Содержание
Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.
Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.
1. Определите цели и формат.
Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.
Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.
2. Уделите внимание планированию.
В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.
Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.
3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.
Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.
Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.
4. Дьявол в деталях.
Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.
Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.
Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.
5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».
Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.
Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».
6. Распределяйте зоны ответственности.
Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.
Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.
7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.
Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.
Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.
8. Уделите внимание сервису.
Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.
9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.
Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.
Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.
Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.
10. Попросите обратную связь.
Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.
Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!
Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.
Нормативно-правовая база
Согласно основным документам, регулирующим порядок разработки и наличие на предприятиях пищевой промышленности системы ХАССП, одним из требований к предприятию является разработка и верификация блок-схем технологических процессов.
Более подробно с конкретными требованиями по блок-схемам вы можете ознакомиться в таких нормативных документах как ГОСТ Р 51705.1-2001 «Системы качества. Управление качеством пищевых продуктов на основе принципов ХАССП. Общие требования» и ГОСТ Р ИСО 22000-2007 «Системы менеджмента безопасности пищевой продукции. Требования к организациям, участвующим в цепи создания пищевой продукции».
Наша же задача – показать на конкретном примере логику принятия решений при построении блок-схем, что бы вы смогли самостоятельно построить их в дальнейшем. Итак, рассмотрим ключевые обозначения, принятые в системе ХАССП.
Типы блок-схем
Блок-схемы в своем общем виде бывают трех видов:
- Блок-схемы по приемке, размещению и хранению на складах сырья и упаковочных материалов. В них указывают требования и контролируемые параметры при входном контроле, а также, в зависимости от вида сырья – требуемые условия размещения и хранения.
- Блок-схемы по подготовке сырья и материалов к производству. Здесь сырье проходит первичную (чаще механическую) обработку. Овощи чистятся, моются, нарезаются; замороженные продукты животного происхождения размораживаются, промываются и разделываются; сыпучие продукты, в случае необходимости просеиваются и так далее. Перечень сырья и выполняемых операций по подготовке к дальнейшим этапам производства довольно разнообразный и зависит от каждого конкретного типа предприятия, ассортимента и других факторов.
- Блок-схемы по приготовлению (производству) блюд (готовой продукции) перед реализацией (отгрузкой) конечному потребителю. Все заготовки и полуфабрикаты, ранее подготовленные, собирают на таких схемах воедино и производят окончательный технологический процесс (тепловые и механические обработки, переработка, фасовка, смешивание, упаковка и маркировка, приемка по качеству и бракеражный контроль, реализация, отпуск или отгрузка). Всё очень разнообразно и зависит от конкретных задач и типа предприятия.
Все блок-схемы в системе ХАССП состоят из определенного набора операций, имеющих свой смысл и условные обозначения. Условные обозначения блок-схем представлены в таблице 1.
От теории к практике
Для создания наиболее понятной картины по построению блок-схемы мы возьмем рецептуру заправочного супа (борщ с капустой и картофелем) из Сборника технических нормативов (СТН) для общественного питания.
Первое, что нам необходимо знать для построения блок-схемы — это технология приготовления и входящее в состав блюда сырьё. Итак, вот наш список сырья:
— свекла свежая;
— капуста белокочанная свежая;
— картофель продовольственный;
— морковь столовая свежая;
— лук репчатый свежий;
— томатное пюре (паста);
— сахар-песок;
— соль;
— уксус 3%-ный;
— бульон или вода;
— специи (перец черный молотый/горошком, лавровый лист);
— свежая зелень;
— сметана;
— растительное масло для обжарки и пассерования.
В кипящий бульон или воду необходимо заложить подготовленные овощи (в том числе, пассерованные (обжаренные) и тушеные), проварить, добавить соль, сахар, специи, довести до готовности. При подаче заправить сметаной и зеленью. Исходя из этого, у нас будут все три вида блок-схем: по приемке сырья, подготовке сырья и приготовлению супа.
Свежие овощи
Блок-схема по приемке, хранению и перемещению сырья на производство
Данная схема состоит из трех основных операций (этапов):
- Входной контроль
- Выгрузка на склад
- Хранение сырья (в зависимости от его типа)
Пример блок-схемы по приемке, хранению и перемещению сырья на производство
Так мы определяем, какие меры предпринимаем на входном контроле, как хранится и куда перемещается сырье после хранения.
Задайте свой вопрос экесперту ХАССП!
Блок-схемы по подготовке различных групп сырья к производству
Из БС1 все сырье перемещается на производство. Однако прежде чем овощи попадут в суп, они должны пройти соответствующую обработку, из подготовленного мяса должен быть сварен бульон. Воду для бульона тоже нужно подготовить соответствующим образом. Значит, нам необходимы следующие блок-схемы:
- по подготовке овощей;
- по подготовке мясного сырья;
- по подготовке воды к варке бульона;
- по варке бульона (в данном случае, она является подготовительной операцией перед варкой супа и должна расцениваться соответствующим образом).
Мы будем присваивать блок-схемам по подготовке сырья порядковые номера, начинающиеся с цифры 2. На Рис. 2 изображена блок-схема подготовки овощей к производству. Этапы подготовительного процесса взяты из используемого СТН.
Внимание! При добавлении различных видов сырья будут добавляться и новые этапы (например, при использовании быстрозамороженных овощей добавится этап оттаивание и так далее, по смыслу).
Рис.2 Подготовка овощей к производству
Мясное сырье тоже нуждается в предварительной подготовке. подготовительные этапы берем из СТН. На Рис.3 представлена блок-схема по подготовке мясного сырья к производству.
Рис.3 Подготовка мясного сырья к производству
Прежде чем сварить мясной бульон для супа, необходимо подготовить воду. Блок-схема ее подготовки к производству представлена на рисунке 4.
Рис. 4 Подготовка воды к производству
Да настоящего момента при составлении названий блок-схем подготовки мы использовали порядковые номера, начинающиеся с цифры 2 (2.1, 2.2, 2.3). Бульон можно использовать как самостоятельное блюдо, поэтому мы относим его к готовой продукции. Начиная с этой блок-схемы, мы будем присваивать порядковые номера, начиная с цифры 3 и далее – по количеству подгрупп наших блюд. Что это значит? Представьте, если бы у нас кроме бульона и супа было еще несколько видов блюд (например, салаты, блюда из мяса и птицы, блюда из рыбы, мучные кулинарные изделия). Названия наших блок-схем по приготовлению блюд выглядели бы примерно следующим образом:
-БС3 Бульон мясной;
-БС4 Супы заправочные;
-БС5 Салаты;
-БС6 Блюда из мяса;
-БС7 Блюда из рыбы;
-БС8 Мучные кулинарные изделия…
На Рис. 5 представлена блок-схема по приготовлению мясного бульона.
Задайте свой вопрос экесперту ХАССП!
Блок-схема по приготовлению заправочного супа
Итак, все ингредиенты для борща прошли предварительную подготовку. Далее наша задача, используя технологию приготовления по СТН, собрать всё воедино, провести оценку получившегося блюда и проанализировать его на соответствие к предъявляемым требованиям качества. Нужно определить меры коррекции при несоответствии и отправить на реализацию потребителям.
Исходя из представленной рецептуры, входящих в состав ингредиентов, поставленных задач, мы должны определить порядок и название технологических операций при приготовлении супа. Список операций будет иметь следующий вид:
- Кроме сырого картофеля и капусты в кипящий бульон необходимо положить пассерованный репчатый лук с морковкой, тушеную с уксусом и томатным пюре свеклу. Поэтому первый этап – предварительная термообработка овощей (пассерование и тушение). Предварительной она называется потому, что после нее будет еще одна – непосредственно варка супа.
- Берем подготовленный мясной бульон, закладываем в него сырую капусту, картофель, пассерованные и тушеные овощи. Назовем этап «добавление ингредиентов».
- Провариваем суп, доводим его до кулинарной готовности. В это же время добавляем соль, сахар, специи. Этот вид тепловой обработки последний перед подачей супа клиенту и носит название «окончательной термообработки».
- Перед тем, как подать блюдо клиенту, его необходимо оформить. Добавляем в порционную тарелку сметану, посыпаем зеленью. Этап назовем «оформление».
- Отбираем из сваренного объема контрольную порцию и проводим бракеражный контроль. Он включает в себя оценку органолептических показателей блюда: вкус, цвет, запах, внешний вид, форму нарезки ингредиентов, консистенцию и так далее. По результатам контроля выносится решение: если показатели качества в норме – отправляем блюдо на реализацию. В противном случае оцениваем степень не соответствия качеству и принимаем решение по корректирующим действиям: если присутствуют мелкие недочеты (недосол) – устраняем и отправляем на повторный органолептический контроль; если недочеты являются неустранимыми – испорченные (пережаренные) ингредиенты, влияющие на вкус, внешний вид и съедобность – утилизируем всю партию.
- Если мы решаем отправить блюдо на реализацию, то должны указать ее предельные параметры. Например, в данном конкретном случае мы должны обратиться к СанПиН 2.3.6. 1079 – 01 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям общественного питания, изготовлению и оборотоспособности в них пищевых продуктов и продовольственного сырья» и выяснить температуру подачи данного вида блюда, сроки и температуру реализации. Температура горячих супов при подаче не ниже +75°С. Супы могут находиться на мармите или плите не более 2-3 ч с момента изготовления при постоянной температуре не менее +75°С. Указываем данную информацию в нашем последнем этапе – реализация.
Рис.6 Блок-схема приготовления заправочного супа (борща)
Данную логику следует применять при построении блок-схем для любых этапов и видов производств. Для понимания рецептур (технологий изготовления) необходимо руководствоваться ТТК или СТН в общественном питании и ТИ (ТУ или СТО) в производстве. Все похожие блюда, для удобства, следует объединить в подгруппы и строить для них общую блок-схему.
Теги:
Блок-схемы являются основой для идентификации и оценки опасных факторов.
Что должно быть в блок-схемах?
Согласно требованию, ISO 22000, в блок-схемах должно быть отражено:
- Последовательность и взаимодействие всех шагов деятельности
- все аутсорсинговые процессы и субподрядные работы
- места, где сырье, ингредиенты и полуфабрикаты входят в поток
- места, где осуществляется переделка и рециклинг
- места, где выпускаются или удаляются конечная продукция, полуфабрикаты, побочная продукция и отходы
Блок-схемы должны быть понятными, не слишком перегружены и должны быть в той степени подробными, чтобы провести анализ опасностей. Эта фраза очень важна. Это говорит о том, что если группа по безопасности придет к выводу что данная степень подробности блок-схем достаточна для анализа и идентификации опасных факторов, то вы можете остановиться на этой степени подробности описания технологического процесса. Например, не отражать тут информацию о технологических параметрах того или иного процесса, если это не несет для процесса никаких опасностей.
Для меня, самое главное, что следует отразить в блок-схемах, это вход нового сырья, полуфабрикатов, выход отходов, брака, и на каком этапе осуществляется переработка продукции. Почему это важно? Это важно потому, что именно на данных этапах может произойти перекрестное загрязнение, и важно на данных этапах проанализировать, идентифицировать опасные факторы.
Я очень рекомендую не перегружать блок-схемы, сделайте их удобными для понимания. Чтобы сразу как взглянули было понятно где, что и как. И должно быть понятно не только вам, но и любому аудитору, который будет смотреть эти блок-схемы.
Например, я люблю разбивать блок-схемы на части.
- Подготовка сырья. То есть тут у меня составление блок-схемы с момента поступления сырья до его подготовки.
- Затем идет уже сам технологический процесс производства/изготовления до момента отгрузки.
- Если у вас многокомпонентный продукт, который собирается из полуфабрикатов, то лучше производство/изготовление полуфабрикатов составить отдельной блок-схемой. Это характерно для кондитерского производства.
- Для предприятий общественного питания, я бы рекомендовала группировать блок-схемы. Понятно, что тут ассортимент очень большой и процессы как правило идентичные, поэтому тут вполне допустимо объединять блок-схемы по группам/видам продукции. Например, приготовление теплых салатов, приготовление супов и прочее.
И самое главное, после того как блок-схемы составлены их нужно верифицировать. То есть проверить их на месте. Пройтись по реальному производству и сравнить все ли верно составлено, не упустили вы какой-либо этап. Если есть необходимость вносите корректировки.
А тут вы можете посмотреть видео на основе этой статьи:
Чтобы быть в курсе новых статей HACCPTRAINER, подписывайтесь на нас в Инстаграм по ссылке https://www.instagram.com/haccptrainer/
ГОСТ Р 51705.1-2001
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СИСТЕМЫ КАЧЕСТВА
УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ ПИЩЕВЫХ
ПРОДУКТОВ НА ОСНОВЕ ПРИНЦИПОВ
ХАССП
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
ГОССТАНДАРТ РОССИИ
Москва
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом сертификации (ВНИИС)
ВНЕСЕН Управлением продукции сельскохозяйственного производства пищевой, легкой и химической промышленности Госстандарта России
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 23 января 2001 г. № 31-ст
3 Настоящий стандарт разработан с учетом директивы Совета Европейского Сообщества 93/43 от 14.06.1993 г. «О гигиене пищевых продуктов»
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Системы качества
УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ ПИЩЕВЫХ ПРОДУКТОВ НА ОСНОВЕ ПРИНЦИПОВ ХАССП
Общие требования
Quality systems. HACCP principles for food products quality management. General requirements
Дата введения 2001-07-01
Настоящий стандарт устанавливает основные требования к системе управления качеством и безопасностью пищевых продуктов на основе принципов ХАССП или в английской транскрипции HACCP — Hazard analysis and critical control points (Анализ рисков и критические контрольные точки), изложенных в директиве Совета Европейского сообщества 93/43.
(рекомендуемое)
(рекомендуемое)
(рекомендуемое)
На рисунке В.1 приведен алгоритм метода.
Рисунок В.1
(справочное)
(справочное)
|
Номер п/п (код) |
Наименование документа |
Ответственное лицо, место хранения |
Срок хранения по заполнению |
Ключевые слова: ХАССП, критическая контрольная точка, риск, анализ риска, опасный фактор, корректирующие и предупреждающие действия