одно общее наименование, по которому нельзя правильно оприходовать материальную ценность, то можно попробовать выйти из положения другим способом: создать комиссию, оформив ее приказом. Комиссия примет от сотрудника ТМЦ по акту приемки-передачи с полным ее описанием, на основании которого бухгалтер сможет оприходовать покупку.

Бухгалтеру следует ответственно относиться к первичным документам, которыми подтверждается факт оплаты, так как неправомочное уменьшение налогооблагаемой прибыли повлечет за собой нежелательные последствия в виде штрафов. Документы не только должны содержать все необходимые реквизиты, но и соответствовать дате и цели выданного аванса.

Какие ошибки не следует допускать при ведении учета подотчетных сумм

Расчеты с подотчетными лицами — тот участок, где от бухгалтера требуется внимание и контроль сразу по трем позициям:

  • работа с сотрудниками — организация контроля своевременной и правильной отчетности, целевого расходования денежных средств, предоставления правильно оформленных оправдательных документов;
  • контроль наличия и оформления всех необходимых первичных документов, подтверждающих факт хозяйственной операции для налогового учета;
  • правильное оформление и безошибочное ведение бухгалтерского учета.

Следуя закону, бухгалтер должен вести аналитический учет по каждой выданной сумме. Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами рекомендуется разработать журнал ведения учета подотчетных сумм в хронологической последовательности в разрезе подотчетных лиц и сроков отчета.

Подробнее о том, как вести аналитический учет, читайте в материале «Ведение аналитического учета расчетов с подотчетными лицами».

Если наличные, выдаваемые авансом в подотчет, превышают установленный законом лимит при расчетах юридических лиц и предпринимателей, то бухгалтеру в момент выдачи денег следует обратить внимание сотрудника на то, чтобы он не нарушал этого правила (п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У). Об этом также рекомендуется написать в инструкции для подотчетников.

Для того чтобы обоснованно списывать за счет чистой прибыли дополнительные услуги, включенные и оплаченные в счета по командировочным расходам, рекомендуется делать это на основании Положения о служебных командировках, утвержденного приказом руководителя.

ВАЖНО! Бухгалтеру необходимо внимательно изучать предоставленную подотчетником первичку, чтобы правильно отделить расходы за счет чистой прибыли от расходов, отнесенных на счет издержек производства.

Бухгалтерские проводки должны использоваться в соответствии с Планом счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Не стоит упрощать их и списывать расходы, минуя счет по подотчетным лицам. Это нарушение фиксирования самого факта хозяйственной деятельности, которое может привести к совершению ошибки в расчетах с подотчетными лицами.

Если предприятие большое и имеет много сотрудников, которым выдаются деньги на хозяйственные расходы, рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить чаще, чем это делается традиционно (раз в год). В таком случае своевременная отчетность подотчетных лиц будет обеспечена, а это позволит вовремя выявить и исправить ошибки в первичных документах.

Итоги

Выдача и контроль подотчетных сумм — непростой участок для бухгалтера. Тем не менее законодательством предоставлено большое поле для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами путем формирования удобного и точного ведения учета и контроля на основании разработанных внутренних документов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Транскрипт

1 Джемилева Севиля Ваидовна студентка Ежакова Наталья Владимировна канд. экон. наук, доцент Институт экономики и управления ФГАОУ ВО «Крымский федеральный университет им. В.И. Вернадского» г. Симферополь, Республика Крым СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЁТА РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ Аннотация: в статье рассмотрена актуальность учета расчетов с подотчетными лицами. Авторами указаны наиболее часто встречающиеся ошибки по расчетам, приведены направления совершенствования учета, которые обезопасят любое предприятие в случае проверок контролирующих органов и улучшат систему учета расчётов с подотчётными лицами в организациях. Ключевые слова: подотчётные лица, подотчетные суммы, учет, наличные расчеты, безналичные расчеты, совершенствование учета. Зачастую в ходе своей деятельности практически все предприятия приобретают материальные ценности не только безналичным путём, но и за наличные денежные средства. Вследствие этого обычно сотрудникам предприятия выдаются деньги под отчёт для решения определённых задач предприятия. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции у других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственнооперационные цели. Тема расчётов с подотчётными лицами хорошо изучена в трудах А.А. Соловьевой , Н.В. Ереминой, Е.Д. Тарасюк и др. Тем не менее, некоторые вопросы учета расчетов с подотчетными лицами требуют дальнейшего изучения. 1

2 Центр научного сотрудничества «Интерактив плюс» Так, недостаточно полно изучена проблема безналичных расчетов с подотчётными лицами. В то время, как работник находится в командировке, безналичный расчёт не является весьма удобным и быстрым, как оплата наличными, так как многие гостиницы не принимают расчеты в безналичной форме, оплата дополнительных услуг также может быть невозможна при таком расчёте. К тому же проездные билеты в автобусах и маршрутных такси, покупка необходимых журналов в киосках, карт местности и т. п. зачастую представляют собой наличную плату. Цель статьи: рассмотреть основные ошибки по расчетам с подотчетными лицами, а также привести направления совершенствования учета, которые обезопасят любое предприятие в случае проверок контролирующих органов и улучшат систему учета расчётов с подотчётными лицами в организациях. На многих предприятиях направляться в командировку может любой работник предприятия, так как нет утвержденного Приказа о составе подотчётных лиц, который утверждает список сотрудников, которые могут получать наличность под отчёт. Для любого предприятия это является значительным минусом. Ведь при проверке, контролирующие органы, в том числе налоговая служба, могут сделать выводы, что срок выдачи денежных средств на предприятии не установлен, а, следовательно, расчёты с подотчётными лицами должны осуществляться в пределах одного рабочего дня. В настоящее время это практически невозможно, за исключением мелких расходов на хозяйственные нужды. Так как, в организациях достаточно часто подотчётные лица направляются в командировку на сроки более одного дня, данный недостаток может повлечь за собой массу неприятностей для предприятия. Поэтому, во избежание данной ситуации, Приказ о составе подотчётных лиц просто необходим на каждом предприятии. Он должен отражать: 1) сроки выдачи подотчётных сумм; 2) правила предоставления авансовых отчётов; 3) отказ в выдаче наличности под отчёт сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущим авансам; 2

3 4) запрет передачи подотчётных сумм другим лицам. После утверждения Приказа о составе подотчётных лиц, всех сотрудников, числящихся в нём, необходимо уведомить и ознакомить с Приказом в обязательном порядке. Следующим необходимым моментом для любой организации является создание приказа о размере суточных для данного предприятия. Размер суточных должен быть установлен в размере не более 700 рублей в сутки при командировках по РФ, а за границу 2500 рублей. «Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело подотчетное лицо» . В таком случае, при проверке, налоговая служба предъявит ряд вопросов. Возможно подотчётное лицо приобрело ТМЦ стоимостью меньше рублей, но срок эксплуатации которых более 12 месяцев. Например, вентилятор, принтер, и т. п. Если получается такая ситуация, то возникает вопрос признания таких активов в составе МПЗ, либо в составе основных средств. Выявленную проблему можно решить, организовав комиссию из уполномоченных сотрудников. Комиссия, проделав кропотливую работу, предоставит акт, в котором укажет, что было приобретено и его стоимость. Данный акт в дальнейшем будет служить оправдательным документом и будет прикреплён к авансовому отчёту. Следующей проблемной ситуацией является то, что, приобретая ТМЦ, суммы в оправдательных документах превышают установленный законодательством лимит расчётов с юридическими лицами. «В соответствии с Указанием ЦБ РФ 3073-У установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в рублей» . Нарушение 3

4 Центр научного сотрудничества «Интерактив плюс» данного законодательного акта повлечёт за собой череду штрафных санкций как для самой организации, так и для ее руководителя. В организациях нередки случаи, когда командированному работнику выдаётся наличность, ранее поступившая от покупателей. В данной ситуации у большинства организаций нет специального разрешения банка на использование наличности для своих нужд, следовательно, это является очередным нарушением расчётов с подотчётными лицами. Для того, чтобы выдать подотчётному лицу денежные средства на покупку ТМЦ или на другие нужды предприятия, следует придерживаться определенной последовательности выдачи наличности. В первую очередь, предприятием должна быть сдана наличная выручка в обслуживающий банк, затем снята с расчётного счёта сумма, необходимая для выдачи под отчёт, и затем оприходована в кассу организации. Существует еще вариант, при котором предприятие заранее снимает денежные средства с расчётного счёта в банке на общехозяйственные нужды предприятия и расходует по мере надобности подотчётных лиц. Тем временем данная сумма денежных средств хранится в кассе предприятия. Однако, нужно не забывать один важный момент. Нельзя превышать лимит в кассе. Каждая организация устанавливает свой лимит согласно Указаниям Банка России от У . «Правильное ведение и оформление учета расчетов с подотчетными лицами поможет избежать не только появления негативных моментов и ошибок при ведении своей хозяйственной деятельности, но и конфликтных ситуаций, способных возникнуть между руководителем предприятия и его работниками» . В период нахождения в командировке подотчётные лица информируют руководителя предприятия или же уполномоченное лицо по телефону. Любая организация обязана компенсировать расходы за услуги телефонной связи. Однако зачастую телефонные разговоры подотчётного лица с руководителем, бухгалтером или иным уполномоченным лицом не оплачиваются, а, следовательно, ло- 4

5 жатся на собственные расходы подотчётного лица. По нашему мнению, это считается достаточно серьёзным нарушением, так как работники предприятия довольно-таки часто выезжают в командировку за границу. Услуги связи в тот момент обходятся значительно дороже, чем на территории Российской Федерации. Такие организации оправдывает себя лишь тем, что, покупая экспресскарты за наличные деньги, оправдательными документами выступают лишь карта и чек. «А данные карт не соответствуют понятию первичного учетного документа, данному в п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли» . Однако, на наш взгляд, организация сама может составить первичную документацию. «Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы» . Вследствие этого, экспресс карты могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими производственными расходами. В случае возникновения судебных разбирательств, чаще всего данные расходы являются обоснованными. Так или иначе, подотчётному лицу должны быть возмещены денежные средства за покупку экспресс-карты работодателем. Для постоянного контроля за законностью расходования подотчётными лицами выданных сумм на нужды предприятия следует вести вспомогательную ведомость, в которой «сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ» . Часто встречается такая ситуация, когда, планируя отправиться в командировку, работник заранее приобретает авиабилет, нередко данная командировка срывается. В этом случае, работнику необходимо возвратить билет, однако в результате возврата билета в кассе аэропорта, он получает сумму меньше, чем платил изначально. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница? 5

6 Центр научного сотрудничества «Интерактив плюс» Естественно руководителю предприятия, в случае отмены командировки вследствие серьёзных обстоятельств, необходимо возместить данные расходы, так как они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако к расходам подотчётного лица, а именно командировочным расходам, данные затраты отнести нельзя, так как фактически командировка не состоялась, но и к другим видам компенсаций также нельзя. Поэтому данному подотчётному лицу указанную разницу возмещают за счёт предприятия. Ту указанную разницу, которая будет выплачена работнику, включают в совокупный доход работника, облагаемый НДФЛ. Более обширная интеграция компьютерного учёта в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. В связи с этим необходимо полностью автоматизировать учёт расчётов с подотчётными лицами. Это поможет рядовому бухгалтеру облегчить работу с подотчетными работниками, устранить возможные ошибки в процессе перенесения данных из первичных документов в учётные регистры. Также, повысив уровень автоматизации данных расчётов, уменьшить количество бумажной документации, что также способствует эффективной работе бухгалтеров. На наш взгляд, необходимо создать журнал выбывших и прибывших командированных работников. Он позволит проводить постоянный и беспрерывный контроль за работниками, направленными в командировку и прибывшими из командировки. Следующим моментом является создание новой штатной единицы-бухгалтера по расчётам с дебиторами, в том числе с подотчётными лицами. Только в такой бухгалтерии работа будет идти продуктивнее и будет порядок, в которой каждый бухгалтер будет заниматься непосредственно своими отдельными участками учёта. Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых форм первичных документов, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ. 6

7 Таким образом, среди путей совершенствования расчётов с подотчётными лицами следует выделить: создание Приказа о составе подотчётных лиц, внедрение детализированного кассового чека, ведение журналов регистрации командируемых работников, внедрение новой штатной единицы-бухгалтера по расчётам с дебиторами, в том числе с подотчётными лицами, автоматизацию данных расчётов. Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках. Список литературы 1. Соловьева А.А. Ведение кассовых операций: все не так просто, как кажется / А.А Соловьева // Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение С Еремина Н.В. Актуальные вопросы учета расчетов с подотчетными лицами / Н.В. Еремина, Е.Д. Тарасюк // Инновационная наука С Указание Банка России от У «Об осуществлении наличных расчётов». 4. Указание Банка России от У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». 5. Федеральный закон от ФЗ (ред. от ) «О бухгалтерском учёте». 6. Налоговый кодекс РФ (часть вторая) от ФЗ. 7. Официальный сайт Бухгалтерского методологического центра . Режим доступа: 7

Подотчетные лица — нормативные документы, регулирующие расчеты с ними, мы приведем в данной статье — имеют совершенно четкую правовую характеристику. Поговорим о том, кто может быть подотчетником с точки зрения законодательства, а также рассмотрим, какими нормативными актами определяются отношения с ним.

Регулирование расчетов с подотчетными лицами в 2017 году: нормативная база

Подоточетником называют сотрудника фирмы (или ИП), которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы.

Регламентируются отношения участников данных правоотношений следующими основными нормативными актами:

  • указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
  • законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • КоАП РФ;
  • Трудовым кодексом РФ.

Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).

Расчеты с подотчетниками и указание Банка России № 3210-У

Данный документ является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником данного хозсубъекта, деньги под отчет получить не сможет.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у хозсубъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Эта же позиция Банка России по отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного хозсубъекта заключен гражданско-правовой договор.

О правах и обязанностях работников читайте публикацию «Ст. 21 ТК РФ: вопросы и ответы».

Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности, закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:

  • Выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных с хоздеятельностью лица, работником которого подотчетник является.
  • Выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного сотрудником заявления, в котором он указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок, который потребуется для совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее отдать его на визу руководителю. Вместо заявления разрешается выдавать деньги на основании приказа руководителя компании, в котором также указывается их размер, целевая направленность и получатель подотчетных сумм. Приказ должен содержать регистрационный номер и дату, а также подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).
  • Передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002.
  • Выдача следующей суммы подотчетнику возможна даже при наличии долгов по предыдущим отчетным суммам. Эту поправку (как и разрешение выдавать подотчетные деньги на основании приказа руководителя) в указание № 3210-У внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (вступило в силу 19.08.2017).
  • По истечении 3 дней, отсчитываемых от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией.

Отразить данные авансового отчета в бухучете вам поможет публикация «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

  • Представленная работником отчетная документация проверяется главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (он же утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых производятся окончательные расчеты с подотчетным лицом).

ВАЖНО! Указание № 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают самостоятельно.

Отражение операций с подотчетными средствами в бухгалтерском учете

Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета» от 15.03.2001 № 16-00-13/05), данный документ имеет прямое отношение к отражению хозопераций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.

Для учета расчетов с подотчетниками планом счетов предусмотрен сч. 71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.

Подробнее о применении сч. 71 читайте в материале «Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)».

Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами: закон № 402-ФЗ

Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичке:

  • Каждый факт хоздетельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозоперации (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
  • Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
  • Первичка составляется непосредственно при совершении того или иного факта хоздеятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
  • Предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хоздеятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Во исполнение последней в приведенном выше списке обязанности на предприятии оформляется, в частности, приказ руководителя, утверждающий перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Советуем вам оформлять перечень подотчетников именно приказом, но не перечислять указанных лиц в учетной политике. Объясняется это тем, что список сотрудников, утвержденный приказом, можно изменить в любое время. А вот вносить изменения в учетную политику можно далеко не всегда (п. 6 ст. 8 закона № 402-ФЗ).

Скачать образец приказа о подотчетных лицах вы можете по .

Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников

Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:

  • распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, – ст. 16–19 ТК РФ;
  • определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
  • устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника – ст. 138 ТК РФ;
  • обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).

Подробности – в материале «Ст. 188 ТК РФ: вопросы и ответы».

КоАП РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными

Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена. Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет и без заявления работника, и без приказа руководителя) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с нарушением порядка хранения денежной наличности в кассе. А вот за эти правонарушения уже предусмотрена совершенно конкретная ответственность – по ст. 15.1 КоАП.

О размерах штрафов за подобные нарушения читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 организацию или предпринимателя уже нельзя оштрафовать за выдачу подотчетных сумм работникам без отчета по предыдущим тратам – данный пункт исключен из указания № 3210-У.

Порядок выдачи, возврата и учета подотчетных средств осуществляется на основе множества регламентирующих нормативных документов. При этом не менее важную роль играют также разъяснения и письма ведомств, не носящие нормативного характера.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Введение

В соответствии с Российским законодательством каждая организация обязана вести бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций. Одной из главных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности предприятия.

Организации, кредитные учреждения, биржи вступают в договорные отношения по использованию имущества, денежных средств, осуществлению инвестиций. Все участники сделок заинтересованы в том, чтобы получать и использовать достоверную информацию о своих партнерах для принятия обоснованных решений.

Администрации важно оперативно контролировать ход хозяйственных процессов, эффективно управлять имуществом, предупреждать негативные явления, увеличивать доходы и снижать расходы, что обусловливает необходимость своевременного получения качественной информации о функционировании различных подразделений и филиалов организации.

Денежные средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами организации. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают практически все сферы хозяйственной деятельности организации и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушений. Поэтому руководителю каждой организации важно четко представлять, как правильно должен быть поставлен бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними. В связи с этим в современных условиях совершенствования управления, выработки новой стратегии развития предприятий усиливается роль и значение бухгалтерского учета и экономического анализа хозяйственной деятельности.

Всем выше изложенным определяется важность и актуальность выбранной для написания настоящей выпускной квалификационной работы темы: » Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами на предприятии».

Основной целью проводимого в настоящей работе исследования явилось изучение организационных основ бухгалтерского учета, анализа и контроля движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами. Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

— на основании действующих в настоящее время правил и положений рассмотреть порядок документального оформления и бухгалтерского учета наличного денежного обращения при расчетах с подотчетными лицами;

— на примере конкретного предприятия изучить систему его управления, имущественное положение и основные показатели финансово-хозяйственной деятельности, существующую на предприятии систему бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами;

— по результатам проведенного исследования наметить основные направления совершенствования учета и контроля расчетов с подотчетными лицами: рассмотреть методику анализа и прогнозирования расчетов с подотчетными лицами с применением экономико-математических методов; дать рекомендации по автоматизации указанных расчетов.

Объектом практического исследования в выпускной квалификационной работе выбрано одно из действующих предприятий г. Воронежа, а именно, Общество с ограниченной ответственностью «ИнТрансКарго», специализирующееся на оказании посреднических услуг по перевозке грузов, а также экспедировании этих грузов.

При подготовке к выполнению выпускной квалификационной работы были изучены и использованы законодательные и нормативные акты Российской Федерации в области бухгалтерского учета, учебная и методическая литература, периодические издания и практические материалы исследуемой организации.

Глава 1. Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

1.1. Расчеты с подотчетными лицами

В работе каждого предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях и в системе розничной торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировкам и т. д. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению организации.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией Центрального Банка Российской Федерации.

Основные принципы, которые необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчетными средствами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций /9/.

В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость продукции, работ, услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой, начисленной командируемому заработной платы для определения налога на доходы физических лиц.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки.

На каждом предприятии ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.

Выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды производится доверенным лицом, который назначается руководством предприятия. Подотчетные суммы выдаются с целью приобретения товарно-материальных ценностей. Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.

На основании доверенности и счета на получение товарно-материальных ценностей выписывается расходный кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное лицо сдает документы в бухгалтерию.

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятия для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути установлены соответствующим постановлением Министерства труда Российской Федерации.

Нормы возмещения командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилого помещения, расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно) установлены постановлением Правительства Российской Федерации №122 в 1992 г. с учетом более поздних указаний Министерства Финансов РФ (например, Приказ МФ РФ от 06.07.2001 №49-н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации»), которые дифференцируют нормы расходов для целей налогообложения.

В настоящее время в состав командировочных расходов включаются:

— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

— суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;