Справочник Бухгалтера

Бухгалтерские проводки по передаче денег работникам (выдано под отчет) в учете осуществляется в рамках кассовой дисциплины:

• для расчетов используется 71 счет;
• выдача под отчет по умолчанию происходит из кассы по счету 50;
• все первичные документы в оригиналах прилагаются к авансовому отчету;
• список статей расходов регламентируется внутренней документацией.

На предприятиях периодически возникают ситуации, когда нет времени или возможности ожидать оплаты счетов. При такой нужде используется комплекс проводок «выдано под отчет».

Когда нужны расходы под отчет?

Как правило, это небольшие, но срочные расходы:

• командировки;
• аварийные ситуации, требующие мелкого ремонта;
• замена запчастей, внезапно вышедших из строя;
• хозяйственные и канцелярские нужды;
• услуги нотариуса;
• покупка бензина на АЗС.

Список расходных статей в любом случае должен быть утвержден. Помимо расходов, на которые можно тратить денежные средства, предприятию надо определиться с рядом обстоятельств:

1. Назначить подотчетных лиц.
2. Указать срок отчетности.
3. Установить лимит суммы, которая единовременно может находиться у одного лица.

Установление правил

Установление лимитов и сроков не является обязательным обстоятельством, так как законодатель нигде этого не оговаривает. Тем не менее, многие компании оговаривают все условия, и их надо соблюдать.

В любом случае должны действовать правила работы с наличностью, утвержденные Центральным банком РФ, то есть расчеты с юридическими лицами не могут превышать 100 000 рублей.

Для назначения подотчетных лиц нужно издать специальный приказ, с которым каждый поименованный сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись.

Зачастую предприятия разрабатывают также собственный формат заявления о выдаче под отчет. Заявление должно содержать следующие реквизиты:

• должность и расшифровка подотчетного лица;
• место для согласования руководством;
• цель выдачи и сумма;
• дата и подпись.

Деньги под отчет выдаются только после согласования такого заявления руководством, которое признает обоснованность расходов. Для расчетов используется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами». При этом бухгалтер оперирует проводками по выдаче под отчет в зависимости от выбранного способа:

• Дт 71 Кт 50 «Касса» — если применяются наличные расчеты;
• Дт 71 Кт 51 «Расчетные счета» — в случае отправки денег на банковскую карту сотрудника в рублях;
• Дт 71 Кт 52 «Валютные счета» — при расчетах валютой;
• Дт 71 Кт 55 «Специальные счета в банках» — при использовании корпоративной банковской карты.

Примечание от автора! Отличие собственной карты от корпоративной заключается в том, что последняя привязана к банковскому счету юридического лица. Поэтому все движения по ней отражаются в выписках банка.

В учетной политике организации надо прописать возможность наличных и безналичных расчетов, если в этом есть необходимость. В противном случае по умолчанию выдача под отчет применяется только для наличных денежных средств.

Первичные документы и проводки при выдаче под отчет

Получив финансы на руки, подотчетное лицо должно использовать их по назначению согласно цели, указанной в заявлении. Не допускается тратить деньги предприятия на собственные нужды. Чтобы проконтролировать целевое расходование, компания обязывает подотчетных лиц представить подтверждающие первичные документы в оригиналах:

• товарные и кассовые чеки;
• платежные поручения;
• накладные и счета-фактуры;
• акты оказанных услуг и выполненных работ;
• договора и сметные расчеты;
• проездные билеты и почтовые квитанции;
• прочая документация.

71 счет закрывается в зависимости от выполненных работ или купленных товаров:

• Дт 10 «Материалы» (44 «Расходы на продажу») Кт 71 — куплены запчасти, канцтовары, хозяйственные и другие товары;
• Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 — оплачены услуги связи, отправка писем и посылок, командировочные и транспортные расходы и так далее;
• Дт 23 «Вспомогательные производства» Кт 71 — деньги истрачены на производственные нужды (совершен мелкий ремонт);
• Дт 07 (08) Кт 71 — совершена покупка оборудования или других объектов капитальных вложений.

Вся первичная документация должна быть приложена к заполненному авансовому отчету по форме АО-1.

Примечание от автора! По новым правилам фирма может разработать собственные отчетные формы, если ее не устраивают унифицированные бланки.

Практический пример: выдано под отчет при командировочных расходах

Например, ООО «Ветер севера» отправило своего менеджера в командировку в Москву для участия в конференции на три рабочих дня со вторника по пятницу. Сотрудник решил вылететь в Москву самолетом в понедельник вечером, а вернуться обратно в пятницу вечером. Кроме того, был забронирован номер в гостинице стоимостью 2 700 руб. в сутки.

Кассир рассчитал расходы для выдачи под отчет авансом для оплаты проезда и проживания:

• билеты на самолет туда и обратно — 12 000 рублей;
• страховой сбор — 1 000 рублей;
• проживание в гостинице с вечера понедельника до утра пятницы — 4 суток * 2 700 = 10 800 рублей;

суточные, согласно установленным нормам, 4 суток * 700 = 2 800 рублей (время в пути считается временем нахождения в командировке, согласно Положения об особенностях направления работников в служебные командировки № 749 от 13.10.2008).

Таким образом, аванс составил:

• 12 000 + 1 000 + 10 800 + 2 800 = 26 600 рублей;
• Дт 71 Кт 50 — 26 600 рублей выдано под отчет на оплату командировочных расходов.

По возвращении из командировки менеджер в течение трех дней отчитался по выданным средствам. В результате сотрудник предъявил дополнительные расходы на проезд в сумме 3 330 рублей:

• от аэропорта к гостинице и обратно — 1 000 рублей;
• из дома в аэропорт и обратно — 2 000 рублей;
• проезд в метро из гостиницы к месту назначения и обратно в течение 3 дней — 330 рублей.

Менеджер написал заявление руководителю о компенсации своих транспортных расходов, которое было утверждено. По итогам бухгалтерия общества сделала записи в программе:

• Дт 71 Кт 50 — оплачен перерасход по авансовому отчету на сумму 3 330 руб.;
• Дт 26 (субконто «Командировочные расходы») Кт 71 — 29 930 рублей.

Если деньги не вернулись – как отразить в отчете

Бывает обратная ситуация, когда подотчетное лицо использует полученные денежные средства не полностью. При этом необходимо вернуть их организации:

1. Кт 50 (51, 52, 55) Дт 71 — возвращены остатки денег в кассу, на расчетный счет.

   Кроме того, возникают неприятные обстоятельства. Подотчетное лицо получило деньги и не отчиталось в установленный срок. При этом бухгалтер должен удержать сумму возникшей задолженности из зарплаты подотчетника:

2. Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»Кт 71 — вычтена невозвращенная сумма.

   Примечание от автора! Удерживать из заработной платы можно только по письменному согласию работника.

Кроме того, в глазах закона такие денежные средства считаются займом, и значит, должны облагаться НДФЛ по соответствующей ставке.

Расчеты с подотчетными лицами требуют соблюдения кассовой дисциплины работы с наличностью, так как за нарушения организация будет оштрафована, независимо от того, что промах допустило физическое лицо.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет.

Выдача работникам под отчет сумм отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета». Израсходованные подотчетными лицами суммы отражаются по дебету счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные затраты» и других счетов и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Удержание этих сумм с подотчетных лиц отражается по дебету счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» имеет следующие субсчета:
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует со счетами:

Другие счета раздела 6

Счет 60. Расчеты с поставщиками и подрядчиками Счет 62. Расчеты с покупателями и заказчиками Счет 63. Резервы по сомнительным долгам Счет 65. Отложенные налоговые обязательства Счет 66. Расчеты по краткосрочным кредитам и займам Счет 67. Расчеты по долгосрочным кредитам и займам Счет 68. Расчеты по налогам и сборам Счет 69. Расчеты по социальному страхованию и обеспечению Счет 70. Расчеты с персоналом по оплате труда Счет 71. Расчеты с подотчетными лицами Счет 73. Расчеты с персоналом по прочим операциям Счет 75. Расчеты с учредителями Счет 76. Расчеты с разными дебиторами и кредиторами Счет 77. Расчеты по прямому страхованию и перестрахованию Счет 79. Внутрихозяйственные расчеты

В этом материале, который продолжает серию публикаций, посвященных новому плану счетов, проведен анализ счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нового плана счетов. Этот комментарий подготовлен Я.В. Соколовым, д.э.н., зам. председателя Межведомственной комиссии по реформированию бухгалтерского учета и отчетности, членом Методологического совета по бухгалтерскому учету при Минфине России, первым Президентом Института профессиональных бухгалтеров России, В.В. Патровым, профессором Санкт-Петербургского государственного университета и Н.Н. Карзаевой, к.э.н., зам. директора аудиторской службы ООО «Балт-Аудит-Эксперт».

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно — хозяйственные и операционные расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Любому сотруднику предприятия может понадобиться произвести какие-либо расходы для нужд самого предприятия (съездить в командировку, купить какие-то материалы, оплатить мелкие ремонтные работы и т.д.). Для подобных случаев сотруднику выдают наличные деньги. Произведя расходы, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия, составив специальный отчет и приложить к нему все оправдательные документы. Выдача денег под отчет оформляется записью:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

Подотчетные суммы списываются на основе отчета подотчетного лица. При этом счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется, а дебетуются счета 10 «Материалы» если были приобретены какие-либо ценности и/или счета затрат. В ряде случаев сотруднику могут быть выданы деньги для приобретения товаров. В этом случае, на основании отчета составляется запись:

Дебет 41 «Товары» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу или удерживаются из заработной платы.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 50 «Касса» — на суммы, возвращенные в кассу; Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на суммы, удержанные из зарплаты; Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства; Дебет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов; Дебет 91.2 «Прочие расходы» — если недостачу нельзя возместить.

Мы рассмотрели варианты, когда счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» сначала дебетуется, а потом выданные сотруднику деньги списываются, т.е. случаи, когда этот счет выступает как активный. Но на практике достаточно часто этот счет может оказаться пассивным. Достаточно сослаться на случаи, когда сотрудник ездит в командировку, и расходы ему возмещают после возвращения.

Но если в кассе предприятия не будет наличных денег, бухгалтер должен будет сделать записи:

Дебет счетов по учету затрат или приобретенных ценностей
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Ибо расходы возникают не тогда, когда они оплачены, а тогда, когда возникла необходимость обязательство организации их оплатить (см. допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности, п.6 ПБУ 1/98). В этом случае счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» становится пассивным.

Аналитический учет ведется в разрезе подотчетных лиц, но каждое лицо должно отчитаться по каждой отдельной выданной сумме.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 19 сентября 2017 г.

В практике ведения хозяйственной деятельности предприятий различных форм собственности возникает необходимость выдачи под отчет свои сотрудникам денежных средств. При этом у бухгалтеров могут возникнуть трудности оформления данных операций, в связи с чем в поисковиках можно увидеть запрос «авансовый отчет проводки».

Порядок выдачи денежных средств сотрудникам под отчет

Денежные суммы под отчет сотрудникам хозяйствующих субъектов выдаются на различные цели, перед этим они оформляют заявление, где отражают цель получения денежных средств. Заявление на выдачу денежной суммы под отчет подписывает руководитель хозяйствующего субъекта. В заявлении указываются сумма, предназначенная для выдачи подотчетному лицу, и срок, на который денежная сумма выдается. Обязательным условием выдачи суммы денежных средств под отчет сотруднику хозяйствующего субъекта является отсутствие задолженности по предыдущим выданным под отчет суммам. Сумма денежных средств, выданная под отчет сотруднику хозяйствующего субъекта, не может быть передана другому лицу. При осуществлении отчета по израсходованным суммам подотчетное лицо прилагает документы, которые подтверждают произведенные расходы, и составляет авансовый отчет.

Оформление проводок по выдаче подотчетных сумм

Оформление выдачи денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта сотруднику, являющему подотчетным лицом, оформляется в зависимости от того, как происходит выдача подотчетных сумм (безналичным способом или наличностью из кассы):

• в случае получения денежных средств подотчетным лицом наличностью сумма оформляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса»;
• при перечислении суммы, выдаваемой подотчетному лицу, на счет проводка осуществляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по кредиту указывается счет 51 «Расчетные счета».

Проводки при утверждении отчета на командировочные расходы

В зависимости от того, на какие цели были произведены расходы подотчетных сумм, бухгалтерская служба хозяйствующего субъекта формирует различные проводки. В случае, если подотчетное лицо отчиталось за денежные средства, выделенные ему на командировочные расходы, кредитуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебетуются счета:

• 20 «Основное производство», в случае если в командировку был направлен работник основного производства предприятия;
• 26 «Общехозяйственные расходы», если в командировку направлен сотрудник служб и подразделений, учитываемых как общехозяйственные (например заводоуправления, бухгалтерии и т.д.);
• 44 «Коммерческие расходы» — для сотрудников отделов и служб, связанных со сбытом продукции, например отдела сбыта и т.д.

Сотрудник отчитался за суммы, выданные на приобретение ТМЦ

В случае если сотрудник отчитался за денежные средства, выданные под отчет на цели приобретения ТМЦ, то бухгалтерия указывает данные суммы по кредиту 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов 10 «Материалы» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Если же подотчетное лицо отчитывается по суммам на приобретение товаров, то осуществляется бухгалтерская проводка с указанием суммы по кредиту счета 71 и по дебету счета 41 «Товары».

При расчете из подотчетных сумм перед поставщиком за приобретенные материальные ценности бухгалтерия хозяйствующего субъекта оформляет сумму по кредиту счета 71 и дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Подотчетная сумма израсходована не полностью: проводки

В случае если подотчетному лицу была выдана большая сумма, чем он израсходовал, то он возвращает данную сумму, при этом оформляется бухгалтерская запись — кредит 71 и дебет 50.

• Поставить закладку
• Посмотреть закладки

Л. Кизина, профессиональный бухгалтер РК,

бухгалтер-практик, (CAP), CIPA,

победитель конкурса «Superбухгалтер 2014»

КАК ПРОИЗВЕСТИ ПРОЦЕДУРУ СПИСАНИЯ ЗАДОЛЖЕННОСТИ СОТРУДНИКА ПЕРЕД ТОО?

ТОО перечислило своему сотруднику на карточку в декабре 2014 года денежную сумму в размере 22 000 000 тенге с назначением платежа «Перечисление сотруднику в подотчет». Данный сотрудник (учредитель) требует от бухгалтера списать эту сумму с его подотчета на расходы ТОО, не предъявляя подтверждающих документов. Бухгалтер компании предлагает 2 варианта: 1. Списать не востребованную Дебиторскую задолженность сотрудника по истечении 3 лет согласно, Гражданскому кодексу РК; 2. Признать или переделать этот перевод на сумму 22 000 0000 тенге как прочий доход сотрудника (например, материальная помощь) и обложить всеми налогами, и эти проводки сделать или в декабре 2014 года или в январе 2015 года. Как правильно отразить эту операцию в бухгалтерском учете? Какие документы нужно оформить как по 1 варианту так по 2 варианту? Какие риски и какое налогообложение из этих вариантов следует?

Комментарии автора. В случае невозвращения подотчетным лицом сумм, не подтвержденных документально, по истечении трех лет с момента образования задолженности, в соответствии с Гражданским кодексом РК наступает срок исковой давности.

Согласно подпункту 2 статьи 165 Налогового кодекса РК доход работника, подлежащий налогообложению, полученный в виде материальной выгоды, включает, в том числе списание по решению работодателя суммы долга или обязательства работника перед ним.

Если работник не отчитался или не внес в кассу остаток подотчетных сумм в установленные учетной политикой сроки, то подотчетная сумма признается доходом работника в соответствии со статьей 165 Налогового кодекса РК, облагаемым у источника выплаты.

Следовательно, до тех пор, пока не будет принято решение о списании долга по подотчетным суммам, которое должно быть выражено в письменном распоряжении руководителя, никакой классификации доходов работника по просроченной задолженности не может быть.

Доход работника в виде материальной выгоды не может возникнуть только на основании просроченной задолженности согласно внутренним положениям о своевременной сдаче авансового отчета, включая положения Учетной политики.

Списание подотчетной суммы проводится проводкой: Дебет-7210; Кредит-1250, что классифицируется как доход работника согласно подпункту 2 статьи 165 Налогового кодекса РК.

В связи с отсутствием письменного согласия работника, подотчетная сумма не может быть удержана из заработной платы работника.

Списание задолженности сотрудника перед предприятием может быть произведено лишь по акту работодателя: приказу или распоряжению руководителя ТОО.

Согласно подпункту 3 пункта 2 статьи 163 Налогового кодекса РК работника в виде материальной выгоды являются начисленными работодателем доходами работника, подлежащими обложению ИПН у источника выплаты.

Кроме того, в соответствии с пунктом 2 статьи 357 Налогового кодекса РК расходы работодателя, выплачиваемые работникам-резидентам в виде доходов, определенных пунктом 2 статьи 163 Налогового кодекса РК, являются объектом обложения социального налога.

Согласно пункту 5 Правил исчисления, удержания (начисления) и перечисления ОПВ в накопительные пенсионные фонды, утвержденных ПП РК, удержание и уплата ОПВ в накопительные пенсионные фонды осуществляются юридическими лицами, в размере 10% от ежемесячного дохода, начисленного работодателем в денежной или натуральной форме, включая доходы, предоставленные работодателем в виде материальных, социальных благ или иной материальной выгоды.

В соответствии с пунктом 3 Правил исчисления и перечисления социальных отчислений, утвержденных Постановлением Правительства РК, для работодателя объектом исчисления социальных отчислении являются его расходы, выплачиваемые работнику в виде доходов за выполненные работы, оказанные услуги.

Мнение автора. Таким образом, при списании с работника его задолженности перед ТОО сумму долга необходимо обложить ОПВ, ИПН, социальным налогом и обязательными социальными отчислениями.

Списанная сумма задолженности работника в соответствии с пунктом 1 статьи 110 Налогового кодекса РК в качестве доходов работника, подлежащим налогообложению, указанным в пункте 2 статьи 163 Налогового кодекса РК подлежат вычету как расходы работодателя по начисленным доходам работников.

При первом варианте по истечении трех лет с момента образования задолженности (в соответствии с Гражданским кодексом РК наступает срок исковой давности) ТОО списывает задолженность работника.

При втором варианте не дожидаясь трехлетнего периода на основании акта работодателя (приказа, распоряжения руководителя ТОО) списываете задолженность работника (датой приказа).

В обоих вариантах сумму списания облагаете всеми налогами (ИПН, ОПВ, СО, СН) и данную сумму имеете право взять на вычет по КПН, как расходы работодателя по начисленным доходам работника). При налогообложении вышеперечисленными налогами и документальном оформлении данной операции налоговых рисков нет.