Справочник Бухгалтера

В бухгалтерском учете 94 счет закрывается при условиях:

• недостачи возмещаются виновным лицом через 73 счет;
• при отсутствии виновника потери списываются на 91.02;
• недостачи в пределах естественной убыли закрываются на расходы и издержки;
• при порче имущества в результате стихийных бедствий используется 99.

Аудиоверсия статьи, прослушать

В течение отчетного периода предприятию необходимо максимально отразить все операции по счетам, чтобы получить полную картину о себестоимости и выручке. В конце месяца происходит подведение итогов работы компании для того, чтобы иметь представление о финансовой ситуации.

Зачем нужны нормативы потерь?

Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» оказывает влияние на формирование расходной части. На нем отображаются:

1. Недостачи, выявленные в ходе инвентаризации.
2. Ущерб в результате порчи имущества предприятия.

Данный счет — активно-пассивный, поэтому у него могут быть остатки по дебету и по кредиту. На дебете собирается утраченное имущество в суммовом выражении. В зависимости от количества для потерь существуют определенные показатели, руководствуясь которыми, компания списывает свой урон:

• в пределах норм естественной убыли;
• сверх норм естественной убыли с назначением ответственного лица;
• сверх норм естественной убыли без конкретного виновника.

Естественная убыль — это свойства имущества к усушке, утряске, гниению, бою посуды и прочим факторам, не зависящим от перевозчика, поставщика или кладовщика.

Для каждого такого продукта в торговле есть нормы, в пределах которых допустимы недостачи и потери. Например, при перевозке персиков некоторое количество может быть раздавлено в таре, так как это очень нежный продукт, а на дорогах встречаются ямы и колдобины.

Чтобы этот фактор не использовался в целях хищения, для товара установлен свой норматив. Утрата сверх положенного норматива расценивается как кража или умышленная порча. Рассчитывается естественная убыль по формуле:

стоимость (масса) товара * норматив убыли / 100.

Какими операциями происходит пополнение?

Когда выявлены недостачи и порчи сверх норматива, то у руководства компании есть два пути:

• Отнести сумму ущерба на виновное лицо.
• Принять решение, что виновников нет.

Потери имущества отражаются проводками:

От автора! 94 выступает в качестве промежуточного. Когда по дебету появилась сумма недостач, то далее она должна перейти на виновное лицо или списаться.

Куда списать утраченное имущество?

Соответственно, наступает этап закрытия счета 94. Он происходит в зависимости от определения меры ответственности.

Когда они уходят на затраты

Если урон причинен в пределах норм естественной убыли, то считается, что никто не виновен. В таких случаях нужно использовать расходные счета:

• Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 94 — материальные затраты списаны на порчи во время продажи;
• Дт 20 (23, 25, 26, 29) Кт 94 — ущерб списан на издержки в процессе производственной деятельности;
• Дт 96 «Резервы предстоящих расходов» Кт 94 — потери отнесены на оценочные резервы.

Если есть ответственный

Однако если испорчено или украдено больше, чем положено по нормативу, то проводки закрытия 94 счета зависят от того — найден ли виновный. Если обнаружен конкретный человек, то бухгалтерии надо сделать записи:

• Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субконто ответственное лицо Кт 94 — сумма ущерба возложена на виновника;
• Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73 — урон вычитается из заработной платы ответственного лица;
• Дт 98 «Доходы будущих периодов» Кт 91.1 «Прочие доходы» — взыскан суммовой ущерб с виновного лица, если потери относятся к прошлым периодам;
• Дт 94 Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — если виновато стороннее лицо.

Важный момент! Ответственное лицо должно признать свою вину, в противном случае ничего нельзя с него взыскать. В такой ситуации предприятию остается обратиться в суд и дождаться решения в свою пользу.

Для целей налогового учета во внереализационные расходы попадет сумма недостачи. То, что уплатил работник, нужно учесть во внереализационных доходах. Руководитель может принять решение простить виновное лицо. В таких случаях сумма возмещения в налогооблагаемую базу не входит.

Когда никто не виноват

Может случиться так, что виновных не найдут. Такое бывает, когда в течение года изношенное оборудование выкидывают на свалку, а в учете никаких движений не происходит. В результате при инвентаризации появляется недостача. Но так как руководство в курсе ситуации, то виновных нет:

• Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 94 — недостача списана в убытки за счет компании.

Если причиной потерь выступает стихийное бедствие, то вместо 91 применяется 99 счет «Прибыли и убытки»:

• Дт 99 Кт 94.

В налоговом учете такие потери списываются одномоментно на внереализационные расходы.

Пример недостачи с определением МОЛ

Например, при квартальной инвентаризации склада ООО «Теплица» была обнаружена недостача мандаринов в размере 14 000 рублей. Порча в пределах нормы естественной убыли — 7 000 рублей. Бухгалтер применил формулу расчета, чтобы узнать, сколько нужно списать мандаринов сверх положенного норматива:

• 14 000 — 7 000 = 7 000 рублей.

Теперь необходимо отразить недостачу в программе:

• Дт 94 Кт 41 «Товары на складах» — 14 000 рублей.

Кладовщик признал свою вину и согласился возместить материальный ущерб из заработной платы. Необходимо записать операции:

• Дт 44 Кт 94 — закрывается счет на сумму естественной убыли в размере 7 000 рублей;
• Дт 73 Кт 94 — сумма недостачи 7 000 рублей перенесена на кладовщика;
• Дт 70 Кт 73 — проведено удержание из заработной платы должностного лица, виновного в недостаче, на 7 000 рублей.

Остается сформировать анализ счета, чтобы увидеть, закрылся ли счет:

Таблица 1. Анализ счета 94 за июль 2018 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Теплица»

Кор. Счет		Дебет	Кредит
Начальное сальдо
		14.000,00
			7.000,00
			7.000,00
Оборот		14.000,00	14.000,00
Конечное сальдо		0,00

Выводимые данные: БУ (данные бухгалтерского учета)

Сальдо на 94 счете быть не должно. Оно может оставаться на конец года, только если не завершено расследование и не установлено виновное лицо.

Ждать ли помощи от программы?

Программные продукты, придуманные для ведения бухгалтерского учета, предоставляют разные возможности для выявления недостачи и закрытия оборотов.

В 1С версии 8.3 отразить сумму найденных при инвентаризации недостач можно с помощью документа «Инвентаризация товаров на складе» по подразделению и МОЛ.

После его заполнения и проведения можно «создать на основании» этого документа «Списание товаров». Здесь уже вручную необходимо выполнить подбор товарной номенклатуры, проставить количество, а сумму проставит программа. Изучить этот процесс можно с помощью видео

Списание в пределах норм и выше, независимо от наличия виновного лица, придется делать в любой версии 1С в ручных операциях. В версии 8.2 и 8.3 для этого необходимо зайти в меню «Учет, налоги и отчетность», выбрать раздел «Ведение учета» и зайти в подраздел «Операции, введенные вручную». При самостоятельном создании операции нужно прописывать все проводки и заполнять все требуемые субконто.

Для конфигурации 1С УПП 94 счет закрывается списанием товаров, но необходимо прописать в настройках способ оценки стоимости «По плановой себестоимости». В противном случае себестоимость может некорректно считаться из-за перекоса в регистрах.

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 11 октября 2017 г.

Как учесть недостачи и потери материальных и иных ценностей (включая деньги), выявленные в процессе их заготовления, хранения или продажи? Для этих целей Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Бухучет на счете 94: отражение недостач

94 счет бухгалтерского учета – это активный синтетический счет, по дебету которого отражается недостача ценностей, а по кредиту – ее списание на определенный источник покрытия потерь.

Например, если в результате инвентаризации склада выявлена недостача ТМЦ, фактическая себестоимость таких запасов списывается в состав потерь бухгалтерской записью:

Дебет счета 94 – Кредит счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция»

А если недостача была выявлена при проверке кассы, то отражается она аналогично: Дебет счета 94 – Кредит счета 50 «Касса»

По недостающим или полностью испорченным объектам основных средств в дебет счета 94 относится уже не их учетная величина, а остаточная стоимость:

Дебет счета 94 – Кредит счета 01 «Основные средства»

Если недостача или порча ценностей выявлены при их приемке от поставщика, то в пределах предусмотренных в договоре величин такие потери отражаются следующим образом:

Дебет счета 94 – Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

А потери сверх оговоренных сумм будут учтены так: Дебет счета 94 – Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Списание недостач и потерь со счета 94

Суммы, отраженные по дебету счета 94, подлежат списанию. При этом дебетуемый счет будет зависеть от вида недостачи, причин ее образования и источников компенсации потерь.

Так, списание недостач и порчи ТМЦ в пределах значений, предусмотренных в договоре, и если такие потери выявлены при заготовлении ТМЦ, относятся на себестоимость заготовляемых ценностей:

Дебет счетов 10, 41 – Кредит счета 94

Если же эти потери выявлены при хранении или продаже ценностей, то:

• в пределах норм естественной убыли они относятся на затраты на производство или расходы на продажу: Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» — Кредит счета 94;
• сверх норм естественной убыли – на финансовые результаты организации в составе прочих расходов: Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» — Кредит счета 94

Конечно, если известен виновник недостачи, являющийся работником организации, а сама организация не отказывается от взыскания ущерба с такого лица, потери относятся на него:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — Кредит счета 94

В том случае, когда с виновных лиц взыскивается не фактическая себестоимость утраченного имущества, а, например, его рыночная стоимость, разница между такой стоимостью и суммой отраженной на счете 94, учитывается в составе доходов будущих периодов:

Дебет счета 73 – Кредит счета 98 «Доходы будущих периодов»

По мере взыскания недостачи с виновного лица разница, учтенная на счете 98, переносится в состав прочих доходов: Дебет счета 98 – Кредит счета 91