Справочник Бухгалтера

Как все мы знаем банальную истину, Электронный Документооборот — это движение и хранение документов внутри компании. Помимо самой системы, ядром, так сказать — сердцем СЭД, является карточка документа (фактически центральный узел взаимосвязей документа с функционалом и рабочие процессы, в соответствии с которыми документ осуществляет свое движение).
Рабочие процессы вещь отдельная. Сегодня немного рассмотрим именно карточку документа, которая в сколь удобноваримом виде в Sharepoint отсутствует, но конечно является краеугольным камнем для любой приличной СЭД.
Карточка документа — это некий синтез функционала необходимого для удобного управления документом, его последующего хранения и оперативного доступа к атрибутам.
В упрощенно-кастомизированном виде она выглядит как набор блоков каждый из которых выполняет свою задачу. И в принципе — в своем исполнении они на первый взгляд обычно не сильно друг от друга отличаются у разных разработчиков. Другой вопрос — какой подкожный функционал и потенциальные возможности в них заложены.
Пример полностью кастомизированной карточки документа — в которой присутствует — такая замечательная вещь как «связь со списками:

Увеличенная картинка —
А здесь — посмотреть весь Электронный документооборот Worklite Docs
Если обратить внимание на блок «дополнительные поля», то можно увидеть там поля которые свойственны именно этой карточке для конкретного типа документа. В каждом типе документа, правый блок карточки обладает уникальными полями которые присваиваются только для документов конкретной библиотеки — допустим «Договоры».
Реализуются необходимые поля, категорически шустро:
1. Создается необходимый список с требуемыми элементами — допустим ‘контрагенты», в котором указываются все необходимые значения для данного списка «наименование, адрес, контакт, ФИО, и т.д). Ну в общем Юристу виднее.
2. Поскольку в данном решении СЭД для Sharepoint 2013 — реализована замечательнейшая вещь функционала «Cвязь со списками», то в правом блоке заводится поле конрагенты с указанием на созданный список и возможность поиска по нему или выбора контролом.
3.В карточке появляется дополнительное функциональное поле «Контрагенты» которое теперь является неотъемлимым атрибутом и с помощью которого можно привязывать конкретных конрагентов в данному документу.
4. Сделать можно любое количество разных полей и связей с любыми списками — зависит только от потребновтей в рамках типа (библиотеки) документа.
На всю операцию уходит несколько минут. Я писал дольше чем это делается:)

Система электронного документооборота 1С:Документооборот КОРП может работать и с бумажными документами – сканировать и распознавать отсканированные документы, переводя файлы PDF в текстовый формат.

Рис.1 Создание нового файла

Добавление сканов возможно прямо из карточки документа, не открывая дополнительных программ и интерфейсов.

Для работы со сканером из 1С:Документооборот сначала необходимо установить утилиту сканирования и настроить подключенный локальный сканер. Для этого в разделе «Настройка», в пункте «Персональные настройки» открываем меню «Файлы».

Рис.2 Меню Файлы

В открывшемся окне выбираем команду «Настройка сканирования».

Рис.3 Настройка сканирования

В настройках указываем подключенный сканер для работы, ставим разрешение сканирования и прочие настройки.

Рис.4 Выбор сканера

При наличии большого количества документов для сканирования лучше использовать подсистему потокового сканирования. Чтобы открыть это рабочее место, нужно в разделе «Документы и файлы» открыть пункт меню «Потоковое сканирование в 1С Документооборот».

Рис.5 Потоковое сканирование

В рабочем месте потокового сканирования предусмотрено два варианта работы со сканами – сканирование в pdf непосредственно со сканера, подключенного к компьютеру пользователя, и загрузка из каталога, если сканер сетевой и согласно политике загружает отсканированные документы в сетевой каталог.

Рис.6 Варианты работы со сканами

Рассмотрим оба варианта работы.

При работе непосредственно со сканером устанавливаем необходимые параметры сканирования, настройку обработки страниц, распознавания штрих-кодов и историю.

Рис.7 Работа непосредственно со сканером

Если надо обработать уже отсканированные ранее файлы, открываем соответствующую команду, указываем целевой каталог, нужные параметры и выполняем команду «Загрузить».

Рис.8 Указание целевого каталога

Независимо от выбранного способа загрузки изображений в результате обработки мы увидим получившийся результат.

Рис.9 Результат сканирования

Перейдем в документ и посмотрим, что в результате отсканировала и прикрепила система.

Рис.10 Отсканированные файлы

Да, совершенно верно, сканы прикреплены к карточке договора.

Распознавание графических и PDF файлов на сервере

Чтобы настроить распознавание графических и PDF файлов на сервере, необходимо установить несколько специализированных утилит:

• Установить программы CuneiForm, ImageMagic и Ghostscript;
• Задать в настройках программы параметры распознавания и указать путь к программе ImageMagic.

Программа CuneiForm нужна для распознавания графических файлов. Установку программы CuneiForm для файлового варианта системы 1С:Документооборот важно делать на компьютере пользователя под тем пользователем, который в дальнейшем будет с ней работать, а в клиент-серверном варианте на сервере 1С:Предприятия – под пользователем, под которым работает сервис 1С:Предприятия.

Программа ImageMagic нужна для преобразования графических файлов в формат pdf и обратно. Программа Ghostscript нужна программе ImageMagic для преобразования файлов. Устанавливаем обе программы на компьютер пользователя.

Распознавание документов в 1С:Документооборот

В разделе «Настройка и администрирование» в меню «Настройка программы» выбираем меню «Работа с файлами».

Рис.11 Меню Работа с файлами

Здесь устанавливаем флажок «Распознавание изображений с помощью CuneiForm» и настраиваем параметры распознавания.

Рис.12 Распознавание изображений с помощью CuneiForm Рис.13 Общие настройки распознавания

Указываем язык распознавания и полный путь к ранее установленной программе ImageMagick. В персональных настройках работы с файлами также прописываем полный путь к программе преобразования PDF-файлов ImageMagick.

Рис.14 Путь к программе преобразования PDF-файлов

Здесь же можно указать индивидуальные настройки языка распознавания файлов. Система к работе с файлами готова.

Откроем отсканированный файл.

Рис.15 Путь к отсканированному файлу Рис.16 Отсканированный файл в системе

Теперь распознаем файл с помощью команды контекстного меню «Дополнительно-Распознать».

Рис.17 Меню Дополнительно-Распознать

Чтобы посмотреть результат распознавания, откроем текстовый образ файла.

Рис.18 Открытие текстового образа файла Рис.19 Текстовый образ файла

Теперь этот файл участвует в индексации полнотекстового поиска документов и файлов, и его можно будет найти по вхождению слов. Для пользователей будет доступна основная версия файла в формате PNG.

Преобразование файлов из PDF с помощью программы преобразования PDF файлов ImageMagick

Рис.20 Внедренные решения

Аналогично предыдущему примеру распознаем файл в формате PDF и посмотрим результат.

Рис.21 Результат распознавания файла

Как мы видим, система 1С:Документооборот с помощью свободно распространяемых и совершенно бесплатных утилит может обрабатывать разнообразные форматы сканов документов для их упорядочивания и индексации в полнотекстовом поиске. При этом работа программы с файлами происходит в фоновом режиме, то есть незаметна для пользователей.

Использование функционала штрихкодирования документов, потоковое сканирование и распознавание файлов обеспечит эффективную и удобную работу службы ДОУ на предприятии любого масштаба, позволяя значительно сокращать издержки времени и трудозатраты на обработку больших массивов бумажной документации. При этом сокращается ручной труд, исключаются неизбежные человеческие ошибки, что в свою очередь повышает уровень достоверности и оперативности обработки потоков информации, поднимает уровень исполнительской дисциплины в компании, значительно улучшает информационную поддержку основного бизнеса.

Ведите архив сразу в базе «1С:Предприятие 8» или как найти документ в архиве за 2 секунды

Активное развитие высоких технологий и повсеместная компьютеризация пророчит нам полный отказ от бумажных носителей информации и переход на электронный документооборот. Однако эксперты утверждают обратное: объемы бумаги в деятельности предприятий растут с каждым годом. Кроме того, бумага по-прежнему сохраняет большую юридическую значимость. Получается, что полный переход на безбумажный документооборот если и произойдет, то еще очень не скоро.

А пока миллионам организаций каждый день так или иначе приходится работать с бумажными документами, а значит, терять в огромных пыльных архивах уйму времени.

Представьте: чтобы собрать документы по одному контрагенту за долгий срок, бухгалтер тратит 2-3 часа. Идет в архив, ищет нужные документы, расшивает папки, копирует документы, сшивает папки и только после этого отправляет документы в контролирующие органы. А что делать, если оказалось, что контрагент его просто не вернул, а на пороге проверка?

Попадали ли вы в подобные ситуации?— Контрагент отказывался платить, пока вы не покажете документ, подтверждающий отгрузку.

• При налоговой проверке оказывалось, что не все документы на месте, приходилось в срочном порядке запрашивать их у клиентов.
• Сотрудники не возвращали все оригиналы документов в архив или не передавали их в бухгалтерию.

А теперь представьте, что все это можно сделать за пару кликов с помощью программы «Скан-архив».

Уникальность «Скан-архива» в том, что работа ведется сразу в «1С:Предприятии 8». Программа переводит любой бумажный документ в скан-копию, при этом скан-образы подписанных документов автоматически (по штрих коду или по номеру и дате) прикрепляются к остальным документам прямо в «1С:Предприятие 8».

Для создания электронного архива необходимо отсканировать документы и загрузить их, а далее обо всем позаботится программа: отсканирует изображения, извлечет штрих коды и на их основе найдет все документы в информационной базе, к которым необходимо прикрепить изображение. Бухгалтеру останется только нажать кнопку «Прикрепить», и все электронные копии документов окажутся в программе «1С:Предприятие 8».

Cканирование и обработка одного документа займет всего 4,5 секунды.

Для сканирования сразу больших пачек документов предназначены специальные потоковые сканеры, обрабатывающие до 60 листов в минуту (например, Canon DR-M160).

С программой «Скан-архив» все документы будут под вашим контролем. Все, что вы искали часами – теперь всегда под рукой.

Что вы приобретете благодаря «Скан-архиву»:

• Проверку полноты возвращенных документов в базе
• Экономию времени и ресурсов
• Мгновенный поиск копии любого документа
• Упорядоченный архив непосредственно в базе «1С:Предприятие 8»
• Минимизацию ошибок

С программой «Скан-архив» вам не придется:

• нанимать дополнительных сотрудников для работы с архивом;
• тратить время на поиск и проверку документов;
• переплачивать за аренду дорогостоящих помещений для хранения документов;
• постоянно контролировать работу сотрудников.

Основные достоинства «Скан-архива»:

• легкость внедрения и независимое от контрагентов использование – в отличие от ЭДО;
• не нужно обучать работе с программой большое количество сотрудников – достаточно обучить одного;
• быстрая и легкая первоначальная настройка – занимает 1-2 часа;
• низкая стоимость – сопоставима с зарплатой помощника бухгалтера за 3 месяца работы;
• работа непосредственно в любых конфигурациях «1С»;
• «Скан-архив» работает не зависимо от того, пользуются ли ваши контрагенты электронным документооборотом или нет (в отличие от ЭДО);
• все скан-копии хранятся в системе хранения данных, поэтому база не перегружается.

Освободите себя от проблем с документами – ведите архив сразу в «1С:Предприятие 8» с программой «Скан-архив».По вопросам приобретения программы Скан-Архив обращайтесь к нашим менеджерам 8-800-250-03-55.

Заказать!

Получить бесплатную программу для подсчета документов в базе 1С

Оперограмма движения входящих документов в ООО «ВолнаАвто» показана на рисунке 5.

исполнители	виды работ
прием и первичная обработка	регистрация	рассмотрение документов	доставка исполнителям	контроль за исполнением
председатель
специалист по кадрам

Рисунок 5 — Оперограмма движения входящих документов в ООО «ВолнаАвто»

Независимо от адресата корреспонденция в ООО «ВолнаАвто» передается секретарю. Ему же передаются корреспонденция и документы, полученные работниками в командировках, на совещаниях, конференциях.

Задача первичной обработки – проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению.

На всех документах, поступающих в ООО «ВолнаАвто» на бумажных носителях для фиксации факта и времени их поступления в фирму вручную проставляется отметка с указанием даты и порядкового номера.

В ООО «ВолнаАвто» ведется книга регистрации входящей корреспонденции. Книга имеет следующую форму (рисунок 6).

входящий номер по порядку	номер и дата документа	от кого получен документ	кому передано на рассмотрение	роспись	резолюция документа	№ дела, куда подшит документ

Рисунок 6 — Форма книги регистрации входящей документации

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.

После регистрации корреспонденции специалист по кадрам передает их на рассмотрение, для проставления резолюции, генеральному директору ООО «ВолнаАвто». Рассмотрение документов производится в день их получения. Генеральный директор ООО «ВолнаАвто» в резолюции проставляет четкую и конкретную резолюцию.

Документ с резолюцией передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, то, для одновременной работы над документом, с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Исполнители получают документ под роспись в книге регистрации входящей корреспонденции.

После исполнения резолюции, исполнитель передает ответный документ с прилагаемыми материалами, на основании которых он готовился. После рассмотрения исполненного документа руководителем, готовится окончательный вариант письма-ответа на фирменном бланке ООО «ВолнаАвто». Заверяется подписью генерального директора ООО «ВолнаАвто» и, при необходимости, печатью соответствующего подразделения.

Далее можно дать более развернутую характеристику поступающей в ООО «ВолнаАвто» корреспонденции. Данные по источникам поступления документов за 2012-2014 гг. представлены на рисунке 7.

Рисунок 7 — Источники поступления документов в ООО «ВолнаАвто» в 2012-2014 гг.

Из рисунка видно, что растет доля документов, передаваемых посредством электронной почты, и сокращается оборот документов на бумажных носителях, передаваемых по почте или с курьером лично. Такая тенденция, безусловно, является положительной, так как ускоряет документопотоки и сокращает время на обработку информации вручную. И за последние три года объем входящей корреспонденции, полученной по электронной почте, является самым большим по объему – 71% в 2014 году.

В состав исходящей корреспонденции ООО «ВолнаАвто» включаются:

— ответы на документы, поступающие от органов местного самоуправления, судебных органов, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, налоговых органов и т.п.;

— коммерческие предложения для текущих и потенциальных контрагентов;

— ответы на запросы текущих и потенциальных контрагентов;

— ответы на документы из государственных и негосударственных организаций;

— ответы на обращения граждан;

— инициативная корреспонденция.

Покажем те средства, которые использовались для отправки документов из ООО «ВолнаАвто» в 2012-2014 гг.

Рисунок 8 — Способы отправки документов из ООО «ВолнаАвто»в 2012-2014 гг.

Из рисунка 8 видно, что доля документов, которые отправляются по почте – 33% в 2014 году – выше доли документов, поступающих в ООО «ВолнаАвто» по почте – 25% в 2014 году. Это связано с тем, что по регламенту ответы на обращения граждан и ряд других запросов осуществляется только по почте, а в том случае, если запрос или обращение поступает по электронной почте, но почтовый адрес не указан, ответа на обращение не следует. Основным источником отправки документов коммерческим контрагентам, а также, например, стадии бухгалтерской отчетности, выступает электронная почта. Документ перед отправкой регистрируется в книге регистрации исходящей корреспонденции, которая имеет следующую форму (рисунок 11).

исходящий № документа	дата отправки документа	кому адресован документ	краткое содержание документа	№ дела, в котором хранится копия документа

Рисунок 9 — Книга регистрации исходящей корреспонденции

Когда работа над ответным документом полностью завершена, документ и все относящиеся к нему материалы направляются в дело.

Оперограмма движения исходящих документов в ООО «ВолнаАвто» представлена на рисунке 10.

исполнители	виды работ
подготовка проекта документа	согласование документа	оформление документа	подписание документа	отправка документа
специалист
руководитель
Секретарь

Рисунок 10 — Оперограмма движения исходящих документов в ООО «ВолнаАвто»

При оформлении отправляемых документов с помощью почтового отправления ведется отдельный реестр на отправку писем, который имеет следующую форму:

№ п/п	дата отправления	адресат	кол-во листов (вложений)

Рисунок 10 — Реестр на отправку писемООО «ВолнаАвто»

В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы территориального органа Федерального казначейства. Эти документы проходят следующие этапы:

— подготовка проекта документа;

— перепечатка;

— согласование;

— визирование;

— подписание;

— исполнение.

Маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у отправляемых документов. Но есть и такие документы, которые не требуют составления проекта: протоколы, докладные записки, справки и т.п.

Оперограмма движения внутренних документов в ООО «ВолнаАвто» (на примере приказа) показана на рисунке 12.

исполнители	виды работы
подготовка проекта документа	согласование документа	подписание документа	доведение документа до работника под расписку
специалист
Генеральный директор
Секретарь

Рисунок 12 — Оперограмма движения внутриведомственных документов в ООО «ВолнаАвто» (на примере приказа)

Документирование управленческой деятельности в ООО «ВолнаАвто» охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

К видам локальных правовых актов, организационных документов, в первую очередь относятся уставы, положения, регламенты, инструкции, правила, расписания и т.д.

Организационные документы имеют правовой характер и только на них можно опираться в случае конфликтных ситуаций.

В ООО «ВолнаАвто» организационные документы разрабатываются руководителями и специалистами отделов. Все организационно-правовые документы ООО «ВолнаАвто» утверждаются генеральным директором фирмы.

Далее представим характеристику локальных нормативных актов, которые регламентируют делопроизводство в ООО «ВолнаАвто». Данному элементу документационного обеспечения управления следует уделить особое внимание в соответствии с темой выпускной квалификационной работы.

Ранее была дана характеристика организационных документов, которые регламентируют различные стороны бухгалтерского делопроизводства. Следует отметить широкое разнообразие этих документов. При этом, локальных нормативных актов, которые регулируют делопроизводство в целом в ООО «ВолнаАвто», намного меньше.

В первую очередь в Уставе (Приложение 1) ООО «ВолнаАвто» прописан порядок и сроки хранения документов, то есть устав организации может характеризоваться не только как документ, регламентирующий деятельность организации в целом, но и как документ, который регламентирует порядок делопроизводства по вопросам хранения документации.

При этом подлежащие постоянному и длительному (свыше 10 лет) хранению документы должны находиться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Наилучшим образом эту проблему можно решить путем создания на предприятии специального структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование архивных документов,— архива и оборудования специального помещения для хранения документов — архивохранилища, где будет возможно соблюдать соответствующий световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режим.

Однако в ООО «ВолнаАвто» отсутствуют условия обеспечения сохранности архивных документов, что прямо противоречит Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно названному Закону, право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается (п. 1 ст. 12). В то же время эти организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (п. 1 ст. 17). На основании экспертизы ценности документов, находящихся в частной собственности, эти документы могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации (п. 7 ст. 6).

В зависимости от масштабов деятельности и объема документов в организации может создаваться архив как самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы ДОУ. В ООО «ВолнаАвто» приказом генерального директора должен быть назначен ответственный за обеспечение сохранности архивных документов, то есть заведующий архивом организации.

Работа архива должна быть регламентирована соответствующим положением, а деятельность специалистов этого структурного подразделения (или участка работы) — должностными инструкциями.

При разработке Положения об архиве целесообразно воспользоваться Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176.

Для составления должностных инструкций работников архива следует использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, где приведены должностные обязанности заведующего архивом и архивариуса.

Следующий локальный правовой акт, который необходимо иметь на предприятии – это Инструкция по делопроизводству предприятия. Она закрепляет порядок составления, оформления документов и работу с ними, обычно составляется на базе типовой и отражает особенности и степень автоматизации работы на предприятии.

В ООО «ВолнаАвто» нет своей инструкции по делопроизводству, но ее надо будет составить самому секретарю. В инструкции по делопроизводству прописывается порядок составления и согласования наиболее часто разрабатываемых в организации документов, и в результате закрепляется порядок решения типовых вопросов. Специальный раздел инструкции должен предусматривать порядок формирования и хранения дел и, таким образом, обеспечивает сохранность документов. О ее разработке будет рассмотрено ниже.

Должностная инструкция делопроизводителя – еще один локальный акт, издаваемый на предприятии для регламентации организационно-правового положения делопроизводителя, его обязанностей, прав, ответственности. Правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы, и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов.

Должностная инструкция формально не является обязательным кадровым документом, в связи с тем, что Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит нормы об обязательном наличии у работодателя должностных инструкций.

Должностные инструкции являются кадровыми документами и носят обязательный характер, они необходимы для регулирования трудовых отношений с четко прописанными правилами. Они являются неотъемлемым приложением к трудовому договору с работником. Наличие этих документов выгодно в первую очередь самому работодателю.

В должностной инструкции секретаря (Приложение 2), утвержденной от 10.10.2011, изложены следующие его обязанности:

— принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения;

— в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных;

— вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам;

— отправлять исполненную документацию по адресатам;

— вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции;

— систематизировать и хранить документы текущего архива;

— вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск;

— готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив;

— обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Еще одна составляющая системы делопроизводства – система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

В ООО «ВолнаАвто» каждый год составляется сводная номенклатура дел (Приложение 3), которая состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Также для удобства работы с делами при сдаче на хранение, по структурным подразделениям раздаются номенклатуры дел структурных подразделений.

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.

В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.

Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления.

В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления.

Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.

Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.

Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов. Данный вид документа в ООО «ВолнаАвто» отсутствует. Есть только несколько унифицированных форм документов (Приложение 4), хранящихся в компьютерах у секретаря и в бухгалтерии. Однако в организации часто встречаются документы одного вида, оформленные в разном стиле, и это является свидетельством несовершенства системы делопроизводства.

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности, в том числе и те, посредством которых осуществляется информационный обмен с другими организациями. Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

В ООО «ВолнаАвто» предусмотрена единая централизованная система делопроизводства, ведением которой занимается инспектор отдела кадров, являющийся одновременно делопроизводителем. Но документально это не подтверждено, приказ о возложении функций делопроизводителя на инспектора отдела кадров отсутствует. На него возложено: прием и первичная обработка всех поступающих, внутренних и исходящих документов, регистрация, формирование, текущее хранение документов, оформление и сдача дел, подлежащих архивному хранению.

Таким образом, наличие в ООО «ВолнаАвто» необходимых законодательных актов, общегосударственных нормативно-методических документов, локальных организационных и нормативно-методических документов должно позволять быстро уточнить вызывающий затруднение момент и безукоризненно выполнить любой вид работы с документами. Однако отсутствие некоторых важных локальных нормативных актов по регламентации делопроизводства затрудняет эффективность работы с документами и снижает результативность труда работников, ответственных за ведение делопроизводства.

Далее необходимо проанализировать непосредственно деятельность секретаря, который в ООО «ВолнаАвто» отвечает за ведение делопроизводства.

Оценка эффективности работы секретаря в части реализации функций по ведению делопроизводства может быть оценена, на наш взгляд, по следующим критериям:

1. Наличие необходимого перечня локальных внутренних актов, регламентирующих работу отдела.

2. Исполнение максимально полного перечня функций, обеспечивающих эффективное ведение делопроизводства в учреждении.

Некоторый анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих работу секретаря в сфере делопроизводства, был проведен ранее. Более подробно следует остановиться непосредственно на должностной инструкции секретаря, так как положение о подразделении по делопроизводству в ООО «ВолнаАвто» отсутствует.

Его детальное изучение показало, что она составлена формально и не может быть использованы при решении вопросов совершенствования работы с документами. При изложении функций и обязанностей часто приводится их формулировка, но далеко не всегда методы и средства их реализации, порядок доступа к необходимой для выполнения обязанностей информации.

Так, в первую очередь, хочется обратить внимание на отсутствие раздела «Взаимоотношения с другими специалистами» в должностной инструкции секретаря, что приводит к неупорядоченности документных связей между ним и другими сотрудниками и отделами. При появлении новых документов в деятельности ООО «ВолнаАвто» становится трудно определить надлежащий порядок их подготовки и оформления. В результате происходит своеобразное «латание дыр»: содержание некоторых документов по основной деятельности дублируется, а часть документов оформляется в излишне большом количестве экземпляров. Поэтому первым и одним из самых важных шагов по совершенствованию работы с документами в канцелярии является доработка локальных нормативных документов, регламентирующих ее работу.

Далее – анализ перечня функций секретаря показал, что в нем отсутствует функция «Контроль исполнения документов». Это не значит, что контроль за документацией в ООО «ВолнаАвто» как таковой не ведется. Но отсутствие конкретных должностных лиц, которые ответственны за контроль исполнения документов, может создать трудности при нарушении сроков исполнения некоторых документов, а назначение ответственных за исполнение лиц для каждого отдельного документа сильно усложняет работу по ведению делопроизводства. Необходимо расширить перечень функций секретаря, дополнив его функцией по контролю за исполнением документов.

Выводы

Изучив локальные правовые акты ООО «ВолнаАвто», можно сделать некоторые выводы:

1. В ООО «ВолнаАвто» нет положения о службе делопроизводства. На наш взгляд, лучше иметь такой документ, т. к. в нем установлены права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность, что строго обязательно для исполнения.

2. Необходима обязательная разработка инструкции по делопроизводству. От этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Повышение эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

3. Необходимы разработка положения об архиве организации, создание приказа о назначении заведующего архивом и разработка должностную инструкцию заведующего архивом.

4. Должен быть приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто».

5. Ответственному за делопроизводство и архив нужны рекомендации по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».

6. Также необходимо разработать Табель унифицированных форм документов. В текущей деятельности Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

7. Не ведется учет и анализ документооборота.

Мы были приятно удивлены, когда на портале klerk.ru обнаружили статью «Обзор российских сервисов по обработке первичной документации», с оригиналом статьи вы можете познакомится по , для вашего же удобства мы процитируем текст статьи в своем блоге.

«С недавнего времени бухгалтеры, идущие в ногу с прогрессом, вздохнули с облегчением: наконец-то на российском рынке появились сервисы, избавляющие от одного из самых рутинных и трудоемких процессов – внесения документов в 1С.

Благодаря современным технологиям бухгалтеру достаточно лишь сканировать или сфотографировать первичку, а специальная программа распознает содержание бумажных страниц, проверит и сопоставит информацию, после чего автоматически перенесет данные в бухгалтерскую систему учета 1C или другую. Создатели сервисов по «1С –сканированию» активно их продвигают и обещают бухгалтерам «райскую жизнь» без утомительного ручного ввода данных в 1С, ошибок и сбоев.

Действительно ли автоматический ввод документов существенно экономит бухгалтерское время? Настолько качественно работают программы? И главное – какой сервис предпочесть, ведь отзывов и рекомендаций на эту тему пока недостаточно?

Мы протестировали и сделали сравнительный анализ пяти наиболее известных сервисов по вводу первички в 1C. Jetlex, Enterа, Efsol, Gendalf и «Докнет».

При анализе работы сервисов учитывались такие параметры, как время распознавания отдельных документов (для примера были взяты: акт, счет, счет-фактура, торг-12, как четкие, так и сниженного качества); время распознавания пакета документов; качество обработки и точность импорта номенклатуры в 1С. Эти факторы являются ключевыми при выборе сервиса, так как если распознавание документов происходит некорректно — смысл использовать специальную программу теряется — быстрее и проще вбить данные из первички привычным способом.

Кроме того были протестированы такие параметры, как удобство установки программы, легкость использования и доступность интерфейса, качество техподдержки, широта применения, дополнительные функции и стоимость использования услуг.

Всего мы выделили 16 ключевых факторов сравнения и оценили каждый от 0 до 2. Результаты наглядно представлены в таблице в конце статьи.

Первым нам на тестирование попал самый молодой и активно продвигаемый сервис Jetlex. После пробной загрузки нескольких страниц можно отметить достаточно высокую скорость обработки документов (5 файлов за 2минуты), однако качество их распознавания, к сожалению, оставляет желать лучшего. Например, акт был принят за счет-фактуру, счет за товарную накладную. К счастью, у сервиса есть опция выбора типа документа вручную. Но даже когда «помогаешь» программе выбрать правильный тип, система выдает много ошибок, как в названиях, так и в цифрах. При переводе счетов в 1С программа может перепутать продавца и покупателя, «забыть» парочку цифр, принять наименования за единицы измерения. Сервис подсказывает места, где, по его мнению, возможны ошибки распознавания, но зачастую они не совпадают с реальными ошибками. Необходимо самостоятельно проверять каждую страницу и вносить множество мелких правок.

Кроме того, Jetlex достаточно сложно интегрируется с 1С и требует предоставления полного доступа к вашей бухгалтерской системе, что не всем подходит с точки зрения конфиденциальности. Поэтому при подключении к данному сервису стоит уделить особое внимание пунктам договора о неразглашении информации.

Jetlex не осуществляет математических проверок документов, не распознает акцизы, ГТД, кассовые чеки, форматы Excel и Word, а также файлы с нарушенным порядком страниц.

В целом можно сказать, что продукт достаточно сырой. Вероятно, по сравнению с ручным вводом данных, время он все же сэкономит. Но по сути бухгалтеру предлагается перейти в незнакомый интерфейс, где отсутствует большинство стандартных возможностей 1С, и после неплохого оптического распознавания документа, заниматься проверкой каждой строки. При достаточно высокой цене услуг разработчики не учли многие тонкости бухгалтерского учета в 1С. Так как сервис новый, можно надеяться, что разработчики со временем учтут пожелания пользователей.

Установка сервиса Entera достаточно простая, заняла не более 15 минут. Для использования услуг нет необходимости покупать лицензию, оплата происходит только за обработанные страницы.

Отзывы о Entera в сети говорят о том, что у программы один из наиболее удобных интерфейсов, позволяющих контролировать точность распознавания (для каждой строки документа появляется всплывающая подсказка с указанием соответствующей строки скана) и проводить групповое сопоставление документов.

Разработчики Entera хорошо «обучили» свой продукт с высокой степенью точности распознавать нестандартные и нечеткие документы (достаточно того, чтобы знаки были читабельны), хорошо определять их тип, легко осуществлять загрузку табличных данных в 1С. При тестировании программы вносить корректировки вручную почти не потребовалось.

В сервис встроены: обработка табличной части, математическая проверка таблиц, сверка с базой ЕГРЮЛ и проверка банковских реквизитов, что дополнительно минимизирует ошибки.

Правда такое высокое качество распознавания занимает чуть больше времени относительно других программ. Загрузка документов в 1С может занять около минуты.

Большим преимуществом Entera с точки зрения экономии времени является возможность групповой обработки документов. Можно не возиться отдельно с каждым листом, а загрузить сразу пачку бумаг. У сервиса есть функция распознавания спутанных страниц и их автоматическое сопоставление в рамках одного пакета документов.

Запуск в облачных 1С осуществляется так же просто, как и в обычных 1С, а интеграция с интернет-бухгалтерией «Мое дело» занимает 1 минуту.

Из ограничений стоит отметить, что для работы с сервисом необходимо подключение к интернету, так как он находится на удаленном сервере.

Efsol, он же 42clouds

Сервис Efsol одним из первых появился на российском рынке. Благодаря тому, что он существует достаточно давно, создатели сервиса учли опыт большого числа пользователей. Но в то же время, программа использует более старые технологии и не гибка к нововведениям бухучета.

Efsol порадовал простым запуском и быстрой интеграцией с 1С. Безусловные плюсы программы: удобный и простой интерфейс, контроль дубликатов, наличие выбора типа создаваемых документов, единый словарь сопоставлений и математическая проверка табличной части документов.

Efsol довольно быстро распознает страницы хорошего качества и позволяет создавать из них большинство существующих в 1С форм документов. Автоматический ввод поступления в 1С с Efsol займет примерно в 2 раза меньше времени, чем ручной ввод товара в 1C.

Главный недостаток — плохо распознаются первичка среднего качества и совершенно не распознаются нечеткие и нестандартные документы.

Если таковые попадаются среди документов бухгалтера, нужно быть готовым вносить их данные вручную. Причем узнать о результате распознавания можно будет, только загрузив документы в сервис и оплатив эти страницы.

Кроме того, сервис не рассчитан на быструю обработку пачки документов одновременно — с каждым из них нужно будет разбираться отдельно. Интерфейс не оптимизирован, и требуется выполнять множество типовых действий вручную.

Хранение данных возможно только в фирменном облаке Efsol.

Что касается стоимости услуг, важно отметить, что помимо оплаты распознавания каждой страницы, для использования данного сервиса необходимо дополнительно приобретать годовую лицензию на каждое рабочее место, что может быть не по карману маленьким компаниям.

В целом можно сказать, что сервис Efsol хорошо реализован и способен решить многие базовые задачи ввода первичных документов в 1С, но без тонкой настройки под узкие бухгалтерские проблемы.

Сервис Gendalf – единственный из сравниваемых – работает без подключения к Интернету. Он устанавливается как приложение на конкретный компьютер, при этом требуя от него высоких мощностей: если ресурсов устройства не хватает – программа зависает. Для использования программы приобретается лицензия на каждое рабочее место, тогда количество документов для добавления в 1С будет не ограничено.

Установка Gendalf достаточно трудоёмкая: требуется создать свежие библиотеки, подготовить информацию для активации и пр. Может потребоваться техническая поддержки специалиста.

Когда установка позади, пользователя порадует скорость распознавания документов. Еще один плюс — возможность работы со сканером прямо из 1С при соответствующей настройке.

Но, увы, качество распознавания данных для ввода в программу 1С достаточно низкое: в каждом тестируемом документе, даже очень отчетливом, нужно вносить множество корректировок, что приводит к существенной задержке.

Плохо распознаются типы стандартных документов, например, программа может перепутать УПД и счет-фактуру, «не увидеть» реквизиты поставщика и плательщика, названия и номенклатуры.

Загрузка в 1С из Excel затруднена: таблицы Excel распознаются программой некорректно. Программой не поддерживается тип документа «акт».

У сервиса отсутствует электронный архив документов и история обработанных файлов.

Gendalf можно рассматривать как простейший конвертер для помощи бухгалтеру при вводе первички. Непродуманные процессы создания документов соизмеримы с ручным вводом данных. Сервис подойдет компаниям с документами идеального качества и точно соответствующими стандартным формам, которые хотели бы попробовать автоматизацию при ограниченном бюджете.

Докнет

При тестировании сервиса «Докнет» порадовала быстрая интеграция с 1C и подробная инструкция по установке программы. У пользователей есть возможность сканирования документов прямо из интерфейса 1С. Правда база будет недоступна во время распознавания документа, что приводит к значительным потерям времени при вводе большого количества документов в 1С. К сожалению, разработчики совершенно не позаботились об удобстве использования сервиса. Для создания документа необходимо пройти длительный этап его подготовки, кликнуть по каждому полю несколько раз, решить, что делать с элементами справочника, выставить виды номенклатуры и проверить все значения. Чтобы осуществлять все эти манипуляции, необходимо постоянно переключаться между окнами скана и базы.

У программы достаточно хорошее качество распознавания, и все же почти в каждом документе приходится что-то корректировать. Скан документа появляется в отдельном окне в ухудшенном качестве. При этом программа очень чувствительна к качеству загруженной картинки.

Сервис не проводит никаких математических или орфографических проверок, а если табличная часть документа не распозналась, то придется вбивать данные самостоятельно.

«Докнет» часто не может найти реквизиты (ИНН, номер документа), бывают ошибки в цифрах. У пользователей программы нет возможности добавлять и убирать строки когда, например, делаешь 1С поступления или оприходование товара, достаточно неудобно работать с фильтрами и заполнять поля.

Стоимость лицензии на использование «Докнет» выше аналогов, при этом из-за сложностей в работе с сервисом он едва ли существенно может сэкономить время на вводе документов в программу 1С.

Ввод документов в 1С, встроенный в on-line сервисы бухгалтерского учета

Отдельно стоит упомянуть системы бухгалтерского учета, где заявлена функция автоматического переноса отсканированного документа в систему. Это «Главбух-24», «Контур бухгалтерия» и «Мое дело».

Разработчики первых двух, скорее всего, реализовали эту функцию исключительно для привлечения клиентов, не уделив должного внимания качеству. На деле оказалось, что распознавание имеет множество ограничений в сравнении со специализированными сервисами. Функция работает с сильно ограниченным списком документов, нет возможности групповой загрузки и обработки страниц, качество распознавания оставляет желать лучшего, а удобство использования крайне сомнительно.

Интернет-бухгалтерия «Мое дело» — сервис, который пошел другим путем, они интегрировались с одним из специализированных сервисов по распознаванию документов «Entera», что позволило предложить пользователям приемлемый уровень качества автоматической обработки.

Анализируя преимущества и недостатки всех рассмотренных сервисов по автоматической обработке первички, можно сделать вывод, что их использование имеет смысл и практическую выгоду для компаний. Все протестированные сервисы способны сэкономить ценное бухгалтерское время на вводе информации в 1С для решения более приоритетных задач.

Однако количество ошибок распознавания и неудобство использования некоторых программ могут свести эту экономию к минимуму. Такие сервисы, как «Jetlex» и «Докнет» при высокой цене своих услуг предлагают не проработанный до конца продукт, требующий более острой «заточки» под нужды бухгалтеров.

Тем не менее, есть и вполне зрелые сервисы, чье качество позволяет по-настоящему делегировать первичку «искусственному интеллекту». В таблице ниже сведены результаты тестирования.»

Таблица сравнения доступна по