Согласование платежей
Система поддерживает процессы согласования платежей практически любой сложности. Но изначально в ней настроен следующий процесс:
В процессе участвуют инициатор платежа, согласующий (Генеральный директор), казначей (проводящий оплату по клиент-банку) и бухгалтер (получающий выписки из банка).
Для начала работы следует персонализировать эти роли. Согласование всех платежей осуществляется одним сотрудником:
Оплата и проверка выписок для разных счетов может выполняться различными сотрудниками:
Когда настройки сделаны, можно приступать к согласованию.
Предположим, что руководитель проекта М.Першин должен закупить оборудование для реализации проекта «Пожарная сигнализация, Офис 17, СМР”. Он составил спецификацию закупаемого оборудования, получил счета от трёх поставщиков и принял решение закупить оборудование в компании «Многопрофильная Поставка»:
Заявка на оплату представляет из себя документ, к которому «прикрепляются” задания на обработку этого документа. Первое задание, которое возникает в Системе сразу же после сохранения заявки, называется «Заполнить заявку”. Это задание выдаётся инициатору, то есть тому, кто заявку создал и сохранил.
Действия, которые можно выполнять в рамках задания, отображены на кнопках:
- Сохранить: заявка будет сохранена, и инициатор впоследствии может вернуться к ней, внести дополнения и исправления.
- Передать на согласование: задание «Заполнить заявку” будет закрыто, и будет создано задание «Согласовать заявку”. Новое задание будет выдано согласующему, в нашем случае — генеральному директору.
- Отменить заявку: текущее задание будет закрыто, заявке будет присвоен статус «Отменена”.
Закрытое задание не допускает никаких изменений.
После того как задание было передано на согласование, генеральному директору было выдано задание «Согласовать заявку”:
Меню «Задания” отображает количество открытых заданий. В форме «Задания” выводятся все задания блоками (лентой) или списком. Блок задания имеет ссылку «Открыть заявку”, по нажатию на которую под заданием отображается заявка. Согласующий по правилам настроенного бизнес-процесса может изменять расчётный счёт и оставлять комментарии.
Отклонённая заявка возвращается как задание «Обработать отклонённую заявку” исполнителю; согласованная заявка отправляется в казначейство на оплату:
По логике настроенного процесса казначейство, после переноса заявки в клиент-банк, выбирает пункт «Платёж исполнен”. Если имеются какие-либо препятствия для оплаты, заявка отклоняется и возвращается инициатору. Исполненная заявка передаётся в бухгалтерию:
Бухгалтер проверяет выписки и, если в выписке подтверждается факт оплаты, выбирается соответствующий вариант в задании. Для подтверждения платежа указывается дата его исполнения банком. При подтверждении платежа Система проводит его как фактическое движение денежных средств. Проверить это можно, выбрав меню «Остатки на счетах”:
Фактические данные отобразятся в отчёте план-факт:
Из этого отчёта, в частности, следует, что закупка была проведена до поступления предоплаты от заказчика.
Положение о порядке оформления документов для проведения наличных и безналичных расчетов денежными средствами (извлечение) комментирует Алексей Пурусов, финансовый директор RALF RINGER
I. Общие положения
1.1.Инструкция разработана в целях стандартизации деятельности по обеспечению плановости в вопросах финансовой деятельности. Данная инструкция определяет порядок оформления ожидаемого платежа и основные требования к инициатору платежа по подаче заявки на своевременный платеж.
1.2.Своевременность реализации каждой заявки в первую очередь зависит от подачи надлежаще оформленной заявки на платеж в установленные сроки.
1.3.Срок подачи инициатором платежа заявки — три дня до ожидаемого срока платежа.
1.4.Заявка на платеж дает право на проведение расчетов, оплат, расходования денежных средств компании.
1.5.Запрещается выдача, получение, проведение расчетов с внешними контрагентами, а также внутрифирменное движение денежных средств без надлежаще оформленной заявки на платеж.
1.6.Оплата производится при наличии надлежаще заполненной и согласованной заявки. Надлежаще оформленной считается заявка, заполненная в соответствии с инструкцией и с наличием переданных документов для проведения оплат (счет, акт выполненных работ, копия договора при необходимости и т. п.).
1.7. Ответственным лицом от департамента за инициирование платежа по статьям бюджета движения денежных средств может быть должностное лицо, обозначенное в списке руководителей ЦФО.
2. Правила оформления заявки на платеж
2.1. В каждой заявке на платеж специалист, инициирующий платеж (денежных средств), обязан последовательно указать в графах заявки на платеж следующие данные:
2.1.1.Создать новую заявку в блоке «Авторские заявки».
2.1.2.В опции «Операция» выбрать соответствующую операцию:
«оплата поставщику» — расчеты за ТМЦ, работы, услуги;
«прочие расчеты с контрагентами» — расчеты за таможню, штрафы, СЭС, пошлины, пени и т. п.;
«возврат денежных средств покупателю»;
«выдача денежных средств подотчетнику»;
«перечисление налогов» — расчеты с госорганами по налогам, штрафам ИФМС, пени по просрочке налогов, пособия по уходу за ребенком, отчисления от ФОТ;
Если заявка будет подана позже, велика вероятность того, что выплаты в требуемый срок не будут осуществлены. Это жесткое правило дисциплинирует сотрудников и избавляет от привычки все делать в последний момент.
Это не означает, что все заявки инициируются только руководителями ЦФО. Но руководители центров финансовой ответственности обязательно согласуют платежи, заявляемые сотрудниками ЦФО. В целом по компании 34 центра финансовой ответственности.
— «снятие наличных» — получение денежных средств из банка в кассу юридического лица;
«перечисление заработной платы на карты» — безналичные переводы сотрудникам ГК RALF RINGER (аванс, заработная плата) на карты или индивидуальные счета сотрудников;
«перечисление комиссии по картам» — оплата комиссии за перечисление на карты.
2.1.3. В опции «Расчеты с контрагентом»:
дата расхода (крайний Срок платежа) — указать срок ожидаемого осуществления платежа;
валюта платежа — выбрать валюту, в которой будет производиться расчет с контрагентом- Все расчеты на территории РФ проводятся в рублях;
контрагент — выбрать наименование получателя платежа;
договор — выбрать договор;
сумма необходимых средств — заполняется цифрами;
форма оплаты — выбрать наличные, безналичные;
статья движения денежных средств — выбрать в соответствии с утвержденными статьями бюджета;
организация (плательщик) — следует указать источник осуществления платежа, от которого будут осуществлены ожидаемые платежи, — наименование юридического лица;
центр финансовой ответственности ЦФО — наименование департамента или отдела держателя бюджета;
«ответственный» — проставляются автоматически;
комментарии (назначение платежа) — обосновать целесообразность предстоящих затрат. При безналичной оплате необходимо указать точную формулировку платежа, которая должна быть отражена в платежном поручении, с обязательным выделением НДС и указанием ставки. Если платеж не облагается НДС, необходимо указать «НДС не облагается».
3. Порядок согласования заявки на платеж
3.1. Специалист, инициирующий осуществление платежа, заверяет оформленную заявку своей подписью в графе «Ответственный», и затем она переходит на стадию согласования:
1-й уровень — согласование с руководителем ЦФО;
2-й уровень — согласование с руководителем департамента (отдела или направления);
3-й уровень — согласование с бюджетным контролером;
4-й уровень — согласование с контролером управления учета;
5-й уровень — согласование с бухгалтерией;
6-й уровень — согласование с финансовым контролером.
При указании сроков исполнения платежа инициатор заявки должен учитывать, что с момента ее получения до непосредственного перевода средств необходимо не менее трех рабочих дней.
У каждого ЦФО есть свои статьи в бюджете движения денежных средств. Ошибка в указании ЦФО, разумеется, еще не грозит перерасходом, а вот в том, что заявка попадет на согласование не к тому руководителю, можно быть уверенным. А тот, в свою очередь, вернет ее на доработку. Кстати, контроль платежей в разрезе не только статей, но и ЦФО позволяет лучше следить за исполнением бюджета.
3.2. Инициатор заявки на платеж обязан до срока согласования бухгалтерией предоставить все надлежаще оформленные первичные документы в бухгалтерию того юридического лица, от которого производится оплата.
Согласование заявки на оплату бухгалтерией осуществляется главными бухгалтерами или ответственными сотрудниками бухгалтерии юридического лица (плательщика), назначенными руководителем подразделения. Ответственный сотрудник отдела бухгалтерии согласовывает заявку на оплату только в разрезе своего юридического лица, на основании имеющейся первичной учетной документации по хозяйственной деятельности юридического лица и подтверждающей необходимость проведения данной оплаты.
3.3. Финансовый контролер проводит платежи на основании утвержденного на текущий банковский день потока денежных средств и приоритетности заявки на оплату.
3.6. Заявка на платеж получает статус «Отклонена» только в случае отказа от платежа или запрета проведения платежа. Заявка на платеж, помещенная в папку «Отклонена», удаляется автоматически из базы на следующий рабочий день.
5. Сроки согласования заявки на платеж
5.1. Заявка на платеж со статусом «На утверждение» проходит согласование в следующие сроки:
руководителями ЦФО — в течение текущего рабочего дня;
руководителем департамента — в течение текущего рабочего дня;
бюджетным контролером — с 15.00 до 16.30 текущего рабочего дня;
контролером управления учета — до 17.00;
бухгалтерией — до 17.30;
финансовым контролером — в момент распределения денежных средств и определения их потоков с 10.30 до 12.30 по заявкам, находящимся в папке финансового контроля.
Поводом для отклонения заявки может быть превышение бюджетного лимита по данной статье или, например, отсутствие бухгалтерских документов, подтверждающих обоснованность проведения платежа. Заявки могут быть направлены на доработку, но с указанием причины такого решения.
Бюджетный контролер согласовывает все заявки без исключения. Главная задача — проверить будущие выплаты на соответствие лимитам, установленным в бюджете движения денежных средств.